知らないと損するキャンセルメールのビジネスマナー|例文付きで解説

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    根岸 佑莉子

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コラムの目次

  1. ビジネスマナーを理解して選考のキャンセルメールを送ろう
  2. 大前提! 選考キャンセルをする際は無断欠席は絶対にやめよう
  3. キャンセルメールを送る際の注意点
  4. キャンセルの意志が固まり次第すぐに連絡する
  5. 文中でのあいまいな表現は避ける
  6. 急なキャンセルの場合は電話を掛ける
  7. キャンセルメールを書く時に盛り込むべき6つの要素
  8. ①件名
  9. ②宛先
  10. ③自分の名前と大学名
  11. ④選考に対する感謝
  12. ⑤キャンセルを伝える内容
  13. ⑥署名
  14. キャンセルメールを送る直前に確認すべき3つのこと
  15. ①本当に選考継続の意志はないのか
  16. ➁メールの文面に誤字脱字がないか
  17. ③サイト上にキャンセルできるフォームがないか
  18. シーン別に解説! キャンセルメールの例文
  19. 体調不良の場合
  20. 身内の不幸があった場合
  21. 他社との選考が重なった場合
  22. 当初の印象からミスマッチを感じた場合
  23. 他社への入社を決めた場合
  24. 当日やむを得ず電話でキャンセル連絡する場合の例文
  25. 選考のキャンセルは誰にでもある! メールは企業への配慮をして丁寧に送ろう

ビジネスマナーを理解して選考のキャンセルメールを送ろう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。
                                               「選考をキャンセルするにはどんなメールを送ればいいですか?」
「自分の送るメールがビジネスマナー的に良いのかわかりません」

こんな声を学生からよく聞きます。学生の頃は、会社とのメールでのやり取りはほとんどしないため、キャンセルのメールを送る際、企業に「不快な気持ちを抱かせるんじゃないか」というような不安を抱くのは頷けます。この記事では、選考をキャンセルするメールを送る際のビジネスマナーや注意点を解説していきますね。

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大前提! 選考キャンセルをする際は無断欠席は絶対にやめよう

せっかく企業から選考に進めてもらえたにもかかわらず、「もう入社する気はないから」と無断欠席するのは絶対にNGです。

その会社には入社しなかったとしても、同じ業界や業種であれば将来的に一緒に働く可能性はゼロではないです。そうなった場合、自分自身働きづらさを感じるでしょうし、入社した会社にも迷惑をかける形になるので、最低限のマナーとしてキャンセルする際は、必ず一報をいれるようにしましょう。

キャンセルメールを送る際の注意点

キャンセルメールを送る際の注意点

誰しもさまざまな事情で、やむを得ず、企業の説明会や選考をキャンセルするときがあるでしょう。そこで、説明会や面接のキャンセルメールを送るときは、基本的なマナーを守り、失礼にならないようなメールを送るために今から説明する3つに注意しましょう。

キャンセルの意志が固まり次第すぐに連絡する

企業の選考をキャンセルすることが決まった時点ですぐに連絡をするようにしましょう。企業も多忙な中で、学生との日程調整をしてくれています。連絡スピードが早いだけで、本来自分が参加する予定だった時間帯に他の候補者の選考を入れることができたりするので、企業の採用活動の工数を考慮し、なるべく早く連絡を入れるようにしましょう。

文中でのあいまいな表現は避ける

メールでキャンセルをする場合、あいまいな表現は避けましょう。企業側もメールを確認したとき、あいまいな表現だと、企業側から再度確認の連絡をしなければいけません。

たとえば、文面の意味は「辞退をしたいのか」「日程変更を希望なのか」あいまいな表現だと、企業側に確認の手間や時間をかけてしまいます。せっかく選考に進んだ企業との予定ですから、キャンセルの連絡を入れることに少し抵抗がある気持ちもわかりますが、無駄に企業側を悩ませないためにも、あいまいな表現は避けるようにしましょう。

