企業へメールを送る時間の正解は？ 例文付きで必須マナーを徹底解説

企業へのメールは送る時間を意識しよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。就活を始めたばかりの学生から

「企業にメールを送る際の適切な時間はありますか」
「メールを返信したいのですが、作成方法がわかりません」

という声が寄せられています。メールを送る時間やメールの文章など、マナーがあるとはわかっていても、具体的にどうすれば良いかわからず、困っている人も多いのではないでしょうか。

企業へメールを送る時間には、最低限守るべき大原則と最適な時間帯があります。また、メールの文章においても、さまざまなマナーがあります。これらを知らないままメールを送ってしまうと、「この学生はビジネスマナーも知らないのか」と印象が悪くなってしまう可能性があります。

ここでは、企業へメールを送る最適な時間帯やビジネスメールの作成方法を例文付きで解説します。自分が作成したメールに自信を持てない学生は、例文と見比べながら読んでみてください。

企業へのメールを送る時間の大原則

就活生は学生ではあるものの、就職活動においては一社会人としての振る舞いが求められます。そのため、メールを送る時間1つをとっても、マナーを守る必要があるのです。

これから紹介する、企業へのメールを送る時間の大原則は、社会人になっても役に立つ必須のマナーなので、この機会に覚えておくようにしましょう。

返信はなるべく早く返す

アルバイトや学校関係のメールであれば、緊急のものでない限り、受信してから数日後に返信しても問題ないかもしれません。しかし、就職活動においては、返信するまでにかかる一分一秒の差が選考に影響する可能性があります。

たとえば、企業から面接の日程調整のメールがあったとします。しかし、面接の枠は限られているため、早く返信をした学生から優先的に面接を実施するという内容だった場合、貴重な面接の機会を逃してしまうケースもあります。

相手の就業スケジュールを意識して返信する

先ほど返信はなるべく早く返すことが原則であるとお伝えしましたがいくらスピード感のあるメールの返信であっても、プライベートの時間に送られてくる仕事のメールに対して、良い印象を抱く人は少ないでしょう。就業時間は企業ホームページ（HP）や貰った名刺などで確認することができるので、相手に不快な思いをさせないためにも、就業時間内にメールを送るようにしましょう。

採用メールへの返信の基礎はこちらでも解説していますので、一度目を通しておきましょう。

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好印象につながる！メールを送る最適な時間帯

ここまで、企業にメールを送る時間の基本的なルールを紹介してきました。ここからは、メールを送る最適な時間を3つを紹介します。この時間帯は、社会人の社内での動きを考慮したものなので、「この学生は、相手のことを考えられるんだな」と好印象につながる可能性もありますよ。

朝：9時～10時

朝の9時～10時の時間帯は、出社時間にあたります。出社後すぐの時間は、退社後に届いたメールをチェックをする社会人が多いため、自分のメールに一早く気づいてもらいたい場合や返信が欲しい場合は、朝の9時～10時の時間にメールを送ると良いでしょう。

また、メールを送りたい企業の出社時間がわからない場合は、就業時間を調べてみましょう。出社時間は就業時間の30分前くらいであることが多いため、そのタイミングを逃さないようにメールを送りましょう。

昼：12時～13時

昼の12時～13時時間帯は企業のお昼休みにあたります。お昼休みは基本的に昼食と休憩を取る時間ですが、社会人は食事をしながら午前中に終わらなかった仕事をしていたり、午前中に受信したメールチェックをしている場合があります。

また、昼休み中にメールチェックをしなくても、昼休み明けにメールチェックをおこなう可能性があります。そのため、昼の12時～13時頃にメールを送れば、ほぼ確実にメールを見てもらうことができるでしょう。

夕方：17時以降

社会人の午後の時間帯は、午前中と比べると会議などが入る場合が多く、メールを送ってもすぐに返信をもらえない可能性が高いです。しかし、17時を過ぎると、そういった会議などが一旦落ち着き、自分自身の業務に集中できる時間になります。

そのため、17時以降にメールを送れば、メールに気づいてもらいやすく、早く返信をもらえる可能性が高まります。

これだけは守ってほしい！ ビジネスメールの3つのマナー

メールを送る最適な時間がわかってもビジネスメールのマナーをわかっていなければ、相手に不快な思いをさせてしまう可能性があります。ここからはビジネスメールにおける3つのマナーを紹介します。これから紹介する内容さえ押さえられていれば、社会人として恥ずかしくないビジネスメールを作成できるので、ぜひ参考にしてみてください。

