失敗しない就活時の企業への電話のかけ方｜マナーとシーン別の例文

電話だけで企業からマイナスの印象を持たれることもある

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。就活生から

「企業への電話のかけ方がわかりません」
「電話のマナーって何に気を付けたらいいんですか？」

という相談をよく受けます。目上の人や人事担当者への電話の経験が少ない人は、どのようなマナーがあるのかわからず緊張してしまうのではないでしょうか。

電話の応対は、マナーや暗黙のルールがあり、一歩間違えるとマイナスの印象を与えてしまいます。せっかく面接で好印象をもたれても、電話応対を失敗してその後の選考に影響が出ることは避けたいですよね。

そこで今回は、電話のかけ方のマナーや、電話をかけるための手順、そして就活シーン別の例文を紹介します。最後まで読むことで自信をもって電話をかけられるようになりますよ。

必ず押さえておきたい！ 電話のかけ方のマナー

電話にはさまざまなマナーがあります。入社後は企業によっては研修で教えることもありますが、就活生の場合は自分で調べるしかありません。

今回は特に大事なマナーに絞って紹介しますので、会社に電話をかける際にはぜひ意識してみてください。

電話だけでなく就活全般のマナーについてはこちらの記事を参考にしましょう。

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①就業時間外やお昼の電話は避ける

まずは電話をかける時間帯のマナーです。電話をかける際には、業務時間外や忙しいと思われる時間帯は避けましょう。

特に現在は働き方改革などで残業時間もシビアになっており、多くの社員は早く帰るよう効率的に動いています。就業時間後の電話はその貴重な時間を奪ってしまうかもしれないので気を付けてください。

また企業のお昼休みの時間も同様です。こちらも応募先の休憩時間がホームページ（HP）などに明記されている場合はそちらを参考にしましょう。もし明記されていない場合は12時～14時の時間帯は避けるようにします。

②最初に大学名と名前を伝える

電話をかける際は、「大学名」と「自分の名前」を先に伝えることがマナーです。当然のことのように思えるかもしれませんが、実際に電話をかけると緊張して焦ってしまい、いきなり要件から話してしまう人も少なくありません。

いきなり要件から話してしまうと電話の受け手は困惑してしまいます。まずはきちんと大学名と名前を伝えましょう。

「もしもし」はビジネスで使わない

普段の電話では第一声が「もしもし」になることも多いかと思いますが、ビジネスの電話では「もしもし」は使いません。「もしもし」と言うと幼稚な印象を与えてしまいます。

「もしもし」の代わりに「お世話になっております」「お忙しいところ失礼します」「はじめまして」などの言葉を使用してください。ただし「お世話になっております」はすでにインターンや選考などで接点がある企業に限定されます。

こうしたフレーズは慣れていないとスラスラと出てきません。そのため電話をかける前に何回か練習しましょう。

③担当者につないでもらう

大学名と名前を名乗ったら、いきなり本題を言うのではなく担当者につないでもらいます。なぜなら、会社ではさまざまな部署があり、担当者しかわからないことが多いからです。

電話の受け手が担当者ではない場合、要件を聞いている間相手の時間を奪ってしまうことになります。

担当者につないでもらう際には、「人事課の○○様」というように「部署名」と「名前」の順で伝えてください。担当者の名前だけを伝えると同様の苗字が複数人いる場合があります。

担当者が不在の場合の対応方法

電話をかけても担当者が不在の場合があります。その際には「何時頃であればいらっしゃいいますか」と担当者が戻る時間を確認しましょう。時間帯を確認しないと何度も電話をかけることになります。

担当者の戻る時間帯を確認しても、電話の受け手が把握していない場合があります。その場合はこちらから「では〇時に再度電話いたします」と伝えましょう。先に伝えることで、担当者が戻っているとスムーズにつないでもらえます。

④通話時間の有無を相手に確認する

担当者と電話がつながったら、大学名、名前を再度伝えます。そのあとに「今お時間よろしいでしょうか」と通話時間の有無を確認しましょう。相手は、緊急の用事があるかもしれません。仕事がたくさんあって忙しい場合もあります。

また電話の時間があるかどうかを相手に確認すると「相手への気遣いができる人」という印象を担当者に受け取ってもらえます。礼儀・マナーに厳しい担当者ほど好印象です。ほんの少しの確認で印象が良くなるので、ぜひ電話の可否を確認してみてください。

担当者が忙しい場合の対応方法

担当者からこのように言われた場合どう対応したら良いでしょうか。まずは「そうしましたら、何時頃にお電話したら良いでしょうか」と担当者の希望時間帯を確認します。このときに相手が時間を指定した場合、またその時間にかけ直します。

