メールの締めは最後の1文で決まる! すぐに使える例文付き

好印象を与えるメールの締めは〇〇

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  • 清水 沙也香

    大学卒業後大手アパレルメーカーに勤務、副店長として店舗マネジメント人材育成をおこなうほか、… 続きを読む

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    大学では、カンボジアなど途上国の学力水準を向上させる学生団体を大学内で設立・運営。副代表を… 続きを読む

  • 辻 華菜子

    大学時代は、東日本大震災をきっかけに発足したボランティアサークルに所属。毎年、東北の小学校… 続きを読む

コラムの目次

  1. メールの締め方がなぜ大事なのか理解しよう
  2. メールを締めるうえで押さえておきたい5つのポイント
  3. ①用件だけで終わらせない
  4. ➁相手に合わせる
  5. ③内容や状況に合わせる
  6. ④クッション言葉を使う
  7. ⑤文章のバランスを考える
  8. メールで締めの言葉が必要な2つの理由
  9. メール全体の印象を左右するから
  10. メールの基本的なマナーだから
  11. 日常メールで使える締めのフレーズ9選
  12. 基本のフレーズ
  13. お願いや依頼をするときのフレーズ
  14. お礼するときのフレーズ
  15. お詫びするときのフレーズ
  16. 断るときのフレーズ
  17. 返信を求めるときのフレーズ
  18. 質問したときのフレーズ
  19. 長文になってしまったときのフレーズ
  20. 時候や季節に関連するフレーズ
  21. 就活メールで使える締めのフレーズ5選
  22. 選考通過したときのフレーズ
  23. 選考の日程変更するときのフレーズ
  24. 選考辞退するときのフレーズ
  25. 内定承諾するときのフレーズ
  26. 企業に問い合わせるときのフレーズ
  27. 正しいメールの締め方を理解して相手に好印象を与えよう

メールの締め方がなぜ大事なのか理解しよう

こんにちは、キャリアアドバイザーの北原です。学生からよく、

「メールの締め方がよくわからない」
「締めの言葉はどのように使い分ければいいですか?」

といった質問を受けます。そもそもメールの締め方がわからなかったり、どのようなときにどのような言葉を使えば良いかわからない学生は多いです。

しかし、メールの締め方はやりとりする相手への与える印象に影響するため非常に大事なことです。締めの言葉一つで丁寧な印象を与えたり、相手の判断やその後の行動なども変わってきます。

この記事では、メールを締めるうえでのポイントやフレーズごとでの締めの言葉ついて詳しく説明していきます。正しいメールの締め方を理解して、就活時のメールのやりとりにも役立てていきましょう。

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メールを締めるうえで押さえておきたい5つのポイント

うまくメールを締めるためには基本を押さえることが必要です。いくら締めの言葉をたくさん覚えることができても、基本がわかっていないと結果的に良い締め方はできないですよね。

そのためにもまずはメールを締めるうえでは5つポイントをしっかり押さえましょう。

①用件だけで終わらせない

用件だけで終わってしまうと素っ気ない文章になってしまい相手にマイナスな印象につながる可能性があります

メールも一つのコミュニケーションです。用件の内容によって締めの言葉は変わってきますが、まずは相手への気遣いを持つことを意識しましょう。

➁相手に合わせる

メールの締め方はやりとりする相手によって必ず変えましょう。たとえば、身内や近しい関係の相手であれば「ありがとう」「よろしく」といった簡易的なやりとりで通じることが多いですよね。

しかし、目上の人や採用担当者には「ありがとうございます」「よろしくお願いします」などかしこまった表現をしないと失礼にあたってしまいます

なぜならビジネスの場における相手への気遣いは社会一般的な常識であり、お互いがよりよい関係を築いていくためにも必要なことだからです。そのため、まずはメールのやりとりをしている人との関係性を把握し、コミュニケーションを取るようにしましょう。

③内容や状況に合わせる

やりとりしている相手と同様にメールの内容や状況に合わせて締め方を使い分けることが必要です。依頼をするとき、謝罪をするとき、なにか質問するときなど内容によって締めの言葉は変わってきますよね。

また、採用担当者など企業の人だと業務などで忙しいことも予想されます。「お手数をおかけしますが〜」、「お手すきの際で結構ですので〜」など相手の状況を予想し、敬うことで与える印象も大きく変わってきます

