企業へメールを送る時間の正解は? 例文付きで必須マナーを徹底解説

この記事のアドバイザー

  • 大月 亮輝

    小学校から大学まで野球に打ち込み、高校では部員100人以上の中からレギュラー、副主将を務め… 続きを読む

  • 塚田 未樹

    大学では社会学・英語・韓国語を中心に学び、デジタルサイネージを扱うベンチャー企業で2年間の… 続きを読む

  • 吉田 実遊

    大学時代はイベントなどを運営する学生団体の代表を務めた。マインドチェンジと工夫で誰でも活躍… 続きを読む

コラムの目次

  1. 企業へのメールは送る時間を意識しよう
  2. 企業へのメールを送る時間の大原則
  3. 返信はなるべく早く返す
  4. 相手の就業スケジュールを意識して返信する
  5. 好印象につながる!メールを送る最適な時間帯
  6. 朝:9時~10時
  7. 昼:12時~13時
  8. 夕方:17時以降
  9. これだけは守ってほしい! ビジネスメールの3つのマナー
  10. ①正しい敬語表現を意識して文章を作る
  11. ➁必要な情報を漏れなく盛り込む
  12. ③文章は簡潔にわかりやすい言葉で書く
  13. 4ステップで簡単! 基本のビジネスメールの書き方をおさらいしよう
  14. ①メールアドレスと担当者を確認する
  15. ➁簡単に自己紹介をする
  16. ③本文は要点を簡潔にまとめる
  17. ④末尾の挨拶で締める
  18. 企業に送るメールのOK例文・NG例文
  19. ①日程調整編
  20. ②面接・インターンお礼編
  21. ③問い合わせ編
  22. こんなときどうしたらいい? メールに関する疑問あるある
  23. 疑問①:メールを受け取ってから24時間が過ぎてしまった
  24. 疑問➁:返信のタイミングが土日に入ってしまった
  25. 疑問③:予定が未確定で日程調整ができない
  26. メールのマナーを守って企業の印象アップを目指そう

企業へのメールは送る時間を意識しよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。就活を始めたばかりの学生から

「企業にメールを送る際の適切な時間はありますか」
「メールを返信したいのですが、作成方法がわかりません」

という声が寄せられています。メールを送る時間やメールの文章など、マナーがあるとはわかっていても、具体的にどうすれば良いかわからず、困っている人も多いのではないでしょうか。

企業へメールを送る時間には、最低限守るべき大原則と最適な時間帯があります。また、メールの文章においても、さまざまなマナーがあります。これらを知らないままメールを送ってしまうと、「この学生はビジネスマナーも知らないのか」と印象が悪くなってしまう可能性があります。

ここでは、企業へメールを送る最適な時間帯やビジネスメールの作成方法を例文付きで解説します。自分が作成したメールに自信を持てない学生は、例文と見比べながら読んでみてください。

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企業へのメールを送る時間の大原則

就活生は学生ではあるものの、就職活動においては一社会人としての振る舞いが求められます。そのため、メールを送る時間1つをとっても、マナーを守る必要があるのです。

これから紹介する、企業へのメールを送る時間の大原則は、社会人になっても役に立つ必須のマナーなので、この機会に覚えておくようにしましょう。

返信はなるべく早く返す

アルバイトや学校関係のメールであれば、緊急のものでない限り、受信してから数日後に返信しても問題ないかもしれません。しかし、就職活動においては、返信するまでにかかる一分一秒の差が選考に影響する可能性があります

たとえば、企業から面接の日程調整のメールがあったとします。しかし、面接の枠は限られているため、早く返信をした学生から優先的に面接を実施するという内容だった場合、貴重な面接の機会を逃してしまうケースもあります。

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キャリアアドバイザー

メールに気づいたら、その場ですぐに返信するようにしましょう。また、何らかの理由で返信できない状況であっても、24時間以内には必ず返信するように習慣づけましょう。

相手の就業スケジュールを意識して返信する

先ほど返信はなるべく早く返すことが原則であるとお伝えしましたがいくらスピード感のあるメールの返信であっても、プライベートの時間に送られてくる仕事のメールに対して、良い印象を抱く人は少ないでしょう。就業時間は企業ホームページ(HP)や貰った名刺などで確認することができるので、相手に不快な思いをさせないためにも、就業時間内にメールを送るようにしましょう。

