内定承諾書の期限は？ 延期のマナーやお願いメールを例文付きで解説

内定承諾書は意志が固まってから提出しよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生からよく、

「内定承諾書を受け取ったがいつまでに返信をすれば良いのかわかりません」
「内定承諾書の返信期限を伸ばしてもらいたいのですが、そのようにお願いをしても問題ないのでしょうか？」

といった質問を受けます。内定獲得後に受け取る内定承諾書は本来嬉しいものですが、就活の進み具合では悩みの種に感じる方もいることでしょう。

この記事では、内定承諾書とは何かということから、内定承諾書の提出期限について、そして、内定承諾書の返送期限を延長してもらうためのコミュニケーションの取り方について解説します。

内定承諾書は、前提としてその企業に入社する意志が固まってから提出するものです。ぜひ、事前に知識をつけて納得のいく就職活動を進めてくださいね。

内定承諾書とは入社の意志を示した誓約書のこと

そもそも、内定承諾書とは何かを説明します。就活では入社を希望する学生が志望の企業に選考の申し込みをします。選考の結果、内定を獲得した企業から送られる「内定を承諾しその企業に就職することを誓約する」ための書類が内定承諾書です。

なかには「入社誓約書」「入社承諾書」と呼ぶ企業もありますが、目的としては内定承諾書と同様の書類です。

学生の立場から考えると、内定承諾書を提出した企業に入社の意志を固めたことを伝えるための書類になります。企業の立場から考えると、入社予定の学生を確定させるための書類になります。

企業側は内定承諾書を受け取った学生を正式な内定者と位置付けて、入社に向けたさまざまな準備を進めていくのです。内定承諾書の意味を知らずに軽率に署名をして返送してしまうことは学生にとっても企業にとっても避けたい行動と言えます。

企業が内定承諾書を提出させる理由

内定承諾書を提出される理由がわかれば、きちんと対応する重要性についても理解できます。内定を出した学生に内定承諾書を提出させる企業側の理由について、それぞれ解説していきます。

入社意志を確認するため

内定承諾書を提出させる目的の1つは、内定を出した学生の入社意志を確認するためです。面接の段階では、どの学生も「御社が第一志望です」と答えるでしょう。

実際には第一志望の企業が他にあっても、そのことをきちんと伝える学生は少ないのではないでしょうか。内定の連絡をした後に、別の企業に入社するという理由で内定を辞退する学生も一定数います。

企業は、内定者の入社に向けてさまざまな準備を進めていきます。また、新卒内定者の確保のために時間や費用を掛けているため、入社の直前で内定辞退の連絡を受けると、再度候補者を探したり、これまでの準備が1からやり直しになったりと大きな影響を受けることになります。

このような事態を防ぐために、内定を連絡した段階で最終の入社意志を確認するために内定承諾書の提出を求めます。

内定辞退を防止するため

実は内定承諾書自体には法的拘束力はありません。しかし「入社の意志があることを誓約する」という書面を学生に提出させることで、学生側としては「内定辞退はできない」という気持ちになります。

このような心理的な拘束力をもたせる目的も内定承諾書を提出させる理由の1つです。仮に内定承諾書の提出がなかったと仮定しましょう。

初めは志望していた企業から内定を獲得できて喜んでいた学生も、4月1日の入社日が近づくにつれてその気持ちに変化が生じてしまう可能性も否定しきれません。その結果、入社日直前に、入社を辞退する学生が出てきてしまうこともあるでしょう。

トラブルを防止するため

内定承諾書を提出させる目的には「学生と企業間でのトラブルを防止するため」ということもあります。

たとえば、企業から送付される内定承諾書には「内定期間中に下記事項か生じた場合は、内定取り消しされても不服申し立てはいたしません。」といった記載がある場合があります。
そして、この文言に続く形で次のような事項が提示されています。

残念ながら、内定獲得後にたがが外れたように自由な気持ちになり、何らかの問題行動を起こす学生もいるのです。そのような学生が入社してくることは企業にとっても不利益につながります。

