電話面接の流れやマナーを解説｜合格に導くための4つの必須準備とは

電話面接は「顔が見えない」からこそ独自の対策が必要

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生から

「電話面接って何ですか？ 何を聞かれるのかわかりません」
「電話面接はどんな対策をすれば良いですか？」

という相談をよく受けます。電話面接とは、オンラインや対面ではなく電話のみでおこなう面接のことです。対面やオンラインでの面接が難しい場合に、実施されるケースが多いです。

電話面接はメジャーな面接形式ではないので、いざ受けるとなるとどう対策すれば良いか悩んでしまいますよね。顔が見えない面接だからこそ、話の内容、質問への受け答え方、マナーなどに力を入れて対策をすることが重要です。

この記事では、電話面接の流れと会話例文、準備方法、注意点などを解説します。電話面接の全体像を把握し、はじめて電話面接を受ける場合でも安心して受け答えできるように準備しましょう。

電話面接の流れを会話例文付きで解説！

ここからは、電話面接の実際の流れと好印象な会話の例を解説します。

電話面接は受ける機会が少ないからこそ、実際の会話の例や流れが気になりますよね。流れがわかっていると、慌てず落ち着いて対応できますよ。イメージが湧いたら、流れに沿って何度か練習をして慣れておきましょう。

まず、事前にメールや電話で面接官とコンタクトを取り、当日の連絡先や開始時間をすり合わせておきましょう。

直前になって連絡先がわからなかったり、開始時間を忘れたりした場合、焦ってうまく受け答えできない可能性があります。電話面接の当日に不安を残さないためにも、事前に正確な情報を押さえておくことが大切ですよ。

電話ですり合わせをする場合、忘れないように担当者の名前・連絡先・開始時間を必ずメモしておきましょう。

基本的に、電話面接の場合は企業から電話がかかってきます。所定の時間になるまで準備しながら待ちましょう。

つい別のことをしてしまい、気が付いたら不在着信が入っていた……という事態は避けたいところです。面接の5〜10分前には携帯や事前資料をテーブルの上に置いて、いつでも電話に出られるようスタンバイしておいてください。

電話が鳴ったら、なるべく3コール以内に出ましょう。電話に出るまであまりにも時間がかかると、「準備をしていなかったのではないか」と思われる可能性があります。

万が一電話に出るのが遅れてしまった場合、「遅くなり申し訳ございません」など配慮の言葉を一言添えましょう。

また、電話に出たあとは自分から自己紹介をするのがおすすめです。面接官に促される前に自分から話し始めることで、積極性や意欲をアピールできますよ。

挨拶や自己紹介が終わると、面接官からの質問がはじまります。対面での面接と同じように答えましょう。

質問内容自体は一般的な面接と変わらない、もしくは基本的な質問となる場合がほとんどです。以下のような頻出質問の準備をしておくと良いでしょう。

面接での頻出質問や逆質問についての対策は以下の記事で解説しています。準備万端にしておくためにも確認しておきましょう。
面接を成功に導く質問対策｜よくある13個の質問の答え方と例文を解説
一次面接の逆質問70選｜好印象をつかむポイントやNG例も解説

質問が終わると、そのまま面接が終了します。電話を切る前に、改めて面接のお礼を伝えておきましょう。ここで意識したいのは、面接官が電話を切るのを確認してから電話を切ることです。

一般的に、ビジネスの場では相手が電話を切ってから、自分も電話を切るのがマナーとされています。

電話面接で合格を勝ち取る対策ポイント5選

ここからは、電話面接で合格を勝ち取るための5つのポイントを解説します。合格率を高めるためにも、一つずつ実践してみましょう。

電話面接の合格率を高めるためには、声の高低差を意識することが大切です。普段話すときよりも、強調したい部分は高い声で、それ以外の部分は低い声で、というふうに抑揚をつけながら話してみましょう。

適度に抑揚をつけることで、重要な部分を際立たせることができ、平坦に話すときよりも話の要点が伝わりやすくなります。また、抑揚をつけた話し方は感情が伝わりやすいので熱意も感じてもらえます。

面接での話し方のポイントは以下の記事で解説しているので、参考にしてみてくださいね。

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電話面接で意識してほしいのは、「笑声」で話すことです。笑声とは漢字のとおり「笑顔で話をしているように聞こえる明るい声」のことです。

面接では、明るさや元気さを評価してもらえる傾向にあります。マイナビが2022年に実施した「2023年卒企業新卒採用予定調査」によると、企業の54.9%が学生の「明るさ・笑顔・人当たりの良さ」を最も注視していると答えています。

