応募書類の正しい封筒の書き方を解説|イラスト付き正解例あり

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コラムの目次

  1. 正しい封筒の書き方をマスターして企業に丁寧さをアピールしよう
  2. 封筒の書き方にルールがある理由を知ろう
  3. 採用担当者が書類をカテゴライズするため
  4. 相手に対する最低限のビジネスマナーであるため
  5. 就活に適した封筒選びの3つのポイント
  6. サイズは「角型A4号」か「角型2号」
  7. 色は白がおすすめ
  8. 学校指定の封筒は企業の要望に合わせて使おう
  9. いよいよ本番! 封筒の書き方実践編
  10. 使用するペン
  11. 表面の書き方
  12. 裏面の書き方
  13. 添え状
  14. 書類を企業に郵送する場合の注意点
  15. 普通郵便でOK
  16. 料金目安
  17. どうしても間に合わないとき
  18. シチュエーション別で解説! 就活での封筒の渡し方
  19. 受付に渡す
  20. 面接官に直接手渡す
  21. 必ず押さえたい! 封筒で注意したい4つのポイント
  22. ①汚れている・折れている
  23. ②書類の向きが逆さま
  24. ③書類はコピーを取っておく
  25. ④消印有効と必着の違い
  26. 正しい封筒の書き方をマスターして企業に丁寧さをアピールしよう

正しい封筒の書き方をマスターして企業に丁寧さをアピールしよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

「応募書類の封筒のサイズは? 色は?」
「面接官に手渡す場合って封筒はどうするのかな」

エントリーシート(ES)や履歴書の作成は就活をおこなう上で避けては通れません。応募書類を提出する際に、封筒の扱いに悩んだ就活生もいるのではないでしょうか。

書類ひとつとっても郵送だけでなく面接官へ手渡しの場合もありますし、封筒の書き方にも就活マナーがあります。きっちりと封筒までルールに則った応募書類を作成する、几帳面で丁寧な姿勢は評価にもつながりやすいですよね。

この記事では応募書類の正しい封筒の書き方を詳しく解説します。就職活動のみならず、入社後のビジネスマナーとしても役に立つので、しっかりと基本を押さえておきましょう。

封筒の書き方にルールがある理由を知ろう

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就活生

そもそもどうして応募書類の封筒の書き方に決まりがあるのでしょうか。

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キャリアアドバイザー

書類を正しく丁寧に書くことは、相手への礼儀であるとともに、書類をカテゴライズする役割があります。

「肝心な中身がそろっていれば封筒の書き方なんて誰も見ていない」と考える学生もいるかもしれません。

しかし、封筒にかかわらず、企業に提出するものは正しく・見やすく書くことが社会人としての礼儀です。企業には毎日たくさんの資料が届きます。中でもESや履歴書はひとりの学生の将来にかかわる重要な書類です。封筒のルールは「中の応募書類を素早く把握するための工夫」というわけです。

採用担当者が書類をカテゴライズするため

封筒の役割のひとつ目は、書類をカテゴライズすることです。応募書類の数が多いとはいえ、見落としがあっては困りますよね。封筒のフォーマットをそろえて企業側が管理しやすい形で提出することで、採用担当者の目に必ず触れるように強調することができます。

たとえば、履歴書を提出する封筒には必ず「履歴書在中」と封筒に記す必要があります。履歴書以外の応募書類の場合には「応募書類在中」です。このようなルールを守ることで書類をカテゴライズし、採用担当者にいち早く書類を開けてもらうように促すことができます。

相手に対する最低限のビジネスマナーであるため

封筒を含む提出書類を正しく記入することは、社会人としての最低限のビジネスマナーに当たります。誤字脱字が多い封筒や書類だと、目を通す際に相手の時間を取ってしまいますよね。だからこそ、書類作成には一律のルールが設けられています。顔の見えないやり取りの中で相手に誠意を見せるためにも、書類は封筒まで丁寧に作成しましょう。

就活に適した封筒選びの3つのポイント

では、就活シーンに適した封筒とはいったいどのようなサイズ・色の封筒を指すのでしょうか。就活用の封筒選びの基本的なルールを知ったうえで、どうしてもわからない学生は「就職活動用」と示されているものを選ぶかお店の人に聞いて見るのもいいですね。

サイズは「角型A4号」か「角型2号」

封筒のサイズは書類がそのまま入る「角型A4号(312×228mm)」か「角型2号(332×240mm)」を選びましょう。長形封筒は郵送費を抑えられますが、書類を折る必要があるので避けてください。書類を折ると折り目の跡が汚いうえに、取り出しの際に採用担当者を手間取らせてしまうからです。書類はクリアファイルに入れておくと、雨の日でも安心して郵送できますね。

色は白がおすすめ

封筒の色は、丁寧な印象を与える白がおすすめです。封筒の素材が薄いと中身が透けてしまうので、厚みのあるものを選ぶようにしましょう。白い封筒は大切な顧客や取引先に対して送る書類に使います。茶封筒は一般的に正式なビジネスの場では使用されません。

