就活の折り返し電話は翌日でも大丈夫？ 守るべき手順やマナーも解説

折り返し電話は「翌日」になっても大丈夫！ 

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。就活をおこなっている学生から、

「企業から着信があり当日中に折り返しできなかったのですが、マイナス評価になってしまうでしょうか。」
「企業への折り返し電話の適切なタイミングはいつですか？」

と質問をされることがあります。

就活を進めていると、企業から自分宛てに電話がかかってくることがありますよね。電話がかかってきた時にちょうど出ることができればよいですが、授業やアルバイトなどでなかなか電話に出ることは難しいのですよね。1回目の電話に出れないことは全くマイナス評価にはなりませんが、企業へ折り返しの電話を入れる必要があります。

折り返しの電話をするとき「どの時間帯に電話をかけるべきか」「日をまたいで翌日に連絡してもよいのか」と迷う学生は多くいます。折り返しの電話には注意点やマナーがあり、一歩間違えると企業からの印象が悪くなってしまう可能性があるので、必ず事前の準備が必要です。

この記事では、折り返し電話の適切なタイミングとマナーについて詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

企業から電話がかかってくる3つの理由

まずは企業が電話をかけてくる理由について考えましょう。企業が学生へ電話をかける理由を把握しておくことで、折り返しの電話をする際に気持ちの準備をすることができますし、あらかじめスケジュールを確認しておくなど、適切な準備をおこなうことができます。

①選考結果に関する連絡

企業から電話にて連絡がくる1番の理由が、選考結果に関する連絡になります。理由としては、メールでおこなう結果通知よりも早く、学生へ選考結果を通知することができますし、場合によってはその場で次の選考スケジュールを決めることができるからです。

➁提出書類の不備

エントリーシート（ES）などの応募書類や内定後に提出するべき書類などに不備があった場合、企業から直接電話がかかってくることがあります。書類の種類にもよりますが、電話にて対応を要求される場合は急を要するケースが多いため、電話があった場合はすぐに対応策を取るようにしましょう。

③面接会場への忘れ物

面接会場で忘れ物をした際にも企業側から電話がかかってくることがあります。一般的には、面接直後や翌日に電話がかかってくることが多く、もし面接直後に電話があった場合は「今すぐ取りに戻ってきてください」というケースもあります。稀ではありますが、このようなケースもあることも心にとめておきましょう。

好印象を獲得！ 折り返し電話の「適切なタイミング」とは

折り返し電話をおこなう際、一番気になるのが電話をするタイミングでしょう。企業からの電話に1回目で出れないことや、当日中に折り返し電話ができなくても、全くマイナス評価にはなりません。

しかし、折り返し電話を適切なタイミングでおこなわない場合は、企業からの印象を下げてしまう要因になりかねません。企業からの評価を下げないためにも必ず押さえておきましょう。

当日の業務時間内

折り返し電話の一番理想的なタイミングは、電話がかかってきた当日中の業務時間内です。折り返し電話で重要なのはできるだけ早くレスポンスをすることですので、可能であれば折り返し電話をするようにしましょう。当日中に折り返し電話をおこなうと、連絡をしてきた企業側の担当者が出社している可能性が高く、企業側とのやり取りがスムーズに進みます。

ただし、当日中に折り返し電話をする際には企業の営業時間に注意が必要です。当日中に連絡をするとしても、企業側の営業時間外に連絡をおこなうことは避けるようにしましょう。避けるべき時間帯は以下の通りです。

相手が多忙と想定される時間帯や業務時間外で折り返しの電話をいれてしまうと「相手への配慮が足りない」と悪印象を抱かれてしまう可能性がありますので、必ず時間を確認して適切な時間で折り返し電話をしましょう。仮に業務時間外になってしまう場合は、翌日に改めて連絡を取るようにしましょう。

翌日の午前中

当日に折り返しの電話ができなかった場合は、必ず翌日の午前中に折り返しの電話をするようにしましょう。

当日中に折り返し電話ができないことに関して、学生も授業やアルバイトなどの用事があると企業側も配慮してくれますが、翌日の午前中までに折り返し電話がない場合は「連絡が遅い」と企業からの印象が悪くなってしまう可能性があります。

翌日の午前中に折り返し電話をする場合は「10：00〜11：30」の間に連絡をするようにしましょう。始業時間直後とお昼休憩の時間を避けることをおすすめします。

折り返しの電話はできるだけ早く対応しよう

折り返し電話は「できるだけ早く対応する」が鉄則です。折り返し電話が翌日の午前よりも遅くなってしまうと対応が遅いと企業側に判断されかねません。折り返し電話でも企業側への誠意を伝えられるように、できるだけ早く対応することを心がけるようにしましょう。

