内定の返事の仕方|承諾・辞退・保留の電話とメール例文をご紹介

この記事のアドバイザー

桑原 翔

大学卒業後、アミューズメント業界にて接客と店舗管理、人材教育を行いました。その後、不動産業界に入社し半年で2億円を売り上げる。人の教育や悩みの相談に乗ることでその人の人生のきっかけになりたいと思い人材業界に転身。1人で抱え込まずに気軽にまずはご相談をしてください。

コラムの目次

  1. 内定をもらったら返事をしよう
  2. 内定の返事をするポイント2つ
  3. 返事を保留する場合は理由や期間を伝える
  4. 内定の返事は素早く確実にしよう

内定をもらったら返事をしよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。内定をもらった就活生から

「内定の返事ってすぐにするべきですか?」
「どの連絡手段が一番いいですか?

という質問を多く受けます。内定の連絡はメールや電話でくるケースが多いです。企業から内定を言い渡された場合は、何かしらの返事をしなければなりません。また、返事のマナーなどを知っておくことも大切です。この記事では、企業からの内定に返事をするポイントや例文について紹介していきます。

内定の返事をするポイント2つ

内定をもらった後は返事をしなければなりませんが、この際に覚えておきたいポイントがあります。内定をもらってそのまま入社する場合は、企業にこれからお世話になることになるので、失礼のないようにきちんとした対応をしましょう。

①1週間以内に返事をする

内定をもらったら、1週間以内には返事をしましょう。入社の決意が固い場合は、もちろん1日で返事をしても構いません。企業は学生からの返事を待っているので、早ければ早いほど印象がいいです。回答期限がある場合は、必ず守るようにしましょう。

期限を守るのは、内定承諾書などの書類の提出を求められているときも同じです。内定を承諾して書類が届いたら、企業が決めた期日以内に返送しましょう。承諾書を提出する際は、慌てずに内容を確認することも大切です。不明な点があれば問い合わせましょう。

キャリアアドバイザーコメント

辞退を決めてから3日以内に連絡するケースが多い

辞退するとお決めになった日から、3日以内に連絡をしているケースが多いです。ずるずると後に伸ばしたからと言って意思が変わるわけではないですよね?ご自身で考えて出した答えならばら、納得されているはずなので早い方が良いですね!

②電話とメールで返事をする

基本的に返事をする際の連絡方法は企業に合わせるのがベターです。メールで通知されたならメール、電話で通知されたなら電話で返事をするといいでしょう。ただし、確実に内定承諾を伝えるなら、電話とメールの両方で連絡するのがおすすめです。電話とメールにはメリットとデメリットがあるので、お互いのデメリットを補うとより確実になります。

<電話>で返事をするメリット
  • 確実に相手に伝えられる
  • 気持ちが伝わりやすい
<電話>で返事をするデメリット
  • 話した内容が残らない
  • 相手の時間を拘束する
<メール>で返事をするメリット
  • 受信者が自分のタイミングで確認できる
  • 伝えた内容が文字で残る
<メール>で返事をするデメリット
  • 気持ちを十分に伝えられない
  • 気づかれずに見落とされる可能性がある

電話だけでも相手に確実に伝えられますが、その後メールを送って証拠を残すことで確実性がさらに上がります。必ずしも両方で連絡しなければならないわけではありませんが、少しでも不安をなくしたい人は二重に連絡するのがおすすめです。

内定承諾の返事例文【電話】

電話例文

就活生:わたくし、○○大学経済学部○○学科の港 太郎と申します。本日は内定のお返事の件でご連絡致しました。人事部の○○様はいらっしゃいますか?