急なキャンセルの場合は電話を掛ける

企業との予定をキャンセルする場合、基本的にはメールで連絡をしますが、緊急で伝えたいことがある場合や当日にやむを得ずキャンセルする場合などは、電話で連絡するのが良いでしょう。ただ、電話で連絡する場合も何時に掛けてもいいというわけではありません。企業側も確認がしづらい「始業時間間際の時間」「昼休みの時間」「終業時間間際の時間」はできるだけ避けるようにしましょう。

キャリアアドバイザーコメント

高橋 宙

高橋 宙プロフィール

誠意をもって対応する気持ちを忘れないようにしよう

当然ながら、いくらすぐに連絡をしなければいけないからといって「キャンセルします」のみの簡潔すぎるメール文章はご法度です。メールに盛り込むべき内容については、これから詳しく説明していきますが、急いでいるときこそ適切なマナーを忘れないようにしましょう。

また、電話をかけるときには担当者が不在だったからもう連絡をしなくていい、など自分の判断で対応をすることは避けましょう。担当者が不在であった場合には別途メールを送信するなど、確実に担当者にキャンセル連絡が届くように行動をするようにしてください。

人に断りを入れるということは誰しもあまり好んでおこなうことではありません。しかし、働き始めてからも交渉の場などでこのような場面は必ず発生します。だからこそ、今から誠意をもって対応することに慣れていきましょう。

キャンセルメールを書く時に盛り込むべき6つの要素

キャンセルメールを書く時に盛り込むべき6つの要素

キャンセルをする際の、注意点を踏まえて、キャンセルメールを書くときには、今から説明する6つの要素を入れるようにしましょう。文章が完成したあともすぐには送らず、失礼がない文章になっていないかなどチェックして送信するようにしましょう。細かい文章表現などにも気をつけて、せっかく日程調整をしてくれた企業に配慮あるメールを送りましょう。

①件名

キャンセルメールでは件名から、簡潔にどういう用件についての連絡なのか工夫して書くべきです

採用担当者は毎日の難十通ものメールを受信しており、件名だけをみて、メール返信をする優先順位を変えたりします。

友人や家族とのメールのやり取りに慣れてしまって、件名を付けることを忘れてしまう学生もときどきいますが、担当者にメールが届いていることも忘れられる可能性があるので、必ずつけるようにしましょう。

例文

×月×日2次面接辞退のご連絡/○○大学○○学部 港太郎

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キャリアアドバイザー

件名には選考の日付、メールの主旨、大学名、自分の名前を入れると良いでしょう。一目でどういった内容のメールかがわかります。

②宛先

例文

○○株式会社 人事部 △△様

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キャリアアドバイザー

企業名や名前だけでなく、「企業名」「部署名」「氏名」を必ず宛先に記入しましょう。また株式会社も(株)などで略すことは失礼に当たります。面倒くさがらず、一度企業名をネットで検索し、確かめてから宛先を書くようにしましょう。

③自分の名前と大学名

例文

○○大学○○学部の港太郎と申します。

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キャリアアドバイザー

件名で名前を入れたときと同じ名前を入れましょう。自分の大学名や名字だけにせず、相手が誰からの連絡からなのか確かめやすいように、大学名とフルネームを記入しましょう。

④選考に対する感謝

例文

このたびは2次選考のご案内を頂き誠にありがとうございます。

アップロードした画像


キャリアアドバイザー

いきなり辞退の連絡をいれず一度感謝を伝えることで、企業への敬意を示すことができます。全員が進めるわけではない選考の案内があったことに感謝をこめて、書き出しましょう。

⑤キャンセルを伝える内容

本文では、先ほど説明したようにあいまいな表現は避け、選考をキャンセルする旨とその理由を簡潔に伝えましょう

例文

大変申し訳ございませんが、〇月〇日に予定されていた2次選考について、一身上の都合により辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

せっかく貴重な面接の機会をいただいたのにもかかわらず、このようなご連絡になってしまい、申し訳ありません。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いします。

