【内定辞退の理由8選】失礼を避けるには5つのポイントが重要

内定辞退の理由は伝え方が重要！ 5つのポイントで失礼のないようにしよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

「内定辞退を失礼のないよう伝えるにはどうしたら良いですか？」
「内定辞退の理由を言いたくないのですが、言わなければいけませんか？」

内定辞退をしたい学生から、このような相談を受けることがよくあります。

結論から言えば、内定辞退の理由は必ずしも言わなくても良いですが、聞かれた場合には可能な範囲で本当の理由を伝えたほうが良いです。また企業は多くの時間とコストを割いて選考を実施しているので、辞退を伝える際は失礼のないように注意する必要があります。

そこで今回は、内定辞退の理由をどのように伝えるべきか、例文付きで解説します。内定辞退を伝える際のマナーも解説するので、参考にしてみてくださいね。

まずチェック！ 内定辞退の理由について押さえておきたい2つの前提

内定辞退を伝える際、理由は必須なのか、本当のことを言わないといけないのか悩んでしまう学生も多いのではないでしょうか。

内定辞退の理由は必須ではありませんが、聞かれたら嘘をつかずに答えられるよう準備はしておくべきです。詳しく解説するので、内定を辞退したいと考えている学生はぜひ参考にしてください。

必須ではないが聞かれたら答えられるようにしたほうが良い

内定辞退の理由は必ずしも聞かれるわけではありませんが、理由を聞かれることもあるので答えられるようにはしておきましょう。

内定辞退の理由を聞かれたときにスムーズに答えられないと、企業の人事から「何か言えないようなまずい事情でもあるのか」と思われたり、「特に理由もなく辞退するということはもとから練習のつもりで受けていたのか」などと思われてしまいます。

辞退する企業とはいえ自分を評価し、採用してくれた企業です。悪い印象を残さないためにも、内定辞退の理由は考えておいてくださいね。

嘘はつくべきではないがすべて伝える必要はない

内定辞退の理由については、嘘をつくべきではありません。

ばれないと思っていても、同じ大学の別の学生経由で本当の理由が伝わるなどのリスクはゼロではないからです。また、企業の人事は毎年多くの学生を見ているため、本当らしい嘘をついても嘘だと見抜かれてしまう可能性もあります。

企業側は予算や労力、時間をかけて採用活動をおこない、多くの学生の中から採用する学生を絞り込んで内定を出しています。それにもかかわらず、内定を辞退する際に嘘の理由を伝えるのは誠実とはいえません。

選考でエントリーシート（ES）に目を通してくれたり、面接の時間をとってくれた企業に敬意を払い、真摯な対応を取るようにしましょう。

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言いたくない部分は伏せて伝えても問題ない

内定辞退の理由の中には、企業の人事に言いたくない部分があるという学生もいるでしょう。このような場合、言いたくない部分は伏せても問題ありません。

先ほど紹介したように嘘の理由を伝えるのは良くありませんが、一部を伏せることは嘘にはなりません。言える範囲内で正直に、内定辞退の理由を伝えてくださいね。

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失礼にならないように注意！ 内定辞退の理由を伝える際の5つのポイント

たとえ説得力のある理由があったとしても、内定辞退を伝える際には失礼な印象を持たれてしまう可能性があります。

社会人になってから辞退した企業とかかわる機会がないとはいえませんし、自分のスキルや経験、将来性に期待してくれた企業だからこそ、失礼のないよう内定辞退を伝えたいものですよね。

そこで、内定辞退を伝える際のポイントを5つ解説します。

①最初に「内定辞退」を明言する

内定辞退を伝えるときは、最初にはっきりと辞退の旨を伝えてください。

言いにくいからと先に理由から始めると、人事は何の話かわからないまま話を聞くことになります。理由を求めない企業であれば、理由を話している時間が無駄にもなりますよね。

内定辞退をする以上、自分のために必要以上の時間を割いてもらうのは避けるべきです。勇気がいることですが、内定辞退をすることを最初に伝えてください。

②理由は簡潔に伝える

内定辞退の理由を聞かれた場合は、簡潔に伝えるようにしてください。

人事が内定辞退の理由を聞く目的の1つとして、今後の採用活動のヒントを得るためということが挙げられます。話がまとまっていない状態でだらだらと理由を伝えると、人事側は要点をつかめず、得たかったヒントが得られない可能性があります。

また、話に無駄な点が多いと言いわけのように聞こえる場合もあるので、辞退する理由は端的に伝えるようにしましょう。

③正直に誠意を持って話す

正直に誠意を持って話すようにすることも、内定辞退を伝える際のポイントです。

採用活動はさまざまなコストをかけておこなわれています。加えて、入社後の活躍を期待して丁寧にやり取りしていた学生から内定辞退を申し出られると、ショックや落胆を感じる可能性があります。

嘘の理由で内定辞退を伝えられたり、最後に不誠実な態度をとられたりすると、良い気持ちはしないのは想像に難くありませんよね。

④面接をしてくれたことへの謝意を表わす

内定辞退を伝える際は、面接をしてくれたことへの謝意を表すこともポイントです。

内定を得るまでの間には、複数回、面接をしてもらったはずです。そうした面接へのお礼も伝えずに内定辞退だけを申し出ると、自分勝手な印象を持たれてしまうおそれがあります。

