面談後のお礼メールは送るべき！ 書き方のマナーを例文付きで解説

面談後のお礼メールは採用担当者に好印象を与えるチャンス

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。面談を終えた学生から

「面談後にお礼メールは送るべきでしょうか？」
「面談後のお礼メールの内容は合否に影響しますか？」

という声が寄せられています。お礼メールを送った方が丁寧だとわかっていても、「メールのマナーがわからないので、できれば送りたくない」という人もいるのではないでしょうか。

面談後のお礼メールは採用担当者に好印象を与えるチャンスになり得ます。お礼メールに書くべき内容は項目ごとに分かれており、作り方もマナーも非常にシンプルです。

今回はお礼メールを作成する際のポイントやマナーを例文付きで解説します。面談以降の選考を有利に進めたい学生は、是非読んでみてください。

面談後のお礼メールが必要な3つの理由

面談後にお礼メールを送るか迷っている人も多いと思いますが、結論から言うとお礼メールは送った方が好印象です。

面談後のお礼メールが必要な理由を3つ紹介するので、まずは必要性を十分に理解してからお礼メールを作成しましょう。

一次面接のお礼メールが採用担当者へ与える印象について知りたい学生はこちらの記事を参考にしてみてください。

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①お礼メールを送るのはビジネスマナーにあたるため

お礼メールを送ることはビジネスマナーの1つです。たとえば、営業訪問後には時間を取ってもらったお礼をメールすることが一般的です。

もちろん学生に対して完璧なビジネスマナーを求める企業は基本的にありませんが、社会人としては当然のルールだと心得ておきましょう。

②時間を割いてくれたことに対する感謝の気持ちを伝えるため

面談担当者は通常業務の合間を縫って面談をおこなっています。たとえば、面談の時間により、その日は残業を余儀なくされた社員もいるかもしれません。

そこで忙しい中で面談をした社員に向けて、ぜひ感謝の気持ちを伝えましょう。社員に面談した甲斐があったと思ってもらえれば、良い印象につながる可能性がありますね。

③人柄や志望度の高さをアピールできるため

お礼メールは面談の参加者全員が送るわけではありませんから、そこでわざわざメールを送るというのはあなたの熱意のアピールにもなります。

たとえば、お礼メールに面談で得られた情報や担当者の話で勉強になったことを盛り込むと、面談先の企業に興味を持っていることや常に学びを得ようとする人柄が伝わりやすくなるでしょう。

面談後のお礼メールで記載すべき6つの項目

面談後のお礼メールは記載すべき項目が決まっています。項目に抜けがあったり、重要な部分に独自性がなかったりするとあまり良い印象にはつながりません。お礼メールを記載する前にどんな項目があるのかを確認しておきましょう。

①件名

件名は「誰から何の連絡がきたのか」が一目でわかるようにしましょう。なぜなら、件名がわかりにくいと、面談の担当者に届く他の業務関係のメールに紛れてしまうためです。

たとえば、「本日の面談のお礼 〇〇大学〇〇（氏名）」のように「今日の面談の学生か」と一目で認識できる内容にするのをおすすめします。件名で簡潔に要件を伝えましょう。

②宛先

宛先には会社名・所属部署名・名前を正確に記載してください。

会社名と部署名は略さずに正式名称で記載しましょう。特に『〇〇株式会社』を『〇〇（株）』と略するのは避けてくださいね。

担当者の名前がわからない場合の対処法

担当者の名前がわからなくて困る場合もありますよね。その場合は以下のような対策がおすすめです。

名刺をもらっている場合は確実に所属部署や氏名が記載されています。名刺がない場合は面談ご担当者様と記載しても失礼には当たりません。

大切なのはお礼メールの内容なのであまり心配せずに、メール作成に移りましょう。

③最初のあいさつと面談のお礼

最初のあいさつは「お世話になっております。」＋「大学名・学部・学科・自分の名前」を伝えてください。大学名・学部・学科・名前は重要なので件名だけでなく、本文でも記載すべきですね。

その後に「本日は面談のお時間をいただき、ありがとうございました」と面談のお礼を記載しましょう。このメールの目的は面談のお礼を伝えることですから、それがわかるよう最初にお礼を伝えます。

④面談で印象に残ったことや今後の抱負

面談の担当者の話で特に印象に残ったエピソードや気付きを伝えましょう。

独自の内容を記載することで熱心に話を聞いていたことが伝わり、企業へ興味関心があることを印象付けられるかもしれません。

たとえば、希望部署のリアルな労働環境の実態や先輩社員の1日のスケジュールなど面談でしか聞けない内容が良いですね。

1～2文で簡潔にまとめよう

面談で印象に残ったことや今後の抱負はたくさん伝えてアピールにつなげたい人もいるかと思いますが、1～2文で簡潔にまとめるのをおすすめします。

面談担当者は業務中にお礼メールを受け取ります。長文だと内容が良くても、読む気が失せてしまうかもしれません。

⑤結びの文

結びの文では再度面談のお礼を述べましょう。綺麗に文章がまとまります。

たとえば、「お忙しいところ面談のお時間を頂いたこと、改めてお礼申し上げます。」と定型文でかまいません。

⑥署名（大学名・氏名・連絡先）

メールの末尾に署名を記載しましょう。なぜなら、署名がないと、今日面談したどの学生が送ったメールなのかわからなくなる可能性があるためです。

ビジネスメールでは基本的に末尾に署名をします。企業の担当者にとっては当たり前のマナーですから、忘れずに署名を記載しましょう。

面談後に送るお礼メールで気を付けたい4つのポイント

面談の雰囲気やお礼メールの内容が良くても、メールを送る際にマナー違反が見られれば悪い評価につながってしまいます。お礼メールで選考が不利になるのは本当にもったいないので、気を付けたいポイントを解説します。