アップロードした画像


キャリアアドバイザー

キャンセルを伝える本文では、長々と説明せず、用件と理由を一目で見える文章量で書きましょう。これも忙しい中メールを見ている担当者への配慮です。

⑥署名

送信したメールに署名をつけることは必須のビジネスマナーです。署名がないとそのメールが本当に本人から送られてきているのか不審に思われることもあるでしょう。

署名には「名前」「大学名」「学部名」「電話番号」「メールアドレス」を記載しておきましょう。逆に、ゼミ名やサークル名は就職活動のメールの署名には特に記載がなくても良いです。

社会人としてメールでやり取りする際は、署名をつけることは基本中の基本です。この就職活動の時期から習慣づけておきましょう。

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キャリアアドバイザー

毎回署名を1から作るのは手間だと思います。メールの機能を使って毎回デフォルトの署名を設定しておくことで、自分自身の工数節約になりますよ。

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キャンセルメールを送る直前に確認すべき3つのこと

キャンセルメールを送る直前に確認すべき3つのこと

キャンセルメールに盛り込むべき点は把握できたと思います。ただ、送る前に一度確認しておきたいことが3つあります。就職活動中は、他の選考や学業などと同時に進める必要があるので、あまり細かい確認もせず勢いでメールを送ってしまう方も多いようです。

これから説明することメール送信の前に一度立ち止まって、確認することで大きなトラブルや将来起こりうる大きな後悔を避けることもできますよ。

①本当に選考継続の意志はないのか

基本的に一度辞退をしてしまった企業は、再度受けることが難しいことが多いです。そのため、キャンセルメールを送る前に自分の中で、現状の他社選考状況や志望度の優先順位などを確認しておくと良いです

内定が出ても確実に入社しないとわかっている企業は早めにキャンセルのメールを送っても良いですが、少々迷っている場合は、キャンセルメールを送る前に「選考の日程変更ができないか」などの連絡を入れてみましょう。すべての企業ではないですが、日程変更に応じてくれる企業も中にはありますよ。

企業からありがたく次回選考の案内をもらえた1人という自覚をもって、意思決定をしましょう。将来的に「あの時選考辞退しなければよかった」などの後悔なく済みます。

➁メールの文面に誤字脱字がないか

企業にメールを送るときの基本ですが、誤字脱字がないかは必ず確認しましょう。名前やキャンセルをする選考日時に間違いがあると、企業側を混乱させかねません

特に応募数の多い人気企業の担当者は何百人、何千人もの応募者のなかから、一人の学生を確認する形になります。再確認の時間を取らせないためにもメールを作成したら、もう一度文面を見返す癖をつけておくと社会人になったときにも役立ちますよ。

③サイト上にキャンセルできるフォームがないか

企業によって異なりますが、企業のサイト上で選考をキャンセルできるフォームがたまにあります。そのフォームを記入し、キャンセルをすることができた場合、再度キャンセルメールを送る必要はありません。

企業も手続き工数を削減するという意図をもって、こういったフォームを用意しています。何度も言いますが、工数をかけさせないことも企業側への配慮ですからね。メールを送る前にサイトにキャンセルフォームがないか一度確認するのをオススメします。

キャリアアドバイザーコメント

根岸 佑莉子

根岸 佑莉子プロフィール

送信先が正しいかどうか必ず確認をしましょう

キャンセルフォームについての補足ですが、送信する宛先には注意を払うようにしましょう。たとえば「このメールは送信専用アドレスです」などの記載があるメールに返信をしてもエラーが起きてしまいます。また、企業によってはインターン用と本選考用で連絡アドレスを変更している場合もあるかもしれません。インターンにも参加をした学生が本選考のキャンセルをするときに、インターン用のメールアドレスに返信をしても情報が正しく伝わらないリスクがあります。

このほかにも、非常に当たり前のことですが就職活動に関係のない問い合わせ先に連絡をすることも避けてください。小さな会社の場合には社内で取り次いでもらえる可能性もありますが、誰もが見られる企業の公式サイトに記載されている問い合わせフォームから連絡をしても人事担当者に直接連絡がいくとは限りません。必ず送信前に宛先を確認してください。

