種類・理由別の例文8選｜事務職の志望動機に必要な4要素を解説

事務職の志望動機には評価される4要素を取り入れよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

「事務職に就きたいけれど、どう志望動機を練ればいいかわかりません……」
「どんなアピールをすれば事務職に有利かを知りたいです」

事務職のポジションは多くの会社に存在する職種だからこそ、差別化するポイントが難しく志望動機の作成に迷ってしまう人も多いのではないでしょうか。

難しく感じる事務職の志望動機は4要素を押さえておくことで、評価につながりやすくなります。今回は、事務職の志望動機に必要な4要素について解説していきます。

差別化に悩み、事務職の採用シーンに役立つ志望動機について知りたいという人は、ぜひ目を通してみてください。

職種理解は志望動機に不可欠！ 事務職の業務内容

事務職の志望動機を練るうえで、そもそも事務職という仕事そのものへの理解力を上げることが欠かせません。まずは事務職の代表的な業務内容を紹介しますね。

事務職の仕事内容はこちらでも詳しく解説しています。

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書類作成・整理

書類作成・整理は、事務職のなかでも特にボリュームの大きい仕事の1つです。また書類といっても種類は多岐にわたるため、書類作成・整理であってもすべてが単純作業ではありません。

マニュアルに沿って書類を作成したり、種類ごとに管理・保管したり、シーンに合わせて臨機応変に対応することが大切です。

データ入力

データ入力は、売上額や顧客情報など多様な情報をパソコン上で入力する仕事です。すでにあるデータや情報を入力するだけでなく、ときにはデータを収集する段階から始めることもあるでしょう。

また、手書きのメモや録音した音声を文字に起こすことも、データ入力のひとつです。WordやExcelなど一般的なOAソフトの扱いに長けていることはもちろん、正確性やスピードも重視されます。

社内環境の整備

執務室や会議室などの整理整頓、トイレや給湯室の掃除など、基本的な社内環境の整備をおこないます。自動販売機や社食を管理したり、セキュリティロックの手配や社内設備・備品の故障などの対応が含まれる場合もあります。

自社の社員が業務に集中し、高い生産性を上げられるようサポートする仕事だといえるでしょう。

来客対応・伝達業務

顧客が来客した際に、会議室を案内したりお茶を出したりするのも事務職の仕事の1つです。事前に誰と何時からどんな要件でアポが入っているかを確認し、実際に来客があった際は迅速に担当者に取り次ぐ必要があります。

こうした来客対応や伝達業務は誰でもできそうに思われがちですが、最初に顧客に接する窓口となるため、会社の印象を決める役割を担っているといっても過言ではありません。

つまり、来客対応時に相手に不快な印象を与えてしまうと、会社の印象も悪くなってしまうので注意が必要なポジションとも言えるでしょう。

臨機応変に対応する力をアピールしたい人はこちらの記事を参考にしましょう。

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小口金管理・伝票処理

小口金の管理や伝票処理の仕事も事務職の仕事です。「お金の管理や伝票処理は経理の仕事では」と思うかもしれませんが、多くの会社では経理が一括でお金を管理するのではなく日々の経費管理を部署ごとに任せる小口金を導入しています。

そのため、その小口金の管理や営業担当が立て替えた領収書の処理を事務職が担当しています。また、請求書・見積書・納品書などの処理も同時並行することが多く、書類作成・整理やデータ入力とも関連性が高いです。

郵送物の管理・発送

会社宛てに届く郵便物を受け取り、部署ごと・用途ごとに仕分けして適切な人に振り分ける仕事もあります。また、宅配便の集荷依頼をしたり、後納郵便の手続きをすることも事務職の仕事です。

郵便物の管理・発送の業務は毎日時間を決めておこなうルーティンワークであるため、他の業務も含めたスケジュール管理を徹底することが求められます。

意外と幅広い！ 事務職の種類を理解しよう

事務職はよく「事務をする仕事」と大きく1つに捉えられることがありますが、実は事務職と言っても種類は1つではなく複数存在します。

同じ事務職でも種類によって仕事内容が異なる部分もあり、選考でアピールするべき内容も変わるので、これから解説する種類について押さえておきましょう。

①一般事務

一般事務は「庶務」「OA事務」と呼ばれることも多く、事務作業全般を担います。特定の部署内だけで完結しない横断的な事務を担当することが多くあります。

細々とした事務を一手に引き受けることで、各部署の人員が専門業務に集中できる時間を作り、組織運営の最適化を狙うために不可欠な仕事です。

一般事務についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

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②専門事務

専門事務は、その名の通り分野ごとの専門知識を活用しながら事務作業をする仕事です。

たとえば、人事事務であれば、学生や転職者の面接予約・面接担当者のアテンド・企業説明会などのイベント企画をおこないます。

また、経理事務であれば、売上の管理・取引先への振込処理・税務処理・決算書や予算票の作成など、多くの仕事があります。

「事務職」という点では共通していますが、それぞれ使う知識や仕事内容がまったく異なり専門性が求められるので、それぞれの求められるスキルを把握するようにしましょうね。

