就活メールの件名はコツを掴めば実は簡単！ 具体例を交えて徹底解説

就活メールの件名はあなたの印象を大きく左右する重要事項

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

「就活時のメールの件名を付けるときの基本を知りたいです」
「メールの件名の具体例を知りたいです」

就活中、企業とやりとりをするメールの件名について、どのような点に注意すれば良いのか不安を抱いている人も多いでしょう。就活メールの件名はあなたが思っているよりも重要な項目で、使い方を間違えると学生の印象を大きく損なってしまうことがあります。

この記事では、就活メールの件名の付け方を具体例を交えてお伝えしていきます。メールの件名の付け方に迷っている学生はぜひ参考にしてみてくださいね。

就活メールに件名が必要な3つの理由

「件名くらいこだわらなくても」と思う学生もいるかもしれませんが、その考えは実は危険な考えかもしれません。まずは、就活メールに件名が必要な3つの理由を解説していきます。

①ビジネスマナーとして常識だから

ビジネスの場でのメールのやりとりでは必ず件名が必要です。忙しいビジネスパーソンは、受け取った人がメールを開かなくても一目で用件が理解できるように、メールの件名を具体的な言葉で簡潔に書きます。

プライベートで連絡を取り合うときは、メールよりも気楽なチャットやSMSを使う人が多いでしょう。しかし、ビジネスではメールのやりとりが基本であり、わかりやすい件名をつけることは相手の貴重な時間を取らないようにするための配慮であるといえるでしょう。

メールの返信マナーについてはこちらで詳しく解説しています。

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②開封率に影響を及ぼすから

企業の採用担当者は、社内や取引先など、学生以外にもさまざまな相手と日々大量にメールのやりとりをしています。件名がないメールは、迷惑メールと間違われて、読まれないままゴミ箱フォルダに振り分けられてしまう恐れがあります。

開封率を上げるためには、件名はもちろんのこと、日付を入れると良いでしょう。件名に日付をいれることで、相手に注意をうながすことができます。また、いつまでに返信が欲しいということを伝えるときは、本文に入れるとともに件名にも入れると明確になります。

③カテゴリ分けをして管理する際に便利だから

件名を一目見るだけで、どのような内容なのかを判断できるメールは、優先的に対応されます。また、くり返しにはなりますが、企業の採用担当者は面接の日程のすり合わせや問い合わせへの対応など日々大量のメールのやりとりをしています。特に注目してほしい内容を【】や「」でくくってメリハリをつけることで、一目見るだけで内容が理解しやすくなります。

いち早く対応してもらえるように、また、あとから担当者が見直したときでもわかりやすいように、受信した側にいかにわかりやすく伝えるかを工夫することが大切です。

就活メールに件名を付ける際の4つのルール

就活メールに件名を付ける際の4つのルールがあります。これら4つのルールを守れば、基本的なビジネスメールの件名が付けられるようになるでしょう。

ここからは、就活メールに件名を付ける際の4つのルールついて1つずつ解説していきますね。

①内容が要約されている件名にする

開封率の高いメールとは、件名を読むだけでメールの内容がわかるものです。相手が優先的に読むべきメールなのか、後回しにして良いものなのかを、件名を見るだけですぐに判断でき、仕事の効率化につながります。

件名だけで内容がわかるメールは、わかりやすいですよね。いますぐ読むか読まないかの判断がすぐにできる、どんな内容か中身を読まなくても伝わるメールが、相手に負担にならないメールです。

②メールの目的を件名にする

どのような目的でメールをしたのかが一目でわかる言葉（お詫び、お礼等）を件名にいれると、件名を見るだけで内容を把握できます。

また相手に何かアクションをしてほしい場合は、「何をして欲しいか」を書いておくと、相手からのアクションを引き出しやすくなります。また、具体的なトピックにプラスして、「〜のお願い」など、依頼内容を件名にいれることで、さらにわかりやすくなりますよ。

③自分の名前＋大学名を記載する

差出人がわかる件名も、開封するかどうかを決める重要なポイントです。差出人が名前だけでは、直接の面識がない相手は、どこの誰から来たかがすぐにわかりません。ローマ字表記だとなおわかりにくいです。

