就活での日程変更はマイナス印象？ 最適な伝え方を例文付きで解説

日程変更は伝え方を誤るとマイナスイメージにつながることも

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生から、

「面接の日程が合わなくなってしまったのですが、辞退ではなく日程の変更はできるのでしょうか」
「説明会や面接の日程変更をするとイメージ悪くなりますか？」

といった声をよく聞きます。結論から言うと、企業との相談の上にはなりますが面接日程の変更は基本的に可能です。また、変更をお願いしたからという理由で印象が悪くなることはありません。

ただ、マナーが守られていない状態で日程変更をお願いすると、イメージを悪くしてしまう可能性があるため注意が必要です。そこで、今回は就活で日程変更をせざるを得なくなった場合にマナーを守って日程変更のお願いができるように、日程変更の連絡の方法を例文付きで解説していきますね。

就活で日程変更をお願いすると選考に不利？

面接や説明会など就活全般に共通する話ではありますが、日程変更によって選考の状況が不利になったり、合否の結果が左右されるような可能性は低いでしょう。しかし、場合によっては注意が必要なケースもあるのであらかじめ押さえておきましょう。

日程変更しても選考には影響する可能性は低い

学生によっては忙しい中スケジュールを組んでくれた採用担当者に申し訳なさを感じたり、マイナス評価になってしまうことを恐れて日程変更ではなく辞退を考える学生もいるかもしれませんね。しかし、基本的に不誠実な理由やマナーが守られていない連絡でない限り、日程変更をしても選考には影響しません。

企業側も学生に選考に進んでほしいと思っているため、正当な理由がある日程変更には多くの場合対応してくれます。日程が確定していた面接や説明会などの日程を変更しなくてはいけないときは、早めに連絡をしましょう。

ただし2回以上の変更は注意が必要

日程変更の連絡だけでは失礼にあたりませんが、2回以上の日程変更は「スケジュール管理ができていない学生だな」という印象を持たれかねません。

また、一度変更して調整したにもかかわらず2回目の日程変更となった場合、失礼なお願いになってしまうので注意が必要です。とくに小規模な説明会や面接の場合では、他の候補者とのスケジュールの兼ね合いも見て時間を確保しています。他の日程変更は一度で済むように、他の予定が入らない日程で変更しましょう。

日程変更が通らない場合もある

学業や他社の選考状況によって学生が日程を変更せざるを得ない状況になってしまうことを企業側はある程度想定しています。そのため、正当な理由によって日程変更をお願いされた場合は、ほとんどの企業が日程調整に応じてくれます。

しかし、日程変更のお願いをしたからと言って、必ずしも日程変更が可能であるとは限りません。なぜなら、企業によっては何百何千人もの学生を対象に説明会や選考をおこなっており、企業側にも都合があるからです。

日程変更したことが選考に不利になることはありませんが、絶対日程変更できるという保障はないので、極力変更することは避けましょう。

メールか電話どっちがいいの？ 日程変更の連絡手段

メールと電話、それぞれの場合での連絡時の注意するべき項目もあります。企業の方に失礼がないように、実際に連絡を取る前に再度確認をしましょう。

緊急性がなければ基本的にはメールで連絡

就活中、企業へ連絡する場合はメールでおこなうのが基本です。なぜなら、メールは受け取り手の都合の良いときに確認ができ、相手の仕事の妨げにならないからです。

そのため、日程が差し迫っておらず緊急性がない連絡の場合、まずはメールで連絡をしてください。日程変更の連絡は、文面に残るメールの方があとから確認しやすく、聞き間違いも少なくなるので、メールがおすすめです。

時間帯に迷う人はこちらの記事を読んでみましょう。

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2～3日しても返信がなければ電話をした方がよい

無事に日程変更の依頼メールを送れたからと言って安心してはいけません。送ったメールが採用担当者にきちんと届いて、読まれているか確認しましょう。

返信メールが迷惑メールやゴミ箱に振り分けられている可能性もあるので、しっかりチェックする必要があります。2～3日経っても返信がないときは、一度採用担当者に電話をしてみるのが良いでしょう。

前日～当日は電話連絡の方が良い

企業への連絡方法は基本的にメールですが、前日もしくは当日の予定を変更したい場合は、緊急性が高いため電話で連絡するようにしましょう。

メールのみの連絡だと、すぐに返信が来ず、トラブルが起きてしまう可能性があるため、前日・当日に日程変更連絡をするときは、企業の営業時間内に電話を入れるようにしてください。