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キャリアアドバイザー

緊急時など、どうしても就業時間外に連絡をしなければならないこともあると思います。そういった場合は、「就業時間外に失礼致します。」と一言添えるようにしましょう。

採用メールへの返信の基礎はこちらでも解説していますので、一度目を通しておきましょう。

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好印象につながる!メールを送る最適な時間帯

ここまで、企業にメールを送る時間の基本的なルールを紹介してきました。ここからは、メールを送る最適な時間を3つを紹介します。この時間帯は、社会人の社内での動きを考慮したものなので、「この学生は、相手のことを考えられるんだな」と好印象につながる可能性もありますよ。

朝:9時~10時

朝の9時~10時の時間帯は、出社時間にあたります。出社後すぐの時間は、退社後に届いたメールをチェックをする社会人が多いため、自分のメールに一早く気づいてもらいたい場合や返信が欲しい場合は、朝の9時~10時の時間にメールを送ると良いでしょう

また、メールを送りたい企業の出社時間がわからない場合は、就業時間を調べてみましょう。出社時間は就業時間の30分前くらいであることが多いため、そのタイミングを逃さないようにメールを送りましょう。

昼:12時~13時

昼の12時~13時時間帯は企業のお昼休みにあたります。お昼休みは基本的に昼食と休憩を取る時間ですが、社会人は食事をしながら午前中に終わらなかった仕事をしていたり、午前中に受信したメールチェックをしている場合があります

また、昼休み中にメールチェックをしなくても、昼休み明けにメールチェックをおこなう可能性があります。そのため、昼の12時~13時頃にメールを送れば、ほぼ確実にメールを見てもらうことができるでしょう。

夕方:17時以降

社会人の午後の時間帯は、午前中と比べると会議などが入る場合が多く、メールを送ってもすぐに返信をもらえない可能性が高いです。しかし、17時を過ぎると、そういった会議などが一旦落ち着き、自分自身の業務に集中できる時間になります

そのため、17時以降にメールを送れば、メールに気づいてもらいやすく、早く返信をもらえる可能性が高まります。

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キャリアアドバイザー

また、先ほど「メールを送っても良い時間は相手の就業時間内」と紹介した通り、17時以降が就業時間外になる場合は、メールの送信は避け、次の日の朝に送りましょう。

これだけは守ってほしい! ビジネスメールの3つのマナー

メールを送る最適な時間がわかってもビジネスメールのマナーをわかっていなければ、相手に不快な思いをさせてしまう可能性があります。ここからはビジネスメールにおける3つのマナーを紹介します。これから紹介する内容さえ押さえられていれば、社会人として恥ずかしくないビジネスメールを作成できるので、ぜひ参考にしてみてください。

①正しい敬語表現を意識して文章を作る

正しい敬語を使うことは、就活生の必須スキルです。そのため、敬語が使えないと「礼儀がなっていない」「入社してからのビジネスマナーが心配」などと悪い印象を持たれてしまう可能性があります

また、会話の中では正しい敬語を使えていても、メールなどの文章になると過剰な敬語を使ってしまったり、尊敬語と謙譲語が逆転してしまうこともあるので、注意が必要です。

敬語表現については以下の記事でも解説をしていますよ。

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キャリアアドバイザーコメント

塚田 未樹プロフィール

尊敬語と謙譲語の使い方を誤ってしまう学生が多い

学生の中には、尊敬語を使う場面において謙譲語を使ってしまう、またはその逆をしてしまう人や、「○○様が仰った」のところを「申した」、もしくは「申された」などと尊敬語と謙譲語を混同して使ってしまうなど、そもそもの敬語の理解ができていない人が多い印象です。

基本動詞の尊敬語と謙譲語は丸暗記してしまおう

敬語をうまく使えるようになるコツとして、まずは基本動詞の尊敬語と謙譲語は暗記してしまいましょう。尊敬語や謙譲語は元の動詞と形を変えて変化しますが、中には不規則に変化する動詞もあります。たとえば「食べる」という動詞の尊敬語は「召し上がる」となります。ビジネスシーンでよく使う動詞ほど尊敬語や謙譲語が不規則に変化するので、まずは暗記してしまいましょう。