①面談を受けた当日の勤務時間内に送る

面談を受けた当日の勤務時間内に送りましょう。なぜなら、お礼メールは早い方が印象に残りやすく、また好印象につながりやすいためです。一方、メールを出すのが遅れてしまうと優先度が低いと感じる担当者も一定数います。

お礼メールは当日中に出すのがマナーです。ただ、就業時間外に送ってしまうと、非常識な印象がついてしまう可能性があるので注意しましょう。

②企業独自の内容にする

面談のお礼メールのテンプレートを使いまわしている学生もいるのではないでしょうか。毎回、企業へのお礼メールの内容を考えるのは大変かもしれません。

しかし、面談担当者は多くの学生を見ています。ワンパターンな定型文では他の学生に埋もれてしまうかもしれません。そこであなたの熱意が伝わるような企業独自の内容を考えましょう。

上記のような内容を加えると企業独自の内容になりやすく、面談担当者の印象に残りやすいですよ。

③面談の雰囲気にかかわらず丁寧な文章で作成する

面談は企業と応募者が対等にコミュニケーションを取れる場です。フランクなやりとりの面談を受けたことがある学生も多いのではないでしょうか。

しかし、面談の雰囲気にかかわらず丁寧な文章で作成しましょう。いくら面談がくだけた雰囲気でも、お礼メールはあくまでビジネスメールです。ビジネスマナーに沿った内容にする必要があります。

たとえば、「今日は緊張しました笑 〇〇さんの話を参考にして、面接を頑張ります！」など友人に送るようなメールは「社会人になる自覚がない」と判断されてしまうかもしれません。

言葉遣いに不安がある人はこちらの記事を参考にしましょう。面接の内容となっていますが基本的にはメールも同様です。

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④読みやすさにも気を配る

面談後に送るお礼メールでは読みやすさにも気を配りましょう。読みにくいメールはそれだけで相手のストレスになります。

面談は忙しい社員が自身の業務の合間を縫っておこなうとお伝えしました。そんな中読みにくいメールを受け取ると、最後まで読まれなかったりマイナスの印象につながったりする可能性もあります。

適切な位置で改行する

友人とのLINEでは長文を打つ機会がなく、改行する位置がいまいちわからない学生もいるのではないでしょうか。

ただし、文章が詰まっていると読みにくいですよね。適切な位置で改行することはビジネスメールでは必須です。

漢字とひらがなのバランスに気を配る

読みやすい文章を作成するには、漢字とひらがなのバランスに気を配りましょう。メールでは簡単に変換ができるので漢字が多くなる傾向があります。

漢字が多い文章は一つひとつの単語の意味を理解しながら読む必要があり、読みにくく機械的な印象を受けるかもしれません。

一方、ひらがなが多い文章は単語の切れ目がわかりにくかったり、稚拙な印象を受けたりする可能性があります。

そのため、ひらがな7割・漢字3割くらいのバランスがベターですね。

企業にメールを送る時間はこちらの記事も参考にしましょう。

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面談後のお礼メールのOK・NG例文

面談後のお礼メールで、担当者にプラスな印象を与えやすいOK例文とマイナスな印象につながりやすいNG例文を5つ用意しました。アピールしたい部分と重なる点があれば、ぜひ参考にしてみてくださいね。

OK例文①入社意欲が伝わる

OK例文②アドバイスを実践しようとしている

OK例文③企業との相性の良さをアピールできている

NG例文①雑談の内容をメインに書いている

NG例文②どの企業にも共通する内容となっている

面談後のお礼メールに関する不安を解消しよう

面談後のお礼メールに企業からの返信があったり、複数人の面談後には誰にメールを送るべきかわからなかったりと、お礼メールについて戸惑ってしまうこともあるでしょう。マナー違反を避けるべく面談後のお礼メールに関する不安を解消していきます。

お礼メールに対する返信が届いた場合は再度返信すべき？

お礼メールに対する返信が届くのは主に2つのケースがあります。

前者の場合はメールを送る必要はありません。一方、後者の場合は今後の選考に影響する可能性があります。内容を把握して、返信に対するお礼を簡潔かつ迅速に送りましょう。

企業からの返信に対してどこまで返信をするべきかはこちらの記事で詳しく解説しています。

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お礼メールより電話や手紙の方が印象が良い？

基本的には電話や手紙はおすすめできません。なぜなら、電話では忙しい業務中に手を煩わせることになったり、手紙ではお礼が届くまでに時間がかかったりするのがネックになるためです。

そのため、迅速にメッセージが伝わり、またお礼を伝えた形が残るメールが良いでしょう。

ただ、以下のように手紙や電話の方が適している場合もあります。

お礼の電話をかける場合はこちらの記事でマナーを確認してくださいね。

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お礼状の送り方はこちらの記事を参考にしましょう。

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面談相手が複数人いる場合は全員にメールを送るべき？

面談相手が複数人いる場合は全員にメールを送るべきか悩んだことがある学生もいるのではないでしょうか。

面談相手が複数人にいた場合は代表となる最も上役の人に連名で送りましょう。たとえば、「〇〇株式会社 人事部 〇〇様 〇〇様」のように並べて記載します。

面談後のお礼メールはポイントを押さえて好印象を残そう！

面談後のお礼メールはポイントを押さえて作成するだけで好印象につながりやすいです。お礼メールのマナー自体はシンプルなので把握しておけば、評価が下がる心配はほぼありません。面談で印象に残ったことや今後の抱負などの内容を工夫して、あなたの熱意や意欲をアピールしましょう。