就活で質問への回答にお礼メールは必要? 例文・フレーズ集つき

この記事のアドバイザー

  • 乾 花穂子

    大学時代は300人が在籍するESSという英語サークルに所属し、その1部門であるディスカッシ… 続きを読む

  • 鴨川 未奈

    大学時代は、短期留学や長期インターン、塾講師と五つ星ホテルでのアルバイト、ダンスサークルで… 続きを読む

  • 塩田 健斗

    大学卒業後、ポートに新卒入社。メディア広告の営業とマーケティング職としてファーストキャリア… 続きを読む

コラムの目次

  1. 質問に回答をいただいたら必ずお礼メールをしよう
  2. 回答へのお礼メールをするときのマナー
  3. 当日中か翌日までの早い返信を心掛ける
  4. お礼の気持ちを伝えることに留める
  5. 他に質問がある場合はまとめて問い合わせる
  6. 質問の回答へのお礼メールの書き方
  7. ①宛名
  8. ②あいさつと名乗り
  9. ③要件と謝意
  10. ④回答内容の確認
  11. ⑤回答への感謝
  12. ⑥締めのあいさつ
  13. ⑦署名
  14. 質問の回答に対するお礼メールの例文
  15. ①会社説明会の日程を回答されたときのお礼メール
  16. ②面接日時を回答されたときのお礼メール
  17. 回答へのお礼メールに使えるフレーズ集
  18. 書き出しの要件と謝意
  19. 回答への感謝
  20. 締めのあいさつ
  21. 回答へのお礼メールはマナーを守って返信しよう

質問に回答をいただいたら必ずお礼メールをしよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。
学生から企業の採用担当者からの回答メールへのお礼メールについて、

「マナーなど注意点はありますか」
「具体的な書き方を知りたいです」

など質問されることがあります。

就活で質問に対して企業から回答のメールを受け取ったときに、お礼のメールを送るべきか悩んだ学生もいるかもしれません。

結論から言うと、質問に回答をいただいたら必ずお礼メールを送るのがマナーです。ただ、送るタイミングや内容など書き方には注意点もあります。マナーを無視すると採用担当者に悪い印象を与える可能性もあるので、たかがメールと考えずしっかりと対応するための準備をしておきましょう。

本記事では就活中の学生に向け、回答に対するお礼メールについて、タイミングや内容などのマナー、具体的な書き方などを解説します。例文やフレーズ集も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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回答へのお礼メールをするときのマナー

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就活生

そもそも回答へのお礼メールってしたほうが良いのでしょうか…?

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キャリアアドバイザー

もちろんですよ。人と人とのやり取りですから、対応してくれたことに対して、お礼を伝えるのは当然です。

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就活生

なんだか、個人的なやり取りで抜け駆けをしようとしているのではと思われないか心配です。

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キャリアアドバイザー

マナーを知ったうえでお返事すれば、そうした心配もいりませんよ。

就活をしていると、企業の採用担当者に質問メールを送ることも少なくありません。採用担当者は、あなたが送った質問メールに対し適切な回答を送り返してくれるでしょう。

まず企業へ質問メールを送ることは、マナー違反ではありません。疑問を抱えたまま志望することはできないですし、就活への熱意を伝えられる可能性もあります。そして、回答してもらったら、お礼をするのは当然のことですよね。問題は、マナーを守れているかどうかです。

「その回答は採用担当者があなたのために時間を割いて返信したものだ」と考えれば、マナーを守ってお礼をすることの重要性がわかるでしょう。ここでは回答へのお礼メールをするときのマナーのポイントを解説します。

就活におけるマナーの重要性はこちらの記事でチェックしてください。

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当日中か翌日までの早い返信を心掛ける

回答に対するお礼メールは、基本的にはなるべく早く返信するのがマナーです。

学生の皆さんは他にもやることが多く、すぐにメールを確認できなかったり、確認しても返信できなかったりするタイミングもあるでしょう。しかし、その場合でも当日中か遅くても翌日、24時間以内には確実に返信するように心掛けましょう。