次は暗記した敬語をスムーズに使えるように、シーンに合わせた敬語を想定します。たとえば「10分後に行く」という基本フレーズを設定し、このフレーズを変化させます。「上司に10分後に行くと伝える場合はどうなるのか」など、敬語を使う相手やシーンを変えながら考えましょう。「この状況の場合、敬語ではどう表すのか」と繰り返し考えることで、段々と敬語にも慣れていきますよ。

頻出敬語も丸暗記するのが得策

また、企業へのメールで頻出の敬語は丸暗記してしまいましょう。たとえば「了解しました」など間違って使われがちですが、正しくは「承知いたしました」となります。企業へのメールに慣れていない場合は、メールで敬語を使うたびに正しいものを調べると、ミスがなくなるうえにすぐに敬語を覚えられるので良いですよ。

➁必要な情報を漏れなく盛り込む

ビジネスメールでは、友人や家族とのメールとは違い、書くべき必須事項があります。それらの内容が抜けてしまっていると、メールの内容や意図が上手く伝わらない可能性が高く、相手を混乱させてしまうかもしれません。必要な情報は漏れなく盛り込みましょう。

特にこれから紹介する5つの事項とそれぞれのポイントは、しっかりと押さえておきましょう。

1)メールアドレス

プライベートで使っているメールアドレスに、自分の好きなアイドルやキャラクターの名前などを入れている人もいるかと思います。しかし、就職活動はあくまでもビジネスの場なので、そのようなメールアドレスは適切ではありません。

そのため、就職活動で使用する専用のメールアドレスを作るようにしましょう。また、プライベートのメールと就職活動関連のメールを分けられるため、メールの見落としを防ぐこともできます。

新たなメールアドレスを作る際は、自分の名前を入れると相手に誰からのメールかが素早く伝わるのでおすすめです。また、あまりにも長すぎると、エントリーシートなどに間違えて記入してしまう可能性もあるので、程よく覚えやすい長さを意識しましょう。

2)件名

件名を考えるうえで重要なことは、「メールの内容が一目でわかること」です。

説明会のお礼のメールの件名
  • NG:本日はありがとうございました
  • OK:説明会の御礼
面接日程の変更に関するメールの件名
  • NG:面接の日程について
  • OK:○日の面接日程の変更のお願い

上記のOK例では、件名でメールの内容を端的に伝えており、メールを確認せずともどのような内容であるかがわかります。このOK例をさらにわかりやすくすると以下のようになります。

件名の例

・説明会の御礼(○○大学 □□□□)
・○日の面接日程の変更のお願い(○○大学 □□□□)

このように大学名と名前を入れると、内容だけでなく誰からのメールが来たのかも一目でわかるので、相手に対する心遣いが伝わりやすくなります。多くのメールを扱う採用担当者の気持ちになってみて、見やすいメールの件名を作成しましょう。

3)宛先

メールの本文の冒頭は「宛先」を書くのが、ビジネスメールの常識です。宛先とは、メールを送る相手のことで、名前だけでなく社名や部署、役職を書く必要があります。

特定の個人に送る場合の宛先は以下の通りです。

【個人に送る場合】宛先の例
  • ○○株式会社 人事部部長 □□様

社名は株式会社を略すことなく、正式な社名を書きましょう。社名の次は部署名と役職を書きます。これらの情報はいただいた名刺やメールの署名などに記載されているので、わからない場合は確認しましょう

そして、最後は個人名です。個人名も名字だけでなくフルネームで書きましょう。担当者の名前がわからない場合は、名前の部分を「採用ご担当者様」と書きましょう。

また、部署宛てのメールの宛先は以下の通りです。

【部署に送る場合】宛先の例
  • ○○株式会社 人事部 御中

「御中」というのは、個人につける「様」と同じような意味を持つもので、会社や部署など団体宛てにメールを送る際に使われます。

4)本文

ビジネスメールの本文の流れ
  1. 自己紹介
  2. メールの用件
  3. 用件の詳細
  4. 結びの挨拶

ビジネスメールの本文を考えるとなると、難しい印象を抱く人が多いかもしれませんが、実はどんなメールであっても基本の型は同じなので、難しく考える必要はありません

各項目の詳細については後ほど詳しく説明しますが、この流れさえつかんでおけば、内容が変わっても毎回一から考える必要はなく、簡単にビジネスメールを作成することができます。

