就活で問い合わせメールを送るときのポイントや例文を紹介!

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  • 柴崎 拓也

    大学卒業後人材派遣会社に入社。1年目は新規顧客の開拓を、3~4年目からは拠点の立ち上げに従… 続きを読む

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  • 酒井 栞里

    大学ではアメフト部のマネージャーとして、練習やチームの運営をサポート。この経験を通して、自… 続きを読む

コラムの目次

  1. マナーを押さえた問い合わせメールで疑問を解決しよう
  2. 就活で問い合わせメールを送ると評価に響く?
  3. 就活で問い合わせメールを送るときの書き方
  4. 件名に要件を入れる
  5. 冒頭に宛名を書く
  6. 挨拶をして名乗る
  7. 要件を簡潔に書く
  8. 締めの言葉を書く
  9. 最後に氏名と連絡先を書く
  10. 就活で問い合わせメールを送るときの注意点
  11. 調べればわかる内容なのか確認する
  12. 簡潔でわかりやすい内容にする
  13. 誤字脱字、敬語の誤用に注意する
  14. 適度に改行を入れる
  15. 絵文字や「!」は使わない
  16. シンプルなメールアドレスを使う
  17. 送る時間帯に気を付ける
  18. 就活の問い合わせメールの例文
  19. 説明会の服装に関する質問
  20. ESに関する質問
  21. 面接日程に関する質問
  22. 複数の質問をするとき
  23. 回答に対する返信
  24. 問い合わせメールはマナーを押さえて送ろう

マナーを押さえた問い合わせメールで疑問を解決しよう

こんにちは、キャリアアドバイザーの北原です。就活を始めたばかりの学生から

「就活中、直接企業にメールをしても良いのですか?」
「問い合わせメールの送り方がわかりません」

といった相談を受けることがあります。

就活中は面接日程や服装、書類の送り方など些細な疑問がたくさん湧きますよね。そんなときは、自信を持って就活に臨むためにも問い合わせメールを送って疑問点を解消するのがおすすめです。

この記事では、就活の問い合わせメールの書き方や注意点、例文を紹介していきます。ビジネスメールを送った経験がない人にもわかるように説明するのでぜひ参考にしてくださいね。

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就活で問い合わせメールを送ると評価に響く?

就活中にわからないことがあった場合、「企業にメールを送ってもいいの?」「印象が悪くならない?」と不安になる人もいるでしょう。

結論から言うと、就活で問い合わせメールを送ってもそれ自体が評価に響くことはありません。むしろ企業に対する熱意が伝わり良い印象を与える可能性もあります。そのため、メールを送ると選考に響くのではと遠慮する必要はありません。

ただし、マナーを守っていないメールを送ると悪い意味で印象に残ってしまう可能性があります。問い合わせメールを送るときは、このあと紹介するマナーを守って文章を書くようにしてくださいね。

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 (リーダーシップが強みの場合) 
私はリーダーシップを発揮できる人材です。学生時代にサークル長として運営に携わった際に、リーダーシップを養うことができました。
サークル長を務めていたフットサルサークルでは、練習場所や時間が取れないことや、連携が取りきれていないことが問題でした。そこで、大学側に掛け合い週に二回の練習場所を確保し、時間を決め活動するようにメンバーに声かけを行いました。
さらに、週末明けに今週の活動の詳細をメンバーにメールで配信することで連携強化に努めた結果、サークル加入率を前年度の3倍まで伸ばすことができました。
問題にしっかりと焦点を当て、迅速に対応していき、周りを良い意味で巻き込んでいくリーダーシップを御社でも活かしてきたいと考えております。

就活で問い合わせメールを送るときの書き方

就活で企業に問い合わせメールを送るときは、相手に配慮しビジネスの場にふさわしいメールを作成する必要があります。しかし、ビジネスマナーに慣れていない学生にとっては何を書けばいいのかわからない人も多いでしょう。

そこでまずは、就活の問い合わせメールに書くべき内容を解説していきます。これに沿ってメールを作成すれば、採用担当者に礼儀正しい印象を与えられますよ。

件名に要件を入れる

普段友人とメールをするときは件名を入れない人も多いかと思いますが、ビジネスにおいて件名はメールの内容を受け手に伝える重要なものです。空白のままだと見落とされてしまう可能性があるため、就活で問い合わせメールを送るときは必ず件名に要件を入れましょう

