就活で問い合わせメールを送るときのポイントや例文を紹介！

マナーを押さえた問い合わせメールで疑問を解決しよう

こんにちは、キャリアアドバイザーの北原です。就活を始めたばかりの学生から

「就活中、直接企業にメールをしても良いのですか？」
「問い合わせメールの送り方がわかりません」

といった相談を受けることがあります。

就活中は面接日程や服装、書類の送り方など些細な疑問がたくさん湧きますよね。そんなときは、自信を持って就活に臨むためにも問い合わせメールを送って疑問点を解消するのがおすすめです。

この記事では、就活の問い合わせメールの書き方や注意点、例文を紹介していきます。ビジネスメールを送った経験がない人にもわかるように説明するのでぜひ参考にしてくださいね。

就活で問い合わせメールを送ると評価に響く？

就活中にわからないことがあった場合、「企業にメールを送ってもいいの？」「印象が悪くならない？」と不安になる人もいるでしょう。

結論から言うと、就活で問い合わせメールを送ってもそれ自体が評価に響くことはありません。むしろ企業に対する熱意が伝わり良い印象を与える可能性もあります。そのため、メールを送ると選考に響くのではと遠慮する必要はありません。

ただし、マナーを守っていないメールを送ると悪い意味で印象に残ってしまう可能性があります。問い合わせメールを送るときは、このあと紹介するマナーを守って文章を書くようにしてくださいね。

就活で問い合わせメールを送るときの書き方

就活で企業に問い合わせメールを送るときは、相手に配慮しビジネスの場にふさわしいメールを作成する必要があります。しかし、ビジネスマナーに慣れていない学生にとっては何を書けばいいのかわからない人も多いでしょう。

そこでまずは、就活の問い合わせメールに書くべき内容を解説していきます。これに沿ってメールを作成すれば、採用担当者に礼儀正しい印象を与えられますよ。

件名に要件を入れる

普段友人とメールをするときは件名を入れない人も多いかと思いますが、ビジネスにおいて件名はメールの内容を受け手に伝える重要なものです。空白のままだと見落とされてしまう可能性があるため、就活で問い合わせメールを送るときは必ず件名に要件を入れましょう。

件名は、一目で内容がわかるように要約を書くのが基本です。

このように書いておけば、一目で誰からのどんなメールかわかりますよね。件名が長すぎるとかえってわかりにくくなるので、なるべく短くまとめましょう。

就活メールの件名の書き方について詳しく知りたい人はこちらも読んでくださいね。

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冒頭に宛名を書く

メール本文の冒頭には、まず宛名を書きましょう。宛名には、企業名と担当部署名、担当者の氏名を記入します。企業名や部署名は省略せずに正式名称で書くのが基本です。

採用担当者の名前が分からない場合は、「採用担当者様」「人事部御中」と書きます。このとき間違えやすいのは、「御中と様」の併用です。御中は「その組織の中の誰か」を示す敬称であり、様は特定の個人に対して使う敬称です。宛名を書くときはこの違いを意識して誤用しないようにしてくださいね。

挨拶をして名乗る

宛名を書いたら、次は簡単な挨拶をして名乗ります。初めてメールを送る場合は「はじめまして、突然のメールにて失礼します。〇〇大学の〇〇（氏名）です」、何度かやりとりをしている場合は「お世話になっています。〇〇大学の〇〇（氏名）です」と書きましょう。

また、面識のある人なら「〇月〇日に開催された会社説明会に参加した者です。その節はありがとうございました」と前回会ったときのことに触れるのもおすすめです。採用担当者は多くの学生を相手にしているので、こうしたちょっとした配慮をすると思い出してくれる可能性があります。

要件を簡潔に書く

挨拶をして名乗ったら、いよいよ本題に入ります。本題は、長々と書くのではなく聞きたいことを簡潔にまとめましょう。ダラダラと長い文章だと本来聞きたかった内容が埋もれてしまい、正確な回答を得られない可能性があるからです。また読み手にも「結局何が言いたいの？」と余計な苦労をかけてしまいます。

そのため、相手にとって不必要な情報は省きなるべく短い文章でまとめてください。最初に「〇〇について3つ質問があります」と書いたり箇条書きにまとめたりするとわかりやすくなるのでおすすめですよ。

締めの言葉を書く

本題の後は、締めの言葉を書きましょう。締めの言葉を書くことによって、質問に時間を割いてもらうことへの感謝の気持ちや丁寧さが伝わります。締めの言葉にはいくつかパターンがあるので、以下の例文を参考にしてくださいね。

最後に氏名と連絡先を書く

メールの最後には、必ず自分の氏名と連絡先を書きましょう。なぜ氏名や連絡先が要るのかというと、相手がスムーズに返信できるための配慮だからです。

氏名や連絡先がないと、最終的に受け手に余計な手間を取らせることになる可能性もあります。採用担当者は多くの学生と連絡を取るため、配慮として以下の情報を書いておきましょう。

