就活で質問への回答にお礼メールは必要？ 例文・フレーズ集つき

質問に回答をいただいたら必ずお礼メールをしよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。
学生から企業の採用担当者からの回答メールへのお礼メールについて、

「マナーなど注意点はありますか」
「具体的な書き方を知りたいです」

など質問されることがあります。

就活で質問に対して企業から回答のメールを受け取ったときに、お礼のメールを送るべきか悩んだ学生もいるかもしれません。

結論から言うと、質問に回答をいただいたら必ずお礼メールを送るのがマナーです。ただ、送るタイミングや内容など書き方には注意点もあります。マナーを無視すると採用担当者に悪い印象を与える可能性もあるので、たかがメールと考えずしっかりと対応するための準備をしておきましょう。

本記事では就活中の学生に向け、回答に対するお礼メールについて、タイミングや内容などのマナー、具体的な書き方などを解説します。例文やフレーズ集も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

回答へのお礼メールをするときのマナー

就活をしていると、企業の採用担当者に質問メールを送ることも少なくありません。採用担当者は、あなたが送った質問メールに対し適切な回答を送り返してくれるでしょう。

まず企業へ質問メールを送ることは、マナー違反ではありません。疑問を抱えたまま志望することはできないですし、就活への熱意を伝えられる可能性もあります。そして、回答してもらったら、お礼をするのは当然のことですよね。問題は、マナーを守れているかどうかです。

「その回答は採用担当者があなたのために時間を割いて返信したものだ」と考えれば、マナーを守ってお礼をすることの重要性がわかるでしょう。ここでは回答へのお礼メールをするときのマナーのポイントを解説します。

就活におけるマナーの重要性はこちらの記事でチェックしてください。

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当日中か翌日までの早い返信を心掛ける

回答に対するお礼メールは、基本的にはなるべく早く返信するのがマナーです。

学生の皆さんは他にもやることが多く、すぐにメールを確認できなかったり、確認しても返信できなかったりするタイミングもあるでしょう。しかし、その場合でも当日中か遅くても翌日、24時間以内には確実に返信するように心掛けましょう。

返信する際に注意するべきなのは、メールを送る時間帯です。返信は早いほうがいいですが、深夜や早朝など企業の就業時間から大きくズレた時間の返信は避けてください。

「メールだから問題ないのでは」と考える人もいるかもしれませんが、会社員はメールをスマートフォンなどの端末に転送しているケースも少なくありません。あなたのタイミングで深夜や早朝にメールを送ってしまうと、採用担当者に迷惑をかける可能性もあるのです。

お礼の気持ちを伝えることに留める

あくまでも回答に対する返信なので、お礼の気持ちだけを伝えるようにするのがマナーです。

自己アピールのチャンスと考えて、ダラダラと必要のないことまで並べてしまうと、読む時間を取らせてしまううえに、肝心の感謝の気持ちが伝わりません。

また自分が想像していた内容や、望む回答が得られないケースもあります。その場合でも、採用担当者はあなたのために時間を割いてメールを送っているので、しっかりとお礼メールを送るのがマナーです。

他に質問がある場合はまとめて問い合わせる

回答メールに対し質問を追加する場合は、何度もやり取りする必要がないようにまとめて問い合わせるのがマナーです。

回答内容によっては、追加で質問しなければならないケースもあります。しかし、質問したいことを思い付くたび、小分けにして何度もメールのやり取りをさせてしまうと相手に負担がかかってしまいます。質問する内容がまとまってから、メールを送るようにしましょう。

メールでは長々と文章を書きつづるのではなく、箇条書きなどで誰が見ても何について質問しているのかが分かるようにするのもポイントです。また質問する前に自分で調べて分かることはないかも確認し、できるだけ相手の負担にならないようにするのもマナーといえます。

質問の回答へのお礼メールの書き方

回答へのお礼メールは上記の順で書いていくと良いでしょう。それぞれについて、具体的な内容や書き方を解説するので参考にしてください。

①宛名

宛名は、以下の順番で入れます。

宛先は、返信（Re:）であっても必ず記載しましょう。

注意点としては、敬称の使い方です。例では「 〇〇 〇〇（名前） 部長」としています。部長など役職を添えた場合は「様」を付ける必要はありません。役職は敬称ととらえるのが一般的なので、「〇〇 〇〇 部長 様」としてしまうと敬称が重複することになります。

また、会社名の後に用いられる「御中」にも注意が必要です。「御中」と「様」の併用も敬称の連続になります。メールを送る相手の名前がはっきりしている場合は、「御中」を入れずに名前の後だけに「様」など敬称を入れましょう。

