面接でのメモのマナー知ってる？ OKな場面や注意点まで徹底解説

面接のマナーを知らずにメモを取ってしまうと悪い影響があるかも

こんにちは、キャリアアドバイザーの北原です。面接を控えた学生から

「面接中にメモを取ってもいいのでしょうか？」
「メモを取ることは印象が悪いのかな？」

という声がよく寄せられます。面接の際にメモを取るべきかは悩ましい問題の一つですよね。応募企業からの印象を悪くしたくないけど、面接官の言葉を聞き逃したくない学生も多いのではないでしょうか。

やはり、マナーを知らずに面接中にメモを取ってしまうと悪い影響がある可能性も。ただ、面接のマナーを守ったうえなら、メモを取れる場面も存在します。

この記事では、面接の際にメモを取っていい場面や面接でメモを使う際のマナー、注意点、メモを取る以外の記録する方法を説明します。面接でメモをとりたいと考えている人は、どんなマナーがあるのか必ず確認してから面接に臨んでくださいね。

基本的にはメモは取らない方が良い

大前提として面接中にメモを取るのはおすすめできません。面接は面接官との質疑応答を通して、自分をアピールしたり、企業理解を深めたりする場です。

会話よりメモを取るのに夢中になってしまうと、「会話に集中していない」と思われてしまうかもしれません。相手の顔を見ながら話を聞くだけでも面接官が感じる印象は変わるはずです。

面接は会話をする時間だと考えて、面接官とのコミュニケーションを疎かにしないようにしましょう。

逆質問の答えをメモしなくても失礼ではない

「自分が聞きたい質問をしたのだから、メモを取らないと失礼に当たるのでは？」と考える学生もいるのではないでしょうか。

しかし、逆質問の答えをメモしなくても失礼ではありません。面接官は逆質問の内容から企業への志望度や仕事に対する考え方を見極めようとしているだけです。

また、面接の時間は限られています。メモを取っている間は質問が中断してしまい、面接の時間が短くなってしまう可能性が高いです。

貴重なアピールの時間をメモに割くのはもったいないですよね。

おすすめの逆質問を知りたい学生はこちらの記事を参考にしてみてください。

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失礼には当たらない！面接の際にメモを取っていい場面

面接ではあまりメモを取ることは推奨されていませんが、重要事項が開示されるタイミングはメモを取ることを面接官から許可が出る場合もあります。しかし、「メモを取ってください」と指示されない場合もあるのです。その際は許可が必要になることを覚えておきましょう。

「メモを取ってください」と指示された場合

稀に面接官からメモを取ることを促される場合があります。その場合は選考前に送られてきたメールにメモ帳を持参することがアナウンスされている場合が多いです。

しかし、「許可されたから」といってメモを取ることに集中してしまい、あいづちやアイコンタクトなどの話を聞く際の姿勢を疎かにしないようにしましょう。

重要事項を聞く場合

重要事項にまつわる話はメモを取っておくことをおすすめします。重要事項の内容を曖昧にしてしまうと、今後のやり取りや入社するうえでの契約で認識違いを起こす可能性があるためです。

最悪の場合は「思っていた条件と違った」と入社後に気づくこともあるかもしれません。入社後のギャップは短期離職につながる可能性があるため、重要事項の内容を聞き逃さないようにしましょう。