そのため、笑声で受け答えができると好印象につながり、熱意も感じ取ってもらいやすくなりますよ。

笑声で話す方法は簡単で、口角を上げて話すだけで大丈夫です。まずは最近の面白かったことや嬉しかったことなどを思い出して、自然な笑顔を作ってみてください。口角が上がったら、そのままの口で話をしてみましょう。声のトーンが一つ上がるのを感じるでしょう。

面接での基本の受け答え方については以下の記事でも解説しているので、あわせて確認してみてくださいね。

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電話面接では面接官に自分の姿を見られることはありません。しかし、あえて身振り手振りをつけながら話すことも、合格率を高めるために役立ちます。

身振り手振りをつけることによって、自然と面接官が目の前にいるかのような臨場感のある話し方になり、話の内容や熱意が伝わりやすくなるのです。

声の高低を意識だけでコントロールするのは、難しい部分もありますが、身振り手振りをつけることで自然と意識できる場合もあります。

面接での身振り手振りを使った受け答え方は、以下の記事を参考にしてみてください。

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電話での模擬面接をして通過率を高めましょう。電話面接は対面とは異なり、表情やジェスチャーが使えないので、声のトーンや話し方、間の取り方などの印象が強くなります。模擬面接をしておくことで、本番でも落ち着いて話せるようになるので評価が高まります。

たとえば、以下のような方法で練習してみましょう。

模擬面接のやり方は、以下の記事を参考にしてみてください。

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電話面接の対策として、録音した自分の声を聞くこともおすすめです。

録音した自分の声を聞くことで、気付かなかった話し方の癖や聞き取りにくい部分を把握できます。面接官に伝わりやすい話し方をするためにも、一度は録音した音声を聞いておくと良いでしょう。

電話面接だからこそ守りたい3つのマナー

ここからは、電話面接だからこそ守りたい3つのマナーを解説します。対面やWeb面接とは違った注意点があるので、マイナスな印象にならないように身に付けておいてくださいね。

Zoom面接やWeb面接の対策もあわせてチェックしたい人は以下の記事も読んでみてください。
画像つき！ Zoom面接の準備から実施方法までを4ステップで解説
web面接準備マニュアル｜14のチェックリストとNGを一挙紹介

電話の着信には3コール以内に出るようにしましょう。電話にすぐ出ることで準備ができていたり、時間を守れたりする学生という印象を持ってもらえます。

着信にすぐ出れるように、以下のような準備をしておきましょう。

電話はお互いの表情が見えないので、無言が続くと「電波が悪いのかな」「質問を理解できていないのかな」という不安につながってしまいます。適度に相槌を打つことで、面接官に安心して受け答えを聞いてもらえます。

電話面接の途中に、通知音が鳴らないように設定しておきましょう。

電話中に通知音が鳴ると、面接官の話を遮ってしまったり、集中力が途切れたりしてしまいます。面接官によっては「マナーが身に付いていない学生だ」とネガティブな印象を受ける人もいるでしょう。

通知音が鳴らないように、以下のような設定をしておくと安心です。

電話面接の前にしておきたい4つの準備

ここからは、電話面接の前にしておくべき4つの準備を解説します。トラブルが起きて面接が中断したり、マイナスな印象を持たれたりしないように準備しておきましょう。

電話面接は、静かな環境を確保して受けるようにしましょう。工事の音や人の声などの雑音が聞こえると、お互いに話に集中できなくなってしまいます。

特に、明らかに人が多い場所などで電話を受けてしまうと、「電話面接のことを忘れていたのかな」「弊社に対して志望度が低いのかな」と思われるリスクがあるので注意が必要です。

面接に有利な時間帯を知りたい人は、以下の記事を参考にしてみてください。

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電話面接をする予定の場所は電波が十分に届く場所か、入念にチェックしましょう。面接中に何度も電波が途切れたり音声が乱れたりすると、面接官も気が散ってしまい、正しく評価してもらうことが難しくなります。

そのため、事前に面接で使う場所で誰かと電話をしてみて、問題なく会話できるかどうかチェックしておきましょう。家の中でも場所によっては、電波のつながりやすさが異なります。

電波状況が良い場所が見つからない場合、デイユースを利用可能なホテル、大学の面接ブース、コワーキングスペースなどを利用してみるのも良いですね。

電話面接の大きなメリットは、手元の資料を見ながら受け答えできる点です。メリットを最大限活用するためにも資料を作り込み、いつでも見れるように手元に準備しておきましょう。以下のような資料やものを、用意しておくのがおすすめです。

