近況報告メールの書き方|内定先で評価アップの内容を例文つきで解説

この記事のアドバイザー

  • 五反田 誉司

    大学卒業後、大手アパレル企業に就職し、販売担当として全国売上1位を獲得。店舗マネジメントも… 続きを読む

  • 持田 伊織

    大学時代、「目の前のお客様に励ましを送る」ことを指針としていたゴスペル部で日々活動。大学卒… 続きを読む

コラムの目次

  1. 正しく作成することで円滑な入社につなげよう
  2. 人事の事情を理解しよう! 近況報告を求められる理由
  3. 近況報告メールに盛り込む4つの内容
  4. メール作成で気を付けるべき4つのポイント
  5. 人事にしっかり伝わるメールの構成
  6. 伝えたい内容別の例文
  7. 人事の意図を汲んで高評価を狙える近況報告メールをつくろう

正しく作成することで円滑な入社につなげよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

「内定先への近況報告で何を報告すればいいのかわかりません」
「書く際のルールって決まっていますか?」

就活が終わってひと安心したのもつかの間、内定先から近況報告を求められて慌てて相談にくる学生は多くいます。近況報告メールに真摯に対応することで、入社後もいいスタートダッシュがきれるようになります。反対に、送らなかったり適当に返信したりすると、大きく印象を下げる可能性もあります。

この記事では、企業の人事が近況報告を求める理由や報告する上でのポイントを解説していきます。例文も紹介するので、人事の立場も想像しながら制作してみましょう。

人事の事情を理解しよう! 近況報告を求められる理由

近況報告とは、最近の自分の生活や入社に向けた準備などの状況を知らせることです。就活生の中には「面倒くさいなぁ」と思う人もいるかもしれませんが、人事にとっては内定者とコミュニケーションをとるための大切な機会です。

人事が知りたい内容を盛り込むために、まずは人事側の事情や意図を把握しましょう。

内定者のモチベーション維持のため

内定通知から入社までの間、学生のモチベーションが途切れないようにするために人事は近況報告を求めます。内定を獲得したものの「本当にこの会社でいいのか?」と迷いが生じる人もいますよね。

人事にとってみれば、「ぜひうちにきてほしい」と内定を出した学生に対してかならず入社してほしいもの。そんな人事担当者は下のような心配をしながら近況報告を求めているのです。

企業の人事が内定者に対して心配すること
  • 内定辞退の可能性
  • 単位を取得し卒業できるか
  • 入社に際して不安を抱えていないか
  • 内定が決まったことに安心して羽目を外しすぎていないか

入社に不安がある場合はできるだけフォローをし、大学や私生活でのトラブルもなるべく把握したいと考えているのです

近況報告をする際は、仕事への意気込みや期待なども含めて報告するとモチベーションをアピールでき、人事に安心感を与えられるでしょう。

学生の人柄を把握するため

人事担当者は「採用選考の場だけでは理解できなかった内定者の人柄をもっと知りたい」と考えています。 これから一緒に働く人の人柄や性格をもっと知りたいと思うのは当然ですよね。

例えば、学業以外の活動や普段の生活ぶりなども伝えてもいいでしょう。雑談に近い話題でもいいので、新たな一面を近況報告に交えるとより好感度が上がる可能性もあるかもしれませんね

また、選考ではきちんとしていたのに、内定後に安心してルーズになる就活生も少なからずいます。「面接ではしっかりしていたのに近況報告メールは適当だなぁ」と思われないように油断しないように気を付けてくださいね。

こちらの記事では、内定のお礼メールや内定者懇親会の案内が来た時の返信方法について解説しています。メールを送る際の注意点やビジネスマナーについて把握しておきましょう。

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近況報告メールに盛り込む4つの内容

近況報告メールに盛り込む4つの内容

企業が近況報告に求める理由を踏まえた上で、盛り込みたい内容を決めましょう。近況報告に適した内容をいくつか紹介するので、参考にしてください。

①学業

学業についてはまず、卒業のための単位修得や、卒論などが順調に進んでいることを伝えてください。人事にとっては「せっかく内定が決まったのに卒業できずに入社できない」という事態は避けたいものです。

熱心に取り組んでいる様子や、入社後も生かせるようなスキルがあれば積極的にアピールするのもいいでしょう。学生の本分である学業を、気を抜かずに取り組んでいることをぜひアピールしてください。

学業
  • 卒業論文や研究の進捗、提出日
  • 未取得の単位がある場合は単位取得の可能性と時期
  • 取り組む姿勢や入社後に活かせるスキル

②健康状態

自分の体調について以下のような内容を伝えて、入社後もしっかり健康管理をおこなえることをアピールしましょう。働くことで一番大事なのは「健康であること」ですよね。

適度な運動や栄養のある食事を心掛けているなどの基本的な内容でも、人事側にとって安心材料になります。もしも、入社時や入社後に影響するような病気やけがをしてしまった場合は、正直に内定先に報告してくださいね。