返信する際に注意するべきなのは、メールを送る時間帯です。返信は早いほうがいいですが、深夜や早朝など企業の就業時間から大きくズレた時間の返信は避けてください

「メールだから問題ないのでは」と考える人もいるかもしれませんが、会社員はメールをスマートフォンなどの端末に転送しているケースも少なくありません。あなたのタイミングで深夜や早朝にメールを送ってしまうと、採用担当者に迷惑をかける可能性もあるのです。

お礼の気持ちを伝えることに留める

あくまでも回答に対する返信なので、お礼の気持ちだけを伝えるようにするのがマナーです。

自己アピールのチャンスと考えて、ダラダラと必要のないことまで並べてしまうと、読む時間を取らせてしまううえに、肝心の感謝の気持ちが伝わりません

また自分が想像していた内容や、望む回答が得られないケースもあります。その場合でも、採用担当者はあなたのために時間を割いてメールを送っているので、しっかりとお礼メールを送るのがマナーです。

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キャリアアドバイザー

回答内容が期待していたものと違うからといってスルーしてしまうのは失礼です。メールの回答内容にこだわらず、返信は必ず送るようにしましょう。

他に質問がある場合はまとめて問い合わせる

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就活生

でも、知りたかったことがわからないまま、お礼をして済ませてしまうのも残念です…。

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キャリアアドバイザー

そういうときは、質問をより具体的に変えて、お礼とともに再度質問するようにしましょう

回答メールに対し質問を追加する場合は、何度もやり取りする必要がないようにまとめて問い合わせるのがマナーです。

回答内容によっては、追加で質問しなければならないケースもあります。しかし、質問したいことを思い付くたび、小分けにして何度もメールのやり取りをさせてしまうと相手に負担がかかってしまいます。質問する内容がまとまってから、メールを送るようにしましょう。

メールでは長々と文章を書きつづるのではなく、箇条書きなどで誰が見ても何について質問しているのかが分かるようにするのもポイントです。また質問する前に自分で調べて分かることはないかも確認し、できるだけ相手の負担にならないようにするのもマナーといえます。

回答に対し追加で質問するときの注意点
  • 質問をまとめてからメールを送る
  • 箇条書きなどで分かりやすく調整する
  • 自分で調べられることがないか確認する

大学3年生のうちに、あなたが受けないほうがいい職業をチェックしよう

就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます

そんな時は「適職診断」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。

適職診断で強み・弱みを理解し、自分がどんな職業に適性があるのか知りましょう。

キャリアアドバイザーコメント

乾 花穂子プロフィール

大切なのは「あなたが理解したかどうか」と「感謝の気持ち」が伝えられること

仮にあなたがメールで質問を受けたとします。回答した後にお礼メールが返ってこないとき、どのように感じるでしょうか。おそらく「ちゃんと読んでくれたかな? 伝わっているかな?」と不安になってしまうのではないでしょうか。

採用担当者も同じで、あなたがきちんと質問回答の内容を理解したかどうかを気にしてくれているものです。それに併せて感謝の気持ちを伝えることを忘れないようにしましょう。大切なのはこの2つだけです。

重要な2点を押さえつつシンプルなメールを心掛けよう

採用担当者は基本的に就活の時期はとても忙しいので、メールの内容はシンプルな方が好まれます。メールの中で自分をどうアピールしようかなどあれこれ考えなくても良いのです。忙しい時に、何の脈絡もなくあなたのアピールが始まると、担当者の方は「双方向的なコミュニケーションが取りづらい人だ」と悪い印象を感じてしまうかもしれません。

アピールよりも重要なことは、「あなたが質問の回答についてきちんと理解したかどうか」、また「感謝の気持ちがきちんと伝わるか」ということです。ぜひこの2つを意識してメールを作成してくださいね。

