メールの締めは最後の1文で決まる！ すぐに使える例文付き

メールの締め方がなぜ大事なのか理解しよう

こんにちは、キャリアアドバイザーの北原です。学生からよく、

「メールの締め方がよくわからない」
「締めの言葉はどのように使い分ければいいですか？」

といった質問を受けます。そもそもメールの締め方がわからなかったり、どのようなときにどのような言葉を使えば良いかわからない学生は多いです。

しかし、メールの締め方はやりとりする相手への与える印象に影響するため非常に大事なことです。締めの言葉一つで丁寧な印象を与えたり、相手の判断やその後の行動なども変わってきます。

この記事では、メールを締めるうえでのポイントやフレーズごとでの締めの言葉ついて詳しく説明していきます。正しいメールの締め方を理解して、就活時のメールのやりとりにも役立てていきましょう。

メールを締めるうえで押さえておきたい5つのポイント

うまくメールを締めるためには基本を押さえることが必要です。いくら締めの言葉をたくさん覚えることができても、基本がわかっていないと結果的に良い締め方はできないですよね。

そのためにもまずはメールを締めるうえでは5つポイントをしっかり押さえましょう。

①用件だけで終わらせない

用件だけで終わってしまうと素っ気ない文章になってしまい相手にマイナスな印象につながる可能性があります。

メールも一つのコミュニケーションです。用件の内容によって締めの言葉は変わってきますが、まずは相手への気遣いを持つことを意識しましょう。

➁相手に合わせる

メールの締め方はやりとりする相手によって必ず変えましょう。たとえば、身内や近しい関係の相手であれば「ありがとう」「よろしく」といった簡易的なやりとりで通じることが多いですよね。

しかし、目上の人や採用担当者には「ありがとうございます」「よろしくお願いします」などかしこまった表現をしないと失礼にあたってしまいます。

なぜならビジネスの場における相手への気遣いは社会一般的な常識であり、お互いがよりよい関係を築いていくためにも必要なことだからです。そのため、まずはメールのやりとりをしている人との関係性を把握し、コミュニケーションを取るようにしましょう。

③内容や状況に合わせる

やりとりしている相手と同様にメールの内容や状況に合わせて締め方を使い分けることが必要です。依頼をするとき、謝罪をするとき、なにか質問するときなど内容によって締めの言葉は変わってきますよね。

また、採用担当者など企業の人だと業務などで忙しいことも予想されます。「お手数をおかけしますが〜」、「お手すきの際で結構ですので〜」など相手の状況を予想し、敬うことで与える印象も大きく変わってきます。

そのためメールの内容や相手の状況などを考えることで使うべき締めの言葉が変わってくるということを押さえておきましょう。

④クッション言葉を使う

クッション言葉は相手への気遣いにおいてもっとも重要です。たとえば、「〇日までにご返信よろしくお願いします」という文章にクッション言葉を入れると「お忙しいところ恐縮ですが、〇日までにご返信よろしくお願いします」というように相手への気遣いが伝わり、文章自体も少し柔らかくなります。

このようにクッション言葉一つで文章も印象を変えることができるので、丁寧な文章にする際は使ってみると良いでしょう。

⑤文章のバランスを考える

最後に文章のバランスについてです。文章のバランスを考えるうえで大事なことは冒頭と文末の程度をそろえることです。

たとえば、冒頭で「いつもお世話になっています」などすでにお付き合いがあるような言い回しに対して、文末で「平素は格別のご愛顧に感謝申し上げます」のような言い回しだと表現が固く、冒頭と文末で温度が出てしまい、文章全体にも違和感が出てしまいますよね。

書き出しとの格差をなくすためにも、冒頭の表現に合わせて、文末の表現も使い分けることを意識しましょう。

メールで締めの言葉が必要な2つの理由

メールで締めの言葉が必要な理由は2つあります。それぞれなぜ必要なのか知ることでメールを締めの言葉の重要性が理解できるでしょう。基本的なことですが、しっかり押さえましょう。

