【例文5選】貿易事務の志望動機は業務理解と強みのアピールが重要！

貿易事務の志望動機では業務理解とスキルの提示で本気度をアピール！

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。貿易事務に興味をもっている学生から

「貿易事務って一般的な事務職とどう違うのですか？」
「貿易事務に活かせるスキルを教えてください」

というような質問をよく受けます。

輸出・輸入にかかわる貿易事務は事務職の一種ですが、その仕事内容は一般的な事務職と大きく異なります。貿易事務を目指すのであれば、まずは仕事内容や活かせるスキルについて理解を深めていきましょう。

この記事では、貿易事務の基本的な情報と、志望動機を作成するコツを紹介します。アピールする強み別の志望動機例文も紹介するので、貿易事務に興味がある人はぜひ参考にしてください。

そもそも貿易事務とは？

まずは貿易事務がどのような職種なのか、概要を確認しましょう。一般的な事務職と異なる点を知ることで、理解を深めることができますよ。

主な活躍フィールドは、商社やメーカー、海運会社、航空会社、通関業者、フォワーダーなどです。同じ貿易事務でも、業界や企業によって細かな仕事内容ともとめられる知識は異なります。

商社に興味のある学生はこちらの記事を参考にしてみてください。

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貿易事務の志望動機を作成する3つのコツ

貿易事務として採用されるためには、一般的な事務職ではなく貿易事務を選んだ理由を明確にしておく必要があります。どの業界にも存在する事務職の中から、なぜわざわざ貿易事務を志望するのかをきちんと考えておきましょう。

志望動機を作成する際は、以下の3つのコツを意識すると効果的です。入社意欲を伝えるのはもちろん、自分を採用するメリットを企業に説明することも重要になります。

①貿易事務の仕事内容を理解する

貿易事務の仕事内容をきちんと理解していなければ、企業に評価される志望動機は書けません。業界や企業による違いを理解したうえで、応募先企業ではどんな商品を取り扱っているのか、誰を取引先としているのかを把握しておきましょう。

仕事内容への理解が浅い場合、自分がやりたいと思っていた仕事ができないと入社してから気づく恐れがあります。そうすると自分にとっても企業にとっても不利益となるため、あらかじめ仕事内容を正しく理解しておくことが重要です。

たとえば

という思いを持っていたとしても、輸入がメインの企業では実現が難しいうえ、選考でも的外れな印象を与えてしまいます。

②企業の強みやスタンスを理解する

志望動機に強い説得力をもたせるためには、企業の強みやスタンスを理解する必要があります。同業他社と比較しながら研究を進め、応募先企業ならではの強みを明らかにしていきましょう。

貿易事務に携わりたい気持ちを伝えるだけでは、他の学生との差別化になりませんが、企業の強みやスタンスと絡めながら入社意欲を伝えると差別化しやすくなります。

③自分をどう活かせるか伝える

うまく入社意欲を伝えられたとしても、自分を採用する価値を見出してもらえなければ採用には至りません。入社後の活躍をイメージしてもらえるよう、どんな業務やポジションで貢献できるのかを伝えましょう。

「行動力を活かしてどんどんチャレンジしていく」というようなアピールも悪くはありませんが、気持ちを伝えるだけでは少し具体性に欠けます。

など、活躍場面の具体例を挙げられるいいでしょう。具体的なエピソードと紐づけてアピールすることで、納得感が生まれと好印象を得ることができますよ。

まずは貿易事務の仕事内容を知ろう！

貿易事務には一般的な事務職に共通する仕事内容がありますが、特殊な仕事内容もあります。たとえば、貨物を海外に持ち出すための通関手配や、国内外の企業との貿易契約などがその代表例です。

貿易事務を選んだ理由が明確な志望動機を作るため、まずは仕事内容への理解を深めていきましょう。業界や企業によって細かな違いはあるものの、貿易事務には主に以下のような仕事があります。

書類作成

取引をする貨物の数量や価格、契約条件などを書類にまとめ、トラブルのリスクを極力減らす業務です。貿易事務では、輸出・輸入に関係するさまざまな書類の作成と確認を担当します。

国内だけで完結する取引に比べ、国外との取引をする貿易事務では大きなリスクが伴います。文化や価値観の違いによるトラブルを避けるのが、上記のような貿易書類を作る目的です。

輸送管理

貿易事務では、輸出・輸入に伴う貨物の輸送手続きと管理を担当します。安全性や所要時間、コストなどを考慮しながら、それぞれの貨物に適した輸送手段を手配する大切な役目です。