質問の回答へのお礼メールの書き方

回答へのお礼メールに含む内容

回答へのお礼メールは上記の順で書いていくと良いでしょう。それぞれについて、具体的な内容や書き方を解説するので参考にしてください。

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キャリアアドバイザー

また、お礼メールの件名については変える必要はありません。件名を変えてしまうと相手が一目で何のメールなのかをすぐに判断できないことがあります。受け取る側のことを考えて、新規ではなく返信(Re:)で送りましょう。

①宛名

宛名は、以下の順番で入れます。

  • 会社名
  • 部署名
  • 役職と名前

〇〇株式会社
総務部人事課
〇〇 〇〇 部長

宛先は、返信(Re:)であっても必ず記載しましょう

注意点としては、敬称の使い方です。例では「 〇〇 〇〇(名前) 部長」としています。部長など役職を添えた場合は「様」を付ける必要はありません。役職は敬称ととらえるのが一般的なので、「〇〇 〇〇 部長 様」としてしまうと敬称が重複することになります。

また、会社名の後に用いられる「御中」にも注意が必要です。「御中」と「様」の併用も敬称の連続になります。メールを送る相手の名前がはっきりしている場合は、「御中」を入れずに名前の後だけに「様」など敬称を入れましょう。

メールを送るときの敬称の付け方
  • 役職が分かるなら「役職名」
  • 役職がない場合や分からない場合は「様」
  • 相手の名前が分からないときは「会社名+御中」

二重敬語など就活で気を付けたい言葉遣いについてはこちらの記事で確認しましょう。

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②あいさつと名乗り

要件の前に、あいさつと名乗りを入れます。

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇 〇〇(名前)です。

あいさつは簡潔にするのがポイントです。

上記では回答に対する返信(Re:)なので「お世話になっております」にしています。初めてメールを送るときなら「お世話になります」などで良いでしょう。

名前はフルネームが基本です。すでに1度メールを送っているため、大学名と名字だけなど省略してしまう人もいますが、なかには同じ大学で同じ名字の人もいる可能性があります。採用担当者には多くのメールが届くため、一目で分かるようにフルネームを書くのがマナーと考えておきましょう。

③要件と謝意

要件は簡潔に入れ、謝意を伝えます。

この度は突然の問い合わせにもかかわらず、
お忙しいなか早急にご対応をいただき誠にありがとうございます。

上記メールの要件とは「質問の回答をもらったこと対するお礼」です。まずは最も伝えたいことである、回答へのお礼の気持ちを述べます。

感謝を伝えたうえで、本題に入るイメージです

④回答内容の確認

質問に対して回答してもらった内容を確認します。

貴社のインターンシップについて、
〇〇様からご教示いただいたおかげで、
〇〇について理解を深めることができました。
・エントリーシート
・身分証明書
・筆記用具
以上3点、〇月〇〇日に持参させていただきます。

質問に対する回答を「間違いなく受け取りました」ということを相手に伝えるための確認です。上記では持ち物を質問し、回答によって「何を持っていくのかを理解した」ということを伝えています。

持ち物を箇条書きしたり、日付を入れることで間違いなく確認したということを相手に伝えられるでしょう

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キャリアアドバイザー

回答内容を改めて確認することで、もしそこに抜けや誤りがあった場合、相手が気づいて補足することができるので、コミュニケーションの齟齬を防ぐことにもつながります。

インターンシップの一般的な持ち物についてはこちらの記事で確認しましょう。

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⑤回答への感謝

回答に対しての確認を伝えたら、重ねて回答に対する感謝を伝えます。

お忙しいなか、ご丁寧に対応いただき重ねて感謝いたします。
取り急ぎ、回答へのお礼を申し上げます。

冒頭でもお礼を入れていますが、回答の確認後にもお礼を入れます。冒頭は自分のアクションに対し、早急に反応してくれたことへのお礼です。

回答の確認後のお礼は、内容に対し丁寧に回答してくれたことによって、しっかりと理解できたことへの感謝を伝えます

⑥締めのあいさつ

最後に、メール文章を締めるあいさつを入れます。

お会いできるのを楽しみにしております。
インターンシップの際はよろしくお願いいたいします。

本章では「インターンシップの際は」と質問内容を絡めて締めていますが、回答に対するお礼メールなら「⑤回答への感謝」を締めのあいさつと兼ねても問題はありません

たとえば、お礼メールではなく、質問するときのメールなら以下のような締めのあいさつを入れます。

・お手数かと存じますが、ご回答のほど、よろしくお願いいたします。
・お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご対応いただければ幸いです。

