就活用メールアドレスを作ろう｜印象を良くするコツとメリットを解説

就活用のメールアドレスは分けるのがベスト！　

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生からよく、

「就活用のメールアドレスは、今まで使用していたもので良いのでしょうか」
「就活用のメールアドレスを作りたいのですが、どんなものが適切かわかりません」

といった質問を受けます。就活を進めるうえではサイトへの登録、企業へのエントリー、OB・OG訪問などでメールアドレスが必須ですが、新しく作るとしたらどんなものが良いのか悩んでしまう人は多いのではないでしょうか。

実は、メールアドレス1つで企業からの印象が変わったり、就活を進める中で管理がしやすかったりと利点が多くあります。そのため就活用のメールアドレスは普段用と分けるのがベストです。

この記事では「就活用のメールアドレス作成に困っている」「適切な就活用のメールアドレスで企業に良い印象を持ってもらいたい」と考えている学生の皆さんのために、就活用のメールアドレスについて詳しくお伝えしていきます。

就活用と普段用のアドレスを分けた方が良い理由

就活をする際は普段用のアドレスとは別のアドレスを用意するのがおすすめです。まず普段用と同じメールアドレスを使用すると、大事なメールを見落としてしまいがちですし、使用するメールアドレス次第では企業が覚えやすいため、良い印象につながる可能性があります。

またビジネスマナーを意識したときに、社会人として問題のないメールアドレスを使用することが大事になってくるからです。

それでは、それぞれ詳しくお伝えしていきます。

①企業からのメールを見落とす可能性があるから　

就活において、企業からのメールを見落とすことは避けたいですよね。さまざまなサイトに登録しエントリーをしていると、毎日大量にメールが届きます。そのため普段用のメールアドレスを使用していると、就活に関係のないメールと混在してしまい大事な情報を見逃してしまう可能性があります。

②採用担当者が覚えやすいアドレスに設定した方が良いから

就活は、メールの受け取りだけでなく企業の担当者やOB・OGなどと、連絡を取り合う機会も多く、メールアドレスは名刺代わりとなり、自分自身を表しているということになります。

そのためメールアドレス次第では企業の第一印象を良くすることも可能です。意味のわからない文字や数字の羅列、好きな芸能人の名前などを使用していると、場合によっては不信感につながってしまいます。

採用担当者としては、覚えやすくかつシンプルなメールアドレスを使用している人の方が好印象ですし、ビジネスマナーをしっかり守れているという良い印象になります。

小さなことの積み重ねが、就活での成功を手に入れる一歩となることを覚えておきましょう。

就活中に押さえておきたいマナーはこちらで解説しています。

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③ビジネスの場ではメールアドレスを分けるのが常識だから

就活はビジネスの場であるため、ビジネスマナーとしてメールアドレスはビジネス用と私用で分けるのが常識です。プライベート感があるメールアドレスは、社会人としてふさわしくありません。

就活を始めたばかりの人は、ビジネスマナーといわれても、もしかしたら良くわからないと思うかもしれません。ただこれからビジネスパーソンとして社会に出て活躍していくためにも、早い段階でビジネスマナーを身に付けることは大切なことです。

また選考が進んだときに、プライベート感があるメールアドレスを使用していることで、悪い印象を採用担当者に持たれてしまう可能性があります。

上記を踏まえ、ビジネスと私用のメールアドレスは分けて就活を進めましょう。

就活にてメールを用いる場面の一つとして「お礼メール」があります。様々なパターンのお礼メールがありますので、ぜひ参考にしてみてください。

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就活用のメールアドレス作成時に押さえておきたいこと

就活用のメールアドレスを分けるべき理由について、詳しくお伝えしてきました。では実際に作成する際に押さえるべきポイントを解説していきますね。

大学メールかフリーメールがおすすめ

就活に使用するメールアドレスは、大学メールかフリーメールを使うのがおすすめです。

大学メールは、アドレスの新規作成の必要がありません。また大学在籍の証にもなるため信用度も高く、採用担当者にどこの大学の学生からのメールか一目で伝えることができます。そのため大学メールは企業にマイナスのイメージを持たれることはないでしょう。

フリーメールはすぐに作成することができ、スマートフォンと同期しやすいため、どこにいてもメールを確認することができますし、スケジューリングも効率良くおこなえます。

大学メール　

大学メールは、大学から発行される@大学名.ac.jpのメールアドレスのことです。大学名がメールアドレスに記載されていることが特徴で、大学在籍の証明にもなります。大学メールは、新規作成の必要がなく、すぐに使用することができます。

