内定通知の電話の対応方法|承諾・保留・辞退別に例文付きで解説

この記事のアドバイザー

熊野 公俊

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間在籍後、22歳で都内の大学へ入学。大学では心理学・教育学などを学ぶ。卒業後、大手総合人材サービス企業にて人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPOでの勤務を経て現職。将来の目標はキャリアコンサルタントとして幅広い人たちの前向きな一歩をサポートすること。皆さんのより良い一歩を応援できるご支援が出来ればと思います。

桑原 翔

大学卒業後、アミューズメント業界にて接客と店舗管理、人材教育を行いました。その後、不動産業界に入社し半年で2億円を売り上げる。人の教育や悩みの相談に乗ることでその人の人生のきっかけになりたいと思い人材業界に転身。1人で抱え込まずに気軽にまずはご相談をしてください。

五反田 誉司

大学卒業後、大手アパレル企業にて販売と人材育成を経験。販売では個人成績で全国1位を獲得。また、店長として店舗のマネジメントも行い、赤字店舗を12か月連続予算達成店舗へと改善する。人材育成において、人の人生に関われる喜びを感じ、より多くの人の人生の選択のお手伝いをしたいと思い、人材業界に転身。 人の無限の可能性を信じ、広げるお手伝いをしております。 人と話すのが何よりも好きなのでまずはお気軽に何でもご相談ください。

コラムの目次

  1. 内定電話の正しい受け答えは準備が必要
  2. 内定通知は電話が大半
  3. 電話待ちや対応の際の5つの注意点
  4. 承諾・保留・辞退別の例文
  5. 電話に出れらなかったときの対応
  6. 連絡が2週間以上ないなら問い合わせてみよう
  7. 受け答えの準備をして滞りない対応を心がけよう

内定電話の正しい受け答えは準備が必要

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

最終面接の結果待ちの間、内定通知の電話をどのように受け答えすればいいのか分からない——。そんな悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか。内定を承諾する場合、「やっぱりこの人に内定を出してよかった」と企業側になるべくいい印象を持ってもらいたいですよね。仮に内定を辞退する意向でも、互いに不快な思いをしないように気を付けたいものです。

内定電話の準備をせずに雑な対応をしてしまうと、「内定を出したけれど、本当に活躍できるのか」などと評価を下げてしまう懸念もあります。内定電話は回答によってある程度の対応方法が決まっているので、しっかり準備をするに越したことはありません。この記事では正しい対応をするための注意点のほか、承諾・保留・辞退別の対応方法、例文をお伝えします。

内定通知は電話が大半

企業によって内定の通知方法は異なりますが、電話での連絡が多いようです。これまでは「ぜひこの企業で働きたい」と就活生が企業にアピールしていましたが、内定通知は「ぜひうちにきてほしい」と企業がアピールする場に変わります。企業にとっても「内定者が承諾してくれるか」を知るとても重要な連絡となるのです。

内定通知の方法が電話以外と伝えられていなければ、電話での対応を準備するに越したことはないといえます。

電話待ちや対応の際の5つの注意点

電話待ちや対応の際の5つの注意点

内定通知の電話を待っている間に準備することもあります。企業側が「何度電話してもつながらない」ということになれば、電話の対応以前の問題になってしまいます。電話に出た時の対応も含めて5つの注意点を紹介します。

①いつでも出られる準備をしよう

いつでも電話に出られるように、着信がないか常にチェックしておきましょう。肌身離さずスマートフォンや携帯電話を持っておくわけにはいきませんが、自宅にいるときなどは着信が切れないうちに出られるように準備しておくといいでしょう。

もちろん「すぐに電話に出られなければマイナスになる」ということはありません。就活や大学の講義、アルバイト中など、どうしても電話に出られない時もあります。そうした場合、企業にとってかけ直す手間にもなります。かけ直しても、担当者が席を外していてなかなかつかまえられず、やきもきすることがあるかもしれません。そうしたケースを避けるために、すぐに電話に出るに越したことはありません。

通話中に電源が切れてしまう事態を避けるために、充電が切れないように気を付けましょう。充電器を常に持ち歩くのもおすすめです。

②留守番設定にしておく

留守番電話設定をしておくと、企業の担当者からの電話に出られない時に備えることができます。留守番の設定にすると、担当者は要件を残してくれるはずです。企業にとっては「ひとまずは要件を伝えられた」という安心感にもつながります

就活生にとっても、電話をかけた企業名や担当者名、要件が分かるので、かけ直す際に対応の準備をすることもできます。

③静かな場所に移動・確保する

電話をとった際、周囲の騒音がうるさいと電話口の声が聞き取りづらいことがあります。そうした場合、なるべく静かな場所に移動してください。移動に時間が必要な場合は「静かな場所に移動しますので、失礼します」などと断ってから保留してもいいでしょう。「折り返します」と断りを入れてから、すぐに電話をかけ直すのもひとつの方法です。

