就活メールの返信で「了解」はマナー違反！ 正しい表現を解説

「了解」は不適切！ 就活メールの返信は正しい言葉を使おう！

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生からよく、

「就活の際に企業とメールでやりとりをします。了解という言葉を使っても問題はないのでしょうか？」
「メールに対して理解したことを伝える際の表現方法を教えてほしいです。」

といった質問を受けます。企業からメールで伝えられた内容に対して「了解しました」という旨のメールを送る際の文面に悩む学生も多くいることでしょう。実は就活メールで「了解」という表現は不適切で、「了解しました」という旨を伝えるには正しい言葉を使う必要があります。

この記事では、ビジネスマナーである敬語の使い方を解説し、了解しましたという内容を伝えるメール例文を紹介します。ぜひ、就活のメールマナーを理解して、企業の採用担当者と円滑にコミュニケーションをとってくださいね。

また近年はメールではなくLINEでやり取りをする企業も増えてきています。就活のLINEの返信の仕方についてはこちらで解説しています。

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就活で企業からのメールに返信する際の必須マナーを押さえよう

まずは、企業から送られたメールに返信する際のマナーについて解説します。就活において、企業とのメールでのやり取りは単なる連絡手段ではありません。メールは採用担当者との直接的なコミュニケーションです。

電話であれば相手の声色や話し方から、自分に対する印象を感じ取ったり、齟齬があればすぐに訂正することができるでしょう。

しかし、メールでは送信された文面を企業の担当者がどのように受け止めるかを考える必要があります。メールで返信する際には採用担当者に少しでも良いイメージをもってもらえるように必須マナーを押さえるようにしましょう。

基本的にはすべてに返信は必要

そもそも、就活で企業とやりとりをする場合、企業から送られてきたメールに対してどこまで返信をおこなうべきか迷うこともあるでしょう。

基本的には、企業から送られてきたメールに対してはすべて返信するようにしたいものです。なぜ返信をすべきかというとメールがきちんと届いており、学生側が内容を確認したことを企業側に伝えた方が良いからです。

ただし、システムからの自動送信と思われる場合や、本文中に「返信は不要」と指示がある場合には、返信をしなくても良いこともあります。

それ以外の採用担当者からのメールには一文だけでも良いので返信をすると丁寧な印象になるでしょう。具体的なメールの書き方については記事の後半で解説します。

企業へのメール返信がいつまで必要かはこちらで解説しています。

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メールは自分から終わらせるようにする

企業からの届いたメールには返信をすることをお伝えしましたが、メールのやりとりは基本的に自分からの返信で終わらせるようにすると良いです。

たとえば、企業の採用担当者と面接の候補日を連絡する際に次のようなメールのやりとりがおこなわれます。

学生側はメールを返信しますが、企業から返信が返ってこなければその時点でやりとりは終了といえます。

なお、ビジネスメールでは、1往復半で双方のやりとりを完結させることが理想だと言われています。なるべく少ない回数で完結できるように要点を簡潔に述べるメール本文を意識するようにしましょう。

面接の候補日の設定など、面接の希望日を伝える際の連絡のポイントについてはこちらの記事で網羅的に解説していますよ。

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相手からの「確認しました」というメールにも返信しよう

企業とのやりとりをメールでおこなう際には、学生側または企業側にメールを送る目的が存在します。目的は面接日程の調整であったり、面接の持ち物の確認であったりとさまざまですが、やりとりをおこなう目的が果たせたら、返信を終えても問題はありません。

ただし、ときには企業側から「確認しました」という旨のメールが届くことがあるでしょう。学生側としては特にやりとりをする目的はありませんが、ここでも返信をしておくと良いです。

企業の採用担当者は他の学生や他の業務の合間を縫って返信をしているので、確認していただいたことのお礼を一言添えるようにしましょう。

「了解しました」は目上の人に使う敬語ではないので注意

企業からのメールの内容について、了解したことを返信する際に「了解しました」と送るのはタブーです。それは「了解しました」は目上の人に使う敬語ではないからです。

「了解」という言葉には次のような意味があります。

「了解しました」はあくまでも「理解(することが完了)しました」という意味の丁寧語です。ビジネスにおいては、同僚や目下の人に対して使う言葉であって、取引先や目上の方に使うのは失礼にあたります。

