失敗しない就活時の企業への電話のかけ方|マナーとシーン別の例文

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  • 上原 正嵩

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コラムの目次

  1. 電話だけで企業からマイナスの印象を持たれることもある
  2. 必ず押さえておきたい! 電話のかけ方のマナー
  3. ①就業時間外やお昼の電話は避ける
  4. ②最初に大学名と名前を伝える
  5. ③担当者につないでもらう
  6. ④通話時間の有無を相手に確認する
  7. ⑤要件は簡潔に伝える
  8. ⑥早口にならずハキハキと話す
  9. ⑦正しい敬語を使う
  10. ⑧適宜メモを取る
  11. ⑨重要事項は復唱する
  12. ⑩最後は相手が電話を切るまで待つ
  13. 企業に電話をかけるときの5ステップ
  14. ①誰に電話をかけるのか担当者を確認する
  15. ②手帳やメモなど必要なものを準備する
  16. ③伝えたいことを紙に書いてまとめる
  17. ④雑音の入らない場所に移動する
  18. ⑤一度自分で声に出してみる
  19. シーン別のすぐに使える電話の例文6選
  20. ①選考について問い合わせるとき
  21. ②面接の日程を変更したいとき
  22. ③説明会に遅刻するとき
  23. ④選考を辞退するとき
  24. ⑤内定を辞退するとき
  25. ⑥折り返しの電話をかけるとき
  26. 担当者は忙しいという意識を常に忘れないようにしよう
  27. 正しい電話のかけ方で企業に好印象を残そう!

電話だけで企業からマイナスの印象を持たれることもある

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。就活生から

「企業への電話のかけ方がわかりません」
「電話のマナーって何に気を付けたらいいんですか?」

という相談をよく受けます。目上の人や人事担当者への電話の経験が少ない人は、どのようなマナーがあるのかわからず緊張してしまうのではないでしょうか。

電話の応対は、マナーや暗黙のルールがあり、一歩間違えるとマイナスの印象を与えてしまいます。せっかく面接で好印象をもたれても、電話応対を失敗してその後の選考に影響が出ることは避けたいですよね。

そこで今回は、電話のかけ方のマナーや、電話をかけるための手順、そして就活シーン別の例文を紹介します。最後まで読むことで自信をもって電話をかけられるようになりますよ。

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必ず押さえておきたい! 電話のかけ方のマナー

電話にはさまざまなマナーがあります。入社後は企業によっては研修で教えることもありますが、就活生の場合は自分で調べるしかありません。

今回は特に大事なマナーに絞って紹介しますので、会社に電話をかける際にはぜひ意識してみてください。

電話のかけ方のマナー
  1. 就業時間外やお昼の電話は避ける
  2. 最初に大学名と名前を伝える
  3. 担当者につないでもらう
  4. 通話時間の有無を相手に確認する
  5. 要件は簡潔に伝える
  6. 早口にならずハキハキと話す
  7. 正しい敬語を使う
  8. 適宜メモを取る
  9. 重要事項は復唱する
  10. 最後は相手が電話を切るまで待つ

電話だけでなく就活全般のマナーについてはこちらの記事を参考にしましょう。

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キャリアアドバイザーコメント

上村 京久プロフィール

マナーが守れていないと知識・経験不足なイメージにつながる

マナーが守れていないと、それだけで企業から悪印象を持たれてしまうことがあります。採用担当者は失礼な態度をされて不快に感じるうえ、マナーが身についていない学生に未熟さを感じるからです。

たとえば、採用担当者が忙しくしているところに電話をかけてしまったとします。そんなときでも担当者は電話対応で手を止めざるをえません。マナーができていると、忙しい社会人に配慮した言葉遣いや態度をとることができますよね。担当者も気持ちよく受け答えができるでしょう。

しかしマナーができていないと、相手の時間を奪ってしまううえ失礼な態度になってしまい、それだけで不快にさせてしまう可能性があります。加えて「この学生はこんなマナーも知らないのか」「目上の人と接したことがないのか」と知識や経験不足を感じさせてしまいます。こういった基礎的なマナーは、相手のためにも自分のためにも身につけておくことが重要です。マナーを身につけることで相手を不快にさせないうえ自分への評価も高まりやすくなりますよ。