サポートだけじゃない！ 事務職に求められる3つの能力

企業がその仕事に求めていることを知ることは、志望動機づくりの第一歩として非常に有効です。事務職に求められる3つの能力について見ていきましょう。

①正確性・丁寧さ

事務職に期待する要素として正確性と丁寧さが何よりも重要と言えます。情報を正しく入力し、ミスや抜け漏れなく処理することは、必須のスキルだと言えるでしょう。

スピードばかりで正確性が欠けている場合、ダブルチェックに時間を取られたり、誤った情報のまま使用してしまって現場が混乱する恐れがあります。

一つひとつ丁寧に取り組む姿勢や集中力がアピールできれば、より評価してもらいやすくなるでしょう。

②サポート力

他人を助けること、人をサポートすることに抵抗がなく、そのための努力を厭わない姿勢が事務職には求められます。

事務職の仕事にスポットライトが当たることは少なく、基本的に会社全体や誰かをサポートするような仕事が多くなるでしょう。一見地味に感じられるかもしれませんが、実は縁の下の力持ちであって会社にとっては不可欠な存在なのです。

反対に、自分が注目されることや、自分中心で動けることに重きを置いている人は、事務職に向かないと言っても良いでしょう。

縁の下の力持ちをアピールする際はこちらも参考にしてくださいね。

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③協調性・コミュニケーション能力

事務職は協調性・コミュニケーション能力も求められています。部署・職種・役職・年代などを限定せずさまざまな人とコミュニケーションを取る機会が多いからこその特徴であり、誰とでも良好な関係性が築けるスキルが求められます。

また、同じチームのメンバーと協力して仕事をするシーンが多く、ときには膨大な事務処理を担当したり、期限まであまり日がない業務を担当することもあるでしょう。

自分1人だけではどうにもならない場合は、役割分担と情報共有をしながら適切に仕事を進める必要があるのです。そのため、協調性が特に重視されることを覚えておきましょう。

協調性をアピールする際はこちらも参考にしてくださいね。

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人事が評価する要素はこれ！ 事務職の志望動機で不可欠な4要素

多くの企業で志望動機が質問される理由は、大きく分けて3つあります。

これらを適切にアピールするには、事務職の志望動機にこれから解説する4つの要素を盛り込むと良いでしょう。

企業が志望動機を確認する意図はこちらで詳しく解説しています。

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①事務職を希望する理由

「志望動機」という名の通り、その企業や職種を志望する理由を明確にする必要があります。事務職を志望する場合は、まずはなぜ数ある職種の中で事務を希望するのかを伝えましょう。

志望動機の根拠となる具体的なエピソードを盛り込めると、より説得力が増します。

人をサポートしてやりがいを感じた経験など、事務職への志望度が伝わるエピソードがないか振り返ってみましょう。

②その企業でなければならない理由

事務職は多くの企業で存在する職種です。だからこそ「なぜその企業でなければならないのか」という視点を必ず盛り込みましょう。

この視点が欠けていると面接官からは「他社でもよいのでは」と思われてしまい、企業への熱意が伝わりません。

上記の視点を志望動機に盛り込むことで、その企業を志望する熱意を示せます。また、会社について詳しく調べているというアピールにもつながるでしょう。

③入社後のキャリアビジョン

事務職として入社後、どのようなキャリアビジョンを持って自己成長をしたいのかをアピールすることも有効です。企業側は事務職の仕事に就くことをゴールとせずに、自身の成長やキャリアアップを考えられる学生を求めています。

そのため、事務職を通して自分がどうなりたいのか、どんなスキルや経験、学びを得たいのか、自分の将来に対するポジティブな姿勢を示すことが重要なのです。

キャリア形成についてはこちらで詳しく解説しています。

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事務職のキャリアパス

入社後のキャリアビジョンを語るには、事務職のキャリアパスを学んでおく必要があります。事務職のキャリアパスとして一般的なのは、一般事務としてキャリアをスタートさせ、事務処理技術やOA機器操作など事務職として不可欠なスキルを身につけていくことです。