メール全体の印象を左右するから

メールの締めの言葉はメール全体の印象を左右することになります。
いくら文章の構成や内容が良くても最後の1文の使い方を誤ってしてしまうとせっかくの文章がもったいないですよね。

また、メール全体の印象が悪いことで受け取った相手にもマイナスな印象を与えてしまう場合があります。そのため、締めの言葉はメール全体の印象を左右することを忘れずに慎重に選びましょう。

メールの基本的なマナーだから

締めの言葉はメールにおいて大切なマナーです。就活の場であれば、面接で評価が高くても、メールのやりとりで評価を下げてしまってはもったいないですよね。

メールのやりとりからも基本的なマナーは見られています。そのため、締めの言葉がメールにおいて基本的なマナーだということを再認識しましょう。

メールの基本的なマナーについてはこちらの記事で改めて確認しましょう。

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ここでは各フレーズごとでどのような締めの言葉を使えば良いか紹介していきますね。紹介する9つのフレーズは日常的によく使うフレーズになります。

覚えておくことで締めの言葉で迷うことがなくなると思うので、覚えましょう。

基本のフレーズ

基本的なフレーズでは難しく考えず「お願いいたします」で問題ないでしょう。

多少の言い回しはありますが、汎用的に使うことができます。

お願いや依頼をするときのフレーズ

基本フレーズの「お願いいたします」より目上の人や企業の採用担当者などに使うのに適しているでしょう。

また、お願いや依頼をする際にもシチュエーションや相手の状況に応じて使い分けることがポイントです。それぞれのシチュエーションや相手の状況に応じてどのような使い分けるのか覚えておきましょう。

お礼するときのフレーズ

お礼のフレーズは就活の中でも使うことが多いでしょう。採用担当者にも感謝を伝えるうえで、お礼で使う締めの言葉は押さえておきたいところですね。

感謝の気持ちを伝える場合の注意点として、気持ちをより伝えようとするとさまざまな言葉を選んでしまい、文章が長くなってしまいがちです。文末が長いと文章としての締まりが悪くなってしまうため、ここではシンプルに一文で伝えるようにしましょう。

お詫びするときのフレーズ

相手に迷惑をかけてしまった場合は当然ながら謝罪をする必要があります。お詫びのフレーズは面接の日程変更などで使うことがあるでしょう。

相手にちゃんと謝罪の意を示すためにも正しい言葉の言い回しを覚えておきましょう。

断るときのフレーズ

相手からの依頼や誘いに対して、できない場合は断る必要があります。就活でも選考の辞退や内定の辞退をする時などには使うことがあるでしょう。断わるときは相手を敬うことが大事なポイントとなるので、覚えておきましょう。

返信を求めるときのフレーズ

相手に返信を求める場合には一言「ご連絡お待ちしています」などつけると丁寧で良いでしょう。なぜなら、メールの内容から推測することはもちろんですが、一言添えることで相手もこのメールに対して返信が必要か不要かの判断がつくからです。

