内定通知のメール返信で守るべきマナーとは? パターン別例文付き

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    吉川 智也

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コラムの目次

  1. 内定通知のメールをもらったら返信しよう
  2. 内定通知のメールに返信するポイント3つ
  3. ①なるべく24時間以内に返信する
  4. ②件名はRe:のままで返信する
  5. ③感謝の気持ちを伝える
  6. 入社・辞退・保留をする場合の返信の仕方と例文
  7. 内定承諾:今後の抱負を伝える
  8. 内定辞退:はっきりと断り感謝を伝える
  9. 保留したい場合:放置せずに保留のお願いをする
  10. 内定通知メールについてのマナーを知りたい学生からよくある質問に回答!
  11. 内定通知のメールには出来るだけ早く返信しよう

内定通知メールの返信マナーは動画でも解説中!!

内定通知のメールをもらったら返信しよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。就活生から

「内定通知のメールに返信は必要ですか?」
「内定通知のメールが来たのですが、なんと返信すればいいですか?」

といった質問を受けることが多くあります。結論から言うと、内定通知がメールで来たら返信をする必要があります。内定通知をもらうと、嬉しくてつい返信を忘れてしまいそうになりますが、放置はNGです。

内定通知は企業側の「あなたは内定ですよ」という意思表示に過ぎず、入社に至るには就活生の同意が必要になります。入社を逃さないためにも、内定通知のメールが来たら必ず返信しましょう。この記事では、内定通知のメールをもらって返信する際のポイントなどについてご紹介します。

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内定通知のメールに返信するポイント3つ

内定通知のメールに返信するポイント3つ

内定通知のメールが来たら無視せず返信する必要がありますが、ただ返信するだけでは不十分と言えます。内定通知のメールは誰でももらえるものではないからこそ、採用担当者に対する感謝の気持ちを言葉や態度で示すことが大切です。そこでここでは、内定通知のメールに返信する際のポイントについてご紹介していきます。

①なるべく24時間以内に返信する

内定通知のメールをもらったら、24時間以内の返信を心がけましょう。採用担当者は、内定通知を送った就活生が入社するかどうかを出来るだけ早く知りたいと考えています。ですから、採用担当者を待たせない意味でも早く返信する必要があるのです。

また、メールの返信は早ければ早いほどいい印象を与えます。内定通知に対して早く返信することで、入社の意欲が伝わり好印象を与えるでしょう。ただ、確認したいことがある場合はきちんと問い合わせておくことも忘れてはいけません。きちんと納得した上で内定に同意することが大切なので、焦らずに保留という形を取ってもいいでしょう。その場合は、保留したいという旨を早めに伝えてください。

キャリアアドバイザーコメント

塩田 健斗

塩田 健斗プロフィール

採用担当者は内定通知後の返信スピードを気にしている

採用担当は内定通知後、返信スピードを注視していることが多い傾向にあります。企業様の採用担当者にとって内定通知は非常に重要な仕事になります。採用担当者は「採用=将来に対しての投資」と捉えています。定年まで働くと考えるとおよそ2~3億円の生涯年収を支払うことが想定されるため、その投資をする価値があるかどうかを面接で評価していくわけです。

その分、内定通知は採用担当者にとってドキドキする仕事であり、相手のリアクションが非常に気になるので、「いつ返事が返ってくるのか」を注視しています。返事のスピードによって志望度の高い/低いが覗えるため、採用担当は気にしている傾向にあります。

②件名はRe:のままで返信する

内定通知のメールをもらったら、件名は変えずそのままでOKです。また、新規メールを作成する必要もありません。まれに新規メールを作成して内定の返事をする就活生がいるのですが、そうしてしまうと採用担当者がメールの整理をしづらくなります。採用担当者は、内定通知者が1人でない限り複数の就活生からの返信を管理する必要があるのです。

採用担当者が件名を見ただけで何のメールに対する返信なのか把握できるように、Re:のままで返信しましょう。返信する際に「Re」と入力しなくても、そのまま返信すればOKです。本文についても消さずに残しておいてください。トラブルなどに発展した際の証拠にもなります。

③感謝の気持ちを伝える

内定通知のメールをもらった際は、感謝の気持ちも忘れずに伝えましょう。内定・内々定が出たときお礼の連絡をした?お礼メール、お礼状の書き方を解説によると、お礼をした就活生の約7割がメールを利用しています。「メールが来たからそれに返した」「メールをいただいたのでその返信として」などの回答もあるように、お礼状を新たに作成しなくても返信する際に伝える形で問題ありません。詳しい書き方は、この後の章で紹介していきます。

業種によってはメールではなくお礼状の方が好まれる場合もあります。
お礼状を送った方がいいケースや送るときのルールはこちらの記事も参考にしてみてくださいね。

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入社・辞退・保留をする場合の返信の仕方と例文

内定通知のメールをもらった際、考えられる返信のパターンは承諾、辞退、保留の3つです。それぞれのパターンで盛り込むべき内容やポイントは異なるので、事前に把握しておきましょう。例文もあわせてご紹介します。

