採用メールへの返信内容とマナー|内定承諾・辞退・保留の例文

この記事のアドバイザー

熊野 公俊

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間在籍後、22歳で都内の大学へ入学。大学では心理学・教育学などを学ぶ。卒業後、大手総合人材サービス企業にて人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPOでの勤務を経て現職。将来の目標はキャリアコンサルタントとして幅広い人たちの前向きな一歩をサポートすること。皆さんのより良い一歩を応援できるご支援が出来ればと思います。

増子 航平

大学時代、北海道にてNPO法人の立ち上げ、子供の貧困問題・格差問題に取り組む。その後、新卒でポート株式会社へ入社しキャリアアドバイザーを務める。1年目は新人賞を獲得し、2年目でチーフに就任。仕事には人生の大半を費やすことになります。だからこそ仕事の楽しさを伝えたいです。どんな人にも活躍出来る場はあると思っています。それを見つけていきましょう!

コラムの目次

  1. 採用通知メールは返信が必須
  2. 採用通知メールの返信に関する基本3つ
  3. 採用通知メールへの返信例3つ
  4. 採用通知メールにはマナーを守って返信しよう

採用通知メールは返信が必須

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。就活生から

「採用のメールがきたら返信した方がいいんですか?」
「どのような内容を書いて返信すればいいのかわかりません」

という声を多く聞きます。最終面接に合格すると企業から採用を通知する電話やメールがきますが、必ず返事をする必要があります。メールに対して就職したい気持ちを表すと内定承諾、辞退の旨を示すと内定辞退になり、同じメールでも、どのような内容で返信するかで未来は大きく変わります。

採用通知のメールが来たからといって必ずしも就職を決める必要はなく、断っても問題はありません。企業に自分の意思を示すためにも、採用通知への返信内容やマナーについて知っておきましょう。

採用通知メールの返信に関する基本3つ

採用通知メールが届いたなら返信が必要ですが、この時押さえておくべきポイントが3つあります。メールはただ返信すればいいわけではなく、企業に失礼や迷惑をかけないようにマナーを守ることも大切です。

①24時間以内に返信する

企業からのメールには、とにかく素早く返信することが大切です。重要な決定を通知するメールだからこそ、より素早い返信が求められ、24時間以内の返信が必須と考えましょう。返信が遅れてしまうと企業に迷惑がかかりますし、マイナス印象にもなりやすいです

内定をもらえたのに印象を悪くしてしまうのはもったいないので、メールをもらった時点で素早く返信しましょう。内定を受けるかどうかの回答期限は企業によって違いますが、返信自体は24時間以内におこなうことが大切です。少なくとも返信さえしているなら、採用通知メールがきちんと届いていることが分かり、企業でも連絡ミスの心配がなくなります。

キャリアアドバイザーコメント

熊野 公俊

内定のお礼メールは内定をもらってから24時間以内に送ろう

企業へ内定のお礼メールを送る際は、内定を頂き次第すぐに連絡をしましょう。社会人になると、レスポンスの速さが求められます。レスポンスが遅ければ相手から「やる気がないのかな?」と思われてしまう可能性もあります。逆にレスポンスが早ければ、やる気もあり誠実で信用のできる人と思われます。

基本的に、内定の連絡をもらってから24時間以内には返信することを心がけましょう。また、体裁をしっかりと整えて最後まで気を抜かずにメールを作成しましょう。喜びのあまり文面をよく確認せずに送信してしまい、誤字脱字だらけのメールでは企業からの評価はよくないです。しっかりとダブルチェックをしてから送信することを意識しましょう。

②意思表示は明確におこなう

採用通知メールに返信するなら、承諾、辞退、保留のいずれかを明確にする必要があります。曖昧な表現を使って企業を混乱させないようにしましょう。特に辞退の申し出の場合、伝えづらいからといって言葉を濁すのはよくありません。はっきりと「辞退する」という文言を含めておかないと、辞退の意志が正しく伝わらず、企業に迷惑をかけてしまう可能性もあります。

内定を受けるかどうかは、就活生にとってだけではなく、企業にとっても重要な決定であり、素早く明確な答えを求めています。素早く意思表示がされていても、明確なものでないとかえって混乱を招いて迷惑になるため、伝え方には注意しましょう。

③メールマナーを守る

どのような返事をするにしても、その他のメールと同様、基本的なメールマナーは守らなければなりません。

メールマナー
  • 件名はそのまま(Re:を残す)
  • 宛先・送り主を明記する
  • あいさつ文から入る
  • 要件を簡潔に伝える
  • 署名を付ける