メール本文を作成するときに混同しがちなのが「御社」と「貴社」の使い分けです。以下の記事も読んで勉強しておきましょう。

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5)署名

本文を書き終えたら、最後は署名を入れましょう。署名とは、自分自身の名前や所属大学、連絡先を書いたものです。

署名の例

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

署名を入れることで、相手が再度連絡したいときに便利ですし、連絡先がわからずに連絡ができないということも起こらないので安心です。また、メール作成アプリなどの設定で、署名を自動的に入れることもできるので、活用してみましょう。

③文章は簡潔にわかりやすい言葉で書く

先ほども少し触れましたが、メールを書いていると、自分の思いを伝えたいという気持ちが先走り、一文が非常に長くなってしまいます。こういった文章は、結局何が言いたいのかわからず、受け取った相手を困らせてしまうことになります

そのため、一文あたりの文字数を少なくし、接続詞を使って文章をつなげるようにしましょう。また、文字が多すぎると読みづらいので、適度に改行すると良いですね。

さらに、言葉選びも重要です。自分にとっては当たり前に使う言葉であっても、相手が必ずしも知っているとは限りません。そのため、専門用語や若者言葉などは、ビジネスメールでは使わず、誰でもわかる易しい表現を心掛けましょう。

その他の就活マナーについてはこちらの記事で再度確認をしておきましょう。

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キャリアアドバイザーコメント

大月 亮輝プロフィール

「相手がどのツールを使っているか」を考えると、返信はPCでおこなうのがベター

ビジネスメールのマナーというほどではありませんが、メールの返信はスマートフォンではなくPCからおこなうと好印象でしょう。PCとスマホでは、改行の位置やメールの差出人情報など、細かい部分で表示が異なったり確認がしづらいことがあります。スマホでは読みやすく改行したにもかかわらず、PCで確認したら変な位置で改行されてしまっていたということがよく起こります。

また、文章をコピー&ペーストをした際に、知らないうちに元の文章の書式形式を引き継いでしまうこともあります。PCだと色や文字の大きさがメールの作成画面に反映されるため気づきやすいですが、スマホだと書式まで反映されないこともあるためなかなか気づくことができません。

基本的に、企業はメールをPCで確認します。企業と同じような環境でメールを作成した方が、書式の見やすさや文章の読みやすさを確認できるためおすすめです。しかし、外出先でのメール対応などどうしてもPCでのメール対応ができないことは多々あるでしょう。その場合は仕方ありませんので、いつも以上に書式や文章に注意すると良いですね。

本番前に、面接偏差値を診断しておこう
39点以下は危険度MAX!

面接では注意すべきポイントが多くあります。
自分の弱点を把握し適切に対策しておかなければ、面接を突破することはできません。

そこで活用したいのが、面接偏差値を診断できる「面接力診断」です。
24の質問に答えるだけで、自分の強みと弱みをグラフで見える化できます。

ツールでサクッと診断して、今の実力を確かめましょう。

4ステップで簡単! 基本のビジネスメールの書き方をおさらいしよう

メールは「書いたら終わり」ではありません。特にビジネスメールは、個人情報や機密情報が書かれていることが多く、宛先を間違えてしまうと大きなトラブルになりかねません。ほかにも、誤字脱字があったり相手に意味が伝わりずらい文章であると、印象が悪くなってしまう可能性もあります。

そこでここからは、先ほど紹介したビジネスメールの3つのマナーを踏まえて、より具体的にメールの書き方を紹介します。メールを作成した人は、これから紹介する内容と照らし合わせて、誤りがないか最終確認をしてみてください。

