Web面接にしてほしい時のメールはどう送る？ 書き方や例文を解説

Web面接にしてほしい場合はマナーを守ってメールを送ることが大切

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。本選考の面接が本格的に始まる時期になると、

「対面面接ではなくWeb面接が良いのですが、相談しても良いのでしょうか」
「Web面接にしてほしいと相談するメールに、何を書けば良いか分かりません」

などの疑問や不安の声が寄せられます。学業やアルバイト、健康上の都合から、面接の形式をWeb面接にしたいと考えている人もいるでしょう。

面接の形式は企業側が決める場合が多いですが、学生の要望をまったく聞いてもらえないというわけではありません。しかし、依頼の仕方やマナーを知らないまま連絡をしてしまうと、企業側にマイナスな印象を持たれてしまう可能性があります。

ここでは、面接の形式をWeb面接に依頼する際のメールの送り方やマナーについて解説します。メールの例文も紹介するので、どのように企業に依頼をすれば良いか分からず悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてください。

Web面接にしてほしいと相談するのはあり？

就活において、企業と学生は対等な関係であるため、学生が面接の形式について要望を伝えたり、相談したりしてもまったく問題ありません。

ただし、企業側にも都合があります。特に選考が本格化している時期だと、面接の形式や時間、担当者などが綿密に決められているということも少なくありません。

そのため、Web面接にしてほしいと相談したからといって、必ずしもその相談に応じてもらえるわけではないということは理解しておきましょう。

Web面談を成功させるためには事前準備が必須です。こちらの記事で詳しく解説しているので、ぜひ読んでみてくださいね。

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「Web面接にしてほしい」と依頼するのはどんな場面？

Web面接にしてほしいと依頼することは問題ないと解説しましたが、このような依頼をするのはどのような場面なのでしょうか。

そこでここからは、Web面接にしてほしいと依頼する場面を2つ紹介します。この2つの場面は依頼をしても問題ないタイミングでもあるので、いつ依頼をしようか迷っている人は参考にしてみてください。

①Webと対面を選べる場合

1つ目の場面が、Webと対面のどちらか面談形式を選ぶことができる場面です。

書類選考を通過し面談が実施されることが決まれば、企業側から面接日を決めるための日程調整メールが届きます。その際に、面接の形式がWebか対面のどちらが良いかということを聞かれるケースがあります。

このような質問をする企業は、Web面接でも対面面接でもどちらでも対応可能であることがほとんどなので、遠慮なく自分が希望する形式を選ぶと良いでしょう。

➁自己都合で企業にWeb面接をお願いする場合

2つ目の場面は、自己都合で企業にWeb面接にしてほしいとお願いする場合です。

アルバイトや大学の授業などとの兼ね合いで、指定された時間に面接会場に出向くことが難しいけれど、面接形式をWeb面接に変更できれば時間通りに面接に参加できるということになってしまうこともあるでしょう。

こういった場合は、Web面接にしてほしいという相談を企業側にしてみましょう。面接の日程を変更するよりも面接形式を変える方が、手間がかからない場合もあるため、企業によっては相談を受け入れてもらえる可能性があります。

Web面接にしてほしい時の連絡手段は？

Web面接にしてほしいと依頼するタイミングがわかっても、どのような手段で連絡をすべきか迷ってしまう人もいるでしょう。

そこでここからは、Web面接にしてほしいと依頼するときの連絡手段について解説します。連絡手段がわからず困っている人は、これから解説する内容を参考にしてみてくださいね。

基本はメールで連絡

Web面接にしてほしいと面接形式に関する相談をする場合は、特に緊急性はないためメールで連絡しましょう。

メールは手が空いているときに確認してもらえるため、迷惑にならない可能性が高い連絡手段です。そのため、緊急性や重要性が低い連絡の場合はメールで連絡しましょう。

メールでの日程調整の方法は、こちらの記事で解説しています。

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面接の日程が近い場合は電話

面接の日程が近い場合は、緊急性が高くなるので電話で連絡しましょう。緊急性が高いにもかかわらず、メールで連絡をしてしまうと、状況が伝わるのが遅くなってしまうため、企業側に迷惑をかけてしまう可能性があります。