①正しい敬語表現を意識して文章を作る

正しい敬語を使うことは、就活生の必須スキルです。そのため、敬語が使えないと「礼儀がなっていない」「入社してからのビジネスマナーが心配」などと悪い印象を持たれてしまう可能性があります。

また、会話の中では正しい敬語を使えていても、メールなどの文章になると過剰な敬語を使ってしまったり、尊敬語と謙譲語が逆転してしまうこともあるので、注意が必要です。

敬語表現については以下の記事でも解説をしていますよ。

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➁必要な情報を漏れなく盛り込む

ビジネスメールでは、友人や家族とのメールとは違い、書くべき必須事項があります。それらの内容が抜けてしまっていると、メールの内容や意図が上手く伝わらない可能性が高く、相手を混乱させてしまうかもしれません。必要な情報は漏れなく盛り込みましょう。

特にこれから紹介する5つの事項とそれぞれのポイントは、しっかりと押さえておきましょう。

1）メールアドレス

プライベートで使っているメールアドレスに、自分の好きなアイドルやキャラクターの名前などを入れている人もいるかと思います。しかし、就職活動はあくまでもビジネスの場なので、そのようなメールアドレスは適切ではありません。

そのため、就職活動で使用する専用のメールアドレスを作るようにしましょう。また、プライベートのメールと就職活動関連のメールを分けられるため、メールの見落としを防ぐこともできます。

新たなメールアドレスを作る際は、自分の名前を入れると相手に誰からのメールかが素早く伝わるのでおすすめです。また、あまりにも長すぎると、エントリーシートなどに間違えて記入してしまう可能性もあるので、程よく覚えやすい長さを意識しましょう。

2）件名

件名を考えるうえで重要なことは、「メールの内容が一目でわかること」です。

上記のOK例では、件名でメールの内容を端的に伝えており、メールを確認せずともどのような内容であるかがわかります。このOK例をさらにわかりやすくすると以下のようになります。

このように大学名と名前を入れると、内容だけでなく誰からのメールが来たのかも一目でわかるので、相手に対する心遣いが伝わりやすくなります。多くのメールを扱う採用担当者の気持ちになってみて、見やすいメールの件名を作成しましょう。

3）宛先

メールの本文の冒頭は「宛先」を書くのが、ビジネスメールの常識です。宛先とは、メールを送る相手のことで、名前だけでなく社名や部署、役職を書く必要があります。

特定の個人に送る場合の宛先は以下の通りです。

社名は株式会社を略すことなく、正式な社名を書きましょう。社名の次は部署名と役職を書きます。これらの情報はいただいた名刺やメールの署名などに記載されているので、わからない場合は確認しましょう。

そして、最後は個人名です。個人名も名字だけでなくフルネームで書きましょう。担当者の名前がわからない場合は、名前の部分を「採用ご担当者様」と書きましょう。

また、部署宛てのメールの宛先は以下の通りです。

「御中」というのは、個人につける「様」と同じような意味を持つもので、会社や部署など団体宛てにメールを送る際に使われます。

4）本文

ビジネスメールの本文を考えるとなると、難しい印象を抱く人が多いかもしれませんが、実はどんなメールであっても基本の型は同じなので、難しく考える必要はありません。

各項目の詳細については後ほど詳しく説明しますが、この流れさえつかんでおけば、内容が変わっても毎回一から考える必要はなく、簡単にビジネスメールを作成することができます。

メール本文を作成するときに混同しがちなのが「御社」と「貴社」の使い分けです。以下の記事も読んで勉強しておきましょう。

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5）署名

本文を書き終えたら、最後は署名を入れましょう。署名とは、自分自身の名前や所属大学、連絡先を書いたものです。

署名を入れることで、相手が再度連絡したいときに便利ですし、連絡先がわからずに連絡ができないということも起こらないので安心です。また、メール作成アプリなどの設定で、署名を自動的に入れることもできるので、活用してみましょう。

③文章は簡潔にわかりやすい言葉で書く

先ほども少し触れましたが、メールを書いていると、自分の思いを伝えたいという気持ちが先走り、一文が非常に長くなってしまいます。こういった文章は、結局何が言いたいのかわからず、受け取った相手を困らせてしまうことになります。

