就活の参加メールの書き方|返信する際のマナーや状況別の例文を紹介

この記事のアドバイザー

  • 高橋 宙

    体育関係の大学に在学していた関係からアスリートのセカンドキャリア支援を行うベンチャー企業で… 続きを読む

  • 鴨川 未奈

    大学時代は、短期留学や長期インターン、塾講師と五つ星ホテルでのアルバイト、ダンスサークルで… 続きを読む

  • 塩田 健斗

    大学卒業後、ポートに新卒入社。メディア広告の営業とマーケティング職としてファーストキャリア… 続きを読む

コラムの目次

  1. 参加メールに返信することで採用担当者へ丁寧な印象を与えられる
  2. 参加メールを送信するタイミングは企業の営業時間内
  3. どんなに遅くても24時間以内に送る
  4. 基本的な参加メールの書き方
  5. ①件名をつける
  6. ②宛名を書く
  7. ③本文を書く
  8. ④締めの言葉と署名を明記する
  9. 就活における参加メールの5つのマナー
  10. ①返信する際は件名・本文を消さない
  11. ②件名の「Re:」はそのまま残しておく
  12. ③会社名や部署名は正式名称で記載する
  13. ④お礼メールを送る
  14. ⑤メールを送信する前に最終チェックをする
  15. 状況別の参加メールの例文9選
  16. インターンに参加する場合
  17. 会社説明会に参加する場合
  18. 企業が指定した日程で選考に参加する場合
  19. 日程調整をして面接に参加したい場合
  20. 選考を辞退する場合
  21. 選考のお礼メールを送る場合
  22. 選考について質問や問い合わせする場合
  23. 内定者懇親会に参加する場合
  24. 直前で参加が厳しくなった場合
  25. ビジネスマナーを守った参加メールを返信しよう

参加メールに返信することで採用担当者へ丁寧な印象を与えられる

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生から

「参加メールのマナーがわからない」
「参加メールを返信する際は時間がかかってしまう」

という声をよく寄せられます。参加メールのマナーで失敗して、選考で不利になる可能性を考えると不安な人は多いですよね。

就活ではあらゆる場面で参加の意思を伝える「参加メール」を送る場面があります。基本的には企業からの選考や説明会へのお誘いメールの返信ですが、マナーを間違えると失礼な学生という印象を抱かれてしまう可能性もあるので注意が必要です。

この記事では参加メールを送るタイミングや参加メールの書き方、マナーについて説明します。状況別の参加メールの例文も用意しているので、同じような状況になった際にはぜひ活用してみてください。

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参加メールを送信するタイミングは企業の営業時間内


就活生

メールに返信すべきタイミングなんてあるんですか?


キャリアアドバイザー

はい。営業時間外に送ったり、メールを送るのが遅すぎたりすると採用担当者のマイナスな評価につながってしまいます。

参加メールを送信するタイミングは企業の営業時間にしましょう。深夜などの時間帯にメールを送ると「相手のスケジュールを考えることができない」と非常識な印象がついてしまいかねません。

採用担当者によってはメールの送信時間をチェックしており、マイナスな評価につながる可能性があります。営業時間を過ぎてしまった場合は明日の朝一で送るのがおすすめですね。


キャリアアドバイザー

社用携帯に連絡が届く場合もあります。仕事を終えたプライベートな時間を侵害してしまう可能性があるので、メールを送る時間には配慮してくださいね。

どんなに遅くても24時間以内に送る

参加メールはどんなに遅くても24時間以内に送りましょう。なぜなら、あまりにも返信が遅いと「だらしない一面があるのでは?」と不安視されてしまうためです。「仕事ができる人ほど連絡が早い」と考える採用担当者も少なくありません。

採用担当者は他の業務があるので毎日多くのメールの処理をおこなっており、できるだけ早めの返信を待ち望んでいます。そのため、どんなに遅くても24時間以内に返信してくださいね。

キャリアアドバイザーコメント

塩田 健斗プロフィール

メール連絡への気遣いもビジネススキルの一つ。信頼関係の構築にもつながる

就職活動期というのは、学生と社会人のちょうど間、気持ちの面で大きく成長したりやビジネスマナーの習得をしていく段階ですよね。これから社会へ出ていくにあたり、必要となるスキルやこのようなメール連絡など最低限のマナーは早めに習得しておくのがベターです。というのも、入社後すぐに現場に配属され、お客様とやり取りする可能性も考えられます。