採用担当者からすると、大学名が入っていることは信頼度が高いといえますし、どこの大学の学生からの連絡なのかパッと見てわかるという利点があります。またメールアドレスで在籍証明をすることで自分の所属を相手に伝えられ、ビジネスマナーを意識したときに、良い印象につながります。

まれに企業側から大学メールの使用を求められるケースがありますので、普段から使い慣れておくようにしましょう。

Gmail

フリーメールを使用する場合は、使いやすく、容量の大きいGmailがおすすめです。

Gmailは無料のメールアドレスで、すぐに作成することができますし、スマホでも管理がしやすいです。就活では毎日大量のメールが届くため整理が大変になりますが、Gmailはフォルダ分けやタグ付け機能がついているので、メール確認の優先順位がつけやすいです。

またスケジュール管理もしやすいので、大切なタスクを見逃さず就活を進めることができます。スケジュール管理は、ビジネスパーソンとしての基本であり、ダブルブッキングや遅刻などないようにGmailを活用し就活を進めていきましょう。

スマホキャリアメールは避けた方が無難

携帯会社のメールだと一度に送れるデータに上限があり、受け取る際に制限がかかるため、不都合が生じる可能性があります。そのためスマホキャリアメールは使用を避けた方が無難といえるでしょう。

企業から必要なデータが送られてきたときに受信できなかったり、こちらから応募書類などの書類を送った際に届かなかったり、などと採用担当者に余計な手間をかけさせてしまう可能性があります。

採用担当者とのやり取りがスムーズにおこなえず、負担をかけてしまう可能性があるため、スマホキャリアメールの使用は避けた方が無難です。

就活で大学メールとGmailを使うメリット

就活で使用するメールアドレスは、大学メールかフリーメールがおすすめとお伝えしてきました。それでは、就活で大学メールとGmailを使うメリットとはどんなところなのでしょうか。

詳しくはそれぞれ後述しますが、限られた時間の中で他の学生と差をつけていくためにも、たかがメールアドレスと思わず、メリットを理解しうまく活用していきましょう。

就活は、やるべきことがたくさんあるので、スケジューリングとタスク管理をストレスなくおこなえるようにし、少しでもスムーズに進められるよう環境を整える努力もまた必要なことといえます。

大学メールのメリット

大学メールを使用するメリットは、2つあります。

どこの大学の生徒か一目でわかる

メールアドレスは名刺代わりといえるため、大学名が記載されていることで、採用担当者にどこの大学の学生か把握されやすいという面もあり、ビジネスマナー的にも適切なメールアドレスといえます。

また、昨今の企業は、PCのセキュリティ面を強化しているため、大学のメールアドレスであれば、どこの大学か一目でわかるため、安心してメールを開封することができます。

採用担当者としては、毎日大量にメールが届くので、優先順位をつけてメールを確認していく必要があります。その中で自分をアピールしていくためにも、大学名が記載されているメールアドレスを使用してどこの大学の学生か一目でわかるようにしておきましょう。

新しくフリーメールを作成する必要がない

大学メールは、@大学名.ac.jpのメールアドレスで、入学時に全学生に発行されるため、新しくフリーメールを作成する必要がありません。大学メールは就活が始まる以前から使用している人も多いと思いますので、使い慣れているメールアドレスを使用することができます。

フリーメールを新しく登録することで、多少の手間と、新しく仕様を覚える必要があります。大学のメールを使い慣れているのであれば、新しく使い方を覚える必要もなく、すぐに使い出すことができますし、手間がかかりません。

Gmailのメリット

Gmailはファイル添付の容量が大きいため、企業から資料を共有された場合も問題なく使用ができます。またGmailはどの端末でも同期すれば使用が可能なので、便利といえますし、googleカレンダーやgoogleドライブと連携することでスムーズにスケジュール管理をおこなうことができます。

またGmailはセキュリティ面でも品質が高く、安全に使用できるといった面で採用担当者の信頼につながるでしょう。わからないドメインだと不安感を持たれてしまいかねませんので、ビジネスマナーの一環としてセキュリティ面にも十分留意しましょう。

ファイル添付の容量が大きい

Gmailの容量は15GBあり、大容量であることが特徴です。メールの送受信は、50MBまで可能となっており、メールデータの保存も15GBまでできます。要するに就活中に容量不足になることはないということです。

就活は、サイトや企業から大量のメールが日々送られてきます。企業とのやり取りをする中で、書類や資料が添付されていたり、こちらから応募書類を送ったりすることがあります。

