選考通過メールの完全マニュアル｜パターン別返信テンプレート付き

選考通過メールは24時間以内に返信することが鉄則

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生からよく、

「選考通過メールの返信の仕方がいまいちわからない」
「そもそも返信が必要な場合と不要な場合の区別がつかない」

といった質問を受けます。返信の仕方がわからなかったり、返信が必要か不要か区別がつかないとどうしても返信するまでに時間がかかってしまいますよね。

しかし、選考通過メールは24時間以内に返信することが鉄則になります。慎重になり後回しにしてしまう学生さんも中にはいると思いますが、返信が遅いことで企業担当者からの印象がマイナスになってしまう可能性もあります。 

この記事では、返信が必要な場合と不要な場合について解説しながら、選考通過メールの基本的な文章構成や送るうえでの注意点について詳しく説明していきます。

正しい選考通過メールの返信の方法を理解して、ビジネスメールでも役立つ基本を身につけましょう。

返信メールが必要な場合と不要な場合を把握しよう

選考に進むにあたり、まずメールの返信が必要な場合と不要な場合を把握することが重要です。

本来返信すべきメールを返しそびれてしまったり、返さなくても良いメールをわざわざ返して企業からの印象も悪くしてしまったら本末転倒ですよね。

選考を有利に進めるためにも返信が必要な場合と不要な場合をちゃんと理解しましょう。

返信メールが必要な場合

返信メールが必要な場合は企業側との次回選考の日程や内定後が多いでしょう。返信を忘れてしまうと次回以降の選考にも影響が出てしまう可能性もあります。返信メールが必要な場合をしっかり理解して、抜け漏れがないように必ず返信することを心掛けましょう。

ここでは返信が必要な場合を3つ紹介します。

選考の日程調整が必要な時

選考の日程調整メールをもらったら、自身のスケジュールを確認し、できる限り早く返信しましょう。企業側は複数の学生とスケジュール調整をしなければならないため、日程調整メールでは企業側から日程の候補日を提示されていない場合でも返信する必要があります。

日程を変更したい時

日程変更することで評価が下がることは基本的にはありません。しかし、対応の仕方によってはマイナスな印象を与えてしまう可能性があるので、返信メールは必ず送る必要があります。

また、選考の日程変更は一度調整いただいた日程をこちらの都合で変更依頼するため慎重におこないましょう。ここでは選考の日程を変更するときの3つの心得を紹介します。

具体的な日程変更時の対応についてはこちらの記事を参考にしてください。

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選考を辞退したい時

選考辞退において「辞退するのは気がひける」、「なにか言われそうで怖い」などなかなか返信するまでに時間がかかってしまう人も多いですよね。

しかし、仮に以後就活の中でその企業とやりとりをすることがなくても、選考を辞退する場合は必ず返信メールを送るようにしましょう。

企業側も選考過程で多くの時間を割いてくれています。そのため、連絡がないと企業だけでなく、最悪の場合学校や両親など他の方にも迷惑をかけてしまう恐れがあります。

選考辞退の連絡の際は、簡潔に辞退理由を伝え、面接の機会を与えてくれたことに感謝して、誠意を持って対応すると良いでしょう。

返信メールが不要な場合

返信の有無が直接的な合否にかかわることは基本的にはありませんが、事前に返信が不要なものについても知っておくと安心して担当者とやりとりができますよね。ここでは返信メールが不要なものを3つ紹介します。

求人サイトなどの自動返信メールの場合

自動送信メールとは、あらかじめ設定している定型文を自動で返信するメールのことです。

返信することで相手のチェックするメールが増えてしまったり、返信できないようになっているものも多いため返信が不要なケースが多いです。

まれに返信が必要な日程調整などの通常メールもあるので、必ず目を通しておきましょう。

返信不要との記載のあるメールの場合

メールの末尾などに「返信不要」と記載があるものに関して、返信は送らないようにしましょう。

返信することで「言われたことを守っていない」「確認不足」としてマイナスの評価をうけてしまう可能性もゼロではありません。企業からの指示はきちんと守りましょう。

不合格のメールの場合

不合格だった場合、メールの返信は必要ありません。担当者も選考を終えることを学生につたえることを意図としてメールを送っているため、更に返信を送っても見ていない可能性も高いでしょう。

