退職願と退職届の違いは提出タイミング! 正しい書き方を見本で解説
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退職願と退職届は別物! 役割の違いを理解して適切に使い分けよう
こんにちは、キャリアアドバイザーの今井です。
退職願と退職届の違いがわからず悩んでいる人から、よくこんな相談を受けます。
いざ退職しようと決意を固めて調べてみたら、退職届と退職願という似た言葉が出てきて、どちらを使えばいいのか、違いは何なのか、わからず迷う人は実際多くいます。
ただ退職願と退職届は似た書類に思えますが、提出する目的とタイミングが大きく異なる書類です。退職に向かって動き出すなら、まずは退職願と退職届の違いを理解することが大切ですよ。
この記事では、退職願と退職届の違いやそれぞれの書類の書き方、提出するときの注意点を解説します。両方の書類を適切なタイミングで提出して、スムーズに退職手続きを進めていきましょう。
「退職願・退職届」とは? それぞれの概要をまずは押さえよう
退職願と退職届の違い
初めて会社を退職しようとするまでは、「退職願」と「退職届」について知る機会がありません。そのため、両者の違いを知らないのはとても自然なことですよ。
ここから退職願と退職届について解説していきます。まずは似たような言葉の違いを理解し、退職手続きを進めるための一歩を踏み出しましょう。
退職願は退職を願い出る「意思表示」の書類
退職願は会社員が会社に対して「退職したい」という意思を伝えるための書類です。社員と会社の間には雇用関係があるため、労働契約を終了させるためには退職の意思を示す書類が必要なのです。
退職願
会社に退職を願い出るための書類
実際に退職願には「〇〇月〇〇日に退職したい」旨を記載し、会社に提出します。
HONDA YURIKA
書面で上司に提出することで、退職の意思の強さを示したり、申し出を記録に残すことができますよ。
退職届は正式に退職することを示す「退職通告」の書類
退職届は退職することが正式に決まってから会社へ提出する書類のことを指します。退職願とは使用する場面が異なります。
退職届
退職することを会社へ届け出るための書類
退職届には「〇〇月〇〇日に退職します」という旨を記載して会社に提出します。
MATSUSHITA KENTO
退職願と同様に退職する旨を通知した記録として、書面で提出するのが一般的です。
Adviser Comment アドバイザーからのコメント
YONEDA YUKI 米田 有希
辞表は会社役員や公務員が退職や辞職の意志を伝えるための書類
退職願や退職届に似た文書で「辞表」がありますが、辞表は会社役員や公務員が正式に退職や辞職の意志を伝える際に提出する書類となります。
辞表の内容や役割は退職届に相当するため、会社員の場合は辞表ではなく退職届が必要であり、一般的な会社員が辞表を使うことはありません。
スムーズに退職するためにも各書類の役割を区別して覚えておくことが重要
辞表と退職届の区別ができておらず、間違った書類を会社に提出した場合、マナー違反とみなされる可能性があるほか、書類の再提出を求められ、スムーズに退職できなくなるなど、さまざまなデメリットが生じます。
スケジュールどおりに退職手続きを進め、円満退職を実現するためにも、各書類の意味や役割、必要性をしっかり区別して覚えておくことが重要ですよ。
退職までの流れとあわせてチェック! 退職願・退職届の提出タイミング
退職願と退職届の意味を理解したら、次に提出タイミングを把握することが大切です。提出タイミングを理解することで、スムーズに退職手続きを進められますよ。
あなたの場合はいつまでに準備すれば良いのかをイメージしながら、退職願と退職届の提出タイミングについて一緒に理解を深めましょう。
退職願:退職の意思を固めた後に提出する
まず転職先が決まったら、入社日をベースにして退職までの仮のスケジュールを立ててみましょう。まだ入社日が決まっていない場合は、少なくとも1〜2カ月先に設定すると、余裕をもって退職手続きを進められますよ。