内定承諾書の期限は？

企業側も限られた時間のなかで採用活動をおこなっているため、内定承諾書には期限がある場合がほとんどで、期限までに自分の答えを出す必要があります。

企業によって内定承諾書の提出期限は異なりますが、一般的に内定承諾書の期限はどのように定められているのかを解説します。期限を守って内定承諾書を提出しましょう。

2週間以内が多い

学生が企業から内定承諾書を受け取ってから提出するまでの期限としては、2週間以内としている企業が多いです。内定承諾書の提出期限は、各企業の裁量で決められています。

短い場合だと、1週間以内、長い場合だと1ヵ月以内の場合もあります。内定承諾書を受け取ったら、まずは提出期限がいつかを確認するようにしましょう。

また、内定承諾書は企業から内定の連絡を受けてから数日後に届く場合もあれば、内定通知書と同封されて送られてくる場合もあります。

企業が提出を急かす場合もある

内定を獲得したということは、企業からみて魅力的な人材であるということです。そのため、優秀な人材を他の企業に取られてほしくない、自社に入社を決めてほしいという思いの強い企業の場合、企業側が内定承諾書の提出を急かす場合もあります。

もちろん、第一志望の企業であれば、学生側もすぐに提出ができるでしょうが、じっくりと考えたいと思う場合には、企業に急かされても焦らない方が良いです。

どの企業に入社するかの意志決定は今後の社会人としての生活に大きな影響を与えます。すぐには決められないという場合には、しっかりと期限を守りつつ、提出するかどうかは時間を掛けて検討するようにしましょう。

これは行き過ぎると「オワハラ」になりかねません。オワハラについてはこちらで詳しく解説していますので、参考にしてみてください。

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期限内に出せないと最悪の場合は内定辞退と見なされる

期限内に内定承諾書を提出できない場合、内定辞退と見なされる可能性もあります。

このように何の連絡もなく辞退になることを「サイレント辞退」と呼ぶこともあり、企業に内定辞退を伝えず、企業からの連絡もなくフェードアウトしてしまう状態のことです。

学生側のスケジュール管理が足りず、誤って提出期限を過ぎてしまったとしても、企業から見たら大きな迷惑です。他の同業他社に入社して、サイレント辞退してしまった企業の担当者に会った場合に、不信感を与えることにもなりかねません。

それだけではなく、自分の在籍する学生の評判を落とす可能性もあるため、しっかりと期限内に提出をしましょう。

期限が書いていない場合は早めに返信をする

なかには、内定承諾書の提出期限が記載されていない企業もあります。しかし、期限がないからと言っていつまでも提出を待ってもらえるわけではありません。

明確な期限を決めていないのは、学生の意志に任せるという思いがあるからですが、期限の記載がない場合にも、通例と同様に1〜2週間以内には内定承諾書の返信をしましょう。

期間の定めがないからといって、必要以上に答えを保留するのはマナー違反です。長期間にわたって返信をしなかった場合には、期日を過ぎてしまった場合と同様にサイレント辞退になる可能性もありますので、注意しましょう。

返信時は添え状を同封することを忘れずに

内定承諾書を返送する際には、内定承諾書の様式に加えて添え状を同封しましょう。添え状とは、書類を送付する際の挨拶文です。添え状があることで、内定を連絡してくれた企業への感謝の気持ちと、同封書類の内訳を明らかにすることができます。

添え状の書き方はこちらで詳しく解説しています。

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期限内に返信ができない場合の対処法

他社の選考状況で、どうしても期限内に内定承諾書の返信ができない場合の対応について解説します。

期限内に決断できない場合は期限延長をお願いしよう

就職は自分の人生を左右する大切な決断です。そのため、時間をかけたいという方もいることでしょう。内定承諾書の提出期限内に返信ができない場合には、企業に期限の延長をお願いすることができます。

本来の提出期限内に延長をお願いすれば、理解を示してくれる企業は多いです。そのため、正しいマナーを守ったうえで、企業に期日の延長を依頼しましょう。

確かに期日の延長を申し入れることは、ベストな選択ではないかもしれませんし、リスクも伴います。しかし、自分の入社したいという気持ちがあいまいなままで入社を決める方が、自分にとっても企業にとっても悪影響を及ぼすと言えるでしょう。

企業によっては延長は認められない場合もある

基本的には期日の延長は認められる場合が多いとお伝えしましたが、もちろん企業によっては期日の延長は認められない場合もあります。

期日の延長が認められるかどうかは、さまざまな要因によって決まるため、一概に理由を特定できるわけではありません。次のような場合には期日の延長が認められないことも想定されるでしょう。