そのため、学生から採用担当者の方に使うのも控えましょう。では、「了解しました」の代わりにどのような表現で伝えたら良いのかを解説していきます。

就活で使う「了解」の言い換え表現

就活のメールで「了解」は不適切だと理解できたかと思いますが、「了解」の言い換え表現が知りたくなりますよね。

「了解」の代わりになる表現はいくつかありますが、なかにはNG表現もあるので知らぬ間に使ってしまわないように理解しておきましょう。「了解」を使わずに就活メールのやりとりができるようになりましょうね。

承知いたしました

一般的に取引先や目上の方に対して「わかりました」という旨を表すには「承知いたしました」という言葉を使うのが望ましいとされています。それは「承知する」という言葉が「わかる」の謙譲語だからです。

「承知いたしました」は就活の場で使うことがふさわしいだけでなく、実際に社会人になった後のビジネスメールでも使うことができるほど丁寧な言葉です。

初めは使い慣れずに戸惑ってしまうこともあるかもしれませんが、学生のうちからビジネスマナーの練習という気持ちで正しく丁寧な表現を心がけていくと良いでしょう。

使用例

「承知いたしました」を使用した例文を紹介します。こちらは、面接の日程のやりとりで、企業から面接日決定のメールを受け取った後の学生側の返信メールです。

承知しました

先ほど紹介した「承知いたしました」に類似した表現としては「承知しました」という言葉があります。

「承知いたしました」の方が丁寧であり「承知しました」を使うことは避けた方が良いと思う学生もいるかもしれませんが、「承知しました」も同等のレベルで使うことのできる丁寧な表現です。

「承知いたしました」は、「承知する」に「いたす」という謙譲表現を付けた言葉です。しかし「承知する」がすでに謙譲語であるため、そのまま「承知しました」と表現しても失礼にはあたりません。安心して文中に使用するようにしましょう。

使用例

「承知しました」を用いた例文を紹介します。こちらは会社説明会の日程についての資料に誤りがあったため日程を質問し、回答を得た際の学生側の返信メールです。

承りました

他の表現としては「承りました」と伝えることもできます。「承知しました」や「承知いたしました」は理解したことを意味するのに対して「承りました」は指示や依頼を引き受けましたという意味になります。

もともとは上位者からの命令などを謹んでお引き受けするという意味があるのです。「承る（うけたまわる）ことが完了した」という表現になります。

就活メール以外にも、入社後に上司から自分の力量以上の仕事を依頼された際にも使うことのできる表現です。学生時代にはなかなか使う機会の少ない表現ですが、ぜひ、ビジネスマナーの一環として身に付けておきたい言葉の1つでしょう。

使用例

「承りました」を用いた例文を紹介します。こちらは、採用試験をWeb面接でおこなう際に日程確定のメールに対して返信する学生向けの例文です。

かしこまりました

「承りました」と同じような表現として「かしこまりました」と伝えることもできるでしょう。こちらは、店頭スタッフが述べる言葉として耳にしたことがある方も多いと思います。

口頭表現としてはもちろん、就活のメール文面でも使用することができます。「依頼などを受ける」という意味がある「畏まる（かしこまる）ことを完了した」という表現です。

日本語表現としては「承知しました」よりも柔らかい印象につながる言葉と言えるでしょう。就活メール以外にも入社後に上司からアドバイスをもらった際に、「かしこまりました」と返答することもできます。

使用例

「かしこまりました」を使用する例文を紹介します。こちらは、企業の都合で面接日程が変更になった場合の学生側の返信の例です。

就活メールに返信する際のNG表現

ここまで、就活メールで「了解」という内容を伝えるために望ましい表現について説明をしてきました。例文も紹介したので、今まで馴染みがなかった表現についても使用のイメージが湧いたと思います。一方で、「了解」という内容を伝えるのにふさわしくない表現もあります。

メールでは文章1つで相手に抱かせる印象が変わってしまいます。適切な表現を使ってやりとりできるように心がけましょう。

了解しました

繰り返し伝えているように「了解しました」という表現を目上の方に使用するのは失礼にあたります。本来「了解」という言葉には「物事の内容や事情を理解して承認すること」（引用：デジタル大辞泉）があるのです。