電話のかけ方についてはこちらの記事を読んでみてくださいね。

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電話後はお礼メールを送った方が丁寧

電話で日程変更の連絡したあとは、お礼メールを送ることをおすすめします。必ずしもお礼メールは必要ありませんが、お礼メールを送ることでマナーのある学生だなと思ってもらえ、好印象につながることがあります。

お礼メールでは、日程調整で企業の方に時間を割いてもらったことに感謝を伝える文面を送ると良いでしょう。また、お礼メールはお礼を伝えるだけでなく、企業への志望度をアピールできるチャンスでもあるので、熱意を示す有効な手段として利用しましょう。

お礼メールは面接後に送るケースもあるので、こちらの記事も読んでおきましょう。

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気をつけよう！ 日程変更をお願いする時の注意点

ここまでで、日程変更をしても選考が不利になるという心配がないことや、電話とメールの使い分けを理解していただけたと思います。

日程変更したことが選考に影響する可能性は低いですが、印象を悪くしないためにも気を付けるべきポイントがいくつかありますので、日程変更をお願いする際の注意点を解説していきますね。

①早めの連絡を心掛ける

日程変更が必要な場合は早めに連絡することを心掛けましょう。スケジュールを見て、日程変更が必要なことが分かった段階ですぐに連絡をすることがベストです。早く連絡をすることで、企業も余裕を持って日程調整に取り掛かれるので対応しやすくなり、お互いに焦る必要が無くなります。

一方、直前で日程変更の連絡をしてしまうと、企業側の予定が空いていない可能性もあるので、希望の日程に変更できなかったり、選考時期を逸してしまったりすることも考えられるので注意が必要です。

②理由をしっかりと伝える

日程変更のお願いをする際は、なぜ変更が必要なのかという理由をしっかり伝えましょう。日程変更が理由で選考に不利になる可能性は低いものの、不誠実な対応をしてしまうとマイナスの評価につながる恐れがあります。

不誠実な対応とは、他社の選考が被ったにもかかわらず「ゼミの予定が入った」などの嘘の理由を述べることです。たとえバレない嘘であったとしても今後その企業の選考でずっと嘘を貫かなくてはいけませんし、入社することになったときは、入社後も嘘を守っていかなくてはなりません。

余計な心配をせずに就活するためにも、日程変更をお願いする理由は正直に言いましょう。

学業の都合や体調不良は正直に伝える

理由を伝えるのが大事といってもどこまでの理由を正直に伝えていいのか疑問を持つ人もいるでしょう。実際、日程変更の理由がゼミの発表やその他学業に関わる予定であれば、変に隠す必要はありません。

また、体調不良も予期しづらいことなので、その状況を正直に伝えても問題ありません。体調不良の場合は、いつから具合が悪いのか、いつ頃回復しそうな見込みかも伝えられると企業も次の日程調整がしやすくなります。

日程変更の理由が学業関連や体調不良の場合は、正直に理由を述べることが大切です。

他社の選考と被った時は伝え方に注意

一方、注意が必要なのは他社の選考日程と被った際に日程変更をお願いするときです。もちろん、企業側は学生が自社以外の企業の選考を受けていることは想定しています。

ただ、他社の選考を優先し、自社の選考日程を変えるということが分かった場合、自社の志望度が低いと考えるのが自然ですので、志望度は疑われることになります。

そのため、他社の選考との兼ね合いで、日程変更をお願いする際は、嘘にならない程度に次のような言い換えが有効的です。

できれば正直に話せると良いですが、他社の方が志望度が高いと思われるような表現はしないように気をつけてください。

③真摯な対応を心掛ける

真摯な対応を心掛けることも日程変更をお願いする際には大切な要素です。自分都合で何でも希望が叶うと思っていると、その考えが電話やメールの対応に表れてしまいます。

また、一度決定した日程をあなたの都合で変更してもらうので、感謝の気持ちを持って接しなければ不誠実な印象を持たれてしまいかねません。

また、日程変更をお願いする際も相手側が調整しやすいように、予め希望日程を複数提示するなど、相手の立場に立って動きましょう。基本のマナーを守った以上の対応ができると社会に出ても活躍できそうな学生だなと思われ、日程変更の対応によってプラスの評価が付く可能性もありますよ。

こちらの記事で基本のマナーは再度おさらいしておきましょう。

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シーン別で解説！ 日程変更をお願いする時のポイント

日程変更をしようとしても、説明会と面接の日程変更ではお願いの仕方や気を付けるべき点は当然異なります。

ここからは、日程変更をお願いする時のポイントを就活のシーン別に解説していきますね。

説明会の日程変更メールを送る場合

説明会の日程変更をメールで連絡する場合を見てみましょう。

前日・当日以外の日に説明会に行けなくなったことがわかったときは、すぐにメールでその旨を連絡することがポイントです。選考ではない説明会であっても、日程を予約していた場合に、無断欠席することは失礼に当たります。

