【内定辞退の理由8選】失礼を避けるための5つのポイントと例文を紹介

内定辞退をするときは理由の伝え方を工夫してトラブルを防ごう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

「内定辞退を失礼のないよう伝えるにはどうしたら良いですか？」

「内定辞退の理由を言いたくないのですが、言わなければいけませんか？」

内定辞退をしたい学生から、このような相談を受けることがよくあります。

企業は多くの時間とコストを割いて選考を実施しているので、辞退理由を伝える際は失礼のないように注意する必要があります。

そこで今回は、内定辞退の理由をどのように伝えるべきか、例文付きで解説します。内定辞退を伝える際のマナーも解説するので、参考にしてみてくださいね。

例文もあわせて解説！ 内定を辞退する理由8選と伝え方

内定を辞退する旨を伝えたくても、伝える理由に悩んだり、伝え方に困ったりすることも少なくありません。そこで、ここでは内定辞退によくある8つの理由と、その伝え方を例文を用いて解説します。

内定への回答を迷っている人がすべきことについてはこちらの記事で詳しく紹介しています。
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「他社から内定をもらった」という理由で内定辞退をする場合、その旨を正直に伝えて問題ありません。「ほかの企業に行くため内定を辞退する」という理由はシンプルながら説得力があり、納得してもらいやすいです。

「ほかの企業を選ぶと言い出しにくい」「言うのが気まずい」と感じるかもしれませんが、人事側からすれば、こうした理由で内定辞退をする学生は珍しくはありません。

就活では「希望とは違う職種の募集だが、憧れの企業だから志望した」「面接で別の職種が合っていると言われ、志望職種を変えた」というケースもありますよね。

しかし、「やはり希望の職種で働きたいと思った」「別の企業から希望の職種で内定をもらった」という場合は、その旨を正直に伝えてください。

どの職種で働くかは、どの企業で働くかと同じくらい重要です。自分のキャリアや志向をしっかり考えた結果であるということを伝えるようにしましょう。

「適性がない」という理由から内定辞退をする場合は、そう感じたきっかけや理由を述べるようにしましょう。

人事は、業務内容に適性があるかどうかも含めて評価をしたうえで内定を出しています。そのため、ただ「適性がないから内定を辞退する」というだけでは採用側にとっても違和感になる可能性があります。

だからこそ、適性がないことを理由にする際は、いつ、なぜ適性がないと感じたのかをあわせて伝えるようにしましょう。

就活を通して、価値観や考え方の変化から志望業界が変わることもありますよね。

志望する業界が変化したという理由で辞退する場合は、その旨を正直に伝えつつも将来について考えた結果だということを一緒に伝えるようにしましょう。

毎年多くの学生に接する人事は、そのことも理解しているので、自分の将来について改めて考えて志望業界が変わったといえば、納得してもらえることが多いです。

ただし、安易に志望業界を変えたのではなく、深く考えた結果であることはしっかり伝えてくださいね。

地元企業での就職が決まったことが理由で内定を辞退する場合は、なぜ地元の企業を志望しているのかを具体的に伝えると納得してもらいやすいです。

「生まれ育った地元に貢献したい気持ちが強い」「家族の希望もあって地元で就職することにした」など、地元企業に就職する理由を挙げると説得力が増します。

辞退する企業に何か問題があったり、競合他社と比較したりして辞退するわけではない分、比較的伝えやすい理由です。ただし、「地元に帰ることにした」と嘘をついてしまうと、のちのち自分の首を絞めることになりかねないため注意しましょう。

家庭の事情で内定を辞退せざるを得ないこともありますよね。家族からその企業への入社を反対されたり、家族の事情により勤務地や勤務時間に制限があったりと、状況によってさまざまな理由があるでしょう。

家庭の事情に関してはデリケートかつプライベートな内容になるため、無理にすべてを伝える必要はありません。ただし、「家族と相談の結果、辞退することにしました」と伝えると「家族に反対されたのだろうか」と思われてしまうおそれがあります。

相手に失礼にならないようにも、例文を参考にした伝え方を考えてみてください。

大学院の入試や留学も視野に入れながら就活をしているという人もいますよね。結果的に進学や留学のために内定を辞退することになった場合は、「さらなるレベルアップのために勉強を続けることにした」という内容を伝えることがおすすめです。

進学や留学を理由に辞退する場合、自分を高めるための選択をしたという点から、応援する気持ちを持って内定辞退を受け入れてもらえる可能性があります。

とはいえ、採用計画の練り直しなどで迷惑をかけることに変わりはないため、謝罪の気持ちもしっかり伝えるようにしてくださいね。

留年することになった場合、その企業に何か問題や不満があるわけではないことを伝えるためにも、正直に留年すると伝えることが重要になります。

ただし、病気やケガなどの事情がない限り、留年は「自己責任」と判断されます。内定が決まっていたにもかかわらず力不足で卒業に至れないことについて、誠意を込めて謝罪することを忘れないでください。

また、留年を伝える場合は言いわけが多くならないようにも注意しましょう。場合によっては卒業を待つといってもらえることもあるため、そうした場合の答え方も考えておくと良いですよ。

内定辞退の理由を伝える際の5つのポイント

たとえ説得力のある理由があったとしても、内定辞退の伝え方によっては失礼な印象を持たれてしまう可能性があります。

社会人になってから辞退した企業とかかわる機会がないとは言えませんし、自分のスキルや経験、将来性に期待してくれた企業だからこそ、失礼のないよう内定辞退を伝えたいですよね。