提出書類と面接での受け答えに一貫性を持たせるためにも、ESや履歴書はコピーしておいてください。合否の連絡日時や面接日程を擦り合わせることがあるので、スケジュール帳を手元に用意しておくと良いですよ。

手元に鏡も用意しておけば、自分の表情を見ながら話せるので、自然と明るくハキハキと受け答えができるでしょう。

メモやカンペの正しい使い方は、以下の記事を参考にしてください。

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電話面接では、イヤホンマイクと時計を用意しておきましょう。

イヤホンマイクを使うことで声がクリアに伝わり、さらに両手も開くので資料を確認したり、メモを取りやすくなったりします。時計があれば、面接の進捗状況や受け答えの残り時間などを把握しやすいので便利です。

イヤホンは有線タイプがおすすめです。有線タイプのイヤホンは、Bluetoothに比べて音声が安定しやすくノイズも入りにくいので、面接中のトラブルを防げるでしょう。また、充電が切れてしまう心配もありません。

時計はスマホではなく、卓上におけるアナログ式や小型時計だと、すぐに時間を確認できるのでおすすめです。

対面の面接でも時計を着用するなら、以下の記事を参考にしてみてください。

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電話面接ならではの2つの注意点

ここからは、電話面接ならではの2つの注意点を解説します。うっかり評価を落とすことがないように、紹介する注意点も押さえておきましょう。

電話面接では、対面のようにスライドなどの資料は使えません。そのため、自分が話した内容や面接官が話した内容を残しておくことが難しい傾向にあります。

次の面接で矛盾した話をしないように、電話面接を受ける際はなるべく話の内容をメモしておきましょう。

企業によっては、会社や業務内容についての説明があります。面接官から聞ける一次情報はインターネットで探すよりも正確で、面接でしか知り得ない情報もあるので、しっかりメモを取ることが大切です。

面接時のメモの取り方やマナーは、以下の記事で解説しています。思わぬところでマイナス評価を受けないためにも、目を通しておいてくださいね。
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電話面接で気を付けたいのは、準備した回答メモをただ読み上げるだけにしないことです。

心配性な人は「一から十まで、話す内容をすべて書いておきたい」と思うかもしれません。しかし、事前に書いておいた内容を読みながら伝えてしまうと、機械的な印象になるので熱意を感じてもらえません。

面接は、面接官と会話のキャッチボールをする場です。双方向のコミュニケーションが重要であることを忘れないようにしましょう。

ここからは、電話面接でありがちな3つのトラブルと対処法を解説します。

電話面接でよくあるトラブルとしては、「電話がかかってこなかった」「約束の時間に出られなかった」「電話が途中で切れてしまった」などです。事前に解決方法を把握し、いざというときにスムーズに対応できるようにしておきましょう。

時間になっても電話が来ない

ありがちなトラブルとしては、面接の予定時間になっても企業から電話がないケースです。準備万端で待機していたのにもかかわらず電話がこないと、「忘れられてしまったのかな」と不安になりますよね。

前の学生との面接が長引いていたり、別件が入っていたりする可能性があるので、まずは5〜10分企業から電話があるか待ってみましょう。それでも連絡がない場合、電話で以下のように連絡を入れてみてください。

約束の時間に電話に出られなかった

企業から電話がかかってきたのに、何らかの理由で出られない場合もあるでしょう。慌てずになるべく急いで折り返しの電話をしてください。

以下のように、電話にすぐ出られなかったことの謝罪と理由を伝えましょう。

面接時間を大幅に過ぎたあとに気付いた場合、面接の再設定が必要になります。事前に都合の良い日付や時間を確認してから、謝罪とあわせて電話しましょう。

面接に遅刻してしまったときの対処法は、以下の記事でも解説しています。

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電話が途中で切れてしまった

面接中に電話が切れてしまった場合、電話が可能な状況であれば急いで折り返しましょう。

スマホの故障などでどうしても通話ができない場合、メールなどの連絡手段を使って迅速に連絡してください。電話が途中で切れてしまうリスクに備えて、担当者の電話番号、氏名、メールアドレスを確認しておくと安心です。

連絡が着いたら、原因はわからなくとも切れてしまったことに対する謝罪を伝えましょう。

企業にメールを送る時間帯については、以下の記事を参考にしてみてください。

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またWeb面接同様、問題なく面接を実施できる通話環境の準備も、怠らないようにしてくださいね。電話面接ならではのコミュニケーション方法や事前準備を徹底したうえで本番に臨み、電話面接を突破しましょう。