面接の電話に出れなかった際の対処法｜折返し時のマナー8選を解説

面接通知の電話に出れなかった場合は落ち着いて対処しよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

「企業からの電話に出れませんでした。誰からの電話かわからず、どのように対応すればいいのでしょうか。」
「留守電が残っていましたが、折り返してもつながりません。どうすればいいですか。」

学業と並行して就活をおこなっていると、企業からの電話に出られないことがあります。電話に出られず内容が気になるとともに、どのように対応すればいいか悩む学生も多いのではないでしょうか。この記事では電話に出られなかったときの対応方法やマナーについて解説します。電話に出れなくても落ち着いて対応すれば大丈夫です。

面接通知の電話に出れなかった場合は不利になる？

結論からいえば、企業からの電話に出れなかったこと自体は不利にはなりません。しかし、そのあとの対応次第ではマイナスの印象を与えてしまうこともあるのは事実です。具体的にポイントを解説しますので、チェックしてください。

悪い印象は抱かれず不利にはならない

企業からの電話に出れなかったからといって、それだけで印象が悪くなることはありませんし、不利になることもありません。

企業は学生が学業と就活を両立していること、アルバイトやサークル、部活動があることを理解しています。そのため、電話に出れなかったからといって、それだけで評価が変わることはないので安心してください。

「電話に出れなかったことで不合格になるのでは」と不安を持つ人もいるかもしれませんが、あくまで電話は面接に関する連絡をするものですので、電話に出れなかったからといって内容が変わることはありません。電話に出れなくても焦らずに対応しましょうね。

電話に出れなかったときはその後の対応が重要

電話に出れなかったときは、その後の対応がもっとも重要になります。

一般的に電話に出られなかったら、こちらから折り返すのがマナーです。折り返しの電話をせずに放っておいたら、「大事な仕事を任せられるだろうか」と企業側は不安に感じるかもしれませんよね。電話に出れないことよりも、電話に出れなかった後の対応が鍵を握っているのです。

電話に出れなかった後の対応によっては、企業の評価が変わってしまう恐れがあります。これから紹介するマナーや対処方法を押さえて、しっかりと対応していきましょうね。

マナーを守ることで反対に良い印象を持ってもらえる

電話に出れなかったあとの対応次第では、良い印象を持ってもらえることもあります。電話の対応にはマナーがあります。このマナーに沿って丁寧に対応すれば、企業に良い印象を持ってもらえるかもしれません。

気持ちよくコミュニケーションを取ったり、相手に配慮をするために電話対応にはいくつかのマナーが存在しています。このマナーを守って電話をすることで、「マナーを知っている」と評価が高まることもあります。逆にマナーを知らないで対応すると、評価を落としてしまいかねません。

マナーを知っているかどうかで相手に与える印象は大きく変化します。この記事で解説するマナーや対処方法をしっかりと学んで、企業に良い印象を与える電話対応を学びましょう。

電話のかけ方のマナーについてはこちらでも解説していますので参考にしてください。

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企業からの電話に出れなかった場合の2つの対処法

企業からの電話に出れないと焦りや不安を感じて、どのように対処すればいいか迷ってしまうのではないでしょうか。電話に出れなかったからといって、慌てる必要はまったくありません。

では企業から電話がかかってきたのに、出れなかった場合はどのように対処をするのが良いでしょうか。これから電話に出れなかった時の対処方法について紹介します。企業からの着信に気づいたら、紹介する方法で対応していきましょうね。

①すぐに折り返しの電話をかける

もしタイミングが悪く電話に出れなかった場合、すぐに折り返せば電話がつながるかもしれません。そのときは焦らず丁寧な対応を心掛けましょう。

ただし着信から時間が経っている場合は要注意です。相手の就業時間外に着信に気づいた場合はすぐに折り返しの電話をするのは失礼にあたる可能性があります。

着信に気づいたタイミングが相手の就業時間中であれば、すぐに折り返しの電話をしましょう。就業時間外であれば翌日にあらためて電話をかけ直すようにしてください。

すぐに電話できない場合はメールをする

企業から電話があったタイミングで、何かしらの事情で電話に出れなかったり、すぐに折り返しの電話ができない場合は、メールを送るようにしましょう。

メールを送る際は電話に出れない理由といつ頃折り返しの電話ができるかを明示することが大切です。おおよその目安を伝えることで、スムーズに電話の対応ができます。

電車のなかにいてすぐに電話できない場合の対処法はこちらの記事の中で解説しています。

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②留守番電話が入っているか確認する

電話に出れなかった場合、留守番電話に用件が残っている可能性があります。留守番電話のメッセージを確認すれば用件がわかることもあるので、確認すると二度手間を省けます。