そのため、一文あたりの文字数を少なくし、接続詞を使って文章をつなげるようにしましょう。また、文字が多すぎると読みづらいので、適度に改行すると良いですね。

さらに、言葉選びも重要です。自分にとっては当たり前に使う言葉であっても、相手が必ずしも知っているとは限りません。そのため、専門用語や若者言葉などは、ビジネスメールでは使わず、誰でもわかる易しい表現を心掛けましょう。

その他の就活マナーについてはこちらの記事で再度確認をしておきましょう。

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4ステップで簡単！ 基本のビジネスメールの書き方をおさらいしよう

メールは「書いたら終わり」ではありません。特にビジネスメールは、個人情報や機密情報が書かれていることが多く、宛先を間違えてしまうと大きなトラブルになりかねません。ほかにも、誤字脱字があったり相手に意味が伝わりずらい文章であると、印象が悪くなってしまう可能性もあります。

そこでここからは、先ほど紹介したビジネスメールの3つのマナーを踏まえて、より具体的にメールの書き方を紹介します。メールを作成した人は、これから紹介する内容と照らし合わせて、誤りがないか最終確認をしてみてください。

①メールアドレスと担当者を確認する

メールアドレスは、ほかの事項とは違い、間違えてしまうと大きなトラブルになる可能性があります。以下の例を見てみましょう。

このように、メールアドレスを間違ってしまっただけで信頼が損なわれてしまい、最悪の場合内定取り消しになる可能性もあります。また、メールアドレス以外にも担当者の方の名前を間違えてしまうのも非常に失礼なので、気を付けるようにしましょう。

こちらの記事では誤字脱字の確認の方法も解説していますよ。

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➁簡単に自己紹介をする

本文の冒頭では、まず自己紹介をして、自分が何者であるかを伝えることが重要です。一般的な自己紹介は以下の通りです。

初対面の人に自己紹介をすることは当たり前ですが、メールとなると忘れてしまう人も少なくないので気をつけましょう。また、どんなときでも同じ自己紹介をするのではなく、例文のように場面に応じて自己紹介を少しずつ変えるようにしましょう。

③本文は要点を簡潔にまとめる

自己紹介のあとはメールの要点を簡潔に伝えます。これは件名の内容と被りますが、必要な内容ですので必ず書きましょう。

このあとは伝えたい内容の詳細や問い合わせの詳細を伝えましょう。詳細を伝えようとすると、文章が長くなってしまったり内容が複雑になってしまったりするので、書き終えたあとには必ず読み直して、読みやすい文章になっているかを確認しましょう。

日程調整の場合は候補日を複数提示しよう

就職活動でのメールのやり取りの中で、面接や説明会の日程調整に関するものは非常に多いです。そんな日程調整のメールをスムーズにやり取りするためのコツとして、「候補日を複数提示する」ということが大切になります。

候補日が少ないと、日程調整が難航してしまう可能性が高く、貴重な機会を逃すことになってしまうかもしれません。自分の日時を伝えることに気が引けてしまう人は、候補日を伝える前に「私の都合で大変恐縮ではありますが」と一言添えると良いでしょう。

日程変更のコツはこちらの記事でも解説していますよ。

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④末尾の挨拶で締める

文章の最後は、締めの挨拶を添えるようにしましょう。

相手を気遣う言葉を添えられれば、メールを受け取った担当者も快く対応してくれるでしょう。「気遣いができる学生だな」と好印象につながる可能性もあるので、こうした一手間を忘れないようにしましょう。

企業に送るメールのOK例文・NG例文

ここまで、ビジネスメールの作成方法を紹介してきましたが、一から自分で作成するとなると、ハードルが高いように感じる人もいるかもしれません。

そこでここからは日程調整、面接・インターンのお礼、問い合わせの3つの場面に分けて、メールの例文を紹介します。メールの作成が進まない人は、OK例文を参考にしてみてください。また、一通りメールを作成できた人は、NG例文のようになっていないか確認してみてください。

①日程調整編

先ほども紹介した通り、日程調整のメールでは候補日を多く挙げることが重要です。候補日が少なかったり、いつでも良いというような返信をしてしまうと、企業側に迷惑をかけてしまう可能性が高くなります。

また、候補日を挙げる際には一目でわかるように、箇条書きで書くと良いでしょう。相手が日程を確認しやすいうえに、相手への心遣いができるという印象を与えることができます。

OK例文

NG例文

②面接・インターンお礼編

インターンや面接の度にお礼のメールを送っていてはきりがないため、すべての企業にメールを送る必要はありません。しかし、志望度が高い企業に対しては、自分自身を覚えてもらうためにも、こまめに連絡をするようにしましょう。

