近況報告メールの書き方｜内定先で評価アップの内容を例文つきで解説

正しく作成することで円滑な入社につなげよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

「内定先への近況報告で何を報告すればいいのかわかりません」
「書く際のルールって決まっていますか？」

就活が終わってひと安心したのもつかの間、内定先から近況報告を求められて慌てて相談にくる学生は多くいます。近況報告メールに真摯に対応することで、入社後もいいスタートダッシュがきれるようになります。反対に、送らなかったり適当に返信したりすると、大きく印象を下げる可能性もあります。

この記事では、企業の人事が近況報告を求める理由や報告する上でのポイントを解説していきます。例文も紹介するので、人事の立場も想像しながら制作してみましょう。

内定式で「この企業でいいのかな」と思ってしまったら？

内定式後は、同期や上司の様子を見て「この企業でいいのかな」と思ってしまうことは珍しくありません（「内定ブルー」とも呼ばれます）。

また、内定ブルーとなった学生が内定辞退して、一時的な「追加募集枠」が増えるのもこの時期の特徴です。

少しでも不安があれば、「追加募集枠」も視野に入れて、少しだけ就活を続けてみるのも良いでしょう。内定式直後は、思わぬ企業が募集を行っているかもしれません。

人事の事情を理解しよう！ 近況報告を求められる理由

近況報告とは、最近の自分の生活や入社に向けた準備などの状況を知らせることです。就活生の中には「面倒くさいなぁ」と思う人もいるかもしれませんが、人事にとっては内定者とコミュニケーションをとるための大切な機会です。

人事が知りたい内容を盛り込むために、まずは人事側の事情や意図を把握しましょう。

内定者のモチベーション維持のため

内定通知から入社までの間、学生のモチベーションが途切れないようにするために人事は近況報告を求めます。内定を獲得したものの「本当にこの会社でいいのか？」と迷いが生じる人もいますよね。

人事にとってみれば、「ぜひうちにきてほしい」と内定を出した学生に対してかならず入社してほしいもの。そんな人事担当者は下のような心配をしながら近況報告を求めているのです。

入社に不安がある場合はできるだけフォローをし、大学や私生活でのトラブルもなるべく把握したいと考えているのです。

近況報告をする際は、仕事への意気込みや期待なども含めて報告するとモチベーションをアピールでき、人事に安心感を与えられるでしょう。

学生の人柄を把握するため

人事担当者は「採用選考の場だけでは理解できなかった内定者の人柄をもっと知りたい」と考えています。 これから一緒に働く人の人柄や性格をもっと知りたいと思うのは当然ですよね。

例えば、学業以外の活動や普段の生活ぶりなども伝えてもいいでしょう。雑談に近い話題でもいいので、新たな一面を近況報告に交えるとより好感度が上がる可能性もあるかもしれませんね。

また、選考ではきちんとしていたのに、内定後に安心してルーズになる就活生も少なからずいます。「面接ではしっかりしていたのに近況報告メールは適当だなぁ」と思われないように油断しないように気を付けてくださいね。

また、内定承諾メールを送っていない場合は内定が取り消されてしまうこともあります。
こちらも必ず送るようにしましょう。

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近況報告メールに盛り込む4つの内容

企業が近況報告に求める理由を踏まえた上で、盛り込みたい内容を決めましょう。近況報告に適した内容をいくつか紹介するので、参考にしてください。

①学業

学業についてはまず、卒業のための単位修得や、卒論などが順調に進んでいることを伝えてください。人事にとっては「せっかく内定が決まったのに卒業できずに入社できない」という事態は避けたいものです。

熱心に取り組んでいる様子や、入社後も生かせるようなスキルがあれば積極的にアピールするのもいいでしょう。学生の本分である学業を、気を抜かずに取り組んでいることをぜひアピールしてください。

②健康状態

自分の体調について以下のような内容を伝えて、入社後もしっかり健康管理をおこなえることをアピールしましょう。働くことで一番大事なのは「健康であること」ですよね。

適度な運動や栄養のある食事を心掛けているなどの基本的な内容でも、人事側にとって安心材料になります。もしも、入社時や入社後に影響するような病気やけがをしてしまった場合は、正直に内定先に報告してくださいね。

③入社に向けて取り組んでいること

入社に向けて取り組んでいることがあれば、内定先に報告して意欲の高さをアピールしましょう。たとえば、以下のような取り組みです。

これらの取り組みは、入社後の仕事の進め方や評価にもよい影響があるかもしれないので、積極的にアピールしましょう。入社後どう活かしていくかも含めて報告するといいですね。

④課外活動や日常生活

学業以外の課外活動や日常生活についても報告すると、新たな一面をアピールできるかもしれません。たとえば、以下のような内容です。

充実した生活を送っていることを伝えましょう。無理に仕事と結び付ける必要はありませんが、内定が決まったことで物事への取り組み方に変化があれば伝えてもいいかもしれませんね。

卒業旅行をする場合は、旅行中に連絡が取れないことを報告しておくと丁寧な印象を与えられます。

メール作成で気を付けるべき4つのポイント

内定が決まったからといって、気を抜いてカジュアルな文面にするのはNGです。メールのマナーを守り、相手に伝わる内容にする必要があります。これから解説するポイントを意識して作成をしましょう。