逆に留守番電話が残っているにもかかわらず、確認せずに折り返しの電話をすることは失礼にあたる可能性があります。企業側が「用件を残したのに、二度手間だ」と感じることもあるかもしれませんので、まずは留守番電話のメッセージを確認しましょう。

留守番電話の設定をしていない人もいるかもしれませんが、就活の期間は企業から電話がかかることも多く留守番電話機能が役立ちますので、設定しておきましょうね。

企業側が「あらためる」と言ってもかけ直すのがマナー

留守番電話を確認したときに注意したいのが、企業から「あらためて、かけ直します」とメッセージが残されている場合です。この場合悠長に企業からの電話を待っていてはいけません。タイミングを見て、自分から折り返しの電話をかけましょう。

折り返す時間帯には注意をしたいですが、着信に気がつき、留守番電話のメッセージを聞き終えたら、自分から折り返すようにしてくださいね。

電話に出られなかったからこそ意識したい折り返し電話のマナー8選

折り返しの電話をするときには注意すべきマナーが大きく8つあります。これらのマナーを押さえているかどうかで相手の印象が変わってきます。ポイントを押さえて折り返しの電話をおこない、評価を高めましょう。

①折り返し電話は24時間以内に

できるだけ早く折り返しの電話をすることに越したことはありませんが、限度としては24時間以内がベターでしょう。

24時間以内に折り返しの電話がないと、折り返しを待つ相手は「何かトラブルでもあったのか」と不安を感じます。特にトラブルがなく折り返しの電話をしないと、ルーズさ、だらしなさを持ち合わせているといった印象を持たれているかもしれません。

メールではありますが、好印象につながる最適な時間帯はこちらで解説しているので参考にしてください。

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②休日や昼休みの時間帯は避ける

休日や昼休みの時間はいわばオフの時間です。相手は仕事を離れて休息やリラックスに時間を充てています。

休日や昼休みに折り返しの電話をすると、オフの時間に対応をしてもらうことになります。緊急の用件であれば致し方ないところもありますが、相手の立場を考えると控えるべきでしょう。

相手の状況を考えて、休日や昼休みの時間はのぞいて折り返しの電話をしましょうね。

夜や早朝に電話するのも避ける

一般的に早朝や夜の時間帯は就業時間外になります。その時間に電話をかけると、プライベートの時間に対応してもらうことになり失礼です。何より「相手の状況を汲み取れないのではないか」とマイナスな印象を持たれるかもしれません。

早朝や夜の時間帯に相手が仕事をしていることもありますが、それは就業時間外でも対応しなくてはいけない仕事があるからです。仮に折り返しの電話をすると、手を止めてしまうことになります。

折り返しの電話は早朝や夜の時間帯は避けて、就業時間内におこないましょう。

③メモと筆記用具は電話前に予め用意する

電話では面接の日程や会場など重要な内容を伝えられることがあります。それらの情報を漏らさずにメモできるようにしましょう。仮に聞きそびれて、あらためて電話をすると、担当者は「大事な仕事を任せられるだろうか」と不安を感じてしまいます。

すぐに日程を調整できるようスケジュールを確認できる状況に準備しておくとなお良いですね。

④折り返すときは静かな環境を選ぶ

騒がしい場所から電話をかけると、相手からの声を十分に聞き取れず、何度も聞き返してしまう恐れがあります。また相手は耳元が騒々しく、不快な気持ちになってしまうかもしれません。電話口の相手へ配慮するためにも、静かな場所から電話をかけましょう。