次に退職の意思を固め、ここではじめて退職願を提出します。
民法627条によれば、雇用期間の定めのない正社員は退職を希望する際には、退職の2週間前までに会社に申し出れば良いとされています。
ただし、就業規則に2週間よりも前に申し出ることを独自に規定している会社が多いので、事前に就業規則を確認して期日までに申し出るようにしましょう。
YONEDA YUKI
円満退社するためには、就業規則を守って退職の申し出をする必要があることを覚えておいてくださいね。
Adviser Comment アドバイザーからのコメント
MATSUSHITA KENTO 松下 建都
相談ベースで退職願を提出すると引き留められる可能性が高い
退職願を提出するうえで最も重要なのは、退職意思を固めておくことです。退職願を提出した以上、よっぽどの理由がない限り今の会社を必ず退職するという強い意思を持って退職願を提出しましょう。
退職意思を固めないまま上司に「退職したいのですが」といった相談ベースで退職願を提出した場合、引き留めれば退職を考え直してもらえるかもしれないと、相手に期待させてしまうリスクがあります。
引き留めが長引けば、当初のスケジュールどおりに退職手続きが進まず、転職先に迷惑をかけてしまいますよね。また引き留められた結果今の会社に残れば、将来的にやはり退職したいと感じても、さらに辞めづらくなるでしょう。
結果的に今の会社に残ったとしても、一度退職願を提出した事実は変わらず、場合によっては、周囲にネガティブな印象を持たれたれる可能性があります。このような状況を作らないためにも、退職意思を固めたうえで退職願を提出することが重要です。
引き止められないような退職理由の作り方については、こちらの記事で詳しく解説しています。
退職理由で引き止められない4ステップを解説|円満退社のコツも伝授
退職届:退職することが決まった後に提出する
退職することが正式に決まったら社内ルールに沿って速やかに退職届を提出します。必ず上司と相談のうえ確定した退職日を退職届に記載しましょう。
退職の申し出後の主な流れ
- 上司・人事が退職を受理する
- 上司と退職日を決める
- 退職届を提出する
- 業務の引き継ぎをおこなう
- 有給休暇を消化して退職する
退職届を提出したら、いよいよ退職に向けて業務を引き継いだり、有給休暇を消化したりして、最終的に退職の日を迎えます。
MATSUSHITA KENTO
退職手続きをスムーズに進めるためには、退職意思を固めてから退職届を提出するまでの流れを理解しておくことが大切ですよ。
Adviser Comment アドバイザーからのコメント
HONDA YURIKA 本田 百合香
退職届が受理されるまでは退職することをむやみに同僚に伝えない
退職願や退職届を提出したものの、退職することを周りの社員にどのように伝えるべきか、どのタイミングが最適なのかに悩む人も多いと思います。
まず前提として、退職届が受理されるまでは退職が正式に決定していない状態となるため、退職することを同僚に伝えないようにしましょう。退職が正式決定する前に社内で退職の噂が広まることは、本人はもちろん会社にとっても不都合が生じる可能性があります。
退職の伝え方やタイミングは上司と相談して決める
またどのようにほかの社員へ退職のアナウンスをするのかは、上司と相談して決めるのがおすすめです。報告すべき人の優先順位や社内調整、引き継ぎなど、退職手続きの進め方にもマナーやルールがあるため、上司と相談しながら進めていくのが無難でしょう。
退職をアナウンスするタイミングや方法を考えず、自分勝手に退職手続きを進めた場合、引き継ぎなどで迷惑をかけてしまいます。円満に退職して次のキャリアに気持ちよく進むためにも、退職の伝え方やタイミングには注意が必要ですよ。
転職の流れについてはこちらの記事で詳しく解説しています。退職のところから解説していますよ。
転職の流れは4段階で理解! 「いつ何をやるか」を期間別で知ろう