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

担当者:はい、お電話かわりました。

就活生:お世話になっております。○○大学経済学部○○学科の港 太郎です。この度は内定をいただき、ありがとうございます。本日は、御社からの内定をありがたくお受けさせていただこうと思い、ご連絡いたしました。

担当者:ありがとうございます。よろしくお願いいたします。

就活生:御社の一員として活躍できるよう努力してまいりますので、これからどうぞよろしくお願いいたします。

電話の場合は最初から担当者が出るとは限りません。簡単なあいさつをして担当者に代わってもらってから本題を伝えます。担当者に代わったら、内定承諾の意思をはっきりと示すことが大切です。今後の意気込みやお世話になりたいといった気持ちを伝えて承諾の意思を伝えましょう。

内定承諾の返事例文【メール】

メール例文

件名:内定承諾のご連絡/○○大学経済学部○○学科 港 太郎

株式会社○○ 人事部
採用担当○○様

大変お世話になっております。
○○大学経済学部○○学科の港 太郎と申します。

この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。

入社のお返事に関しまして、お電話でお話しさせていただいたとおり
貴社からの内定をお受けしたいと思い、ご連絡させていただきました。

4月より貴社の一員として活躍できるよう、
入社に向けて精進を重ねていきたいと思います。

今後もご指導のほど、何卒よろしくお願い致します。
―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学経済学部○○学科
携帯電話:080-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:minato@☓☓☓☓☓☓.ab.jp
―――――――――――――――

メールの場合も、基本は電話と同じです。あいさつ、内定へのお礼を述べて、入社の意思を示します。基本的なメールマナーさえ守っていれば問題ないので、件名の設定や署名の付け忘れなどがないよう、細かい点まで注意して作成しましょう。

内定辞退の返事例文【電話】

電話例文

就活生:わたくし、○○大学経済学部○○学科の港 太郎と申します。お忙しいところ恐縮ですが、人事課の○○様をお願いできますか?

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

担当者:お電話かわりました。

就活生:お世話になっております。○○大学経済学部○○学科の港 太郎です。○○様、ただいまお時間よろしいでしょうか?

担当者:大丈夫です。

就活生:先日は内々定のご連絡をいただき、心より感謝しております。内々定をいただきながら身勝手なお願いで誠に申し訳ないのですが、本日は御社の内々定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

担当者:そうなんですね。残念です。差し支えなければ理由を教えていただけますか?

就活生:応募していた企業があり、この度そちらの内定をいただくことができました。最後まで悩みましたが自分の適性を慎重に考えた結果、別の企業にご縁を感じ、辞退させていただくことにしました。

担当者:そうなんですね。大変残念ですが承知いたしました。

就活生:こちらこそ、お忙しい中ご対応いただきありがとうございました。本来ならば直接御社に伺うべきところですが、電話でのご連絡となり申し訳ございません。

担当者:いえいえ。わざわざお越しいただかなくても結構ですよ。別の企業でも頑張ってくださいね。

就活生:ありがとうございます。貴重なお時間をいただきながら、このような結果となってしまい大変ご迷惑おかけしました。それでは、失礼いたしました。

内定辞退の電話も、担当者に代わってもらうまでの流れは承諾の場合と同じです。違っているのは、内定辞退という明確なワードを出すことです。ここを曖昧に伝えてしまうと混乱を招きかねないため注意しましょう。内定辞退する旨と理由を述べ、丁寧に謝罪の気持ちを伝えることが大切です。

内定辞退の返事例文【メール】

例文

件名:内定辞退のご連絡/○○大学経済学部○○学科 港 太郎

○○株式会社 人事部人事課
採用担当 ○○様

お世話になっております。
○○大学経済学部○○学科 港 太郎と申します。

この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。

入社のお返事に関しまして、お電話でお話しさせていただいたとおり、
貴社への入社を辞退させていただきたく思います。

貴重なお時間を取って頂いたにも関わらず、
このようなお返事となり大変申し訳ございません。

採用に関わってくださった皆様には
大変お世話になりましたことを心より感謝しております。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学経済学部○○学科○年
携帯電話:080-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:minato@☓☓☓☓☓☓.ab.jp
―――――――――――――――

内定辞退をメールで連絡する場合、「内々定辞退のご連絡/○○大学 ○○学部 ○○(氏名)」という風に、ひと目で何のことなのかがわかる件名をつけます。次に、内定の連絡をもらったことへの感謝を書いた後で、辞退をする旨を伝えてください。そして、内定辞退に対する謝罪について書きましょう。

キャリアアドバイザーコメント

桑原 翔

連絡をせずに辞退すると企業や後輩に迷惑をかけてしまう

基本的には辞退をする際は必ず企業に連絡を入れましょう。何も連絡をせずに内定辞退してしまうと企業に多大な迷惑をかけることにもなり、印象は最悪となります。どういった迷惑がかかるのか下記に例を挙げてみます。

