内々定を辞退する際のマナー|電話やメールの内容や例文もご紹介

この記事のアドバイザー

桑原 翔

大学卒業後、アミューズメント業界にて接客と店舗管理、人材教育を行いました。その後、不動産業界に入社し半年で2億円を売り上げる。人の教育や悩みの相談に乗ることでその人の人生のきっかけになりたいと思い人材業界に転身。1人で抱え込まずに気軽にまずはご相談をしてください。

村井 俊介

大学時代に社会保障や少子化問題を学んでおり、働き方改革をしたいと考え、人材業界を目指す。大学卒業後、外資系の人材会社でコンサルタントとして、オフィス系からファクトリー系まで幅広い業界のお客様とお取引させえて頂いておりました。そこからポートへ転職をして、キャリアアドバイザーとして、学生さんキャリアの形成のお手伝いをさせていただいおります。一緒に明るい就活にしていきましょう!

コラムの目次

  1. 内々定を辞退したい時は早めに行動しよう
  2. そもそも内々定とは
  3. 内々定を辞退する際のマナー
  4. 内々定辞退の例文
  5. 内々定の辞退はマナーを守って誠意を見せよう

内々定を辞退したい時は早めに行動しよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。内定をもらった就活生から

「内々定を辞退しても大丈夫なんですか?」
「どうすれば穏便に辞退できますか?」

という声を多く聞きます。最終面接に合格すると企業から内々定の通知がもらえますが、必ずしも入社する必要はなく、当然辞退も可能です。 入社しないという決意が固いなら、辞退を引き延ばさずに行動しましょう。

本当に納得できない企業以外で就職を決めるのは、自分にとっても企業にとってもマイナスに作用するため、内々定辞退を悪いことと決めつけずに前向きに捉えることも大切です。

キャリアアドバイザーコメント

桑原 翔

連絡をせずに辞退すると企業や後輩に迷惑をかけてしまう

基本的には辞退をする際は必ず企業に連絡を入れましょう。何も連絡をせずに内定辞退してしまうと企業に多大な迷惑をかけることにもなり、印象は最悪となります。どういった迷惑がかかるのか下記に例を挙げてみます。

①連絡を取ろうとする人事の方の時間を無駄にしてしまう
②入社準備をしていいのかも分からず、他の内定者にまで連絡が遅くなってしまう可能性もある
③「この大学には内定を出さないようにしよう」と思われてしまい後輩にまで迷惑が掛かってしまう

この他にも非常に迷惑がかかるため、必ず内定辞退の際は連絡を一本入れましょう。

そもそも内々定とは

企業側が採用したい学生に対して内定を通知しますが、正式な内定とは違い「口約束」の状態を指します。内定は「始期付解約権留保付労働契約」と呼ばれる労働契約のことであり、契約を結んだ時点で法的な拘束関係が発生します。このように、内々定と内定には労働契約の有無という法的な違いがあるのです。

内々定を辞退する際のマナー

内々定を辞退すると企業との関係はなくなりますが、その後完全に縁が切れるとは限りません。就職してからその企業と関わる可能性もあります。企業に迷惑をかけないためにも、マナーを守った対応を心がけましょう。では、企業に誠意を見せるためにはどうすればいいのでしょうか。ここからは、内々定を辞退する際のマナーについてご紹介していきます。

①早めに連絡する

内々定を辞退したくてもなかなか行動に移せない人も多いと思いますが、出来るだけ早く企業に知らせることが大切です。内々定として採用予定通知を出している企業は10月1日になると正式に内定を出すので、10月が差し迫った時期に内々定辞退をすると企業を混乱させてしまいます

企業は採用予定人数を決めていることが多く、予定人数を獲得するまで選考を続けることもあります。内々定辞退を早めに伝えれば補填するために選考を続けますし、人数の調整をすることもできます。企業に内々定辞退を伝えるのは気が重いかもしれませんが、先延ばしにしないようにしましょう。

キャリアアドバイザーコメント

辞退を決めてから3日以内に連絡するケースが多い

学生さんが辞退するとお決めになった日から、3日以内に連絡をしているケースが多いです。ずるずると後に伸ばしたからと言って意思が変わるわけではないですよね?ご自身で考えて出した答えならばら、納得されているはずなので早い方が良いですね!

②メールより電話で連絡する

内々定を辞退る際の連絡方法はメールと電話のどちらでも構いませんが、企業への誠意を見せたいのであれば電話がおすすめです。電話であれば、辞退することに対する謝罪の気持ちと、これまでお世話になった感謝の気持ちを直接話すことができます。メールだと他のメールに紛れて見落とされたり、誤って削除されたりするリスクもあります。

内々定辞退という大事な内容なので、確実に伝えるという意味でも電話がおすすめです。内々定辞退の電話をかける際は、忙しい時間を避ける必要があります。就業時間前後や就業時間前後、お昼の休憩時間以外の時間帯にかけましょう。営業時間が9〜18時の場合、10〜12時、14〜17時に連絡するのがおすすめです。

③内々定辞退の理由はできるだけ正直に話す

内々定を辞退するという事実を述べるだけで問題ありませんが、理由について質問される場合があります。その場合は、正直に話しましょう。企業側が辞退の理由を正確に把握することでさまざまな分析ができ、今後の採用活動に活かすことができます。また、正直に話す方が変に言い訳をするよりも納得されやすいです。