企業によっては説明会を選考に含んでいたり、選考を受ける応募条件としていたりすることもあるので、必ず参加するためにも日程変更を申し出ましょう。

①あらかじめ他の開催日を確認しておく

説明会へ参加する日程の変更をメールでお願いするときは、予め説明会の他の開催日を確認しておきましょう。説明会の場合は事前に開催日を告知している企業が多いです。

他の開催日を把握したうえで日程変更の調整をしたほうが手スムーズにやり取りが可能です。日程変更をお願いしている立場ということを踏まえ、間違っても「日程変更を希望しますがほかの開催日はいつでしょうか」などと聞くことのないようにしましょう。

②参加できる日程を伝える

説明会の日程変更のお願いをする際は予め他の開催日を確認したうえで、参加できる日程を伝えるようにしましょう。

説明会は予約制で人気企業ともなれば開催日直前だと定員が埋まっていることも十分に想定できます。ただ、予約ができなくても、直接連絡をすれば融通を効かせて参加枠を増やしてくれる企業もあります。

また、最近では説明会はオンライン開催としている企業も増えたこともあり、定員を設けていない企業も増えました。参加できる日程を予め把握したうえで日程変更のお願いをしましょう。

面接の日程変更メールを送る場合

続いては、面接の日程変更をメールで連絡する場合です。

日程調整していた面接日に都合がつかなくなった場合は、日程変更が必要だとわかった時点ですぐに連絡を取るのがポイントです。早めに連絡をすることで、企業も余裕を持って日程調整できますし、希望の日程が空いている可能性も高くなります。

①指定された日程に参加できない点を謝罪

面接の日程変更をお願いする旨でメールを送るときは、はじめに指定された日程に参加できないことを謝罪しましょう。学生側から一方的に予約をする説明会とは異なり、面接の予定は企業とやり取りをして日程を決定するケースが大半です。

時間を割いてもらって決めた日程を自分の都合で再調整するのですから、お詫びをするのは最低限のマナーと言えます。再度日程調整に時間を割いてもらうことになるので、まずは予定の日程に参加できないことを謝罪するようにしましょう。

②面接への意欲を示す

次に、面接の日程変更をメールでおこなう際に何よりも重要なポイントは、面接への意欲を示すことです。日程変更をお願いする際は日程の調整だけでなく、面接に参加したいという意思も合わせて伝えましょう。

正当な理由であっても日程変更をすると「自社の選考より優先事項がある」という印象を持たれてしまうため志望度を不安視されかねません。そのため、面接に対する意欲をきちんと示すことで「志望度の高さ」はきちんと伝えるように心掛けましょう。

③代替日程は複数提示する

面接の日程変更をお願いする際は、代替日程を複数提示すること基本のマナーです。日程の提示を企業に委ね、提示された日程で都合が合わない際は、何度もやり取りが必要になり、余計な手間を取らせてしまうことになります。

企業が選考している学生はあなただけではないので、できる限り少ないやり取りで日程調整できるよう、代替日程は最低3つ提示するようにしましょう。

押さえておこう！ メールで日程変更をお願いするときのマナー

日程変更をはじめ企業の担当者とやり取りをする場面では、最低限のマナーを守れているかも見られています。基礎的なビジネスマナーが守れていないとマイナスな印象につながってしまうこともあるので、守るべきマナーはしっかりと押さえておきましょう。

メールの返信マナーについてはこちらで解説しているので参考にしてみてください。

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24時間以内に必ず返信を！

まず、基本的なマナーとして守るべきことは、24時間以内に必ず返信をすることです。こちらから日程調整をお願いしているにもかかわらず、返信に時間を要していては印象は悪くなってしまいます。

そのため、企業から返信があった際はすぐに返信をするように心掛けましょう。すぐに返せない場合でも24時間以内には必ず返信をするようにしましょうね。

宛先は正しく記載すること

次に、メールで気を付けるべきマナーは宛先を正しく記載することです。学生のうちはあまり意識しないかもしれませんが、メールの宛先を誤るのはビジネスマナーとしては良いことではありません。

特に、正しい宛名として相応しいのは会社名、部署名、氏名という順に書くことが基本的なマナーとなっているので覚えておきましょう。

よくある間違いとして、「株式会社」を付ける位置を間違ってしまうことがあります。連絡先の企業の会社名をしっかり確認し、正確な情報を記載してください。

理由とお詫びは明確に

日程変更の理由とお詫びは明確に記載することが大切です。まず初めに面接日程を組んでもらったにかかわらず日程変更をお願いする理由をきちんと述べたうえでしっかりと謝罪しましょう。