④メモ帳とペンを用意する

内定通知の電話では、返事がほしい期限などの要件もあわせて伝えられます。内定をその場で承諾する場合は、手続きや今後の流れが説明されます。大切な要件を忘れないように、メモ帳とペンを持ち歩くようにし、すぐに取り出せるようにしておきましょう

キャリアアドバイザーコメント

五反田 誉司

対面のときよりも感じのいいコミュニケーションをとろう

電話のコミュニケーションは「顔が見えない」ということが、対面でのコミュニケーションとの最大の違いになります。だからこそ、企業からの連絡には普段よりも感じのいいコミュニケーションをとることが大切です。

特に男子学生さんの場合は、地声が低いと「暗い、怖い」などの印象を持たれてしまう場合もあるので、相手が企業だとわかったら声のトーンを1トーン上げて、相手に好印象を与えられる受け答えをしましょう。接客などのアルバイトをしている方は「バイトのテンション」を思い出して対応するといいと思います。私も実際におこなっていました。

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承諾・保留・辞退別の例文

承諾・保留・自体別の例文

それでは、内定通知の電話がかかってきた時、実際にどのように受け答えをすればいいでしょうか。承諾・保留・辞退それぞれの対応を例文つきでご紹介します。

内定の承諾や保留の場合は、書類の提出や返信期限といった要件を担当者から伝えられることがあります。聞き間違えや勘違いがないように、「返信期限は〇月〇日ですね、承知しました」といったように都度、復唱するようにしましょう。

承諾

第一志望の企業に受かり、その場で内定承諾の旨を伝えたいときについて解説します。入社準備や就労準備で今後も関わることもありますし、好印象を持たれるようにしたいですよね。「入社後に活躍したい」という意欲をしっかり伝えるとともに、必要書類の提出など事務的な連絡も漏れなく聞いておきましょう。

例文

内定をいただけるとのこと、ありがとうございます。御社が第一志望ですので、ぜひともお世話になりたいと思います。よろしくお願いします。万全の準備をして入社したいと思っていますので、今後のスケジュールや、やっておくべきことを教えていただけますでしょうか。

聞いておきたいこと
  • 内定承諾書などの書類の返送先、期限
  • 入社までにやっておくべきこと
  • 今後のスケジュール
  • 連絡手段、連絡先

キャリアアドバイザーコメント

桑原 翔

入社後の活躍について熱意を込めて伝えよう

電話、メール、書類郵送など、企業によってさまざまな形で連絡することがありますが、担当者の方にしっかり入社後どのように活躍していきたいかを改めて熱意を込めて直接伝えるのがいいでしょう。意欲高く承諾する学生と意欲低く承諾する学生だと、今後入社した際に気にかけてくれる量も変わってくる場合もあります。

○○さんを採用してよかった、入社した後もしっかり教育してあげようと思われるように伝えていきましょう。また、承諾後も企業様と連絡することも増えてくると思います。その際の連絡手段を承諾連絡の際に聞いておくと、入社までスムーズにやり取りができると思います。

保留

「ほかに志望度が高い企業がある」「家族に相談してから決断したい」などの事情で、内定を保留したい場合もあるでしょう。入社する可能性のある企業ですから、失礼のないよう細心の注意を払って対応したいですよね。返事を待たせてしまって申し訳ない気持ちと、保留の理由を納得してもらえるように誠意を持って伝えることがポイントです。

例文

ご連絡をいただきましてありがとうございます。すぐにでもお返事するべきなのですが、返事を少しお待ちいただけないでしょうか。

【理由1】
最終面接の結果待ちの企業が2社ありまして、結果が出てから判断させていただきたいと考えております。
【理由2】 
家族に一度相談したうえで決断したいと考えています。

大変勝手なお願いなのですが、〇月〇日までに返事を待っていただくことは可能でしょうか。私の方から〇様にお電話を差し上げます。

辞退

内定を獲得していた他企業の入社を決めた時、内定辞退の連絡が必要です。内定通知の電話ではすぐに辞退するケースは少ないため、かけ直した電話を想定して解説します。

例文

先日は内定のご連絡をいただきありがとうございました。大変勝手ながら御社への入社を辞退させていただきたくお電話を差し上げました。貴重なお時間を割いて選考していただいたにもかかわらず、このような返事になってしまい大変申し訳ありません。
御社は私にとって魅力的な企業で大変迷ったのですが、他企業の内定を承諾することに決めました。せっかく評価を頂いたにもかかわらず、大変ご迷惑をおかけし申し訳ございませんでした。失礼いたします。

キャリアアドバイザーコメント

熊野 公俊

辞退の理由を自分の言葉で伝えよう

内定辞退の連絡をする際は、選考段階でお世話になった人事担当者や社員の方たちがいますので、「なぜ内定辞退に至ったのか」しっかり自分の言葉で説明をしましょう。最も望ましいのは、メールを入れた上で電話することです。

