知らないと損するキャンセルメールのビジネスマナー｜例文付きで解説

ビジネスマナーを理解して選考のキャンセルメールを送ろう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「選考をキャンセルするにはどんなメールを送ればいいですか？」
「自分の送るメールがビジネスマナー的に良いのかわかりません」

こんな声を学生からよく聞きます。学生の頃は、会社とのメールでのやり取りはほとんどしないため、キャンセルのメールを送る際、企業に「不快な気持ちを抱かせるんじゃないか」というような不安を抱くのは頷けます。この記事では、選考をキャンセルするメールを送る際のビジネスマナーや注意点を解説していきますね。

大前提！ 選考キャンセルをする際は無断欠席は絶対にやめよう

せっかく企業から選考に進めてもらえたにもかかわらず、「もう入社する気はないから」と無断欠席するのは絶対にNGです。

その会社には入社しなかったとしても、同じ業界や業種であれば将来的に一緒に働く可能性はゼロではないです。そうなった場合、自分自身働きづらさを感じるでしょうし、入社した会社にも迷惑をかける形になるので、最低限のマナーとしてキャンセルする際は、必ず一報をいれるようにしましょう。

キャンセルメールを送る際の注意点

誰しもさまざまな事情で、やむを得ず、企業の説明会や選考をキャンセルするときがあるでしょう。そこで、説明会や面接のキャンセルメールを送るときは、基本的なマナーを守り、失礼にならないようなメールを送るために今から説明する3つに注意しましょう。

キャンセルの意志が固まり次第すぐに連絡する

企業の選考をキャンセルすることが決まった時点ですぐに連絡をするようにしましょう。企業も多忙な中で、学生との日程調整をしてくれています。連絡スピードが早いだけで、本来自分が参加する予定だった時間帯に他の候補者の選考を入れることができたりするので、企業の採用活動の工数を考慮し、なるべく早く連絡を入れるようにしましょう。

文中でのあいまいな表現は避ける

メールでキャンセルをする場合、あいまいな表現は避けましょう。企業側もメールを確認したとき、あいまいな表現だと、企業側から再度確認の連絡をしなければいけません。

たとえば、文面の意味は「辞退をしたいのか」「日程変更を希望なのか」あいまいな表現だと、企業側に確認の手間や時間をかけてしまいます。せっかく選考に進んだ企業との予定ですから、キャンセルの連絡を入れることに少し抵抗がある気持ちもわかりますが、無駄に企業側を悩ませないためにも、あいまいな表現は避けるようにしましょう。

急なキャンセルの場合は電話を掛ける

企業との予定をキャンセルする場合、基本的にはメールで連絡をしますが、緊急で伝えたいことがある場合や当日にやむを得ずキャンセルする場合などは、電話で連絡するのが良いでしょう。ただ、電話で連絡する場合も何時に掛けてもいいというわけではありません。企業側も確認がしづらい「始業時間間際の時間」「昼休みの時間」「終業時間間際の時間」はできるだけ避けるようにしましょう。

キャンセルメールを書く時に盛り込むべき6つの要素

キャンセルをする際の、注意点を踏まえて、キャンセルメールを書くときには、今から説明する6つの要素を入れるようにしましょう。文章が完成したあともすぐには送らず、失礼がない文章になっていないかなどチェックして送信するようにしましょう。細かい文章表現などにも気をつけて、せっかく日程調整をしてくれた企業に配慮あるメールを送りましょう。

①件名

キャンセルメールでは件名から、簡潔にどういう用件についての連絡なのか工夫して書くべきです。

採用担当者は毎日の難十通ものメールを受信しており、件名だけをみて、メール返信をする優先順位を変えたりします。

友人や家族とのメールのやり取りに慣れてしまって、件名を付けることを忘れてしまう学生もときどきいますが、担当者にメールが届いていることも忘れられる可能性があるので、必ずつけるようにしましょう。

②宛先

③自分の名前と大学名

④選考に対する感謝

⑤キャンセルを伝える内容

本文では、先ほど説明したようにあいまいな表現は避け、選考をキャンセルする旨とその理由を簡潔に伝えましょう。

⑥署名

送信したメールに署名をつけることは必須のビジネスマナーです。署名がないとそのメールが本当に本人から送られてきているのか不審に思われることもあるでしょう。

署名には「名前」「大学名」「学部名」「電話番号」「メールアドレス」を記載しておきましょう。逆に、ゼミ名やサークル名は就職活動のメールの署名には特に記載がなくても良いです。