そのためメールの内容や相手の状況などを考えることで使うべき締めの言葉が変わってくるということを押さえておきましょう。

④クッション言葉を使う

クッション言葉は相手への気遣いにおいてもっとも重要です。たとえば、「〇日までにご返信よろしくお願いします」という文章にクッション言葉を入れると「お忙しいところ恐縮ですが、〇日までにご返信よろしくお願いします」というように相手への気遣いが伝わり、文章自体も少し柔らかくなります。

このようにクッション言葉一つで文章も印象を変えることができるので、丁寧な文章にする際は使ってみると良いでしょう

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キャリアアドバイザー

ここではよく使うクッション言葉についていくつか紹介しますね

クッション言葉
  • お忙しいところ恐縮ですが~
  • お手数をおかけしますが~
  • ご迷惑をお掛けしますが~

⑤文章のバランスを考える

最後に文章のバランスについてです。文章のバランスを考えるうえで大事なことは冒頭と文末の程度をそろえることです

たとえば、冒頭で「いつもお世話になっています」などすでにお付き合いがあるような言い回しに対して、文末で「平素は格別のご愛顧に感謝申し上げます」のような言い回しだと表現が固く、冒頭と文末で温度が出てしまい、文章全体にも違和感が出てしまいますよね。

書き出しとの格差をなくすためにも、冒頭の表現に合わせて、文末の表現も使い分けることを意識しましょう。

キャリアアドバイザーコメント

上原 正嵩プロフィール

クッション言葉を頼りすぎずメールを締める内容は相手を軸に考える

就活でメールを送るときには「選考通過したい」や「内定獲得したい」という想いから、自分のことしか考えられていない締めの文章を書いてしまっている人がいます。ですが、相手への気遣いを持って締めの言葉を選ぶことがポイントになるので注意が必要ですよ。

たとえばNG例としては、「選考結果の合否をお待ちしています」や「早めに連絡いただけると幸いです」などです。一見すると、丁寧な言葉遣いで問題ないように感じますが、自分勝手な内容になってしまっていますよね。もちろんクッション言葉を使うことで印象は変わりますが、内容によってはマイナス印象になる可能性もあるのです。

あくまでも締めの文は相手を思いやる気持ちが重要になるため、「なぜ締めの文を記載するのか」という目的を忘れずにメール作成することが大切ですね。

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メールで締めの言葉が必要な2つの理由

メールで締めの言葉が必要な理由は2つあります。それぞれなぜ必要なのか知ることでメールを締めの言葉の重要性が理解できるでしょう。基本的なことですが、しっかり押さえましょう。

メール全体の印象を左右するから

メールの締めの言葉はメール全体の印象を左右することになります。
いくら文章の構成や内容が良くても最後の1文の使い方を誤ってしてしまうとせっかくの文章がもったいないですよね。

また、メール全体の印象が悪いことで受け取った相手にもマイナスな印象を与えてしまう場合があります。そのため、締めの言葉はメール全体の印象を左右することを忘れずに慎重に選びましょう。

メールの基本的なマナーだから

締めの言葉はメールにおいて大切なマナーです。就活の場であれば、面接で評価が高くても、メールのやりとりで評価を下げてしまってはもったいないですよね。

メールのやりとりからも基本的なマナーは見られています。そのため、締めの言葉がメールにおいて基本的なマナーだということを再認識しましょう。

メールの基本的なマナーについてはこちらの記事で改めて確認しましょう。

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日常メールで使える締めのフレーズ9選

ここでは各フレーズごとでどのような締めの言葉を使えば良いか紹介していきますね。紹介する9つのフレーズは日常的によく使うフレーズになります。

覚えておくことで締めの言葉で迷うことがなくなると思うので、覚えましょう。

基本のフレーズ

基本的なフレーズでは難しく考えず「お願いいたします」で問題ないでしょう

多少の言い回しはありますが、汎用的に使うことができます。

基本フレーズ
  • よろしくお願いいたします。
  • よろしくお願い申し上げます。
  • どうぞよろしくお願いいたします。
  • 引き続きよろしくお願いいたします。
  • 何卒よろしくお願いいたします。

お願いや依頼をするときのフレーズ

基本フレーズの「お願いいたします」より目上の人や企業の採用担当者などに使うのに適しているでしょう。

また、お願いや依頼をする際にもシチュエーションや相手の状況に応じて使い分けることがポイントです。それぞれのシチュエーションや相手の状況に応じてどのような使い分けるのか覚えておきましょう。