「家族が病気になり地元に帰ることになった」などと嘘をついても、何人もの学生の面接を担当したり内定辞退の連絡を受けている担当者にはすぐに見破られてしまいます。他の企業に入社することになっても、辞退した企業と今後仕事をする可能性も0ではありません。できるだけ正直に話し、誠実な対応を心がけましょう。

④感謝の気持ちを忘れず伝える

内々定を辞退するからといって、適当に対応するのはNGです。辞退する事実だけでなく、内々定をもらったことに対する感謝の気持ちも伝えましょう。内々定をもらったということは、これまで企業にお世話になって評価してもらったということです。選考やその他のことで目をかけてもらっている人も多いでしょう。採用には膨大な費用や時間がかかっているため、これまでの感謝の気持ちを伝えて誠意を見せるといいですね。

キャリアアドバイザーコメント

村井 俊介

企業を下げるような言い方はNG

電話をかける場合は「お世話になります。内定の通知を頂きました〇〇申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますか」と話を切りだします。必ずしも採用担当者が電話に出るとは限らないからです。

そして内々定のお礼を述べたのち、辞退の旨を伝えます。辞退理由として、給与やブランドなどは避けましょう。相手の印象を下げてしまいます。辞退するにあたり、企業を下げるような言い方は好ましくないので誠実に辞退の旨を伝えましょう。

内々定辞退の例文

就活生

連絡しないといけないのですが、緊張して頭が真っ白になりそうです。

キャリア
アドバイザー

事前に伝えるべき内容や流れをおさえておくと、落ち着いて話せますよ。

実際に内々定を辞退をする際、どのように会話を繋げればいいのでしょうか。ここからは、電話とメールに分けて例文をご紹介していきます。必ず伝えるべき内容や、話す順番などをチェックしましょう。

電話例文

例文

就活生:わたくし、○○大学○○学部○○学科の港 太郎と申します。お忙しいところ恐縮ですが、人事課の○○様をお願いできますか?

〜〜〜〜〜〜〜

担当者:お電話かわりました。

就活生:お世話になっております。○○大学○○学部○○学科の港 太郎です。○○様、ただいまお時間よろしいでしょうか?

担当者:大丈夫です。

就活生:先日は内々定のご連絡をいただき、心より感謝しております。内々定をいただきながら身勝手なお願いで誠に申し訳ないのですが、本日は御社の内々定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

担当者:そうなんですね。残念です。差し支えなければ理由を教えていただけますか?

就活生:応募していた企業があり、この度そちらの内定をいただくことができました。最後まで悩みましたが自分の適性を慎重に考えた結果、別の企業にご縁を感じ、辞退させていただくことにしました。

担当者:そうなんですね。大変残念ですが承知いたしました。

就活生:こちらこそ、お忙しい中ご対応いただきありがとうございました。本来ならば直接御社に伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。申し訳ございません。

担当者:いえいえ。わざわざお越しいただかなくても結構ですよ。別の企業でも頑張ってくださいね。

就活生:ありがとうございます。貴重なお時間をいただきながら、このような結果となってしまい大変ご迷惑おかけしました。それでは、失礼いたしました。

内々定に対する感謝を伝えたら、辞退をする旨を簡潔に伝えます。その後担当者の方から辞退理由について質問があれば、正直に話してください。承認を得たら、直接企業に伺っていないことをお詫びしましょう。ほとんどの場合で、来社は必要ないと言ってもらえます。最後にもう一度謝罪をしましょう。

メール例文

例文

件名:内々定辞退のご連絡/○○大学○○学部○○学科 港 太郎

○○株式会社 人事部人事課
採用担当 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科 港 太郎と申します。
この度は内々定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
内々定をいただいたにもかかわらず誠に恐縮ですが、
自分の適性を改めて試みた結果、貴社への入社を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を取って頂いたにも関わらず、
このようなお返事となり大変申し訳ございません。
本来なら、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところ、
メールでのご連絡となりますことをご了承いただきたくお願い申し上げます。
採用に関わってくださった皆様には
大変お世話になりましたことを心より感謝しております。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:minato@☓☓☓☓☓☓.ab.jp
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内々定辞退のメールを作成する場合、「内々定辞退のご連絡/○○大学 ○○学部 ○○(氏名)」という風に、ひと目で何のことなのかがわかる件名をつけます。次に、内々定の連絡をもらったことへの感謝を書いた後で、辞退をする旨を伝えてください。そして、内々定辞退に対する謝罪と、メールでの連絡になったことをお詫びしましょう。担当者へのお礼を述べたら、最後に企業への挨拶で締めます。署名も忘れないようにしてください。

内々定の辞退はマナーを守って誠意を見せよう

内々定は労働契約が確定しているわけではなく、あくまで口約束の状態に過ぎません。契約を結んだ内定状態であっても辞退は可能なため、その前段階の内々定も当然辞退はできます。電話やメールで連絡することで辞退できますが、問題はそれをどのように伝えるかです。

辞退するからといって、連絡を適当に済ませるのは社会人としてのモラルに反します。内々定を出してくれた企業だからこそ、最後まで誠意を持って向き合うことが大切です。辞退するからといって適当に対応せず、企業にしっかり誠意を見せて次に進みましょう。

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