健康状態について
  • 健康状態が良好であること
  • 健康管理で心がけていることや予防対策
  • 入社時や入社後にも影響するような病気やけが

③入社に向けて取り組んでいること

入社に向けて取り組んでいることがあれば、内定先に報告して意欲の高さをアピールしましょう。たとえば、以下のような取り組みです。

これらの取り組みは、入社後の仕事の進め方や評価にもよい影響があるかもしれないので、積極的にアピールしましょう。入社後どう活かしていくかも含めて報告するといいですね。

入社に向けて取り組んでいること
  • 資格取得
  • パソコンや語学などの自己学習
  • 読書(業界/職種に関する書籍)
  • ビジネスマナーの勉強

④課外活動や日常生活

学業以外の課外活動や日常生活についても報告すると、新たな一面をアピールできるかもしれません。たとえば、以下のような内容です。

充実した生活を送っていることを伝えましょう。無理に仕事と結び付ける必要はありませんが、内定が決まったことで物事への取り組み方に変化があれば伝えてもいいかもしれませんね。

卒業旅行をする場合は、旅行中に連絡が取れないことを報告しておくと丁寧な印象を与えられます。

課外活動や日常生活について
  • 部活やサークル活動
  • アルバイト
  • 趣味
  • 卒業旅行

キャリアアドバイザーコメント

持田 伊織プロフィール

物事に取り組む姿勢や入社準備について書こう

就活終了後、近況報告について悩まれる学生はたくさんいらっしゃると思います。実際に、以前担当させていただいたMさんという学生から「学業以外に何を報告すればいいか」という相談を頂いたことがあります。

Mさんは、卒論以外に特に力を入れていることがありませんでした。しかし、無理に新しく取り組んでいることを書く必要はありません。企業の人事が気になっているのは、物事に取り組む姿勢や入社準備についてです。

Mさんは、接客業の企業に就職することが決まっていたので「卒論を発表するプレゼン準備について報告しよう」と提案しました。接客業で大切な「伝える力」があらわれる内容だからです。

そしてMさんはプレゼン内容と期日に加えて「入社後もお客様に分かりやすい説明ができるように、自分の思いを伝える話し方をプレゼンを通して模索している」と報告しました。ひとつのトピックだけではなく、入社に向けた準備も書くことによって入社後に向けての意欲もアピールできます。

メール作成で気を付けるべき4つのポイント

内定が決まったからといって、気を抜いてカジュアルな文面にするのはNGです。メールのマナーを守り、相手に伝わる内容にする必要があります。これから解説するポイントを意識して作成をしましょう。

①具体的に記載する

メールの内容は具体的かつ端的に記載しましょう。「具体的に記載する」とは、事細かに長々と書くことではありません。論旨を明確にし、伝えたい内容を確実に書くことです。

たとえば「現在、○○の資格の勉強を頑張っています」という文章だけでは具体性が乏しいと感じられるかもしれません。「仕事に役立つと思い、○月○日の○○の資格試験に向けて毎日2時間勉強をしています」と書いた方が、目標に向けて頑張っている様子が伝わりますよね。

5W1H(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように)を意識しながら書くと、相手に伝わる文が書けます。好印象を与えるためにも、具体的な文章を書くことを心がけましょう。

②ビジネスメールのマナーを意識する

近況報告というと少し気軽さを感じる人もいるかもしれませんが、きちんとビジネスマナーを守る必要があります。ビジネスマナーや書き方については、メールの構成時にも解説します。

ビジネスマナーチェックリスト
  • 正しい敬語を使う
  • 宛名や自分の所属などは省略しない
  • 件名は変更せずに「Re:」のまま返信する
  • 文字化け防止のために特殊文字や特殊記号を使わない
  • 誤字脱字がないかチェックする
  • 最後に署名を記載する

③できるだけ早くメールを送る

メールがきたら、できるだけ早く返信するのがビジネスマナーです。「○月○日までご返信ください」と指定がある場合は、余裕を持って返信がぎりぎりにならないように注意しましょう。

特に期限の指定がなければ、翌日の営業時間内に送ることを心掛けてください。2日以上空いてしまった場合は、簡潔に理由を添えて「返信が遅くなってしまい申し訳ございません」と一言謝罪しておくといいですね

1週間以上返事をしなかったら「メールを見ていないのか」「問題なく大学生活を過ごせているのかな」と人事担当者に心配されます。1週間以上返信できない場合は、その旨を連絡しておくのがおすすめです。

