就活の参加メールの書き方｜返信する際のマナーや状況別の例文を紹介

参加メールに返信することで採用担当者へ丁寧な印象を与えられる

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生から

「参加メールのマナーがわからない」
「参加メールを返信する際は時間がかかってしまう」

という声をよく寄せられます。参加メールのマナーで失敗して、選考で不利になる可能性を考えると不安な人は多いですよね。

就活ではあらゆる場面で参加の意思を伝える「参加メール」を送る場面があります。基本的には企業からの選考や説明会へのお誘いメールの返信ですが、マナーを間違えると失礼な学生という印象を抱かれてしまう可能性もあるので注意が必要です。

この記事では参加メールを送るタイミングや参加メールの書き方、マナーについて説明します。状況別の参加メールの例文も用意しているので、同じような状況になった際にはぜひ活用してみてください。

また近年はメールではなくLINEでやり取りをする企業も増えてきています。就活のLINEの返信の仕方についてはこちらで解説しています。

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参加メールを送信するタイミングは企業の営業時間内

参加メールを送信するタイミングは企業の営業時間にしましょう。深夜などの時間帯にメールを送ると「相手のスケジュールを考えることができない」と非常識な印象がついてしまいかねません。

採用担当者によってはメールの送信時間をチェックしており、マイナスな評価につながる可能性があります。営業時間を過ぎてしまった場合は明日の朝一で送るのがおすすめですね。

どんなに遅くても24時間以内に送る

参加メールはどんなに遅くても24時間以内に送りましょう。なぜなら、あまりにも返信が遅いと「だらしない一面があるのでは？」と不安視されてしまうためです。「仕事ができる人ほど連絡が早い」と考える採用担当者も少なくありません。

採用担当者は他の業務があるので毎日多くのメールの処理をおこなっており、できるだけ早めの返信を待ち望んでいます。そのため、どんなに遅くても24時間以内に返信してくださいね。

基本的な参加メールの書き方

前提として参加メールに必要になる項目は以下の4つです。

このように情報を整理し読み手に配慮して作成することで採用担当者の負担も減ります。ここでは基本的な参加メールの書き方を解説します。

①件名をつける

件名は一目でわかる内容にしましょう。件名から内容が判断できないと、メールのチェックを後回しにされてしまう可能性もあります。

採用担当者は多くの学生とのやりとりをしたり、自身の業務でのメールも管理しなければなりません。パッと見て件名の内容がわかりにくいと、最悪の場合、就活関連のメールと気づかれずに迷惑メールと勘違いされてしまうかもしれません。

②宛名を書く

宛名は様や御中を使い分けましょう。敬称の記載はビジネスメールの基本です。

相手の氏名や部署名がわからない場合は「採用担当者様」でも問題ありません。役職についている人の場合は「人事部 部長 〇〇様」と記載してくださいね。

③本文を書く

「参加メールは参加の旨が伝わればいい」と思う学生もいるのはないでしょうか。

しかし、それはもったいない考え方かもしれません。参加メールの本文に挨拶文やお礼文を添えることで採用担当者へ好印象を持ってもらえる可能性があるためです。

もちろん、事務的なメールでも問題ありませんが、参加メールで選考が有利になるチャンスがあるなら有効活用すべきですよね。

メールのやりとりに少し配慮をするだけでも印象はアップします。そのため、事務的なメールは避けて、相手を労うようなメールを作成しましょう。

④締めの言葉と署名を明記する

参加メールの最後には締めの言葉と署名を入れましょう。締めの言葉は「何卒よろしくお願い申し上げます」などオーソドックスなもので構いません。

上記のような署名はテンプレートを保存できるので、就活の際に何度でも使い回せます。そのため、就活の早い段階で作成しておくのがおすすめです。

就活における参加メールの5つのマナー

前述した通り、参加メールのマナー自体は難しい内容ではありません。

ただ、当たり前のマナーだからこそ、守れていないと選考が上手くいっても、採用を避けられてしまう可能性があります。そのような失敗を招かないように、就活における参加メールのマナーを5つ解説します。

就活のマナー全般について知りたい学生はこちらの記事も参考にしてみてください。

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①返信する際は件名・本文を消さない

参加メールで担当者とのやりとりが溜まってきた際に以前のメールを削除すべきか迷ったことがある学生も多いのではないでしょうか。

返信する際は件名・本文を消さずにそのまま残しておきましょう。採用担当者がメールを管理するときにどんな内容のメールかをチェックしやすいようにするためです。

業務中のメールのやりとりと並行したり、特に就活の時期は多くの学生からの問い合わせが増えたりします。

目的が記載されていた件名や本文を消してしまった場合は「何の連絡だったのか」「これまでのやりとりがわからない」など手間を増やしてしまうかもしれません。そのため、件名はそのままで、本文は全文引用して送りましょう。