見本で大枠をつかもう! 退職願と退職届の正しい書き方見本例
一般的に広く使われる退職願と退職届の例文を紹介するので、あなたが作成する際の参考にしてくださいね。
退職願・退職届の書き方
- 本文一行目下部:
「私儀(わたくしぎ)」と書く
※「わたくごと」の意味 - 退職理由:
自己都合の退職では「一身上の都合」と書く - 退職日:
退職願は退職を希望する退職日を、退職届は上司と合意した退職日を書く
※年は西暦と和暦のどちらも可 - 文末の表現:
退職願は退職の申し出のため「退職いたしたく、お願い申し上げます」と願い出る
退職届は退職が受諾された後のため「退職いたします」と言い切る - 届出年月日:
退職願と退職届の両者とも「書類を提出する日」を下部に書く - 所属と氏名:
正式な所属部署名と名前を下部に書き、名前の下に捺印する
※シャチハタは避ける - 宛名:
会社の最高執行責任者の役職と名前を自分の名前より上に書く
敬称は「殿」が一般的
退職理由は細かく記載しないのが一般的です。転職などによる自己都合の退職の場合は、「一身上の都合」と記載すれば問題ありません。
YONEDA YUKI
また、縦書きの場合は年月日に漢数字を使います。書き慣れないと思うので、くれぐれも日付を間違えないように注意しましょう。
退職に向けた準備はこれでOK! 退職願・退職届の準備~提出5ステップ
退職願と退職届の書き方まで理解できたら、具体的に退職願を提出するまでの工程を把握することが重要です。
これから退職願と退職届の準備の段階から提出するまでを5ステップに分けて解説します。各ステップで何をすべきかを整理しながら確認していきましょう。
ステップ①まずは退職に関する社内ルールを確認する
社内規定次第で必要な書類や手続きが異なるため、はじめに退職に関する社内ルールを確認しましょう。就業規則をはじめ、会社によっては退職に関するルールブックが別途用意されています。
確認すべき社内ルール
- いつまでに退職の申し出と退職願を提出するか
- 電子ファイルで提出するか、あるいは紙で提出するか
- 退職願と退職届の会社専用のフォーマットがあるか
社内ルールをチェックして、退職の申し出の期日や退職願・退職届の様式を確認します。
会社によっては紙の書類を上司に手渡しする必要はなく、WordやPDFで作成した書類をシステムを通じて人事に提出するケースもあります。
HONDA YURIKA
また、そもそも通常の退職届の様式ではなく、会社指定のファイルに必要事項を記入し、提出する場合もありますよ。
ステップ②退職願・退職届両方のフォーマットを準備する
どのような条件で退職願と退職届を提出するかを確認したら、両方のフォーマットを準備しましょう。
紙で提出する場合に必要な用紙や封筒、ペンの条件は以下のとおりです。
紙で提出する場合
- 便箋:白無地あるいはシンプルな縦罫線付きの用紙、用紙サイズはA4またはB5サイズ
- 封筒:白色無地の封筒、サイズはA4用紙は「長形3号」、B5用紙は「長形4号」
- ペン:黒色ボールペンか万年筆
PCで作成する場合の用紙
- コンビニで用紙サイズをB5かA4で選択して印刷可能
便箋のサイズはB5とA4のいずれも使用できます。ただし、無地の白色か縦罫線が付いている場合は、シンプルなデザインの用紙を選びましょう。
封筒は郵便番号の記載欄のない白色無地のものを、ペンは黒色ボールペンを選ぶのが一般的です。
ステップ③見本例を参考にしつつ略称は使わずに中身を埋める
作成に必要な道具の準備ができたら、退職願と退職届の見本を参考にしながら書いてみましょう。
このとき大切なのは、各項目ともに略称を使わず正式名称を記載することです。
略称を使いがちな項目
- 会社名
- 所属部署名
また、PCでWordを使って作成する場合は、打ち間違いによる誤記や脱字に注意しましょう。
記載に不備があると受領してもらえなかったり書き直しになる可能性もあるので、作成できたら不備がないか一度見直してくださいね。