①就業時間外やお昼の電話は避ける

連絡する時間帯の目安

まずは電話をかける時間帯のマナーです。電話をかける際には、業務時間外や忙しいと思われる時間帯は避けましょう。

特に現在は働き方改革などで残業時間もシビアになっており、多くの社員は早く帰るよう効率的に動いています。就業時間後の電話はその貴重な時間を奪ってしまうかもしれないので気を付けてください

また企業のお昼休みの時間も同様です。こちらも応募先の休憩時間がホームページ(HP)などに明記されている場合はそちらを参考にしましょう。もし明記されていない場合は12時~14時の時間帯は避けるようにします。

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キャリアアドバイザー

朝は朝礼を実施している企業もありますし、基本的に就業時間直後は残務処理などで忙しくしている可能性が高いです。この時間の電話も控えた方が良いでしょう。

②最初に大学名と名前を伝える

電話をかける際は、「大学名」と「自分の名前」を先に伝えることがマナーです。当然のことのように思えるかもしれませんが、実際に電話をかけると緊張して焦ってしまい、いきなり要件から話してしまう人も少なくありません

いきなり要件から話してしまうと電話の受け手は困惑してしまいます。まずはきちんと大学名と名前を伝えましょう。

「もしもし」はビジネスで使わない

普段の電話では第一声が「もしもし」になることも多いかと思いますが、ビジネスの電話では「もしもし」は使いません。「もしもし」と言うと幼稚な印象を与えてしまいます。

「もしもし」の代わりに「お世話になっております」「お忙しいところ失礼します」「はじめまして」などの言葉を使用してください。ただし「お世話になっております」はすでにインターンや選考などで接点がある企業に限定されます。

こうしたフレーズは慣れていないとスラスラと出てきません。そのため電話をかける前に何回か練習しましょう。

③担当者につないでもらう

大学名と名前を名乗ったら、いきなり本題を言うのではなく担当者につないでもらいます。なぜなら、会社ではさまざまな部署があり、担当者しかわからないことが多いからです。

電話の受け手が担当者ではない場合、要件を聞いている間相手の時間を奪ってしまうことになります。

担当者につないでもらう際には、「人事課の○○様」というように「部署名」と「名前」の順で伝えてください。担当者の名前だけを伝えると同様の苗字が複数人いる場合があります。

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キャリアアドバイザー

とはいえ、担当者名や部署名がわからない場合もあるでしょう。その場合は「採用のご担当様はいらっしゃいますか」と伝えることでスムーズにつなげてもらえますよ。

担当者が不在の場合の対応方法

電話をかけても担当者が不在の場合があります。その際には「何時頃であればいらっしゃいいますか」と担当者が戻る時間を確認しましょう。時間帯を確認しないと何度も電話をかけることになります。

担当者の戻る時間帯を確認しても、電話の受け手が把握していない場合があります。その場合はこちらから「では〇時に再度電話いたします」と伝えましょう。先に伝えることで、担当者が戻っているとスムーズにつないでもらえます。

④通話時間の有無を相手に確認する

担当者と電話がつながったら、大学名、名前を再度伝えます。そのあとに「今お時間よろしいでしょうか」と通話時間の有無を確認しましょう。相手は、緊急の用事があるかもしれません。仕事がたくさんあって忙しい場合もあります。

また電話の時間があるかどうかを相手に確認すると「相手への気遣いができる人」という印象を担当者に受け取ってもらえます。礼儀・マナーに厳しい担当者ほど好印象です。ほんの少しの確認で印象が良くなるので、ぜひ電話の可否を確認してみてください。

担当者が忙しい場合の対応方法

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採用担当

ちょっと今立て込んでおりまして……。申し訳ございません。

担当者からこのように言われた場合どう対応したら良いでしょうか。まずは「そうしましたら、何時頃にお電話したら良いでしょうか」と担当者の希望時間帯を確認します。このときに相手が時間を指定した場合、またその時間にかけ直します。