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シーン別に解説! キャンセルメールの例文

キャンセルメールを送るときの注意点、書き方、確認事項など理解したうえで、実際にキャンセルメールを書く機会ができたら、ぜひ今から説明するシーン別の例文を参考に文章を作成してみてくださいね。チャットアプリが普及し、あまりメールのやり取りをすることが少ないので、細かい表現に気をつけつつ、丁寧なキャンセルメールを作成しましょう。

体調不良の場合

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

〇月〇日の2次面接辞退のご連絡/〇大学○○学部○○学科

〇〇株式会社 人事部  
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 港 太郎と申します。

このたびは2次面接のご案内誠にありがとうございます。
2次面接の機会をいただいたにもかかわらず誠に恐縮ですが、体調を崩してしまい、〇月〇日の2次面接をキャンセルさせていただきたく、ご連絡を差し上げました。

自己管理不足が原因ではございますが、誠に勝手ながら、体調回復に努めたく存じます。
今回は貴重なお時間を取っていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。

本来なら、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となりますことをご了承いただきたくお願い申し上げます。
――――――――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――――――

体調不良の場合、自己管理不足も認めたうえで、丁寧に辞退の旨を伝えましょう。もし、体調不良とはいえ、志望度の高い企業なのであれば、キャンセルメールを送る前に、日程変更ができないかという旨の連絡をしてみるのも一つの手ですよ。

面接前に体調不良になった場合、こちらの記事もセットで見ておきましょう。

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身内の不幸があった場合

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

〇月〇日の説明会キャンセルのご連絡/〇〇大学〇〇学部〇〇学科

〇〇株式会社 人事部  
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 港 太郎と申します。

このたびは説明会のご案内誠にありがとうございます。

 〇月〇日の説明会ですが、身内に不幸があり、〇月〇日の2次面接をキャンセルさせていただきたく、ご連絡を差し上げました。

今回は貴重なお時間を取っていただいたにもかかわらず、誠に勝手ながら、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。

本来、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となりますことをご了承いただきたくお願い申し上げます。
――――――――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――――――――

身内の不幸は、本人にもかなりショックを感じ、連絡することを忘れてしまう学生もときどきいます。ただ、せっかく時間を取ってもらっている企業への最低限のマナーとして、キャンセルの連絡はするようにしましょう

他社との選考が重なった場合

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

〇月〇日の1次面接辞退について/〇〇大学〇〇学部〇〇学科

〇〇株式会社 人事部  
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 港 太郎と申します。

このたびは1次面接のご案内誠にありがとうございます。
誠に恐縮ですが、一身上の都合により貴社の1次面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

今回はお忙しい中、面接の日程調整などをしていただいたのにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。

本来は直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となりますことをご了承いただきたくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
――――――――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――――――――

他社の選考を優先することを企業に言いづらい場合は、一身上の都合を理由にするのが一般的です。他社と同時並行で選考を進めている場合、他社と日程が被ってしまうことはよくあります。そのときのために自分の中での志望順位を常に更新しておくとスムーズに意思決定できますよ。

当初の印象からミスマッチを感じた場合

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

〇月〇日の最終面接辞退について/〇〇大学〇〇学部〇〇学科

〇〇株式会社 人事部  
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 港 太郎と申します。

このたびは最終面接のご案内誠にありがとうございます。
誠に恐縮ですが、選考の機会を受けながら、企業研究や自己分析などを同時に進めるなかで自分が貴社で働くことが難しいと判断したため、ご案内いただいていた最終面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

身勝手な判断で大変恐れ入りますが、何卒、ご理解のほど、よろしくお願いします。
本来ならば直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となりますことをご了承いただきたくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
――――――――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――――――――

自己分析や面接を通して、自分にあわないと感じた場合は、辞退理由として正直に伝えましょう。ただ、企業をけなすようなことはしてはいけません。貴重な時間を割いてくれた企業への感謝をこめて、お詫びの言葉を述べましょう。

他社への入社を決めた場合

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

〇月〇日の1次面接辞退のご連絡/〇〇大学〇〇学部〇〇学科

〇〇株式会社 人事部  
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 港 太郎と申します。
このたびは1次面接のご案内誠にありがとうございます。