メールの内容としては、ただお礼を伝えるだけでなく、インターンでの反省や今後の選考・面接に対する意気込みを書いておくと、熱意が伝わり良いアピールになるでしょう。

また、お礼メールについてはインターンが終了した日、もしくは翌日までに送りましょう。時間が経ってしまうと、名前を忘れられてしまう可能性があり、お礼メールの効果が薄れてしまいます。

OK例文

NG例文

こちらの記事ではインターンのお礼メールについて解説していますよ。

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③問い合わせ編

就職活動をしていると、インターンに関することや選考に関すること、内定後や入社後のことまど、ありとあらゆる疑問が湧いて出てくると思います。疑問や不安を抱えたまま就職活動を進めていると、あとから思いもよらないトラブルが起きてしまう可能性もあるため、遠慮することなくメールで聞きましょう。

問い合わせのメールで重要なことは、相手に時間を割いてもらっていることを認識し、気遣いの言葉を添えることです。また、1通のメールで質問を複数する場合は、質問内容がわかりやすいように文章の構成を工夫しましょう。

さらに、ただ質問するだけでなく質問するに至った背景を伝えると、相手も状況が理解しやすくなります。状況を説明するとなると文章が長くなってしまうこともあるので、相手に伝わりやすい長さを意識して説明するように心掛けましょう。

OK例文（300）

NG例文（300）

こんなときどうしたらいい？ メールに関する疑問あるある

就職活動の期間は、短い人でも半年、長い人であれば数年かけて活動する学生もいるでしょう。そんな長い就職活動の期間には、思わず誰かに「こんなときどうしたらいいの？」と聞きたくなるような、疑問が生まれると思います。

そこでここからは、就職活動中によく起こる、メールに関する疑問あるあるを3つ紹介します。今、メールに関する疑問がない学生も、今後に備えて一度目を通してみてください。

疑問①：メールを受け取ってから24時間が過ぎてしまった

先ほども紹介した通り、24時間以内の返信は社会人としてのマナーです。しかし、大学の課題やアルバイトに追われている学生であれば、メールに気づけなかったり、返信し忘れてしまっていたりして、24時間が過ぎてしまうということもあるでしょう。

対処方法としては、まず気づいた瞬間にメールを返信しましょう。そして、メールの冒頭に「返信が遅くなってしまい、誠に申し訳ございません。」と一言添えるようにしましょう。

疑問➁：返信のタイミングが土日に入ってしまった

アルバイトをしながら就職活動をしている学生であれば、こういったことも起こるでしょう。しかし、それほど心配する必要はありません。そもそも、土日にメールを返信することは、大きな問題ではないからです。

土日休みの企業であれば、就業時間外ではありますが、休日は社用のケータイやパソコンを持ち運んでいる場合が少なく、プライベートの時間を邪魔してしまう可能性が低いからです。

しかし、メールを受信した日時は残ってしまうので、メールの冒頭に「お休みのところ失礼致します。」と一言添えるようにしましょう。

疑問③：予定が未確定で日程調整ができない

就職活動では説明会や面接の日程調整に関するメールが多く届きます。こういった場合は、まず優先順位を確認しましょう。予定がわからない理由が遊びやアルバイトなどであれば、なるべく就職活動を優先させると良いですね。

予定がはっきりするまで待たずに、可能な日時をすべて書き、すぐに返信しましょう。就職活動の中でも、志望度の高い企業の予定は先に確定させた方が良いですね。

予定が未確定の理由が、大学の授業やゼミ、ほかの企業との日程調整であれば、返答までに時間がほしい旨を企業に正直に伝えましょう。その際、何日に希望日を伝えられるかを書いておくと、相手もスケジュールを立てやすく親切です。

企業にメールを送る時間について悩む学生からよくある質問に回答！

企業にメールを送る際に何時に送ればいいのかわからない学生や、避けるべき時間を知りたい学生もいるでしょう。そういった学生からよくある質問にキャリアアドバイザーが回答します。

メールのマナーを守って企業の印象アップを目指そう

メールを送る時間やメールの内容で、良くも悪くも印象が大きく変わります。

また、メールに関するマナーや知識は、社会人になってからも役に立ちます。今回説明した内容は就職活動を乗り切るためのその場限りのマナーではなく、今後の人生において必要なビジネスマナーの1つです。就職活動を機会に、メールを送る最適な時間とマナーを守ったメール作成方法を身につけ、印象・スキル、ともに向上を目指しましょう。