また、電話で連絡をする場合は、静かで電波が良い場所を選びましょう。相手は、忙しい仕事中である可能性が高いので、できるだけ手短に話すことも大切です。

就活メールに盛り込むべき要素

就活で企業に向けてメールを送る場合、友人に送るようなメールではいけません。相手に対して失礼なのはもちろん、社会人としてのマナーが身についていないとネガティブな印象を持たれてしまう可能性があるからです。

そこでここからは、メールの書き方について学んでいきましょう。今回紹介するメールの書き方は、Web面接にしてほしいと依頼する場合以外にも活用できるため、メールの書き方がわからない人はぜひ覚えてください。

宛先

メールの宛先とはメールを送る相手のことで、メールアドレスを指します。このメールアドレスが間違っていれば、相手にメールが届かないため、1字1字きちんと確認して間違いがないように入力しましょう。

また、宛先はTOとCCに分けることができます。TOには、送ったメールに対して返信をしてほしい人のメールアドレスを入力します。CCは、返信の必要はないもののメールの内容を伝えておきたい人のメールアドレスを入力しましょう。

就活で送るメールの宛先は、ほとんどの場合がTOでCCはあまり使いません。しかし、メールの内容を念のために確認してほしいと思う相手がいる場合は利用しましょう。

件名

件名は、メールの内容を端的に伝えるもので、メールにおいて非常に重要な部分です。社会人は、1日に何十通、何百通ものメールを受け取っており、件名が適切な内容でなければ見落とされてしまう可能性があるからです。

Web面接にしてほしいことを相談する場合の件名であれば、以下のような内容にしましょう。

メールの用件が何なのかを冒頭に書き、墨付きかっこなどで目立つようにしておきましょう。件名の後は誰から送られてきたメールかがわかるように、大学名・学部名・名前を記載しておきます。

本文

本文では、件名の内容について分かりやすく丁寧に文章で記載していきます。ただし、本文の書き方には、何をどの順番で書けば良いかというルールがあるので、しっかりとルールに従ってメールを作成していきましょう。

メールの本文を細かく分けると以下のようになります。

以上のように、メールの本文は主に5つのパーツでできています。それでは、それぞれのパーツについて1つずつ詳しく解説していきます。

宛名

宛名はメールの冒頭に書くもので、メールを送る相手の企業名や部署名、名前などを書きます。基本的な宛名の書き方は以下の通りです。

また、送り相手が特定の人ではなく、企業や部署などの組織の場合は「御中」とつけましょう。御中は、個人名につける「様」と同じ役割になります。

挨拶

件名の次は挨拶です。自分からメールを送る場合は、「お世話になっています」が基本の挨拶となります。また、相手から送られてきたメールに返信する場合は、「お世話になります」と挨拶しましょう。

一言挨拶をしたら名乗りましょう。必要な情報は、件名と同じく、大学名・学部名・名前です。挨拶の例文は以下の通りです。

用件

挨拶を記載し終えたら、用件について書いていきましょう。用件は、結論を先に述べ、後から詳細を記載すると、相手に内容が伝わりやすくなります。

また、用件を書く際は、事情を詳しく説明したくなるかもしれません。しかし、文章が長すぎてしまうと、相手の読む意欲をそいでしまったり、相手が内容を勘違いしてしまう原因となってしまったりするため、可能な限り簡潔にまとめましょう。

結び

用件を伝えたからといって、そのままメールを終わらせてはいけません。就活メールでは、結びの言葉を添える必要があります。たとえば、以下のような言葉が良いでしょう。

結びの言葉では、相手が忙しい中でメールを確認し対応してくれていることに対する感謝を伝えましょう。そういった言葉を添えると、相手に不快感を与えることなく、用件を引き受けてもらいやすくなります。

署名

本文の最後には、署名を記載しましょう。署名とは、名前・大学名・学部名・電話番号・メールアドレスなどの情報をまとめたものです。メールの最後に記載することで、相手が返信する際に役立ちます。基本的な署名は以下の通りです。

署名は毎回一から入力すると時間がかかってしまうため、メールアプリの設定を活用することがおすすめです。メールアプリによっては、署名を簡単に入力できる設定や自動入力できる設定があります。

就活メールの基本マナー

就活メールの書き方がわかっても、マナーを守れていなければ、メールを受け取った人に不快な思いをさせてしまう可能性があります。

そこでここからは、就活メールのマナーについて解説します。すでにメールを書いたという人は、これから解説するマナーを照らし合わせながらマナーを守れているか確認してみてください。

