新卒就活で履歴書をメールする際のマナー│例文とテンプレートあり

履歴書をデータで提出することが増えている

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。最近、

「履歴書をメールで送るように言われたのですが、注意点はありますか」
「履歴書のデータってどうやって作成するのですか」

と質問されることが増えました。新卒就活の場合、郵送で履歴書を送付したり面接の際に持参するというイメージがありますよね。しかし、最近はメールで送付する、ナビサイト上での応募の際に添付して提出するというパターンも増えています。

特にメールでの送付を指定された場合、自分でデータを用意してメールを送らないといけません。ビジネスメールの基礎に触れてきていない学生からすると、不安な点も多いでしょう。この記事では、メールに添付する履歴書作成のポイントから送付時の注意点まで解説します。

履歴書データの準備

まずは送付するデータの準備をしましょう。すべてに共通するポイントは「書類を見る採用担当者のことを考える」ということです。過程ごとに解説していきます。

また、データでも郵送でも中身をしっかりと書くことは大前提です。
こちらの記事で履歴書の書き方のポイントをチェックしておきましょう。

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スキャンデータではなくパソコンで作成

履歴書をメールで送付する場合、特に指定がないのであればパソコンで履歴書を作成しましょう。手書きのものをスキャンする方法もありますが、それだと写真が不鮮明になったり、文字がつぶれて見えづらくなる可能性があるためです。

郵送する場合は手書きで作成しますが、データで送付する場合は相手のことを考え、パソコンで確認しやすい方法で履歴書を作成することが望ましいです。

フォーマットに関しては一から作成するのではなく、テンプレートを活用します。アレンジしすぎると見づらいと評価されることもあるので、基本のフォーマットは崩さないように気を付けましょう。

エントリーシートを手書きで作成する際は、こちらの記事を確認しましょう。注意点やコツについて詳しく解説しています。

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写真データを用意する

パソコンで履歴書を作成する場合は、証明写真もデータで用意します。データ提供に対応している写真館、もしくは証明写真機で入手しましょう。手元にある証明写真をスマートフォンで撮影したりスキャンすること、また、自撮り写真を使うことは避けましょう。

不鮮明であったり、過剰な修正があると証明写真としてはふさわしくないためです。写真館や証明写真機で撮影した写真データと比べて質に差があるので、採用担当者から見てもいい印象はないでしょう。

証明写真をデータ化する手順についてはこちらの記事で説明していますよ。

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データはPDFにする

作成した履歴書データはPDFにします。テンプレートはExcelやwordのものが多いですが、第三者によって内容の書き換えが可能であったり、開いたソフトのバージョンによってレイアウトが崩れる可能性があるので、完成したらPDFに変換してから送付することが望ましいです。採用担当者としても、印刷する際の設定の手間も省けます。

変換方法

①名前を付けて保存をクリック

②「ファイルの種類」で「PDF」を選択し保存

データ名はわかりやすくする

履歴書データを作成した際は、そのデータ名を「履歴書_○○大学●●（名前）」など見ただけで誰の何のファイルなのかわかるようにしましょう。

自分のパソコン上に保存する際は「履歴書」のみにしがちですが、採用担当者には多数の履歴書ファイルが送られてきます。ファイルを開かなくても一目で判断がつく名前にしましょう。

パスワードをかける

履歴書には個人情報が書かれているため、データにパスワードをかけて送ります。その際、パスワードは履歴書を添付したメールの本文ではなく、別のメールを作成して記載します。パスワードに関しては自由に設定できますが、思い浮かばない人はパスワードを自動で生成してくれるサイトを活用してもいいでしょう。

PDFのやり方や注意点はこちらでも解説しているので、併せて確認してくださいね。

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パスワードのかけ方（PDF変換時にパスワードをかける）

①ツールボタンの「全般オプション」を選択

②「読み取りパスワード」と「書き込みパスワード」にパスワードを入力

③パスワードをもう一度入力

エクセルで履歴書を作るメリットについてはこちらの記事で詳しく紹介しています。

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履歴書を送付するメール作成時のポイント

ここからは、実際にメールで履歴書を送る際の作成方法を解説します。

①件名

件名は「履歴書送付の件　○○大学●●（名前）」のように、内容と差出人がわかるようにします。メールで履歴書送付を求めるということは、採用担当者のメールボックスには多数の履歴書メールが届いているはずです。いちいちメールを開かなくとも、件名だけで判断がつくように名前と大学名も記載しましょう。

②本文

本文は簡潔にします。データのパスワードは本文中に記載しないように注意。同じメールに記載しては意味がありませんので、パスワードは必ず別メールで送付しましょう。

③署名

忘れがちなのは、メールの最後につける署名です。署名には氏名・大学学部学科名・連絡先を記載します。

④添付

メールに履歴書データを添付します。設定しているパスワードで開くか、必ず確認してから添付してください。

⑤送付元メールアドレスの確認

大学のメールアドレスもしくはフリーメールを使って送ります。この時注意したいのは＠の前の文字列です。フリーメールであれば＠の前の部分を自由に変更できますが、恋人名や友人、芸能人など特定の人物名が入っており誰のアドレスなのか判断がつきづらいもの、プライベート色が強すぎるもの、ふざけていると受け取られるものに関しては就活に使うメールアドレスとしては適切ではありません。