お願いや依頼をするときのフレーズ
  • 書類などの確認を依頼するとき
    ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
    ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
  • 協力や検討を依頼するとき
    ご協力のほど、よろしくお願いいたします。
    お力添えのほど、よろしくお願いいたします。
  • 無理なお願いをするとき
    誠に勝手なお願いで恐縮ではございますが、よろしくお願い申し上げます。
  • 相手が忙しい中お願いするとき
    お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。

お礼するときのフレーズ

お礼のフレーズは就活の中でも使うことが多いでしょう。採用担当者にも感謝を伝えるうえで、お礼で使う締めの言葉は押さえておきたいところですね。

感謝の気持ちを伝える場合の注意点として、気持ちをより伝えようとするとさまざまな言葉を選んでしまい、文章が長くなってしまいがちです。文末が長いと文章としての締まりが悪くなってしまうため、ここではシンプルに一文で伝えるようにしましょう。

お礼のフレーズ
  • 誠にありがとうございました。
  • 心より感謝申し上げます。
  • 厚く御礼申し上げます。

お詫びするときのフレーズ

相手に迷惑をかけてしまった場合は当然ながら謝罪をする必要があります。お詫びのフレーズは面接の日程変更などで使うことがあるでしょう。

相手にちゃんと謝罪の意を示すためにも正しい言葉の言い回しを覚えておきましょう

お詫びのフレーズ
  • 大変申し訳ございませんでした。
  • ご迷惑おかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
  • ご理解の上ご容赦いただきますようお願い申し上げます

断るときのフレーズ

相手からの依頼や誘いに対して、できない場合は断る必要があります。就活でも選考の辞退や内定の辞退をする時などには使うことがあるでしょう。断わるときは相手を敬うことが大事なポイントとなるので、覚えておきましょう

断るときのフレーズ
  • 今回は承ることができず申し訳ございません。
  • またのご機会がございましたら、何卒よろしくお願いいたします。
  • ご期待に沿えず恐縮ですが、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

返信を求めるときのフレーズ

相手に返信を求める場合には一言「ご連絡お待ちしています」などつけると丁寧で良いでしょう。なぜなら、メールの内容から推測することはもちろんですが、一言添えることで相手もこのメールに対して返信が必要か不要かの判断がつくからです

また、メールの相手が忙しい人などには「誠に恐縮ですが、ご返信いただきますようお願いします」のようなかしこまった表現を使うとより丁寧で良いでしょう。

返信を求めるときのフレーズ
  • ご連絡お待ちしております。
  • ご返信いただけると幸いです。
  • 誠に恐縮ですが、ご返信いただきますようお願いいたします。

質問したときのフレーズ

返信を求める場合と似ているところはありますが、相手に何か回答を求めるときも同様に一言「ご回答をお待ちしています」などつけるようにしましょう

なぜなら、相手もメールで受けた質問に対して、時間を割いて回答してくれているからです。就活の中でも人事担当者にメールで質問する機会があるかもしれませんよね。

また、回答に期日の指定がある場合には必ず明記しましょう。

質問したときのフレーズ
  • ご回答をお待ちしております。
  • ○○日までにご回答いただけますと幸いです。
  • ご意見を頂戴できれば幸いでございます。

長文になってしまったときのフレーズ

たくさんのことを伝えようとすると、ついつい文章が長くなってしまうことってありますよね。しかし、文章が長くなってしまうと相手にも負担がかかってしまいます。

そのようなときは一言「長文失礼いたしました」とつけることで相手への配慮が伝わります

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キャリアアドバイザー

長文の目安は10行以上とされているので、書く時は意識すると良いでしょう。

長文になってしまったときのフレーズ
  • 長文失礼いたしました。
  • 長文となってしまい申し訳ございません。
  • 長文で恐縮ですが、ご一読のほどお願いいたします。

時候や季節に関連するフレーズ

締めの言葉には季節に応じたフレーズがあります。季節ごとで言い回しは異なりますがその季節にあった言い回しを使うことと、健康を敬うことの2つがポイントになります

なかなかなじみがない学生も多いかと思いますが、ビジネスにおいては知っておくべきことなのですね。

ここでしっかり覚えて他の学生と差をつけましょう。

3月から5月にかけては春に関する締めの言葉を使いましょう。特に4月は季節の始まりということもあり、お世話になっている人や取引先などに使うことが多いでしょう。

春の訪れを祝うとともにおだやかな風景が思い浮かぶようなやわらかい文章にすることがポイントです。

春のフレーズ
  • 3月
    寒暖定まらぬ時期なので、ご自愛くださいますよう念じます。
  • 4月
    新年度を迎えましても、変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
  • 5月
    梅雨入りも間近でございます。体調を崩されませぬよう、皆様のご健康を心よりお祈り申し上げます。