再度電話する際も通話時間の有無は確認します。その理由は担当者の予定が変わって忙しい場合もあるからです。通話時間の有無は毎回確認するよう癖づけておいてください。

担当者が「こちらからかけ直します」という場合もあります。その際は電話がとれない時間帯を必ず伝えて下さい。この時間帯を伝えないと、入れ違いになってまた電話をする手間をかけさせてしまうかもしれません。できるだけ1度で終わるようにお互いがつながる時間帯を伝えましょう。

⑤要件は簡潔に伝える

人事担当者は日頃の業務があり忙しくしています。電話をするとその間はほかの仕事をすることができません。そこで電話の時間をできるだけ短くするように簡潔に伝えることが大切です。

自分では簡潔に話そうと思っても、言いたいことが上手くまとまらずにわかりにくい伝え方になってしまうこともあります。一度話の流れをイメージしてから電話をかけるようにすると安心ですね

結論から話すことを心掛けよう

ここで簡潔に伝えるためのコツをお伝えします。それは結論から話すことを心がけることです。これは面接でも使える大事なコツです。例として「電車の遅延で面接に遅れる場合」を考えてみましょう。

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就活生①

面接に遅刻してしまうためご連絡いたしました。大変申し訳ありませんが電車が遅延しており、面接に10分ほど遅れます。

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就活生②

今御社に向かっているところなんですが、電車が遅延しているんです。それでいつ復旧するかわからなくて、面接に10分ほど遅れそうです。

①の場合は最初に結論を話しているため、相手も要件をすぐに理解することができます。一方で②の場合は何が言いたいのか最後まで聞かないとわかりません。

特にメールなどと比べて口頭だとより伝わりづらいため、結論がわからないままでは聞く人からするとストレスを感じてしまいがちです。そのため、要件を話す際には結論を先に伝えるようにしてください。

本番前に、面接偏差値を診断しておこう
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面接では注意すべきポイントが多くあります。
自分の弱点を把握し適切に対策しておかなければ、面接を突破することはできません。

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ツールでサクッと診断して、今の実力を確かめましょう。

⑥早口にならずハキハキと話す

電話では話し方も重要です。慣れていない目上の人との電話は緊張するものですよね。そうすると無意識に「早く終わらせたい」と思い、自分が思っている以上に早口になってしまいます。

電話では周りの雑音もあり、実際の会話よりも聞きづらい状況です。そこでさらに早口になってしまうと、相手もあなたが伝えたいことをなかなか理解できません。

電話の際はゆっくりすぎるくらいのスピードで話すのがちょうど良いです。一語一語ハッキリと話し相手に伝わるように心掛けましょう。

⑦正しい敬語を使う

普段敬語を意識することは多くないかもしれませんが、ビジネスの場では正しい言葉遣いが当然のマナーです。正しい敬語を心掛けましょう。

学生で多いのが「です」を「っす」と言ってしまうこと。これだと軽薄な印象を与えてしまいます。特に早口で話すと、自分はそのつもりがなくても「っす」と聞こえてしまいますので、普段より意識してください。

また敬語の間違いでは「へりくだりすぎている」「表現が違う」というパターンが多いです。「大変申し訳ないことでございます」などは、簡潔に「大変申し訳ありませんが」とします。

よくある敬語や言葉遣いの間違い
  • 「~っす」→「~です」
  • 〇〇部長様→〇〇部長、部長の〇〇様
  • 了解です→承知しました
  • なるほど→おっしゃる通りです

電話での正しい言葉遣いはこちらの記事も参考にしてください。面接時の内容ですが、基本の言葉遣いは同様です。

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クッション言葉を活用しよう

敬語と併せて覚えておいてほしいのがクッション言葉です。クッション言葉を使うことで相手に角が立たずに要件を伝えることができます。クッション言葉とは「お忙しいところ失礼します」「申し訳ありませんが」「お手数ですが」などです

さきほどの電車が遅延する例でも「申し訳ありませんが」というクッション言葉を使っています。クッション言葉は、重ねて使うと聞き苦しいです。「大変お手数をおかけして誠に申し訳ないですが」と言われると本題が入ってきません。1つに絞って、簡潔に伝えてください。