学校指定の封筒は企業の要望に合わせて使おう

封筒によっては学校の名前が記載されたタイプのものもあります。このタイプは「学校指定の封筒」と呼ばれ一般的に大学内の書店や生協で購入可能です。企業によっては学校指定の封筒での書類提出を求めてくる場合があるので、就活が本格化して在庫が少なくなる前に用意しておきましょう。

特に封筒に指定がない場合は無理にこだわる必要はありませんが、忘れがちな「履歴書在中」の表記も最初から記載されているので不安な人は学校指定の封筒で統一するのも手ですよ。

キャリアアドバイザーコメント

酒井 栞里プロフィール

学校指定の封筒は就活を想定して作られている

就活シーンで使う学校指定の封筒と通常のものとの違いは「履歴書やエントリーシートを入れることを前提に作られているかどうか」です。学校指定の封筒は、大学生が履歴書を入れることを前提にしているので、色・サイズ・透けにくさ・必要事項の記入欄などが就活仕様になっています。封筒の差出人欄に学部や学科が記載できるところもあります。

封筒とセットで売られている履歴書の記入欄も「学生時代に力を入れたこと」「志望動機」など大学生の就活に必要な項目欄が大きく記載されています。「マナー面が心配」「必要事項の書き漏れがないか不安」という学生は、学校指定の封筒を選ぶと失敗しにくくなりますよ。

いよいよ本番! 封筒の書き方実践編

封筒の基本的なルールを押さえたところで、実際に企業に向けて封筒を書いてみましょう。なるべく机の周りを片付けて、肝心の書類と封筒を汚すことがないように気を付けてくださいね。

企業の数が多いと流れ作業になってしまいがちな宛名書きですが、心を込めてひとつひとつ丁寧に記入しましょう。

使用するペン

ペンは水性インクを避け、油性インクのものを使用します。消えるタイプのボールペンも正式な書類には向いていません。大きな封筒に対して細すぎると文字が読みにくい可能性があるのでペンの太さは1.0~1.5mmがおすすめです

表面の書き方

封筒の表面は最も目立ちやすく、会社の企業名を記載する面でもあるのでとくに慎重に書きましょう。会社の住所は勝手に省略などせず、募集要項通りに表記してくださいね。

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キャリアアドバイザー

個人は「様」、企業や部署宛は「御中」は間違えやすいポイントなので注意しましょう。

裏面の書き方

封筒の裏面は学生の情報がメインとなります。就活用の書類には名前と一緒に大学の学部と学科を記載します。日付は郵送の場合は投函日、持参の場合は面接官に渡す日で中身と統一しましょう。

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キャリアアドバイザー

郵便番号の抜けや漏れがないかもしっかりと確認しましょう。

添え状

ビジネスシーンでは、書類を郵送する場合には添え状を同封します。添え状には、企業の担当者への挨拶と書類の内容を簡単に記載します。添え状のほかに、送付状、カバーレターなどと呼ばれることもありますね。

添え状に書く項目は以下の通りです。抜けや漏れがあるとかえって失礼になってしまうので、最後まで気を引き締めて作成しましょう。

添え状の必要項目
  • ①日付
  • ➁宛名
  • ③名前と連絡先
  • ④件名
  • ⑤挨拶と本文
  • ⑥書類の内容の箇条書き
  • ⑦締め

キャリアアドバイザーコメント

塚田 未樹プロフィール

封筒が見やすいことは相手への気遣いにつながる

封筒を採用担当者に見やすい形式で書くことのメリットは「採用担当者への気遣いを感じさせること」です。封筒が読みにくかったらそれだけで分別にひと手間とらせてしまいます。封筒をパッと見ただけで、誰からの何の書類かが分かるように、相手に配慮して書きましょう。

丁寧な書類を作成したら、採用担当者から「礼儀正しい人物」という印象を抱いてもらいやすいですよ。手紙のマナーから一般常識や社会人としての資質が透けて見えるからです。字が乱れていたり、記入漏れがあったりすると、注意力が散漫だという印象を与えかねません。封筒も履歴書の一部だと思って、丁寧に準備しましょうね。

また下記の記事でもESを郵送する際の封筒の注意点について解説しているので、参考にしてみてくださいね。

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書類を企業に郵送する場合の注意点

書類を企業に郵送する際、自分の手元から離れた後にちゃんと届くか不安になってしまう人もいるかもしれませんね。ここでは郵送の方法や料金目安など、郵送の際の注意点について解説をしていきます。

普通郵便でOK

履歴書やESを郵送で送る場合には、普通郵便で送るのが一般的です。「きちんと届くか不安だから簡易書留がいい」というのは就活生としては立派な心掛けですが、簡易書留は受け取り時に手間がかかる可能性があるので避けた方が無難です

地域や投函した時間帯によって若干のばらつきはありますが、基本的には2〜3日で企業に書類が届くと思って問題ありません。

料金目安

履歴書だけの場合切手料金は140円(100g以内)になることが多いようですが、追加されるESの枚数など重さによって郵便料金が変わるので、正確に測ってから切手を買いましょう。郵便窓口でそれぞれの書類の重さを測ってくれます。切手の枚数はなるべく少ない枚数に抑え、担当者が受け取った時に見栄えの良い封筒にしましょう。

