内定承諾のメールの送り方と例文|失礼な対応を防ごう

この記事のアドバイザー

戸田 開

大学卒業後、大手民間教育企業に入社し歴代新卒最速で拠点長に。その後、外資系生命保険会社での営業では単月5000万の売上を出すなど別の土俵でも活躍を見せる。人と向き合う仕事を経験し続けてきた中で、「就職」という人生の一大選択に自身の経験を役立てたいという想いからポート株式会社に入社を決意し今に至る。学生の皆さんに真剣に向き合って、キャリアプランを一緒に考えていきたいと思っています。まずはお気軽にご相談ください!

五反田 誉司

大学卒業後、大手アパレル企業にて販売と人材育成を経験。販売では個人成績で全国1位を獲得。また、店長として店舗のマネジメントも行い、赤字店舗を12か月連続予算達成店舗へと改善する。人材育成において、人の人生に関われる喜びを感じ、より多くの人の人生の選択のお手伝いをしたいと思い、人材業界に転身。 人の無限の可能性を信じ、広げるお手伝いをしております。 人と話すのが何よりも好きなのでまずはお気軽に何でもご相談ください。

コラムの目次

  1. 内定通知のメールには返事をしよう
  2. メールでの内定通知にはメールで返す
  3. 内定承諾のメールを送る際のポイント3つ
  4. 内定承諾メールの例文
  5. 内定辞退もメールで伝えてOK
  6. 内定承諾のメールは早く確実に返信しよう

内定通知のメールには返事をしよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。就活生から

「内定の連絡がメールできたら返信した方がいいですか?」
「返信する場合、承諾しますとだけ書けば大丈夫ですか?」

という質問を多く受けます。企業から内定通知のメールが届いた場合は、返信する必要があります。内定通知メールに返信しないでいると、知らない間に内定取り消しになっていることもあるため、注意が必要です。

内定通知をもらっても内々定状態であり、入社が確約されているわけではないことは覚えておいてください。企業から内定通知がきた場合に、どのように承諾の返事をすればいいのか知っておきましょう。

キャリアアドバイザーコメント

戸田 開

内定通知への返答を先延ばしして内定取消になるケースが多い

学生さんと日々面談をしていて最も多いと感じるのは、学生さんが企業への返答を先延ばしにしたことによる企業側の採用枠の充足による取消です。次いで多いのが留年、稀にあるのがマナー・モラル違反などの理由です。

返答の先延ばしについては、承諾期限の確認はもちろんですが、特にその企業の採用が充足しつつある時期は、あと何名分の枠が空いているのかも確認したほうがいいです。企業側も入社意思の高い学生から順に採用したい意図があるため、残枠数が少ないときには先着順となることも多いです。

メールでの内定通知にはメールで返す

就活生

内定通知の連絡をメールで返していいんですか?

キャリア
アドバイザー

基本的に相手の連絡手段に合わせます。そのため、メールできたならメールで返信しても問題ありません。

メールで内定承諾を済ませてもいいのか?と思う人も多いかもしれません。企業に失礼な対応をしないためにも、メールで内定承諾をしてもいい条件について知っておきましょう。メールで内定承諾をしていいのは、企業からの内定通知がメールで送られてきた場合です

基本的に企業の連絡方法に合わせて返事をするのが自然なので、メールに対してメールで返信をするのは問題ありません。もし電話で内定通知の連絡がきたのであれば、メールではなく電話で返事をしましょう。企業からすると、メールではなく電話で連絡した意図があるはずです。その意図に無視せずに応えるためにも、同じ方法で返事するのが好ましいです。

内定承諾のメールを送る際のポイント3つ

メールで承諾の意思を示すには、ポイントを押さえておくことが大切です。ポイントを押さえておくことで、正しく内定承諾の意思が伝えられるだけではなく、好印象も与えられます。内定承諾という重要な内容を伝える文面を作成するには、どのようなことに気をつければいいのでしょうか?

①24時間以内に返信する

企業からのメールには、出来るだけ早く返信することが大切です。内定辞退や保留をお願いするメールであれば考える時間が必要ですが、承諾を決めているのであれば24時間以内の返信が理想的です。返信が遅くなると、企業の担当者が「メールが届いていないのかも」「辞退するのかも」と心配してしまいます。

企業への志望意欲が高く悩む必要がないのであれば、内定承諾の返信はすぐにしておきましょう。すぐに返信できる状況ではない場合は、メールにフラグをつけておき、空いた時間に返信できるようにしておくと便利です。ただし、慌てて返信すると誤字脱字などが生じてしまう恐れがあるので、落ち着いて打ち込み、送信前に最低でも3回は確認しましょう。