連絡先などを書き忘れてしまうことが多い人は、署名を作成してみましょう。この記事で署名のテンプレを紹介しているので、確認してみてくださいね。

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就活で問い合わせメールを送るときの注意点

ここまで、就活の問い合わせメールの書き方を説明してきましたが、ほかにも注意すべきことがあります。ここを押さえておかないと、思わぬところで悪い印象を与えてしまう可能性があるので、しっかり読んでくださいね。

調べればわかる内容なのか確認する

企業ホームページや企業からの案内メールに書かれている内容など、自分で調べればわかる内容はメールで質問しないようにしましょう。というのも、調べればわかる内容をメールすると、相手に余計な手間を取らせることになるからです。また、採用担当者に「自己管理ができない人」「他人任せな人」と思われてしまう可能性があります。

社会人になると、自分で考え周囲に配慮しながら行動しなければなりません。情報を管理したり自分で調べたりすることもその一環なので、まずは自分で解決できない疑問なのかを確認しましょう。

簡潔でわかりやすい内容にする

先ほども少し説明しましたが、問い合わせメールの内容は簡潔でわかりやすい内容にしましょう。ビジネスメールでは、ダラダラと長いメールは相手にとって迷惑になってしまいます。また、必要な情報が埋もれてしまい本当に聞きたい回答を得られなくなってしまう可能性もあります。

そのため、回りくどい言い方や長い前置きは書かず、なるべくシンプルな内容にしましょう。「面接の服装について質問があります」「ES作成に関して3点確認したことがあります」といったように、最初に要点を書くとわかりやすくなるのでおすすめですよ。

誤字脱字、敬語の誤用に注意する

問い合わせメールを送る際は、誤字脱字や敬語の誤用がないようにしっかり確認しましょう。誤字脱字だけで不採用になるわけではありませんが、いい加減な人という印象を与える可能性があります。

よくあるのが、以下のような誤りです。

誤字脱字のない正しい日本語はビジネスマナーの基本です。もし敬語の使い方や漢字で迷ったときは本やネットで調べてくださいね。

適度に改行を入れる

先程説明したように、ビジネスメールではわかりやすさが重要です。そのため、適度に改行を入れて視覚的に読みやすい文章を作成するようにしましょう。

たとえば、以下の文章を見比べてください。

改行や空行があった方が読みやすいですよね。OK例のように適度に改行を入れ、相手がメールを読んですぐに内容を把握できるようなメールを心掛けましょう。

絵文字や「！」は使わない

ビジネスメールでは、絵文字や「！」を使わないのがマナーです。そのため、就活で企業に送るときも絵文字や記号は使わないようにしましょう。

ときどき、感情を表現しようと考え「ありがとうございました！」と記号を使う学生がいます。しかしこれでは、「友達感覚でメールを送っている」と思われてしまいます。ビジネスメールであることを意識し、基本的に語尾は「」で終わるようにしてくださいね。

なお、「？」については意見が分かれます。使ってはいけないわけでないのですが、迷ったときは「～なのでしょうか」と書いた方が無難です。

シンプルなメールアドレスを使う

就活の問い合わせメールで使うアドレスは、自分の名前などが入ったシンプルなものを使いましょう。というのも、奇抜なメールアドレスは相手に違和感を与えたり悪目立ちしたりする可能性があるからです。

たとえば、「naitei-kudasai-lv_vl＠～」というメールアドレスだと「おや？」と思ってしまいますよね。それだけで合否が決まることはありませんが、ビジネスには適していません。

無料のフリーメールでかまわないので、就活用にシンプルなアドレスを作っておくのがおすすめですよ。

送る時間帯に気を付ける

メールは電話と違って相手が好きなタイミングで見られるため、基本的にいつ送っても大丈夫です。休日や真夜中に送っても大きな問題はないでしょう。

ただし、中には仕事のメールを携帯電話に転送・通知するように設定している人もいます。人によっては良い印象を受けない可能性もあるので、夜中や早朝は避け常識的な時間に送った方が無難です。

タイミングよくメールを送れそうにない場合は、送信予約をしておくと便利ですよ。

企業へメールを送る時間について詳しく知りたい人はこちらも読んでくださいね。

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就活の問い合わせメールの例文

最後に、ここまでのポイントを踏まえて就活の問い合わせメールの例文を紹介します。質問内容別に紹介するので、ぜひ参考にしてください。

なお、文末の氏名と連絡先は省略するので適宜追加してくださいね。

説明会の服装に関する質問

ESに関する質問

面接日程に関する質問

内定通知後の質問

複数の質問をするとき

回答に対する返信

就活メールの返信について詳しく知りたい人はこちらも読んでくださいね。

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問い合わせメールはマナーを押さえて送ろう

就活中にわからないことがあれば、企業に問い合わせメールを送って確認しましょう。疑問点を解消することにより、自信を持って選考に臨めます。

就活中の問い合わせメールは、マナーを押さえてわかりやすい内容で送るのが基本です。件名や文末の署名を忘れる学生が多いので、特に気を付けてくださいね。また、送信する前には誤字脱字や敬語の誤用がないかいま一度確認しましょう。