また、メールの相手が忙しい人などには「誠に恐縮ですが、ご返信いただきますようお願いします」のようなかしこまった表現を使うとより丁寧で良いでしょう。

質問したときのフレーズ

返信を求める場合と似ているところはありますが、相手に何か回答を求めるときも同様に一言「ご回答をお待ちしています」などつけるようにしましょう。

なぜなら、相手もメールで受けた質問に対して、時間を割いて回答してくれているからです。就活の中でも人事担当者にメールで質問する機会があるかもしれませんよね。

また、回答に期日の指定がある場合には必ず明記しましょう。

長文になってしまったときのフレーズ

たくさんのことを伝えようとすると、ついつい文章が長くなってしまうことってありますよね。しかし、文章が長くなってしまうと相手にも負担がかかってしまいます。

そのようなときは一言「長文失礼いたしました」とつけることで相手への配慮が伝わります。

時候や季節に関連するフレーズ

締めの言葉には季節に応じたフレーズがあります。季節ごとで言い回しは異なりますがその季節にあった言い回しを使うことと、健康を敬うことの2つがポイントになります。

なかなかなじみがない学生も多いかと思いますが、ビジネスにおいては知っておくべきことなのですね。

ここでしっかり覚えて他の学生と差をつけましょう。

春

3月から5月にかけては春に関する締めの言葉を使いましょう。特に4月は季節の始まりということもあり、お世話になっている人や取引先などに使うことが多いでしょう。

春の訪れを祝うとともにおだやかな風景が思い浮かぶようなやわらかい文章にすることがポイントです。

夏

6月から8月にかけては夏に関する締めの言葉を使いましょう。梅雨や真夏の暑さ、残暑などの季節にあったキーワードを意識してみましょう。

また、夏は体調を特に崩しやすいので、相手の健康を気遣うことも大事です。

秋

9月から11月にかけては秋に関する締めの言葉を使いましょう。秋は寒暖差が激しく、体調にも油断ができない季節になります。

夏の疲れやこれから寒さに向かう季節など相手の体調を気遣うような一文にすると良いでしょう。

冬

12月から2月にかけては冬に関する締めの言葉を使いましょう。冬は年間でも一番寒い季節になるので、相手の体調を気遣うのはもちろんですが、年末や新年の締めの言葉ついても覚えておきましょう。

就活メールで使える締めのフレーズ5選

フレーズごとの締めの言葉は理解できたけれど、実際に使うとなると前後の文脈と違和感なく使いこなせるか不安といった学生は多いのではないでしょうか。

ここでは実際に就活で起こるシチュエーションごとに例文を交えて説明します。

これから就活でメールのやりとりをする際はまずはこちらの記事を確認しましょう。

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選考通過したときのフレーズ

選考通過したときの締めの言葉は「引き続きよろしくお願いいたします」「今後ともよろしくお願いいたします」などこれから選考に進むにあたってふさわしい言い回しが適切でしょう。

選考通過後のメールのやりとりについてはこちらの記事も参考にしてください。

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選考の日程変更するときのフレーズ

日程変更では調整いただいた日時の変更を相手にお願いするため、お詫びとともにお願いする姿勢が重要です。

冒頭や文の真ん中でお詫びして、最後は「よろしくお願いします」のような構成が良いでしょう。

選考辞退するときのフレーズ

辞退する際はお詫びをすることが基本です。そのため、お詫びや断りのフレーズを使うようにしましょう。

相手も忙しい中で時間を割いてくれたので、今後やりとりすることがなくても誠意を持ち、正しい締めの言葉を使ってメールを送りましょう。

内定承諾するときのフレーズ

内定承諾をする際は今後一緒に仕事をすることが考えられるので、丁寧なやりとりを心掛ける必要があります。

そのため、内定をいただいたことへの感謝と今後働かせていただくことに対して「よろしくお願いいたします」ということを伝えることを意識すると良いでしょう。

内定承諾メールについてより理解を深めたい人はこちらの記事を参考にしてください。

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企業に問い合わせるときのフレーズ

企業に問い合わせることは相手に時間をいただくことになります。そのため、「お手すきの際に〜」「お忙しいところ恐縮ですが〜」など相手への配慮が伝わるフレーズを入れることを意識しましょう。

企業に問い合わせた後のメールのやりとりについてより理解を深めたい人はこちらの記事を参考にしてください。

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ここまでメールの締め方のポイントやフレーズごとの締めの言葉について説明してきました。結論、メールの締め方で相手に好印象を得るには基本を理解して、状況に応じて締めの言葉を使い分けることが重要です。

就活においても相手に与える印象はもっとも大事ですよね。そのため、しっかりとメールの締め方のポイントを押さえて、それぞれのフレーズごとの締めの言葉を覚えていきましょうね。