二重敬語など就活で気を付けたい言葉遣いについてはこちらの記事で確認しましょう。

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②あいさつと名乗り

要件の前に、あいさつと名乗りを入れます。

あいさつは簡潔にするのがポイントです。

上記では回答に対する返信（Re:）なので「お世話になっております」にしています。初めてメールを送るときなら「お世話になります」などで良いでしょう。

名前はフルネームが基本です。すでに1度メールを送っているため、大学名と名字だけなど省略してしまう人もいますが、なかには同じ大学で同じ名字の人もいる可能性があります。採用担当者には多くのメールが届くため、一目で分かるようにフルネームを書くのがマナーと考えておきましょう。

③要件と謝意

要件は簡潔に入れ、謝意を伝えます。

上記メールの要件とは「質問の回答をもらったこと対するお礼」です。まずは最も伝えたいことである、回答へのお礼の気持ちを述べます。

感謝を伝えたうえで、本題に入るイメージです。

④回答内容の確認

質問に対して回答してもらった内容を確認します。

質問に対する回答を「間違いなく受け取りました」ということを相手に伝えるための確認です。上記では持ち物を質問し、回答によって「何を持っていくのかを理解した」ということを伝えています。

持ち物を箇条書きしたり、日付を入れることで間違いなく確認したということを相手に伝えられるでしょう。

インターンシップの一般的な持ち物についてはこちらの記事で確認しましょう。

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⑤回答への感謝

回答に対しての確認を伝えたら、重ねて回答に対する感謝を伝えます。

冒頭でもお礼を入れていますが、回答の確認後にもお礼を入れます。冒頭は自分のアクションに対し、早急に反応してくれたことへのお礼です。

回答の確認後のお礼は、内容に対し丁寧に回答してくれたことによって、しっかりと理解できたことへの感謝を伝えます。

⑥締めのあいさつ

最後に、メール文章を締めるあいさつを入れます。

本章では「インターンシップの際は」と質問内容を絡めて締めていますが、回答に対するお礼メールなら「⑤回答への感謝」を締めのあいさつと兼ねても問題はありません。

たとえば、お礼メールではなく、質問するときのメールなら以下のような締めのあいさつを入れます。

⑦署名

メール末尾には署名を入れます。署名は、どこの誰がメールを送っていて、どこに回答してほしいかということを伝える重要な情報となりますので、以下の項目は確実に入れましょう。

住所は必須ではありませんが、書類のやり取りがある場合など、採用担当者が住所を調べる際に必要なケースもあるので記入しておくと親切です。

企業から電話で回答があった際の受け答え方についてはこちらの記事で解説しています。

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それでは、①〜⑦まで全体をつなげて確認してみましょう。

＜インターンシップの持ち物についての回答へのお礼メール例＞

インターン終了後のお礼メールについて、こちらの記事でポイントをまとめています

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質問の回答に対するお礼メールの例文

その他、具体的な例として以下2パターンの「回答に対するお礼メールの例文」を紹介します。

仕事もそうですが、就活のメールはある程度、定型文が決まっています。定型文を覚えてしまえば構えることなく、スムーズにやり取りをすることができますので、ぜひ参考にしてください。

①会社説明会の日程を回答されたときのお礼メール

会社説明会の日程について質問し、その回答に対するお礼メールの例文です。

②面接日時を回答されたときのお礼メール

面接の日時について質問し、その回答に対するお礼メールの例文です。

日時を入れて「回答内容が伝わった」ことを伝えています。日時を質問した際は、双方の勘違いやミスコミュニケーションを防ぐために必ず確認を入れましょう。

日程を変更しなければならないときの伝え方はこちらの記事で確認しましょう。

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回答へのお礼メールに使えるフレーズ集

回答へのお礼メールによく利用されるフレーズを知っておくと、同じ言葉の重複を避けながら迷うことなくスムーズにメールを作成できます。

上記3パターンのフレーズ集を紹介するので、お礼メール作成の参考にしてください。回答へのお礼メールだけでなく、さまざまなお礼メールに応用できるので、目を通しておきましょう。

書き出しの要件と謝意

書き出しと要件、謝意のフレーズには以下のようなものがあります。

回答への感謝

回答への感謝のフレーズには以下のようなものが考えられます。

締めのあいさつ

締めのあいさつのフレーズは以下のようなものがあります。

こちらの記事では志望動機の締め方を解説していますよ。

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回答へのお礼メールはマナーを守って返信しよう

回答へのお礼メールについて、構成や書き方を中心に解説しました。お礼メールは、あくまでもお礼をするためのメールです。採用担当者へのアピールの場とは考えず、ポイントを押さえつつ、なるべく迅速に返信しましょう。

回答へのお礼メールは企業へ送るという性質上、難しく考えてしまう学生も少なくありません。しかし、就活における社外メールは定型文を使用するのが一般的です。難しく考えすぎて伝わりづらくなったり返信が遅れたりしないためにも、例文などを参考に作成しましょう。