自身で作成する場合も、返信の場合も基本のマナーはそれほど変わりませんが、注意すべきなのは件名です。自身で作成する場合は、件名もメールの内容に合わせて簡潔なものを設定します。しかし、返信の場合は、件名を変えるのはNGです。送られてきたものをそのまま使わなければなりません。返信メールであることを示す「Re:」も残すことが基本であるため、触らずそのまま使いましょう。

キャリアアドバイザーコメント

熊野 公俊

ビジネスメールは件名と本文ともに分かりやすさを意識しよう

ビジネスメールを送る際は「分かりやすさ」が大切です。メールの件名は簡潔に、本文は構成を守りましょう。例えば、件名は次のように何を目的に送信しているか分かりやすくしてあるといいです(『【OB訪問の御礼】キャリアパーク熊野』)。

忙しいビジネスパーソンは読むべきメールに優先順位をつけることも多く、件名が分かりにくいと送信目的が分からないだけでなく、迷惑メールやスパムと間違われることがあります。また、ビジネスメールには構成がありますので、先述した流れを守りましょう。上記を意識すれば一定の分かりやすい文章となるはずです。分かりやすい文章は相手への思いやりですよ。

早く返信しないと企業の行動を遅らせてしまう

就活生

採用の通知がきたけど、他の企業も気になるからまだ返信しなくていいや〜

キャリア
アドバイザー

企業に迷惑がかかってしまうので、出来るだけ早く返信しましょう。

企業は採用人数をあらかじめ定めていることが多く、採用通知を送ったうちのどのくらいが実際に入社するのかを気にしています。企業の採用活動に迷惑をかけないためにも、早めに返信する必要があります。

採用メールに対する返信が遅くなると承諾が辞退かがわからず、現状の把握が遅れてしまうのです。承諾をするのであれば入社手続きの準備が必要ですし、辞退するのであれば他の内定者を選定する必要があります。採用メールに早く返信することは、自分のためはもちろん、採用活動中の企業に迷惑をかけないためにも大切です。

返信が遅れた場合は電話で連絡する

万が一採用通知メールへの返信が遅れてしまった場合は、素早く企業に連絡して謝罪しましょう。この時、連絡の方法は電話が望ましく、メールで通知を受けた場合でも、電話で直接連絡してください。メールだと、急いで送ってもすぐに採用担当者が確認してくれるとは限りません。

メールを送った後になかなか読んでもらえず、確認してもらえたのが内定取り消しが決まった後というケースもあるでしょう。緊急の連絡は素早く確実に伝える必要があるため、電話のほうが適しています。電話なら謝罪の気持ちも伝えやすいですし、期限を過ぎていても、内定取り消しを免れるチャンスがあります。電話の後に証拠を残すつもりで再度メールをするといいため、まずは電話で連絡を取りましょう。

採用通知メールへの返信例3つ

採用通知メールに素早く返信するには、ケース別の返信例を知っておくことが大切です。内定承諾、辞退、保留のどれを選ぶかによって、返信の内容は大きく変わります。それぞれの場合で失敗しないためにも、例を参考にイメージを膨らませ、メールの内容を細部まで理解しておきましょう。

①内定承諾

例文

件名:Re:選考結果のご連絡
株式会社○○ 人事部
採用担当○○様

大変お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の港 太郎と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

貴社からの内定をお受けしたく思います。
内定を頂くことができ、大変嬉しく思っております。
4月より貴社の一員として活躍できるよう、努力して参ります。
今後もご指導のほど、何卒よろしくお願い致します。
―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:minato@☓☓☓☓☓☓.ab.jp
―――――――――――――――

あいさつ、内定へのお礼を述べて、入社の意思を示します。明確に入社の意思を示して基本的なメールマナーさえ守っていれば問題ないので、件名の設定や署名の付け忘れなどがないよう、細かい点まで注意して作成しましょう。

②内定辞退

例文

件名:Re:選考結果のご連絡
○○株式会社 人事部人事課
採用担当 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科 港 太郎と申します。

この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

貴重なお時間を取って頂いたにも関わらず、
このようなお返事となり大変申し訳ございません。

最後まで悩みましたが、自分の適性を慎重に考えた結果、
別の企業にご縁を感じ、辞退させていただくことにしました。

採用に関わってくださった皆様には
大変お世話になりましたことを心より感謝しております。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:minato@☓☓☓☓☓☓.ab.jp
―――――――――――――――