①メールアドレスと担当者を確認する

メールアドレスは、ほかの事項とは違い、間違えてしまうと大きなトラブルになる可能性があります。以下の例を見てみましょう。

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就活生

A社に問い合わせのメールを送ろう! ってあれ? 間違ってB社にも送っちゃった! B社は内定もらってて「ほかの企業はすべて断る」って伝えてたのにまずいな……。

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採用担当

あれ、この学生内定承諾してくれたはずじゃなかったっけ……? 嘘をついていたのかな……。

このように、メールアドレスを間違ってしまっただけで信頼が損なわれてしまい、最悪の場合内定取り消しになる可能性もあります。また、メールアドレス以外にも担当者の方の名前を間違えてしまうのも非常に失礼なので、気を付けるようにしましょう。

送信前に確認するポイント
  • 担当者の名前
  • 宛先のメールアドレス
  • 本文に誤字脱字がないか
  • 返信の場合は返信先のメールが合っているか

こちらの記事では誤字脱字の確認の方法も解説していますよ。

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➁簡単に自己紹介をする

本文の冒頭では、まず自己紹介をして、自分が何者であるかを伝えることが重要です。一般的な自己紹介は以下の通りです。

初めてメールを送る場合

はじめまして。
貴社の面接を受けております、○○大学○○学部○○学科○年の港 太郎と申します。

何度かメールをやり取りしている場合

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科○年の港 太郎です。

初対面の人に自己紹介をすることは当たり前ですが、メールとなると忘れてしまう人も少なくないので気をつけましょう。また、どんなときでも同じ自己紹介をするのではなく、例文のように場面に応じて自己紹介を少しずつ変えるようにしましょう

③本文は要点を簡潔にまとめる

自己紹介のあとはメールの要点を簡潔に伝えます。これは件名の内容と被りますが、必要な内容ですので必ず書きましょう。

面接の日程の候補日を伝える場合

本日は、面接日程の希望日をお伝えしたくご連絡いたしました。

問い合わせをする場合

本日は、今後の選考の流れについてお伺いしたくご連絡いたしました。

このあとは伝えたい内容の詳細や問い合わせの詳細を伝えましょう。詳細を伝えようとすると、文章が長くなってしまったり内容が複雑になってしまったりするので、書き終えたあとには必ず読み直して、読みやすい文章になっているかを確認しましょう

日程調整の場合は候補日を複数提示しよう

就職活動でのメールのやり取りの中で、面接や説明会の日程調整に関するものは非常に多いです。そんな日程調整のメールをスムーズにやり取りするためのコツとして、「候補日を複数提示する」ということが大切になります。

候補日が少ないと、日程調整が難航してしまう可能性が高く、貴重な機会を逃すことになってしまうかもしれません。自分の日時を伝えることに気が引けてしまう人は、候補日を伝える前に「私の都合で大変恐縮ではありますが」と一言添えると良いでしょう。

日程変更のコツはこちらの記事でも解説していますよ。

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④末尾の挨拶で締める

文章の最後は、締めの挨拶を添えるようにしましょう。

面接の日程調整をお願いする場合

お忙しいところお手数をお掛けいたしますが、上記の日程でご調整いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。

問い合わせの回答が欲しい場合

お忙しいところお手数をお掛けし大変恐縮ではございますが、お手隙の際にご回答いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。

相手を気遣う言葉を添えられれば、メールを受け取った担当者も快く対応してくれるでしょう。「気遣いができる学生だな」と好印象につながる可能性もあるので、こうした一手間を忘れないようにしましょう

企業に送るメールのOK例文・NG例文

ここまで、ビジネスメールの作成方法を紹介してきましたが、一から自分で作成するとなると、ハードルが高いように感じる人もいるかもしれません。

そこでここからは日程調整、面接・インターンのお礼、問い合わせの3つの場面に分けて、メールの例文を紹介します。メールの作成が進まない人は、OK例文を参考にしてみてください。また、一通りメールを作成できた人は、NG例文のようになっていないか確認してみてください。

①日程調整編

日程調整のメールのポイント

先ほども紹介した通り、日程調整のメールでは候補日を多く挙げることが重要です。候補日が少なかったり、いつでも良いというような返信をしてしまうと、企業側に迷惑をかけてしまう可能性が高くなります。

また、候補日を挙げる際には一目でわかるように、箇条書きで書くと良いでしょう。相手が日程を確認しやすいうえに、相手への心遣いができるという印象を与えることができます。