クッション言葉の例
  • 恐れ入りますが
  • 差し支えなければ
  • お手数をおかけしますが
  • よろしければ
  • あいにくですが

⑧適宜メモを取る

電話では必ず紙とペンを準備して、相手に言われたことは適宜メモを取りましょう。話を忘れてしまって同じことを2回聞く羽目になると、相手の時間をさらに奪うことになりますね

メモを取る前には、担当者に「メモを取ってもいいでしょうか」と確認をとることもおすすめです。メモを取る時間を待ってもらえるので、落ち着いて必要な情報を残すことができますよ。

⑨重要事項は復唱する

メモを取るときに重要事項は復唱しましょう。重要事項とは、電話番号、住所、日時、面接に必要なものなどです。また担当者の名前も間違いがないように復唱してください。

復唱する際には「一度復唱させていただきます」などと一声かけると良いですね。復唱することは恥ずかしいことでも迷惑なことでもないので、不安なことや大事だと思うことはしっかりと確認してください。

⑩最後は相手が電話を切るまで待つ

最後のマナーは電話を切るときです。電話を切るときには相手が切り終わるまで、こちらから電話を切らないようにします。

要件が終わったら緊張感から解放されたいので、すぐに電話を切りたくなるものです。しかし、話し終わった途端に電話を切られると、相手はあまり良い印象を持たないですよね

まれに企業の担当者側も相手が切るまで待っている場合があります。なかなか相手が電話を切らない場合は、こちらから切っても問題ありません。数秒待ってからそっと電話を切りましょう。

キャリアアドバイザーコメント

上原 正嵩プロフィール

情報の復唱は意思疎通のアピールにもなる

電話のかけ方のマナーの中で、特に重要なものは「復唱」です。「復唱」をすることで、採用担当者の「学生へ正確に情報が伝わったかな」という心配を払拭することができます。担当者からすると、電話は相手の顔が見えないため、電話番号や時間などの数字が学生に間違いなく伝わったか、意思疎通がきちんとできているか気になるものです。

そのため、担当者の言った言葉などを都度復唱する「ながら復唱」や最後にまとめて復唱する「まとめ復唱」を活用しましょう。ながら復唱は、相手が「03の」と言ったあとにすぐ「03の」と復唱し、まとめ復唱は最後にまとめて復唱するやり方です。どちらの復唱方法でもかまいませんが、重要事項はゆっくりと復唱するように心掛けましょう。

緊張は担当者も理解している! 落ち着いてゆっくり話そう

ちなみに学生によくある失敗は、早口で話してしまうことです。早口になると相手は何を言っているか聞き取りにくくなりますし、うまく聞き取れなかった場合は都度聞き直す手間が生まれてしまいます。企業へ電話するのは緊張するものですが、落ち着いて話せばたいていは問題ありません。

社会人でもクライアントへの電話は緊張するときがあるものです。ですから、担当者も学生ならばそれ以上に緊張くらいすることはわかっています。リラックスして話しましょう。

本番前に、面接偏差値を診断しておこう
39点以下は危険度MAX!

面接では注意すべきポイントが多くあります。
自分の弱点を把握し適切に対策しておかなければ、面接を突破することはできません。

そこで活用したいのが、面接偏差値を診断できる「面接力診断」です。
24の質問に答えるだけで、自分の強みと弱みをグラフで見える化できます。

ツールでサクッと診断して、今の実力を確かめましょう。

企業に電話をかけるときの5ステップ

企業に電話をかけるときの5ステップ

電話のマナーをしっかりと理解したところで、続いては会社に電話をかけるときの手順についてお伝えします。

会社に電話をかけるのは、慣れていなくて不安だと思います。この手順通りに準備することで、緊張を和らげて落ち着いて電話をかけることができますよ。

①誰に電話をかけるのか担当者を確認する

まずは電話する担当者の名前を確認してください。担当者の名前は、メールやメッセージの本文、採用サイトなどを確認しましょう。

名前を確認しても不安な場合は、電話の際に「○○の件でお電話したのですが、ご担当者は○○様でお間違えないでしょうか」と確認することもおすすめです

②手帳やメモなど必要なものを準備する

担当者の名前を調べ終えたら、手帳やメモなどを準備しましょう。これは、自分が要件を一方的に伝える場合でも準備してください。自分の要件以外の話につながり、重要なことを伝えられる場合があるかもしれません。