「了解しました」という言葉の元来の意味は「きちんと理解して返事をしています」ということなのですが、言葉の中に発する人の方が上の立場からの理解だというニュアンスが含まれているため、なかには不快に感じる方がいることも想定されます。

そのため、就活メールの中では使用を避けた方が望ましいです。より相手への敬意を示すことができる表現を用いるようにしましょう。

NG例

先ほど「承知いたしました」を用いた例文を「了解しました」に替えた例文を紹介します。

了承しました

「了解しました」と同様に使用を避けたい表現としては「了承しました」が挙げられます。「了承」の言葉の意味は「事情をくんで納得すること。承知すること。承諾。」（引用：デジタル大辞泉）ということです。

「了承しました」という表現自体は丁寧な言い方ですが、一般的には同僚や部下に使用することが多い敬語であるため、就活メールにおいては使用を控えましょう。

入社後に自分で判断ができない内容について、上司に確認するということを伝える際などは「上長の了承を得て、改めてご連絡いたします」と表現することができます。

NG例

先ほど「承りました」を用いた例文を「了承しました」に替えてみましょう。

わかりました

最後に紹介する避けたい表現としては「わかりました」があります。意味としては「承知しました」と同じであり、普段「わかりました」という表現を使う方も多いでしょう。

本来「わかる」という言葉には「意味や区別などがはっきりする。理解する。了解する。」（引用：デジタル大辞泉）という意味があります。

しかし、この「わかりました」という表現はカジュアルな印象を与えてしまうため、就活メールで使うと企業の採用担当者が不快に感じることもあります。入社後にある程度関係性の深い部下と上司の間で使うことが望ましい表現と言えるでしょう。

NG例

「かしこまりました」を使用した例文を「わかりました」に替えてみましょう。

就活で了解の旨のメールを返信するときのメールの書き方

企業の採用担当者に対して丁寧なメールを送る書き方について紹介します。

宛名

メールの冒頭には、相手の会社名、所属先の部署名、フルネームを記載しましょう。このときに、会社名の法人各は（株）などと略さずに正式名称で記載しましょう。

略称を用いるのはビジネスマナー上好ましくありません。なお、担当者の個人名がわからないときには、「採用ご担当者様」と書くと良いですよ。

また、役職を宛名に含める際には「○○部長　様」と記載しないようにしましょう。役職を宛名に含めるときは、「○○部長」だけにするのが正しい表記です。

なぜならば「部長」という表現に相手に対する敬意が込められているからです。こちらは、入社後のメールのやりとりでも使用できる知識ですので、覚えておくようにしましょう。

宛名の具体例は次のような形です。

件名

就活メールに限らず、ビジネスメールの件名は簡潔でわかりやすいことが大切です。

ときどき、「ご連絡ありがとうございます」「お世話になっております」といった挨拶を件名にする学生がいますが、件名からメールの内容がわかりにくいです。挨拶を件名にするのは避けましょう。件名はメールの内容を端的に表した文章を心がけてください。

また、企業からのメールに返信する際は、もともとの件名に「Re：」がついた件名のままで問題ありません。件名を残しておく方が企業側にとってもメールの内容や過去のやりとりがわかりやすいというメリットがあるからです。

何度かやりとりが続き、「Re：」が増えすぎた場合は1〜2個「Re：」を削除しましょう。

件名の具体例は次のような形です。

就活メールの件名のコツはこちらで解説しています。

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挨拶と大学名

宛名の下に記載する本文の書き出しには挨拶と大学名を書くようにしましょう。挨拶は、初めてメールをする際には「お世話になります」を、それ以外の場合には「お世話になっております」を用いると良いですよ。

その後に続く形で大学名と氏名を名乗ります。なお、1通目のメールで名乗った後の2通目のメール以降は名前や大学名を省略してもかまいません。また、すでに企業の採用担当者と接点があった場合には、その際の印象や感想なども書けるとより良いです。