そういったときに、容量が小さいことでメールを受信できないといった不都合が生じてしまいます。回避するためにもファイル添付容量の大きいGmaiを使うと安心でしょう。

どの端末でも確認できる

Gmailはどの端末でも同期することでメールを確認することができます。いつでもどこでも自身のスマホやタブレットを使用し、メールを確認できることで、就活をより効率的に進めることができます。

就活中は、毎日一定数のメールが届くため、メールをうまく処理する能力が必要になります。企業からの大切なメールを見逃さず、すぐに返信することで信頼感も高まっていくでしょう。

就活は説明会や面接など外に出ることも多いので、インターネット環境さえあればいつもメールの確認ができる状態にしておくことで、時間を有効活用することができます。

また通知設定をしておくことで、メールを見逃すことを回避できますので、忙しい学生にとって嬉しいポイントとなりますよ。

googleカレンダーやgoogleドライブと連携できる

たとえば、企業からメールで届いた予定をそのままgoogleカレンダーに入れてしまえば、スケジュール管理が容易ですし、忘れることもありません。

また企業から送られてきた資料をgoogleドライブで一括管理することもできます。どちらもPCだけではなく、スマホやタブレットでも操作ができ、とても便利です。

セキュリティの品質が高い

Gmailはセキュリティ面でも品質が高いといわれており、セキュリティレベルを強固にする機能も整っています。採用担当者はウイルス感染の可能性があるため、セキュリティ管理がしっかりおこなわれているメールアドレスからの連絡のみを受け取ると考えて良いでしょう。

そのため、就活で使用するメールアドレスはセキュリティの品質が高いGmailを使うことがおすすめと言えるでしょう。

就活で大学メールとGmailを使うデメリット

就活で使用するメールアドレスは、大学メールかGmailがおすすめである一方で、それぞれのデメリットもあるのは事実です。

大学メールは、ファイルの容量に制限があったり、スマホやタブレットに同期できない可能性があります。また卒業後は使用できないという点も挙げられます。また、Gmailは自身でメールアドレスを考えたり、迷惑メール設定やフォルダ分けをおこなったり、使い方を覚えていく必要があります。

では、それぞれのデメリットを詳しく見ていきましょう。

大学メールのデメリット

大学メールを使用するデメリットとしてまずは添付できるファイルの容量が小さい場合があるということが挙げられます。

容量が限られることで重たいファイルなどの資料のやり取りがスムーズにおこなえないことで、採用担当者に余計な労力をかけさせてしまう可能性があります。また携帯電話やスマホでメールの確認ができない場合があるため、PCがないとメールをチェックできないのは、時間のロスにつながる恐れがあります。

さらに、大学メールは大学在籍の証にもなるため、卒業すると同時に使用ができなくなってしまいます。そうなると今までの企業とのやり取りを確認できなくなってしまいます。

添付できるファイルの容量が小さい場合がある

ファイル容量が小さいと、企業から添付ファイルの大きいメールを受信ができず、またこちらから容量の大きいものを送ることができないということです。また就活は複数のサイトに登録したり、企業とのやり取りが増えたり、加えて就活以外の大学からの情報もメールで届くため、情報整理も大変ですし、さまざまなメールが増えて容量をどんどん使ってしまいます。

携帯電話やスマホで確認できない可能性がある

就活はやることが多く、毎日とても忙しいです。就活以外にも勉強もアルバイトもこなしながらうまくスケジュール管理して進めていく必要があります。

携帯電話やスマホなどは手軽にいつでも使用できるため、スピーディにメールの確認をしやすいです。裏を返せば、PCでしかメールを確認できないとなると、隙間時間を活用できなくなってしまい、スピードが遅くなってしまうということです。

採用担当者としても、レスポンスの早い学生の方が、本気度が伝わってくるため良い印象を持つでしょう。大学メールを使用する場合は、携帯電話、スマホで使用できるか確認してからにしましょう。

卒業後は使用できない

大学メールは、大学に在籍している学生に発行されるメールアドレスのため、卒業した段階で使えなくなってしまいます。そうすると就活中にやり取りしていた企業とのメールはすべて読めなくなってしまいます。

就活中にお世話になった人や、必要な情報として残しておきたいと考える人は、卒業までに自身のキャリアメールかフリーメールに転送しておく必要があります。

Gmailのデメリット

Gmailはアドレスを自分で考えるため、メールアドレス次第では採用担当者に悪い印象を持たれてしまう可能性があります。また自身で新しく登録をし、迷惑メールや独自の振り分け設定をおこなう必要もあります。