お客様相手にメールを送ることを想定すれば、早めの連絡で内容に漏れがなく、なおかつ丁寧であれば安心感があります。さらに、メールを受け取った後にも準備や関連部署との連携など仕事はつながっていくので、返信が早ければスムーズに仕事が進み、お互いの信頼構築もできますね。

それと同じことが就活生と企業の人事担当者のやり取りにもいえます。早く返信があると印象もよく、その後のフローもスムーズなので助かるのです。相手の立場を考え、連絡するということは非常に重要なことですから、社会人になるための第一歩として心掛けていきましょう。

夏休みのうちに、あなたが受けないほうがいい職業をチェックしよう

就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます

そんな時は「適職診断」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。

適職診断で強み・弱みを理解し、自分がどんな職業に適性があるのか知りましょう。

基本的な参加メールの書き方

前提として参加メールに必要になる項目は以下の4つです。

参加メールに必要な4つの項目
  1. 件名
  2. 宛名
  3. 本文
  4. 締めの言葉と署名

このように情報を整理し読み手に配慮して作成することで採用担当者の負担も減ります。ここでは基本的な参加メールの書き方を解説します。

①件名をつける

件名は一目でわかる内容にしましょう。件名から内容が判断できないと、メールのチェックを後回しにされてしまう可能性もあります

採用担当者は多くの学生とのやりとりをしたり、自身の業務でのメールも管理しなければなりません。パッと見て件名の内容がわかりにくいと、最悪の場合、就活関連のメールと気づかれずに迷惑メールと勘違いされてしまうかもしれません。


キャリアアドバイザー

『〇〇参加について 〇〇大学〇〇(氏名)』など「どんな要件で」「誰から届いたのか」わかりやすい件名をつけましょう。

②宛名を書く

宛名は様や御中を使い分けましょう。敬称の記載はビジネスメールの基本です。

敬称の付け方
  • 個人宛の場合:「〇〇(名前)様」と記載する
  • 企業や部署など組織宛の場合:「人事部 御中」と記載する

相手の氏名や部署名がわからない場合は「採用担当者様」でも問題ありません。役職についている人の場合は「人事部 部長 〇〇様」と記載してくださいね。


キャリアアドバイザー

送り先が特定の個人宛の場合は「様」、組織宛の場合は「御中」と覚えるのをおすすめします。

③本文を書く

「参加メールは参加の旨が伝わればいい」と思う学生もいるのはないでしょうか。

しかし、それはもったいない考え方かもしれません。参加メールの本文に挨拶文やお礼文を添えることで採用担当者へ好印象を持ってもらえる可能性があるためです

もちろん、事務的なメールでも問題ありませんが、参加メールで選考が有利になるチャンスがあるなら有効活用すべきですよね。

挨拶文やお礼文の例

・いつもお世話になっております
・先日はありがとうございました

メールのやりとりに少し配慮をするだけでも印象はアップします。そのため、事務的なメールは避けて、相手を労うようなメールを作成しましょう。

④締めの言葉と署名を明記する

参加メールの最後には締めの言葉と署名を入れましょう。締めの言葉は「何卒よろしくお願い申し上げます」などオーソドックスなもので構いません。

署名の内容
  • 氏名
  • 大学名・学部名・学科名
  • 住所
  • 電話番号
  • メールアドレス

上記のような署名はテンプレートを保存できるので、就活の際に何度でも使い回せます。そのため、就活の早い段階で作成しておくのがおすすめです。

夏休みのうちに、あなたが受けないほうがいい職業をチェックしよう

就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます

そんな時は「適職診断」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。

適職診断で強み・弱みを理解し、自分がどんな職業に適性があるのか知りましょう。

就活における参加メールの5つのマナー

前述した通り、参加メールのマナー自体は難しい内容ではありません。

ただ、当たり前のマナーだからこそ、守れていないと選考が上手くいっても、採用を避けられてしまう可能性があります。そのような失敗を招かないように、就活における参加メールのマナーを5つ解説します。