就活における電話のかけ方については、こちらの記事でも解説しています。

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注意しよう！ 折り返し電話をかける際に「避けるべきタイミング」とは

折り返し電話の避けるべきタイミングについて詳しく紹介します。折り返し電話は「できるだけ早く対応する」が鉄則ですが、一部例外もあります。その例外の時間帯に折り返し電話をすると、企業へ電話がつながらなかったり、最悪の場合は、配慮が足りないと印象が悪くなってしまう可能性があるので注意が必要です。

始業前・終業後

当日中に連絡したい気持ちは大切ですが、企業の始業前や終業後に折り返し電話をすることは控えましょう。そもそも業務時間外に連絡をしても、電話がつながる可能性は低いですし、仮につながったとしても相手は業務時間外の対応となってしまうからです。

さらに、始業後・終業後の連絡を控えることに加え、始業直後・終業直前の連絡も控えるとよいでしょう。始業直後や終業直前は、メール処理や退勤前作業などのルーティーン業務をおこなうケースが多いため、企業側の担当者も忙しいことが予想されます。そのため、始業後・終業前の前後30分は電話を控えるとよいでしょう。

土日祝日

土日祝日は一般的な企業では休業日となるため、折り返し電話は控えるようにしましょう。仮に金曜日に企業から電話があった場合は、週明けの月曜日午前中に折り返し電話をするようにしましょう。

また、例外として土日祝日も営業をおこなっている企業もありますので、その際は折り返しの連絡をしても問題ありません。企業側の営業時間は企業のホームページに記載されていることが多いため確認するようにしましょう。

月曜日の始業時間直後

月曜日の始業時間直後は週はじめということもあり、土日に溜まった業務への対応などでとくに忙しくなる傾向にあります。月曜日以外も始業直後の連絡は避ける必要はありますが、とくに月曜日は始業後1時間程度余裕をもってから、折り返し電話をするとよいでしょう。

折り返し電話が翌日以降になってしまう際はメールを送ろう

折り返し電話が当日できない時の対処法として、メールを送るという方法があります。折り返し電話を翌日の午前中にできる場合は、必ずメールを送らなければならないことはありませんが、メールを送ることで電話をしてくれた企業へ敬意を表すことができます。

逆に、翌日の午前中までに電話ができない場合は必ずメールを送るようにしましょう。電話をしたのに学生から何の連絡もない場合は企業側も不安になりますし、少なくとも良い印象は持たれません。

メールでは「理由・誠意・予定」を伝えよう

メールを送る際は「理由・誠意・予定」を伝えることを意識して記載するようにしましょう。具体的には、1回目の電話に出れなかった謝罪と感謝、出ることができなかった理由、折り返し電話をする時間について記載するようにしましょう。

それでは、実際にどのような内容を送ればよいか具体的に解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

誠意

メールの冒頭には、1回目の電話に出ることができなかったことに関する謝罪を記載するようにしましょう。いきなり本題に入ってしまうと、電話をしてくれた相手への配慮が欠けてしまいます。

メールに記載する文としては以下の例を参考にしてみましょう。

電話を頂いたことに関して謝罪の一文を加えることで、電話をかけてくれた企業側担当者への誠意を伝えることができます。

理由

電話に出ることができなかった理由に関しては、必ず記載する必要があるわけではありません。友人と食事をしていたからなどが理由の場合は記載する必要はありません。また、わざわざ嘘をついてまで、理由を伝える必要もないため、文脈的や内容的に必要であるかどうか判断をして記載するようにしましょう。

ただし、折り返し電話が翌日の午前中以降になってしまう場合は、必ず理由を明記するようにしましょう。理由を明記することで企業側も折り返し電話が無い理由もわかりますし、場合によってはメールにて内容を伝えてくれるかもしれません。

予定

メールを送る一番の目的は「折り返し電話をいつするのか」の予定を明記することにあります。折り返し電話をする際に、担当者が不在というケースが起こりやすいです。そのため、事前に折り返し電話を記載することで、担当者も準備をすることができ、つながらなかったため再度連絡を取るという手間を避けることができます。

メールに記載する文としては以下の例を参考にしてみましょう。

仮に提示した時間の都合が悪い場合でも、上記のように記載すれば新しく候補日時を提示してくれるため、双方のすれ違いを防ぐことができます。

折り返し電話で押さえるべき6つの準備とは

企業の電話に気づいた後、すぐに折り返し電話をおこなうのではなく、一旦企業と電話をする準備や環境が整っているのか確認するようにしましょう。仮に準備不足で折り返し電話をしてしまうと、企業側の話を聞き洩らしてしまうなどのミスが起こる可能性があります。