社会人としてメールでやり取りする際は、署名をつけることは基本中の基本です。この就職活動の時期から習慣づけておきましょう。

キャンセルメールを送る直前に確認すべき3つのこと

キャンセルメールに盛り込むべき点は把握できたと思います。ただ、送る前に一度確認しておきたいことが3つあります。就職活動中は、他の選考や学業などと同時に進める必要があるので、あまり細かい確認もせず勢いでメールを送ってしまう方も多いようです。

これから説明することメール送信の前に一度立ち止まって、確認することで大きなトラブルや将来起こりうる大きな後悔を避けることもできますよ。

①本当に選考継続の意志はないのか

基本的に一度辞退をしてしまった企業は、再度受けることが難しいことが多いです。そのため、キャンセルメールを送る前に自分の中で、現状の他社選考状況や志望度の優先順位などを確認しておくと良いです。

内定が出ても確実に入社しないとわかっている企業は早めにキャンセルのメールを送っても良いですが、少々迷っている場合は、キャンセルメールを送る前に「選考の日程変更ができないか」などの連絡を入れてみましょう。すべての企業ではないですが、日程変更に応じてくれる企業も中にはありますよ。

企業からありがたく次回選考の案内をもらえた1人という自覚をもって、意思決定をしましょう。将来的に「あの時選考辞退しなければよかった」などの後悔なく済みます。

➁メールの文面に誤字脱字がないか

企業にメールを送るときの基本ですが、誤字脱字がないかは必ず確認しましょう。名前やキャンセルをする選考日時に間違いがあると、企業側を混乱させかねません。

特に応募数の多い人気企業の担当者は何百人、何千人もの応募者のなかから、一人の学生を確認する形になります。再確認の時間を取らせないためにもメールを作成したら、もう一度文面を見返す癖をつけておくと社会人になったときにも役立ちますよ。

③サイト上にキャンセルできるフォームがないか

企業によって異なりますが、企業のサイト上で選考をキャンセルできるフォームがたまにあります。そのフォームを記入し、キャンセルをすることができた場合、再度キャンセルメールを送る必要はありません。

企業も手続き工数を削減するという意図をもって、こういったフォームを用意しています。何度も言いますが、工数をかけさせないことも企業側への配慮ですからね。メールを送る前にサイトにキャンセルフォームがないか一度確認するのをオススメします。

シーン別に解説！ キャンセルメールの例文

キャンセルメールを送るときの注意点、書き方、確認事項など理解したうえで、実際にキャンセルメールを書く機会ができたら、ぜひ今から説明するシーン別の例文を参考に文章を作成してみてくださいね。チャットアプリが普及し、あまりメールのやり取りをすることが少ないので、細かい表現に気をつけつつ、丁寧なキャンセルメールを作成しましょう。

体調不良の場合

体調不良の場合、自己管理不足も認めたうえで、丁寧に辞退の旨を伝えましょう。もし、体調不良とはいえ、志望度の高い企業なのであれば、キャンセルメールを送る前に、日程変更ができないかという旨の連絡をしてみるのも一つの手ですよ。

面接前に体調不良になった場合、こちらの記事もセットで見ておきましょう。

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身内の不幸があった場合

身内の不幸は、本人にもかなりショックを感じ、連絡することを忘れてしまう学生もときどきいます。ただ、せっかく時間を取ってもらっている企業への最低限のマナーとして、キャンセルの連絡はするようにしましょう。

他社との選考が重なった場合

他社の選考を優先することを企業に言いづらい場合は、一身上の都合を理由にするのが一般的です。他社と同時並行で選考を進めている場合、他社と日程が被ってしまうことはよくあります。そのときのために自分の中での志望順位を常に更新しておくとスムーズに意思決定できますよ。

当初の印象からミスマッチを感じた場合

自己分析や面接を通して、自分にあわないと感じた場合は、辞退理由として正直に伝えましょう。ただ、企業をけなすようなことはしてはいけません。貴重な時間を割いてくれた企業への感謝をこめて、お詫びの言葉を述べましょう。

他社への入社を決めた場合

他社から内定をもらい、入社の意志を固めた場合、面接を受ける必要はありません。また、自分が辞退したことで、面接の枠が1つ空き、他の学生の選考に充てることもあります。他の学生と企業のマッチングの機会を妨げないためにも、他社の内定承諾をしたらすぐキャンセルメールを送るようにしましょう。

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当日やむを得ず電話でキャンセル連絡する場合の例文

電話で選考のキャンセルをするときは、「始業時間間際」「昼休み中」「終業時間間際」は避けるようにしましょう。企業によっては辞退理由を深堀りされるかもしれませんが、素直に答えるのが無難です。ただ、どうしても言いたくないという理由がある場合は、「申し訳ありませんが、回答を控えさせてください」と丁寧に伝えましょう。

企業への電話で失敗したくない方は、ぜひこちらの記事を参考にしてみましょう。

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