待遇

働くうえで給与や勤務時間など待遇はどうしても気になってしまいますよね。待遇の内容を聞き逃してしまうと、入社後に後悔する可能性が高いです。

採用サイトに記載されている内容はメモを取る必要はありませんが、面接で初めて出てきた情報はメモしておくこともおすすめです。

就業規則

就業規則について詳しく知らない学生もいるのではないでしょうか。

就業規則とは、労働者の給与規定や労働時間といった労働条件、労働者が遵守すべき職場内容の規律やルールをまとめた規則のことです。

従業員を常時10人以上雇用している場合は就業規則の作成が義務付けられているため、ほとんどの企業で存在します。

加えて、退職手当・賞与など制度を設ける場合は記載しなければならない事項もあります。働くうえで知っておくべき重要なことが明記されているので、聞き逃しは厳禁ですね。

他の応募先企業と大きく異なる就業規則がある場合、内定承諾する際の基準になるかもしれないので、メモしてみてはいかがでしょうか。

採用の流れ

面接中に今後の採用の流れを伝えられる場合もあります。採用の流れも重要事項に含まれるので、メモをとっても良いでしょう。採用までの流れを理解していないと、必要な手続きの締切日を間違える可能性があるためです。

手続きの締切を守れなかったりすると、採用担当者に迷惑がかかる可能性があるので、認識のズレがないようにメモを取っておきましょう。

メモを取っておくと、次回の選考のスケジュールを組む際にも役立つのでおすすめです。

企業独自のルール

企業独自のルールと聞いてもピンとこない人は多いのではないでしょうか。

ただ、独自のルールを理解しておかないと業務を円滑に進められず、周りに迷惑をかけてしまうかもしれません。

法律で義務付けられている就業規則と違い、企業独自のルールは企業の判断で制定されています。社風に合わせたルールが存在するため、企業ごとに大きく異なるのが特徴です。

企業独自のルールはその企業の風土が色濃く反映されています。

自由度の高い社内ルールを制定している企業が合う人もいれば、きっちりとルールで管理されている企業の方が合う人もいますよね。

そのため、面接で社内ルールをメモしておき、入社を決める際に再度確認しておくのがおすすめです。

知らないと危険！ 面接でメモを使う際の4つのマナーを解説

マナーを守ったうえでメモを使用できれば、企業からの評価を落とすことなく、重要事項をきちんと記録できます。一方、マナー違反をすると、面接の内容より非常識な行動が印象に残ってしまい、選考突破が難しくなってしまうかもしれません。そこで面接でメモを使う際のマナーは確実に覚えておきましょう。

①メモを取りたい場合は事前に許可をもらうのがベター

突然メモを取り始めるのは失礼に当たるのはもちろん、面接官の説明には社外秘の内容が含まれている場合もあります。情報漏洩のリスクを避けるために、メモなど記録に残すのを禁止しているかもしれません。

メモをする必要性を感じたら、「重要な内容だと思いますので、差し支えなければメモを取ってもよろしいでしょうか」と一声かけてからメモをするのがおすすめです。

面接官に一言断っておくと丁寧な印象につながります。いきなり、メモを取り始めるより評価が下がりにくいですね。

②面接官が話している際はメモを取らずに聞くことに専念する

面接官が話している際はメモを取らずに聞くことに専念した方が、話を聞き逃す心配がありません。メモを取っている前後の話を聞き取れず、肝心な重要事項が頭に入ってこない可能性もあるためです。

それでも重要事項を聞き逃すのが怖い学生は話が終わった後に、思い出せる程度の内容を箇条書きで記載するようにしましょう。

③面接の序盤ではメモを取らない

「メモを取るべきタイミングは面接のいつ頃訪れるのか」と疑問に思う学生もいますよね。基本的には面接の中盤から終盤にかけてメモを取るタイミングは多いです。

面接の序盤は緊張を和らげるためのアイスブレイクや事前に提出済みの書類の内容に沿って質問に答えます。学生は答える側なので、内容を忘れないようにメモをする必要はありません。メモを取っても面接の時間が減るだけなので、メリットがほとんどないです。

