内々定と内定は違う!辞退する際のマナーや電話とメールの例文

この記事のアドバイザー

戸田 開

大学卒業後、大手民間教育企業に入社し歴代新卒最速で拠点長に。その後、外資系生命保険会社での営業では単月5000万の売上を出すなど別の土俵でも活躍を見せる。人と向き合う仕事を経験し続けてきた中で、「就職」という人生の一大選択に自身の経験を役立てたいという想いからポート株式会社に入社を決意し今に至る。学生の皆さんに真剣に向き合って、キャリアプランを一緒に考えていきたいと思っています。まずはお気軽にご相談ください!

長尾 美慧

大学卒業後、アミューズメント業界において3年間店長として従事。年間売上高2億円を超える店舗を2店舗兼任し、新店舗の立ち上げと新卒教育を担当して参りました。店舗開発の経験から組織の課題を解決するには『人』が一番大事だということに気づき、人を扱うプロになりたいという想いで人材業界へ転身、キャリアアドバイザーとして入社2か月後に新人賞・ベストチーム賞獲得いたしました。就活も仕事も『だるいもの』ではなく『楽しいもの』です。一緒に楽しみながら内定を勝ち取りましょう。

コラムの目次

  1. 内々定は口約束の状態
  2. 内々定と内定の違いは法的拘束力の有無
  3. 内々定が出たらやるべきこと2つ
  4. 内々定を辞退する場合のマナー
  5. 内々定が取り消しになるケース2つ
  6. 内々定は内定の口約束の状態だが早めに返事をすべき

内々定は口約束の状態

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。就活生から

「内々定ってどんな状態ですか?」
「内定ではないんですか?」

といった質問を多く受けます。最終面接後に、企業から「採用します」とメールや電話で通知がくる状態が内々定です。内々定とは内定の一歩前の段階であり、正式に内定している状態ではありません。

どういうこと?と思う就活生も多いかもしれませんね。この内々定について知っておかないと、企業との間で認識の食い違いが起こる可能性があります。内定までのステップを正しく踏めるように、内々定とは何かについて理解を深めておきましょう。

内々定と内定の違いは法的拘束力の有無

内々定から内定までの流れ

日本の人事部によると、内々定と内定違いは法的拘束力の有無とあります。法的拘束力があるのは内定、ないのが内々定と覚えておきましょう。内定とは、企業と正式な労働契約を結ぶことです。「始期付解約権留保付労働契約」と呼ばれ、就活生と企業の双方の合意により契約が成立します。内定後に企業側が内定を取り消すことは、解雇と同様の意味を持つことも合わせて覚えておきましょう。

内々定と内定の違い
  • 内々定:就職が内々に決まっている状態(契約なしの口約束のみ)
  • 内定:就職が内々に決まっている状態(労働契約締結済み)

内々定に法的な拘束力が発生しない大きな理由は、口約束でしか就職が決まっていないからです。正式な契約を交わすまでは内々定の状態であり、内定承諾書の受諾を持って、内々定から内定に変化することは覚えておきましょう。

こちらの記事では、内定と内々定の違いについて紹介しています。企業が内定取り消しをする理由などについて詳しく紹介しているので、ぜひ参考にしてみください。

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内々定が出たらやるべきこと2つ

最終面接に合格し、企業から「採用ですよ」と内々定の通知が来ると安心しますよね。しかし、冒頭でもお伝えしたように、内々定は正式な内定の状態ではありません。就活は続いており、やるべきことも残っています。ここからは、内々定が出た後に取るべき行動を紹介していきます。

①企業に返事をする

企業から内々定の通知を受けたなら、まずは返事をしなければなりません。内々定の通知を受けたなら、まずはそれに対してお礼を述べます。その後、内々定を受けるのか、辞退するのかの意思表示をしましょう。内々定を通知された時点でまだ返事が決まっていないなら、保留をすることも可能です。

ただし、保留をしていいかどうかの確認を取る必要があります。返事の期限は企業によって違うため、どのくらい待ってもらえるのかを聞いておきましょう。大体1〜2週間程度が多いですが、企業によっては3日以内と短いこともあります。内々定に対して承諾の返事を出したなら次のステップに進みますが、辞退するのであれば就活を続ける必要があります。

②入社する場合は内定承諾書を提出する

内々定を受けて入社の意思を示した場合は、内定の手続きに入ります。内定に際して、内定承諾書や誓約書などへの署名を求める企業が多くあります。この場合、署名した内定承諾書を企業に提出した時点で内定となります。安易に提出するのではなく、慎重に判断することが大切です。しかし、内定承諾書の提出には期限がある場合がほとんどなので、入社の意思が固ければ速やかに提出する必要があります