内定承諾書の期限を延長してもらう時のマナー

内定承諾書の提出期限を延長してもらう場合に、一番大切なことは誠意ある対応を心がけることです。内定を獲得した段階で、学生は選ばれる立場から選ぶ立場になります。延長の申し出はマナーを守れば可能なことですので、それぞれについて詳しく解説していきます。

いつまでに返答するかこちらから伝える

内定承諾書の提出期限を延長してもらう場合には、期限を自分自身で指定するようにしましょう。たとえば、迷っている企業の内定が、期限の5日後に出ることがわかっている場合には、1週間程度の期日の延長を申し入れるようにしましょう。

企業によっては、延長期限を指定される場合もありますが、当初の期日よりおよそ1週間程度延長してもらえることがほとんどです。

もし仮に延長してもらった期日を超えた場合は、さらにマイナスな印象を与えるだけではなく、入社の意志がないと見なされてしまう危険性もありますので、注意しましょう。

できるだけ早く担当者に伝える

内定承諾書の期日までに返答が難しいとわかった時点でできるだけ早く担当者に伝える方が、誠意を見せられます。

そもそも、企業があらかじめ設定している採用スケジュールに基づいて内定承諾書の提出期限は決められています。期日の延長は学生側の都合に合わせることになるので、企業側にとっては多少なりとも迷惑のかかる行為です。

少しでも企業側に与える負担を軽減するために、提出期限の延長をお願いする必要があるとわかった時点で速やかに依頼をするようにしましょう。のちほど、期日の延長をメールまたは電話で申し入れる際の例文も紹介しますので、参考にしてくださいね。

悩んでいる理由を伝える

期日の延長をお願いするということは、その企業に入社するかを迷っているということになります。入社するかどうかを悩んでいる理由をきちんと採用担当者に伝えるようにしましょう。

なかには、延長を依頼した際に直接理由を聞かれる場合もあります。聞かれなかったとしても自分から正直に事情を伝えた方が良いでしょう。

悩んでいる理由として考えられるのは次のようなものです。

事情をきちんと説明すれば、悪い印象にはつながりません。実際に、迷っている際には家族や友人など第三者にも相談して客観的なアドバイスを参考にしながら意志決定をしていきましょう。

言葉遣いや配慮に気をつける

繰り返しになりますが、内定承諾書の提出期限を延長してもらうことは企業から見たら特別な対応になります。延長してもらって当たり前という姿勢ではなく、感謝とお詫びの気持ちが伝わるように言葉遣いや配慮に気をつける必要があるでしょう。

まずは、内定を出してくれたことに対して感謝の言葉を伝え、延長をお願いする背景を丁寧に説明したうえで、申し訳ない気持ちであることを述べましょう。

延長のお願いはメールでも電話でも構いませんが、電話の方がより気持ちが伝えられると考える方もいると思います。電話をする際は、通常の企業に電話をかける際のマナーも十分に意識すると良いでしょう。

言葉遣いの注意点はこちらを参考にしてみてください。

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内定承諾書の期限を延長してもらうときの例文

先ほど、内定承諾書の提出期限を延長してもらう際にはできるだけ早く申し出をした方が良いことをお伝えしました。

内定承諾書の期限延長をお願いするための方法としては「メール」と「電話」の2種類があります。

最近では、内定の連絡をメールで受け取ることも増えているため、内定の連絡に返信する形で内定承諾書の期限の延長をお願いする場合もあるでしょう。

3つのパターンに分けて、内定承諾書の期限を延長をお願いする例文を紹介します。

電話で伝える時

内定承諾書の本来の提出期限ぎりぎりで延長をお願いすることになった場合には、メールよりも電話で伝えた方が良いです。ただし、採用担当者は他の業務もおこなっているため、次の点に気を付けて電話をかけるようにしましょう。

電話の会話例

万が一採用担当者が電話で対応できなかった場合は伝言ではなく、再度改めてかけなおしましょう。電話口の方に、採用担当者の都合の良い時間を聞くのも良いですね。

例文を参考にして伝える内容をメモしておくとスムーズでしょう。

メールで伝える時

メールで伝える際も、内容は電話で伝える場合と大きな違いはありません。学生側の心理でいうと、電話よりもメールの方が内定承諾書の延長の依頼をしやすいようで、メールを選ぶ人も一定数います。