挨拶と大学名は次のように書くようにしましょう。

メールで連絡をいただいたことへの感謝

企業の採用担当者がメールでやりとりをしているの1人の学生だけではありません。特に新卒採用となると、たくさんの応募した学生とのやりとりが発生します。

採用担当者は忙しい業務の合間に、メールでの連絡をしていますので、感謝の気持ちを本文中に記載すると良いでしょう。

メールで連絡をいただいたことに対する感謝は次のように表すと良いです。
ご多用のところ、面接日程について、ご連絡をいただきありがとうございました。

用件・確認済みの文章

メールの用件については、できるだけ簡潔でわかりやすい文章を心がけましょう。だらだらと趣旨が捉えづらいメールではミスコミュニケーションが発生する場合もあります。

また、採用担当者はたくさんの学生を相手にやりとりをしているので、用件を伝える際にもできるだけ読み手に手間をかけさせない配慮ができることが望ましいです。

特に「了解した」という旨の返信をする際には「何を確認したのか」を明記するようにしましょう。面接の日程連絡であれば、企業から送られた面接日時を再掲するのも良いです。

最後の挨拶

メールの終末部分には、メールを読んでくれた担当者に対する感謝の言葉を述べるようにしましょう。最後の挨拶を書くことで、相手を気遣っていることを伝えられるだけでなく、メールが締まった印象になります。

署名

メールの最後には署名をつけるようにしましょう。署名で書くべき内容は次の通りです。

署名はメールを送るたびに入れるようにして、自分の連絡先がわかるようにしておきましょう。パソコンからメールを送る場合、予め署名の設定ができることが多いです。ぜひ、機能を活用して自動で署名がつくようにすると良いです。

また、「-」「=」など記号を使って署名の開始と終わりをわかりやすくしましょう。

署名の例は次の通りです。

就活で了解の旨のメールを返信するときの例文

最後に、「了解」という旨のメールを返信する際の例文を複数紹介します。いずれも、選考の過程で企業とおこなうやりとりです。ぜひ、丁寧なメールを作成することを心がけましょう。また、メール本文を作成したら、一度声に出して音読をして、誤字脱字がないかを確認するようにすると良いです。

面接の日程が確定した時

面接の日程が確定したメールが届いた場合には、基本的に返信は必要ありません。連絡のメール本文に「返信は不要です」と書いてあることもあるでしょう。

ただし、企業によっては面接へ参加可能かどうか、参加する意思があるかどうかを示すために返信が必要な場合もあるため、必ずメールの最後まで目を通すようにしてください。

日程確定メールに返信する際のポイントは次の3つです。

できるだけ早いうちに返信を送ることを心がけましょう。

例文

面接の候補日を提示する時

面接の日程を決めるために、面接の候補日を企業に提示する際には候補日を3つ以上挙げるようにしましょう。

企業側は複数の学生と面接の予定を組んでいるため、候補日が少ないとなかなか日程の確定が難しく、やりとりが長期化してしまう可能性があるからです。

「面接の候補日を提示するメール」は面接日が決まった後に、どうしても外せない予定が入ってしまった場合に日程変更をお願いする際にも活用できます。一度確定した日程を変更してもらう際には「日程変更が必要になった理由」「再度調整の手間が発生することへの謝罪」を書くようにすると良いでしょう。

できるだけ、一度決まった面接日程は変更しない方が良いですが、どうしても予定が合わずキャンセルするよりは、日程調整をお願いした方が好ましいです。早めに連絡するようにしましょう。

例文

説明会・面接の持ち物を確認した時

会社説明会・面接の持ち物について、企業側からの案内メールに指定があることもあります。指定される持ち物の例としては次のようなものがあります。

連絡がなかったとしても用意しておきたいものですが、持ち物について連絡があった場合には、内容を確認したことを返信するようにしましょう。前日の夜にはきちんと準備を済ませ、忘れ物がないように心がけると良いです。

例文

就活のメールの返信について悩む学生からよくある質問に回答！

就活のメール返信で意識することや、注意点について知りたい学生も多いでしょう。そういった学生からよくある疑問についてキャリアアドバイザーが説明します。

「了解」と伝えるときはビジネスマナーをおさえた表現にしよう！

この記事では、就活メールで「了解」という内容を伝えるためにふさわしい表現やメールの書き方、シーン別の例文について解説しました。就活の場で改めて正しい言い回しやメール文面の作成の仕方を知る方も多いでしょう。

この記事の内容は就活のメールはもちろん、社会人になった後のビジネスメールでも役立つものになっています。ぜひ、ビジネスマナーをおさえた表現を心がけ、企業との円滑なやりとりをおこないましょう。