開封率を高めるためには、件名に「自分の名前＋大学名」を記載しましょう。就活中の学生から来たことがすぐにわかり、安心してメールを開けます。

④返信の際は「Re：」を残す

メールで日程調整をお願いしたときや採用などに関して質問したときはやり取りが長くなります。やり取りを繰り返している間は同じ件名で返信をするのがマナーです。

「Re：」を消してしまったり、別の件名に変更してしまったりすると、相手は学生と過去にどのようなメールのやりとりをしたかわからなくなります。

ビジネスパーソンは、日々、たくさんの相手とさまざまな内容のメールをやりとりしています。そのため、基本的には件名でやりとり中のメールを判断します。そのため、返信の際は「Re：」を残すことが、相手にとってわかりやすい優しいメールです。

就活メールの件名で気をつけたい5つの注意点

ここまで、就活メールに件名を付ける際の4つのルールを解説してきました。就活では、ルールを把握したうえで、適切な件名をつけたメールを送らなければなりません。

就活メールの件名はポイントさえ押さえられれば、適切な件名をつけることは難しくありません。それでは、就活メールの件名で気をつけたい5つの注意点を確認していきましょう。

①端的にまとめる

一目で内容がわかる端的で具体的な件名が望ましいです。情報量が多いとすっと頭に入ってこないため、相手の考える時間を増やすことになり、ストレスを感じさせてしまいます。

「◯◯についてのお礼と◯◯の日程調整についてのご相談」などのように複数トピックを詰め込むのも、相手に伝わりにくさを与えてしまいます。1メールにつき1つの内容を盛り込んだ件名がレスポンスのしやすいメールといえるでしょう。

➁誤字脱字をしない

変換ミスや抜け漏れによって意味が通らない内容は、読み手にストレスを感じさせます。また、誤字脱字が多いことで、採用して大丈夫かどうか不安を抱かせてしまいます。

マイナスな印象をあたえないために、件名に誤字脱字がないか事前にしっかりチェックしましょう。先方の社名や担当者名を件名に入れる場合は、漢字や表記に誤りがあると失礼に当たります。

誤字脱字が与える印象についてこちらで解説しています。

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③返信メールの場合は件名を変えない

企業からのメールに返信をするときは、件名を変えないようにしましょう。

メールの件名を変えると、メールを見失ったり、管理しにくくなったりする可能性があるので、届いた件名のままで返信する必要があります。良かれと思って件名を変えてしまうと、かえって企業の方の仕事を増やす結果になってしまうケースもありますよ。

④「Re：」が多くなりすぎたら適度に削除する

メールで日程調整をお願いしたときや採用などに関して質問したときは、やり取りが長くなりますよね。やり取りを繰り返している間は同じ件名で返信をするのがマナーですが、返信が続くと「Re:」が続いて件名が読みにくくなるので、どのようなメールかがわかりにくくなります。

「Re：」が多くなりすぎたら、適度に「Re：」を減らしましょう。「Re：」の数を2～3個にすることで件名が読みやすくなり、採用担当者もメールの確認をしやすいです。

⑤メールの内容と件名が違わないようにする

メールの件名と本文との食い違いがないように気をつけましょう。1メールにつき1トピックが基本なので、メインとなる内容を表す件名をつけるようにしてくださいね。

特に何度もやりとりする中で、メールの主題が途中で変わっている場合は注意が必要です。内容と件名が一致しているかは必ず確認しましょう。

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開封率が大きく下がるかも！ 就活メールのNG件名例

採用担当者が好印象を持つメールを送れることで、ビジネスマナーが身に付けていると評価されるケースもあります。一方、内容がわかりにくい挨拶のみや抽象的な件名だと、マイナスな印象をあたえてしまいかねません。

ここからは、開封率が大きく下がる就活メールのNG件名例とともにどこがNGなポイントなのかを、1つずつ解説していきますね。

挨拶のみの件名：「はじめまして」

就活でメールを送るときは挨拶だけの件名は避けましょう。たとえば、「はじめまして」という件名は挨拶のみで、相手にメールの内容を伝えられません。このようなメールからは、緊急性や重要性を感じられません。