たとえば、家電製品を取り扱うメーカーの貿易事務であれば、工場への出荷依頼に始まり、工場から貨物を持ち出す輸送手段の手配、国内まで運ぶための許可取りが主な仕事になります。

通関手続き

税関に対しておこなう輸出・輸入の申告や、関税・消費税の支払いなどを担当する業務です。煩雑な手続きが必要となるため、輸出・輸入業務にかかわる企業では自ら通関手続きをするのではなく、貿易代行サービス企業と呼ばれる専門会社に依頼するケースが多く見られます。

通関手続きが重要視されているのは、他国との取引では適切な手順を踏む必要があるためです。行政許可のない商品を誤って流通させてしまえば、脱税につながるうえ、生態系や人の社会への悪影響が予想されます。

納品管理

貿易事務の業務は、輸送手段の手配や通関手続きをして終わりではありません。取引先のもとに正しく商品が届けられるよう、注文を受けた商品の数量や納期をデータとして保存したり、自社の保有する在庫量を確認したりするのも大切な役目です。

注文通りに商品を納品するのは簡単なことのように感じるかもしれませんが、実際には多くのトラブルが発生する危険性があります。

たとえば、急な悪天候によって輸送が遅れた場合にはスケジュールを調整する必要があり、データに食い違いがあった場合には問題の原因を特定する必要が生まれます。こうしたトラブルへの臨機応変な対応をもとめられるのが、納品管理の難しさといえますね。

顧客対応

貿易事務では遠く離れた国の担当者とやり取りする機会が多いため、顧客対応は対面ではなく電話とメールがほとんどになります。

顧客が抱える疑問やトラブルに対処するには、自分自身も貿易に関する知識に精通しておく必要があります。一般的な事務職にもとめられるコミュニケーション力やPCスキルに加え、専門知識が必要となる点が貿易事務の大変なところといえますね。

貿易事務職の業務は応募先によって異なる？

ひとまとめに貿易事務といっても、細かな業務や役割は応募先企業によって異なります。輸出入の手配がメインの企業があれば、輸送の代行がメインの企業もあるような違いです。

貿易事務の中でも特に自分がどこで活躍できそうか確かめるため、企業ごとの違いを知っておきましょう。貿易事務の代表的な活躍先には、それぞれ以下のような特徴があります。

商社：仕入れる商品の輸出入を手配

商社は国内外の企業から商品を調達し、主にメーカーや小売店を顧客として販売する企業です。商品を顧客に販売する点はメーカーの役割と同じですが、商社の場合は自社で商品を作らないという特徴があります。

そのため貿易事務の役割は、仕入れる商品の輸出入を手配することがメインです。国内外に張りめぐらせたネットワークを活用し、企業と企業を結び付ける役割を果たしています。

商社にもとめられる人物像はこちらの記事でも解説しています。

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メーカー：自社製品の輸出や工場からの輸入を手配

メーカーはさまざまな製品を製造・販売する企業です。

大手メーカーの多くは自社で製品の製造から販売まで手がけているため、貿易事務の役割は自社製品の輸出や工場からの輸入手配がメインになります。「食にかかわる事務職に興味がある」「ファッションが好き」など、特定の業界に関心を持つ人に向いていますね。

メーカーの就活に関する対策や志望動機はこちらの記事を参考にしてください。

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運送業や貿易代行サービス企業：中小企業や個人の輸送を代行

海運会社や航空会社のような運送業、顧客と運送業者の仲介を果たす貿易代行サービス企業なども貿易事務の活躍先です。

運送業や貿易代行サービス企業では、中小企業や個人の輸送の代行が貿易事務の主な役割です。たとえば貿易代行サービス企業の貿易事務は、輸送手段の手配や通関手続き、納品管理などが仕事となります。

志望動機でアピール！新卒から貿易事務職で活かせる3つのスキル

貿易実務のエキスパートとしての側面が強い貿易事務は、一般的な事務職以上に特殊なスキルがもとめられます。以下に紹介する3つのスキルを持っている人は大きな強みとなるため、志望動機で積極的にアピールしていきましょう。

ただし、必ずしも以下のスキルを持っていないと、貿易事務として活躍できないわけではありません。現時点で活かせるスキルを持っていない場合は、これから身につけていこうとする姿勢を見せることが大切です。