メールは相手の営業時間内に送る

就活メールの基本マナーの1つ目は、メールを送る時間です。メールを送る場合は、相手の営業時間内に送ることが大切です。

メールは電話ほど迷惑になることはありませんが、営業時間外に送ってしまうと、マナーが身についていない学生と思われてしまう可能性があります。特に早朝や深夜などの時間にメールを送ることは避けましょう。

また、営業時間内にメールを送った方がメールを確認してもらいやすく、早いタイミングで返信を受け取れる可能性が高まるのでおすすめです。

企業にメールを送る時間の正解についてはこちらを読んでおきましょう。

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就活に適したアドレスを使用する

日常的に使っているメールアドレスを就活でも使用している人がいるかもしれません。しかし、そのメールアドレスにプライベートな内容が含まれている場合は、就活には適さないため使用しない方が良い場合があります。

特に、好きなキャラクターやアイドルなどの固有名詞が入っているものは、就活には適していないので使用を控えましょう。

また、日常的に使っているメールアドレスを使用してしまうと、就活のメールとプライベートのメールが混ざってしまうので、メールを見逃しやすくなってしまいます。

就活には就活用のメールアドレスを作るのおすすめです。就活用のメールアドレスについてはこちらを読んでおきましょう。

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敬語やビジネス特有の言葉を正しく使う

就活メールでは、敬語やビジネス特有の言葉を正しく使うこともマナーの1つです。

敬語は、尊敬語・謙譲語・丁寧語の3つを正しく使い分けられるようにしましょう。また、二重敬語など、敬語を使えているものの正しい使い方ではないということもあるので、自信がない人は一度復習しておくことがおすすめです。

ビジネス特有の言葉は、正しい使い方を知らないまま使用するのは危険です。たとえば、相手の企業を指す言葉の「貴社」と「御社」ですが、「貴社」は文章などで書く際に使用し、「御社」は話すときに使用します。少し複雑に感じるかもしれませんが、1つずつ覚えていきましょう。

クッション言葉を適宜使用する

就活メールでは、クッション言葉を使うことが大切です。クッション言葉は、文章全体を優しい印象にする効果があり、メールで相手を傷つけてしまったり、不快な思いをさせてしまったりすることを避けられます。

クッション言葉には、さまざまな種類があるので、使えそうなものから覚えてみてくださいね。

依頼や相談をする際は、単に自分の要望を伝えるのではなく、上記のようなクッション言葉をつけると、相手への配慮が伝わり好印象につながることが期待できます。

改行や段落分けで全体を整える

最後は、メール全体の見た目についてのマナーです。就活メールでは、メールを受け取った相手がメールをスムーズに読めるよう、メール全体を整えておく必要があります。

メールを整える際は、改行と段落分けを使いましょう。一文ごとに改行をすることで、1つ1つの文章が際立って見え、読みやすくなります。逆に改行をしていないと、文字が密集して見えるので、読みづらい文章となってしまいます。

また、文章の内容ごとに段落分けをしましょう。段落で分けると文章の区切りがはっきりするため、メールの内容を理解してもらいやすくなります。

メールを返信する際のマナー

メールを作成する際のマナーがあるように、メールを返信する際のマナーも存在します。

メールを返信する際のマナーを守れていないと、社会人としての自覚がない学生、勉強不足の学生など、ネガティブな印象を持たれてしまう可能性が高まるので、注意が必要です。

そこでここからは、メールを返信する際のマナーについて解説します。Web面接にしてほしいと依頼する場合は、何度か連絡のやり取りをすることになるので、しっかりと確認しておきましょうね。

返信はメールを確認したタイミングでおこなう

メールを返信する際のマナーの1つ目は、返信するタイミングです。

友人や家族からのメールであれば、時間をおいてからの返信でも問題ありませんが、就活メールの場合は、メールを確認したタイミングで返信しましょう。

返信が遅れてしまうと失礼にあたるのはもちろんですが、企業側の仕事を遅らせることにもつながるので、迷惑をかけてしまうことになります。

そのため、メールに気づいたらすぐに返信しましょう。また、その場で返信した方が、返信のし忘れを防げるので、学生にとっても大きなメリットがありますよ。

遅くとも24時間以内の返信が必須

メールをその場で返信したいと考えていても、そのときの状況によってはすぐに返信することが難しい場合があるでしょう。

しかし、就活メールでは24時間以内に返信をすることが必須です。24時間以内に返信しなければ、時間にルーズで信用に欠ける学生、マナーが身についていない学生などと、良くない印象を持たれてしまう可能性もあるでしょう。