6月から8月にかけては夏に関する締めの言葉を使いましょう。梅雨や真夏の暑さ、残暑などの季節にあったキーワードを意識してみましょう。

また、夏は体調を特に崩しやすいので、相手の健康を気遣うことも大事です。

夏のフレーズ
  • 6月
    梅雨冷えの厳しき折、お風邪など召されませぬようご自愛ください。
  • 7、8月
    暑さが続く日々ではございますが、くれぐれもご自愛くださいませ。 
    暑さ厳しき折、お体にお気を付けてお過ごしくださいませ。

9月から11月にかけては秋に関する締めの言葉を使いましょう。秋は寒暖差が激しく、体調にも油断ができない季節になります。

夏の疲れやこれから寒さに向かう季節など相手の体調を気遣うような一文にすると良いでしょう。

秋のフレーズ
  • 9月
    夏の疲れが出やすい時節、くれぐれも体調を崩されませぬようご自愛ください。
  • 10月
    秋冷が加わります折、風邪など召されませぬよう、何卒お身体ご自愛ください。
  • 11月
    本格的な寒さに向かう時節、風邪など召されませぬようどうぞご自愛ください。

12月から2月にかけては冬に関する締めの言葉を使いましょう。冬は年間でも一番寒い季節になるので、相手の体調を気遣うのはもちろんですが、年末や新年の締めの言葉ついても覚えておきましょう。

冬のフレーズ
  • 12月
    寒さが一段と厳しくなってきたので、くれぐれもご自愛くださいませ。
  • 1月
    厳しい寒さが続いていますが、お体には十分気を付けてお過ごしくださいませ。
  • 2月
    長い冬も終わりに近づいています。ご健康とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
  • 年末年始
    本年も大変お世話になりました。良い新年をお迎えください。
    昨年は大変お世話になりました。本年もよろしくお願いいたします。

キャリアアドバイザーコメント

辻 華菜子プロフィール

「お力添え」は自分視点か相手視点か注意して使おう

学生生活では使わない締めのフレーズを覚えきれず、誤った使い方をしてしまっている人もいるので注意が必要ですよ。せっかく覚えたとしても、正しい使い方を理解して使わなければ、高い評価を獲得することができなくなってしまいもったいないですよね。

紹介したフレーズの中で、「お力添え」は社会人でも誤って使っている人もいるため注意が必要です。「お力添え」とは他人への手助けやサポートという意味の言葉です。「お力添えいただきたく存じます」のように、他人へ頼りたいときに活用しますよ。

よくあるNGの使い方は「お力添えできず申し訳ございません」などです。面談の調整ができなかったときなど謝罪をするときに使いたくなりますが、正しい使い方ではなくなってしまうのです。

他にも締めの言葉をメールで使うときには、本来の意味をきちんと理解して使うようにしましょう。

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就活メールで使える締めのフレーズ5選

フレーズごとの締めの言葉は理解できたけれど、実際に使うとなると前後の文脈と違和感なく使いこなせるか不安といった学生は多いのではないでしょうか。

ここでは実際に就活で起こるシチュエーションごとに例文を交えて説明します。

これから就活でメールのやりとりをする際はまずはこちらの記事を確認しましょう。

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選考通過したときのフレーズ

選考通過したときの締めの言葉は「引き続きよろしくお願いいたします」「今後ともよろしくお願いいたします」などこれから選考に進むにあたってふさわしい言い回しが適切でしょう

選考通過後のメールのやりとりについてはこちらの記事も参考にしてください。

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書類選考の通過メールに返信は必要? 6個のパターン別例文で解説
例文

株式会社〇〇
人事部 採用担当△△様

お世話になっております。
●●大学の□□(名前)と申します。

この度選考通過のご連絡いただき、誠にありがとうございます。
また次回選考の機会をいただけたこと、大変うれしく思っております。

引き続きよろしくお願いいたします。

選考の日程変更するときのフレーズ

日程変更では調整いただいた日時の変更を相手にお願いするため、お詫びとともにお願いする姿勢が重要です

冒頭や文の真ん中でお詫びして、最後は「よろしくお願いします」のような構成が良いでしょう。

例文

株式会社〇〇
人事部 採用担当△△様

お世話になっております。
●●大学の□□(名前)でございます。

このたび、ご相談させていただきたいことがあり、ご連絡いたしました。
〇月〇日○○:○○に予定しておりました面接についてですが、
急遽、参加が難しくなってしまいました。