あなたが希望したことで企業側は選考の場を提供し、採用に至るまでの段階において様々な時間的、労力的手間をかけているはずです。特に就職先が内定辞退先と同じ業界の場合、就職後も仕事でやりとりする機会があるかもしれません。就職先の人たちもビジネスの枠にとらわれず、あなたが考え抜いて決めた選択なら応援してくれると思います。

内定辞退は本心では残念でしょうが、あなたが誠心誠意、感謝の念を伝え「最良な選択としてここではない」のであれば、その選択を支持してくれると思います。丁寧に対応することで誠意を示しましょう。

電話に出れらなかったときの対応

アルバイトや大学の講義などでスマホや携帯電話が手元にない場合は、企業に折り返す必要があります。非通知の電話番号でかかってくることもありますが、電話番号が分かる時は原則としてかけ直すのがマナーといえます。

早めに折り返す

電話の履歴が残っていた場合、なるべく早めに折り返すのが原則です。終業時間が過ぎている場合などは翌日の折り返しになりますが、電話をもらったその日にかけ直すのがベストです

また、数分以内にかけ直さないからといって内定取り消しや印象が悪くなることはありません。「早く折り返さなくてはいけない」と焦り、駅構内など騒がしい場所でかけるのはやめましょう。場所の確保のほか、ペンやメモ帳などを準備するのも忘れないようにしてください。

お昼時や始業直後・終業間際は避ける

企業担当者への配慮も必要となります。席をはずしていることが多いお昼時の11時半~14時は避けた方がいいでしょう。また、始業直後や終業直前も忙しいことが多いため、印象が悪くなってしまう可能があります。午前中は10時~11時半、午後は14~16時半を目安にかけ直すのがおすすめです

例文

例文

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。先ほど御社の〇〇様よりお電話を頂いたのですが、恐れ入りますが〇〇様をお願いできますでしょうか。

担当者が電話口に出る

先ほどお電話を頂きました〇〇大学〇〇学部の〇〇です。お電話に出られず申し訳ありませんでした。

連絡が2週間以上ないなら問い合わせてみよう

最終面接が終わってから内定通知の電話がくるまでの期間は、非常にやきもきするものです。「〇日までに連絡をします」などと事前に知らされた日数を過ぎている場合、企業に問い合わせることも選択肢のひとつです。

期限を知らされていない場合、選考業務が長引いているなどの事情も含めて2週間以上は待つようにしましょう。また、企業側も業務が立て込んでいるなどの事情もあるため、催促めいた印象を持たれないよう丁寧な言葉遣いを心がけてください。

例文:電話

例文

先日面接をしていただいた〇〇大学〇〇学部の港 太郎と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

受付または担当者が電話に出る

〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。先日は面接のお時間をいただきまして、ありがとうございました。お忙しいところ恐縮ですが、選考の結果についていつごろ結果を教えていただけるでしょうか。このような催促めいた電話を差し上げ、大変恐縮ですが、よろしくお願いします。

【合否が決まっていない場合】
承知しました。それではご連絡をお待ちしております。可能でしたらいつ頃までにご連絡をいただるかのめどを教えていただけますと幸いです。 引き続きよろしくお願いします。失礼いたします。

【担当者が不在の場合】
〇〇様に〇月〇日の最終面接の合否に連絡をいつ頃いただけるかお伺いさせていただきました。可能でしたら、ご伝言をいただけますと幸いです。
or
後ほど〇〇様にメールを送りますので、確認のお願いをしていただくことはできますでしょうか。

例文:メール

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

◯月◯日の面接の結果につきまして/○○大学 港 太郎

〇〇株式会社
人事部
〇〇 〇〇様

大変お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の港 太郎と申します。
先日は貴重なお時間を割いていただき誠にありがとうございました。
○日に貴社に伺いましたが
選考結果につきましていつ頃に連絡をいただけるか
教えていただくことは可能でしょうか。
ご多忙のところこのような催促めいたメールを差し上げ
大変失礼かと存じますが、ご連絡をいただけますと幸いです。
―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
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受け答えの準備をして滞りない対応を心がけよう

内定通知の電話対応は、就活を締めくくる大切な作業です。正しい対応ができるか緊張する人も多くいるでしょう。しかし、受け答えの準備をすることで滞りなく入社準備を進められます。「失礼な言い方になってしまった」などと後悔することがないよう万全の準備で臨みましょう。

記事の監修責任者

北原 瑞起 (きたはら みずき)

新卒でポート株式会社へ入社。入社2年目に年間1億2千万円の売上を記録し、全社の年間MVPを獲得。現在は、リクルーティングアドバイザーグループの責任者として、年間300社の採用支援及び、年間2,000人の学生の就活相談に乗り、企業と学生の最良なマッチング機会の創出をおこなっている。詳細

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