③伝えたいことを紙に書いてまとめる

手帳やメモを準備したら自分が伝えたいことを紙に書いてまとめましょう。紙に書くことで自分の伝えたいことがしっかりと整理されます。

頭の中で思いついたまま話してしまうと、話がまとまらずうまく相手に伝わらないものです。紙に書くことで客観的に自分の伝えたい内容を見ることができ、伝わるかどうか検証をすることができます。

また要件が複数ある場合、いざ電話をすると緊張して伝え忘れてしまうこともあるでしょう。紙に書くことで、自分の要件を抜け漏れなく伝えることができますよ。

④雑音の入らない場所に移動する

伝えたいことをまとめたら、雑音が入らない静かな場所に移動します。こちらから電話をかけるのに、雑音や騒音が入ってしまうと、相手が聞き取りにくく印象が悪いですよね。また相手の話も聞き取りづらく、もう1度聞き直すことになってしまいます。

学校で電話する場合は使っていない空き教室、外で電話する場合は道路からできるだけ離れた場所や人が少ない場所、自宅ではテレビを消すなど配慮しましょう。

⑤一度自分で声に出してみる

最後に、電話をする前に一度自分で話す内容を声に出してみます。「ここまでする必要なんてないのでは」と思うかもしれませんが、いきなり電話をすると緊張して伝わらないことが多いのです

また言いたいことをメモしたと思いますが、一言一句メモしているわけではありません。そのため敬語や言葉遣いが間違っている可能性もあります。一度声を出すことで、その確認をすることもできます。

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キャリアアドバイザー

何より一度声に出して練習しておくと、実際の電話で落ち着いて話すことができます。必ず声に出してイメージを掴んでから電話をかけるようにしましょう。

キャリアアドバイザーコメント

上原 正嵩プロフィール

電話が怖い学生は対応フローを作っておこう

電話をかける前に、電話の対応フローを考えておくとさらに良いでしょう。相手の対応に応じていくつかのパターンを考えておくと、不測の事態でも慌てにくくなりますよ。

たとえば「人事部の田中様はいらっしゃいますか」と聞いたときの、相手の返答を4パターンほど考えておきます。「います」「いませんので折り返し電話いたします」「〇時に戻ります」「いないので代わりに私が話を聞きます」などの返答が考えられますね。

〇時に戻ると言われたら「〇時にこちらからお電話いたします」と伝えます。代わりに聞く、と言われたら伝達できそうな内容ならお伝えし、担当者と相談したい内容なら「改めてご連絡いたしますので●●大学の〇〇から電話があった旨をお伝えいただけますか」と伝えます。パターンに応じてそれぞれの返答の対応例を作っておくようにしましょう。

フローチャートを作っておくとさらに落ち着いて対応ができる

電話に対し苦手意識がある学生は、フローチャートのように、矢印で対応パターンを書き込んでおくのもいいですね。フローに沿って対応すると、落ち着いて話しやすくなりますよ。企業に電話をかけるのは緊張すると思いますが、リラックスすれば大丈夫です。「こう言われたらこう返そう」とおおよその予測を立てて電話するようにしてくださいね。

シーン別のすぐに使える電話の例文6選

ここまで電話のマナーと電話をかける手順について解説しました。最後にすぐに使える実践的な電話の例文を紹介します。

どれも就活で発生しやすい場面なので、状況に合わせて参考にしてくださいね。

①選考について問い合わせるとき

まずは選考について問い合わせる場面です。選考については人事担当者しかわからない内容が多いため、最初に質問したい担当者の部署名や名前を伝えるようにしましょう

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社員

はい、株式会社○○です。

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就活生

お忙しいところ失礼いたします。○○大学の就活花子です。選考についてご確認したいのですが、担当の○○様はいらっしゃいますか?

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社員

少々お待ちください。

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採用担当

お電話代わりました。○○です。

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就活生

お忙しいところ失礼いたします。○○大学の就活花子です。選考についてご確認したいのですが、今お時間よろしいでしょうか?