就活のマナー全般について知りたい学生はこちらの記事も参考にしてみてください。

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①返信する際は件名・本文を消さない

参加メールで担当者とのやりとりが溜まってきた際に以前のメールを削除すべきか迷ったことがある学生も多いのではないでしょうか。

返信する際は件名・本文を消さずにそのまま残しておきましょう。採用担当者がメールを管理するときにどんな内容のメールかをチェックしやすいようにするためです

業務中のメールのやりとりと並行したり、特に就活の時期は多くの学生からの問い合わせが増えたりします。

目的が記載されていた件名や本文を消してしまった場合は「何の連絡だったのか」「これまでのやりとりがわからない」など手間を増やしてしまうかもしれません。そのため、件名はそのままで、本文は全文引用して送りましょう。

②件名の「Re:」はそのまま残しておく

LINEなどのSNSを使った連絡が主流になり、メールに慣れていない学生も多いですよね。

件名の「Re:」はそのまま残しておくことを覚えておきましょう。「Re:」とは「〜に関して」という意味です。「Re:」がついていると、以前からやり取りしていたメールの返信であることがわかりやすいです

また、件名を変えてしまうと、メールの内容を見るまでに何のメールなのかわかりませんよね。多くのメールをやり取りしている採用担当者には負担になりやすいのでやめましょう。


キャリアアドバイザー

ただ、「Re:」が増えすぎると件名自体が見えなくなり、不便に感じるかもしれません。適度に削除しておくと、気を配れる印象につながる可能性がありますね。

③会社名や部署名は正式名称で記載する

会社名や部署名は正式名称で記載しましょう。なぜなら、略語を使うのは失礼にあたるためです。

たとえば、〇〇株式会社を「〇〇(株)」と記載したり、〇〇部〇〇課を「〇〇課」のみ表記したりするのはやめましょう。送られてきたメールで宛名が略されていた場合でも、返信する際は正式名称で記載してくださいね。

④お礼メールを送る

面談や選考などの後にお礼メールを送るべきか迷った経験がある学生もいるのではないでしょうか。お礼メールは必ずしも選考の結果に響くわけではありませんが、面接への時間を割いてもらったことへの感謝の気持ちとして送った方が良いでしょう。

お礼メールを送ることで礼儀正しい印象だけではなく、志望度の高さも伝わります

お礼メールを送る際のポイント
  • 送るタイミングは当日の勤務時間内
  • 感謝の言葉を述べる
  • 学んだことや理解したことは企業独自の内容にする

一次面接のお礼メールの作成方法を知りたい学生はこちらの記事を参考にしてみてください。

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⑤メールを送信する前に最終チェックをする

最終チェックをする際は、スマホのメモアプリの読み上げ機能を使ったり、自分で音読したりするなどミスを発見するための対策がおすすめですね

次に最終チェックの際に見ておくべきポイントを紹介していきます。

誤字脱字がないか

最終チェックの際には誤字脱字がないかを見ておきましょう。誤字脱字が多いと「仕事でも些細なミスをしそうだな」と思われてしまうかもしれません。

誤字脱字の例

・会社名が間違っている
・担当者名が抜けている
・同音異義語を使っている

誤字脱字は注意していれば簡単に防げるミスです。志望度に限らず、送信する前に2回以上の見直しをおこないましょう。

誤字脱字のチェック方法はこちらの記事でも解説をしていますよ。

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改行を適度にしているか

最終チェックの際には改行を適度にしているかを見ておいてください。文字が詰まっている文章はかなり読みにくいですよね。視覚的に読みやすい文章を作成することも採用担当者への配慮の一つです。

文章を読みやすくするコツは以下の通りです。

文章を読みやすくするコツ
  • 2〜3行程度で改行する
  • 段落と段落の間に1行の空スペースを入れる
  • 1段落は3〜5行に収める
  • 1行あたりの文字数は30字を目安にする

パッと見た時の見やすさや余白のバランスを意識して文章を整えると、相手に配慮したかなり読みやすい文章になりますよ。

キャリアアドバイザーコメント

鴨川 未奈プロフィール

間違いの多い敬語については念のため確認しておくと安心

やりがちなNG例ですが、お礼のお礼がずっと続くのはきりがなくくどい印象を与えます。一度お礼を伝えたら、連絡はいったん終えるようにしましょう。十分に気持ちは伝わっていますし、真剣な思いや熱量も感じていますから、不安にならないでくださいね。