件名は、一目で内容がわかるように要約を書くのが基本です。

<件名の例>
  • 【〇〇大学〇〇(氏名)】面接時の服装について
  • ESに関する質問/〇〇大学〇〇(氏名)

このように書いておけば、一目で誰からのどんなメールかわかりますよね。件名が長すぎるとかえってわかりにくくなるので、なるべく短くまとめましょう。

就活メールの件名の書き方について詳しく知りたい人はこちらも読んでくださいね。

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冒頭に宛名を書く

メール本文の冒頭には、まず宛名を書きましょう。宛名には、企業名と担当部署名、担当者の氏名を記入します。企業名や部署名は省略せずに正式名称で書くのが基本です。

<宛名の例>
  • 〇〇株式会社 人事部 ○○様

採用担当者の名前が分からない場合は、「採用担当者様」「人事部御中」と書きます。このとき間違えやすいのは、「御中と様」の併用です。御中は「その組織の中の誰か」を示す敬称であり、様は特定の個人に対して使う敬称です。宛名を書くときはこの違いを意識して誤用しないようにしてくださいね。

挨拶をして名乗る

宛名を書いたら、次は簡単な挨拶をして名乗ります。初めてメールを送る場合は「はじめまして、突然のメールにて失礼します。〇〇大学の〇〇(氏名)です」、何度かやりとりをしている場合は「お世話になっています。〇〇大学の〇〇(氏名)です」と書きましょう。

また、面識のある人なら「〇月〇日に開催された会社説明会に参加した者です。その節はありがとうございました」と前回会ったときのことに触れるのもおすすめです。採用担当者は多くの学生を相手にしているので、こうしたちょっとした配慮をすると思い出してくれる可能性があります

要件を簡潔に書く

挨拶をして名乗ったら、いよいよ本題に入ります。本題は、長々と書くのではなく聞きたいことを簡潔にまとめましょう。ダラダラと長い文章だと本来聞きたかった内容が埋もれてしまい、正確な回答を得られない可能性があるからです。また読み手にも「結局何が言いたいの?」と余計な苦労をかけてしまいます。

そのため、相手にとって不必要な情報は省きなるべく短い文章でまとめてください。最初に「〇〇について3つ質問があります」と書いたり箇条書きにまとめたりするとわかりやすくなるのでおすすめですよ。

締めの言葉を書く

本題の後は、締めの言葉を書きましょう。締めの言葉を書くことによって、質問に時間を割いてもらうことへの感謝の気持ちや丁寧さが伝わります。締めの言葉にはいくつかパターンがあるので、以下の例文を参考にしてくださいね。

<締めの言葉の例>
  • ご多忙のところ恐れ入りますが、ご回答いただけると幸いです。よろしくお願い申し上げます。
  • お忙しいところ大変恐縮ですが、ご教示いただけると幸いです。何卒よろしくお願いします。
  • お手数をおかけし申し訳ありませんが、ご返信いただけると幸いです。よろしくお願いします。

最後に氏名と連絡先を書く

メールの最後には、必ず自分の氏名と連絡先を書きましょう。なぜ氏名や連絡先が要るのかというと、相手がスムーズに返信できるための配慮だからです

氏名や連絡先がないと、最終的に受け手に余計な手間を取らせることになる可能性もあります。採用担当者は多くの学生と連絡を取るため、配慮として以下の情報を書いておきましょう。

<メールの最後に書くべきこと>
  • 大学、学部名
  • 氏名
  • 電話番号
  • メールアドレス

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就活で問い合わせメールを送るときの注意点

ここまで、就活の問い合わせメールの書き方を説明してきましたが、ほかにも注意すべきことがあります。ここを押さえておかないと、思わぬところで悪い印象を与えてしまう可能性があるので、しっかり読んでくださいね。