②件名の「Re：」はそのまま残しておく

LINEなどのSNSを使った連絡が主流になり、メールに慣れていない学生も多いですよね。

件名の「Re：」はそのまま残しておくことを覚えておきましょう。「Re：」とは「〜に関して」という意味です。「Re：」がついていると、以前からやり取りしていたメールの返信であることがわかりやすいです。

また、件名を変えてしまうと、メールの内容を見るまでに何のメールなのかわかりませんよね。多くのメールをやり取りしている採用担当者には負担になりやすいのでやめましょう。

③会社名や部署名は正式名称で記載する

会社名や部署名は正式名称で記載しましょう。なぜなら、略語を使うのは失礼にあたるためです。

たとえば、〇〇株式会社を「〇〇（株）」と記載したり、〇〇部〇〇課を「〇〇課」のみ表記したりするのはやめましょう。送られてきたメールで宛名が略されていた場合でも、返信する際は正式名称で記載してくださいね。

④お礼メールを送る

面談や選考などの後にお礼メールを送るべきか迷った経験がある学生もいるのではないでしょうか。お礼メールは必ずしも選考の結果に響くわけではありませんが、面接への時間を割いてもらったことへの感謝の気持ちとして送った方が良いでしょう。

お礼メールを送ることで礼儀正しい印象だけではなく、志望度の高さも伝わります。

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⑤メールを送信する前に最終チェックをする

最終チェックをする際は、スマホのメモアプリの読み上げ機能を使ったり、自分で音読したりするなどミスを発見するための対策がおすすめですね。

次に最終チェックの際に見ておくべきポイントを紹介していきます。

誤字脱字がないか

最終チェックの際には誤字脱字がないかを見ておきましょう。誤字脱字が多いと「仕事でも些細なミスをしそうだな」と思われてしまうかもしれません。

誤字脱字は注意していれば簡単に防げるミスです。志望度に限らず、送信する前に2回以上の見直しをおこないましょう。

誤字脱字のチェック方法はこちらの記事でも解説をしていますよ。

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改行を適度にしているか

最終チェックの際には改行を適度にしているかを見ておいてください。文字が詰まっている文章はかなり読みにくいですよね。視覚的に読みやすい文章を作成することも採用担当者への配慮の一つです。

文章を読みやすくするコツは以下の通りです。

パッと見た時の見やすさや余白のバランスを意識して文章を整えると、相手に配慮したかなり読みやすい文章になりますよ。

状況別の参加メールの例文9選

それではここまで説明してきたポイントを踏まえて、状況別の参加メールの例を紹介します。

インターンに参加する場合

会社説明会に参加する場合

企業が指定した日程で選考に参加する場合

日程調整をして面接に参加したい場合

謝罪から入る＋変更希望日程を3つは挙げる

日程調整を申し出る場合はまず相手に手間をかけさせてしまうことに対して、お詫びの姿勢を見せましょう。

数ある日程の中から学生の面接のスケジュールを組むのは時間がかかる作業です。一度決めてもらったスケジュールを変えてもらうのは採用担当者だけでなく、面接官や他の応募者にも迷惑がかかるかもしれません。

変更希望日程は最低3つは挙げましょう。担当者も再調整しやすくなり、配慮ができる印象にリカバリーできる可能性があります。

選考を辞退する場合

選考のお礼メールを送る場合

選考について質問や問い合わせする場合

内定者懇親会に参加する場合

直前で参加が厳しくなった場合

前日まではメールで連絡する

前日までなら採用担当者へ欠席する旨とその理由をメールで簡潔に記載しましょう。不参加の理由は「諸事情により」「所用のため」で問題ありません。

しかし、当日まで相手から返信がない場合は担当者がメールを見落としている可能性もあります。その場合は取り急ぎ電話で連絡しましょう。

このように伝えるのがベターですね。

当日は電話で連絡する

欠席の連絡が当日になる場合は電話で連絡しましょう。当日の場合は開催時刻までに担当者が準備に追われ、メールをチェックできない可能性もあります。

電話で連絡を入れた後は、「先ほど内定者懇談会の欠席の件、お電話でご対応いただきましてありがとうございました。ご準備いただいていたところ、急な欠席となり大変申し訳ございません」とメールで送っておきましょう。

ビジネスマナーを守った参加メールを返信しよう

就活において参加メールを送る機会は多いかもしれませんが、参加メールのマナー自体はそれほど難しくありません。それゆえに守れない学生への評価はかなり下がってしまう可能性があります。

相手への配慮をおこなったメール作成はビジネスマナーの基本でもあります。事前にマナーを完璧しておき、採用担当者に丁寧な印象を与えられるような参加メールを返信しましょう。