面接の機会をいただいたにもかかわらず、誠に恐縮ですが、先日他社から内定をいただき、内定承諾をさせていただきましたので、貴社の〇月〇日の1次面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

今回は貴重なお時間を取っていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。

本来なら、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となりますことをご了承いただきたくお願い申し上げます。

採用にかかわってくださった皆様には大変お世話になりましたことを心より感謝しています。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
――――――――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――――――――

他社から内定をもらい、入社の意志を固めた場合、面接を受ける必要はありません。また、自分が辞退したことで、面接の枠が1つ空き、他の学生の選考に充てることもあります。他の学生と企業のマッチングの機会を妨げないためにも、他社の内定承諾をしたらすぐキャンセルメールを送るようにしましょう

内定承諾をした際のメールの送り方も知りたい方は、ぜひこちらの記事を参考にしてみましょう。

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当日やむを得ず電話でキャンセル連絡する場合の例文

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就活生

お世話になっています。御社の2次面接のご案内をいただいています〇〇大学〇〇学部の港太郎と申します。人事部の〇〇さんはいらっしゃいますでしょうか? 

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担当者

はい、お電話かわりました。人事部の〇〇です。

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就活生

お世話になっています。御社の〇次面接のご案内をいただいています〇〇大学〇〇学部の港太郎です。

先日は選考通過のご連絡をいただきありがとうございました。

せっかくご連絡いただいたのにもかかわらず、大変恐縮なのですが、諸事情のため、ご案内いただいている2次面接を辞退したくご連絡を差し上げました。

大変ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。

電話で選考のキャンセルをするときは、「始業時間間際」「昼休み中」「終業時間間際」は避けるようにしましょう。企業によっては辞退理由を深堀りされるかもしれませんが、素直に答えるのが無難です。ただ、どうしても言いたくないという理由がある場合は、「申し訳ありませんが、回答を控えさせてください」と丁寧に伝えましょう。

企業への電話で失敗したくない方は、ぜひこちらの記事を参考にしてみましょう。

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キャリアアドバイザーコメント

上原 正嵩

上原 正嵩プロフィール

事前に練習をしたり手元にメモを置いたりするのもおすすめ

当日キャンセルの電話をする場合でも、電話をかける前に少しだけ頭の整理をしておきましょう。たとえば辞退を決めて電話をしたにもかかわらず企業が何か代替案を出してくれると心が揺らいでしまうケースもあります。そのときに、その代替案に納得をすればそれに従っても構いませんが、言われるがままに「そこまでいうなら辞退は取り消します」などの話の流れになることで自分が苦しむ場合もあるかもしれません。

意思がしっかりと固まっている場合には理路整然と話せるように伝える内容をメモ書きしておく、口頭で練習をする、などの準備をしてもいいいでしょう。ただし、そうは言っても、あまりに考えすぎて連絡が遅くなってしまっては本末転倒です。当日やむを得ずキャンセルをするのは自分の責任です。そのことを理解し、きちんと対応しましょう。

選考のキャンセルは誰にでもある! メールは企業への配慮をして丁寧に送ろう

長期間の就職活動において、あらゆる事情で、やむを得ず説明会や選考をキャンセルする機会がでてくるでしょう。そんなときにはビジネスマナーを守った企業への最大限の配慮を示すキャンセルメールをすれば問題ありません。企業も学生もお互い尊重のあるやり取りをすることで気持ちよく就活を進めていきましょう。

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記事の編集責任者

北原 瑞起きたはら みずき

新卒でポート株式会社へ入社。入社2年目に年間1億2千万円の売上を記録し、全社の年間MVPを獲得。現在は、リクルーティングアドバイザーグループの責任者として、年間300社の採用支援及び、年間2,000人の学生の就活相談に乗り、企業と学生の最良なマッチング機会の創出をおこなっている。プロフィール詳細

全国民営職業紹介事業協会 職業紹介責任者(001-190515132-01458)

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