調べればわかる内容なのか確認する

企業ホームページや企業からの案内メールに書かれている内容など、自分で調べればわかる内容はメールで質問しないようにしましょう。というのも、調べればわかる内容をメールすると、相手に余計な手間を取らせることになるからです。また、採用担当者に「自己管理ができない人」「他人任せな人」と思われてしまう可能性があります

社会人になると、自分で考え周囲に配慮しながら行動しなければなりません。情報を管理したり自分で調べたりすることもその一環なので、まずは自分で解決できない疑問なのかを確認しましょう。

キャリアアドバイザーコメント

柴崎 拓也プロフィール

問い合わせメールで日程変更依頼するのは控えよう

各企業の新卒採用がスタートすると、学生の皆さんは説明会や面接が他社と重ならないように日程を組むのに苦心することでしょう。そのため、説明会や面接の日程が決まった後に、「その日は都合がつかなくなったため、他の日にしていただけないでしょうか」というメールを送る学生も見受けられます。しかし、企業側は複数の候補日を提示していますし、各日定員もあるので、一度決まった予定を組み直すのは簡単ではありません。よほどの事情がない限り、日程変更依頼はしないようにしましょう。

また、面接などの選考結果をいつ知らせてもらえるのか問い合わせることも控えたほうがいいでしょう。たとえば、「結果は〇日以内に連絡(合格者のみの場合あり)」など採用担当者から伝えられているはずですし、もし分からなければ、その場で確認すればいいことです。

企業は長年採用をしてきているので、学生に必要な採用試験関係の情報は漏れのないように口頭、メール、書面などで伝えているはずです。聞き漏らしがないようにメモを取ったり、見落としがないように企業からのメールやホームページなどはしっかり目を通し、多忙な採用担当者の手を極力煩わせないようにしましょう。

簡潔でわかりやすい内容にする

先ほども少し説明しましたが、問い合わせメールの内容は簡潔でわかりやすい内容にしましょう。ビジネスメールでは、ダラダラと長いメールは相手にとって迷惑になってしまいます。また、必要な情報が埋もれてしまい本当に聞きたい回答を得られなくなってしまう可能性もあります

そのため、回りくどい言い方や長い前置きは書かず、なるべくシンプルな内容にしましょう。「面接の服装について質問があります」「ES作成に関して3点確認したことがあります」といったように、最初に要点を書くとわかりやすくなるのでおすすめですよ。

誤字脱字、敬語の誤用に注意する

問い合わせメールを送る際は、誤字脱字や敬語の誤用がないようにしっかり確認しましょう。誤字脱字だけで不採用になるわけではありませんが、いい加減な人という印象を与える可能性があります

よくあるのが、以下のような誤りです。

  • 様と御中を併用する
  • 特徴的な漢字を間違える(邊と邉など)
  • ご苦労様です(目上の人に対して使わない)
  • 「ご覧になられる」など二重敬語(正しくは「ご覧になる」)

誤字脱字のない正しい日本語はビジネスマナーの基本です。もし敬語の使い方や漢字で迷ったときは本やネットで調べてくださいね。

キャリアアドバイザーコメント

髙原 麗海プロフィール

一度送ったメールは修正ができない! 送信の際は最新の注意を心がけよう

メールは一瞬で送信されてしまいます。後からミスがあったことに気づいても、送信を取り消すことはできません。メールを作成したら送る前に必ず読み直し、誤字脱字や変換ミスがないか、正しい敬語や言葉遣いをしているかなどをしっかりチェックしましょう。

社会人になれば、取引先や顧客とのメールでのやり取りも頻繁におこなうようになります。間違いが多いメールは、「慎重さに欠ける」「雑でいい加減」「注意力不足」などのマイナス評価につながり、安心して仕事が任せられないと不安視される可能性が大です。採用担当者に失礼のないように慎重にメール文を作成しましょう。

自分で作成したものを自分自身でチェックすると、意外と見落としがあるものです。ミスがないか心配な場合は、家族や社会人の先輩、キャリアセンターのキャリアカウンセラーなどに事前にチェックしてもらうといいでしょう。

適度に改行を入れる

先程説明したように、ビジネスメールではわかりやすさが重要です。そのため、適度に改行を入れて視覚的に読みやすい文章を作成するようにしましょう

たとえば、以下の文章を見比べてください。

例文

お世話になっています。〇月〇日の会社説明会に参加予定の〇〇大学の〇〇(氏名)と申します。このたびは、説明会参加時の服装についてお聞きしたいことがあり連絡いたしました。当日はスーツまたは私服どちらでの参加が望ましいでしょうか?