ただ、中盤以降は応募書類に書かれていない質問も増えてくるので、その際に業務内容など重要事項を絡めた回答がされる場合もあります。

特に逆質問や今後の流れがメインの終盤は重要事項も多いので、可能であればメモを取りましょう。

面接の流れについてさらに知りたい方は、こちらの記事をチェックしてくださいね。

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④ポケットサイズのメモ帳を持参するのがおすすめ

ポケットサイズのメモ帳をスーツの内ポケットに入れておくのがおすすめです。基本的に面接会場には椅子しかないので、机がなくてもメモが取れるメリットがあります。

加えて、次回の選考のスケジュールを書き込めるようにカレンダー付きのものだと尚良いかもしれませんね。

会話することを念頭に！ 面接でメモを使う際の4つの注意点

メモを取ることよりコミュニケーションを優先するのが前提になります。話を聞くことを優先した方が内容を覚えているので、面接後により正確な内容を記載できるかもしれません。そのため、面接中は補足程度に簡潔なメモを取るのをおすすめします。

タブレットやスマホのメモ機能は避ける

メモ帳は持ち歩かず、スケジュール管理やメモを取る際に、スマホやタブレットでおこなっている学生もいるのではないでしょうか。

ただ、面接官によっては面接中にスマホを触る行為をよく思わない人も一定数いるので、「マナーが悪い」と判断されてしまいます。今後の選考で不利になるかもしれません。

また、スマホはメモ帳以外にも使えるので、写真や動画を取ることを防ぐためにも使用自体が許可されていない場合もあります。

タブレットやスマホが使えない場合は重要事項を暗記しなければなりません。最悪の事態を避けるためにも、スマホと別途にメモ帳を持参しましょう。

自分のメモを見ながら話さない

「志望動機は用意した内容を完璧に伝えたい」という思いを持つ学生もいるのではないでしょうか。

実際、メモを見ながら話せば、用意してきた内容を完璧に話すことができます。しかし、メモを見ながらでは面接官の目を見て話すこともできず、「コミュニケーション能力に問題があるのでは？」と判断される可能性もあります。

面接は、あくまでも面接官との会話で成り立ちます。メモを見ながらでは意思疎通が図りづらいことに加えて、ただ文章を棒読みに読み上げるだけでは、熱意や意欲も伝わらないでしょう。もちろん、内容は重要ですが面接では伝え方も評価の対象だと覚えておいてくださいね。

面接練習に関しては、こちらの記事が参考になりますよ。

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メモをとっているときもあいづちやアイコンタクトは忘れない

「一生懸命にメモを取る姿勢は勉強熱心だと評価されるのでは？」という疑問を持った学生もいるかもしれません。

ただ、メモを取ることに集中しすぎてしまうと顔が俯きがちになり、面接官への相槌やアイコンタクトを忘れてしまう可能性が高いです。

あくまでも面接は会話する場なので、相手の話を聞く姿勢とメモを取ることを両立させる必要がありますね。

言われたことを長文でメモしない

重要事項を聞き逃したくない気持ちが先行すると、文章できちんとメモしたいと思いますよね。

ただ、面接官が話した内容をすべて文章で記載していると、よりメモを取る時間がかかったり、受け答えに集中できなくなったりします。次の質問内容を聞き取れず、的外れな回答をしては元も子もありません。

面接の限られた時間ですべての話をメモすることはほぼ不可能に近いです。そのため、メモは箇条書きなど最小限に抑えて、面接官とのコミュニケーションを優先しましょう。

面接ではボイスレコーダーで録音するのもおすすめ

最近は高価なボイスレコーダーを買わなくてもスマホを使って録音ができるため、録音のハードルは下がっています。ただ、面接で録音することに抵抗がある学生も多いのではないでしょうか。そこで面接の内容を録音する際のメリットと注意点を紹介します。