結果、改めて確認をする必要が生まれるなど二度手間となり、企業側にも迷惑をかけてしますことになるので、必ず準備を整えてから折り返し電話をするようにしましょう。

①企業からの留守電/メールをチェック

企業からの不在着信を確認したら、まずは留守電とメールを確認するようにしましょう。電話で伝えたかった要件を留守電やメールに残している可能性があります。メッセージに「折り返し不要」と残っていた場合に折り返し電話をすると二度手間になってしまいます。

また、メールで要件を伝えられた場合に「メールにて返信をお願いいたします」と記載されていることもあります。その際は、電話ではなくメールにて返答するようにしましょう。このように、企業から指示が残っている場合もあるため、不在着信を確認したらまずは留守電とメールの有無を確認するようにしましょう。

②企業名・担当者名を確認

折り返し電話をすると担当者名を聞かれることもあります。その際に連絡をしてきた担当者の名前を答えられない場合は、失礼にあたりますので注意が必要です。

また、数多くの企業を相手に就活をおこなっていると、会話の途中でうっかり社名を間違えてしまうことも稀にあります。社名を間違えてしまうことも、マナーとして不適切であり、絶対にあってはならないことです。

折り返し電話をする際は「企業名」「担当者名」の2つは間違えないように事前に確認するようにしましょう。

③業務時間をチェック

繰り返しとなりますが、相手に迷惑がかかってしまうような不適切な時間に折り返し電話をすることは「配慮が足りない」「マナーを分かっていない」とマイナスの評価をされる要因になりかねません。

すぐに折り返し電話をしたい気持ちをぐっとこらえ、適切な時間に改めて連絡をするようにしましょう。

④周囲が静かな場所に移動

駅のホームなど周囲の騒音が相手に聞こえてしまうような場所で折り返し電話をすることは避けましょう。周囲がうるさいと「要件を聞き取れない」「自分の声が相手に届かない」などの可能性があり、どちらにとっても損でしかありません。

少なくとも相手が不快に感じず、両者の声が聞き取れる場所に移動してから連絡をするようにしましょう。

⑤筆記用具とメモ帳を用意

折り返し電話をする前に必ず筆記用具とメモ帳を用意するようにしましょう。電話の内容が選考結果に関するものでしたら、次選考の持ち物や場所、時間などを口頭で言われる可能性もあります。その際に相手の話を聞き洩らさないためにも、すぐにメモをできるように準備をしておく必要があります。

普段、携帯でメモをしている学生も折り返し電話をする際は、話を聞きながらメモを取れるように紙媒体のメモ帳を用意するようにしましょう。

⑥すぐにスケジュールをチェックできるように準備

折り返し電話をした際に、次選考を組むためにスケジュールを聞かれることもあります。選考が終盤に進むなどして、就活生の数が減ってくると電話で選考の日程を決めることもあります。

スケジュール帳が手元になく再度連絡をすることになると、どちらも二度手間になってしまいます。その場で回答ができるように自身のスケジュールを把握しておくようにしましょう。

折り返し電話で守るべき7つの手順とは【例文付き】

折り返し電話をする際に自分の身元や電話の目的を伝えることなど、円滑にコミュニケーションを取るために必ず伝えるべき内容や会話の手順が存在します。折り返し電話をかけてから、何を話せばよいか混乱しないためにも、必ず押さえておくようにしましょう。

①自身の身元を伝える

折り返し電話をしたら、まずは自身の身元を明かすようにしましょう。企業側も誰が連絡をしてきたのか分からないと担当者につなぐことができませんし、いきなり身元を明かさずに用件を話してしまうのは、一方的なコミュニケーションとなり失礼にあたってしまいます。

会話例

折り返しの電話をした際、必ずしも新卒採用の窓口につながるとも限りませんので、まずは新卒採用にエントリーしている学生であることを伝えるようにしましょう。　　　　

②電話をかけた目的を伝える

電話をかけた目的を伝えます。今回は企業側から不在着信があったための折り返しの電話ですので、その旨を伝えるようにしましょう。基本的な流れとしては企業側から用件をうかがわれるので、それに答える形で伝えるようにしましょう。

会話例

いつ頃の連絡に対しての折り返し電話なのかを伝えるようにしましょう。具体的に伝えることで、担当者に取り次いでもらう際に誰から連絡が来たのか、担当者が把握しやすくなります。

③担当者名を伝え取り次ぎをお願いする

用件を伝えた後、場合によっては担当者名を聞かれることもあります。留守電やメールなどに担当者名が残っている場合は、残っていた名前を伝えましょう。この時、担当者名が分からない場合は素直にその旨を伝えても問題はありません。