再度電話する際も通話時間の有無は確認します。その理由は担当者の予定が変わって忙しい場合もあるからです。通話時間の有無は毎回確認するよう癖づけておいてください。

担当者が「こちらからかけ直します」という場合もあります。その際は電話がとれない時間帯を必ず伝えて下さい。この時間帯を伝えないと、入れ違いになってまた電話をする手間をかけさせてしまうかもしれません。できるだけ1度で終わるようにお互いがつながる時間帯を伝えましょう。

⑤要件は簡潔に伝える

人事担当者は日頃の業務があり忙しくしています。電話をするとその間はほかの仕事をすることができません。そこで電話の時間をできるだけ短くするように簡潔に伝えることが大切です。

自分では簡潔に話そうと思っても、言いたいことが上手くまとまらずにわかりにくい伝え方になってしまうこともあります。一度話の流れをイメージしてから電話をかけるようにすると安心ですね。

結論から話すことを心掛けよう

ここで簡潔に伝えるためのコツをお伝えします。それは結論から話すことを心がけることです。これは面接でも使える大事なコツです。例として「電車の遅延で面接に遅れる場合」を考えてみましょう。

①の場合は最初に結論を話しているため、相手も要件をすぐに理解することができます。一方で②の場合は何が言いたいのか最後まで聞かないとわかりません。

特にメールなどと比べて口頭だとより伝わりづらいため、結論がわからないままでは聞く人からするとストレスを感じてしまいがちです。そのため、要件を話す際には結論を先に伝えるようにしてください。

⑥早口にならずハキハキと話す

電話では話し方も重要です。慣れていない目上の人との電話は緊張するものですよね。そうすると無意識に「早く終わらせたい」と思い、自分が思っている以上に早口になってしまいます。

電話では周りの雑音もあり、実際の会話よりも聞きづらい状況です。そこでさらに早口になってしまうと、相手もあなたが伝えたいことをなかなか理解できません。

電話の際はゆっくりすぎるくらいのスピードで話すのがちょうど良いです。一語一語ハッキリと話し相手に伝わるように心掛けましょう。

⑦正しい敬語を使う

普段敬語を意識することは多くないかもしれませんが、ビジネスの場では正しい言葉遣いが当然のマナーです。正しい敬語を心掛けましょう。

学生で多いのが「です」を「っす」と言ってしまうこと。これだと軽薄な印象を与えてしまいます。特に早口で話すと、自分はそのつもりがなくても「っす」と聞こえてしまいますので、普段より意識してください。

また敬語の間違いでは「へりくだりすぎている」「表現が違う」というパターンが多いです。「大変申し訳ないことでございます」などは、簡潔に「大変申し訳ありませんが」とします。

電話での正しい言葉遣いはこちらの記事も参考にしてください。面接時の内容ですが、基本の言葉遣いは同様です。

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クッション言葉を活用しよう

敬語と併せて覚えておいてほしいのがクッション言葉です。クッション言葉を使うことで相手に角が立たずに要件を伝えることができます。クッション言葉とは「お忙しいところ失礼します」「申し訳ありませんが」「お手数ですが」などです。

さきほどの電車が遅延する例でも「申し訳ありませんが」というクッション言葉を使っています。クッション言葉は、重ねて使うと聞き苦しいです。「大変お手数をおかけして誠に申し訳ないですが」と言われると本題が入ってきません。1つに絞って、簡潔に伝えてください。

⑧適宜メモを取る

電話では必ず紙とペンを準備して、相手に言われたことは適宜メモを取りましょう。話を忘れてしまって同じことを2回聞く羽目になると、相手の時間をさらに奪うことになりますね。

メモを取る前には、担当者に「メモを取ってもいいでしょうか」と確認をとることもおすすめです。メモを取る時間を待ってもらえるので、落ち着いて必要な情報を残すことができますよ。

⑨重要事項は復唱する

メモを取るときに重要事項は復唱しましょう。重要事項とは、電話番号、住所、日時、面接に必要なものなどです。また担当者の名前も間違いがないように復唱してください。

復唱する際には「一度復唱させていただきます」などと一声かけると良いですね。復唱することは恥ずかしいことでも迷惑なことでもないので、不安なことや大事だと思うことはしっかりと確認してください。

⑩最後は相手が電話を切るまで待つ

最後のマナーは電話を切るときです。電話を切るときには相手が切り終わるまで、こちらから電話を切らないようにします。

要件が終わったら緊張感から解放されたいので、すぐに電話を切りたくなるものです。しかし、話し終わった途端に電話を切られると、相手はあまり良い印象を持たないですよね。

まれに企業の担当者側も相手が切るまで待っている場合があります。なかなか相手が電話を切らない場合は、こちらから切っても問題ありません。数秒待ってからそっと電話を切りましょう。