①連絡を取ろうとする人事の方の時間を無駄にしてしまう
②入社準備をしていいのかも分からず、他の内定者にまで連絡が遅くなってしまう可能性もある
③「この大学には内定を出さないようにしよう」と思われてしまい後輩にまで迷惑が掛かってしまう

この他にも非常に迷惑がかかるため、必ず内定辞退の際は連絡を一本入れましょう。【桑原】

返事を保留する場合は理由や期間を伝える

就活生

内定の連絡をもらったんですけど、ちょっとまだ悩んでて…

キャリア
アドバイザー

そんなときは、返事を待ってもらってもいいか伺いを立てておきましょう。

内定の返事は承諾か辞退かだけではなく、保留の場合もあります。返事を保留してじっくり考えたい場合は、保留にしたい理由と、いつまでに返事をするのかを伝える必要があります。内定を出してから音沙汰なしだと企業も不安になり、そのままフェードアウトして辞退するのではないかと思われることも少なくありません。

企業に迷惑をかけたり、マイナスの印象を与えたりすることも多いため、保留したい時は早めに連絡したほうがいいです。保留する理由には色々あると思いますが、例えば「第1志望の最終面接が来週あるため」とストレートに言うと不快な気持ちにさせてしまいます。

この場合は「すべての選考が終わり次第、慎重に判断したい」という風に伝え方を工夫することが大切です。内定が出た企業の志望度が高いことも伝えておきましょう。保留の連絡をする場合は、電話で承諾をもらった後にメールで確認の連絡をしておくと安心です。企業側としても内容を見返し、スケジュールを管理することができます。

返事を保留する場合の例文【電話】

電話例文

就活生:わたくし、○○大学経済学部○○学科の港と申します。お忙しいところ恐縮ですが、人事課の○○様をお願いできますか?

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

担当者:お電話かわりました。

就活生:お世話になっております。○○大学経済学部○○学科の港 太郎です。○○様、ただいまお時間よろしいでしょうか?

担当者:大丈夫です。

就活生:先日は内定のご連絡を頂き誠にありがとうございました。入社のお返事ですが、○日まで待っていただくことは可能でしょうか?

担当者:理由を伺ってもいいですか?

就活生:実は現在、結果待ちの選考があり、すべての結果が出た上で慎重に判断したいと思っております。貴社に入社したいという気持ちは変わらずに強く持っているのですが、納得した上で入社したいと考えていますので、大変勝手なお願いではございますがご理解いただけると幸いです。

担当者:そうなのですね。わかりました。

返事を保留する場合の例文【メール】

例文

件名:内定保留のお願い/○○大学経済学部○○学科 港 太郎

○○株式会社 人事部人事課
採用担当 ○○様

お世話になっております。
○○大学経済学部○○学科 港 太郎と申します。

この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。入社のお返事に関しまして、お電話でお話しさせていただいたとおり、
○月○日までお待ちいただきたいと思っております。

理由は、現在結果待ちの選考があり、
すべての結果が出た上で判断したいと考えているためです。

貴社に入社したい気持ちは強いのですが、
後悔のないよう慎重に考えた上でお返事したいと考えております。

ご迷惑をおかけしますが、ご了承のほどよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学経済学部○○学科○年
携帯電話:080-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:minato@☓☓☓☓☓☓.ab.jp
―――――――――――――――

内定の返事は素早く確実にしよう

最終面接に合格して企業から内定をもらったなら、返事は素早く確実におこなわなければなりません。内定の通知を受けて、いつまでも返事をしないと企業に迷惑がかかりますし、所定の期限を過ぎると取り消しになることも多いです。せっかく獲得した内定を無駄にしたり、お世話になった企業に迷惑をかけたりしないためにも、何らかの返事はすぐにすることを心がけましょう。

返事をする場合は明確に承諾、辞退の意志を示し、答えられないなら一旦保留にしたいと伝えるのがおすすめです。何も言わずに返事をしないのと、保留にしたいと告げてから返事を待ってもらうのでは、印象に大きな違いがあります。まずは企業に自分の意志を伝えることが大切なので、通知を受けた時点で意思表示をしておきましょう。

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