履歴書をPDF化する4手順|メリットや送付時のマナーも解説

この記事のアドバイザー

目次

  1. 履歴書のPDF化には正しい手順やマナーがある
  2. WordとPDFどっちがいいの? 履歴書のデータ提出で最適な形式
  3. 指定がある場合は必ずそれに従う
  4. 指定がない場合はPDFがおすすめ
  5. 履歴書をPDFで作成する方法
  6. ①ExcelやWord形式の履歴書をPDF化する
  7. ②手書きの履歴書をスキャンする
  8. 企業にPDFの履歴書を送る際のマナー
  9. ①ファイル名は内容がわかるように設定する
  10. ②ファイル容量に気をつける
  11. ③メール本文の冒頭で添付ファイルがあることを伝える
  12. ④ファイルの文字化けを防ぐためにZIPで圧縮して送付する
  13. ⑤セキュリティ対策は忘れずに
  14. PDF形式の履歴書を送付する際のメール例文
  15. 例文①企業指定の提出形式がPDFの場合
  16. 例文②提出形式に指定がない場合
  17. PDF化するメリットを理解して好印象な履歴書を作成しよう

履歴書のPDF化には正しい手順やマナーがある

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

「企業から、履歴書をメールで送るよう求められました。どんな形式で送ればいいですか?」
「履歴書をPDFで送る場合は何をすれば良いのでしょうか?」

就活生からこのような質問を受けることがあります。最近では履歴書をPDFデータで提出するよう求める企業も増えてきました。ただ、PDF形式に慣れていない人ではどのようにしてPDFの履歴書を作成すれば良いか迷ってしまいますよね。

そこでこの記事では、PDFで履歴書を送る場合の手順やマナーについて詳しく解説していきます。PDF形式の履歴書の提出を求められた際に参考にしてみてくださいね。

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WordとPDFどっちがいいの? 履歴書のデータ提出で最適な形式

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就活生

履歴書をデータ提出するときは、WordとPDFのどちらが良いのですか?

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キャリア
アドバイザー

PDFがおすすめです。Wordで作成した履歴書も、PDF化してから送ることができますよ

そもそも履歴書のデータ提出を求められたときはWordとPDFのどちらの形式で提出するのがよいか迷うのではないでしょうか。もちろん企業側が指定した場合は、それに従う必要がありますが、指定がない場合はPDF形式がおすすめです。

それぞれ詳しく見てみましょう。

履歴書の書き方についてこちらでまとめていますので参考にしてみてください。

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指定がある場合は必ずそれに従う

企業はたくさんの学生からのメールを受け取り、履歴書を確認していきます。WordやExcel、PDFなどの形式の指定がある場合、形式を統一することで管理しやすくしたいという意図があるはずです。指定通りに提出することは当然のマナーなので、もし企業から形式を指定されていた場合必ずその指示は守るようにしてください

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キャリア
アドバイザー

必ず企業からの連絡をよく読み、指示を見逃さないようにしましょう。指示を無視してしまうと、注意力に欠けていると低く評価されかねません。気をつけておきたいところですね。

指定がない場合はPDFがおすすめ

PDFは、印刷したときのレイアウトで書類を見ることのできる形式です。そして、基本的に内容を改ざんすることはできません。一方でExcelやWord形式は、メールで送付するとレイアウト崩れが起きやすく、また受け取った人が内容を改ざんすることも容易です

悪意がなくとも、誤って履歴書の内容が変わってしまったということが起きては大変ですよね。履歴書をメールで送る場合は、PDFを選ぶのが得策です。

加藤 大智

キャリアアドバイザーコメント加藤 大智プロフィールをみる

面接選考を見据えてすぐに印刷できるPDFがおすすめ

提出する企業から指示が特になければ、PDFでの提出が良いでしょう。見た目が整っていますし、視覚的にも綺麗です。ナビサイトからエントリーをし、その後個別に履歴書を出すという手順の場合、マイページでのやり取りや決まったフォームへの書き込みは内容以外では違いがでません。個別にやり取りの発生するメールでは、メール本文・タイトル、添付物など多岐に渡りマナーの善し悪しが現れやすくなります。