どうしても間に合わないとき

「どうしても提出の期限がギリギリになってしまう」と言うときは速達を使っても大丈夫です。通常の郵送の料金より290円加算になりますが、速達であれば最速翌日に届けることができます

土日祝日も配達してくれるので、締め切り間近のときは速達の方が良いかもしれません。しかし、万が一間に合わなかった時には選考が受けられなくなる可能性もあるので、郵送での提出は余裕を持って行動しましょう。

シチュエーション別で解説! 就活での封筒の渡し方

封筒の渡し方にも、いくつかパターンがあります。シチュエーションに沿ったマナーをマスターしましょう。

受付に渡す

受付で書類を先に回収する際は、封筒に入れたまま担当者に応募書類を引き継ぎます。中身の書類を読むのは別の担当者である可能性が高いため、封筒から出す必要はありません。このとき渡す方向は、受付のスタッフが読みやすい方向に向き直してから渡すのがビジネスマナーです

面接官に直接手渡す

就活シーンでもっとも多いのは部屋に入り、面接官に直接書類を渡すケースです。このケースでは、封筒から書類を出し、クリアファイルごと面接官に渡しましょう。この時封筒は応募書類の下に重ねるようにして面接官に手渡します。渡すときは書類に両手を添え、面接官が文字を読みやすい方向に向き直すのも忘れずに

必ず押さえたい! 封筒で注意したい4つのポイント

封筒を作成するときに注意すべきポイントをまとめました。誤った情報やなんとなくのイメージをもとに封筒を作成してしまうと、取り返しのつかないミスや悪印象につながりかねません。郵送する前にもう一度、最終チェックをしましょう。

①汚れている・折れている

封筒が汚れていたり折れていると、担当者に雑な印象を与えてしまう可能性があります。中の資料を見る前にまず一番に担当者の目に入るのが封筒です。企業への提出書類の一つとして、封筒の汚れや欠損には十分注意しましょう

②書類の向きが逆さま

繰り返しになりますが、就活シーズンになると面接官のもとには何十枚もの書類が日々届きます。書類の向きが逆さまだと目を通す際、面接官の手を煩わせることになりますよね。相手の目線に立って作業をしやすい環境を整えておくことも礼儀の一つです

③書類はコピーを取っておく

書類を送ってから面接まで数日空いている場合、選考に送った資料がないと面接の直前対策に不便です。また、他の企業に書類を応募する際の参考にもなりますので、応募書類は必ずコピーを取っておきましょう

④消印有効と必着の違い

応募書類の注意書きに「○月○日消印有効」「○日必着」などの到着日時に関する詳細が指定されていることがあります。

消印有効と必着の違い
  • ○月○日消印有効→○日までの消印が押されている限り書類の受付可能
  • ○月○日必着→○日を最終日として必ず指定の場所に届いていなければならない

消印とは郵便切手の使用の印として押す日付印です。必着と消印有効の意味を間違えると、最悪の場合書類の提出期限に間に合いません。○日必着は「○日に発送する」という意味ではないので、出来る限り早めの郵送を心がけましょう

キャリアアドバイザーコメント

塩田 健斗プロフィール

封筒の文字バランスも注意点のひとつ

就活シーンの封筒の書き方で注意したいことのひとつとして「宛名の文字のバランス」が挙げられます。字が上手でない人でも文字の大きさのバランスさえ整っていたら見栄えがよくなります。ポイントは、封筒の真ん中に企業名や採用担当者の名前を書くことです。最初に、封筒の真ん中をとらえて、何を書くかを考えてから書き始めましょう。

企業名などは住所より大きい文字サイズで書くようにします。封筒の中央を挟んで企業名と部署を書いても大丈夫です。「履歴書在中」などを手書きする場合は、赤枠で囲まなくても問題ありません。もし囲むなら定規を使って書いたほうが見た目もキレイですよ。社会人でも人によって宛名書きは緊張するものです。まっすぐバランスよく書けるよう練習しておくのもいいですね。

また、万が一最終確認で履歴書などの書類のミスが見つかった場合にはこちらの記事を参考にして、対応しましょう。

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正しい封筒の書き方をマスターして企業に丁寧さをアピールしよう

応募書類は受け取る担当者の気持ちを考えて作成することが大切です。封筒ひとつとっても、企業に渡す書類は心を込めて丁寧に作成しましょう。添え状などで礼儀さを印象付けられれば、面接前の段階でプラスイメージを持ってもらえる可能性もあります。正しい封筒の書き方をマスターして好印象につなげましょう。

記事の監修責任者

北原 瑞起きたはら みずき

新卒でポート株式会社へ入社。入社2年目に年間1億2千万円の売上を記録し、全社の年間MVPを獲得。現在は、リクルーティングアドバイザーグループの責任者として、年間300社の採用支援及び、年間2,000人の学生の就活相談に乗り、企業と学生の最良なマッチング機会の創出をおこなっている。プロフィール詳細

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