嘘を言わず、正直に理由を述べることで、真摯な姿勢とお詫びの気持ちを表すことができます。そのため、被ってしまった予定が学業なのか他社の選考予定なのか、正直に伝えることが重要です。

こちらの記事では体調不良が原因で日程を変更したい場合についての対応方法を詳細に解説しています。いざというときのためにも事前に確認しておきましょう。

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直接的な表現は避ける

日程変更をお願いする際に覚えておきたいのは、ただ日程変更をお願いをするだけでなく、きつい印象のある言葉を柔らかいものに変える「クッション言葉」をを使用することで相手に与える印象を和らげる点です。

日程変更を申し出る際に、クッション言葉を入れると入れないとでは印象が大きく変わるので、メールの文面に合わせて、適宜クッション言葉を使っていきましょう。

署名は忘れずに入れる

署名を忘れずに入れることも大切なマナーです。メールの署名も学生にとっては馴染みのないことかもしれませんが、ビジネスパーソンとして当然のビジネスマナーといえます。

メールの署名には、氏名と大学名・学部・学年などの所属、電話番号とメールアドレスといった連絡先を書くことが基本ですが、署名の書き忘れや誤字脱字を防ぐためにもメールを作成する際に、あらかじめ署名を登録しておける機能があるので、登録しておくことをおすすめします。

印象が悪くならない！ 日程変更する際のメールや電話例文

ここでは、企業側の印象を悪くしない日程変更をお願いの例文を紹介します。メールだけでなく電話のやり取りも紹介しますので参考にしてみてくださいね。

メールの場合

まずは、メールで日程変更のお願いをする場合です。企業にメールを送る際に特に気を付けるべき点は3つあります。

企業から送られてくるメールの中には「送信専用のアドレス」があり、そこに返信をしても企業側には届きません。そのため、問合せ先の正しいメールアドレスに送るようにしましょう。

また、一目見ただけで内容が分かる件名を書くこともとても大切なことです。面接日の変更をお願いする際は、「面接の日程変更のお願い　大学名・氏名」と件名に入れましょう。加えて、先ほどお伝えした通り、3つ以上の希望日程を伝えることも忘れないでくださいね。

メール作成時の詳しいポイントはこちらで解説しているので参考にしてみてください。

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例文①説明会

例文②面接

電話の場合

次に、電話で日程変更のお願いをする場合です。企業に電話をする際に気を付ける大切なマナーを4つ解説します。

電話で日程変更をお願いする際に心掛けたいのは、相手にわかりやすい会話をすることです。メールとは異なり口頭で事情を説明することになるので、さらに要点のまとまったわかりやすいやり取りが求められます。

また繰り返しにはなりますが、電話をかける時間帯は始業時間直後や終業時間直前などの忙しい時間帯は避けるようにしましょう。

電話先の担当者が企業の総合窓口の方のケースもあるので、まずは自分の大学名・氏名と新卒採用窓口への問い合わせである旨を簡潔に伝えましょう。その際はもちろん大きな声ではっきりと話すことを心がけてくださいね。

電話対応のポイントはこちらで詳しく解説しているので参考にしてみてください。

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例文①説明会

要点がきちんと絞れているのに加え、最後に日程調整をしてもらったことに対する感謝をしっかりと伝えられていますね。良い印象を持ってもらえることでしょう。

例文②面接

面接の日程を調整するのは志望度面で不安を抱かれやすいですが、この例文では「前の予定との都合で間に合いそうにない」というニュアンスを入れることで「面接は受けたい」という意思を示せており良いですね。

日程変更後のお礼メールの場合

無事に日程変更が完了したからといって気を抜いてはいけません。日程変更後は、連絡の手段にかかわらずお礼のメールを送ることをおすすめします。

お礼のメールを送ることで、時間を割いてもらったことに対する感謝の気持ちをしっかり伝えることができますし、メールを送ることで再調整した日程の確認もできるので、聞き間違いも防げるため有効です。

例文

日程変更のポイントを把握して丁寧に対応しよう！

就活をしていると説明会や面接の日程を変更せざると得ない場面に遭遇することはよくあります。ただ、日程変更をお願いする際にポイントを理解しておかないと、かえって印象を悪くすることもあるので注意が必要です。

そのため、いざ日程変更が必要になったときに、落ち着いて対応ができるよう、日程変更をお願いする際のポイントや注意点を理解しておきましょう。

日程変更が理由で選考が不利になる可能性は低いですが、マナーを守れていなかったり、真摯な対応ができていなかったりすると、マイナスな印象になってしまうので、丁寧に対応していきましょう。