就活では複数のサイトに登録したり、企業とのやり取りをしていくうちに、どんどんメールが増えていきますので情報整理が鍵になってきます。初期設定のままだと、すべてのメールを確認する必要があり、時間もかかってしまいます。そのため自分自身で使いやすいようにアレンジしていく必要があります。

わかりやすいメールアドレスを考えないといけない

Gmailアドレスは、他と被っていなければ自分で決めることはできますが、だからといって自分の好きなメールアドレスに設定すべきではありません。あくまでもビジネスで使用するということを忘れてはいけませんし、わかりやすいメールアドレスをしっかり考える必要があります。

採用担当者は、自分の趣味や好きなものが入っているプライベート感満載のメールアドレスを見ると「この学生は大丈夫かな？」と思われる可能性もありますし、無意味なアルファベットや数字の羅列も適当さが伝わってしまい、悪い印象につながる可能性があります。

そうならないためにも、メールアドレスはわかりやすくかつ真面目さが伝わるように作成する必要があるので注意しましょう。

迷惑メール設定や独自の振り分け設定をおこなわなければいけない

Gmailは、セキュリティレベルも高く機能性が優れている分、システム上で受信メールが迷惑メールかどうかの判断をおこなっています。そのため企業から送られてきたメールが自動で迷惑メールのフォルダに入ってしまう場合があります。

もし迷惑メールとして判断されフォルダに入ったままになってしまうと、重要なメールを見逃してしまい選考に悪影響が出てしまう可能性も十分あり得るでしょう。

就活用のメールアドレスで企業からの印象が良い例を押さえよう

就活用にメールアドレスを用意した方が良い理由や大学メール・Gmailを使ったほうが良いことは理解できたのではないでしょうか。ただ、単に大学メール・Gmailを使えば良いということではなく、メールアドレスの内容にも気を付けなければなりません。

ここからは就活用のメールアドレスで企業からの印象が良いものとはどんなものなのか説明していきます。

アドレスに名前が入っているもの

メールアドレスは、シンプルに自分の名前を入れて作成をしましょう。採用担当者としてもメールアドレスに名前が入っていると一目でわかりますし、印象も良いです。

基本的にメールアドレスに使用できる文字は、半角英数字と半角記号のみで、全角は使用できないので注意しましょう。また、半角記号も使用できないものがあるなど制約もあるため、シンプルに「.」「-」「_」を使用すると良いでしょう。

メールアドレス例

すでに他の人が使用している場合は、ドットの位置を工夫して登録をしてみましょう。

作成したメールアドレスは、企業の説明会に参加した際に、手書きで書くことを求められる場合があります。名前が入っているシンプルなアドレスは覚えやすいですし、採用担当者も入力するときにミスが起きにくいです。

また、メールアドレスを入力したり、記入したりする機会が増えたときに、複雑でわかりにくいメールアドレスはストレスになる可能性があります。

わかりやすい適切な長さのもの

自分の名前が他の人と被ってしまいそうだと思う人は、名前+生年月日のメールアドレスにしましょう。普段用ではないので、誕生日が入っていても問題ないでしょう。大切なことは、わかりやすく適切な長さのメールアドレスを作成するということです。

前述した通り、就活中にメールアドレスを手書きで書く機会は多いです。説明会に参加し、書類に必要事項を記入する際に、メールアドレスが長く覚えられず、わざわざカバンからスマホを取り出して書き写すのはマナーとしてあまり良くありません。

そのためメールアドレスはわかりやすく適切な長さで、名前のもしくは名前+生年月日で準備をしましょう。

メールアドレス例

このように名前+生年月日にすることで、シンプルでわかりやすく適切な長さのメールアドレスを作成することができます。名前と生年月日を使用すれば、忘れることはないので、企業に記入を求められた際に、とどこおりなく対応ができるでしょう。

就活用メールアドレスを作成する際の注意点

メールアドレス作成の際の注意点を理解しておくことで、作成に迷うこともありませんし、常識のあるメールアドレスを作成することが可能です。

注意点を理解せずに非常識なメールアドレスを使用していると、場合によっては企業側から面接などで突っ込みが入る可能性もあります。それを避けるためにも注意点をよく理解しておきましょう。