内定承諾書の提出期限を過ぎてしまうと、最悪の場合内定取り消しになる可能性もあるので、必ず期日の確認をすることが大切です。内定承諾書や誓約書は正式な契約書になるため、氏名や住所などは間違いのないよう慎重に記入しましょう。提出方法は郵送や手渡しなど企業によって異なるため、企業の指示に従います。

キャリアアドバイザーコメント

長尾 美慧

心配な点や懸念点がある場合は人事との面談などで払しょくしよう

内定に関して心配な点・懸念点があるうちは、それを払しょくするための動きをしましょう。人事の人と面談を重ねることもひとつの手です。入社後に「聞いていた話と違うじゃないか」とならないように、分からない点を明確にすり合わせていきましょう。

また、就活を継続する場合は、内定先の魅力に感じている点だけでなく懸念点も払しょくするような企業に絞って見ていきましょう。ただ、内定承諾期限というものもあるので、内定先に不安点を相談しつつ「〇〇会社だけ受けきるまで待ってほしい」という交渉をしてみましょう。

また、懸念点や不安な点がない場合は決断してもいいかと思います。就活をだらだら続けて企業さんの温度感が下がってしまったり、内定取り消しになってしまったら元も子もないからです。

内々定を辞退する場合のマナー

内々定が出たからといって、必ずしも就職しなければならないわけではありません。もちろん辞退することも可能です。内々定をもらった企業が第1志望であればすぐに承諾の意思を示す必要がありますが、第2志望、第3志望の場合は慎重に考えましょう。よく考えた結果辞退することになっても、後悔しない選択ができたのなら問題はありません。

内々定を辞退する際は、採用担当者に連絡をしましょう。「返事をしないまま放置すれば自動的に辞退したことになるだろう」と考えて連絡をしないのは、企業に多大な迷惑をかけてしまいます。企業側は内々定を通知した就活生を内定者としてカウントしているので、辞退者が出る場合は採用活動を再開する必要があるのです。

電話で連絡する

内々定を辞退する場合は、電話で連絡しましょう。内定辞退、学生9割「電話で」 本社調査|日本経済新聞によると、採用担当者の7割が内定辞退の連絡手段として望ましいのは電話と回答しています。メールだと見過ごしてしまう可能性がありますが、電話だと確実に担当者に伝えることが可能です。また、口頭で謝罪を述べることで誠意を伝えられます。このことからも、メールで済ませるのではなく直接担当者に電話すべきだと言えるでしょう。

2割の採用担当者が対面での辞退を希望していますが、電話で連絡をして来社を要請された場合に足を運べばいいので、まずは電話口で辞退を伝えれば間違いないです。辞退の電話をする場合に気をつけたいのは、時間帯です。始業時間や終業時間、お昼時を避けてください。営業時間が9〜18時の場合、10~12時、14~17時を目安に電話しましょう。

電話例文

就活生:わたくし、○○大学○○学部○○学科の○○ ○○と申します。お忙しいところ恐縮ですが、人事課の○○様をお願いできますか?

担当者:お電話かわりました。

就活生:お世話になっております。○○大学○○学部○○学科の○○ ○○です。○○様、ただいまお時間よろしいでしょうか?

担当者:大丈夫です。

就活生:先日は内々定のご連絡をいただき、心より感謝しております。内々定をいただきながら身勝手なお願いで誠に申し訳ないのですが、本日は御社の内々定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

担当者:そうなんですね。残念です。差し支えなければ理由を教えていただけますか?

就活生:応募していた企業があり、この度そちらの内定をいただくことができました。最後まで悩みましたが自分の適性を慎重に考えた結果、別の企業にご縁を感じ、辞退させていただくことにしました。

担当者:そうなんですね。大変残念ですが承知いたしました。

就活生:こちらこそ、お忙しい中ご対応いただきありがとうございました。本来ならば直接御社に伺うべきところですが、お電話での連絡となり申し訳ございません。

担当者:いえいえ。わざわざお越しいただかなくても結構ですよ。別の企業でも頑張ってくださいね。

就活生:ありがとうございます。貴重なお時間をいただきながら、このような結果となってしまい大変ご迷惑おかけしました。それでは、失礼いたしました。

内々定に対する感謝を伝えたら、辞退をする旨を簡潔に伝えます。その後担当者の方から辞退理由について質問があれば、正直に話してください。辞退の承認を得たら、直接企業に伺っていないことをお詫びしましょう。最後にもう一度謝罪をすることを忘れないようにしてください。

メールも送っておくと記録に残る

電話で内々定辞退の連絡をしたものの、口頭だけの伝達だと不安が残るという人もいると思います。その場合、内々定を辞退する旨をメールでも送っておくと安心です。メールを送ることで、大学名や氏名を確実に伝えられます。また、メールを送っておけば、採用担当者が自分のタイミングで情報を再確認できます