例文

お世話になっています。

〇月〇日の会社説明会に参加予定の〇〇大学の〇〇(氏名)と申します。

このたびは、説明会参加時の服装についてお聞きしたいことがあり連絡いたしました。
当日はスーツまたは私服どちらでの参加が望ましいでしょうか?

改行や空行があった方が読みやすいですよね。OK例のように適度に改行を入れ、相手がメールを読んですぐに内容を把握できるようなメールを心掛けましょう。

絵文字や「!」は使わない

ビジネスメールでは、絵文字や「!」を使わないのがマナーです。そのため、就活で企業に送るときも絵文字や記号は使わないようにしましょう

ときどき、感情を表現しようと考え「ありがとうございました!」と記号を使う学生がいます。しかしこれでは、「友達感覚でメールを送っている」と思われてしまいます。ビジネスメールであることを意識し、基本的に語尾は「」で終わるようにしてくださいね。

なお、「?」については意見が分かれます。使ってはいけないわけでないのですが、迷ったときは「~なのでしょうか」と書いた方が無難です。

シンプルなメールアドレスを使う

就活の問い合わせメールで使うアドレスは、自分の名前などが入ったシンプルなものを使いましょう。というのも、奇抜なメールアドレスは相手に違和感を与えたり悪目立ちしたりする可能性があるからです

たとえば、「naitei-kudasai-lv_vl@~」というメールアドレスだと「おや?」と思ってしまいますよね。それだけで合否が決まることはありませんが、ビジネスには適していません。

無料のフリーメールでかまわないので、就活用にシンプルなアドレスを作っておくのがおすすめですよ。

送る時間帯に気を付ける

メールは電話と違って相手が好きなタイミングで見られるため、基本的にいつ送っても大丈夫です。休日や真夜中に送っても大きな問題はないでしょう。

ただし、中には仕事のメールを携帯電話に転送・通知するように設定している人もいます。人によっては良い印象を受けない可能性もあるので、夜中や早朝は避け常識的な時間に送った方が無難です

タイミングよくメールを送れそうにない場合は、送信予約をしておくと便利ですよ。

キャリアアドバイザーコメント

酒井 栞里プロフィール

企業から回答メールにはお礼メールで返信しよう

質問に対する回答メールが届いたら、お礼のメールを送りましょう。採用担当者は忙しい業務の合間を縫って回答してくれているので、感謝の気持ちは即述べるのがマナーです。しかし、何らかの事情でメールのチェックができずに、回答メールに気づくのが遅れた場合は、極力その日のうちに、遅くとも24時間以内に返信しましょう。ただし、業務時間を過ぎ、深夜になった場合は、翌日まで待ちます。そうならないためにも、就活中はメールチェックをこまめにおこないましょう。

質問メール同様、始業1時間、お昼休み、終業までの1時間は企業側の忙しい時間帯なので、お礼メールを送るのは避けたほうがいいでしょう。返信が遅れた場合は、「ご連絡が遅くなり、申し訳ございません」と一言添えるといいですよ。

また、回答メールへのお礼メールは新規作成せず、そのまま返信しましょう。「Re:」があるまま送るのは失礼にあたるのではないかと思っている学生もいるようですが、相手が一目で何のメールか確認できるように件名を変えずに「Re:」も残したまま送るのが、忙しい相手に配慮した基本的なマナーですよ。

企業へメールを送る時間について詳しく知りたい人はこちらも読んでくださいね。

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就活の問い合わせメールの例文

最後に、ここまでのポイントを踏まえて就活の問い合わせメールの例文を紹介します。質問内容別に紹介するので、ぜひ参考にしてください。

なお、文末の氏名と連絡先は省略するので適宜追加してくださいね。

説明会の服装に関する質問

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

説明会の服装について/〇〇大学〇〇(氏名)

