履歴書をレターパックで出す際の注意点とメリット・デメリット

履歴書の送り方1つでマイナス印象になり得る

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

就活で使用する履歴書は、その内容はもちろん、「送り方」にも注意することも大切です。たとえ履歴書の内容がしっかり書けていたとしても、マナー違反とされる送り方をしてしまっては、企業にマイナス印象を与えてしまう可能性があります。

履歴書は手書きしたものを郵送で送るケースが多いので、郵送時の正しいマナーを知っておくことで安心して書類選考に挑めるでしょう。

就活の最初の関門とも言える書類選考を無事突破するためにも、履歴書の送り方について正しい知識を身につけていきましょう。

履歴書はレターパックで出してもOK

「履歴書ってレターパックで出してもいいの？」と不安に感じる人もいるかもしれませんが、結論から言うと、履歴書はレターパックで送っても問題ありません。

履歴書をレターパックで送ったからといって、それが選考でマイナス要素になることは考えにくいでしょう。

最近は履歴書をメールで送るケースも増えています。履歴書をメールで送る際のマナーはこちらの記事で確認しましょう。

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履歴書の郵送にレターパックを使用するメリットとデメリット

履歴書の郵送にレターパックを使用することにはメリットもありますが、同時にデメリットがあることも忘れてはいけません。

実際に履歴書をレターパックで郵送する前に、そのメリットとデメリットを確認しておきましょう。

メリット①：追跡できる

履歴書の郵送にレターパックを利用する最大のメリットは、郵送物の追跡ができる点です。レターパックにはそれぞれ追跡番号が振られているので、書類発送後、郵便局のサイトから追跡番号を検索すると現在の配送状況をチェックできます。

普通郵便には追跡機能がないため、書類発送後は履歴書が企業に届いたかどうかを自身ですぐに確認することはできません。その点、レターパックは、発送した履歴書が今どんな状況にあるのか、いつ相手に届いたのかをすぐに確認することができます。

メリット②：書類が折れない

履歴書の郵送にレターパックを使用するもう1つのメリットとして、書類が折れないことが挙げられます。

レターパックは厚みのある丈夫な専用封筒に書類を入れて郵送するので、郵送時に書類が折れ曲がってしまうなどのトラブルが起きにくいのが特徴です。また、もし配送時に雨が降ったとしても、厚みのあるレターパックであれば内部にまで水が浸透してくる可能性は低いでしょう。

デメリット：普通郵便より高価

レターパックには普通郵便には備わっていない上記のようなメリットがありますが、その分、郵送料が普通郵便より高価に設定されている点がデメリットと言えます。

レターパックで履歴書を郵送する場合、370円の郵送料がかかります。書類のサイズや量によって若干の誤差はあるものの、普通郵便であれば120〜200円程度の郵送料で済むため、単純に計算しても倍近くの郵送料がかかるのです。

それぞれの特徴を解説！ レターパック以外の履歴書の郵送方法

これまで主にレターパックの特徴について紹介してきましたが、履歴書を企業に郵送する際は、その他にもいくつかの方法があります。

就活中は何かと郵送サービスを利用する機会が多くなるもの。それぞれの郵送方法の特徴を知り、その時々の自分に合った郵送方法を上手に使い分けましょう。

普通郵便：低コストで一般的

履歴書を含め、企業に書類を郵送する際は「普通郵便」を使用するのが最もポピュラーな方法と言えます。特に急ぎでない場合や、書類提出にあたって不安要素がない場合は、普通郵便を使えば問題ないでしょう。

また、普通郵便は低コストで履歴書を送れるので、就活にかかる費用をなるべく抑えたい人にもおすすめです。

料金不足を防ぐために窓口で出そう

普通郵便で履歴書を送る際、最も避けたいことは「料金不足」です。早い段階で料金不足であることがわかれば消印無しで差出人に戻ってきますが、そのまま郵送された場合は企業側に不足分を支払わせるという最悪の事態も起こり得ます。

また、履歴書を期日ギリギリに送付し、それが料金不足で差し戻されてしまった場合は、期日内に履歴書を提出できずに選考を受けられないケースもあるでしょう。

そんな事態を避けるためにも、履歴書を普通郵便で送る際はポスト投函ではなく、郵便局の窓口を利用するのがおすすめです。窓口で出せばその場で正規の料金を支払えるため、「料金不足で履歴書を提出できなかった」という事態を確実に避けることができますよ。

速達：迅速に届けたいときに

期日までにあまり余裕がない場合は、「速達」を利用するという手もあります。

到着の目安は郵便局のサイトから確認することができます。ただし、速達は普通郵便よりも料金が高価な点がデメリットと言えます。重さ250g以内の書類を届けたい場合は、普通郵便の郵送料にプラスして260円の料金がかかってしまいます。