⑦署名

メール末尾には署名を入れます。署名は、どこの誰がメールを送っていて、どこに回答してほしいかということを伝える重要な情報となりますので、以下の項目は確実に入れましょう。

  • 大学名と学部、学年
  • フルネーム
  • 連絡が取れる電話番号
  • メールアドレス

〇〇大学〇〇学部〇年
〇〇 〇〇(名前)
東京都〇〇区〇〇-〇〇マンション 〇〇号室(都道府県から記入、建物名と号室も)
電話番号:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇(携帯電話など実際に連絡が取れる番号)
メール:〇〇〇〇@〇〇.com

住所は必須ではありませんが、書類のやり取りがある場合など、採用担当者が住所を調べる際に必要なケースもあるので記入しておくと親切です

企業から電話で回答があった際の受け答え方についてはこちらの記事で解説しています。

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それでは、①〜⑦まで全体をつなげて確認してみましょう。

<インターンシップの持ち物についての回答へのお礼メール例>

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

Re:Re:インターンシップの持ち物について/〇〇大学 〇〇 〇〇(名前)

【①宛名】
〇〇株式会社
総務部人事課
〇〇 〇〇 部長

【②あいさつと名乗り】
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇 〇〇(名前)です。

【③要件と謝意】
この度は、突然の問い合わせにもかかわらず、
お忙しいなか早急なご対応をいただき誠にありがとうございます。

【④回答内容の確認】
貴社のインターンシップについて、
〇〇様からご教示いただいたおかげで、
〇〇について理解を深めることができました。
・エントリーシート
・身分証明書
・筆記用具
以上3点、〇月〇〇日に持参させていただきます。

【⑤回答への感謝】
お忙しいなか、ご丁寧に対応いただき感謝いたします。
取り急ぎ、回答のお礼を申し上げます。

【⑥締めのあいさつ】
お会いできるのを楽しみにしております。
インターンシップの際はよろしくお願いいたいします。

【⑦署名】
〇〇大学〇〇学部〇年
〇〇 〇〇(名前)
東京都〇〇区〇〇-〇〇マンション 〇〇号室(都道府県から記入、建物名と号室も)

電話番号:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇(携帯電話など実際に連絡が取れる番号)
メール:〇〇〇〇@〇〇.com

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キャリアアドバイザー

お礼メールの場合は、内容によって【⑥締めのあいさつ】が不自然になるケースもあります。その場合は【⑤回答への感謝】で締めるなど調整しましょう。

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キャリアアドバイザーコメント

塩田 健斗プロフィール

件名はわかりやすく、内容は復唱しよう

メールにおいて件名は特に重要です。日々大量のメールを読んでいる採用担当者は、件名からある程度内容を予測して、その時にメールを開くかどうかを決めています。

特に、件名が空欄だと迷惑メールと勘違いされて、読まれないまま削除されてしまうこともあります。企業によっては件名が怪しいメールは削除するよう社内教育されていることがあるものです。他にもよくある失敗例としては「ありがとうございました」「お世話になりました」など挨拶のみの場合も挙げられます。これでは何の件でのメールかわかりませんよね。

大学名と名前が入っていることで、あなたに関する件だとわかりますので、忘れないようにしましょう。

メールの件名に何を記載するべきかわからないという就活生は以下の記事を参考にしてくださいね。

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質問の回答に対するお礼メールの例文

その他、具体的な例として以下2パターンの「回答に対するお礼メールの例文」を紹介します。

  1. 会社説明会の日程を回答されたときのお礼メール
  2. 面接日時を回答されたときのお礼メール

仕事もそうですが、就活のメールはある程度、定型文が決まっています。定型文を覚えてしまえば構えることなく、スムーズにやり取りをすることができますので、ぜひ参考にしてください。