①語学力

グローバルに活躍する貿易事務では語学力、とりわけ英語力が必要になります。インボイスやパッキングリストなどの貿易書類は基本的に英語で書かれており、顧客対応の電話・メールでも英語が必要な場面が多いためです。

英語不要な貿易事務の募集がないわけではありませんが、ビジネスに使える英語力が備わっていないと、どうしても就職先の選択肢が狭まってしまいます。

選択肢が少ないと自分の希望に合う企業を見つけるのが難しくなるため、貿易事務に興味のある人はぜひ早いうちから語学力の向上にチャレンジしましょう。

就活で英語力をアピールする際のポイントはこちらの記事で解説しています。

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②貿易に関する知識

貿易事務では一般的な事務職にもとめられる基本的なスキルに加え、貿易に関する専門知識がもとめられます。学生の段階から専門知識に触れる機会は少ないと思いますが、一定の知識があれば他の学生との大きな差別化点になります。

知識習得の具体的な方法としては、検定試験へのチャレンジがおすすめです。たとえば貿易に関する実務能力と知識を測る「貿易実務検定」にチャレンジすれば、専門知識を習得できるうえ、選考でのアピール材料にもなります。

③コミュニケーション力

貿易事務は国内外、社内外問わず幅広い企業と人にかかわる仕事です。1つの業務を進めるにあたって数多くの人とかかわることになるため、コミュニケーション力が大きなアピールポイントとなります。

ビジネスの規模が大きい貿易事務では、認識の不一致があると大きな損失につながってしまうため、お互いの意見を理解し伝え合う能力が重要になります。

また、国外の企業が取引先の場合は、異文化への理解が必要になります。単に誰とでもすぐに打ち解けられる社交性ではなく、非常に高度なコミュニケーション力をもとめられるのが貿易事務の特徴です。

コミュニケーション力を効果的にアピールするための言い換え表現はこちらの記事で解説しています。

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自分の強みを見極めよう！ 貿易事務に向いている人の特徴

以下に貿易事務に向いている人の特徴を紹介します。自分の性格や強みと照らし合わせて、貿易事務として活躍していけそうか見極めてください。

計画性がある

貿易事務の仕事は幅が広く、厳密な期限が設けられている場合が多くあります。「◯月◯日までに手続きを完了させなければならない」といった仕事を確実に遂行するため、目標達成までの道筋を立てて行動する「計画性」が重要です。

加えて、貿易事務では複数の仕事を同時進行するマルチタスクが珍しくありません。複数の仕事を滞りなく進めるには、短期・長期のスケジュールを立て、優先順位を決める必要があります。

計画性がある人の特徴や言い換え表現はこちらの記事を読んでください。

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先読み力がある

計画性とよく似た特徴として、先読み力がある人も貿易事務に向いています。先読み力とは、今後起こりうる出来事を予測しながら行動する能力のことです。

貨物の輸送にかかわる貿易事務では、取引先の都合で変更を余儀なくされたり、天候の影響でトラブルが発生したりするケースがしばしば見られます。当初のプラン通りに進むとは限らないため、さまざまなパターンを予測しながら行動できる人が重宝されるのです。

慎重さのアピール方法や向いている仕事はこちらの記事で解説しています。

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几帳面である

輸入・輸出をスムーズにするための手続きや書類作成以外に、各種データの入力も貿易事務の重要な仕事です。貨物の数量や納期のデータを正確に入力するため、几帳面な人が向いています。

貿易事務に特にもとめられる几帳面さは、物を綺麗に整頓する能力というより、仕事を丁寧にミスなくこなす能力です。

細かい仕事や刺激の少ない仕事は誰しもいい加減になりがちですが、そうした仕事でも手を抜かず、きっちりとやり遂げる人が貿易事務に向いています。

4ステップで作成！ 貿易事務の志望動機の書き方を紹介

ここからは貿易事務の志望動機の書き方を紹介します。「志望理由→そのきっかけ→企業を選んだ理由→強みを応募先企業でどう活かせるのか」の4ステップを意識しながら、構成を考えてみましょう。

注意点として、「貿易事務を志望する理由」はしっかり説明できているものの、「なぜその企業の貿易事務なのか」が説得力に欠ける志望動機がよく見られます。各企業の強みやスタンスを理解し、その企業でないといけない理由まで考えておくのが重要です。

ステップ①なぜ志望するのかを明確にする

どんな業界・職種の志望動機でも、まずは結論から伝えるのがポイントです。その後に続く話の内容を採用担当が理解しやすいよう、なぜ貿易事務を志望しているのかを最初に伝えましょう。

