内定通知のメール返信で守るべきマナーとは？ パターン別例文付き

内定通知のメールをもらったら返信しよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。就活生から

「内定通知のメールに返信は必要ですか？」
「内定通知のメールが来たのですが、なんと返信すればいいですか？」

といった質問を受けることが多くあります。結論から言うと、内定通知がメールで来たら返信をする必要があります。内定通知をもらうと、嬉しくてつい返信を忘れてしまいそうになりますが、放置はNGです。

内定通知は企業側の「あなたは内定ですよ」という意思表示に過ぎず、入社に至るには就活生の同意が必要になります。入社を逃さないためにも、内定通知のメールが来たら必ず返信しましょう。この記事では、内定通知のメールをもらって返信する際のポイントなどについてご紹介します。

内定通知のメールに返信するポイント3つ

内定通知のメールが来たら無視せず返信する必要がありますが、ただ返信するだけでは不十分と言えます。内定通知のメールは誰でももらえるものではないからこそ、採用担当者に対する感謝の気持ちを言葉や態度で示すことが大切です。そこでここでは、内定通知のメールに返信する際のポイントについてご紹介していきます。

①なるべく24時間以内に返信する

内定通知のメールをもらったら、24時間以内の返信を心がけましょう。採用担当者は、内定通知を送った就活生が入社するかどうかを出来るだけ早く知りたいと考えています。ですから、採用担当者を待たせない意味でも早く返信する必要があるのです。

また、メールの返信は早ければ早いほどいい印象を与えます。内定通知に対して早く返信することで、入社の意欲が伝わり好印象を与えるでしょう。ただ、確認したいことがある場合はきちんと問い合わせておくことも忘れてはいけません。きちんと納得した上で内定に同意することが大切なので、焦らずに保留という形を取ってもいいでしょう。その場合は、保留したいという旨を早めに伝えてください。

②件名はRe:のままで返信する

内定通知のメールをもらったら、件名は変えずそのままでOKです。また、新規メールを作成する必要もありません。まれに新規メールを作成して内定の返事をする就活生がいるのですが、そうしてしまうと採用担当者がメールの整理をしづらくなります。採用担当者は、内定通知者が1人でない限り複数の就活生からの返信を管理する必要があるのです。

採用担当者が件名を見ただけで何のメールに対する返信なのか把握できるように、Re:のままで返信しましょう。返信する際に「Re」と入力しなくても、そのまま返信すればOKです。本文についても消さずに残しておいてください。トラブルなどに発展した際の証拠にもなります。

③感謝の気持ちを伝える

内定通知のメールをもらった際は、感謝の気持ちも忘れずに伝えましょう。内定・内々定が出たときお礼の連絡をした？お礼メール、お礼状の書き方を解説によると、お礼をした就活生の約7割がメールを利用しています。「メールが来たからそれに返した」「メールをいただいたのでその返信として」などの回答もあるように、お礼状を新たに作成しなくても返信する際に伝える形で問題ありません。詳しい書き方は、この後の章で紹介していきます。

業種によってはメールではなくお礼状の方が好まれる場合もあります。
お礼状を送った方がいいケースや送るときのルールはこちらの記事も参考にしてみてくださいね。

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内定承諾：今後の抱負を伝える

まずは内定通知に対するお礼を伝えます。そして、就職への意欲を示してください。「内定を受諾します」「内定を受けます」といったわかりやすい表現をしましょう。そして、就職への意欲、仕事への意気込みといった内容を盛り込みます。今後の抱負を伝えることで入社意欲のアピールになり、採用担当者に好印象を与えられるでしょう。

例文

内定辞退：はっきりと断り感謝を伝える

内定辞退の場合も、明確に辞退の意思を伝えることが大切です。そして、辞退する理由について簡潔に伝えましょう。辞退理由について何も触れないでいると、不審に思った採用担当者から意思確認の連絡がくる可能性があります。最後に、お詫びの言葉を記載しておきましょう。辞退した企業と今後も関わるかもしれないので、最後まで丁寧な対応を心がけることが大切です。

内々定であっても辞退する際の対応は必要です。
内々定の返事はこちらの記事でも解説しています。

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特に期限が決まっていない場合は企業にいつまで待ってもらえるか、そもそも待ってもらうことは可能か聞きましょう。保留にする場合は、必ず連絡してお互いに共通の認識を持っておくことが大切です。

例文

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内定通知のメールには出来るだけ早く返信しよう

企業から内定通知のメールが届いたら、必ず返信しましょう。24時間以内に返信することが理想的です。ただ、確認したい内容があれば遠慮せずに聞いておきましょう。承諾するか辞退するかをなかなか決めきない就活生も多いと思います。そんな時は、保留することもひとつの方法です。

何の連絡もなく放置しておくのがもっともイメージを下げる行為なので、すぐに回答できない理由などを交えて丁寧に対応しましょう。内定するかどうかの判断は就活生に委ねられていますが、最後まで謙虚な態度でいることを忘れないでください。

メールではなく電話で内定通知をする企業も多いため、どのケースでも対応できるよう事前に準備しておきましょう。

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