企業側からすれば内定辞退は喜ばしいことではありませんが、最後に面接してもらったことへのお礼を伝えれば、お互いに気持ち良くやりとりを終えられます。

⑤期待に添えないことへの謝罪を伝える

期待に添えないことへの謝罪を伝えることも、内定辞退を申し出る際のポイントです。

企業は学生の経験やスキル、将来性を評価し、入社後の活躍に期待して内定を出してくれています。そのため内定辞退を申し出てきた学生に対して

と残念に思う人事担当者もいます。

そうした思いを汲み取って期待に添えないことへの謝罪を伝えれば、最大限相手を気遣いながら内定辞退を申し出ていることが伝わりやすくなるのです。相手の気持ちに寄り添った申し出を意識すると、丁寧で誠実な印象になりますよ。

マナー違反はNG！ 内定辞退の理由を伝える際の注意点

内定辞退を伝える際には、伝える内容や伝え方に関する注意点を押さえることも重要です。どんなに誠意を込めて内定辞退を伝えたつもりでも、伝える手段やタイミング次第では失礼な印象になってしまいますよ。

辞退を伝える際に相手にマイナスな感情を抱かせないためにも、内定辞退の理由を伝える際の注意点を押さえておきましょう。

メールだけで済ませない

内定辞退の申し出は、メールだけでは済ませず、電話でおこなうようにしましょう。文面で伝えるよりも、電話のほうが誠意やお礼の気持ちをしっかり伝えられますよ。

また、メールだと必ずしも返信が来るとは限らないため、きちんと内定辞退が伝わったか確認できません。確実に内定辞退を伝えるためにも電話を優先してください。

もし電話をかけてもなかなかつながらない場合には、メールでの連絡となることへのお詫びを添えてメールで内定辞退を伝えます。

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回答を先延ばしにしない

内定辞退の意志を固めたら、回答を先延ばしにせず速やかに人事に連絡しましょう。

学生の内定辞退は、今後の採用計画に影響します。内定辞退の連絡が遅れると、採用計画の練り直しなど人事にかかる負担が大きくなる可能性があります。

また、企業側では内定を受け入れてもらえるものとして準備が進められているため、連絡が遅れると採用プランや内定後のスケジュールを変更する必要が出てくるなど、迷惑が掛かってしまう場合もありますよ。

内定承諾の回答期限まで余裕があったとしても、内定を受けるつもりがないなら早く内定辞退を伝えてくださいね。

企業を批判する理由にしない

内定辞退の理由を伝える際、企業を批判する理由は避けてください。

本音ベースで内定辞退の理由を言えば、ほかの企業よりも給与が低い、福利厚生が手薄、業績や将来性に不安があるなどその企業に対する批判的な内容が出てくることもありますよね。

しかし、ほかの企業と比べられたり、企業の問題点を指摘されて良い気持ちがする人はいません。「志望動機では企業の魅力を語ってくれたのに、嘘だったのか」と思われるおそれもあります。

入社予定企業名まで伝える必要はない

内定辞退の理由として「別の企業に入ることにした」というものは多いです。この場合、ほかの企業を選ぶこと自体は伝えても良いですが、どこの企業に入る予定かまで伝える必要はありません。

「自社より競合他社を選んだ」と人によっては怪訝に思う場合があったり、今後何かしらのトラブルに発展する可能性も否定できないからです。

もし人事からどこの企業に入るのか聞かれても、

と伝えても問題ありません。

答えられないと言えば、それ以上深く聞かれることはないはずです。とはいえ、開き直るのではなく、回答できずに申し訳ないという姿勢を持って伝えることが大切です。

あいまいな回答にしない

内定辞退を伝える際は、あいまいな回答にならないようにしましょう。

内定辞退を申し出るのは勇気がいることですよね。また人事に対して失礼な言い方にならないよう意識すると、表現が遠回しになりあいまいな内容になってしまう場合もあります。

しかし、内定を承諾するのか辞退するのか明言しないと、人事はその回答をどう判断して良いのかわからず困ってしまいます。また、内定辞退を伝えたつもりなのに承諾だと勘違いされ、トラブルになるリスクもありますよ。

「内定辞退をする」ということが確実に伝わるような、はっきりした言い方を心掛けてくださいね。

内定承諾書を提出した後に辞退したい場合については、こちらの記事で詳しく解説しているので、あわせて確認してくださいね。

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他社から内定をもらった

他社から内定をもらったという理由で内定辞退をする場合は、その旨を正直に伝えて問題ありません。「ほかの企業に行くため内定を辞退する」という理由はシンプルながら説得力があるため、簡潔に伝えやすくなります。

ほかの企業を選ぶということなので言い出しにくい、言うのが気まずいと感じるかもしれませんが、人事側からすれば、こうした理由で内定辞退をする学生は珍しくはありません。