キャリアアドバイザーコメント

五反田 誉司

返信が早いとしっかりしている印象を与えられる

内定を獲得したことへの喜びという点もありますが、1人の社会人として、すぐに返事をするという行為は高評価を得られる行動です。ビジネスにおいても、ひとつひとつの行動に対するスピード感によって、取引先などから得られる信頼度は変わってきます。

対応が早い学生は企業様から「マメだな」という印象だったり、「しっかりしている」という印象をもらえます。その印象はきっと入社後の評価にも繋がることでもあります。失礼な表現や書き方がないようにすることはもちろん、なるべく早めに送れるようにしましょう。

②件名はそのままで本文も残す

Re :で返信する

内定のメールを受信した際、件名が「選考結果のご連絡」などとなっていることが多いと思います。承諾の返信をする場合、この件名はそのままで問題ありません。実際に返信する時は「Re:選考結果のご連絡」でOKです。また、本文についても残しておきましょう。

本文を残すことで、企業が「本当にこの就活生に内定を出したかどうか」が一目でわかります。多くの企業が内定通知だけでなく不採用通知も送っているので、担当者がスムーズに選別するためにも心がけましょう。件名や本文はそのまま残しますが、署名は忘れずに入れましょう。署名には氏名、学校名、学部、学科、メールアドレス、携帯番号などを書きます。

③内定へのお礼も伝える

内定承諾の返事をする場合は、単に就職の意思を示すだけではなく、内定をもらったことへのお礼も伝えましょう。内定をもらうまでには、何度も選考をしてもらい、手間をかけてもらっています。就職するにふさわしいと評価してもらってもいるため、きちんとお礼を伝えて感謝の気持ちを表現しましょう。

丁寧に感謝の気持ちを伝えるには、最初と最後でお礼を述べることがポイントになります。本題に入る前に一度お礼をし、最後の締めくくりでもお礼を述べると、より感謝の気持ちは伝わりやすくなります。ポイントを押さえて感謝の気持ちを述べることで、効果的に好印象が与えられるでしょう。

内定承諾メールの例文

例文

件名:Re:選考結果のご連絡
株式会社○○ 人事部
採用担当○○様

大変お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○港 太郎と申します。

この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
貴社からの内定をお受けしたく思います。

内定を頂くことができ、大変嬉しく思っております。
4月より貴社の一員として活躍できるよう、努力して参ります。

今後もご指導のほど、何卒よろしくお願い致します。
―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:minato@☓☓☓☓☓☓.ab.jp
―――――――――――――――

あいさつ、内定へのお礼を述べて、入社の意思を示します。明確に入社の意思を示して基本的なメールマナーさえ守っていれば問題ないので、件名の設定や署名の付け忘れなどがないよう、細かい点まで注意して作成しましょう。

内定辞退もメールで伝えてOK

内定通知がメールできた場合はメールで返して構いませんが、これは辞退する場合も同じです。メールで内定通知の連絡がきた場合、辞退する旨を返信してもいいでしょう。直接会って伝えないからといってマイナスの印象を与えることはありません。内定辞退のメールでは、明確に「辞退する」というワードを含めて伝えることが大切です。

辞退の意思は伝えづらいでしょうが、濁してしまうと気持ちが正しく伝わらず、混乱を招いてしまうこともあります。辞退者が出るのは企業側も想定済みなので、重く考え過ぎなくてもいいと思います。明確に正しく辞退の意思を伝えましょう。

内定辞退の例文

例文

件名:Re:選考結果のご連絡
○○株式会社 人事部人事課
採用担当 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の港 太郎と申します。

この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

貴重なお時間を取って頂いたにも関わらず
このようなお返事となり大変申し訳ございません。

最後まで悩みましたが、自分の適性を慎重に考えた結果
別の企業にご縁を感じ、辞退させていただくことにしました。

採用に関わってくださった皆様には
大変お世話になりましたことを心より感謝しております。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:minato@☓☓☓☓☓☓.ab.jp
―――――――――――――――

辞退をする場合も、内定の連絡をもらったことへの感謝を忘れずに書きましょう。感謝を伝えた後に、辞退をする旨を伝えてください。承諾の場合は「よろしくお願いします」という内容で締めましたが、辞退の場合は「末筆ではございますが〜」のように辞退先の今後の発展を願う内容で締めます。

内定承諾のメールは早く確実に返信しよう

企業から内定通知が届くと、就活も一段落してほっと一息つけるでしょう。しかし、内定通知をもらったからといって、それだけで安心してはいけません。通知をもらっただけでは不確かな状態であり、厳密には内定ではなく内々定です。内定通知の方法は企業によって違いますが、メールで知らせる企業も多くあります。

メールで内定通知がきた場合、基本的にはメールでの返信で問題なく、出来るだけ早く自分の意思を伝えることが大切です。内定通知は企業から届いて終わりではなく、返事をするところまでがワンセットです。最後まで油断せずに取り組み、内定承諾のメールを出して就活に区切りをつけましょう。

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