内定承諾:今後の抱負を伝える

まずは内定通知に対するお礼を伝えます。そして、就職への意欲を示してください。「内定を受諾します」「内定を受けます」といったわかりやすい表現をしましょう。そして、就職への意欲、仕事への意気込みといった内容を盛り込みます。今後の抱負を伝えることで入社意欲のアピールになり、採用担当者に好印象を与えられるでしょう。

例文

件名:Re:選考結果のご連絡

株式会社○○ 人事部
採用担当○○様

大変お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○港 太郎と申します。

この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
貴社からの内定をお受けしたく思います。
内定を頂くことができ、大変嬉しく思っております。
4月より貴社の一員として活躍できるよう、努力して参ります。
今後もご指導のほど、何卒よろしくお願い致します。
―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:minato@☓☓☓☓☓☓.ab.jp
―――――――――――――――

内定辞退:はっきりと断り感謝を伝える

内定辞退の場合も、明確に辞退の意思を伝えることが大切です。そして、辞退する理由について簡潔に伝えましょう。辞退理由について何も触れないでいると、不審に思った採用担当者から意思確認の連絡がくる可能性があります。最後に、お詫びの言葉を記載しておきましょう。辞退した企業と今後も関わるかもしれないので、最後まで丁寧な対応を心がけることが大切です。

内々定であっても辞退する際の対応は必要です。
内々定の返事はこちらの記事でも解説しています。

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内々定を辞退するには|連絡する際に守りたいマナーと辞退の例文

例文

件名:Re:選考結果のご連絡

○○株式会社 人事部人事課
採用担当 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の港 太郎と申します。

この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴重なお時間を取って頂いたにも関わらず
このようなお返事となり大変申し訳ございません。

最後まで悩みましたが、自分の適性を慎重に考えた結果
別の企業にご縁を感じ、辞退させていただくことにしました。
採用に関わってくださった皆様には
大変お世話になりましたことを心より感謝しております。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:minato@☓☓☓☓☓☓.ab.jp
―――――――――――――――

キャリアアドバイザーコメント

長尾 美慧

長尾 美慧プロフィール

お世話になった人に辞退に至った理由を自分の言葉で伝えよう

内定辞退の連絡をする際は、選考段階でお世話になった人事担当者や社員の方たちがいますので、「なぜ内定辞退に至ったのか」しっかり自分の言葉で説明をしましょう。最も望ましいのは、メールを入れた上で電話することです。

あなたが希望したことで企業側は選考の場を提供し、採用に至るまでの段階において様々な時間的、労力的手間をかけているはずです。特に就職先が内定辞退先と同じ業界の場合、就職後も仕事でやりとりする機会があるかもしれません。

就職先の人たちもビジネスの枠にとらわれず、あなたが考え抜いて決めた選択なら応援してくれると思います。内定辞退は本心では残念でしょうが、あなたが誠心誠意、感謝の念を伝え「最良な選択としてここではない」のであれば、その選択を支持してくれると思います。必ずメールや電話だけで終わらせるのではなく、丁寧に対応することで誠意を示しましょう。

内定辞退の理由の伝え方については、こちらの記事でも詳しく解説しています。伝える際のポイントや例文も紹介していますので、あわせて参考にしてみましょう。

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【内定辞退の理由8選】失礼を避けるには5つのポイントが重要

こちらの記事では、内定とは何かについて解説しています。「内定辞退をしても大丈夫?」と不安に思う就活生は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

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内定とは|取り消しになるケースや連絡をもらった際の返事の仕方

保留したい場合:放置せずに保留のお願いをする

承諾か辞退か迷っている場合も連絡が必要です。何も連絡せずに返信しないままだと、採用担当者が辞退とみなす可能性もあります。必ず、返事を保留してもいいか確認しておきましょう。また、保留する場合は、返事を待ってほしい理由を述べる必要があります。いつまで待ってほしいのか明確に時期が決まっているならそれも明記しておきましょう。

特に期限が決まっていない場合は企業にいつまで待ってもらえるか、そもそも待ってもらうことは可能か聞きましょう。保留にする場合は、必ず連絡してお互いに共通の認識を持っておくことが大切です。

例文

件名:Re:選考結果のご連絡

○○株式会社 人事部人事課
採用担当 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 港 太郎と申します。

この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
入社のお返事に関しまして、恐れ入りますが
○月○日までお待ちいただきたくことは可能でしょうか。

現在結果待ちの選考があり、すべての結果が出た上で判断したいと考えております。
貴社に入社したい気持ちは強いのですが、
後悔のないよう慎重に考えた上でお返事させていただきたいです。
せっかくの内定のご連絡を頂いたところ大変申し訳ございませんが、
ご了承いただきたくお願い申し上げます。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどお願いいたします。
―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:minato@☓☓☓☓☓☓.ab.jp
―――――――――――――――

