内定後に送るメールの書き方｜お礼や内定者懇親会の返信例文をご紹介

内定後も企業とメールのやりとりをすることは多い

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。企業から内定が出た後も、メールでやりとりをすることは多いです。むしろ、内定後のほうが企業との連絡事項が増え、やりとりの回数が多くなるというケースも珍しくありません。内定が決まったからといって油断すると、今後の社会人生活に影を落としてしまう可能性があります。

企業からのメールに返信することもあれば、自分から送ることもあるでしょう。その際に、企業とのメールのやり取りが増えるからこそ、注意しておくべき点がいくつかあります。内定後にメールのやりとりをする際のマナーやポイントを知っておいてください。

内定後も守りたい基本のメールマナー3つ

内定後に送るメールの書き方について考える前に、基本的なマナーを改めておさえておきましょう。内定したからと言って、適当に送ることはNGです。マナーを守らずにメールを送ると、採用担当者を不快にさせてしまいます。内定したからこそ丁寧に対応し、採用担当者に「内定にしてよかった」と安心してもらいましょう。

①24時間以内に返信しよう

基本的に、採用担当者からのメールは24時間以内に返信しましょう。採用担当者は内定後にも多くのタスクを抱えています。その例が内定者懇親会や内定式などですが、これらのスケジュールを立て、その都度内定者全員に連絡する必要があるのです。返信が遅くなってしまうと、その分採用担当者の計画進捗もおくれて迷惑をかけてしまいます。

「○○までに返信をください」と書いてある場合は、必ず期限を守りましょう。期限が書いていなくてもなるべく24時間以内の返信を心がけてください。24時間以内が難しくても、1週間以上間を開けるのはおすすめしません。採用担当者から催促が来てしまう前に返事をしましょう。

返信するタイミングや送る時間帯について悩んでいる人は、こちらの記事で詳しく解説していますよ。

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②返信する際は件名を変えなくてOK

メールに返信する場合は、件名をそのままにしておいて大丈夫です。たまに「○○のご連絡」というメールに「参加いたします」と件名を変更して返信する就活生がいます。件名が新しくなっていると新規のメールに見えて、返信の内容だと一瞬で判断できません。

採用担当者は就活生だけでなく、社員や他社からもメールを受信します。その中には、自分には関係のない報告や依頼、営業メールなども含まれるので、開封の優先度が下がる傾向にあります。その点、件名に「Re：」がついていると、自分が送ったメールへの返信だと一目でわかり優先度が高くなるのです。メールを確実に確認してもらうためにも、件名はそのままにしておきましょう。

③企業の名称・部署名・役職名は省略しない

内定後に企業とメールをやり取りする際にありがちなのが、採用担当者の役職名を省略してしまうことです。選考中は「人事部　○○様」ときちんと送っていたのが、内定後に「○○さん」という風に書き方が変わる就活生は少なくありません。本人は親しみを込めてそう呼んでいるのかもしれませんが、ビジネスメールとしては相応しくないです。

また、企業の名称も「○○株式会社」が正しい書き方であり「○○（株）」はNGです。メールのやり取りが多くなって慣れてきていても、マナーはきちんと守りましょう。「毎回しなくてもいいでしょ」と思うかもしれませんが、気持ちのいいやり取りをするためには基本的なマナーが欠かせません。最後まで基本を崩さないようにしましょう。

内定後に送るお礼メールの書き方

内定通知がメールで来た場合は、メールで返事をしても問題ありません。承諾する場合はお礼の言葉も一緒に伝えることがおすすめです。電話で内定通知を受けたという場合も、お礼メールを送ることで誠実で丁寧な印象を与えられます。

感謝の気持ちと喜びを伝えよう

お礼メールを送る際は、内定をもらったことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。例としては、以下のような文言があげられます。

意気込みを伝えて意欲をアピール

内定のお礼をする際は、就職の意気込みや意欲も伝えましょう。仕事への熱意があるというアピールにもなり、好印象に繋がりやすいです。就職に向けてどのようなことをするのかなど、今後の目標を述べるといいでしょう。残りの学生生活をどのように過ごすかを提示し、仕事に繋げることを伝えるのもおすすめです。例としては以下の文言があげられます。

お礼メールの例文

最初の挨拶はお礼メールであっても忘れないようにしましょう。内定通知の連絡をメールで受けて返事とお礼を一緒にする場合は、はっきりと入社の意思を示すことが大切です。「内定をいただき嬉しいです」だけだと、面接官から見て入社するかどうかがはっきりしません。喜びの気持ちと抱負もきちんと伝えましょう。

内定通知の返信については、こちらの記事でも詳しく解説しています。あわせて参考にしてみてくださいね。

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内定者懇親会に返信する際のメール

内定後に内定者懇親会を開く企業の場合、日程などの案内をメールで送ることが多いです。案内のメールをもらったら、参加の可否を返信する必要がります。出席、欠席の2パターンの返信内容をご紹介していきます。

出席する場合は日程を繰り返し記載しよう

内定者懇親会に参加する場合は、「9月20日（木曜日）14時　○○へ伺います」のように、提示されている日程を繰り返し記載しましょう。こうすることで、きちんと内容を確認できていることがアピールでき、採用担当者側も安心できます。

内定者懇親会に出席する際の例文

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欠席する際は理由を記載しよう

内定者懇親会を欠席する場合は、簡単に理由も伝えましょう。理由もなく「欠席します」だけ書くと冷たい印象を与えます。内定者懇親会は特別な理由がない限りは参加した方がいいので、採用担当者が納得するような理由が必要です。

例えば学業の都合や帰省など。ただ、これは企業側が考える懇親会の重要度によっても左右されるので、「参加自由」「無理のない範囲で構いません」などの文言がある場合は優先度を考慮して柔軟に考えても問題ありません。

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内定後もメールのやり取りは丁寧におこなおう

内定が決まったからといって、企業とのメールのやりとりで手を抜いてよいわけではありません。むしろ、内定後から企業との関係がさらに密接になっていくため丁寧なメールを心がける必要があります。内定のお礼メールは多くの就活生が丁寧にするかもしれませんが、内定者懇親会のような出欠確認メールは手を抜きがちです。

出席する際はもちろん、欠席する際も理由を添えるなどして丁寧に返信しましょう。採用担当者は内定後もタスクをいくつも抱えているので、出来るだけ早く返信し、スムーズに計画が進むように協力できるといいですね。そのためには、早めの返信をいちばんに心がけましょう。