面接の振り返りができる

そもそも、なぜ面接で録音する必要があるのかと疑問に思っている学生もいるのではないでしょうか。音声データを聞き返して、面接の振り返りができるからです。

面接は受けて終わりではなく、良かった点や悪かった点を整理して、次の選考までに改善することで選考突破に近づけます。

しかし、振り返りをしようとしても面接に集中していると、質問や自分の答えを正確に思い出せるとは限りません。そこで正確に面接の振り返りをするなら録音がおすすめです。

話し方の抑揚や質問への回答内容など次回の面接に活かしやすい

録音をすることで客観的な視点から面接時の改善点に気づけるかもしれません。実際、録音した面接の音声を聞いてみないと、把握できない改善点は多いです。

上記のように客観的な視点があると、次回の面接に活かしやすいですね。

ハラスメントを受けた場合は証拠になる

面接の場は閉ざされており、ハラスメントが起こってしまう場合もあります。面接で受けたハラスメントで傷つき、就活自体が嫌になってしまう学生もいるかもしれません。

ハラスメントを受けた場合は訴えても、多くは証拠不十分とみなされてしまいます。ただ、録音データがある場合は別です。

面接時の録音データはハラスメントの実態を証明する強い武器になり、企業に対抗できる可能性があります。

実際に訴えるかは別として録音している事実があると、気持ちが楽になるかもしれません。録音はハラスメント対策の一環としても一役買うので、導入してみてはどうでしょうか。

録音する行為自体は問題ない

「無断で録音していいのか」と疑問に思う学生もいるのではないでしょうか。基本的には面接で録音しても問題ありません。なぜなら、録音自体は違法行為ではないからです。また、公に録音について言及している企業も少ないでしょう。

ただし、面接官によっては録音されていることに良い印象を抱かない可能性もあるので、録音の操作を面接官の前でおこなうのは避けたほうがよいかもしれませんね。

また、録音した音声をSNSに無断でアップロードするなどの行為は違法になってしまう可能性があります。そのため、音声の取り扱いには注意しましょう。

無断で音声を公開するのはNG

無許可で録音していても罪に問われることがありませんが、無断で音声を公開するのは違法になります。

無断で音声を公開してしまうと情報管理の観点から違法行為と認められる場合もあり、最悪の場合は企業から訴えられてしまうかもしれません。

今の時代はSNSを使えば、誰でも気軽に発信ができます。拡散するつもりがなくても、ネット上にデータをアップした時点で違法になることを覚えておきましょう。

面接のメモに関するQ&A

自分の回答に対して、面接官が全然メモをしていなかったことが気になる学生もいるかもしれません。「これは不合格フラグなのか？」と不安になりますよね。そんな面接のメモに関する疑問を解消するために、Q&Aを紹介します。

面接官がメモを取らない場合は不採用なのか？

面接官がメモを取らない場合でも不採用とは限りません。面接中は会話だけに集中したい面接官もいるためです。もし、面接官がメモを記載している場合は質問への回答や学生の印象をチェックしている可能性があります。

メモを取っている場合でもネガティブな情報を記載していることが多いです。そのため、メモを取る量が面接の合否に直結する心配はあまりありませんね。

Web面接ならメモを見ても問題ない？

最近はWeb面接が主流になっており、実際に受けたことがある学生も多いのではないでしょうか。結論から言うと、Web面接でもメモを見ない方が良いでしょう。多くの企業はWeb面接でも対面での面接と同様に対応してほしいためです。

今でもWeb面接では学生のコミュニケーション能力がうまく測れなかったり、学生の雰囲気がわかりにくかったりする懸念点があります。そのため、「対面と近い状況で面接を受けてほしい」といった面接官の意図に合わない方法を取ってしまうと、悪い評価につながりかねません。

ただ、メモをどうしても見たい場合は付箋に収まるサイズにして、PCのカメラの横や目線の先の壁などに貼り付けておいてはどうでしょうか。

こちらの記事ではWeb面接時でのカンペ使用の注意点について詳しく解説しています。

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面接でのメモの正しいマナーを理解しておこう

面接でのメモの正しいマナーを理解しておけば、評価を下げずに重要事項をきちんと記録できます。重要事項は入社する企業を決める際の判断材料になるので、正確な情報を把握しておきたいですよね。

マナーを守ってメモを効果的に活用して、今後の就活で役立てましょう。