履歴書をPDF化する4手順｜メリットや送付時のマナーも解説

履歴書のPDF化には正しい手順やマナーがある

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

「企業から、履歴書をメールで送るよう求められました。どんな形式で送ればいいですか？」
「履歴書をPDFで送る場合は何をすれば良いのでしょうか？」

就活生からこのような質問を受けることがあります。最近では履歴書をPDFデータで提出するよう求める企業も増えてきました。ただ、PDF形式に慣れていない人ではどのようにしてPDFの履歴書を作成すれば良いか迷ってしまいますよね。

そこでこの記事では、PDFで履歴書を送る場合の手順やマナーについて詳しく解説していきます。PDF形式の履歴書の提出を求められた際に参考にしてみてくださいね。

WordとPDFどっちがいいの？ 履歴書のデータ提出で最適な形式

そもそも履歴書のデータ提出を求められたときはWordとPDFのどちらの形式で提出するのがよいか迷うのではないでしょうか。もちろん企業側が指定した場合は、それに従う必要がありますが、指定がない場合はPDF形式がおすすめです。

それぞれ詳しく見てみましょう。

履歴書の書き方についてこちらでまとめていますので参考にしてみてください。

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指定がある場合は必ずそれに従う

企業はたくさんの学生からのメールを受け取り、履歴書を確認していきます。WordやExcel、PDFなどの形式の指定がある場合、形式を統一することで管理しやすくしたいという意図があるはずです。指定通りに提出することは当然のマナーなので、もし企業から形式を指定されていた場合必ずその指示は守るようにしてください。

指定がない場合はPDFがおすすめ

PDFは、印刷したときのレイアウトで書類を見ることのできる形式です。そして、基本的に内容を改ざんすることはできません。一方でExcelやWord形式は、メールで送付するとレイアウト崩れが起きやすく、また受け取った人が内容を改ざんすることも容易です。

悪意がなくとも、誤って履歴書の内容が変わってしまったということが起きては大変ですよね。履歴書をメールで送る場合は、PDFを選ぶのが得策です。

履歴書をPDFで作成する方法

いざ企業からPDF形式で履歴書を提出するように求められたとしても、肝心のPDFでの作成方法を把握していなければ対処することはできないですよね。

ここからは、履歴書をPDFで作成する方法を具体的に解説していきますので、しっかりと理解しましょう。

①ExcelやWord形式の履歴書をPDF化する

パソコン上で履歴書を記入する場合、ExcelもしくはWord形式の履歴書テンプレートをダウンロードしましょう。インターネット上で探すと、履歴書テンプレートを無料でダウンロードすることができますよ。

次にExcelやWordで作成した履歴書をPDF化します。大きく分けて2通りのやり方があるので、それぞれやりやすい方を実践してみましょう。

名前を付けて保存する方法

ファイルに名前を付けて保存するときに、PDF化することができます。

エクスポートする方法

エクスポートの機能を用いてPDF化する方法もあります。

ファイルの保存先は、自分で必ず覚えておきましょう。紛失防止のため、ひとまずデスクトップに保存するのも良いですね。

②手書きの履歴書をスキャンする

手書きの文字を見てもらうことで、人柄や丁寧さをアピールしたいと考える人もいるでしょう。用紙は、市販の履歴書を用いても良いですし、PDF形式の履歴書テンプレートをダウンロードし印刷することもできます。

手書きの履歴書が完成したら、PDFとしてスキャンをおこないます。自宅に複合プリンターやスキャナーがない場合も、コンビニやネットカフェ、印刷専門店などでスキャンできます。ただし、店舗によってこのサービスが利用できるか異なるため、事前に確認しておく必要があります。

企業にPDFの履歴書を送る際のマナー

大切な履歴書を届けるためのメールですから、正しいマナーで送りたいところです。気配りのできたメールからは誠実な姿勢が伝わるものですから、丁寧に送ることで高評価につなげましょう。

メールを送る時間帯についてはこちらの記事を参考にしましょう。

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①ファイル名は内容がわかるように設定する

企業にはたくさんのメールと添付ファイルが届きます。同時期に数多くの応募者の履歴書を管理することになる企業の立場を考えて、わかりやすいファイル名にしておくことが大切です。

たとえば「20210420_履歴書_氏名」のように、送信日とファイル内容、氏名を明記すると良いでしょう。

ファイル名の付け方を自分で統一しておくと、忙しい就活中、過去に提出した履歴書を確認したいというときなどに探しやすくなり便利です。提出先の企業と自分の両者にとってメリットがありますから、わかりやすいファイル名を付けてくださいね。

②ファイル容量に気をつける

企業によって、受信することのできるメールの容量は異なります。あまりに大きいサイズのファイルを送ってしまうと、相手が受信できる容量を超えるために見てもらえないというトラブルも起きかねません。

一般的に、添付ファイルのサイズは2MBまでにしておくと確実です。自分の作成した履歴書のファイル容量を確認し、大きすぎる場合は調整してみてくださいね。

③メール本文の冒頭で添付ファイルがあることを伝える

何を添付したメールなのか最初に述べることで、相手にメールの目的がはっきりと伝わります。添付ファイルの見落とし防止にもつながりますから、必ず「履歴書を添付いたします」のようにわかりやすく伝えましょう。

企業側は、採用活動やその他の業務で忙しくする中でメールに目を通しています。なるべく簡潔な内容にするよう心掛けることが、企業への気づかいになるでしょう。

④ファイルの文字化けを防ぐためにZIPで圧縮して送付する

先ほど、ファイル容量に気をつける必要があることをお伝えしました。大きすぎるサイズのファイルを送ると、受信されないことの他に文字が正しく表示されない文字化けというトラブルが起きることもあります。特に、ExcelやWord形式で送付する場合に文字化けは起きやすくなります。

文字化けを防ぐには、ZIPで圧縮して送ることが有効です。圧縮したら、ファイル容量が2MB以下に小さくなったことを確認しておきましょう。

⑤セキュリティ対策は忘れずに

セキュリティ対策を忘れずにすることも大切です。履歴書のように、個人情報など大切な情報が記載された書類をメールで送るときには、パスワードを設定してファイルを守るようにしましょう。

メールを送る際には、ファイルを添付したメールを先に送り、後からパスワードを通知するメールを送るようにしましょう。ファイルとパスワードを同じメールで送ってしまうと、セキュリティ対策の意味がありません。2通のメールを注意深く作成するようにしてくださいね。

PDF形式の履歴書を送付する際のメール例文

最後に、PDF形式の履歴書を送付する際のメール例文を紹介します。

ここまでのところで、PDFの履歴書の作成方法、メールで履歴書を提出するときのマナーは理解できたと思います。大切な就活でのメールですから、メール本文も失礼のないように作成して、好印象をもってもらいたいですよね。

例文を参考にして、気持ちの良いメールで履歴書を提出して好印象につなげましょう。

履歴書をメールで送る際のマナーはこちらで詳しく解説しています。

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PDF化するメリットを理解して好印象な履歴書を作成しよう

この記事では、パソコンや手書きで作成した履歴書をPDF化する手順、メールで履歴書を提出する際に気をつけたいマナーについて詳しく解説してきました。ぜひこの記事を魅力的な履歴書作成に役立ててください。

最近は、履歴書をメールでデータ提出する機会が増えてきました。レイアウトの崩れや文字化け、改ざんなどの心配が少ないPDF形式は、メールで送付する履歴書に最適です。このようなPDF化のメリットをしっかりと理解して、好印象な履歴書を作成しましょう。