押さえておきたい！ メール作成の基本

選考通過のメールの返信に限らず、メール文の基本の構成は押さえておきましょう。きちんとしたメールを作成することは社会人の基本です。

ここでは、構成の流れに沿ってそれぞれ何を書かなければいけないのか説明していきます。

件名

件名はメールを受信した人が何のことなのか一目でわかるように書くことを意識しましょう。具体的には「内容が分かるタイトル＋大学名・氏名」が理想の形です。

また、企業からメールに返信する場合は「Re:」をつけることで企業側も一目で返信メールとわかるので、件名は変えずに返信するようにしましょう。

本文

本文は相手に要件を簡潔に伝えるうえで重要です。そのためにも宛名、挨拶、要件、締めの言葉、署名の構成で書くことを心掛けましょう。

まずは本文中の各フレーズごとで何を書かなければ理解しましょう。

宛名

宛名には会社名、部署名、名前を入れます。省略はせず、必ず正式名称で記載しましょう。

会社名は前につく場合（前株）と後ろにつく場合（後株）があるので間違えないように注意が必要です。

また、部署名と名前は名刺やホームページ（HP）での情報があればそちらを参考にしましょう。

挨拶

宛名のあとに一行開けて挨拶文を書きましょう。基本的には「お世話になっています」や「ご連絡ありがとうございます」など状況に応じて使い分けることがポイントです。

続けて自分の名前を名乗ります。

「貴社の新卒採用に応募しています◯◯大学の◯◯と申します」など簡単な自己紹介を書きましょう。

要件

要件は内容を簡潔にわかりやすく伝えることが何より重要です。

そのためにもまずは最初に結論を書きましょう。必要に応じて改行や段落分け、分かりやすく、謙虚な言い回しを心掛けるとより良い文章になります。

締めの言葉

最後は「よろしくお願いします」で締めましょう。

さまざまな言い回しがあるので、まずは上記3つを抑えましょう。

署名

メールでやりとりをする際は必ず署名を付けましょう。企業側に本人であることを示すためにも重要です。主に名前、大学名、連絡先を記載しましょう。

返信メールを送る前に！ 5つの項目をチェックしよう

企業からマイナスな印象を受けないためにもメールのマナーを押さえておく必要があります。ここでは返信前に確認すべき5つのことについて解説します。

①返信時間帯を意識できているか

基本的には返信は早いに越したことはありません。そのため、まずは24時間以内に返信することを心掛けるようにしましょう。

そのうえで、できるだけ朝方や深夜帯での返信は避けて連絡をすると良いでしょう。営業時間外に連絡をしたからマイナス評価になるということはありませんが、できる限り相手がメールを受け取った相手に迷惑がかからないタイミングで送るようにしましょう。

企業にメールを正しい時間帯をより詳しく知りたい人はこちらの記事を参考にしてください

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②正しい文章構成で返信できているか

就活に限らずビジネスにおいても正しい文章構成でメールのやりとりをすることは重要です。

先程説明したメール作成の基本をもとに宛名、挨拶、要件、締めの言葉、署名の順でメールを作成できているか、読み手にちゃんと伝わるような構成や内容になっているか確認しましょう。

③正しい敬語が使えているか

という学生さんは多いのではないでしょうか。

しかし、敬語はビジネスマナーにおいて重要です。就活においても敬語の使い方で相手への印象が変わります。敬語の正しい使い方を覚えて必ず見返すようにしましょう。

より就活メールのマナーを知りたい人はこちらの記事を参考にしてください

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④件名はRe:のままで返信できているか

件名には「Re:」をつけて返信するようにしましょう。

「Re:」をつけて返信することで誰からのどんな返信メールなのか一目で判断することができます。

企業側には1日通して多くのメールが来ています。件名の気遣いは就活のみならず社会人のマナーとしても今後必要となってくるので覚えておきましょう。

⑤誤字脱字がないか

返信メールの作成が完了したら必ず文章を見返しましょう。誤字脱字があると企業側から

と不安視されてしまう可能性があります。

誤字脱字があったからといって不採用になるわけではないですが、面接前からマイナスな印象をもたれてしまってはもったいないですよね。常にベストな印象につなげるためにも減点されないように心掛けましょう。

困ったらこれ！ シチュエーション別返信メールテンプレート

ここまで選考通過メールの注意点や基本的な文章構成について説明してきました。選考通過メールの送り方ひとつで企業への印象は大きく変わります。

しかし、返信メールはシチュエーションによって書く文章が異なります。大体は理解できたけど、実際どのような文章を書いたらいいのかわからないという人もいるでしょう。

そんな学生は、これから紹介する文章を参考にしてぜひ返信メールを送ってみてくださいね。

書類通過した場合

書類通過だけの連絡で、「詳細については追って連絡します」といった趣旨のメールにも返信するようにしましょう。

ここでは改めて自己紹介とともに、選考通過に対してのお礼を伝えましょう。

日程調整する場合

選考通過メールで大事なことは、通過後の次回日程の調整です。

まずはお礼とともに次回選考に進みたい旨を伝えましょう。

ここでは企業側からのメールに対してこちらから日程を提示する場合と提示されて日程に対して返信する場合をそれぞれ紹介します。

こちらから日程を提示する場合

自分から提示する場合は必ず3つ以上の日時を提示することが原則です。

また、時間帯もできるだけ幅広く提示しましょう。

企業側も多くの学生と面接の日程があるため、日程の調整が難しい場合があります。そのため、文末に「候補日で調整が難しい場合は再度日程を調整する」という内容を書くと丁寧で好印象を与えることができます。

企業側から提示されている場合

企業側から提示された場合は提示された日時に対して、希望日時を簡潔に答えましょう。

また、提示された候補日の中でどれも調整がつかない場合はお詫びとともに調整が難しい旨を伝え、3つ以上可能な日時を提示しましょう。

日程変更する場合

日程変更のメールは先ほども説明したとおり

他の学生との日程もあるので、できる限り早く連絡することを心掛けましょう。

また、こちらの都合で変更を依頼しているので理由を簡潔に述べて、お詫びすることを忘れないようにしましょう。

辞退する場合

日程変更同様に辞退の意思が決まったら、できる限り早く返信することを心掛けましょう。

また、選考辞退を辞退する理由とともに感謝を伝えると良いでしょう。

選考通過メールの基本を押さえて就職活動を有利に進めよう！ 

選考通過メールのやりとりひとつとっても、企業は社会人としてのマナーが学生に身についているかを見ています。選考通過メールの送り方や文面で相手に与える印象は変わってきます。今回紹介した返信メールの注意点や作成の基本を押さえて、就職活動を有利に進めましょう。