内定後に送るメールの書き方|お礼や内定者懇親会の返信例文をご紹介

この記事のアドバイザー

桑原 翔

大学卒業後、アミューズメント業界にて接客と店舗管理、人材教育を行いました。その後、不動産業界に入社し半年で2億円を売り上げる。人の教育や悩みの相談に乗ることでその人の人生のきっかけになりたいと思い人材業界に転身。1人で抱え込まずに気軽にまずはご相談をしてください。

コラムの目次

  1. 内定後も企業とメールのやりとりをすることは多い
  2. 内定後も守りたい基本のメールマナー3つ
  3. 内定後に送るお礼メールの書き方
  4. 内定者懇親会に返信する際のメール
  5. 内定後もメールのやり取りは丁寧におこなおう

内定後も企業とメールのやりとりをすることは多い

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。企業から内定が出た後も、メールでやりとりをすることは多いです。むしろ、内定後のほうが企業との連絡事項が増え、やりとりの回数が多くなるというケースも珍しくありません。内定が決まったからといって油断すると、今後の社会人生活に影を落としてしまう可能性があります。

企業からのメールに返信することもあれば、自分から送ることもあるでしょう。その際に、企業とのメールのやり取りが増えるからこそ、注意しておくべき点がいくつかあります。内定後にメールのやりとりをする際のマナーやポイントを知っておいてください。

内定後も守りたい基本のメールマナー3つ

内定後も守りたい基本のメールマナー3つ

内定後に送るメールの書き方について考える前に、基本的なマナーを改めておさえておきましょう。内定したからと言って、適当に送ることはNGです。マナーを守らずにメールを送ると、採用担当者を不快にさせてしまいます。内定したからこそ丁寧に対応し、採用担当者に「内定にしてよかった」と安心してもらいましょう。

①24時間以内に返信しよう

基本的に、採用担当者からのメールは24時間以内に返信しましょう。採用担当者は内定後にも多くのタスクを抱えています。その例が内定者懇親会や内定式などですが、これらのスケジュールを立て、その都度内定者全員に連絡する必要があるのです。返信が遅くなってしまうと、その分採用担当者の計画進捗もおくれて迷惑をかけてしまいます

「○○までに返信をください」と書いてある場合は、必ず期限を守りましょう。期限が書いていなくてもなるべく24時間以内の返信を心がけてください。24時間以内が難しくても、1週間以上間を開けるのはおすすめしません。採用担当者から催促が来てしまう前に返事をしましょう。

キャリアアドバイザーコメント

桑原 翔

レスポンスが早ければ誠実で信用できる人と思われる

社会人になると、レスポンスの速さが求められます。レスポンスが遅ければ相手から「やる気がないのかな?」と思われてしまう可能性もあります。逆にレスポンスが早ければ、やる気もあり誠実で信用のできる人と思われます。

基本的に、連絡をもらってから24時間以内には返信することを心がけましょう。また、体裁をしっかりと整えて最後まで気を抜かずにメールを作成しましょう。誤字脱字だらけのメールでは企業からの評価はよくないです。しっかりとダブルチェックをしてから送信することを意識しましょう。

②返信する際は件名を変えなくてOK

メールに返信する場合は、件名をそのままにしておいて大丈夫です。たまに「○○のご連絡」というメールに「参加いたします」と件名を変更して返信する就活生がいます。件名が新しくなっていると新規のメールに見えて、返信の内容だと一瞬で判断できません。

採用担当者は就活生だけでなく、社員や他社からもメールを受信します。その中には、自分には関係のない報告や依頼、営業メールなども含まれるので、開封の優先度が下がる傾向にあります。その点、件名に「Re:」がついていると、自分が送ったメールへの返信だと一目でわかり優先度が高くなるのです。メールを確実に確認してもらうためにも、件名はそのままにしておきましょう。

③企業の名称・部署名・役職名は省略しない

内定後に企業とメールをやり取りする際にありがちなのが、採用担当者の役職名を省略してしまうことです。選考中は「人事部 ○○様」ときちんと送っていたのが、内定後に「○○さん」という風に書き方が変わる就活生は少なくありません。本人は親しみを込めてそう呼んでいるのかもしれませんが、ビジネスメールとしては相応しくないです。

また、企業の名称も「○○株式会社」が正しい書き方であり「○○(株)」はNGです。メールのやり取りが多くなって慣れてきていても、マナーはきちんと守りましょう。「毎回しなくてもいいでしょ」と思うかもしれませんが、気持ちのいいやり取りをするためには基本的なマナーが欠かせません。最後まで基本を崩さないようにしましょう。

内定後に送るお礼メールの書き方

内定通知がメールで来た場合は、メールで返事をしても問題ありません。承諾する場合はお礼の言葉も一緒に伝えることがおすすめです。電話で内定通知を受けたという場合も、お礼メールを送ることで誠実で丁寧な印象を与えられます。