誠に勝手ながら大変恐縮ではございますが、
以下の候補日より、再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

1. 〇〇月 〇〇日(〇)○○:○○〜○○: ○○ 終了まで
2. ✕✕月 ✕✕日(✕)××:××〜××:×× 終了まで
3. △△月△△日(△)終日可能

お手数おかけしてしまい申し訳ございません。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。

選考辞退するときのフレーズ

辞退する際はお詫びをすることが基本です。そのため、お詫びや断りのフレーズを使うようにしましょう。

相手も忙しい中で時間を割いてくれたので、今後やりとりすることがなくても誠意を持ち、正しい締めの言葉を使ってメールを送りましょう

例文

株式会社〇〇
人事部 採用担当△△様

お世話になっております。
●●大学の□□(名前)でございます。

このたび、貴社の選考を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。
お時間をいただいていたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

また、ここまで選考の時間を割いていただいたことに感謝いたします。
このたびはご理解の上ご容赦いただきますようお願い申し上げます。

内定承諾するときのフレーズ

内定承諾をする際は今後一緒に仕事をすることが考えられるので、丁寧なやりとりを心掛ける必要があります。

そのため、内定をいただいたことへの感謝と今後働かせていただくことに対して「よろしくお願いいたします」ということを伝えることを意識すると良いでしょう

例文

株式会社〇〇
人事部 採用担当△△様

お世話になっております。
●●大学の□□(名前)でございます。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴社に内定をいただけましたこと、大変光栄です。

早速ではございますが、いただきました内定を謹んでお受けしたく存じます。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。

内定承諾メールについてより理解を深めたい人はこちらの記事を参考にしてください。

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企業に問い合わせるときのフレーズ

企業に問い合わせることは相手に時間をいただくことになります。そのため、「お手すきの際に〜」「お忙しいところ恐縮ですが〜」など相手への配慮が伝わるフレーズを入れることを意識しましょう

例文

株式会社〇〇
人事部 採用担当△△様

お世話になっております。
●●大学の□□(名前)でございます。

選考について1点お伺いしたいことがあり、ご連絡させていただきました。
お手数をおかけしますが、下記内容についてご回答いただきたく存じます。

ご質問事項
・○○○○

お手すきの際にご返信いただけると幸いです。
よろしくお願いいたします。

企業に問い合わせた後のメールのやりとりについてより理解を深めたい人はこちらの記事を参考にしてください。

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キャリアアドバイザーコメント

清水 沙也香プロフィール

返信が要らないときには、返信不要な旨を締めに書こう

就活で企業へメール送付をするときのポイントとして、できるだけ少ない回数でメールやりとりで完結することです。そのため返信が要らないときには、企業からの問い合わせや確認が発生しないように、返信不要な旨を記載しましょう。たとえば、下記のようなフレーズを締めに使うとわかりやすいですよ。

・なお、本メールへのご返信は不要でございます。
・ご多忙かと存じるので、ご返信にはおよびません。
・不明点がございましたら、ご連絡いただきますようお願いします。

このような文がメールの締めに使われていたら、特に確認や質問がないことが伝わりますよね。企業の目線に立って一通ずつメール作成をするようにしましょう。

正しいメールの締め方を理解して相手に好印象を与えよう

ここまでメールの締め方のポイントやフレーズごとの締めの言葉について説明してきました。結論、メールの締め方で相手に好印象を得るには基本を理解して、状況に応じて締めの言葉を使い分けることが重要です。

就活においても相手に与える印象はもっとも大事ですよね。そのため、しっかりとメールの締め方のポイントを押さえて、それぞれのフレーズごとの締めの言葉を覚えていきましょうね。

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記事の編集責任者

北原 瑞起きたはら みずき

新卒でポート株式会社へ入社。入社2年目に年間1億2千万円の売上を記録し、全社の年間MVPを獲得。現在は、リクルーティングアドバイザーグループの責任者として、年間300社の採用支援及び、年間2,000人の学生の就活相談に乗り、企業と学生の最良なマッチング機会の創出をおこなっている。プロフィール詳細

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