二次面接のメールへの返信で好印象を残す方法｜内容別の例文とマナー

二次面接の案内メールの返信も評価の対象になり得る

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

選考が本格化する中、就活生から

「二次面接の案内メールがきたんですが、返信って必要ですか？」
「二次面接のメールに返信したいけど何て書けば良いかわかりません……」

と聞かれることがあります。一次面接を突破できたことに安堵しつつも、次は案内メールに返信すべきか悩む人も多いでしょう。二次面接といえば、多くの企業では内定獲得まであと一歩のところにきていることになります。返信メールを失敗したばかりに、マイナス評価を受けてしまうのは避けたいですよね。

実は二次面接の案内への返信メールが評価に影響するケースもあります。そこで、二次面接の案内メールへの返信で好印象を残すための注意点、ポイントを解説します。例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

そもそも二次面接の案内メールに返信は必要？

場合によっては、送信専用のアドレスからメールが届くなど、返事を必要としないこともあります。しかし、それ以外のメールはすぐに返信をしたほうが良いでしょう。

就活も人と人とのコミュニケーションです。メールの返信がない学生よりも、丁寧に感謝の気持ちを伝える学生の方が好印象を持たれやすいですよね。送って損になることはないので、企業からのメールには基本的に返信するようにしましょう。

二次面接の案内メールに返信が必要な理由

二次面接の案内メールに対して返信したほうがいい理由はいくつかあります。理由を知ったうえで適切な行動を取れば、あなたの印象アップにもつながりますから、まずは理由を押さえておきましょう。

メールへの返信はビジネスマナーにあたるため

ビジネスシーンではメールが届いたら返信することがマナーです。就活生も社会人の入り口に立っているわけですから、ビジネスマナーとして返信してください。

もちろん、採用担当者は就活生に対して完璧なビジネスマナーを求めているわけではありません。しかし「返信をする」という行為は最低限のマナーとして覚えておきましょう。

就活でのマナーについてこちらの記事で確認しておきましょう。

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感謝を伝えるため

二次面接に進めたことへの感謝を伝えるためにも、返信メールを送ったほうがいいでしょう。

感謝を伝えることで、就職への意欲や熱意を見せることもできます。感謝とともに二次面接に進めた喜びを伝えられれば「この就活生は本当に入社したいと思っている」と判断してもらうことができます。

ただし、感謝といっても大げさにはせず、できるだけビジネスメールの雰囲気を壊さないようにしながら、1～3行程度で伝えるようにするのがポイントです。

日程を確認するため

日程を確認するために返信が必要ということもあります。採用担当者から指定された日時を本文に繰り返して書くことで日時の再確認ができます。

意外に採用担当者が日にちと時間を間違えていることもあるので、この確認作業は大切です。「〇月〇日〇時に伺います」などと書くことで、行き違いをなくすことができます。

また、指定された日時の都合が悪い場合も、返信メールで伝えるようにします。ただし都合が悪いことを伝えるだけでは、辞退のメールと混同されてしまうので、他の日に変えてほしいと伝えることを忘れないでください。

書類選考通過時にもメールの返信が必要なケースもあります。こちらの記事にて詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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二次面接の案内メールに返信する際のマナー

二次面接の案内メールが来たら、速やかに返信することが大切です。ただし、どんな返信の内容でもいいというわけではなく、「24時間以内に返信する」「丁寧かつ簡潔な文面を心掛ける」など、いくつかの守りたいマナーがあります。

企業側に「できる人」だと思ってもらえるようなマナーについて解説していきましょう。

①24時間以内に返信する

返信のメールは少なくとも24時間以内にはするようにしてください。送るのが遅いと「ちゃんと見てくれているのかな」と心配をかけますが、早い分には失礼にあたることはありません。

あとでゆっくりと考えてからメールしようと思っていると、うっかり忘れてしまったということがあるので、読んだらすぐに返すことが大切です。もし、スケジュールの確認が必要な場合は、確認がとれ次第返信するようにします。

企業にメールを送る時間についてはこちらの記事で確認しましょう。

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返信が遅れた場合は謝罪を忘れずに

返信が遅くなった場合には「遅れて申し訳ありません」と謝罪の一文を入れることを忘れないでください。簡潔に理由を付け足しても良いでしょう。

また、ほかの企業も同時に受けていて、そちらの面接の日程も気になるという場合もあります。そのために返事が遅くなるような際には、早めに返事が少し遅くなると伝えておくことも大切です。