感謝の気持ちと喜びを伝えよう

お礼メールを送る際は、内定をもらったことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。例としては、以下のような文言があげられます。

感謝の言葉
  • この度は、採用のご連絡をいただき誠にありがとうございます
  • この度は、内定のお知らせをいただき誠にありがとうございます
喜びの言葉
  • 貴社の内定をいただくことができ、大変嬉しく思っております
  • 採用のお知らせをいただくことができ、大変光栄に存じます

意気込みを伝えて意欲をアピール

内定のお礼をする際は、就職の意気込みや意欲も伝えましょう。仕事への熱意があるというアピールにもなり、好印象に繋がりやすいです。就職に向けてどのようなことをするのかなど、今後の目標を述べるといいでしょう。残りの学生生活をどのように過ごすかを提示し、仕事に繋げることを伝えるのもおすすめです。例としては以下の文言があげられます。

意気込み
  • 貴社で活躍できるよう精一杯努力して参ります
  • 1日でも早く戦力として貢献できるよう精進いたします

お礼メールの例文

例文

件名:Re:選考結果のご連絡

株式会社○○ 人事部
採用担当○○様

大変お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○港 太郎と申します。

この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
貴社からの内定をお受けしたく思います。

内定を頂くことができ、大変嬉しく思っております。
4月より貴社の一員として活躍できるよう、努力して参ります。
今後もご指導のほど、何卒よろしくお願い致します。
―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:minato@☓☓☓☓☓☓.ab.jp
―――――――――――――――

最初の挨拶はお礼メールであっても忘れないようにしましょう。内定通知の連絡をメールで受けて返事とお礼を一緒にする場合は、はっきりと入社の意思を示すことが大切です。「内定をいただき嬉しいです」だけだと、面接官から見て入社するかどうかがはっきりしません。喜びの気持ちと抱負もきちんと伝えましょう。

内定者懇親会に返信する際のメール

内定後に内定者懇親会を開く企業の場合、日程などの案内をメールで送ることが多いです。案内のメールをもらったら、参加の可否を返信する必要がります。出席、欠席の2パターンの返信内容をご紹介していきます。

出席する場合は日程を繰り返し記載しよう

内定者懇親会に参加する場合は、「9月20日(木曜日)14時 ○○へ伺います」のように、提示されている日程を繰り返し記載しましょう。こうすることで、きちんと内容を確認できていることがアピールでき、採用担当者側も安心できます。

内定者懇親会に出席する際の例文

例文

件名:Re:内定者懇親会のご案内

株式会社○○ 人事部
採用担当○○様

大変お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○港 太郎と申します。

この度は内定者懇親会のご案内を頂き、ありがとうございます。
喜んで出席させていただきます。
9月20日(木)14時 ○○へ伺います。

皆様にお会いできるのを楽しみにしております。
当日はよろしくお願い申し上げます
―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:minato@☓☓☓☓☓☓.ab.jp
―――――――――――――――

欠席する際は理由を記載しよう

内定者懇親会を欠席する場合は、簡単に理由も伝えましょう。理由もなく「欠席します」だけ書くと冷たい印象を与えます。内定者懇親会は特別な理由がない限りは参加した方がいいので、採用担当者が納得するような理由が必要です。

例えば学業の都合や帰省など。ただ、これは企業側が考える懇親会の重要度によっても左右されるので、「参加自由」「無理のない範囲で構いません」などの文言がある場合は優先度を考慮して柔軟に考えても問題ありません。

欠席する場合のメール例文

例文

件名:Re:内定者懇親会のご案内

株式会社○○ 人事部
採用担当○○様

大変お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○港 太郎と申します。

内定者懇親会のご案内を頂きまして、ありがとうございます。
大変残念ですが、当日は学業の都合により出席することができません。
せっかく機会をご提供いただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。
また別の機会がありましたら参加させていただきたく思います。
―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:minato@☓☓☓☓☓☓.ab.jp
―――――――――――――――

内定後もメールのやり取りは丁寧におこなおう

内定が決まったからといって、企業とのメールのやりとりで手を抜いてよいわけではありません。むしろ、内定後から企業との関係がさらに密接になっていくため丁寧なメールを心がける必要があります。内定のお礼メールは多くの就活生が丁寧にするかもしれませんが、内定者懇親会のような出欠確認メールは手を抜きがちです。

出席する際はもちろん、欠席する際も理由を添えるなどして丁寧に返信しましょう。採用担当者は内定後もタスクをいくつも抱えているので、出来るだけ早く返信し、スムーズに計画が進むように協力できるといいですね。そのためには、早めの返信をいちばんに心がけましょう。

この記事の監修者

北原 瑞起 (きたはら みずき)

新卒でポート株式会社へ入社。入社2年目に年間1億2千万円の売上を記録し、全社の年間MVPを獲得。現在は、リクルーティングアドバイザーグループの責任者として、年間300社の採用支援及び、年間2,000人の学生の就活相談に乗り、企業と学生の最良なマッチング機会の創出をおこなっている。詳細

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