会話例

担当者の名前がわかる場合

担当者の所属している課や事業部などが分かる場合は、具体的に伝えるようにしましょう。同じ名前の社員がいる場合に取り違えになる可能性を防ぐことができます。

④1度目の電話を取れなかったことを謝罪する

会話の冒頭では、1度目の電話にでれなかったことに謝罪をしましょう。「わざわざ電話をかけてくださったのに、申し訳ありませんでした」と、相手への誠意を表すマナーとして必要ですので、会話の冒頭で伝えるようにしましょう。

会話例

謝罪の言葉を話す際、電話に出ることができなかった理由などを付け加えて長々と話すことは控えましょう。折り返し電話の趣旨は謝罪ではないので、短い文章で端的に気持ちを伝えるようにしましょう。

⑤担当者から要件をうかがう

担当者と冒頭の挨拶がおわったら、次は担当者が用件を伝えてくるでしょう。折り返し電話の目的は担当者からの用件を聞くことです。仮に、担当者から用件を切り出さなかった場合は、自分からどの用件で電話をかけたのか、うかがうようにしましょう。

また、留守電やメールに用件が記載してあった場合は、学生側から「ご連絡をいただきました〇〇の件に関しまして…」と切り出すようにしましょう。

会話例

あくまで一例ではありますが電話の内容によっては10分以上有する場合もあります。折り返し電話をする際は時間に余裕をもって、連絡をするようにしましょう。

⑥日程や予定などは復唱してメモをとる

選考に関する内容の場合、次回の選考の日程や持ち物などについて口頭で説明をされることがあります。その際に、聞き洩らさない為にも、手元にメモ帳を用意して、メモを取りながら話を聞くようにしましょう。

また、聞いた内容に誤りがないか最後に聞いた内容を復唱して、再確認するようにしましょう。

会話例

復唱では、メモを読みながら確認するようにしましょう。日時や場所、持ち物はとくに聞き洩らしがないよう、注意が必要です。

また、この時に集合場所や服装など追加の質問がある場合は聞くようにしましょう。聞きそびれがあると、再度電話をすることとなり二度手間になってしまいます。できるだけ、一回の電話で完結できるように意識しましょう。

⑦自分から電話を切る

用件が話し終わり電話を切る際は「電話をかけた側が先に切る」ことがマナーとなります。そのため、学生が折り返し電話をかけた今回のケースでは、学生が先に電話を切ることが正当となります。

会話例

電話を切る際には、次回の予定に触れ「よろしくお願いいたします。」と添えると尚良いでしょう。お互いに予定の再確認にもなりますし、間違えていた場合はこの時に修正することができます。

折り返し電話で印象が悪くなってしまうケースとは？

折り返し電話では電話をかけるタイミング以外にも、相手への印象が悪くなってしまうケースがあります。折り返し電話では学生のマナーと相手への配慮が見られています。印象が悪くなってしまうケースに自分が該当していないか、確認してみましょう。

企業から再度連絡が来るのを待ってしまう

企業から不在着信が入っていた場合は、必ず自分から折り返しの連絡をするようにしましょう。不在着信を入れた後に何度も連絡をすることはマナー違反となるため、基本的には不在着信を入れた後は相手からの返信待ちとなります。

そのため、学生から折り返しの連絡が無い場合「連絡先が間違っていたかもしれない」「他の企業に内定を決めてしまったのかもしれない」と企業側を悩ませてしまいます。「もう一度連絡があるだろう」と考え、企業から再度連絡を待つ行動は控えるようにしましょう。

はじめに謝罪の言葉を伝えない

会話の冒頭に「お電話をいただいたにも関わらず、出ることができず申し訳ありませんでした」と謝罪の言葉を伝えましょう。回目の不在着信に対して折り返し電話をおこなうことは決して悪いことではありません。しかし、電話してくれた企業側の行動に対して、誠意を示さないことは印象を下げてしまう要因となります。

冒頭の謝罪の言葉を添えるか否かで、相手への配慮やマナーを知っている学生かどうかを判断されてしまう可能性があります。ビジネスマナーを身につけている学生は企業としても採用したい人材ですので、ぜひ意識するようにしましょう。

言葉遣いが正しくない

電話では表情が見えないからこそ、とくに言葉遣いが重要となります。言葉遣いの良し悪し次第で印象が大きく変わってしまいます。仮に言葉遣いが適切でない場合「マナーを知らない」「態度が大きい」と判断されかねません。

面接はもちろんですが、折り返し電話の際も適切な尊敬語・謙譲語を用いるように意識しましょう。言葉遣いに不安がある学生は、下記にて「間違いやすい言葉遣い」についてまとめていますので、下記一覧を確認してみましょう。

就活で気を付けたいマナーについては、こちらの記事で紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

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