エントリーシートの封筒での郵送方法｜書き方も画像つきで解説

エントリーシートを封筒で送るには

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

「ESの郵送を求められて焦ってしまった」
「早めに郵送マナーを調べておくべきだった」

と、エントリーシート（ES）や履歴書の郵送で苦労した就活生の声をよく聞きます。さまざまなコミュニケーションをメールやSNSでおこなう昨今、書類の郵送に慣れていない就活生は多いようです。しかも、ESを作ることに注力するので郵送のマナーは後回しになりがちですよね。

企業がESの郵送を求めるのは、監修的な面もありますが、応募者の個性やマナーを見る企業もあると考えておいて損はないでしょう。丁寧な仕事をする人か、大雑把で雑な仕事をする人なのかが分かりやすく表れるといえるでしょう。

封筒にESを入れる前のチェックポイント

ESの完成後、マナーも確認せずに直接封筒に入れてそのまま送ってしまったという失敗談を聞いたことがあります。そのような失敗をしないために、郵送前のチェックポイントをしっかり押さえておきましょう。まずは、事前に以下のものを準備しておく必要があります。

では、ここからは封筒にESを入れる前に気をつけておくべきポイントを解説します。

こちらの記事では、ESを郵送する際のマナーや役立つアドバイスを詳しく解説しています。応募先企業から評価を得るためだけではなく、社会人のマナーを知るという意味でも、ESを郵送する前にチェックしてみてください。

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書類はクリアファイルに入れよう

ESはクリアファイルに入れてから封筒に入れます。クリアファイルに入れることで、郵送途中に雨で濡れたり、書類が折れたりすることを防いでくれます。クリアファイルは無色透明のものを選びます。

クリアファイルに入れる順番は、送付状→ES→その他の応募書類です。書類の向きは、 封筒の表面に同封する書類の表面がくるように揃えて入れましょう。書類の入れ方がバラバラだと、受け取る人が整え直さないといけません。書類の順番、表裏、上下をきれいに整えてから入れましょう。

油性ペンを使う

宛名書きには、黒色の油性サインペンが適しています。読みやすい文字を書くことができ、耐水性もあります。水性ペンや万年筆は雨でにじむ可能性があるのでおすすめしません。やや太めの油性のペンを選びましょう。

普通郵便で送ろう

郵送は普通郵便で送りましょう。速達や簡易書留はおすすめしません。速達だと締め切りギリギリに慌てて送っている印象を与えやすいです。どうしても間に合わない場合は仕方がありませんが、計画性があるかどうかが見られている可能性もあるので気をつけましょう。

簡易書留や宅配サービスは確実に送ることができますが、受け取る人が対面で受領印を押す手間があるので、避けたほうがいいでしょう。

また、郵便物の追跡サービスが付いているレターパックの利用もおすすめです。レターパックの利用に関してはこちらの記事を参考にしましょう。

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封筒の選び方

市販の封筒を購入する場合、茶色より白を選んだほうがいいです。薄手の茶封筒はしわができやすく、中身が透けてしまう可能性があります。また、茶色の封筒は他の郵送物に紛れやすいので、重要書類の郵送に向いていません。透けない加工がしてある白の封筒がいいでしょう。また、すでに大学名などが印字されていている「学校指定」の封筒でもOKです。

サイズは角形A4号、角形2号など大きめの封筒を選びましょう。小さい封筒が悪いわけではありませんが、いくつも折り目が付いた書類より折り目の少ない書類の方が美しく、手にとった時の印象がいいです。

また、ESのサイズはA4サイズが一般的ですが、A3など大きいサイズのESの場合は真ん中でふたつ折りにして封筒に入れましょう。

封筒の書き方【表面】

封筒への宛名と宛先の記入は、全体のバランスを考えながら、丁寧な文字で記入しましょう。自分の文字に自信がなくても、丁寧さは伝わります。雑に書くと書き手のいい加減さが一目瞭然で伝わるので気をつけてください。

封筒の書き方だけでも、多くのマナーがあります。ミスのないようにしっかり確認しておきましょう。

①企業や住所を省略さずに書く

募集要項に企業名が（株）と略して書いてある場合がありますが、封筒や送付状では略さずに記載しましょう。

番地などは漢数字でも算用数字でもいいですが、迷ったら募集要項のとおりに書きます。1や7と‐（ハイフン）を間違えやすいので、「丁目・番地・号」を用いたほうが安心でしょう。