承諾・辞退・保留の各ケースごとの詳しい解説や例文はこちらの記事も参考にしてみてくださいね。

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キャリアアドバイザーコメント

吉川 智也

吉川 智也プロフィール

保留の連絡をする場合は志望度の順位をつけるなど整理しておこう

他社選考がまだ残っている場合など、様々な理由で内定承諾期限を延長したいケースは多いかと思います。そんな時は保留させて頂いたり、場合によっては内定承諾の期限を延長させて頂ける場合があります。しかし、その場合はもちろん企業に連絡をしなければいけませんし、それ相応の理由が必要になります。

例えば「まだまだ選考がたくさん残っているので延長したいです」という理由では、企業としては待つ意味がないようにも思えますよね。企業も内定を承諾してくれる可能性のない学生にいつまでも期間は設けません。

「御社と同じくらい志望度の高い企業が1社来週選考なので、その結果が出るまで待っていただきたいです」このような伝え方であれば、終了期日もある程度目途がつけば保留や期日の延長を考えて頂けるでしょう。

そのためにも、選考を受けていく中で志望度の順位をつけることや、あまりにも志望度の低い企業は自ら辞退するなどして、しっかりと自分の中で整理しておきましょう。また、あくまでも承諾期限中に返答するのがマナーですので、その点はしっかりと頭に入れておきましょう。

内定承諾に踏み切れない人はこちらの記事を読んでみると良いですよ。承諾の手がかりが見つかるかもしれません。

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内定通知メールについてのマナーを知りたい学生からよくある質問に回答!

内定通知のメールに対してメールで返事をしてもいいのか、それとも電話で直接伝えたほうが良いのか、失礼にならないようにマナーを知りたいという学生は少なくありません。そんな多くの学生の質問にキャリアアドバイザーが回答します。

  • 内定通知のメールには電話で返事をするべきでしょうか?

    内定通知がメールで届いた場合は、メールで返事をするのが無難です。相手の連絡手段に合わせて返事をするのが基本なので、メールで内定通知が来た場合はメールで、電話で内定通知が来た場合は電話で返事をします。もちろんメールで内定通知を受けた場合にも、電話で返事をしても問題はありません。ただし企業が電話に出なかった場合は、自分から再度電話をするのがマナーです。

    また企業からの内定通知メールに「返事はこのメールの返信で」あるいは「電話で」と記載されていた場合は、指示に従うようにしましょう。

  • 内定通知メールの返信で気を付けるべき点を教えてください。

    内定通知メールに返信する際は、適宜改行するようにしましょう。文章は内容が変わるタイミングで3~4文ごとを目安に改行し、1行空白をはさんで見やすいようにすることが大事です。また、文字化けの原因になる機種依存文字や装飾文字を使ったり、内定のうれしさから絵文字や顔文字を入れて感謝や喜びを表現しないようにしましょう。

    ビジネスマナーに則り、メールはシンプルにする必要があります。文章作成後は送信する前に、誤字脱字や変換ミスがないか、正しい敬語や言葉遣いをしているか、しっかりと確認をしましょう。また、24時間以内に返信するのがマナーですが、だからといって深夜や早朝に返信するのは避けましょう。企業の営業時間内に送るのがマナーです。

内定通知のメールには出来るだけ早く返信しよう

企業から内定通知のメールが届いたら、必ず返信しましょう。24時間以内に返信することが理想的です。ただ、確認したい内容があれば遠慮せずに聞いておきましょう。承諾するか辞退するかをなかなか決めきない就活生も多いと思います。そんな時は、保留することもひとつの方法です。

何の連絡もなく放置しておくのがもっともイメージを下げる行為なので、すぐに回答できない理由などを交えて丁寧に対応しましょう。内定するかどうかの判断は就活生に委ねられていますが、最後まで謙虚な態度でいることを忘れないでください。

メールではなく電話で内定通知をする企業も多いため、どのケースでも対応できるよう事前に準備しておきましょう。

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内定通知の電話で恥をかかない対応方法|例文付きで解説

内定通知の電話対応は受け答えの準備をしておくと滞りない対応ができますよ! この記事では電話待ちや対応時の注意点、承諾・保留・辞退別の例文、問い合わせ例文などをキャリアアドバイザー解説します。 解説動画も参考に、万全の準備で臨んでくださいね。

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記事の編集責任者

北原 瑞起きたはら みずき

新卒でポート株式会社へ入社。入社2年目に年間1億2千万円の売上を記録し、全社の年間MVPを獲得。現在は、リクルーティングアドバイザーグループの責任者として、年間300社の採用支援及び、年間2,000人の学生の就活相談に乗り、企業と学生の最良なマッチング機会の創出をおこなっている。プロフィール詳細

全国民営職業紹介事業協会 職業紹介責任者(001-190515132-01458)

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