返信先は「全員に返信」を選択する

メールを返信する際の宛先は、「全員に返信」を選択しましょう。

送られてきたメールの宛先は、メールを送ってきた人が考えたうえで宛先を設定しているため、勝手に変えてしまうと情報共有が必要な人に連絡がいかなくなってしまうからです。

相手に余計な時間と手間をかけさせないようにするためにも、返信する際の宛先には十分注意しましょう。

件名のRe:を残しておく

就活メールでは、送られてきたメールの件名はそのままにしておくことが大切です。

件名を変えてしまうとメール同士のつながりがわからなくなってしまい、相手を混乱させてしまう原因となってしまいます。

また、件名の前についている「Re:」の文字は残しておきましょう。これは、返信であることを示すものなので、残したままにしておくことが正解です。

就活メールでの返信は非常に重要ですが、やり取りをいつまで続けるべきか迷う人は多いでしょう。そういった人は、こちらの記事を読んでみることがおすすめですよ。

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面接方法について相談する際の例文3パターン

ここまで、就活メールの書き方やマナーについて解説してきましたが、いざ自分でメールを作成しようとするとなかなか上手く書けないという人もいるでしょう。

そこでここからは、面接形式について相談する際の例文を紹介します。場面に合わせた3つのパターンの例文を紹介するので、メールの作成に苦戦している人はぜひ参考にしてみてください。

①Web面接と対面面接を選択できる時の例文

面接日を調整するためのメールで、希望の面接形式を聞かれる場合があります。こういった場合は、面接日の候補日を伝えたうえで、希望する面接形式を伝えましょう。また、Web面接か対面面接のどちらが良いということはないので、自分の都合が良い形式を選択しましょう。

➁日程調整と同時にWeb面接にしてほしいと伝える時の例文

このパターンは、面接形式を選択できる場合とは異なり、自分の都合で面接形式の変更を依頼するため、しっかりと謝罪の気持ちを伝えましょう。また、単に自分の要望を伝えるのではなくクッション言葉を挟むと、相手に要望を受け入れてもらいやすくなります。

就活での日程変更には注意すべき点が多いので、より詳しく解説をしているこちらの記事を一緒に確認しておくことがおすすめです。

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③対面面接からWeb面接に変更してほしいと伝える時の例文

面接形式の変更について自分から連絡する場合は、メールの用件が一目でわかる件名にしておくことが重要です。また、変更を依頼する場合は、可能であれば理由を伝えましょう。理由を伝えた方が、面接形式の変更に応じてくれる可能性が高まります。

相談後の返信に対するメールの例文

Web面接にしてほしいと相談するメールを作成できても、そのメールに対する返信に対してどのようにメールを返せば良いかわからないという人もいるでしょう。

そこでここからは、相談の返信に対するメールの例文を紹介します。相談を受け入れてもらえた場合とそうでなかった場合の2つのパターンの例文を紹介するので、返信に困っている人はぜひ参考にしてみてください。

Web面接に変更してもらえた場合

面接を依頼通りに変更してもらえた場合は、変更してもらえたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。また、締めの言葉として、自分の都合で迷惑をかけてしまったという謝罪の気持ちを伝えられると、より丁寧な印象を与えられるでしょう。

変更が難しいという返信があった場合

面接の形式の変更が難しいと返信があった場合は、日程の変更を相談してみましょう。面接形式の変更が難しくても、日程を変更してもらえる場合があります。ただし、あまり志望度が高い企業でなかったり、他の面接の予定が立て込んでいたりする場合は、面接を辞退するのも1つの方法です。

Web面接にしてほしい場合はメールのマナーを守って相談をしよう

面接の形式について学生側が要望を伝えることは、悪いことではありません。ただ、企業側にも都合があるため、依頼をしたからといって必ずしも依頼通りになるわけではないということは理解しておきましょう。

また、依頼の仕方によっては企業側を不快な思いにさせてしまい、印象が悪くなってしまう可能性も考えられます。そのため、Web面接にしてほしいと依頼する場合は、メールの書き方やマナーを守ったうえで相談するようにしましょう。