ただし、先述の通り具体的にどこの会社から内定をもらったのか、会社名まで伝えることは避けるようにしましょう。

例文

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職種が希望と違った

就活では、「希望とは違う職種の募集だが、憧れの企業だから志望した」「面接の中でほかの職種のほうが合っていると言われ、志望職種を変えた」というケースもありますよね。

しかし、やはり希望の職種で働きたいと思った、別の企業から希望の職種で内定をもらったという場合は、その旨を正直に伝えてください。

どの職種で働くかは、どの企業で働くかと同じくらい重要です。そのため、希望する職種にこだわりたいという気持ちは人事にもわかってもらえることも多いですよ。

自分のキャリアや志向をしっかり考えた結果であると伝えることがポイントです。

例文

適性がない

適正がないという点を内定辞退の理由として挙げる場合は、そう感じたきっかけや理由を述べるようにしてください。

人事側は、「この学生はうちの仕事に向いている、適性がある」と判断して内定を出しています。それにもかかわらず、ただ「適性がないから内定を辞退する」というと、「そうは思えない」と思われる可能性があります。

だからといって内定辞退を認めてもらえないということはありませんが、相手に納得いかないモヤモヤした気持ちを抱かせてしまうのは避けたいところです。

そのため適性がないことを理由にする際は、いつ、なぜ適性がないと感じたのかをあわせて伝えるようにしましょう。

例文

志望業界が変わった

就活をする中でものの見方や価値観が変わったり、自己分析が深まり志望業界が変わることもありますよね。こうした理由で内定を辞退する場合は、その旨を正直に伝えても問題ありません。

学生はまだまだ社会について知らないことも多く、考え方や価値観が変わりやすい時期でもあります。毎年多くの学生に接する人事はそのことも理解しているので、自分の将来について改めて考えて志望動機が変わったといえば、納得してもらえることが多いです。

ただし、安易に志望業界が変わったのではなく、深く考えた結果であることはしっかり伝えてくださいね。

例文

就職先を決めかねているという人は、こちらの記事を読んでみてください。

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地元企業での就職が決まった

地元企業での就職が決まり、内定を辞退する場合は、なぜ地元に帰りたいのかを具体的に伝えると納得してもらいやすいです。

その企業自体に何か問題があったり、競合他社と比較したりして辞退したりするわけではない分、比較的辞退を伝えやすいのではないでしょうか。

地元に貢献したい気持ちが強い、家族の希望もあって地元に変えることにしたなどの理由を挙げると説得力が増しますよ。

例文

家庭の事情

家庭の事情で内定を辞退せざるを得ないこともありますよね。家族からその企業への入社を反対されたり、家族内の事情により勤務地や勤務時間に問題があるなどさまざまな場合があるでしょう。

家庭の事情に関してはデリケートな内容やプライベートにかかわる内容も含まれてくるので、無理にすべてを伝える必要はありません。ただし、「家族と相談の結果、辞退することにしました」と伝えると「家族に反対されたのだろうか」と思われてしまうおそれがあります。

相手に失礼にならないようにも、例文を参考にした伝え方を考えてみてください。

例文

進学や留学が決まった

学生の中には、大学院の入試や留学も視野に入れながら就活をしているという人もいますよね。結果的に進学や留学のために内定を辞退することになった場合は、さらなるレベルアップのために勉強を続けることにしたという内容を伝えることがおすすめです。

進学や留学を理由に辞退する場合、自分を高めるための選択をしたという点から、応援する気持ちを持って内定辞退を受け入れてもらえる可能性があります。ただし、採用計画の練り直しなどで迷惑をかけることに変わりはないため、謝罪の気持ちもしっかり伝えるようにしてくださいね。

例文

留年することになった

留年することになった場合は、その企業に何か問題や不満があるわけではないことを伝えるためにも、正直に留年すると伝えることがポイントです。

ただし、病気やケガなどの事情がない限り、留年は自己責任と判断されます。内定が決まっていたにもかかわらず力不足で卒業に至れないことについて、誠意を込めて謝罪してください。

また留年を伝える場合は言いわけが多くならないようにも注意しましょう。場合によっては卒業を待つといってもらえることもあるため、そうした場合の答え方も考えておくと良いですよ。

例文

内定辞退の理由についてよくある質問に回答！

最後に、内定辞退の理由に関してよくある質問にお答えしていきます。

内定辞退はただでさえ申し出にくいものですよね。詳しい理由となるとなおさら言い方が難しかったり、言いたくない場合もあるでしょう。

そうしたよくある質問にキャリアアドバイザーが回答しているのでぜひ確認してみてください。

内定辞退の理由は簡潔に伝えることが重要！ マナーを守って誠意を見せよう

内定辞退の理由は、長すぎると忙しい人事の時間を奪うことになったり、言いわけに聞こえたりするおそれがあるので、簡潔に伝えてください。

言える範囲で良いので正直に理由を言うこと、原則としてメールだけで連絡を済ませず電話で伝えること、内定辞退を決めた時点で早めに連絡することなども基本的なマナーです。

今後かかわらない企業であったとしても、お互いにとって気持ちの良い内定辞退の伝え方を意識してくださいね。