④送信前に必ず内容をチェックする

メールは1度送ってしまったら修正できません。誤字脱字や不適切な表現がないか必ずチェックをしましょう。以下のような流れでチェックをすると確実です。

また、少し時間をおいてからメールを読み直すのもおすすめです。客観的に見ることができるので、より完成度が高い文章に仕上げることができます。

送信前のチェック
  • 声に出して読み、文章に矛盾やわかりにくい箇所がないか
  • 一字一字を指さしながら誤字脱字がないか確認する
  • 黙読で最終チェック

人事にしっかり伝わるメールの構成

人事にしっかり伝わるメールの構成

メールの構成では「視覚的な読みやすさ」「理解しやすい文章」「過不足のない情報量」を意識しましょう。内容だけなくメール全体のレイアウトも意識して書くといいです。

では、メールの構成を6つに分けて具体的に解説します。

①件名:Reは消さない

件名は変更せずにそのまま返信してください。自動で表示される「Re:」は付けたままで大丈夫です。「Re:を付けたままでは失礼なのでは?」と思われがちですが、むしろ付けたまま返すほうが望ましいと言えます

人事担当者には日々多くのメールが届くので、件名だけを見てメール対応の優先順位を予測することも珍しくありません。「Re:」と件名がついていたら、一目でどのメールの返事なのかが把握でき、人事担当者は効率よく仕事が進められるからです。

②宛名:正式名称で書く

宛名は「社名」「部署名」「担当者名」の順で入力して、敬称の「様」を付けます。社名を入力する際は、株式会社を(株)などと略さないようにしてください。また、担当者名が分かっている場合は、会社や部門宛だけでなく、氏名もしっかり記しましょう。

③あいさつ:やりとりの頻度によって変えよう

冒頭のあいさつは、これまでのやりとりの頻度によって変えるといいです。何度もやりとりを重ねている場合は「大変お世話になっております」と伝えても違和感がないでしょう。

すでに何度かやり取りをしている場合

・〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇です。いつもお世話になっております。
・○○大学○○学部○○学科の○○です。大変お世話になっております。

内定通知後、初めてメールを返信する場合

〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇です。面接では大変お世話になり、ありがとうございました。

④報告事項:読みやすくする工夫が必要

冒頭のあいさつ文の後に、いきなり近況報告を始めないようにしましょう。以下のようなメールの主題となる文から始めてください。

報告の仕方

・以下の通り、近況を報告いたします
・私の近況についてご報告いたします。

また、報告事項は長文になりやすいので、読みやすくするために以下の4つのポイントを意識してください。

報告事項のポイント
  • 20〜30文字程度の区切りのいいところで改行する
  • 適度に空白行を入れる
  • 報告事項が複数ある場合は、箇条書きも活用する
  • 一文はなるべく短くする(50〜60文字が目安)

⑤締めのあいさつ:簡潔にしめよう

最後は、以下の3点を簡潔に伝えて締めのあいさつとします。 相手の健康を願う結びの言葉も添えたり、季節によって文言を変えるのもいいでしょう。

締めのあいさつで伝えること
  • 報告が以上であること
  • 質問があれば答えるという姿勢
  • 相手の健康を願う結びの言葉
例文

以上、簡単ではございますが、近況報告をさせていただきました。ご不明な点がありましたらお知らせいただければ幸いです。○○様のご健勝をお祈りしております。

⑥署名:抜け漏れがないかチェック

署名は、メールの最後に記述する送信者の情報です。氏名、大学名、学部学科、電話番号、メールアドレスを明記します。あらかじめ署名登録しておくと便利です。また、ひらがなやローマ字で氏名の読み方を書いておくとより親切ですよ。例のように本文と区別するために罫線を入れると見やすくなります。

例文

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

伝えたい内容別の例文

ここからは、実際に送る近況報告メールの例文をご紹介します。宛名・署名を省いた全体で400~500文字程度が適切な文章量でしょう。それ以上長くなる場合は、箇条書きを活用して読みやすく工夫するのがおすすめです。

キャリアアドバイザーコメント

五反田 誉司プロフィール

文章は簡潔に。入社前の不安や疑問を質問するのもおすすめ!