OK例文

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

日程調整のお願い/○○大学 港 太郎

○○株式会社
人事部部長
△△様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科○年の港 太郎です。

お忙しい中、日程調整のご連絡を下さり、誠にありがとうございます。
私の都合で大変恐縮ではございますが、希望日時を挙げさせていただきます。

・8月1日(月)11:00~18:00
・8月2日(火)11:00~18:00
・8月3日(水)15:00~18:00
・8月4日(木)11:00~14:00
・8月5日(金)11:00~18:00

上記の日程でご調整いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

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キャリアアドバイザー

この例文の良いところは希望日程が一目で把握できることです。こういった書き方をすれば「相手に配慮ができる学生」と印象付けられるでしょう。また、希望日時が多いうえに時間も幅広いので、ほぼ確実に日程を組んでもらうことができるでしょう。

NG例文

○○株式会社
人事部部長
△△様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科○年の港 太郎です。
お忙しい中、日程調整のご連絡を下さり、誠にありがとうございます。

希望日時は、8月1日(月)11:00~14:00、8月3日(水)17:00~18:00、8月4日(木)15:00~18:00です。

お忙しいところ、大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

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キャリアアドバイザー

この例文には2つの問題点があります。まずは希望日の数です。希望日が少なく時間の幅もあまりないため、面接や説明会などの貴重な機会を逃しかねません。また、書き方についても、相手への配慮が見られない、読みづらい構成になっているのが気になります。

②面接・インターンお礼編

面接・インターンのお礼メールのポイント

インターンや面接の度にお礼のメールを送っていてはきりがないため、すべての企業にメールを送る必要はありません。しかし、志望度が高い企業に対しては、自分自身を覚えてもらうためにも、こまめに連絡をするようにしましょう。

メールの内容としては、ただお礼を伝えるだけでなく、インターンでの反省や今後の選考・面接に対する意気込みを書いておくと、熱意が伝わり良いアピールになるでしょう

また、お礼メールについてはインターンが終了した日、もしくは翌日までに送りましょう。時間が経ってしまうと、名前を忘れられてしまう可能性があり、お礼メールの効果が薄れてしまいます。

OK例文

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

インターン参加の御礼/○○大学 港 太郎

○○株式会社
人事部部長
△△様

お世話になっております。
貴社の3dayインターンシップに参加させていただいておりました、
○○大学○○学部○○学科○年の港 太郎と申します。

この度は、貴重な体験をさせていただき、誠にありがとうございました。
また、短い期間ではありましたが、ご丁寧にご指導くださり、ありがとうございました。

私は就職活動を始めたときから貴社に興味があり、今回インターンシップに参加致しました。インターンシップを通して、人材業界に関する知識や貴社のサービスのしくみなど、多くのことを学ぶことができました。さらに、座談会では、社内の雰囲気や社員の方の仕事に対する思いなどを社員の方から直接聞くことができ、より貴社の魅力を感じることができました。

今回のインターンシップでは多くのことを学ばせていただきましたが、自分の足りない部分も多く痛感しました。基礎的なビジネスマナーはもちろん、人材業界で必須のスキルである傾聴力やコミュニケーション能力です。そのため、今後の就職活動ではこれらを常に意識し、磨いていきたいと思います。そして、貴社で活躍できる人材へと成長したいと思います。

また、インターンシップ内でご案内いただいた選考にも、ぜひエントリーさせていただきたいと考えておりますので、引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

最後になりますが、貴社のますますのご発展と皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

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キャリアアドバイザー

この例文は、インターンシップのお礼のほかに、インターンシップでの学びや反省、今後への意気込みが書かれています。このような文章であれば、成長意欲以外にも、思考力の高さや客観性があることをアピール出来ているので、好印象につながるでしょう。

NG例文

○○株式会社
人事部部長
△△様

お世話になっております。
貴社の3dayインターンシップに参加させていただいておりました、
○○大学○○学部○○学科○年の港 太郎と申します。

この度は、貴重な体験をさせていただき、誠にありがとうございました。また、短い期間ではありましたが、ご丁寧にご指導くださり、ありがとうございました。

インターンシップ内でご案内いただいた選考にも、ぜひエントリーさせていただきたいと考えておりますので、引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

最後になりますが、貴社のますますのご発展と皆さまのご多幸をお祈り申し上げます。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