辞退をする場合も、内定の連絡をもらったことへの感謝を忘れずに書きましょう。感謝を伝えた後に、辞退をする旨を伝えてください。承諾の場合は「よろしくお願いします」という内容で締めましたが、辞退の場合は「末筆ではございますが〜」のように貴社の今後の発展を願う内容で締めます。

キャリアアドバイザーコメント

熊野 公俊

お世話になった人に辞退に至った理由を自分の言葉で伝えよう

内定辞退の連絡をする際は、選考段階でお世話になった人事担当者や社員の方たちがいますので、「なぜ内定辞退に至ったのか」しっかり自分の言葉で説明をしましょう。最も望ましいのは、メールを入れた上で電話することです。

あなたが希望したことで企業側は選考の場を提供し、採用に至るまでの段階において様々な時間的、労力的手間をかけているはずです。特に就職先が内定辞退先と同じ業界の場合、就職後も仕事でやりとりする機会があるかもしれません。

就職先の人たちもビジネスの枠にとらわれず、あなたが考え抜いて決めた選択なら応援してくれると思います。内定辞退は本心では残念でしょうが、あなたが誠心誠意、感謝の念を伝え「最良な選択としてここではない」のであれば、その選択を支持してくれると思います。必ずメールや電話だけで終わらせるのではなく、丁寧に対応することで誠意を示しましょう。

③保留

例文

件名:Re:選考結果のご連絡
○○株式会社 人事部人事課
採用担当 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 港 太郎と申します。

この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
入社のお返事に関しまして、恐れ入りますが
○月○日までお待ちいただきたくことは可能でしょうか。

現在結果待ちの選考があり、すべての結果が出た上で判断したいと考えております。

貴社に入社したい気持ちは強いのですが、
後悔のないよう慎重に考えた上でお返事させていただきたいです。

お待ちいただくことで貴社にご迷惑をおかけするのは
大変心苦しく思いますが、ご理解いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:minato@☓☓☓☓☓☓.ab.jp
―――――――――――――――

保留の場合は、返事を待ってもらうことが可能かどうか聞いておきましょう。相手に確認を取らずに待ってほしいと伝えると、自分勝手な印象を与えてしまいます。保留が可能かどうかを尋ね、その後いつまで待ってほしいか述べます。明確に期限が決まっていないなら、いつまで待ってもらえるか尋ねましょう。

キャリアアドバイザーコメント

増子 航平

保留の連絡をする場合は志望度の順位をつけるなど整理しておこう

他社選考がまだ残っている場合など、様々な理由で内定承諾期限を延長したいケースは多いかと思います。そんな時は保留させて頂いたり、場合によっては内定承諾の期限を延長させて頂ける場合があります。

しかし、その場合はもちろん企業に連絡をしなければいけませんし、それ相応の理由が必要になります。例えば「まだまだ選考がたくさん残っているので延長したいです」という理由では、企業としては待つ意味がないようにも思えますよね。

企業も内定を承諾してくれる可能性のない学生にいつまでも期間は設けません。「御社と同じくらい志望度の高い企業が1社来週選考なので、その結果が出るまで待っていただきたいです」このような伝え方であれば、終了期日もある程度目途がつけば保留や期日の延長を考えて頂けるでしょう。

そのためにも、選考を受けていく中で志望度の順位をつけることや、あまりにも志望度の低い企業は自ら辞退するなどして、しっかりと自分の中で整理しておきましょう。また、あくまでも承諾期限中に返答するのがマナーですので、その点はしっかりと頭に入れておきましょう。【増子】

採用通知メールにはマナーを守って返信しよう

企業から採用通知のメールをもらうと、ようやく就活が終了した実感が持てるでしょう。しかし、メールをもらっただけで安心するのはまだ早く、これに対して何らかの返信をしなければなりません。返信は内定の承諾と辞退、保留の3つに分けられますが、どの選択をする場合でも、素早く伝えるという点は共通しています。

採用通知メールに対しては、素早く返信しないとそれだけで印象が悪くなります。また、企業が設ける期限を過ぎて返信していないと、それだけで内定取り消しになる危険性もあるため注意が必要です。通知を受けただけで安心せず、返信まで間違いなくおこなうことが大切です。最後まで油断せずに取り組み、返信メールまできちんと送りましょう。

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