近況報告に関しては、卒論などと違い多く書けばいいわけではありません。大切なことは「自分の近況を相手にわかりやすく伝えること」です。

文章量が多くなると話が長くなり、内容がわかりづらくなることが多いです。文章量は400〜500字程度でまとめる意識を持ちましょう。超えてしまっても+100字程度におさめるように調整できるといいですね。

また、入社にあたっての自分の心境の変化、不安や疑問があるのであればそれを質問してもいいと思います。人事からすると、不安を抱えているけど相談できなくて一方的に辞退されることよりも、相談してもらえたほうが嬉しいですよね。

「入社にあたって○○の資格取得をしましたが、その他に学んでおいたほうがいいことはありますか?」「卒業まで時間を持て余しているので、おすすめの書籍などはありますでしょうか?」など前向きな質問などであれば、なお嬉しいですよね。

すぐに返答をもらえない場合ももちろんあるので、急を要する質問以外で聞いてみたいことは質問してもいいと思います。

学業中心に報告する場合:進捗を伝える

返信メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

Re:近況報告の依頼の件

株式会社○○○○ 人事部 
○○○様

○○大学○○学部○○学科の港 太郎です。
面接では大変お世話になり、ありがとうございました。

本日はご依頼いただいた私の近況についてご報告いたします。

大学では、卒論以外の単位を前期で全て取得が完了しました。
夏休みが終わってからは、〇〇をテーマとした
卒業論文が本格的に進んでいます。

先週、卒論の中間発表をおこないました。
前回の発表は指摘を多く受けたので、今回は入念に準備をして
挑みました。とても緊張しましたが、頑張った甲斐あって
教授からお褒めの言葉を頂きとてもうれしかったです。

卒論提出まであと3ヶ月です。
しばらくは図書館通いが続くと思いますが、
完成度の高い卒論にするため、気を引き締めて取り組みます。

また、体調は問題なく元気に過ごしています。
最近は寒くなってきて、インフルエンザが心配だったので
予防接種を受けてきました。手洗いうがいも心がけています。

以上、簡単ではございますが、近況報告をさせていただきました。
ご不明な点がありましたらお知らせいただければ幸いです。
残暑なお厳しき折、くれぐれもご自愛ください。
―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

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キャリアアドバイザーコメント

五反田 誉司プロフィール

人事が気にしている卒論について触れているところが◎

この例文のいい点はとにかく簡潔にまとまっていることです。文章量も署名込みで580文字程度とちょうどいいボリュームです。特にいい点は、卒論についての状況を詳しく説明している点です。多くの学生さんが苦労するのが卒論ですよね。

教授によって提出レベルが高く設定されることもあり、文章量も多いので膨大な時間を要します。しかも、多くの大学では必修科目となっているので、これをクリアしないと卒業できない場合があります。

人事としても「卒業できるかどうか?=卒論クリアできるかどうか?」であり、とても気にしている部分です。この例文では、卒論中間発表での評価なども触れていて、残りの期間の取り組み方についても書いてあるのでいいと思います。

さらに人事を安心させるのであれば進捗がどれくらいで余裕があるのかどうなのか?書いてあげるとさらにいいかもしれませんね。

課外活動中心に報告する場合:学びを伝える

返信メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

Re:近況報告の依頼の件

株式会社○○○○ 人事部 
○○○様

○○大学○○学部○○学科の港 太郎です。
いつもお世話になっております。

以下の通り、近況報告をいたします。
卒業論文の提出が先月完了し、大学へは週1回通っています。
現在はアルバイトが中心の生活で、アパレルショップで
週に4日働いています。

貴社に内定が決まってからは、来店するお客様のニーズを
強く意識して接客するようになりました。
以前は服を見ているお客様に「色違いもありますよ」と
デザインが気に入っていると仮定した提案をしていました。
現在は「お客様は色を気に入っているかもしれない」
と、お客様の気持ちに寄り添いながら提案をしています。

2月でアルバイトは退職しますが、最後まで責任を持って
働きたいと思います。

また、現在マーケティングの書籍を読んでいます。
「○○」を読んでおり、営業への活かし方を
想像しながら読むと、入社が待ち遠しくなってきます。

以上、近況報告をさせていただきました。
ご不明な点がありましたらお知らせいただければ幸いです。
寒さが厳しくなってまいりましたので、どうぞご自愛ください。
―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

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人事の意図を汲んで高評価を狙える近況報告メールをつくろう

近況報告メールは、内定前に人事とコミュニケーションをとれる貴重な機会です。企業側が求める内容をメールに盛り込むことで、安心させるだけでなく、いい印象を与えることができます。反対に、適当に返すとイメージダウンしかねません。

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記事の監修責任者

北原 瑞起きたはら みずき

新卒でポート株式会社へ入社。入社2年目に年間1億2千万円の売上を記録し、全社の年間MVPを獲得。現在は、リクルーティングアドバイザーグループの責任者として、年間300社の採用支援及び、年間2,000人の学生の就活相談に乗り、企業と学生の最良なマッチング機会の創出をおこなっている。プロフィール詳細

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