選考過程でよく使用される、「御社と貴社」、「了解ですと承知しました」など、一見すると似ており使用方法に注意が必要な言い回しは特に気を付けるようにしてください。会社を指す場合に面接や電話など口頭では「御社」、メールやエントリーシートなど書き言葉では「貴社」になります。また、「わかりました」の意味で使う「了解しました」は目上の人に使用するのは失礼に当たるため、「承知しました」もしくは「かしこまりました」と言い換えましょう。

あなたのせっかくのメールがマナーの身についていない悪い印象になってしまわないように、基本的なことだけでも再度確認しておいてくださいね。メール連絡で特別いいことを書こう、目立ってアピールをしよう、ということは必要ありません。マナーを守って気持ちの良いやり取りができるようにしましょう。

状況別の参加メールの例文9選

それではここまで説明してきたポイントを踏まえて、状況別の参加メールの例を紹介します。

インターンに参加する場合

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

インターンシップの参加について 〇〇大学〇〇〇〇(氏名)

〇〇株式会社
人事部
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇〇〇(氏名)と申します。

この度は貴社のインターンシップの募集を拝見し、ぜひ参加させていただきたいと考えております。

選考日時と、提出物の詳細をご教示いただけると幸いです。

お忙しい中、お手数おかけいたしますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
〇〇 〇〇(名前)
東京都〇〇区〇〇-〇〇マンション 〇〇号室
電話番号:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール:〇〇〇〇@〇〇.com
―――――――――――――――


キャリアアドバイザー

選考に関する内容についてきちんと聞けています。これを質問できていないと、メールのやり取りが多くなり、コミュニケーションコストがかかってしまいます。聞き忘れないように注意しましょう。

会社説明会に参加する場合

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

会社説明会への参加について 〇〇大学〇〇〇〇(氏名)

〇〇株式会社
人事部
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇〇〇(氏名)と申します。

この度は貴社の会社説明会の募集を拝見し、ぜひ参加させていただきたいと考えております。

下記の回に参加することはできますでしょうか。

日時:〇月〇日(月)14時〜
場所:〇〇オフィス

お忙しい中、お手数おかけいたしますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
〇〇 〇〇(名前)
東京都〇〇区〇〇-〇〇マンション 〇〇号室
電話番号:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール:〇〇〇〇@〇〇.com
―――――――――――――――


キャリアアドバイザー

企業は数日間の間に時間帯を分けて、複数回の説明会を開いています。そのため、開催場所や日時をしっかり記入することで、連絡ミスが起きないような内容にしましょう。

企業が指定した日程で選考に参加する場合

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

Re:一次選考のご案内

〇〇株式会社
人事部
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇〇〇(氏名)と申します。

この度は一次選考のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

それでは下記の日程にて、貴社へお伺いします。

日時:〇月〇日(〇)〇時〜
場所:〇〇オフィス

お忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございます。

何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
〇〇 〇〇(名前)
東京都〇〇区〇〇-〇〇マンション 〇〇号室
電話番号:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール:〇〇〇〇@〇〇.com
―――――――――――――――


キャリアアドバイザー

「Re:」も残されており、きちんと返信の内容がわかります。日時と場所を箇条書きで記載しており、より担当者に配慮した読みやすい文章になっていますね。

日程調整をして面接に参加したい場合

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

Re:一次選考のご案内

〇〇株式会社
人事部
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇〇〇(氏名)と申します。

この度は一次選考のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、〇日の面接日の参加が困難な状態です。
つきましては、下記の日程から再度調整していただくことは可能でしょうか。

・〇月〇日(〇)13時〜
・〇月〇日(〇)12時〜
・〇月〇日(〇)終日

こちらの都合でお手数をおかけして大変申し訳ございませんが、
ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
〇〇 〇〇(名前)
東京都〇〇区〇〇-〇〇マンション 〇〇号室
電話番号:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール:〇〇〇〇@〇〇.com
―――――――――――――――