速達は期日ギリギリの履歴書提出には最適な郵送サービスではありますが、特に理由もなく利用するには郵送料がかさんでしまうので、避けたほうが良いでしょう。

速達の送り方についてはこちらの記事でも詳しく解説しています。送るときの注意点やよくある質問についても回答していますので、あわせて参考にしてみてくださいね。

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マナー違反に！ 就活では避けたい郵送方法

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また、「丁寧な印象を持ってもらいたいから」と言って、履歴書の郵送に「簡易書留」を利用するのもNGです。簡易書留は手渡しでの受け取りが必要なうえ、受け取り印が必要とされる郵送サービスです。受け取りに当たって企業側に余計な時間をかけさせてしまう恐れがあるので、理由がない限り利用は控えましょう。

その他の就活のマナーについて、こちらの記事で確認しておきましょう。

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履歴書をレターパックで送る手順

就活生の皆さんの中には「普通郵便は利用したことがあるけど、レターパックを使ったことがない」という人もいるのではないでしょうか。

そこで、履歴書をレターパックで送る際の手順について詳しく解説していきます。

①レターパックを購入する

まずはレターパックの専用封筒を購入しましょう。レターパックには下記の2種類があります。

いずれもA4ファイルサイズに対応した大きさです。履歴書を送るだけであれば、「レターパックライト」を購入すれば問題ないでしょう。レターパックは最寄りの郵便窓口、コンビニエンスストア（一部店舗を除く）、郵便局のネットショップから購入できます。

「レターパックプラス」は厚さ3cm以上の書類も送ることができますが、相手先の受領印が必要になり、企業側に手間をかけてしまうため避けましょう。

②履歴書をクリアファイルに入れる

履歴書などの応募書類を企業に送付する際、書類一式をクリアファイルに入れるべきかどうかを悩む就活生は多いと思います。結論から言うと、企業に提出する書類はすべてクリアファイルに入れましょう。

クリアファイルを用いることで、応募書類の水濡れや汚れを防ぐことができるほか、書類一式をきれいにひとまとめにできます。就活をはじめ、ビジネスで扱う書類は基本的にクリアファイルに入れて相手先に送るのが一般的なマナーなので、ぜひ覚えておいて下さいね。

クリアファイルは、無色透明か白色の新品を用意しましょう。デザインが入っているものや、折れた跡や汚れがついているものは避けて下さい。また、サイズはA4を選びましょう。

履歴書をクリアファイルに入れる際の書類の並び順は、以下を参考にして下さい。

添え状についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

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③品名と自分の情報を油性マジックで記入する

次に、レターパックに品名や自分の情報を記入していきます。レターパックの表面に品名を記入する欄があるので、そこに「履歴書」と記入して下さい。そして自分の住所や名前、送付先などを丁寧に書いていきましょう。

ここでの注意点は、必ず油性マジックを使うことです。水性ペンを用いた場合、万が一雨に濡れてしまうと文字が滲んで読めなくなり、最悪配達ができなくなるという事態も起こり得ます。

また、宛名の敬称の書き方にも注意が必要です。送付先企業の担当者名までわかっている場合は、敬称に漢字の「様」を使いましょう。

担当者名まではわからず、企業や部署などの団体宛に送る場合は、敬称に「御中」を用います。

宛名の記入時に「様」と「御中」を同時に使うことはありません。

普通郵便の封筒の書き方はこちらの記事を参考にしてください。

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④郵便ポストか窓口から発送する

最後に、レターパックを最寄りの郵便ポストか郵便窓口から発送しましょう。レターパックは集荷も可能なので、もし近くにポストや窓口がなければ集荷を依頼するのも一つの方法です。自分の都合の良い方法で発送して下さい。

投函前に「ご依頼主様保管用シール」をはがす

レターパックの発送時は、事前に「ご依頼主様保管シール」をはがすことを忘れないで下さい。「ご依頼主様保管シール」とはいわゆる追跡シールのことで、郵送物を追跡する際に必要な追跡番号が書いてあります。

窓口で出す場合は郵便局の担当者がその場で指摘してくれるはずですが、ポスト投函の場合はシールをはがし忘れてしまったら追跡番号がわからなくなってしまいます。そうなると、レターパックを使うメリットが半減してしまいますよね。

履歴書をレターパックで出す際はマナーに気を付けよう

郵送物の追跡ができたり、配達中の書類の折れ曲がりを防いだりと、履歴書の郵送にレターパックを利用するとさまざまなメリットがあります。

とても便利なレターパックですが、基本的なマナーを理解しておかないと企業側にマイナスな印象を与えてしまうことも。レターパックで履歴書を送付する際はぜひ今回紹介した内容を参考にして、スムーズに投函して下さいね。