企業に電話をかけるときの5ステップ

電話のマナーをしっかりと理解したところで、続いては会社に電話をかけるときの手順についてお伝えします。

会社に電話をかけるのは、慣れていなくて不安だと思います。この手順通りに準備することで、緊張を和らげて落ち着いて電話をかけることができますよ。

①誰に電話をかけるのか担当者を確認する

まずは電話する担当者の名前を確認してください。担当者の名前は、メールやメッセージの本文、採用サイトなどを確認しましょう。

名前を確認しても不安な場合は、電話の際に「○○の件でお電話したのですが、ご担当者は○○様でお間違えないでしょうか」と確認することもおすすめです。

②手帳やメモなど必要なものを準備する

担当者の名前を調べ終えたら、手帳やメモなどを準備しましょう。これは、自分が要件を一方的に伝える場合でも準備してください。自分の要件以外の話につながり、重要なことを伝えられる場合があるかもしれません。

③伝えたいことを紙に書いてまとめる

手帳やメモを準備したら自分が伝えたいことを紙に書いてまとめましょう。紙に書くことで自分の伝えたいことがしっかりと整理されます。

頭の中で思いついたまま話してしまうと、話がまとまらずうまく相手に伝わらないものです。紙に書くことで客観的に自分の伝えたい内容を見ることができ、伝わるかどうか検証をすることができます。

また要件が複数ある場合、いざ電話をすると緊張して伝え忘れてしまうこともあるでしょう。紙に書くことで、自分の要件を抜け漏れなく伝えることができますよ。

④雑音の入らない場所に移動する

伝えたいことをまとめたら、雑音が入らない静かな場所に移動します。こちらから電話をかけるのに、雑音や騒音が入ってしまうと、相手が聞き取りにくく印象が悪いですよね。また相手の話も聞き取りづらく、もう1度聞き直すことになってしまいます。

学校で電話する場合は使っていない空き教室、外で電話する場合は道路からできるだけ離れた場所や人が少ない場所、自宅ではテレビを消すなど配慮しましょう。

⑤一度自分で声に出してみる

最後に、電話をする前に一度自分で話す内容を声に出してみます。「ここまでする必要なんてないのでは」と思うかもしれませんが、いきなり電話をすると緊張して伝わらないことが多いのです。

また言いたいことをメモしたと思いますが、一言一句メモしているわけではありません。そのため敬語や言葉遣いが間違っている可能性もあります。一度声を出すことで、その確認をすることもできます。

シーン別のすぐに使える電話の例文6選

ここまで電話のマナーと電話をかける手順について解説しました。最後にすぐに使える実践的な電話の例文を紹介します。

どれも就活で発生しやすい場面なので、状況に合わせて参考にしてくださいね。

①選考について問い合わせるとき

まずは選考について問い合わせる場面です。選考については人事担当者しかわからない内容が多いため、最初に質問したい担当者の部署名や名前を伝えるようにしましょう。

②面接の日程を変更したいとき

次に面接の日程を変更したいときです。担当者に予定を変更してもらわなければならないので、謝罪や感謝の気持ちを伝えましょう。

日程変更の方法やマナーはこちらの記事も参考にしてください。

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③説明会に遅刻するとき

続いては説明会に遅刻するときの電話です。謝罪を伝えることはもちろんのこと、遅刻の理由も明確にしましょう。

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④選考を辞退するとき

続いては選考を辞退するときです。選考辞退は伝えにくい内容だと思うので、ぜひクッション言葉などを用いてくださいね。

⑤内定を辞退するとき

続いて内定を辞退する場合です。内定の辞退では理由をしっかりと伝えて、決心が固いことを伝えましょう。

なお、内定通知のときの電話対応はこちらを参考にしてください。

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最後に折り返しの電話をかけるときです。着信があったからと言って慌てて電話をかけるのではなく、メモを準備したり静かな場所に移動したりと電話前の準備は忘れないようにしてくださいね。

なお、折り返しではなくそのまま企業の電話に出る場合はこちらを参考にしてください。

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最後に、企業への電話のかけ方で最も重要なのは、「担当者は忙しい」ということを常に意識することです。「簡潔に話す」「1度で伝える」「時間を取らせない」と何度もお伝えしましたが、これは担当者が忙しいからです。

電話中はどうしても、仕事を中断して電話の内容に対応をしなければなりません。そのため忙しい担当者の時間をできるだけ奪わないようにしましょう。

あなたも忙しいときに電話がかかったら、できれば出たくないですよね。担当者も同じ気持ちだということを忘れないでください。電話に対応してもらった場合は感謝の気持ちを忘れずに、思いやりのあるコミュニケーションを心掛けてくださいね。

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