②個人宛ては「様」・企業や部署宛は「御中」

送付先が「○○担当宛」となっていた場合、「ご担当者様」か「担当者様」で悩む人がいるかもしれません。結論からいうと、どちらでも問題ありません。

本来「ご担当者様」という言葉は「ご」と「様」の二重敬語となっているので文法的には不適切とされています。しかし、広くビジネスシーンで定着しているので、使用しても問題ありません。

③応募書類在中と赤字で書く

封筒の左下に「応募書類在中」と赤字で書きましょう。書類の中身がひと目で分かるようにする目的で記載します。企業には日々多くの郵便物が届きます。特に大企業だと多くの部門があり、社内で郵便物が迷子になることも珍しくありません。送り先の部門へ確実に届けるためにも記載しておきましょう。

また、文字に枠を付けても付けなくてもどちらでもいいですが、付ける場合は定規を使って丁寧に書いてください。あらかじめ印字されている封筒はそのまま使用しましょう。

④切手はできるだけ少ない枚数で貼る

切手はできるだけ少ない枚数を左上にきれいにのり付けしましょう。切手を何枚も貼って送ると見栄えがよくないので、少ない枚数で送ってください。角形A4号、角形2号は定型外郵便となります。重さによって郵便料金が違うので、重さを正確に測り、料金を調べてから切手を購入しましょう。

もし、郵便料金が足りなかったり、郵送途中で切手がはがれてしまったりしたら送り返されてくるので注意をしてください。心配な場合は、郵便局の窓口に直接持っていくと、その場で測ってくれるので確実です。

封筒の書き方【裏面】

封筒の裏面には差出人情報を記載します。学校指定の封筒で表面に差出人情報を書く枠がある場合は、表に記載して問題ありません。封をする際も、正しい閉じ方のマナーがありますので覚えておきましょう。

①封筒の左側に住所と大学名、学部、学科、氏名を書く

裏面の左側の下寄りに、自宅の郵便番号・住所・大学名・学部・学科・氏名を記入します。表の宛先よりも小さめの文字で、左半分に収まるように書きましょう。封筒の中央を境に分けて差出人情報を記載する場合もありますが、サイズの大きな封筒を使う場合は、左半分に収めて書いた方がいいです。

②郵送する日付を書く

裏面の左側の上寄りに、投函日を記入します。ESを書いた日付ではなく書類を投函する日を記入してください。和暦でも西暦でもいいですが、送付状やESと統一をしましょう。

③のりで留めて「〆」と書く

セロハンテープだと郵送途中ではがれる可能性があるので、のりや両面テープでしっかり留めてください。液状のりは付けすぎると中の書類や他の郵送物に付着して汚れる可能性があるので、粘着力のあるスティックタイプののりがおすすめです。

しっかり封をしたら、綴じ目の中央に「〆」と書きます。「〆」は封筒をしっかり閉じて、宛名の人物以外に開封されていないという証明です。他に「締」や「封」などもよく使われますが、「〆」の使用が無難でしょう。「×」のマークではありませんので、間違えないようにしてください。

送付状の書き方

送付状は、A4サイズ、横書きで作成しましょう。ビジネスシーンでは、書類を送付する時に必ず送付状を添えます。送り先への挨拶と、送付する内容物を分かりやすく記して漏れがないようにする役割があり、添え状やカバーレターともいわれています。

送付状を書く際は、特に文の配置に注意が必要です。日付は右寄せ、宛名は左寄せなど、受け取った人が読みやすいように考慮されたルールがあるので、全体のバランスもしっかり確認してください。では、詳しく送付状の書き方を解説します。

①右上に日付を書く

1行目に日付を書いて、右寄せにします。日付は投函日です。ESを書いた日付ではないので注意をしてください。

②宛名を書く

日付を改行したあと、左寄せで宛名を書きます。会社名、部署名、担当者名など、募集要項に記載している宛名を書きます。住所を書く必要はありません。封筒の宛名と同様、株式会社は略さずに書き、「様」「御中」に気をつけましょう。

③大学名や氏名、連絡先を書く

宛名を改行したあと、右寄せで差出人の情報を記載します。記載するのは、所属の大学名、学部、学科、名前、住所、電話番号、メールアドレスです。ここでも、学部や住所、氏名は略さずに書きましょう。電話番号やメールアドレスは連絡がつきやすいものを記載してください。

④件名を書く

差出人情報の後1行あけて、件名を中央に記載します。件名は「選考応募書類の送付につきまして」で問題ありません。太文字にしたり、大きめのフォントを使ったりして目立たせてください。