結論を伝えるときの注意点は、余計なことまで長々と書きすぎないことです。長々とした文章は最も伝えたいポイントを読み取りづらくなるため、「◯◯の理由から、貿易事務を志望しました」と簡潔に伝えましょう。

志望動機をコンパクトにまとめるコツはこちらの記事を参考にしてください。

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ステップ②志望したきっかけを書く

結論を伝えた後は、志望したきっかけを書きましょう。貿易事務を志望した理由に具体的なエピソードを加えることで、さらに説得力を高める狙いがあります。

志望したきっかけを書く際、何から何まで語ろうとすると長くなりすぎてしまいます。エントリーシートに書き切れない話は面接で付け加えることを想定し、要点だけをうまくまとめるように心掛けましょう。

ステップ③企業を選んだ理由を述べる

「なぜ数ある企業の中からその企業を選んだのか」まで言及できると、オリジナリティのある志望動機になります。複数の企業を比較しながら研究を進めた結果、応募先企業の何に惹かれたのか、どんな点が自分に合うと感じたのかを伝えましょう。

企業を選んだ理由が見つからない人は、改めて企業理念や社風、強みとしている分野などを確認しましょう。共感できる点や魅力に感じる点が見つかれば、それが応募先企業を選んだ理由になります。

ステップ④自分をどう活かせるのかで締めくくる

最後に、入社後に自分がどんな形で貢献できるのかを伝えます。ただ入社したい熱意を伝えるだけでは、企業にとって採用のメリットがある学生か見極めづらいため、どんな能力をどんな場面で活かせるのかを伝えることが大切です。

貿易事務の志望動機では、語学力やPCスキルのような目に見える強みのほか、コミュニケーション力や計画性のような目に見えない強みもアピール材料になります。活かせる場面まで具体的に伝えられると、仕事への理解度をアピールでき好印象です。

【強み別例文5選】 貿易事務の志望動機例文を紹介

志望動機の書き方について学んだところで、次は志望動機例文を5つの強み別に紹介します。貿易事務に活かせるスキルや向いている人の特徴を踏まえたうえで、自分ならではの志望動機を作ってみましょう。

強みがなかなか見つからない場合は、言い換え表現をうまく使ってみてください。たとえば「計画性」は、「危機管理能力が優れている」「優先順位を考えられる」などと言い換え可能です。

①コミュニケーション力

②計画性

③先読み力

④几帳面さ

⑤貿易に関する知識

例文で解説！ 貿易事務の志望動機を書く際の2つの注意点

最後に、貿易事務の志望動機を書く際の注意点を紹介します。「待遇だけを理由に挙げる」「勤務地を重視する」など、どんな業界・職種にも共通するNG行為に注意するのはもちろん、貿易事務だからこそ気をつけるべきポイントがあります。

自分ではうまくアピールしたつもりが、かえってマイナスの印象につながらないよう、以下の2点に注意してください。

①語学力だけを志望理由にしない

貿易事務は語学力を活かせる仕事とはいえ、それだけを志望理由にしてもアピールにはなりません。仮にビジネスレベルの英語を使えたとしても、異なる文化や価値観に対する柔軟性がなければ、語学力を活かして活躍できるとは限らないためです。

英語力は前提としてアピールしつつ、なぜ貿易事務に興味を持ったのか、また貿易事務や企業でなければならない理由を盛り込むようにしましょう。

②華やかなイメージにとらわれない

「華やかな仕事」「何となくカッコいい」といったイメージを持つのは個人の自由ですが、それを志望理由にするのはNGです。貿易事務の仕事内容についてあまり理解していないと判断されてしまいます。

確かに貿易事務には華やかなイメージがありますが、実際には刺激の少ない仕事もあります。空想的な志望理由では採用担当者に「理想とのギャップを知ってすぐに退職してしまうかも」と危惧されるリスクがあるため、華やかなイメージにとらわれないようにしてください。

まずは業務理解から！ 自分らしい貿易事務の志望動機でアピールしよう

今回は、貿易事務の基本的な情報から志望動機を作成するコツまで紹介しました。貿易事務は語学力を活かしやすい仕事ではありますが、それだけを志望理由にしても他の学生との差別化点にはなりません。

ただ「語学力を活かせる仕事がしたいから」と伝えるのではなく、貿易事務の仕事内容や応募先企業の特徴、自分の強みをうまくかけ合わせて志望動機を作り上げていきましょう。そのために、まずは業務理解から始めることが大切です。