担当者に不快な気持ちを与えないよう、折り返しの電話をかける環境には配慮しましょうね。

電波状況も環境に含まれる！

電波環境が悪く、声が途切れ途切れに聞こえたり、途中で電話が切れてしまった経験はありませんか。電波環境が悪い中で折り返しの電話をすると、相手に声が聞こえなかったり、途中で電話が切れて迷惑をかけてしまう恐れがあります。

前提として相手は忙しい中、電話の対応をしてくれています。何度も聞き返したり、途中で電話が切れて再度電話するなどは手間がかかり、相手の仕事の手を止めてしまうことになります。そのような電話対応を終えた相手は不快に感じるかもしれませんよね。

気持ちよくスムーズに会話ができるように、折り返しの電話をするときは電波環境の良い場所から電話するようにしてくださいね。

⑤声のトーンと話すスピードはゆっくり

折り返しの電話がつながったら、声のトーンと話すスピードはゆっくりと、早口にならないよう意識してください。

相手からの電話に出れず、慌てて折り返しの電話をすると早口になったり、普段と声のトーンが変わって相手に聞き取りにくくなります。相手は何を伝えたいのか聞き取れず、何度も聞き返すことになり、手間がかかります。

折り返しの電話をするときは、まず深呼吸して、落ち着いた状態になってから電話をするように意識してくださいね。

⑥最初に大学名と名前を伝える

電話口の相手は他の学生の対応や取引先、社内の関係者など日々数多くの人と電話対応をおこなっています。必ずしもあなたの電話番号を登録しているとは限らず、誰からの電話かわからないこともあります。

電話がつながったら、まず自分が何者なのかを伝え、次いで

と用件を伝えるようにしましょう。いきなり用件から入らず、まずは自分が誰なのかを伝えましょうね。

⑦丁寧な言葉づかいを意識する

電話対応に限らず、就活のすべてのシーンで当てはまることですが、電話対応でも丁寧な言葉で話すように意識しましょう。

面接などと異なり、電話対応をするときは気が抜けていることもあります。学校にいるとき、サークル活動をしているとき、アルバイトの前後などは面接ほど気を張っていません。そのようなときに電話をすると、ついつい友達や家族と話す言葉になってしまいがちです。フランクな言葉で話されると、相手にマナーを疑われかねません。

折り返しの電話をする前には気持ちを切り替え、丁寧な言葉で話すように意識しましょう。

面接時の言葉遣いについてはこちらの記事も読んでみて下さいね。

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無理して謙譲語を使わずに丁寧語でも良い

折り返しの電話をするときは、無理に謙譲語を使う必要はありません。丁寧語を使って話せば大丈夫です。これは面接など就活の他のシーンでも同様のことがいえます。

普段使い慣れていない謙譲語を無理して使うと、意味の違う言葉を使ってしまったり、文法が誤っていることなどが起こります。すると相手に意味が伝わらなかったり、マナーがないと感じられてしまうことがあり逆効果です。

⑧相手から電話を切るのを待つ

ビジネスにおいては、目上の方から電話を切るのが一般的です。基本的に学生よりも年上の方が対応してくれますので、まずは相手が電話を切り、そのあとに自分が電話を切ると失礼にならないでしょう。

電話を切るときは、まず相手が電話を切るのを待ってから、自分も電話を切りましょうね。

折り返し電話の基本を6ステップで解説

折り返し電話のマナーを押さえたうえで、いよいよ折り返しの電話を掛ける手順を解説します。折り返しの電話をおこなうときにも順番があり、大きく6つのステップに分けられます。

これから6つのステップを1つひとつ解説していきます。ステップを誤ると電話口の相手が不快に感じるかもしれませんので、折り返しの電話をする前に必ず確認しましょう。

ステップ①自分が誰かを名乗る

電話に出てくれた相手は、仕事の手を止めて電話対応をしてくれています。自分のために仕事の手を止めてくれた相手に配慮するあいさつをしましょう。

次に自分が誰かを伝えましょう。「○○大学の××と申します」のように、大学名から伝えると電話口の相手にわかりやすいです。

注意が必要なのは用件から伝えることです。あいさつなく、名乗ってもらえないと電話をつなぐことはできません。何より電話口の相手は失礼と感じるでしょう。まずは相手にあいさつし、大学名と名前を伝えるようにしてください。