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採用担当

はい、大丈夫ですよ。

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就活生

(確認したい内容を伝える)

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採用担当

(確認したい内容に答える)

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就活生

お忙しいところありがとうございました。それでは失礼いたします。

②面接の日程を変更したいとき

次に面接の日程を変更したいときです。担当者に予定を変更してもらわなければならないので、謝罪や感謝の気持ちを伝えましょう

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社員

はい、株式会社○○です。

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就活生

お忙しいところ失礼いたします。○○大学の港 太郎です。面接の日程変更の件でお電話しました。担当の○○様はいらっしゃいますか?

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社員

少々お待ちください。

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採用担当

お電話代わりました。○○です。

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就活生

お忙しいところ失礼いたします。○○大学の港 太郎です。本日は面接の日程変更のご相談でお電話しました。今お時間よろしいでしょうか?

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面接官

はい、大丈夫ですよ。

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就活生

申し訳ありませんが、〇月〇日にお願いしておりました面接について、研究室の発表が急に入りお伺いできなくなってしまいました。そのため、日程を変更していただきたいのですがご都合いかがでしょうか?

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採用担当

そうなんですね、わかりました。それでは〇月〇日〇時はいかがでしょうか。

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就活生

○月○日〇時ですね。承知いたしました。ご変更いただきましてありがとうございます。お手数をおかけしますが、当日はよろしくお願いいたします。失礼いたします。

日程変更の方法やマナーはこちらの記事も参考にしてください。

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③説明会に遅刻するとき

続いては説明会に遅刻するときの電話です。謝罪を伝えることはもちろんのこと、遅刻の理由も明確にしましょう

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社員

はい、株式会社○○です。

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就活生

お忙しいところ失礼いたします。○○大学の港 太郎です。本日の説明会の件でお電話しました。担当の○○様はいらっしゃいますか?

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社員

少々お待ちください。

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採用担当

お電話代わりました。○○です。

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就活生

お忙しいところ失礼いたします。○○大学の港 太郎です。今お時間よろしいでしょうか?

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採用担当

はい、大丈夫ですよ。

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就活生

申し訳ありませんが、本日の説明会に〇分ほど遅刻します。電車が遅延しており、およそ〇分ほど遅れてしまいそうです。申し訳ありません。

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面接官

ご連絡ありがとうございます。わかりました。それでは慌てずに気を付けて来てくださいね。

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就活生

ありがとうございます。よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。

面接に遅刻しそうな場合の連絡方法はこちらの記事を参考にしましょう。

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④選考を辞退するとき

続いては選考を辞退するときです。選考辞退は伝えにくい内容だと思うので、ぜひクッション言葉などを用いてくださいね

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社員

はい、株式会社○○です。

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就活生

お忙しいところ失礼いたします。○○大学の港 太郎です。本日は選考の件でお電話しました。担当の○○様はいらっしゃいますか?

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社員

少々お待ちください。

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採用担当

お電話代わりました。○○です。

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就活生

お忙しいところ失礼いたします。○○大学の港 太郎です。本日は選考の件でお電話いたしました。今お時間よろしいでしょうか?

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採用担当

はい、大丈夫ですよ。

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就活生

大変申し訳ありませんが、次回の選考を辞退させていただきます。御社は大変魅力的でしたが、ほかで内定をいただき、そこに入社することを決めました。

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採用担当

ご連絡ありがとうございます。残念ですが仕方ないですね。承知しました。

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就活生

ありがとうございます。それでは失礼いたします。

⑤内定を辞退するとき

続いて内定を辞退する場合です。内定の辞退では理由をしっかりと伝えて、決心が固いことを伝えましょう

なお、内定通知のときの電話対応はこちらを参考にしてください。

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社員

はい、株式会社○○です。

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就活生

お忙しいところ失礼いたします。○○大学の港 太郎です。本日は内定の件でお電話しました。担当の○○様はいらっしゃいますか?

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社員

少々お待ちください。

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採用担当

お電話代わりました。○○です。

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就活生

お忙しいところ失礼いたします。○○大学の○○です。本日は内定の件でお電話いたしました。今お時間よろしいでしょうか?