電話連絡後に送るメール例文

件名:内々定辞退のご連絡/○○大学○○学部 港 太郎

○○株式会社 人事部人事課
採用担当 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 港 太郎です。

この度は内々定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。お電話にてお話しさせていただきましたが、
誠に勝手ながら内定を辞退させていただくことにいたしました。

○○様をはじめ、採用ご担当の皆様に大変お世話になったにもかかわらず、このような結果になり大変申し訳ございません。

自分の適性を改めて鑑みた結果、別の会社とご縁を感じ、辞退を決意した次第です。
○○様に選考中温かいお言葉をかけていただいたおかげで
最後まで就活を頑張ることができました。
本当にありがとうございました。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:minato@☓☓☓☓☓☓.ab.jp
―――――――――――――――

キャリアアドバイザーコメント

辞退を決めてから3日以内に連絡するケースが多い

辞退するとお決めになった日から、3日以内に連絡をしているケースが多いです。ずるずると後に伸ばしたからと言って意思が変わるわけではないですよね?ご自身で考えて出した答えならばら、納得されているはずなので早い方が良いですね!

内々定が取り消しになるケース2つ

企業が内々定を出す場合、早い段階で就活生を確保したいという狙いがあるのも理由のひとつの理由です。そのため、内々定の取り消しはそれほど心配する必要がないと言えます。しかし、企業の事情や就活生自身の動向によっては取り消しになることもあるのです。正式な内定ではないとは言え、内々定の取り消しは今後の就活に影響を与えます。内々定が取り消しになるケースを知っておき、万が一の事態に備えておきましょう。

①企業の経営状況悪化

内々定は企業の事情によって取り消しになることがあります。もっとも多いのは企業の経営状態の悪化であり、採用コストが回らない、あるいは倒産するといったケースが挙げられるでしょう。企業の事情は隠れた問題であることが多く、就活中に見抜くのは難しいですよね。

企業の財政状況を知るには、企業のHPや有価証券報告書の確認がおすすめです。上場企業や一定の要件を満たす企業には有価証券報告書の提出義務があり、ネット上で検索して閲覧することができます。内々定をもらっていても、経営状況の悪化により採用できない場合は取り消しになる可能性があるため注意しましょう。

②就活生自身の問題

企業だけではなく、就活生自身の事情によって内々定が取り消しになることもあります。内々定取り消しになる理由としては、以下があげられます。

内々定取り消しになる理由
  • モラルに反する行為や逮捕
  • 単位不足で卒業できない
  • 健康上の理由があり働ける状態ではない
  • 経歴詐称
  • 返事がなく音信不通

企業側の事情による内々定取り消しを防ぐのは難しいですが、自分自身が起因となる問題は健康上の理由以外事前に防ぐことができます。最近では、SNSへの不適切な投稿によって内定が取り消しになった事例もあります。

迷惑行為を撮影した動画をアップしたり、特定の人に対して誹謗中傷をしたりする行為を採用担当者が確認した場合、自社にも影響を与えかねないと判断されます。その結果内々定取り消しに繋がる可能性もあるため、十分注意しましょう。

キャリアアドバイザーコメント

戸田 開

内定通知への返答を先延ばししたことで取消になるケースが多い

学生さんと日々面談をしていて最も多いと感じるのは、学生さんが企業への返答を先延ばしにしたことによる企業側の採用枠の充足による取消です。次いで多いのが留年、稀にあるのがマナー・モラル違反などの理由です。

返答の先延ばしについては、承諾期限の確認はもちろんですが、特にその企業の採用が充足しつつある時期は、あと何名分の枠が空いているのかも必ず確認したほうがいいです。企業側も入社意思の高い学生から順に採用したい意図があるため、残枠数が少ないときには先着順となることも多いです。

留年については言うまでもなく、単位取得状況をしっかりと確認し、必須科目の履修漏れなどがないかを改めてチェックしましょう。マナー・モラルについては特にSNS上での問題行動が原因となることが多いので、投稿前には必ず確認するようにしましょう。

内々定は内定の口約束の状態だが早めに返事をすべき

内々定とは、正式に内定をもらう手前の状態であり、企業との口約束にすぎません。しかし、内々定の先に内定があるので、企業から内々定をもらったら承諾または辞退の意思表示が必要です。入社の意思がある場合は、出来るだけ早く返事をしましょう。辞退すべきかどうか悩む場合は、返事を急がずに慎重に考えてください。

内々定とは言え、承諾と辞退のどちらを選ぶかによって未来が変わります。採用担当者に確認を取った上で、返事を保留することもアリです。内々定を辞退をすることにした時は、電話で連絡しましょう。マナーを守って、これまでの感謝と謝罪の気持ちを伝えることが大切です。電話の後にメールを送ることで、内々定を辞退する旨を文章で残せます。「内々定だから」と軽く扱わず、最後まで誠実な態度で向き合いましょう。

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