プライベートで使っているアドレスを使用するのが不安な人は、プライベート用とは別に就活用のアドレスを作成することをおすすめします。

⑥パスワードメールの作成

先ほどもお伝えしたように、履歴書には個人情報が記載してあるためパスワードをかけます。そのパスワードを伝えるメールは、履歴書を添付したものとは別にしましょう。パスワードメールは採用担当者にわかりやすいよう、履歴書を添付したメールを送ってからすぐに送るようにします。

履歴書送る際のメール例文

ここからは、そのまま使える例文と作成時のポイントを解説します。パスワード送付メールの例文もありますので、活用してください。

直接応募する場合

もし企業のホームページなどを見て、応募メールとして企業とはじめてコンタクトを取る場合、一言どんなところを魅力に感じ応募したのか等を添えるのもいいでしょう。はじめてのメールの場合、最初の挨拶は「お世話になっております。」ではなく「お世話になります。」と書きます。

採用担当者に送付を指示された場合

パスワードを送付する場合

こちらの記事では、履歴書に書く長所の書き方や例文を解説しています。長所は自分をアピールする上で大切な要素です。履歴書を送る前に、長所についてきちんと書けているか確かめましょう。

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送付前のチェックリスト

基本のチェック項目を基に、ミスによる送り直しがないようにしっかり確認してから送付しましょう。

①誤字脱字がないか

誤字脱字がないかはビジネスメールの基本です。誤字脱字がないか、変な文字やスペースが入っていないかを送付前にダブルチェックをしてから送りましょう。

誤字脱字の予防法や対応策についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

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②添付漏れがないか

よくあるのが、ファイルを送ると書いてあるのに添付がないパターンです。添付したつもりでも上手くいっていない場合もあります。正しく添付できているかも必ず確認しましょう。

③宛先に間違いがないか

特に複数の企業に応募する場合に注意したいのが宛先です。メールアドレスが指定されているものと合っているか、本文に書いてある企業名とメールの宛先に相違がないかチェックしてから送りましょう。A社に送ったつもりだったのに、実はB社に送っていた、ということがおきないように気を付けてくださいね。

④メールを送付する時間は適切か

学校の授業などでどうしても就業時間内に送ることができない場合、常識の範囲で考えて失礼に当たらない深夜・早朝を避けた時間に送るようにしましょう。

メールを送付する時間にも注意が必要です。メールは24時間送付ができて便利ですが、可能な限り、就業時間内に送るようにします。深夜の時間帯などに送ることを非常識と感じる採用担当者もいるためです。

エラーで送付できない場合の対処方法

メールを送ろうとしてもエラーとなる場合があります。履歴書が正しく届かなければ、応募を受付してもらえません。エラーになったら必ず原因をつきとめ、対処しましょう。ここでは、エラーメールのよくある原因を解説します。

添付ファイルサイズが大きい：圧縮する

添付ファイルが大き過ぎると送受信ができないことがあります。使用しているメールサービスによってやり取りできる容量に違いもありますが、一般的に添付ファイルは2MB以下とするのがビジネスマナーです。自分が送ろうとしているファイルがどのくらいのサイズになっているかにも気を付けましょう。

特に、写真を添付する際に大きすぎるデータを使用してしまうと、ファイズサイズ自体が大きくなってしまいますので注意が必要です。

データが大きくなってしまった場合、PDFファイルそのものを圧縮しましょう。わざわざ自分のパソコンにソフトをダウンロードしなくても、オンライン上でPDFファイルを圧縮できるサイトもあります。ぜひ活用してみてください。

宛先メールアドレスの入力ミス：慎重に見直す

よくあるのがメールアドレスの入力ミスです。メールやサイトに記載のあるアドレスをコピー＆ペーストする際に、余計なスペースが入ってしまったり、大文字で入力したりすると宛先のエラーになり送信できません。エラーになってしまう場合はアドレスを見直してみてください。

解決しない場合は問い合わせよう

ファイルのサイズやアドレスを確認しても特に問題がない場合、企業が使っているメールサービスの設定でメールが送れない可能性もあります。応募書類が送れないことには、選考の受付をしてもらえません。緊張してしまうかもしれませんが、採用担当者に電話やメールで問い合わせをして、解決するようにしましょう。

履歴書受付メールへの返信

履歴書をメールで送った際、採用担当者から「確認しました」という内容の返信がくることもあります。その際、来たメールをそのままにせず、返信しましょう。件名は編集せずに来たメールに返信します。

受付メールへの返信例文

企業からの履歴書受付メール以外にも、企業へ返信をおこなう必要があるけーすがあります。合格通知メールにも返信する際の、注意点や例文についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

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いくら内容に力を入れても送り方を間違ってしまうと選考を通過できなくなってしまうこともあるので、気を付けましょう。メールは入社してからも使用しますので、基本のマナーは覚えておいてくださいね。