②一次面接通過に対する喜びや感謝の気持ちを伝える

1、2文でいいので、一次面接を通過したことへの喜びや二次面接の機会を用意してもらえることの感謝を、以下のような文章で盛り込みましょう。あなたの人柄や志望度が伝わりやすくなります。

お礼の文はあいさつのすぐ後に伝えるようにしましょう。感謝の気持ちが伝わると同時に、文章の流れもわかりやすくなります。感謝は本文の最初の方で済ませ、後半は事務的な確認作業に使うと、全体的に読みやすくなります。

③丁寧かつ簡潔な文面を心掛ける

案内メールの返信だけではなく、企業側に送るメールはできるだけ簡潔にするのがマナーです。特に採用担当者は、就活真っ盛りの時期にはたくさんのメールを受け取っています。

そのなかで、簡潔さがなく何を言いたいのか最後まで読まないとわからない文章は好ましくありません。無駄な情報や言葉は削り、ぱっと読んで意味がわかるような文章を心掛けてください。

文章を書き慣れていない人であれば、一度書いてみた後に読み返しながら、余分な言葉を削って文章を整える方法もあります。

ただし、文章を削りすぎると、事務的になりすぎて冷たい印象を与えてしまいます。そこで、次に挙げるような敬語やクッション言葉で、柔らかな雰囲気を出すことも大切です。

言葉遣いにも注意しよう

文章に柔らかさを出し、メールの送信相手への敬意を表すためには、言葉遣いの丁寧さが大切です。敬語をきちんと使えるように、日ごろから文章を書くときには意識しておきたいところです。

特に気を付けたいのは二重敬語です。つい間違えてしまいがちなので、注意したい二重敬語はあらかじめ確認しておきましょう。

また、ビジネスメールでは以下のような言い換えをすることがよくあるので参考にしてください。

クッション言葉も文章全体にやわらかさを出し、相手への敬意を伝えるために、使いこなせると便利です。敬語やクッション言葉が使えると、文章全体がビジネスメールに適した雰囲気になります。

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④適宜改行して読みやすさを意識する

メールの文章は、適度なところで改行を入れて読みやすくするのが肝心です。改行を入れる箇所は「文章の切れ目」「意味の切れ目」です。基本的には意味の切れ目で改行を入れますが、それでは長くなると感じた場合には文章の切れ目で改行をします。

メールでの1行の目安は20～30文字とも言われますが、きっちりと守るのではなく、自分で見返したときに読みやすいかどうかで判断してください。改行の後は1行分を空けるようにします。

⑤やり取りの回数が少なく済むように配慮する

就活の時期は、採用担当者にとって非常に忙しい時期です。そのため、できるだけメールのやり取りの回数を少なくするように気を遣う必要があります。

たとえば採用担当者から指定された日時が自分の都合と合わない場合には、ただ「その日は伺えません」などと返すのではなく、自分のほうから可能な候補日を複数示すと、やり取りの回数が少なくて済みます。

メールの返信をどこまで続けるべきなのかわからない学生はこちらの記事も参考にしてみてくださいね。

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⑥Ccがある場合は全員に返信する

社内の他の担当者と内容を共有する必要がある場合、先方からCcをつけて送信される場合があります。

その場合は、全員に返信するのがマナーです。1人にのみ返信した場合、改めて社内で返信内容を共有する手間が発生する場合があるためです。

⑦誤字脱字がないかチェックする

誤字脱字があると「仕事でもミスが多いのでは」という印象を持たれてしまうので、メールを書き終わったら、必ず見返すようにしてください。最後に声を出して読み返すのもおすすめです。

メールソフトによって、メールを送った後に取り消しができる場合もあります。ただし、取り消しを時間内におこなわなくてはいけなかったり、メールを受け取る側の環境によっては取り消しができなかったりするので、やはり送る前に間違いがないようにしておくことが大切です。

誤字・脱字が企業に与える印象についてはこちらの記事でも解説しています。

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企業からのメールの返信で記載すべき内容

それでは、企業からの二次面接メールに返信する際に含めるべき内容を具体的に見ていきましょう。本文には以下の内容を入れます。

それぞれに書く際のポイントを解説します。

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宛名

メール本文の最初には、まず宛名を書きます。相手の会社名、所属、そして名前を入れます。たとえば以下のような書き方です。

会社名と担当者名は間違えると失礼にあたります。漢字まで入念に確認しましょう。

会社名の前後にある株式会社については（株）とは略さずに書くほうが丁寧です。また、株式会社については社名の前に来る場合と、後ろにつく場合があるので注意してください。