①会社説明会の日程を回答されたときのお礼メール

会社説明会の日程について質問し、その回答に対するお礼メールの例文です。

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

Re:Re:会社説明会の日程について/〇〇大学 〇〇 〇〇(名前)

〇〇株式会社
総務部人事課
〇〇 〇〇 部長

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇 〇〇(名前)です。

この度は、お忙しいなか急な問い合わせにもかかわらず、
早急なご対応をいただき誠にありがとうございます。

貴社の会社説明会について、日程が〇月〇〇日〇〇時に開催されます件、
承知いたしました。

お忙しいなか、ご丁寧に対応いただき感謝いたします。
取り急ぎ、回答のお礼を申し上げます。

お会いできるのを楽しみにしております。

当日はよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
〇〇 〇〇(名前)
東京都〇〇区〇〇-〇〇マンション 〇〇号室
電話番号:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール:〇〇〇〇@〇〇.com
―――――――――――――――

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キャリアアドバイザー

回答へのお礼を先に述べたうえで、回答してもらった日程を入れることで、相手に「自分の回答が伝わった」ということを理解してもらえます。

②面接日時を回答されたときのお礼メール

面接の日時について質問し、その回答に対するお礼メールの例文です。

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

Re:Re:面接の日時について/〇〇大学 〇〇 〇〇(名前)

〇〇株式会社
総務部人事課
〇〇 〇〇 部長

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇 〇〇(名前)です。

この度は、お忙しいなか急な問い合わせにもかかわらず、
早急なご対応をいただき誠にありがとうございます。

最終面接の日時が〇月〇〇日〇〇時からとの件、
承知いたしました。間違いなくお伺いいたします。

お忙しいなか、ご丁寧に対応いただき感謝いたします。
取り急ぎ、回答のお礼を申し上げます。

当日は、よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
〇〇 〇〇(名前)
東京都〇〇区〇〇-〇〇マンション 〇〇号室
電話番号:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール:〇〇〇〇@〇〇.com
―――――――――――――――

日時を入れて「回答内容が伝わった」ことを伝えています。日時を質問した際は、双方の勘違いやミスコミュニケーションを防ぐために必ず確認を入れましょう

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キャリアアドバイザー

例文①も②も、大きな違いはありません。異なるのは内容だけです。このように、就活のメールはある程度、定型文が決まっているので、難しく考えず例文を参考に作成しましょう。

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スマホでいつでも確認できるので、ビジネスマナーの理解に役立てましょう。

日程を変更しなければならないときの伝え方はこちらの記事で確認しましょう。

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回答へのお礼メールに使えるフレーズ集

回答へのお礼メールによく利用されるフレーズを知っておくと、同じ言葉の重複を避けながら迷うことなくスムーズにメールを作成できます。

  • 書き出しの要件と謝意
  • 回答への感謝
  • 締めのあいさつ

上記3パターンのフレーズ集を紹介するので、お礼メール作成の参考にしてください。回答へのお礼メールだけでなく、さまざまなお礼メールに応用できるので、目を通しておきましょう。

書き出しの要件と謝意

書き出しと要件、謝意のフレーズには以下のようなものがあります。

書き出しのフレーズ例

・お世話になっております。
・いつもお世話になっております。(複数回やり取りした場合)
・お世話になります。(初めてやり取りする相手である場合)

要件のフレーズ例

・この度は、急な問い合わせにもかかわらず
・この度は、〇〇〇〇の日程について
・この度は、御社の〇〇〇〇について

謝意のフレーズ例

・早急なご対応をいただき誠にありがとうございます。
・ご返信をいただき、ありがとうございます。
・お返事のメールをお送りくださいまして、ありがとうございます。

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キャリアアドバイザー

冒頭の書き出しの要件と謝意は、何のためのメールであるのかを相手に伝えるため、なるべく簡潔にまとめることが重要です。

回答への感謝

回答への感謝のフレーズには以下のようなものが考えられます。

回答への感謝を伝えるフレーズ例

・お忙しいなか、ご丁寧に対応いただき感謝いたします。
・お忙しいなか、ご丁寧に対応いただき感謝申し上げます。
・取り急ぎ、回答のお礼を申し上げます。
・貴重なお時間をいただきまして、大変感謝申し上げます。
・〇〇様からご教示いただいたおかげで、〇〇について理解を深めることができました。
・ご丁寧な回答をいただき、さらに興味を持ちました。
・度々の質問申し訳ございません。(再び質問する際など)