またアメリカの心理学者アルバート・メラビアンが提唱した「メラビアンの法則」によると、第一印象を何で決めているのかという研究で、矛盾した情報を得たときは視覚から受ける印象が優先されるといわれます。つまり内容も大切ですが、見た目の印象が良いほうがその後の選考もスムーズにいくと考えられるということですね。

また、書類選考や面接に移る際は紙ベースにする企業も多いことからも、印刷がすぐにできる書式に統一しておくほうが、枠ぎっしりに埋めた志望理由がはみ出してしまい見切れるなどのリスクも減らせます。企業側が印刷する際に体裁を整える手間を省くという意味合いでも、相手の目線にたった書式を選ぶことは重要ですよ。

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履歴書をPDFで作成する方法

履歴書をPDFで作成する方法

いざ企業からPDF形式で履歴書を提出するように求められたとしても、肝心のPDFでの作成方法を把握していなければ対処することはできないですよね。

ここからは、履歴書をPDFで作成する方法を具体的に解説していきますので、しっかりと理解しましょう。

①ExcelやWord形式の履歴書をPDF化する

パソコン上で履歴書を記入する場合、ExcelもしくはWord形式の履歴書テンプレートをダウンロードしましょう。インターネット上で探すと、履歴書テンプレートを無料でダウンロードすることができますよ

次にExcelやWordで作成した履歴書をPDF化します。大きく分けて2通りのやり方があるので、それぞれやりやすい方を実践してみましょう。

名前を付けて保存する方法

ファイルに名前を付けて保存するときに、PDF化することができます。

名前を付けて保存する方法
  1. 画面の左上の「ファイル」をクリック
  2. 左側のバーから「名前を付けて保存」を選択
  3. 保存先を選択
  4. 出てきたウィンドウ内でファイル名を記入 例:「20210420_履歴書_氏名」
  5. ファイルの種類を「PDF(.pdf)」に変更
  6. 「保存」をクリック

エクスポートする方法

エクスポートの機能を用いてPDF化する方法もあります。

エクスポートする方法
  1. 画面の左上の「ファイル」をクリック
  2. 左側のバーから「エクスポート」を選択
  3. 「PDF/XPSドキュメントの作成」を選択
  4. 「PDF/XPSの作成」を選択
  5. 出てきたウィンドウ内で保存先を選択
  6. ファイル名を記入 例:「20210420_履歴書_氏名」
  7. 「発行」をクリック

ファイルの保存先は、自分で必ず覚えておきましょう。紛失防止のため、ひとまずデスクトップに保存するのも良いですね。

②手書きの履歴書をスキャンする

手書きの文字を見てもらうことで、人柄や丁寧さをアピールしたいと考える人もいるでしょう。用紙は、市販の履歴書を用いても良いですし、PDF形式の履歴書テンプレートをダウンロードし印刷することもできます。

手書きの履歴書が完成したら、PDFとしてスキャンをおこないます。自宅に複合プリンターやスキャナーがない場合も、コンビニやネットカフェ、印刷専門店などでスキャンできます。ただし、店舗によってこのサービスが利用できるか異なるため、事前に確認しておく必要があります。

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キャリア
アドバイザー

解像度は400dpi程度が適切です。あまり高い解像度に設定すると、ファイル容量が大きくなりすぎてしまいます。提出前に、文字が読みやすいか、証明写真は鮮明かチェックしておきましょう。

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企業にPDFの履歴書を送る際のマナー

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就活生

PDFの履歴書が完成しました。でも、企業にメールを送るのは初めてなので不安です。

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キャリア
アドバイザー

企業とのメールのやり取りは緊張しますよね。これから、添付ファイルがある場合のビジネスメールの送り方をお伝えします。マナーをしっかり守って、失礼のない形で履歴書を提出しましょう。

大切な履歴書を届けるためのメールですから、正しいマナーで送りたいところです。気配りのできたメールからは誠実な姿勢が伝わるものですから、丁寧に送ることで高評価につなげましょう。