誤字が心配な人は、送られてきたメールの署名欄からコピーし、名前の後に「様」をつければ間違いがありません。

あいさつと大学名・名前

宛名の下には1行空けて、あいさつ文を入れます。二次面接まで進んでいるということは、すでに何度かやり取りしているはずですから「お世話になっております」とするのが一般的です。

あいさつ文の後には改行を入れ、自分の大学名と所属している学部学科、そして名前を書きます。大学名と名前については、本文最後の署名にも入れますが、本文の最初に書くことで、誰からのメールかということを採用担当者がすぐにわかるようにします。

案内メールへのお礼

名前を書いた後には、メールを送ってもらったことに対してお礼を伝えます。通常のビジネスでもメールを送ってもらった際には「ご連絡ありがとうございます」などと一言添えることが一般的です。

その後に、前述した二次面接に進めることの感謝や喜びを加えるようにしましょう。

日程についての回答

お礼の文章の後には、採用担当者から設定された日時に面接を受けることが可能かどうかの返事をします。指定された日時で問題がなければその旨をはっきりと書きます。

都合が悪い場合は、都合が悪いということについてもはっきりと簡潔に書くようにしましょう。採用担当者も多忙であることが多いため、わかりやすく伝えることが大切です。

締めのあいさつ

本文の最後には締めのあいさつを入れるのを忘れないようにしてください。メールをくれた人への礼儀であるとともに、書きかけで誤送信したのではなく「要件は以上です」ということを伝えることができます。

締めのあいさつはシンプルなもので十分です。普段のビジネスメールでも「よろしくお願いします」で締めくくることが多いので、それに倣うようにしましょう。

署名

本文の後には自身の連絡先、大学名、名前を書いた署名を忘れずに入れるようにしましょう。メールソフトの機能を活用して、自動的に署名がつくようにしておけば、忘れることがありません。本文と区切るための罫線についてはできるだけシンプルなものが好ましいとされています。

二次面接の案内メールへの返信内容と例文

以上のポイントを踏まえ、返信メールの例文を以下のようなシチュエーション別に紹介します。

どのようなシチュエーションでも、出だしのあいさつや感謝の言葉などはほぼ変えなくて構いません。ただし、その後の文章が変わってくるので、例文を参考にしながら、自分の状況と合わせてメールを作成してみてください。

指定日時に参加できる場合

日にちの変更をする必要もなく参加できる場合は、お礼と指定日に参加できるということについて書きましょう。

ポイントとしては、上述のように本文のなかで「〇月〇日〇時に伺います」と念押しをするようにします。また、持ち物について指定があった場合には、「〇〇をお持ちします」というように加えます。

できるだけシンプルに、ぱっと見ただけで問題なく指定日時に面接ができるのだということが伝わるようにしましょう。

面接の持ち物について不安という学生は以下の記事を参考にしてくださいね。

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例文

指定日時に参加できない場合

万一、指定された日時での調整が難しい場合には、その旨を正直に伝えるようにしましょう。企業としても「ぜひ面接に来てほしい」と思っているわけですから、よほどのことがない限りは別の日で調整してもらうことができます。

また、メールの回数が増えてしまわないように、自分から「この日であれば大丈夫です」と、複数の候補日を伝えるようにします。

例文

日時を提案する場合

採用担当者のほうから、候補日を挙げてほしいと言われることがあります。そのときも、候補日は1日だけではなく、3つ程度挙げるようにしましょう。

ピンポイントで指定すると、すでにほかの就活生の面接が入っている可能性があり、再度、日程に関するやり取りをしなくてはいけなくなってしまいます。

できるだけ幅をもたせて日時の候補を伝え、採用担当者からの返信を待ちましょう。

例文

二次面接を辞退する場合

第一志望の企業の内定が先に出たり、一次面接までの間に「この会社は自分には合わないかもしれない」という思いを持ったりして、二次面接を辞退したいという場合があります。

そういう場合は、二次面接の案内に返信を書く際に、辞退の意思を伝えるようにします。もちろんお詫びも伝えるようにしましょう。

例文

お詫びの気持ちを丁寧に伝えています。理由については詳しく伝える必要はなく、「諸般の都合により」程度で問題ありません。

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就活ではメールも採用の合否に影響がある可能性があります。二次面接の連絡メールにもビジネスマナーを守ってきちんと返信をするようにしましょう。

採用担当者が他のたくさんの学生ともメールのやり取りをしていることなど、相手の立場に立って考えれば、読みやすさや日程確認をすることが重要な理由がわかるでしょう。読みやすさを重視しながら、採用担当者への感謝の気持ちや敬意を盛り込むのがポイントです。