⑤本文

件名の後１行空けて、本文を書きます。本文の構成は以下のとおりです。

ビジネス文書を初めて書く人にとっては難しく感じると思いますが、それぞれの意味を理解しておくとそれほど難しくはありません。

「拝啓」で書き出して「敬具」で結ぶ

前文の書き出しは「拝啓」から始まります。末文の最後は「敬具」を右寄せです。「拝啓」は頭語、「敬具」は結語といい、昔からフォーマルな手紙を書く際に使われてきた言葉です。拝啓は「つつしんで申し上げます」、敬具は「つつしんで申し上げました」という意味があり、相手に対する敬意をあらわしています。

より格式が高い言葉だと「謹啓」「敬白」があり、親しい間柄などで簡略化する場合は「前略」「草々」を使います。ビジネス文書では、「拝啓」「敬具」を使うことが一般的です。

あいさつをする

前文では拝啓の後、あいさつ文を書きます。

このあいさつ文には、会社が栄えていることを祝福しているという意味があります。季節の言葉を使う時候の挨拶を入れる場合もありますが、ビジネス文書では季節を問わない上記のような繁栄を祝うあいさつ文がよく使われます。

自己紹介や書類を送付する旨を簡潔に書く

簡単な自己紹介文、書類を送付する旨の文、気持ちを表す文を書きます。全体で3～4行程度で収まるよう簡潔に書きましょう。気持ちを表す文では、応募する会社に対して自分なりの思いを伝えるといいです。最後に「敬具」で締めるのを忘れないようにしましょう。

自己紹介の書き方はこちらの記事も参考にしてみてください。

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⑥記書き

記書きとは、情報をリスト化して簡潔に表記する時に使います。文章にすると伝わりにくい事項も一目で分かりやすくすることが可能です。「敬具」のあとに1行空けて、以下の文を順に書きます。

⑦「以上」を忘れずに書く

箇条書きの改行後、右寄せして「以上」と記載します。「以上」には、「用件はこれで終わりです」という意味があります。「2枚目があるかもしれない」という誤解を生まないことや、第3者が不正に追記しないことを考慮しているので必ず記載しましょう。

補足ですが、ビジネスメールの本文で、頭語、結語、時候や繁栄を祝う挨拶は不要とされています。そもそもメールは、正式なビジネス文書を簡略化したものとされているからです。手紙や文書だけの使用と覚えておいてください。

郵送する前にもう一度確かめよう！

郵送をする前に、誤字脱字がないか、同封漏れがないか入念に確かめましょう。改めて募集要項も見直してください。チェック内容は以下のとおりです。

誤字脱字はないか

封筒を含めたすべての書類を見直し、誤字脱字がないかチェックをしましょう。声に出して読みながら指さし確認をすると確実です。多くの学生がきちんと仕上げているなかで、誤字脱字が多い学生は当然評価が下がります。志望度が低いと見なされたり、仕事でもミスをする人物だと思われたりするのでしっかり確認しましょう。

また、改めて読んでみて文章に違和感があることに気づいたら、正しい表現に直して完璧に仕上げましょう。よっぽど時間がない場合を除き、間違いを見つけたら一から書き直しが基本です。

封筒の宛先とESの提出先が同じか

改めて募集要項を見直して、封筒の送付先とESの提出先が同じか確認しましょう。せっかく完璧に仕上げた書類でも、送付先を間違えて採用担当者の手元に届かなかったら評価すらされません。

特に複数社応募している場合は、1社ごとにしっかり確認をして送りましょう。封筒の送付先と中身が違うことがないように注意をしてください。

封がしっかりしてあるか

封筒と書類に間違いがないことを確認したら、最後はしっかりのり付けをしましょう。のりが乾いた状態で封がはがれやすくなってないかチェックし、「〆」を書いて完了です。

応募書類の封筒の書き方についてはこちらの記事でも紹介をしているので、最終確認も兼ねて読んでみてくださいね。

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封筒の書き方や入れ方を守って送付しよう

郵送のマナーは単なるルールではなく、受け取る相手への気遣いであることを忘れないようにしてください。ESの作成だけでも大変なのに、封筒や送付状も完璧に仕上げるのは本当に骨の折れる作業だと思います。

しかし、封筒や送付状も含めてあなたの人生を決める大事な書類です。それらの書類を大切に丁寧に扱うことは、送り先の相手への敬意を表すだけでなく、自分の人生を大事にするということにつながっています。

封筒の書き方や入れ方などの細かいマナーも、就職活動を成功に導くための通過点だと思って、手を抜かずにおこなってください。