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キャリアアドバイザー

本題である回答への感謝を伝える部分ですので、定型のフレーズを活用しつつ、自分の素直な気持ちを盛り込むと良いでしょう。ただし、あまり長々と書いてしまうと読むのが負担になってしまうので避けましょう。

締めのあいさつ

締めのあいさつのフレーズは以下のようなものがあります。

締めのあいさつのフレーズ例

・何卒よろしくお願いいたします。
・何卒よろしくお願い申し上げます。
・〇〇の際は、よろしくお願いいたします。
・当日は、よろしくお願いいたいします。
・お会いできるのを楽しみにしております。
・さらに詳しいお話を聞けることを楽しみにしております。
・ご対応のほど、よろしくお願いいたします。(再び質問する際など)
・ご指示いただけますと幸いです。(再び質問する際など)

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キャリアアドバイザー

締めのあいさつは相手に読む負担をかけないためにも、定型で十分といえる部分です。再び質問する際など、強調したい内容がある場合のみ、言葉を追加するようにしましょう。

こちらの記事では志望動機の締め方を解説していますよ。

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キャリアアドバイザーコメント

鴨川 未奈プロフィール

定型文を使うことに対して不安は感じなくてOK!

「定型文なんか使って本当に気持ちが伝わるのかな?」と不安になっている方もいるかもしれませんが、その心配はありません。なぜなら決まったフレーズにすることで反射的にメッセージを理解しやすくなるからです。

会社では日々定型文を用いたメールのやりとりします。それはビジネスマンの「文化」のようなものです。そのしきたりに沿ってコミュニケーションができれば、相手としては慣れ親しんだ言葉なので理解しやすいのです。

たとえばもう一度返信が欲しい場合、締めの挨拶が「ご対応のほど、よろしくお願いいたします」だと、読み手は「このメールには返信が必要なのだな」と瞬時にわかります。この記事で紹介したフレーズはすべてビジネスの現場で日常的に使われているものなので安心して使ってくださいね。

送る前に一度声に出して読み上げてみるのもおすすめ

また、書いたものを見て違和感を感じてしまう場合は音読することをおすすめします。たとえば、「申し上げます」と「いたします」は基本的に同じ意味ですが、1つのメールの中でどちらか一方を何度も重複して使うと不自然な感じがするのではないでしょうか。音読するとこういった不自然さを発見することができますよ。

回答へのお礼メールはマナーを守って返信しよう

回答へのお礼メールについて、構成や書き方を中心に解説しました。お礼メールは、あくまでもお礼をするためのメールです。採用担当者へのアピールの場とは考えず、ポイントを押さえつつ、なるべく迅速に返信しましょう。

回答へのお礼メールは企業へ送るという性質上、難しく考えてしまう学生も少なくありません。しかし、就活における社外メールは定型文を使用するのが一般的です。難しく考えすぎて伝わりづらくなったり返信が遅れたりしないためにも、例文などを参考に作成しましょう。

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スマホでいつでも見れるので、何度も確認してビジネスマナーを理解しましょう。

記事の編集責任者

北原 瑞起きたはら みずき

新卒でポート株式会社へ入社。入社2年目に年間1億2千万円の売上を記録し、全社の年間MVPを獲得。現在は、リクルーティングアドバイザーグループの責任者として、年間300社の採用支援及び、年間2,000人の学生の就活相談に乗り、企業と学生の最良なマッチング機会の創出をおこなっている。プロフィール詳細

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