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採用担当

はい、大丈夫ですよ。

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就活生

大変申し訳ありませんが、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。御社は大変魅力的でしたが、やはり私は○○がしたいと考えたため他社の内定を承諾することにいたしました。私も何度も悩んで、いろいろと考慮してようやく決心しました。そのため申し訳ありませんが、御社の内定を辞退させていただきたく思います。

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採用担当

そうですか。そこまで考えて決心されたのであれば仕方ないですね。承知しました。

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就活生

承諾いただきましてありがとうございます。せっかく内定を頂いたのにもかかわらず申し訳ございません。それでは失礼いたします。

内々定辞退の場合の連絡方法についてはこちらの記事も参考にしましょう。

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⑥折り返しの電話をかけるとき

最後に折り返しの電話をかけるときです。着信があったからと言って慌てて電話をかけるのではなく、メモを準備したり静かな場所に移動したりと電話前の準備は忘れないようにしてくださいね

なお、折り返しではなくそのまま企業の電話に出る場合はこちらを参考にしてください。

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社員

はい、株式会社○○です。

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就活生

お忙しいところ失礼いたします。○○大学の就活花子です。本日〇時ごろに御社からお電話いただきましたので折り返しました。ご担当者の方はいらっしゃいますか?

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社員

確認いたしますね。少々お待ちください。

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面接官

お電話代わりました。○○です。

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就活生

お忙しいところ失礼いたします。○○大学の就活花子です。本日〇時ごろに御社からお電話いただきましたので折り返しました。お電話に出られず申し訳ありませんでした。

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採用担当

いえいえ。折り返しのお電話ありがとうございます。お電話したのは面接日程の変更の件です。今お伝えしても良いですか?

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就活生

はい、お願いします。

担当者は忙しいという意識を常に忘れないようにしよう

最後に、企業への電話のかけ方で最も重要なのは、「担当者は忙しい」ということを常に意識することです。「簡潔に話す」「1度で伝える」「時間を取らせない」と何度もお伝えしましたが、これは担当者が忙しいからです。

電話中はどうしても、仕事を中断して電話の内容に対応をしなければなりません。そのため忙しい担当者の時間をできるだけ奪わないようにしましょう

あなたも忙しいときに電話がかかったら、できれば出たくないですよね。担当者も同じ気持ちだということを忘れないでください。電話に対応してもらった場合は感謝の気持ちを忘れずに、思いやりのあるコミュニケーションを心掛けてくださいね。

キャリアアドバイザーコメント

鴨川 未奈プロフィール

必ず仕事中の担当者の姿を想像しながら電話しよう

企業に電話をかけるにあたって大事な心掛けは「採用担当者は仕事の真最中だ」という意識です。担当者は電話番をしているのではなく、本業があってそれに集中しているさなかです。土足で上がりこまず、マナーという正装をまとって上がらせてもらいましょう。

マナーは誰かが決めたわけのわからないルールでなく、相手を思いやるための作法のようなものです。担当者の都合をたずね、時間を奪わないように丁寧かつ手短に話すようにします。一方的に話してしまわないように担当者のリアクションも確認するようにしましょうね。

電話の際は、自分事に置き換えて担当者の状況を想像したほうが適した態度につながりやすくなります。たとえばアルバイトのとき、忙しい時間帯に電話がかかってきて、電話口の相手に粗雑な態度を取られたらどんな気分になったでしょうか。担当者も同じです。忙しく働いている姿を想像してから、電話をかけてみてくださいね。

正しい電話のかけ方で企業に好印象を残そう!

今回は電話のマナーから、かける手順、実際によく使う例文について解説しました。慣れないうちは電話は緊張するかもしれません。しかし、しっかりと準備をして練習をすれば、自然と口から出るようになります。

学生のうちからマナーがしっかりと身についていると担当者がわかれば、プラス評価になることもあるでしょう。覚えることもあり大変ですが、ぜひ活用してみてくださいね。

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記事の監修責任者

北原 瑞起きたはら みずき

新卒でポート株式会社へ入社。入社2年目に年間1億2千万円の売上を記録し、全社の年間MVPを獲得。現在は、リクルーティングアドバイザーグループの責任者として、年間300社の採用支援及び、年間2,000人の学生の就活相談に乗り、企業と学生の最良なマッチング機会の創出をおこなっている。プロフィール詳細

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