ステップ④退職願・退職届を封入して提出できる状態にする
退職願と退職届ができたら、封筒に入れていつでも提出できる状態にしておきましょう。
提出前の準備
- 退職までのスケジュールを立てる
- 退職意思を固める
- 引き継ぎをいつでもはじめられるように準備を進める
退職の意思を固めて退職願の準備ができたら、上司に提出するまでの間ははじめられる範囲で退職の準備を進めましょう。
具体的には業務の引き継ぎの準備です。会社や部署によっては専用の引き継ぎ書を作成する必要があり、そもそも引き継ぐべきことの洗い出しから対応する必要があるので、この作業には想像以上に時間と労力がかかると考えておきましょう。
YONEDA YUKI
空いている時間に準備を進めておけば、退職が決定後に円滑に引き継ぎをはじめられますよ。
ステップ⑤直属の上司に退職願を手渡しして退職意思を伝える
最後に、直属の上司に退職意思を伝えて退職願を手渡しします。最近はリモートワークも増えているので、場合によっては上司がなかなか出社せず、直接手渡しが難しい場合もあるかもしれません。
在宅ワークが多く上司への直接手渡しが難しい場合
- 上司の次回出社日を確認する
- 退職申し出の期日までに上司が出社しない場合は、リモートで話をする機会をもらう
まずは上司の次回出社日を確認してみましょう。もし、退職申し出の期日までに上司のオフィスへの出社予定がない場合は、余裕をもってリモートで話をするためのアポイントをもらいます。
リモートでアポイントを取るときのメール例文
To〇〇〇〇@theport.jp
Cc
件名今後のキャリアについて
〇〇さん(上司)
今後のキャリアについてお話したいので、
〇〇月〇〇日△〜△時の間で15分ほど
お時間をいただけませんか。
よろしくお願いいたします。
(あなたの名前)
MATSUSHITA KENTO
メールでアポイントを取得する際は、上記の例文を参考にしてくださいね。
Adviser Comment アドバイザーからのコメント
YONEDA YUKI 米田 有希
退職願を上司に渡す際には感謝や気配りが重要
社内で退職願を上司に渡す際には、同僚に退職することが伝わるのを防止するほか、なぜ退職するのか、退職までのスケジュールなど、話しておくべき内容が多岐にわたるため、会議室など落ち着いた場所で渡すようにしてください。
また、退職願を渡すタイミングでこれまでお世話になったことへの感謝を伝えたり、退職手続きを進める手間をかけさせてしまうことについて配慮するなど、上司にしっかりと気配りしておくことも重要です。
もちろん退職は労働者の権利として認められていますが、配慮や気配りのない自分勝手な退職は、予期せぬトラブルを生む原因になります。今後の退職手続きをスムーズに進めるためにも、退職の初期段階である退職願の渡し方は、事前にしっかりと考えておきましょう。
社会人としての必須マナー! 退職願と退職届の折り方と封筒の書き方
退職願と退職届を書いたら、封筒に入れて提出するのが社会人のマナーです。ただ、封入の際にも覚えておきたいマナーがいくつかあるので気を付けましょう。
これから退職願と退職届の折り方と封筒の書き方を解説します。要点を抑えつつ準備する際の参考にしてくださいね。
HONDA YURIKA
ここで覚えておけば、今後の社会人生活のなかで必ず役立つ場面がくるので、しっかりチェックしておきましょう。
退職願と退職届は三つ折りにする
作成した退職願と退職届は三つ折りにして、最終的に封筒に入れます。
便箋を折るときのポイント
- 先に下三分の一を上に折り上げる
- 次に上部の三分の一を折り下げ、三つ折りにする
便箋を折るときのポイントは、書類の上部を最後に折り込み三つ折りにすることです。
YONEDA YUKI
この三つ折りの方法は退職願と退職届のみに使われるものではなく、一般的な社会人のマナーなので覚えておきましょう。
封筒には退職願・退職届・名前・所属を書く
最後に封筒の表面に「退職願」あるいは「退職届」と書き、裏面に名前と所属を書きます。
封筒の書き方