そしてその後は、業務の幅を広げるために必要な資格を取得したり、より専門的な専門事務にチャレンジすることでキャリアの幅が広がってくることでしょう。

また、事務職のキャリアパスを学ぶには、実際に事務職に就いている先輩たちが、どんなキャリアアップを叶えているか学ぶのが近道です。会社説明会やOB・OG訪問で質問したり、企業の採用ホームページ（HP）内にある社員インタビューをチェックしたりして、イメージを膨らませておきましょう。

④企業に貢献する意欲

事務職は営業などの他の職種と比べて裏方・サポートのイメージがあります。そのため、志望動機の内容がただ「サポートがしたいから」というような理由だけではどうしても意欲が伝わりにくくなってしまう側面があります。

そのため特に事務職の志望動機では企業に貢献する姿勢を意識的にアピールして、意欲の強い印象を残しましょう。

選考の場は「採用をお願いする場」ではなく、「自分を売り込む場」ですので最大限アピールしていきましょうね。

貢献する意欲をうまく伝えたい際は志望動機の締め方を工夫すると良いですよ。こちらの記事を参考にしましょう。

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事務職の志望動機でNGな内容

事務職の志望動機としてNGな内容を紹介します。志望動機でマイナスな印象を与えないように、今回紹介するNGポイントを踏まえて志望動機を作るようにしましょう。

どの企業の事務職にも共通する内容

事務職はどの企業にもある職種だからこそ、どの企業にも共通する内容の志望動機になっていないか、確認が必要です。企業・業種を問わずどこにでも当てはまりそうな志望動機になっている場合、当然ながら熱意は伝わりません。

「その企業だからこそ入社したい」「この企業の事務職に就きたい」という視点を持って志望動機を考えるようにしましょう。

ネガティブな内容

消去法で事務職を選んだと思われる志望動機になっている場合も、マイナスなイメージを持たれかねません。仕方なく事務職を選んだと思われてしまうと、採用を前向きに考えにくくなるでしょう。

このような後ろ向きな理由は仕事への意欲が伝わりにくいため避けましょう。事務職の志望動機を考える際は「なぜ事務職がいいのか」「事務職でなければならないのか」というポジティブな視点で考えてくださいね。

給与や待遇面にまつわる内容

給料がいいから、福利厚生や待遇がいいから、という理由だけで事務職を選ぶのも避けましょう。もちろんそれも仕事選びの大きな要因ではあるため、より高い給料、より高い待遇を求めて会社探しをすることは悪くありません。

しかし、選考の場で給料や待遇ばかり前面に出してアピールしすぎてしまうと、面接官に「仕事にやりがいを感じてもらえるかな」という不安を抱かせてしまいます。

種類別に解説！ 事務職の志望動機例文4選

事務職の仕事内容は幅広いため、仕事内容に合った志望動機を作るのが良いでしょう。事務職への志望度合いが高いことのアピールにつながります。

例文を4つ紹介するので、自分が志望する事務職の種類に当てはまる人は参考にしてくださいね。

事務職に限らない志望動機の例文はこちらで紹介しています。

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①一般事務

②営業事務

③経理事務

④医療事務

また、大学事務の志望動機はこちらで紹介しているので、併せて確認してみてくださいね。

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職種以外にも志望理由別で事務職の志望動機例文を紹介します。自分の志望理由に近いものをぜひ参考にしてくださいね。

①自分の強みを活かせる

②企業理念に共感した

志望動機に企業理念を入れる際のポイントはこちらで詳しく解説しています。

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③サポートにやりがいを感じる

④アルバイトで培った経験を活かせる

総合職の場合は事務に限定しすぎない内容にしよう

総合職の場合、最初は事務職に配属されたとしても、その後異動がある可能性があります。まったく別の職種に就くことも考え、事務職だけに限定しない志望動機を提示するのが良いでしょう。

もし事務職への志望理由ばかりアピールしてしまった場合、「異動させたら不満に思われてしまうかな」「事務職以外には興味がないのかな」と面接担当者に疑問を持たれてしまいます。

事務職を希望すること自体は問題ありませんが、志望理由は事務職に限定的な内容は避けて、職種にかかわらずその企業で活躍できる姿勢を示せると良いですね。

事務職の仕事内容や必要な能力を把握して魅力的な志望動機を作ろう

志望理由は、基本的にどの会社でも質問される項目です。事務職に限らず、自分が希望する仕事に対し、就きたい理由を明確に言えるよう対策しておきましょう。

今回は、事務職の志望動機に必要な要素を紹介しながら、いくつかの例文をピックアップしました。仕事内容だけでなく、求められる能力も把握したうえで、質の高い志望動機を作っていきましょう。