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キャリアアドバイザー

この例文は、一見誤った例文には見えないかもしれません。しかし、インターンシップでの学びや反省などが書かれていないため、自分自身をアピールできていません。ほかの学生が熱意のこもったお礼メールを送っている場合、相対的に評価が下がってしまう可能性が考えられます。

こちらの記事ではインターンのお礼メールについて解説していますよ。

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③問い合わせ編

就職活動をしていると、インターンに関することや選考に関すること、内定後や入社後のことまど、ありとあらゆる疑問が湧いて出てくると思います。疑問や不安を抱えたまま就職活動を進めていると、あとから思いもよらないトラブルが起きてしまう可能性もあるため、遠慮することなくメールで聞きましょう。

問い合わせのメールで重要なことは、相手に時間を割いてもらっていることを認識し、気遣いの言葉を添えることです。また、1通のメールで質問を複数する場合は、質問内容がわかりやすいように文章の構成を工夫しましょう。

さらに、ただ質問するだけでなく質問するに至った背景を伝えると、相手も状況が理解しやすくなります。状況を説明するとなると文章が長くなってしまうこともあるので、相手に伝わりやすい長さを意識して説明するように心掛けましょう。

OK例文(300)

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

OB訪問のお願い/○○大学 港 太郎

○○株式会社
人事部部長
△△様

はじめまして。
来週8月3日から始まるインターンシップに参加させていただきます、
○○大学○○学部○○学科○年の港 太郎と申します。

本日は、インターンシップついて2点ほどお伺いしたく、ご連絡いたしました。

1点目は、終了時間についてです。
貴社のホームページを確認したところ、インターンシップの開始時間は記載されているのですが、終了時間が書かれておりませんでした。終了時間が決まっておりましたら、ご教示いただけますと幸いです。

2点目は、事前課題についてです。
事前課題の説明書きには、「課題シートは3枚」と記載されていたのですが、説明会でいただいた封筒に入っていたのは、目標記入シートと自己分析シートの2枚でした。もし3枚目があるようでしたら、メールにデータを添付して送っていただけますと幸いです。

お忙しいところ、お手数をお掛けいたしますが、お手隙の際にご返信いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
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キャリアアドバイザー

この例文の良いところはメールの構成です。質問に対してそれぞれがどのような内容かということがわかりやすいため、構成から相手への配慮が感じられます。また、質問をした背景が詳しく述べられているため、質問の回答や対応をスムーズにおこなってもらえる可能性が高まります。

NG例文(300)

例文

○○株式会社
人事部部長
△△様

はじめまして。
来週8月3日から始まるインターンシップに参加させていただきます、
○○大学○○学部○○学科○年の港 太郎と申します。

本日は、インターンシップついてお伺いしたく、ご連絡いたしました。

インターンシップの終了時間は何時ごろになりますでしょうか。また、事前課題シートが一枚足りないのですが、どのように対応すればよろしいでしょうか。

ご回答いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

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港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
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キャリアアドバイザー

この例文では、自分が聞きたいことだけを投げかけているため、相手を不快にしてしまう可能性が高まります。特に、質問をすることによって相手の時間を貰っているという認識が乏しいように感じられるので、まずは気遣いの言葉を添える必要があるでしょう。

こんなときどうしたらいい? メールに関する疑問あるある

就職活動の期間は、短い人でも半年、長い人であれば数年かけて活動する学生もいるでしょう。そんな長い就職活動の期間には、思わず誰かに「こんなときどうしたらいいの?」と聞きたくなるような、疑問が生まれると思います。

そこでここからは、就職活動中によく起こる、メールに関する疑問あるあるを3つ紹介します。今、メールに関する疑問がない学生も、今後に備えて一度目を通してみてください。

疑問①:メールを受け取ってから24時間が過ぎてしまった

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就活生

ついつい返信を後回しにしていたら、24時間経ってしまっていました……。

先ほども紹介した通り、24時間以内の返信は社会人としてのマナーです。しかし、大学の課題やアルバイトに追われている学生であれば、メールに気づけなかったり、返信し忘れてしまっていたりして、24時間が過ぎてしまうということもあるでしょう。