- 表面 → 「退職願」または「退職届」と書く
- 裏面 → 左下方に所属部署と名前を書く
封筒に便箋を入れるときのポイント
- 便箋の上辺が向かって封筒の右側にくるように封筒に入れる
封筒に便箋を入れたらのりでとめます。しっかり封をしめていることや大切な書類であることを示すため、最後に封に〆マークを付けることを忘れないでくださいね。
要チェック! 退職願と退職届を提出するときに気を付けたい2つのこと
退職願と退職届を適切に提出することがスムーズな退職につながります。
これから退職願と退職届を提出するときに気を付けたい2つのことについて解説します。注意点を理解し、トラブルなく退職手続きを進めていきましょう。
①退職願と退職届は原則取り下げできない
一度提出した退職願や退職届は、原則として取り下げられないため、退職意思を決めてから退職の申し出とともに退職願を提出することが大切です。
おさらいですが、退職願は会社に退職を願い出るための書類です。上司へ提出後、最終的に人事で了承されます。了承前であれば、取り下げが可能なケースもあるかもしれません。
しかし、一度退職する意思を伝えておきながら撤回することは、上司や人事に迷惑を掛けてしまうだけでなく、上司からの信頼を失うことにもつながるのでおすすめできません。
また、退職届はそもそも退職が決まってから提出する書類のため、撤回はできません。
HONDA YURIKA
退職に悩む場合は信頼できる友人や会社の同僚に相談し、客観的にアドバイスをもらうのも良いですよ。後悔のないように退職を決断してくださいね。
②退職願を提出するだけでは正式な退職にならない
退職願の提出だけでは正式に退職できる状態にはなりません。退職願は従業員の「退職したい」という意思表示にすぎず、会社側の承諾が条件となるためです。
確実に退職するためのポイント
- 退職願を出したら退職の決定状況を上司に確認する
- 社内の退職手続きの流れを確認し退職届を漏れなく提出する
退職願を提出した後1週間以内に一度会社の承認状況を上司に確認してみましょう。承認状況を把握するのが遅れて、業務の引き継ぎや退職手続きに支障をきたすのを防げますよ。
スムーズに退職するためには、事前に就業規則や別途会社で決められた退職のルールを確認し、退職手続きを進めることが不可欠です。
Adviser Comment アドバイザーからのコメント
MATSUSHITA KENTO 松下 建都
退職願を提出せずにいきなり退職届を提出するのはマナー違反
「退職願を出さなくても退職届を出せば退職できるのでは?」と疑問に感じている人もいると思いますが、退職届は退職が会社に承認され、退職することが決まった後に提出する書類であるため、いきなり退職届を提出するのはマナー違反となります。
またひとりの社員が退職するということは、本人の退職手続きだけでなく後任の選定や人員の再配置など準備に膨大な時間を要するため、会社側が準備する時間も考慮し、まずは退職願で退職意思を伝える方が、退職手続きもスムーズに進みます。
事前に就業規則を確認して書類で退職願を提出する必要性を把握しておく
なお、退職の意思表示の方法は法律で定められていないため、退職願は書類ではなく、口頭のみであったとしても、法的には退職が認められます。
ただ、会社によっては就業規則で「退職願を提出すること」といったルールを設けている場合もあるため、事前に就業規則などを確認し、規則に沿って手続きを進めましょう。
退職願と退職届を適切に提出してスムーズに退職を進めよう!
退職願と退職届の違いやそれぞれの書類の書き方、提出するときの注意点などについて解説しました。
退職願と退職届の主な違いは提出目的と提出タイミングにあります。両者の違いをはじめに理解することが、円滑な退職手続きにつながりますよ。
また、退職願と退職届は一度提出したら撤回はできません。周りの信頼できる人に相談しながら、後悔のない退職の決断をしましょう。
- 記事の編集責任者
- 今井 祐大セカンドエージェントG マネージャー