お互いに納得した状態で内定を辞退するために、ここでは辞退を伝えるときの5つの重要なポイントを解説します。

①最初に「内定を辞退する」旨をはっきり明言する

内定辞退を伝えるときは、最初にはっきりと辞退の旨を伝えてください。

言いにくいからと先に理由から始めると、人事は何の話かわからないまま話を聞くことになります。また、話の本質がわからないと、自分は「内定を辞退する」と伝えたつもりなのに承諾だと勘違いされるなど、認識にずれが生じるリスクもありますよ。

内定を承諾するのか辞退するのかを最初に明言しないと、人事はその回答をどう判断して良いのかわからず困ってしまいます。

②理由は簡潔に伝える

内定辞退の理由を聞かれた場合は、簡潔に伝えるようにしてください。

人事が内定辞退の理由を聞く目的の一つとして、今後の採用活動のヒントを得るためということが挙げられます。話がまとまっていない状態でだらだらと理由を伝えると、人事側は要点をつかめず、得たかったヒントが得られない可能性があります。

また、本音を聞かせてほしいと言われるとつい「ほかの企業よりも給与が低い」「福利厚生が手薄」「業績や将来性に不安がある」など企業を下げるような内容が出てくることもありますよね。

しかし、ほかの企業と比べられたり、企業の問題点を指摘されて良い気持ちがする人はいません。理由を問われても、企業の批判にならないように注意しましょう。

③正直に誠意を持って話す

正直に誠意を持って話すようにすることも、内定辞退を伝える際のポイントです。

採用活動はさまざまなコストをかけておこなわれています。加えて、入社後の活躍を期待して丁寧にやり取りしていた学生から内定辞退を申し出られると、ショックや落胆を感じる可能性があります。

企業側にも迷惑をかけてしまっていることを理解し、誠実な態度で内定辞退の理由を伝えることが大切ですよ。

④面接をしてくれたことへの感謝の気持ちを表す

内定を得るまでの間に、面接だけでなく面談やOB・OG訪問を手配してもらった人もいると思います。そのように割いてもらった時間に対して、しっかりと感謝の言葉を述べましょう。

面接やそれにともなう手続きに時間を割いてもらったことにお礼を伝えず、ただ内定辞退をしたい旨だけを伝えると、自分勝手な印象を持たれてしまうおそれがあります。

⑤期待に添えないことへの謝罪を伝える

期待に添えないことへの謝罪を伝えることも、内定辞退を申し出る際のポイントです。

企業は学生の経験やスキル、将来性を評価し、入社後の活躍に期待して内定を出してくれています。そのため内定辞退を申し出てきた学生に対して「せっかく期待していたのに……」と残念に思う人事担当もいることを忘れないようにしましょう。

そうした思いを汲み取って期待に添えないことへの謝罪を伝えれば、最大限相手を気遣いながら内定辞退を申し出ていることが伝わりやすくなります。

マナー違反にならないために気を付けたい3つのこと

内定辞退を伝える際は、伝える内容や伝え方に関する注意点を押さえることも重要です。どんなに誠意を込めて内定辞退を伝えたつもりでも、伝える手段やタイミング次第で失礼にあたる可能性もありますよ。

辞退を伝える際に相手にマイナスな感情を抱かせないためにも、内定辞退の理由を伝える際の注意点を押さえておきましょう。

①メールではなく電話で連絡する

内定辞退の申し出は、メールだけで済ませず、電話でおこなうようにしましょう。文面で伝えるよりも、電話のほうが誠意やお礼の気持ちをしっかり伝えられます。

また、メールだと普段の業務メールに埋もれてしまい、人事に気づいてもらえない可能性もあります。辞退する側としても、送ったメールに必ずしも返信が来るとは限らないため、きちんと内定辞退が伝わったか確認できません。

そのため、確実に内定辞退を伝えるためにも電話で直接伝えるようにしましょう。

内定辞退の連絡を電話でする際のマナーや流れはこの記事で解説しています。電話を掛ける前に、一度チェックしておきましょう。

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②辞退すると決めたら連絡を先延ばしにしない

内定辞退の意志を固めたら、回答を先延ばしにせず速やかに人事に連絡しましょう。

学生の内定辞退は、今後の採用計画に影響します。内定辞退の連絡が遅れると、採用計画の練り直しなど、人事にかかる負担が大きくなる可能性があります。

内定承諾の回答期限まで余裕があったとしても、内定を受けるつもりがないのであれば、速やかに連絡することを心掛けましょう。

こちらの記事では採用メールへの返信の仕方について紹介しています。辞退をする際の例文も紹介しているので、あわせて確認してください。

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③必要書類の返送など必要な手続きがないかを聞く

すべての企業が辞退の手続きをおこなってくれるとは限らないため、内定辞退の連絡と一緒に、辞退にともなって対応事項がないかを確認しておきましょう。

内定を辞退するからといって何もしないのではなく、アフターフォローを心掛ける姿勢を大切にしましょうね。

内々定を辞退する際に必要な手続きについては以下の記事で紹介しています。内定の辞退との違いを確認して、失礼のないように努めましょう。

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言える範囲で良いので正直に理由を言うこと、原則としてメールだけで連絡を済ませず電話で伝えること、内定辞退を決めた時点で早めに連絡することなども基本的なマナーです。

今後かかわらない企業であったとしても、お互いにとって気持ちの良い内定辞退の伝え方を意識してくださいね。