ステップ②電話をした用件を伝える

次にどのような内容で電話をしたのか用件を伝えるようにしましょう。企業からいただいた電話の折り返しである旨を伝えましょう。担当者の名前を把握しているかどうかで対応方法が異なるため、それぞれ例文を紹介します。

1）担当者の名前がわかっている場合

2）担当者の名前がわからない場合

留守電にメッセージが残っておらず、担当者の名前がわからないことは失礼に感じるかもしれません。わからない場合は、正直に伝えて問題ありませんので、気にしすぎないようにしましょう。

ステップ③担当者に取り次いでもらう

用件まで伝えたら、担当者に取り次いでもらいましょう。自分の名前と用件を話したところで、

と伝えてください。また相手が取り次のために電話口から離れるときは「恐れ入ります」と一言添えると丁寧です。

担当者の名前がわからなくても、心配しなくて大丈夫です。電話口の人が社内で担当者を調べて取り次いでくれます。取次にはこのような手間がかかるため、電話口の相手にはしっかりとお礼を伝えることが重要です。

なお電話口に担当者が出た場合は、取次の必要はありません。「先ほどはお電話に出れず申し訳ございません」と伝え、用件の話を進めていきましょう。

ステップ④担当者に変わったら再度①と②をおこなう

担当者が電話に出たら、あらためて大学名と名前、用件を伝えましょう。取り次いでくれた方が全ての情報を担当者に伝えているとは限りません。忙しい中、取り次いでくれているので誰からの電話かも伝えられずに担当者が電話に出てくることもあります。

そのため電話口に出てくれた担当者に対しあらためて大学名と名前、用件を伝えるようにしてください。いただいた電話に出られなかったお詫びの言葉を一言伝えると良いでしょう。

用件を話す前に担当者の予定を確認してください。忙しい中、電話に出てくれている可能性があります。「今忙しいので、後ほど折り返します」と言われるケースもあるので、そのときは「ご都合よろしいお時間を教えていただければ、こちらからご連絡いたします」と申し出ると、相手への心配りができていると感じられるでしょう。

ステップ⑤重要なことは復唱して確認する

電話での連絡では記録が残りません。また言い間違い、聞き間違いが起こることもあるので、重要なことは必ず復唱して誤りがないか確認しましょう。

できれば手元にメモを取れるようにしておくと良いでしょう。外出先などでメモが手元にない場合は、スマホにマイク付きのイヤホンを挿し、メモ機能などに打ち込むと電話を切ったあとに困りません。

企業との電話では緊張のあまり普段起こらない言い間違いや聞き間違いが起きてしまいます。自分は大丈夫だろうとあぐらをかかずに復唱するようにしてくださいね。

内容が聞き取れない場合は丁寧に聞き返す

電波環境が芳しくないところでは、十分に内容を聞き取れないこともあるでしょう。だからといって、焦る必要はありません。そのような場合は

と丁寧に聞き返しましょう。そうすれば相手もあらためて話をしてくれます。

注意したいのが、焦って聞き返してしまうことです。食い気味に話してしまったり、失礼な物言いになってしまい、相手に不快な気持ちを抱かせてしまうかもしれません。

内容が聞き取れないときは焦らず深呼吸して丁寧に聞き返すように心がけましょう。

ステップ⑥お礼のあいさつをして相手が切ったあとに電話を切る

電話を切る瞬間まで気を抜いてはいけません。電話を切るときは、以下の2つを必ずおこないましょう。

まず、仕事が忙しい中で電話の対応をしていただいたことにお礼を述べましょう。お礼を一言伝えるかどうかで相手の印象が大きく変わります。

また、電話を切るのは相手が電話を切ったあとにしましょう。通話中に電話を切ると、ブチっと音が聞こえたり、相手が不快に感じてしまうことがあります。何より目上の人より先に電話を切るのは礼儀として好ましくありません。

電話の切り方によっては相手の印象が変わってしまう恐れがあるので、注意しましょう。

対処法も解説！ 折り返し電話をかけた際によくあるトラブル5選

折り返しの電話では予期せぬトラブルが発生することもあります。これからよくあるトラブルの事例を5つ紹介します。トラブルの対処方法もあわせて解説しますので、電話をする前に確認しましょう。