キャリアアドバイザー

一方的にこちらの都合を押し付ける形で日程を交渉するのは避けましょう。この例文は次に解説していきますね。

謝罪から入る+変更希望日程を3つは挙げる

日程調整を申し出る場合はまず相手に手間をかけさせてしまうことに対して、お詫びの姿勢を見せましょう。

数ある日程の中から学生の面接のスケジュールを組むのは時間がかかる作業です。一度決めてもらったスケジュールを変えてもらうのは採用担当者だけでなく、面接官や他の応募者にも迷惑がかかるかもしれません。

変更希望日程は最低3つは挙げましょう。担当者も再調整しやすくなり、配慮ができる印象にリカバリーできる可能性があります。

日程の挙げ方

日付・曜日・時間はなるべく細かく明記する
〇月△日(月)13時〜
〇月△日(火)12時〜
〇月△日(金)終日


キャリアアドバイザー

時間帯も幅もなるべく広めに取りましょう。また、このときも企業の営業時間に配慮した候補日や時間を提示してくださいね。

選考を辞退する場合

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

二次選考辞退のお詫び 〇〇大学〇〇〇〇(氏名)

〇〇株式会社
人事部
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇〇〇(氏名)と申します。

この度は一次選考のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

大変心苦しいのですが、一身上の都合により〇月〇日に予定していた選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

お忙しい中、時間を割いていただいたにもかかわらず、
このような結果となってしまい大変申し訳ございません。

お手数おかけして申し訳ございませんが、ご了承のほどよろしくお願いいたします。

末筆ながら、今後の貴社のご繁栄とご発展をお祈りしております。―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
〇〇 〇〇(名前)
東京都〇〇区〇〇-〇〇マンション 〇〇号室
電話番号:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール:〇〇〇〇@〇〇.com
―――――――――――――――


キャリアアドバイザー

辞退理由は「一身上の都合により」「諸般の事情で」のような伝え方でも問題ありません。企業側も深掘りしてくることはほとんどないので、安心してくださいね。

選考のお礼メールを送る場合

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

〇月〇日 二次選考のお礼

〇〇株式会社
家電開発事業部
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇〇〇(氏名)と申します。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

〇〇様から貴社の白物家電事業の展望や開発職が磨いておくべきスキルについて伺うことができ、いち早く貴社の戦力になりたい気持ちが強くなりました。

取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたくメールさせていただきました。
何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
〇〇 〇〇(名前)
東京都〇〇区〇〇-〇〇マンション 〇〇号室
電話番号:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール:〇〇〇〇@〇〇.com
―――――――――――――――


キャリアアドバイザー

応募先企業にしか言えない独自の文面になっており、志望度の高さが垣間見える内容です。時間を割いてくれたことに対するお礼から、感謝の気持ちがしっかり伝わってきます。

選考について質問や問い合わせする場合

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

一次選考の時間について 〇〇大学〇〇(氏名)

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇〇〇(氏名)と申します。

この度は一次選考のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

お送りくださったメールに集合時間の記載はございましたが、面接の開始時刻および所要時間の目安の記載が見当たらなかったため、ご教示いただけると幸いです。

お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
〇〇 〇〇(名前)
東京都〇〇区〇〇-〇〇マンション 〇〇号室
電話番号:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール:〇〇〇〇@〇〇.com
―――――――――――――――


キャリアアドバイザー

要件が端的に述べてあり、何を知りたいのかがわかりやすいです。きちんと事前にメールの内容は読んだ、ということがしっかり伝わるところも良いですね。

内定者懇親会に参加する場合

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

Re:内定者懇親会のご案内

〇〇株式会社
人事部
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇〇〇(氏名)と申します。

この度は内定者懇親会のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

喜んで参加させていただきます。
〇月〇日(〇)〇時までに〇〇へお伺いします。

貴社や内定者の方々とお会いできるのを楽しみにしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
〇〇 〇〇(名前)
東京都〇〇区〇〇-〇〇マンション 〇〇号室
電話番号:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール:〇〇〇〇@〇〇.com
―――――――――――――――


キャリアアドバイザー

案内の連絡へのお礼と参加する旨は確実に記載しましょう。連絡に齟齬がないように実施日時と場所も明記しておくと、採用担当者も安心しますね。

直前で参加が厳しくなった場合

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

内定者懇親会欠席のご連絡 〇〇大学〇〇〇〇(氏名)