〇〇株式会社
人事部 〇〇様

はじめまして。〇〇大学〇〇学部の〇〇(氏名)と申します。
〇月〇日に開催予定の貴社説明会について質問があり連絡させていただきました。

説明会案内メールの中に服装に関する記載が見受けられなかったのですが、当日はスーツで伺ってもよろしいでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信いただけると幸いです。よろしくお願いします。

ESに関する質問

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

ES作成についての質問/〇〇大学〇〇(氏名)

〇〇株式会社
新卒採用グループ 御中

はじめまして。〇〇大学〇〇学部の〇〇(氏名)と申します。
この度は貴社選考にエントリーしたく、エントリーシート作成について一点確認したいことがあります。

「学生時代に最も熱中したこと」の項目について、欄内に写真を貼ることは可能でしょうか?

ご多忙の中大変恐縮ですが、ご回答いただけると幸いです。何卒よろしくお願いします。

面接日程に関する質問

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

〇月〇日面接日程の確認/〇〇大学〇〇(氏名)

〇〇株式会社
人材開発部 新卒採用担当者様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇(氏名)です。
〇月〇日11時より開始予定の2次面接について確認したいことがあります。

1次面接のときは面接予定時刻の30分前に到着するようご指示があったのですが、
2次面接も同様に30分前に伺った方がよろしいでしょうか?

ご多忙の中大変恐縮ですが、ご確認いただけると幸いです。
よろしくお願いします。

内定通知後の質問

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

【〇〇大学〇〇(氏名)】内定承諾書類の提出について

株式会社〇〇
人事部 採用担当〇〇様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇(氏名)です。

この度は内々定をいただき誠にありがとうございます。
来春から貴社の一員として働けることを心よりうれしく思っています。

さて、内定承諾書類について1点質問があります。
提出書類の中に住民票と記載があったのですが、来週引っ越しをする関係で期日まで準備が難しい状況です。
〇日までには用意できると思うのですが、それまで待っていただくことは可能でしょうか?

お手数をおかけして申し訳ありませんが、ご確認いただけると幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

複数の質問をするとき

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

1次面接について/〇〇大学〇〇(氏名)

〇〇株式会社
人事部 採用担当者様

お世話になっております。〇月〇日面接参加予定の〇〇大学〇〇学部の〇〇(氏名)です。
この度は、1次面接のご案内に関するメールをいただきありがとうございました。
つきましては3点質問があります。

①面接の所要時間はどれくらいでしょうか。
②当日の受付場所はどちらでしょうか。
③履歴書以外に持参すべきものはありますでしょうか。

以上、ご返信いただけると幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いします。

回答に対する返信

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

Re: 面接日程の変更について ※回答メールのまま

〇〇株式会社
総務人事部 〇〇様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇(氏名)です。

お忙しい中ご返信いただきありがとうございます。
また、1次面接の日程変更につきまして柔軟にご対応いただき誠にありがとうございます。
改めて、以下の日程でよろしくお願いします。

(変更前)〇月〇日13時~
(変更後)〇月〇日15時~

当日は〇〇様(担当者)にお会いできるのを楽しみにしています。
どうぞよろしくお願いします。

就活メールの返信について詳しく知りたい人はこちらも読んでくださいね。

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問い合わせメールはマナーを押さえて送ろう

就活中にわからないことがあれば、企業に問い合わせメールを送って確認しましょう。疑問点を解消することにより、自信を持って選考に臨めます。

就活中の問い合わせメールは、マナーを押さえてわかりやすい内容で送るのが基本です。件名や文末の署名を忘れる学生が多いので、特に気を付けてくださいね。また、送信する前には誤字脱字や敬語の誤用がないかいま一度確認しましょう。

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記事の編集責任者

北原 瑞起きたはら みずき

新卒でポート株式会社へ入社。入社2年目に年間1億2千万円の売上を記録し、全社の年間MVPを獲得。現在は、リクルーティングアドバイザーグループの責任者として、年間300社の採用支援及び、年間2,000人の学生の就活相談に乗り、企業と学生の最良なマッチング機会の創出をおこなっている。プロフィール詳細

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