①担当者が不在の場合

ほかの電話対応をしている場合、外出している場合、打ち合わせをしている場合など、担当者が実は不在にしていることが多くあります。

電話の場合、入れ違いになってしまうことも多く、学生の立場では電話の内容が気になりますよね。企業としても何度も電話をかけるのはストレスに感じてしまうかもしれません。場合によっては企業の印象を下げてしまうことにもつながります。

このような状況を避けるために、どのような対応をとると良いのでしょうか。次に対処方法について紹介しますね。

対処法：戻ってくる時間を確認したうえでかけ直す

このような場合は電話口で対応してくれている人に、担当者の戻り時間を確認し、その時間にかけ直しましょう。もともと、電話をいただいたときに対応できなかったのはこちらの責任です。「担当者が戻り次第、折り返しご連絡します」と言われることがありますが、礼儀として学生側からあらためて電話をするようにしてくださいね。

戻り時間に電話をし、つながったら「先ほどはお電話に出れず、申し訳ございません。」と一言お詫びを伝えるように心がけましょう。

②留守番電話だった場合

折り返した電話が担当者のスマホの場合や営業時間外に電話をすると留守番電話につながることがあります。

留守番電話につながるとメッセージを残すべきかどうか悩んでしまうこともあるでしょう。また、どのようなメッセージを残すべきかわからず、電話を切ってしまうこともあるかもしれません。留守番電話につながったときに対処方法を知っているかどうかで、慌てずに対応することができます。

留守番電話につながったときはメッセージを残すべきかどうか、残すならどのような内容がいいのかについて紹介します。

対象法：メッセージを残してかけ直す

結論からいうと、留守番電話につながったらメッセージを残して、時間を置いてからかけ直しましょう。

学生が感じることと同じく、担当者も電話があったときに「どのような用件だろう？」と気になります。メッセージに用件を残しておくことで、電話の内容を把握でき、時間があれば折り返しの電話をすることも可能です。担当者の気持ちになり、メッセージを残すように心がけてくださいね。

またメッセージを残したからといって、折り返しの電話を待っていてはいけません。少し時間を置いてからあらためてかけ直すようにしてくださいね。メッセージの終わりには「後ほど、あらためてお電話差し上げます。」と添えるようにしましょう。

③まったく通じなかった場合

何度か電話をかけてもまったく通じないということもあるでしょう。担当者の都合とタイミングが合わずに、電話がつながらず、焦る気持ちが芽生えてくるかもしれません。

焦ったからといって、何度も何度も電話をかけてしまうのは控えましょう。固定電話であれば、電話に出てくれる人に多くの手間をかけてしまいます。スマホであればあなたからの着信で埋め尽くされてしまい、担当者へ負担をかけてしまう恐れがあります。

電話の内容が気になるので一刻も早く電話をかけたい気持ちは分かります。ですが、相手の都合もあるため、どのように対処するのが良いのでしょうか。このような場合の対処方法について紹介します。

対処法：時間を空けてかけ直す

担当者は長時間の会議や出張などで電話に出れない可能性があります。短い間隔で電話をしても状況が変わらないことも考えられます。電話がつながらないときは落ち着いて、間隔を空けてから電話しましょう。

あらためて電話をかけるときの間隔は、午前・昼・夕方と3回に分けて考えると良いでしょう。午前中に電話が通じなければ昼前後に、昼前後も通じなければ夕方にあらためて電話をかけましょう。

時間を空けてかけ直すことで、相手への配慮ができると印象つけることができます。電話の内容を知りたいと焦らず、つながらなければ間隔を空けて電話しましょうね。

④着信に気付かないまま夜遅い時間になってしまった場合

勉強に集中していたり、アルバイトをしたり、部活をしていたりと着信に気づくのが遅い時間になってしまうこともありますよね。

注意したいのは、慌てて折り返しの電話をしてしまうことです。特に担当者のスマホから着信があった場合、折り返しの電話をしてしまうと「マナーを知らない」と印象が下がってしまうかもしれません。