意味のない文字列は避ける

初期設定の意味のない文字が羅列されたメールアドレスを使用するのは避けましょう。意味のないアドレスは、手書きで記載した際に読みにくく、入力のミスが生じやすいです。

さらに、意味のない羅列のメールアドレスが送られてきた場合、企業側はスパムと勘違いしメールを開かない可能性が高いです。たとえメールを読んでもらえたとしても、ビジネスマナーのない学生という印象を持たれてしまう可能性があります。

就活を成功させるためにも、メールアドレスに意味のない文字列は使用せず、細部に気を配り、真面目さや誠実さをアピールしましょう。

プライベート感が強いアドレスは避ける

就活は、あくまでもビジネスであり、自分らしさをアピールする場所ではないため、プライベート感が強いアドレスの使用は避けましょう。

採用担当者は、個人を押し出しているメールアドレスに対して、遊び感覚で就活をしているのかという印象を持ちます。面接時に真剣さをアピールしたとしても、ふさわしくないメールアドレスを使用している人物に対してポジティブな印象を持たない可能性が高いです。

メールアドレスは名刺代わりとお伝えした通り、ビジネスシーンに使用するのに相応しいものに設定していきましょう。

長すぎるメールアドレスは避ける

就活用メールアドレスを作成する際の注意点の最後は、長すぎるメールアドレスは避けるべきという点で、メールアドレスはシンプルに自分が覚えられる長さに設定するのがベストです。

説明会などで企業からメールアドレスを求められる機会は多く、その都度手書きをする必要がありますが、長いと覚えられませんし書くのも大変です。メールアドレスが長く複雑になる程に、企業側が入力する際にミスが生じる可能性が高くなります。

細かなミスを回避するためにも、長すぎるメールアドレスは避けましょう。

就活用のメールアドレスを最大限活用するためのポイント

それでは、最後に就活用のメールアドレスを活用する際のポイントをお伝えします。ここで紹介するちょっとしたポイントを実行することで、就活を効率的に進めることが可能です。

ぜひ活用できるものはうまく取り入れて進めていきましょう。

「表示名」を設定しておく

メールアドレスの設定で、送信者の表示名を変更することが可能なので、大学名+名前に設定をしておきましょう。採用担当者は、毎日大量のメールが送られてくるため、どこの誰からのメールなのか一目でわかると、とても助かります。

ただ、表示名は採用担当者が見るため、不適切な名前にしないように気を付けてください。メールアドレスの作成と同様、ビジネスマナーを守る意識を持って設定をおこなっていきましょうね。

「署名」を登録する

就活は、企業とのやり取りの多くをメールでおこなうため、署名を登録しておくととても便利です。

署名とは、差出人の名前や連絡先をまとめたもので、メール本文の最後に記載をおこなうものです。毎回情報を入力するのではなく、テンプレートとして1回作成し、設定してしまえば、メールに自動で入るようになります。

メールのマナーの1つなので、学生のうちに使い方を覚えてしまいましょう。採用担当者も署名があることで、誰から送られてきたメールか一目瞭然ですし、マナーを守れている学生と良い評価につながります。

振り分け設定をする

就活は、サイトや企業からメールが毎日大量に届くため、振り分け設定をおこなっておくと管理が楽になります。登録したサイト毎や企業別にフォルダ分けをするなど、使いやすくなるようにアレンジをしていきましょう。

就活メールは少しでも確認しない日があるとメールが溜まってしまい、大事なメールを見逃してしまうことにつながる可能性があります。ビジネスマナーとしてメールの返信は、なるべく早くおこなうべきですし、情報をタイムリーにキャッチアップすることも大切です。

フラグやスターを設定する

繰り返しになりますが、就活は毎日大量のメールが届くため、メールをどう処理するのかが重要になります。そこで振り分け設定とは別に、フラグやスター設定もおこないましょう。

第一志望の企業や選考が進んでいる企業など大切なメールは絶対に見逃してはいけないので、必ずフラグやスター設定をその都度おこないましょう。その他に、フラグやスター設定をしておくことで、探したいメールも検索機能で簡単に見つけることができますよ。

就活用のメールアドレスを活用して印象アップを目指そう

就活用メールアドレスを作成するメリットと印象アップにつながるコツをお伝えしてきました。使用するメールアドレス次第で、採用担当者が受ける印象ががらりと変わってしまうため、良いメールアドレスを作成し印象アップを目指していきましょう。

就活は些細な差で結果が変わることがあります。一つひとつ丁寧に真面目に進めていけば求める結果を得られます。この記事を読んだだけで満足するのではなく、是非自身にとって良いメールアドレスを作成し、内定を勝ち取っていきましょう。