採用メールへの返信マナー3つ｜内定承諾・辞退・保留の例文を紹介

採用通知メールは返信が必須

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。就活生から

「採用のメールがきたら返信した方がいいんですか？」
「どのような内容を書いて返信すればいいのかわかりません」

という声を多く聞きます。最終面接に合格すると企業から採用を通知する電話やメールがきますが、必ず返事をする必要があります。メールに対して就職したい気持ちを表すと内定承諾、辞退の旨を示すと内定辞退になり、同じメールでも、どのような内容で返信するかで未来は大きく変わります。

採用通知のメールが来たからといって必ずしも就職を決める必要はなく、断っても問題はありません。企業に自分の意思を示すためにも、採用通知への返信内容やマナーについて知っておきましょう。

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採用通知メールの返信に関する基本3つ

採用通知メールが届いたなら返信が必要ですが、この時押さえておくべきポイントが3つあります。メールはただ返信すればいいわけではなく、企業に失礼や迷惑をかけないようにマナーを守ることも大切です。

①24時間以内に返信する

企業からのメールには、とにかく素早く返信することが大切です。重要な決定を通知するメールだからこそ、より素早い返信が求められ、24時間以内の返信が必須と考えましょう。返信が遅れてしまうと企業に迷惑がかかりますし、マイナス印象にもなりやすいです。

内定をもらえたのに印象を悪くしてしまうのはもったいないので、メールをもらった時点で素早く返信しましょう。内定を受けるかどうかの回答期限は企業によって違いますが、返信自体は24時間以内におこなうことが大切です。少なくとも返信さえしているなら、採用通知メールがきちんと届いていることが分かり、企業でも連絡ミスの心配がなくなります。

②意思表示は明確におこなう

採用通知メールに返信するなら、承諾、辞退、保留のいずれかを明確にする必要があります。曖昧な表現を使って企業を混乱させないようにしましょう。特に辞退の申し出の場合、伝えづらいからといって言葉を濁すのはよくありません。はっきりと「辞退する」という文言を含めておかないと、辞退の意志が正しく伝わらず、企業に迷惑をかけてしまう可能性もあります。

内定を受けるかどうかは、就活生にとってだけではなく、企業にとっても重要な決定であり、素早く明確な答えを求めています。素早く意思表示がされていても、明確なものでないとかえって混乱を招いて迷惑になるため、伝え方には注意しましょう。

内定通知後の返事についてのマナーはこちらの記事でも紹介しています。

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③メールマナーを守る

どのような返事をするにしても、その他のメールと同様、基本的なメールマナーは守らなければなりません。

自身で作成する場合も、返信の場合も基本のマナーはそれほど変わりませんが、注意すべきなのは件名です。自身で作成する場合は、件名もメールの内容に合わせて簡潔なものを設定します。しかし、返信の場合は、件名を変えるのはNGです。送られてきたものをそのまま使わなければなりません。返信メールであることを示す「Re:」も残すことが基本であるため、触らずそのまま使いましょう。

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早く返信しないと企業の行動を遅らせてしまう

企業は採用人数をあらかじめ定めていることが多く、採用通知を送ったうちのどのくらいが実際に入社するのかを気にしています。企業の採用活動に迷惑をかけないためにも、早めに返信する必要があります。

採用メールに対する返信が遅くなると承諾が辞退かがわからず、現状の把握が遅れてしまうのです。承諾をするのであれば入社手続きの準備が必要ですし、辞退するのであれば他の内定者を選定する必要があります。採用メールに早く返信することは、自分のためはもちろん、採用活動中の企業に迷惑をかけないためにも大切です。

返信が遅れた場合は電話で連絡する

万が一採用通知メールへの返信が遅れてしまった場合は、素早く企業に連絡して謝罪しましょう。この時、連絡の方法は電話が望ましく、メールで通知を受けた場合でも、電話で直接連絡してください。メールだと、急いで送ってもすぐに採用担当者が確認してくれるとは限りません。

メールを送った後になかなか読んでもらえず、確認してもらえたのが内定取り消しが決まった後というケースもあるでしょう。緊急の連絡は素早く確実に伝える必要があるため、電話のほうが適しています。電話なら謝罪の気持ちも伝えやすいですし、期限を過ぎていても、内定取り消しを免れるチャンスがあります。電話の後に証拠を残すつもりで再度メールをするといいため、まずは電話で連絡を取りましょう。

電話連絡をする際の注意点や例文はこちらの記事を参考にしてみてくださいね。

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採用通知メールへの返信例3つ

採用通知メールに素早く返信するには、ケース別の返信例を知っておくことが大切です。内定承諾、辞退、保留のどれを選ぶかによって、返信の内容は大きく変わります。それぞれの場合で失敗しないためにも、例を参考にイメージを膨らませ、メールの内容を細部まで理解しておきましょう。

①内定承諾

あいさつ、内定へのお礼を述べて、入社の意思を示します。明確に入社の意思を示して基本的なメールマナーさえ守っていれば問題ないので、件名の設定や署名の付け忘れなどがないよう、細かい点まで注意して作成しましょう。

内定承諾前にこちらの記事を参考にしてみてください。内定承諾前に確認したいチェックリストについても詳しく紹介しています。

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②内定辞退

辞退をする場合も、内定の連絡をもらったことへの感謝を忘れずに書きましょう。感謝を伝えた後に、辞退をする旨を伝えてください。承諾の場合は「よろしくお願いします」という内容で締めましたが、辞退の場合は「末筆ではございますが〜」のように貴社の今後の発展を願う内容で締めます。

内定辞退の理由の伝え方についてはこちらの記事を参考にしてみましょう。伝える際のポイントや例文なども紹介しています。

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内定辞退は内定承諾書をもらった後でも可能です。
最後まで後悔の無いような選択をするのは一番ですが、相手企業への気遣いも忘れずにしましょう。

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③保留

保留の場合は、返事を待ってもらうことが可能かどうか聞いておきましょう。相手に確認を取らずに待ってほしいと伝えると、自分勝手な印象を与えてしまいます。保留が可能かどうかを尋ね、その後いつまで待ってほしいか述べます。明確に期限が決まっていないなら、いつまで待ってもらえるか尋ねましょう。

複数の企業で迷ってしまい、内定承諾に踏み切れない人はこちらの記事を読んでみてください。就職先決めの手がかりを紹介しています。

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採用通知メールにはマナーを守って返信しよう

企業から採用通知のメールをもらうと、ようやく就活が終了した実感が持てるでしょう。しかし、メールをもらっただけで安心するのはまだ早く、これに対して何らかの返信をしなければなりません。返信は内定の承諾と辞退、保留の3つに分けられますが、どの選択をする場合でも、素早く伝えるという点は共通しています。

採用通知メールに対しては、素早く返信しないとそれだけで印象が悪くなります。また、企業が設ける期限を過ぎて返信していないと、それだけで内定取り消しになる危険性もあるため注意が必要です。通知を受けただけで安心せず、返信まで間違いなくおこなうことが大切です。最後まで油断せずに取り組み、返信メールまできちんと送りましょう。

内々定の段階で辞退を決めた場合も同様に早めに対応するようにしましょう。

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