企業側は日々多くのメールのやりとりをするため、メールでは連絡したことに気付いてもらいにくい可能性があります。次のポイントを意識してメールを作成しましょう。

メールを送信する前には何度も読み返して、誤字脱字がないか、用件が明確に伝わっているかを確認するようにしましょう。

メールの件名のコツはこちらで解説しています。

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例文

メールで内定通知がきた時

メールで内定通知を貰った場合は、まず受領した旨を返信しましょう。メールの場合は受信から24時間以内に返信をするのが望ましいです。返信をするのは企業側に内定通知がきちんと届いていることを伝えるためです。

そのうえで、内定承諾書の提出を保留したい場合はこれまでの電話やメールの場合と同様に企業へ依頼をしましょう。

その際は企業からの内定通知に返信する形で送付すると企業の採用担当者が状況をスムーズに理解できるでしょう。

返信例文

内定通知に返信する形で内定承諾書の期日延長を依頼する場合の例文を紹介します。

内定通知への返信のポイントはこちらで解説しています。

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内定承諾書を提出した後でも内定辞退は可能か

最後に、内定承諾書を提出した後に内定辞退をできるのか解説します。

内定承諾書には法的拘束力はないので辞退は可能

内定承諾書が重要な書類であることは、ここまで記事を読んでくださった方であれば十分に理解いただいていることでしょう。

しかし、内定承諾書は基本的に法的拘束力をもつ書面ではありません。あくまで学生の入社意志を確認する目的であり、内定承諾書を法的に位置付けているものはないからです。

民法では、労働契約は解約の申し出から2週間で解約できると定めています。つまり、入社日の2週間前までに内定辞退を伝えれば内定承諾書を提出していたとしても、入社する必要はなくなります。

ただし、迷惑はかかるので極力控えよう

ただし、法的拘束力がないからといって、安直な気持ちで内定辞退をすることは避けましょう。

内定承諾書を受け取った企業は、承諾した学生が入社することを前提に準備を開始しています。たとえば社用PCを用意したり、配属先の調整をしたりと学生側には見えない準備をしているものです。

そのため、内定承諾書を提出した後の辞退は企業側に多大な迷惑をかけることになるので、極力避けましょう。

内定承諾書を提出する前に確認しておくべきこと

入社の意志が固まっていざ内定承諾書を提出する段階になったら「労働条件通知書」「内定取り消し事由」の2つについて改めて確認しましょう。内定承諾書自体は法的拘束力はありませんが、内定承諾書を提出した時点で実質的な労働契約を結んだものとして見なされるからです。

入社した後に「聞いていなかった」「こんなはずではなかった」とショックを受けないためにも、きちんと書面を確認するようにしましょう。自分一人では確認が難しい場合には、家族と一緒に確認をしたり、大学のキャリアセンターなどを活用することも視野に入れてみてください。

労働条件通知書

労働条件通知書とは、労働基準法などの法律に基づいて決められたもので、雇用主である企業が採用者に労働条件を書面で通知するものです。平成30年1月の職業安定法改正の施行により、新卒者については、内定までに労働条件通知書を交付することになりました。

書面の記載事項は法令で定められており、次のような記載があります。

これらの内容については採用説明会や面接でも説明があると思いますが、労働条件通知書に記載されている内容が適用されることになります。これまで説明を受けていた内容と相違がないかをしっかりと把握したうえで、内定承諾書を提出しましょう。

内定取り消し事由

内定承諾書には、企業側が不利益を被る可能性のあるトラブルを防止するという目的もあります。そのため、内定取り消しの事由についても確認をしておきましょう。

内定取り消しとは、採用予定の人材に対して出した内定を取り消すことです。企業側の都合による内定取り消しは一方的な契約破棄に当たるため、正当な理由がないと無効になります。

そのため、企業側も内定を出した学生がトラブルを起こす可能性を想定し、内定取り消し事由を明示しています。取り消し事由としては次のようなものが記載されているようです。

このような言動を意図的におこなう学生は少ないと思いますが、留意しておくためにもきちんと確認しましょう。

内定の取り消し事由についてはこちらでも解説しています。

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内定承諾書のマナーを守って納得のいく就活をしよう！

内定承諾書の目的や提出するまでに熟考が必要なことについて、ご理解いただけたのではないでしょうか。また、内定承諾書の提出の仕方や内定承諾書の期限を延期したい場合の伝え方についても例文付きで説明しましたので、不安感が薄れたという方もいることでしょう。

内定を獲得したことは非常に喜ばしいことですが、この内定承諾書の提出が就活のゴールとも言えます。きちんとマナーを守ったうえで納得感のある就活をしましょう。