また、件名が挨拶だけのメールは迷惑メールと判断される可能性も高いです。迷惑メールフォルダに振り分けられ、開封されない恐れがあります。大切なメールを確認してもらうためには、挨拶のみの件名は避け、挨拶は本文中に書きましょう。

自己紹介だけで完結してしまう件名：〇〇大学の△△です

就活のメールでは差出人を明らかにしなければなりません。メールの本文に大学名や名前を書くことは大切です。しかし、誰から送られてきたメールであるのか表すために、件名を自己紹介のみにすることは避けましょう。

具体例を挙げると、「〇〇大学の山田花子です」という件名でメールが送られてくると、内容を確認できないので、採用担当者は迷惑に感じます。また、このような件名をつけると、迷惑メールを疑われることも恐れがあります。自己紹介にプラスして、目的を明記しましょう。

内容が不明瞭な件名：【ご連絡】

相手にとって、内容を確認しにくい件名は避けましょう。たとえば、【ご連絡】などという抽象的な件名は相手にとって、何の連絡のメールなのかわかりにくいです。相手に件名でメールの内容を正確に伝えるためには、日付や要件を簡潔に述べることを意識しましょう。

また、迷惑フォルダに振り分けられないように、必ず「一次面接の日程変更のお願い」などと具体的な件名を付けてください。

抽象的な件名：説明会の件

「説明会の件」だけだと、説明会のどのような件についてのメールなのか判断できず、相手にストレスを感じさせます。「説明会の日程について教えて下さい」など、具体的なタイトルをつけましょう。用件を簡潔に書いた後、具体的な内容を書くとわかりやすいです。

質問があってメールする場合は、具体的に資料のどの部分の何について質問したいのかを書きます。説明会の日程について確認する場合は、その旨書いた後、具体的な日程を挙げて確認や調整を依頼します。

空欄はやめよう！ 就活メールの件名が空欄だとどうなる？

メールでのビジネスマナーとして最も好ましくないのは「件名が空欄」のメールです。件名が空欄のメールは相手の受け取り方次第ではマイナスな印象を持たれてしまうため注意が必要です。

企業の担当者に読まれない可能性がある

就活で重要なメールを確実に開いてもらうためには、必ず「二次面接の日程変更のお願い」などと具体的な件名を付けてください。一生懸命書いたメールが担当者に読んでもらえないのは悲しいですよね。

件名の有無がすべてではありませんが、企業の担当者に読まれない可能性があることは押さえておきましょう。

迷惑フォルダなどに分類される恐れがある

件名なしでメールを送信すると、迷惑メールフォルダに分類されてしまったり、メールの受信に気が付かれなかったりする恐れがあります。

「〇月〇日のOB訪問のお礼」などと件名をつけると、メールを受け取った人は内容を確認しやすいですよ。

件名を入れ忘れた場合は「【再送】＋件名」を入れて再送信

件名を入れ忘れた場合は、選考にマイナスな影響が及ぶ恐れもあるので、適切な件名を付けてメールを再送信しましょう。

メールを再送する場合、件名の頭には【再送】と入れておくとわかりやすいです。初めに件名をつけ忘れたことを書き、謝罪文を入れておくと、相手に悪いイメージを与えないでしょう。再送するメールの本文はそのままでかまいません。

就活メールを送る際は正しい件名のポイントを押さえよう

就活では、面接日程調整や直前の面接日程変更など、応募企業の採用担当者と直接連絡を取り合うことになるでしょう。その際、メールを使ってやりとりする機会は多いですよね。

ビジネスマナーを守って、適切な件名のメールを送ると、しっかりと内容を確認して返信をもらえます。また、採用担当者に好印象を与えられ、選考がスムーズ進む可能性もあります。

そのためメールを送る際は、今回紹介したように正しい件名のポイントを押さえて、相手に内容をわかりやすく伝えられる件名をつけましょうね。