PDFの履歴書を送る際のマナー
  • ファイル名は内容がわかるように設定する
  • ファイル容量に気をつける
  • メール本文の冒頭で添付ファイルがあることを伝える
  • ファイルの文字化けを防ぐためにZIPで圧縮して送付する
  • セキュリティ対策は忘れずに

メールを送る時間帯についてはこちらの記事を参考にしましょう。

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①ファイル名は内容がわかるように設定する

企業にはたくさんのメールと添付ファイルが届きます。同時期に数多くの応募者の履歴書を管理することになる企業の立場を考えて、わかりやすいファイル名にしておくことが大切です。

たとえば「20210420_履歴書_氏名」のように、送信日とファイル内容、氏名を明記すると良いでしょう。

ファイル名の付け方を自分で統一しておくと、忙しい就活中、過去に提出した履歴書を確認したいというときなどに探しやすくなり便利です。提出先の企業と自分の両者にとってメリットがありますから、わかりやすいファイル名を付けてくださいね

②ファイル容量に気をつける

企業によって、受信することのできるメールの容量は異なります。あまりに大きいサイズのファイルを送ってしまうと、相手が受信できる容量を超えるために見てもらえないというトラブルも起きかねません。

一般的に、添付ファイルのサイズは2MBまでにしておくと確実です。自分の作成した履歴書のファイル容量を確認し、大きすぎる場合は調整してみてくださいね。

③メール本文の冒頭で添付ファイルがあることを伝える

何を添付したメールなのか最初に述べることで、相手にメールの目的がはっきりと伝わります。添付ファイルの見落とし防止にもつながりますから、必ず「履歴書を添付いたします」のようにわかりやすく伝えましょう。

企業側は、採用活動やその他の業務で忙しくする中でメールに目を通しています。なるべく簡潔な内容にするよう心掛けることが、企業への気づかいになるでしょう

④ファイルの文字化けを防ぐためにZIPで圧縮して送付する

先ほど、ファイル容量に気をつける必要があることをお伝えしました。大きすぎるサイズのファイルを送ると、受信されないことの他に文字が正しく表示されない文字化けというトラブルが起きることもあります。特に、ExcelやWord形式で送付する場合に文字化けは起きやすくなります

文字化けを防ぐには、ZIPで圧縮して送ることが有効です。圧縮したら、ファイル容量が2MB以下に小さくなったことを確認しておきましょう。

ZIPで圧縮する方法
  1. 送りたいファイルを右クリック
  2. 「送る」を選択 ※Macの場合はなし
  3. 「圧縮」を選択

⑤セキュリティ対策は忘れずに

セキュリティ対策を忘れずにすることも大切です。履歴書のように、個人情報など大切な情報が記載された書類をメールで送るときには、パスワードを設定してファイルを守るようにしましょう。

Windowsの場合(ZIPで圧縮する際にパスワードが設定できる)
  1. 送りたいファイルを右クリック
  2. 「送る」を選択
  3. 「圧縮」を選択
  4. パスワードを設定する
  5. 「OK」をクリック
Macの場合
  1. 送りたいファイルをプレビューで開く
  2. 画面の左上の「ファイル」をクリック
  3. 「PDFとして書き出す」を選択
  4. 「詳細」を選択
  5. 「暗号化」にチェックを入れる
  6. パスワードを設定する
  7. 「保存」をクリック

メールを送る際には、ファイルを添付したメールを先に送り、後からパスワードを通知するメールを送るようにしましょう。ファイルとパスワードを同じメールで送ってしまうと、セキュリティ対策の意味がありません。2通のメールを注意深く作成するようにしてくださいね。

酒井 栞里

キャリアアドバイザーコメント酒井 栞里プロフィールをみる

一目で中身がわかることが大切。相手の立場を考えて送ろう

まず、「人事担当者は非常に忙しく、毎日膨大な応募書類を受け取っている」という前提から入りましょう。特に納期などの締切日が近くなってくるとメールの受信がかなりの量になってきますので、学生からのメールを見落としてしまうリスクがあることも考えておきましょう。