①具体的に記載する

メールの内容は具体的かつ端的に記載しましょう。「具体的に記載する」とは、事細かに長々と書くことではありません。論旨を明確にし、伝えたい内容を確実に書くことです。

たとえば「現在、○○の資格の勉強を頑張っています」という文章だけでは具体性が乏しいと感じられるかもしれません。「仕事に役立つと思い、○月○日の○○の資格試験に向けて毎日2時間勉強をしています」と書いた方が、目標に向けて頑張っている様子が伝わりますよね。

5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を意識しながら書くと、相手に伝わる文が書けます。好印象を与えるためにも、具体的な文章を書くことを心がけましょう。

②ビジネスメールのマナーを意識する

近況報告というと少し気軽さを感じる人もいるかもしれませんが、きちんとビジネスマナーを守る必要があります。ビジネスマナーや書き方については、メールの構成時にも解説します。

返信する際のマナーはこちらも参考にしてくださいね。

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③できるだけ早くメールを送る

メールがきたら、できるだけ早く返信するのがビジネスマナーです。「○月○日までご返信ください」と指定がある場合は、余裕を持って返信がぎりぎりにならないように注意しましょう。

特に期限の指定がなければ、翌日の営業時間内に送ることを心掛けてください。2日以上空いてしまった場合は、簡潔に理由を添えて「返信が遅くなってしまい申し訳ございません」と一言謝罪しておくといいですね。

1週間以上返事をしなかったら「メールを見ていないのか」「問題なく大学生活を過ごせているのかな」と人事担当者に心配されます。1週間以上返信できない場合は、その旨を連絡しておくのがおすすめです。

④送信前に必ず内容をチェックする

メールは1度送ってしまったら修正できません。誤字脱字や不適切な表現がないか必ずチェックをしましょう。以下のような流れでチェックをすると確実です。

また、少し時間をおいてからメールを読み直すのもおすすめです。客観的に見ることができるので、より完成度が高い文章に仕上げることができます。

人事にしっかり伝わるメールの構成

メールの構成では「視覚的な読みやすさ」「理解しやすい文章」「過不足のない情報量」を意識しましょう。内容だけなくメール全体のレイアウトも意識して書くといいです。

では、メールの構成を6つに分けて具体的に解説します。

①件名：Reは消さない

件名は変更せずにそのまま返信してください。自動で表示される「Re：」は付けたままで大丈夫です。「Re:を付けたままでは失礼なのでは？」と思われがちですが、むしろ付けたまま返すほうが望ましいと言えます。

人事担当者には日々多くのメールが届くので、件名だけを見てメール対応の優先順位を予測することも珍しくありません。「Re：」と件名がついていたら、一目でどのメールの返事なのかが把握でき、人事担当者は効率よく仕事が進められるからです。

②宛名：正式名称で書く

宛名は「社名」「部署名」「担当者名」の順で入力して、敬称の「様」を付けます。社名を入力する際は、株式会社を（株）などと略さないようにしてください。また、担当者名が分かっている場合は、会社や部門宛だけでなく、氏名もしっかり記しましょう。

③あいさつ：やりとりの頻度によって変えよう

冒頭のあいさつは、これまでのやりとりの頻度によって変えるといいです。何度もやりとりを重ねている場合は「大変お世話になっております」と伝えても違和感がないでしょう。

④報告事項：読みやすくする工夫が必要

冒頭のあいさつ文の後に、いきなり近況報告を始めないようにしましょう。以下のようなメールの主題となる文から始めてください。

また、報告事項は長文になりやすいので、読みやすくするために以下の4つのポイントを意識してください。

⑤締めのあいさつ：簡潔にしめよう

最後は、以下の3点を簡潔に伝えて締めのあいさつとします。 相手の健康を願う結びの言葉も添えたり、季節によって文言を変えるのもいいでしょう。

⑥署名：抜け漏れがないかチェック

署名は、メールの最後に記述する送信者の情報です。氏名、大学名、学部学科、電話番号、メールアドレスを明記します。あらかじめ署名登録しておくと便利です。また、ひらがなやローマ字で氏名の読み方を書いておくとより親切ですよ。例のように本文と区別するために罫線を入れると見やすくなります。

伝えたい内容別の例文

ここからは、実際に送る近況報告メールの例文をご紹介します。宛名・署名を省いた全体で400～500文字程度が適切な文章量でしょう。それ以上長くなる場合は、箇条書きを活用して読みやすく工夫するのがおすすめです。

学業中心に報告する場合：進捗を伝える

課外活動中心に報告する場合：学びを伝える

近況報告メールの書き方について悩んでいる学生からよくある質問に回答！

内定先から近況報告をもとめられる理由を知りたい学生や、近況報告では何を伝えるべきかわからない学生もいるでしょう。そういった学生からよくある質問にキャリアアドバイザーが回答します。

人事の意図を汲んで高評価を狙える近況報告メールをつくろう

近況報告メールは、内定前に人事とコミュニケーションをとれる貴重な機会です。企業側が求める内容をメールに盛り込むことで、安心させるだけでなく、いい印象を与えることができます。反対に、適当に返すとイメージダウンしかねません。

「ただ近況報告すればいい」と考えていた人も、入社後にいいスタートダッシュを切れるように、企業が欲しい情報を盛り込むようにしましょう。