対処方法としては、まず気づいた瞬間にメールを返信しましょう。そして、メールの冒頭に「返信が遅くなってしまい、誠に申し訳ございません。」と一言添えるようにしましょう。

疑問➁:返信のタイミングが土日に入ってしまった

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就活生

金曜日の夕方から深夜までアルバイトをしており、バイト終わりにメールを確認したら企業からのメールが来てました。明日の朝に返信したいけど、もう土曜日……。

アルバイトをしながら就職活動をしている学生であれば、こういったことも起こるでしょう。しかし、それほど心配する必要はありません。そもそも、土日にメールを返信することは、大きな問題ではないからです。

土日休みの企業であれば、就業時間外ではありますが、休日は社用のケータイやパソコンを持ち運んでいる場合が少なく、プライベートの時間を邪魔してしまう可能性が低いからです

しかし、メールを受信した日時は残ってしまうので、メールの冒頭に「お休みのところ失礼致します。」と一言添えるようにしましょう。

疑問③:予定が未確定で日程調整ができない

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就活生

希望日を聞かれたけど、ほかの企業とも日程調整中で、希望日を伝えられないな。

就職活動では説明会や面接の日程調整に関するメールが多く届きます。こういった場合は、まず優先順位を確認しましょう。予定がわからない理由が遊びやアルバイトなどであれば、なるべく就職活動を優先させると良いですね。

予定がはっきりするまで待たずに、可能な日時をすべて書き、すぐに返信しましょう。就職活動の中でも、志望度の高い企業の予定は先に確定させた方が良いですね。

予定が未確定の理由が、大学の授業やゼミ、ほかの企業との日程調整であれば、返答までに時間がほしい旨を企業に正直に伝えましょう。その際、何日に希望日を伝えられるかを書いておくと、相手もスケジュールを立てやすく親切です。

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キャリアアドバイザー

しかしこの場合、面接や説明会の枠が埋まってしまい、貴重な機会を逃してしまう可能性があるということは、念頭に置いておきましょう。

キャリアアドバイザーコメント

吉田 実遊プロフィール

「返信がない!」と焦らずにまずは見落としがないかチェックしよう

メールに関する疑問では「企業からの返信がない時、催促していいかわからない」といった声も聞きます。

たとえば、面接の日程調整で希望日のメールを送ったにもかかわらず、その返信がないため日程が確定になったのかわからないといった経験をした学生もいます。日程確定のメールが届かないと、当日の詳細もわかりませんし非常に不安になりますよね。

まず、迷惑メールのフォルダやゴミ箱のフォルダに企業からのメールが紛れていないか必ず確認しましょう。また、最初の面接の日程調整メールに「学生が希望日を返信したらその日程で確定になる」といった旨の記載がないかも確認すべきです。

企業からの連絡がない場合、予定日の2日前までに連絡してみよう

そのうえで、企業からのメールが見当たらなかったり日程が確定になったのか不明な場合、面接希望日の2日前には企業へメールで連絡をしましょう。メールで連絡をした時点でほとんどの企業からは返信があるでしょうが、企業が忙しいとメールを見落とす可能性もあります。

もし面接希望日の前日までに企業から連絡がなければ、電話で確認しましょう。電話であれば直接担当者とコンタクトが取れるため、このような急用かつ重要度の高い要件の場合は電話でのやりとりがベストです。

メールのマナーを守って企業の印象アップを目指そう

メールを送る時間やメールの内容で、良くも悪くも印象が大きく変わります。

また、メールに関するマナーや知識は、社会人になってからも役に立ちます。今回説明した内容は就職活動を乗り切るためのその場限りのマナーではなく、今後の人生において必要なビジネスマナーの1つです。就職活動を機会に、メールを送る最適な時間とマナーを守ったメール作成方法を身につけ、印象・スキル、ともに向上を目指しましょう。

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記事の監修責任者

北原 瑞起きたはら みずき

新卒でポート株式会社へ入社。入社2年目に年間1億2千万円の売上を記録し、全社の年間MVPを獲得。現在は、リクルーティングアドバイザーグループの責任者として、年間300社の採用支援及び、年間2,000人の学生の就活相談に乗り、企業と学生の最良なマッチング機会の創出をおこなっている。プロフィール詳細

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