担当者がボックスに振り分けたり、ダウンロードや書き出しを手作業でおこなっている場合は、メールの件名に用件の記載がないと1つずつ中を開くなど確認に時間がかかります。中身を開かなくても「○○さんの履歴書が添付されている」とわかるように、件名と添付書類には、瞬時に中身が判断できる名前をつけることが大切です。そういった気配りも社会人になるうえで必要なことですから、これまでメールの送り方をあまり気にしていなかった人もこれから気を付けていきましょうね。

そして意外と多いミスとして、そもそもの添付漏れも挙げられます。慌てて送るとそういったことが起こりやすいので、目的を忘れずミスを防ぐためにも時間に余裕があるときに送るようにしましょう。

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PDF形式の履歴書を送付する際のメール例文

最後に、PDF形式の履歴書を送付する際のメール例文を紹介します。

ここまでのところで、PDFの履歴書の作成方法、メールで履歴書を提出するときのマナーは理解できたと思います。大切な就活でのメールですから、メール本文も失礼のないように作成して、好印象をもってもらいたいですよね。

例文を参考にして、気持ちの良いメールで履歴書を提出して好印象につなげましょう。

履歴書をメールで送る際のマナーはこちらで詳しく解説しています。

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新卒就活で履歴書をメールする際のマナー│例文とテンプレートあり

例文①企業指定の提出形式がPDFの場合

まずは、PDF形式で提出するよう企業から指定された場合です。

ファイルを添付したメール

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

履歴書送付の件(□□大学・港太郎)

〇〇株式会社
人事部 △△様

お世話になっております。□□大学の港太郎です。

添付ファイルにて、履歴書を提出いたします。

履歴書にはパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードをお伝えするメールを送付しますので、
併せてご確認お願いいたします。

お忙しいところ恐縮ですが、ご査収のほどお願いいたします。

よろしくお願いいたします。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

パスワードを通知するメール

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

履歴書パスワードのお知らせ(□□大学・港太郎)

〇〇株式会社
人事部 △△様

お世話になっております。
先ほど、履歴書を送付いたしました□□大学の港太郎です。

履歴書のパスワードをお伝えいたします。
パスワード:*********

お手数おかけしますが、ご確認のほどお願いいたします。

よろしくお願いいたします。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

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キャリア
アドバイザー

2通とも、シンプルで簡潔なメール本文ですね。余計な情報が書かれていないので、履歴書の提出という目的がはっきりわかります。

例文②提出形式に指定がない場合

続いて、企業から提出形式を指定されておらず、自分でPDF形式を選択した場合です。

ファイルを添付したメール

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

履歴書送付の件(□□大学・港太郎)

〇〇株式会社
人事部 △△様

お世話になっております。□□大学の港太郎です。

添付ファイルにて、履歴書を提出いたします。
履歴書にはパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードをお伝えするメールを送付しますので、
併せてご確認お願いいたします。

なお、ファイル形式はPDFといたしました。
他の形式への変更等が必要でしたら、ご連絡いただけると幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、ご査収のほどお願いいたします。

よろしくお願いいたします。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

アップロードした画像


キャリア
アドバイザー

こちらの判断でPDF形式で提出することになるので、ファイル形式がPDFであることをメール本文でも示しておくと親切です。この例文では、他の形式への変更にも対応できるとも述べており、より丁寧だと言えるでしょう。パスワードを通知するメールは、例文①と同じ内容で問題ありませんよ。

PDF化するメリットを理解して好印象な履歴書を作成しよう

この記事では、パソコンや手書きで作成した履歴書をPDF化する手順、メールで履歴書を提出する際に気をつけたいマナーについて詳しく解説してきました。ぜひこの記事を魅力的な履歴書作成に役立ててください。

最近は、履歴書をメールでデータ提出する機会が増えてきました。レイアウトの崩れや文字化け、改ざんなどの心配が少ないPDF形式は、メールで送付する履歴書に最適です。このようなPDF化のメリットをしっかりと理解して、好印象な履歴書を作成しましょう。

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