内定承諾のメールの送り方と例文｜好印象を与えるポイントも解説

内定通知のメールには返事をしよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。就活生から

「内定の連絡がメールできたら返信した方がいいですか？」
「返信する場合、承諾しますとだけ書けば大丈夫ですか？」

という質問を多く受けます。企業から内定通知のメールが届いた場合は、返信する必要があります。内定通知メールに返信しないでいると、知らない間に内定取り消しになっていることもあるため、注意が必要です。

内定通知をもらっても内々定状態であり、入社が確約されているわけではないことは覚えておいてください。企業から内定通知がきた場合に、どのように承諾の返事をすればいいのか知っておきましょう。

メールでの内定通知にはメールで返す

メールで内定承諾を済ませてもいいのか？と思う人も多いかもしれません。企業に失礼な対応をしないためにも、メールで内定承諾をしてもいい条件について知っておきましょう。メールで内定承諾をしていいのは、企業からの内定通知がメールで送られてきた場合です。

基本的に企業の連絡方法に合わせて返事をするのが自然なので、メールに対してメールで返信をするのは問題ありません。もし電話で内定通知の連絡がきたのであれば、メールではなく電話で返事をしましょう。企業からすると、メールではなく電話で連絡した意図があるはずです。その意図を無視せずに応えるためにも、同じ方法で返事するのが好ましいです。

電話で内定の連絡をもらった場合の対応はこちらの記事も参考にしてみてくださいね。

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企業へ折り返しの連絡を入れる際は、こちらの記事にて注意すべきマナーについて確認するようにしましょう。

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内定承諾のメールを送る際の3つのポイント

メールで承諾の意思を示すには、ポイントを押さえておくことが大切です。ポイントを押さえておくことで、正しく内定承諾の意思が伝えられるだけではなく、好印象も与えられます。内定承諾という重要な内容を伝える文面を作成するには、どのようなことに気をつければいいのでしょうか？

①24時間以内に返信する

企業からのメールには、出来るだけ早く返信することが大切です。内定辞退や保留をお願いするメールであれば考える時間が必要ですが、承諾を決めているのであれば24時間以内の返信が理想的です。返信が遅くなると、企業の担当者が「メールが届いていないのかも」「辞退するのかも」と心配してしまいます。

企業への志望意欲が高く悩む必要がないのであれば、内定承諾の返信はすぐにしておきましょう。すぐに返信できる状況ではない場合は、メールにフラグをつけておき、空いた時間に返信できるようにしておくと便利です。ただし、慌てて返信すると誤字脱字などが生じてしまう恐れがあるので、落ち着いて打ち込み、送信前に最低でも3回は確認しましょう。

②件名はそのままで本文も残す

内定のメールを受信した際、件名が「選考結果のご連絡」などとなっていることが多いと思います。承諾の返信をする場合、この件名はそのままで問題ありません。実際に返信する時は「Re：選考結果のご連絡」でOKです。また、本文についても残しておきましょう。

本文を残すことで、企業が「本当にこの就活生に内定を出したかどうか」が一目でわかります。多くの企業が内定通知だけでなく不採用通知も送っているので、担当者がスムーズに選別するためにも心がけましょう。件名や本文はそのまま残しますが、署名は忘れずに入れましょう。署名には氏名、学校名、学部、学科、メールアドレス、携帯番号などを書きます。

メールの件名の具体的な書き方については就活生は以下の記事を参考にしてくださいね。

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③内定へのお礼も伝える

内定承諾の返事をする場合は、単に就職の意思を示すだけではなく、内定をもらったことへのお礼も伝えましょう。内定をもらうまでには、何度も選考をしてもらい、手間をかけてもらっています。就職するにふさわしいと評価してもらってもいるため、きちんとお礼を伝えて感謝の気持ちを表現しましょう。

丁寧に感謝の気持ちを伝えるには、最初と最後でお礼を述べることがポイントになります。本題に入る前に一度お礼をし、最後の締めくくりでもお礼を述べると、より感謝の気持ちは伝わりやすくなります。ポイントを押さえて感謝の気持ちを述べることで、効果的に好印象が与えられるでしょう。

こちらの記事では、お礼メールの書き方や、内定者懇親会のメールに返信する際の書き方を紹介しています。ぜひ、参考にしてみてくださいね。

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内定承諾メールの例文

あいさつ、内定へのお礼を述べて、入社の意思を示します。明確に入社の意思を示して基本的なメールマナーさえ守っていれば問題ないので、件名の設定や署名の付け忘れなどがないよう、細かい点まで注意して作成しましょう。

内定辞退もメールで伝えてOK

内定通知がメールできた場合はメールで返して構いませんが、これは辞退する場合も同じです。メールで内定通知の連絡がきた場合、辞退する旨を返信してもいいでしょう。直接会って伝えないからといってマイナスの印象を与えることはありません。内定辞退のメールでは、明確に「辞退する」というワードを含めて伝えることが大切です。

辞退の意思は伝えづらいでしょうが、濁してしまうと気持ちが正しく伝わらず、混乱を招いてしまうこともあります。辞退者が出るのは企業側も想定済みなので、重く考え過ぎなくてもいいと思います。明確に正しく辞退の意思を伝えましょう。

内定辞退の例文

辞退をする場合も、内定の連絡をもらったことへの感謝を忘れずに書きましょう。感謝を伝えた後に、辞退をする旨を伝えてください。承諾の場合は「よろしくお願いします」という内容で締めましたが、辞退の場合は「末筆ではございますが〜」のように辞退先の今後の発展を願う内容で締めます。

辞退のほか、返事を保留したい場合のケースも併せてこちらの記事でマナーをチェックしておきましょう。

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内定承諾のメールは早く確実に返信しよう

企業から内定通知が届くと、就活も一段落してほっと一息つけるでしょう。しかし、内定通知をもらったからといって、それだけで安心してはいけません。通知をもらっただけでは不確かな状態であり、厳密には内定ではなく内々定です。内定通知の方法は企業によって違いますが、メールで知らせる企業も多くあります。

メールで内定通知がきた場合、基本的にはメールでの返信で問題なく、出来るだけ早く自分の意思を伝えることが大切です。内定通知は企業から届いて終わりではなく、返事をするところまでがワンセットです。最後まで油断せずに取り組み、内定承諾のメールを出して就活に区切りをつけましょう。