ではどのように対処するのが良いのでしょうか。担当者の印象を下げずに対処する方法を紹介します。電話の内容は気になりますが、落ち着いて冷静に対応することが重要です。

対処法：翌朝の営業時間内にかけ直す

夜の時間帯は、すでに仕事を終えている担当者が多く、また就業時間外であることがほとんどです。電話の内容は気になりますが、翌日の就業時間まで待ちましょう。翌朝に電話をしても相手が伝えたい内容が変わることはありませんので、安心してくださいね。

また電話の内容が気になるがあまり、朝早くに電話をしてしまうのも控えましょう。相手に業務時間外の対応を迫ってしまうことになりかねません。基本的には就業時間になってから電話をするようにしてください。

着信に気づかなかったときは、落ち着いて翌日の就業時間に折り返しの電話をしましょう。

⑤留守電に「かけ直す」旨のメッセージがあった場合

対処方法に困ってしまうケースに、担当者から留守電に「かけ直す」とメッセージが入っていた場合があります。担当者がかけ直してくれるのを待つべきか、自分からかけ直すべきか迷ってしまうでしょう。

もし自分からかけ直すと、担当者から「かけ直すと言ったのに」と思われるかもしれないと不安を感じるかもしれません。かといって、担当者からの折り返しを待っているのも正しいのか気が気でないでしょう。気になって他のことに手をつけられなくなってしまいますよね。

このような場合はどのように対処するのが良いのでしょうか。対処方法について紹介しますね。

対処法：かけ直せるタイミングでこちらからかけ直す

ビジネスではいただいた電話には折り返し電話をするのがマナーです。相手が「かけ直す」といっても、着信に気づき、折り返しの電話ができるタイミングでかけ直すようにしましょう。

タイミングが合えば担当者は電話に出てくれます。仮に担当者が電話に出れない場合、固定電話であれば電話口の相手に用件を伝える、スマホであれば留守電を残せば問題ありません。

留守電で「かけ直す」とメッセージがあっても、かけ直せるタイミングで折り返しの電話をして対処するようにしましょう。

知っておくと便利！言葉遣いの3つの基本

電話では表情がわからずに、言葉に頼らなくてはいけないため、伝え方によってはネガティブな印象を相手に与えてしまうかもしれません。用件だけを伝えると冷たい印象を与えてしまうこともあります。どのように伝えると良いのでしょうか。

これから電話で活かせる便利な言葉遣いをいくつか紹介します。知っていると相手の受け取り方も変わるので、ぜひ活用してみてください。

就活で気をつけたい正しい言葉遣いについてはこちらで解説しています。

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①相手に不快感を与えないクッション言葉を使おう

相手にいいにくい事柄を伝えるときに使うと効果的で、後に続く言葉を柔らかく伝える効果があります。

相手に言いにくい言葉を伝えるときはこれらのクッション言葉を活用すると、相手に柔らかく伝えることができます。ぜひ活用してみてくださいね。

➁間違えやすい敬語を押さえておこう

敬語は尊敬語、謙譲語、丁寧語と大きく3つに分けられます。一つの単語も敬語の種類によって表現の仕方が異なります。

加えて、丁寧に伝えようとしすぎて二重敬語にならないように注意しましょう。

「ご覧になる（尊敬語）」と「られる（尊敬語）」の二重敬語になっています。

敬語は使う必要がありますが、使い方を間違えると印象を下げてしまう恐れがあります。間違えやすい敬語や二重敬語に注意して、適切に利用しましょう。

③ビジネスシーンでの電話で頻出のフレーズを覚えておこう

最後に電話でよく使うフレーズを紹介します。覚えておけば電話の応対がスムーズになるので、ぜひ活用してみてくださいね。

電話に出れなかったときは電話マナーを押さえて折り返そう

企業からの電話に出れなくても焦る必要はまったくありません。折り返しの電話のマナーを押さえて、落ち着いて折り返しの電話をすれば大丈夫です。

ただし電話対応にはマナーや対処法があります。マナー違反の電話対応では、相手の印象が損なわれてしまうかもしれないので注意が必要です。また対処法を知らないと、焦ってミスをしてしまうかもしれませんね。

まずは電話対応のマナーをおさらいして、家族や友達と電話対応の練習をしてみるのも良いでしょう。