〇〇株式会社
人事部
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇〇〇(氏名)と申します。

大変心苦しいのですが、諸事情により〇月〇日の内定者懇親会へ参加することができません。

せっかくの機会をいただきましたのに、大変申し訳ございません。

お手数をおかけいたしまして恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
〇〇 〇〇(名前)
東京都〇〇区〇〇-〇〇マンション 〇〇号室
電話番号:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール:〇〇〇〇@〇〇.com
―――――――――――――――


キャリアアドバイザー

件名で欠席することが一目でわかるようになっていますね。参加できないことを伝える前に「せっかくの機会をいただきましたのに」などクッション言葉を使うと、やわらかい印象になるかもしれません。

前日まではメールで連絡する

前日までなら採用担当者へ欠席する旨とその理由をメールで簡潔に記載しましょう。不参加の理由は「諸事情により」「所用のため」で問題ありません。

しかし、当日まで相手から返信がない場合は担当者がメールを見落としている可能性もあります。その場合は取り急ぎ電話で連絡しましょう。


就活生

大変申し訳ございません。本日の内定者懇談会に参加できなくなってしまいました。〇月〇日にメールでご連絡しておりましたが、念のためお電話を差し上げました

このように伝えるのがベターですね。

当日は電話で連絡する

欠席の連絡が当日になる場合は電話で連絡しましょう。当日の場合は開催時刻までに担当者が準備に追われ、メールをチェックできない可能性もあります。

電話で連絡を入れた後は、「先ほど内定者懇談会の欠席の件、お電話でご対応いただきましてありがとうございました。ご準備いただいていたところ、急な欠席となり大変申し訳ございません」とメールで送っておきましょう。


キャリアアドバイザー

メールに加えて、電話で連絡しておくと連絡した記録が残せたり、反省の気持ちが伝わりやすくなったりするかもしれません。

キャリアアドバイザーコメント

高橋 宙プロフィール

不参加や辞退を申し出る場合は、早めの連絡を。社会人へのステップとして心掛けて

選考や説明会に関して、企業の人事担当者から日時・場所が記載されたメールが届いた場合は、確認のためにも「下記の日程で参加いたします」「〇月〇日13:00~」などと再度記載しておくと安心です。手作業で振り分けメールをおこなっている場合もありますから、念のためです。

返信する際は、参加する場合よりも欠席の場合に特に早めを心掛けてください。都合が悪くなってしまいほかの日程にずらしてもらうか辞退するかにかかわらず、「わかった時点で早めに」連絡することです。参加の場合は予定が変わり手間が増えるということはありませんが、不参加となると企業側のスケジュール管理が非常に煩雑になります。これから社会に出る身として、そのあたりも先読みして動けると良いでしょう。

企業側から〇日までにメールで連絡しますと事前に聞いていた場合は、仮にメールが届かなくてもその日まで待ってみて、迷惑メールやゴミ箱なども再度確認するようにしてください。大学のメールアドレスを登録している方は、チェック漏れが起こりやすいので注意です。期日を数日過ぎても連絡のない場合は、こちらから連絡してみると良いと思いますよ。

ビジネスマナーを守った参加メールを返信しよう

就活において参加メールを送る機会は多いかもしれませんが、参加メールのマナー自体はそれほど難しくありません。それゆえに守れない学生への評価はかなり下がってしまう可能性があります。

相手への配慮をおこなったメール作成はビジネスマナーの基本でもあります。事前にマナーを完璧しておき、採用担当者に丁寧な印象を与えられるような参加メールを返信しましょう。

ネタがなくても3分あれば受かる自己PRを作れます

自己PRのネタがないと悩む学生は多くいます。しかし、特別なネタがなくても受かる自己PRを作ることは可能です。

無料の「自己PR作成ツール」を活用しましょう。簡単な質問に答えるだけで、ネタがなくてもあなたの強みをアピールできる自己PRが完成します。

ぜひ活用して、志望企業の選考を突破しましょう。

記事の編集責任者

北原 瑞起きたはら みずき

新卒でポート株式会社へ入社。入社2年目に年間1億2千万円の売上を記録し、全社の年間MVPを獲得。現在は、リクルーティングアドバイザーグループの責任者として、年間300社の採用支援及び、年間2,000人の学生の就活相談に乗り、企業と学生の最良なマッチング機会の創出をおこなっている。プロフィール詳細

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