内定通知の電話で恥をかかない対応方法｜例文付きで解説

内定電話の正しい受け答えは準備が必要

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

最終面接の結果待ちの間、内定通知の電話をどのように受け答えすればいいのか分からない——。そんな悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか。内定を承諾する場合、「やっぱりこの人に内定を出してよかった」と企業側になるべくいい印象を持ってもらいたいですよね。仮に内定を辞退する意向でも、互いに不快な思いをしないように気を付けたいものです。

内定電話の準備をせずに雑な対応をしてしまうと、「内定を出したけれど、本当に活躍できるのか」などと評価を下げてしまう懸念もあります。内定電話は回答によってある程度の対応方法が決まっているので、しっかり準備をするに越したことはありません。この記事では正しい対応をするための注意点のほか、承諾・保留・辞退別の対応方法、例文をお伝えします。

内定通知は電話が大半

企業によって内定の通知方法は異なりますが、電話での連絡が多いようです。これまでは「ぜひこの企業で働きたい」と就活生が企業にアピールしていましたが、内定通知は「ぜひうちにきてほしい」と企業がアピールする場に変わります。企業にとっても「内定者が承諾してくれるか」を知るとても重要な連絡となるのです。

内定通知の方法が電話以外と伝えられていなければ、電話での対応を準備するに越したことはないといえます。

もしメールでの対応が必要な時は、こちらの記事で詳しく解説していますので参考にしてくさい。

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電話待ちや対応の際の5つの注意点

内定通知の電話を待っている間に準備することもあります。企業側が「何度電話してもつながらない」ということになれば、電話の対応以前の問題になってしまいます。電話に出た時の対応も含めて5つの注意点を紹介します。

①いつでも出られる準備をしよう

いつでも電話に出られるように、着信がないか常にチェックしておきましょう。肌身離さずスマートフォンや携帯電話を持っておくわけにはいきませんが、自宅にいるときなどは着信が切れないうちに出られるように準備しておくといいでしょう。

もちろん「すぐに電話に出られなければマイナスになる」ということはありません。就活や大学の講義、アルバイト中など、どうしても電話に出られない時もあります。そうした場合、企業にとってかけ直す手間にもなります。かけ直しても、担当者が席を外していてなかなかつかまえられず、やきもきすることがあるかもしれません。そうしたケースを避けるために、すぐに電話に出るに越したことはありません。

通話中に電源が切れてしまう事態を避けるために、充電が切れないように気を付けましょう。充電器を常に持ち歩くのもおすすめです。

②留守番設定にしておく

留守番電話設定をしておくと、企業の担当者からの電話に出られない時に備えることができます。留守番の設定にすると、担当者は要件を残してくれるはずです。企業にとっては「ひとまずは要件を伝えられた」という安心感にもつながります。

就活生にとっても、電話をかけた企業名や担当者名、要件が分かるので、かけ直す際に対応の準備をすることもできます。

③静かな場所に移動・確保する

電話をとった際、周囲の騒音がうるさいと電話口の声が聞き取りづらいことがあります。そうした場合、なるべく静かな場所に移動してください。移動に時間が必要な場合は「静かな場所に移動しますので、失礼します」などと断ってから保留してもいいでしょう。「折り返します」と断りを入れてから、すぐに電話をかけ直すのもひとつの方法です。

④メモ帳とペンを用意する

内定通知の電話では、返事がほしい期限などの要件もあわせて伝えられます。内定をその場で承諾する場合は、手続きや今後の流れが説明されます。大切な要件を忘れないように、メモ帳とペンを持ち歩くようにし、すぐに取り出せるようにしておきましょう。

承諾・保留・辞退別の例文

それでは、内定通知の電話がかかってきた時、実際にどのように受け答えをすればいいでしょうか。承諾・保留・辞退それぞれの対応を例文つきでご紹介します。

内定の承諾や保留の場合は、書類の提出や返信期限といった要件を担当者から伝えられることがあります。聞き間違えや勘違いがないように、「返信期限は〇月〇日ですね、承知しました」といったように都度、復唱するようにしましょう。

承諾

第一志望の企業に受かり、その場で内定承諾の旨を伝えたいときについて解説します。入社準備や就労準備で今後も関わることもありますし、好印象を持たれるようにしたいですよね。「入社後に活躍したい」という意欲をしっかり伝えるとともに、必要書類の提出など事務的な連絡も漏れなく聞いておきましょう。

内定承諾前にこちらの記事を参考にしてみてくださいね。内定承諾の基礎知識についても紹介しています。

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保留

「ほかに志望度が高い企業がある」「家族に相談してから決断したい」などの事情で、内定を保留したい場合もあるでしょう。入社する可能性のある企業ですから、失礼のないよう細心の注意を払って対応したいですよね。返事を待たせてしまって申し訳ない気持ちと、保留の理由を納得してもらえるように誠意を持って伝えることがポイントです。

辞退

内定を獲得していた他企業の入社を決めた時、内定辞退の連絡が必要です。内定通知の電話ではすぐに辞退するケースは少ないため、かけ直した電話を想定して解説します。

内定辞退の理由の伝え方についてはこちらの記事でも詳しく解説しています。伝える際の注意点や例文も紹介していますので、あわせて参考にしてみてくださいね。

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電話に出れらなかったときの対応

アルバイトや大学の講義などでスマホや携帯電話が手元にない場合は、企業に折り返す必要があります。非通知の電話番号でかかってくることもありますが、電話番号が分かる時は原則としてかけ直すのがマナーといえます。

早めに折り返す

電話の履歴が残っていた場合、なるべく早めに折り返すのが原則です。終業時間が過ぎている場合などは翌日の折り返しになりますが、電話をもらったその日にかけ直すのがベストです。

また、数分以内にかけ直さないからといって内定取り消しや印象が悪くなることはありません。「早く折り返さなくてはいけない」と焦り、駅構内など騒がしい場所でかけるのはやめましょう。場所の確保のほか、ペンやメモ帳などを準備するのも忘れないようにしてください。

お昼時や始業直後・終業間際は避ける

企業担当者への配慮も必要となります。席をはずしていることが多いお昼時の11時半～14時は避けた方がいいでしょう。また、始業直後や終業直前も忙しいことが多いため、印象が悪くなってしまう可能があります。午前中は10時～11時半、午後は14～16時半を目安にかけ直すのがおすすめです。

例文

企業へ電話をかける際はこちらの記事も参考にしてみてくださいね。

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連絡が2週間以上ないなら問い合わせてみよう

最終面接が終わってから内定通知の電話がくるまでの期間は、非常にやきもきするものです。「〇日までに連絡をします」などと事前に知らされた日数を過ぎている場合、企業に問い合わせることも選択肢のひとつです。

期限を知らされていない場合、選考業務が長引いているなどの事情も含めて2週間以上は待つようにしましょう。また、企業側も業務が立て込んでいるなどの事情もあるため、催促めいた印象を持たれないよう丁寧な言葉遣いを心がけてください。

例文：電話

例文：メール

受け答えの準備をして滞りない対応を心がけよう

内定通知の電話対応は、就活を締めくくる大切な作業です。正しい対応ができるか緊張する人も多くいるでしょう。しかし、受け答えの準備をすることで滞りなく入社準備を進められます。「失礼な言い方になってしまった」などと後悔することがないよう万全の準備で臨みましょう。