会社訪問後のお礼メールの書き方|基本的な構成と注意点を徹底解説

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コラムの目次

  1. 会社訪問後にお礼を伝えて好印象への第一歩を踏み出そう!
  2. 会社訪問のお礼を伝える際の2つのポイント
  3. ①送るタイミングは会社訪問当日の就業時間内
  4. ②基本的にはお礼状ではなくお礼メールを送る
  5. 会社訪問後に送信するお礼メールの基本的な構成
  6. ①件名:「会社訪問のお礼」などわかりやすい件名をつける
  7. ②宛名:会社名・部署名・担当者名を記載する
  8. ③本文:感謝の気持ちが伝わる内容にする
  9. ④署名:連絡先も忘れずに記載する
  10. 会社訪問でお礼メールを送る際の3つの注意点
  11. 誤字脱字や間違った表現に気をつける
  12. 簡潔な文章を心がける
  13. 適切な位置で改行する
  14. 会社訪問後に送信するお礼メールのOK例文とNG例文
  15. お礼メールのOK例文
  16. お礼メールのNG例文
  17. 遅れて出す場合のお礼メールのOK例文
  18. 遅れて出す場合のお礼メールのNG例文
  19. メールではなくお礼状を出す場合のマナー
  20. 会社訪問でお礼状を出す際の注意点は?
  21. お礼状は書式を守って書く
  22. 会社訪問後には丁寧なお礼メールを送信しよう

会社訪問後にお礼を伝えて好印象への第一歩を踏み出そう!

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。会社訪問を控えた学生から

「会社訪問後のお礼メールは送るべきでしょうか」
「会社訪問後のお礼メールで選考に悪い影響を与えたくありません」

という声が寄せられています。マナーがわからない状態でお礼メールを送ってしまうと、失礼な態度になってしまうのではないかと不安に思う学生もいますよね。

結論から言えば、会社訪問後にはお礼を伝えるべきです。マナーを守ってお礼を伝えることができれば丁寧な印象につながりやすく、選考突破に一歩近づきます。この記事では、会社訪問後のメールの書き方や送るタイミングを例文付きでご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

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会社訪問のお礼を伝える際の2つのポイント

会社訪問の後、お礼の気持ちを伝えないと、失礼な印象がついてしまう可能性があります。お礼は確実にすべきです。

しかし、お礼を伝える姿勢が非常識だとせっかく感謝の気持ちを伝えようとしても悪い印象につながりかねません。ここでは会社訪問のお礼を伝える際のポイントを2つ紹介しますね。

①送るタイミングは会社訪問当日の就業時間内

会社訪問のお礼を伝えるタイミングは会社訪問当日の就業時間内にしましょう。夜中などにメールを送ってしまうと、選考前に非常識な印象を抱かれてしまう可能性もあります。

「メールを読むのは気づいたタイミングだからいつでも大丈夫では?」と思う学生もいるのではないでしょうか。しかし、相手への配慮は社会人として当たり前の心掛けです

会社訪問のお礼メールも相手のことを考え、なるべく会社訪問当日の就業時間内にメールを送るようにしましょう。

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キャリアアドバイザー

会社訪問は通常業務の合間を縫って対応してくれている場合がほとんどでしょう。お礼をしないのは、失礼に当たることを肝に銘じておきましょう。

一次面接のお礼メールの作成方法について知りたい学生はこちらの記事も参考にしてみてください。

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送信が遅れた場合は翌日にメールでお詫びする

もし会社訪問の当日中にメールを送れなかった場合は、翌日の就業時間内にメールするのがおすすめです。誠意を持って、謝罪することでマイナスな評価につながるリスクを少なくすることができます。

その際は「お礼のメールが遅れてしまい申し訳ございません」とお詫びの言葉をメールに記載しましょう

②基本的にはお礼状ではなくお礼メールを送る

お礼を送るべきなのは理解したものの、お礼状かお礼メールのどちらを送ったら良いかを迷っている学生もいるのではないでしょうか。

基本的にはお礼状ではなくお礼メールを送った方が良いでしょう。メールであれば企業側も忙しいスケジュールの合間を縫って、簡単に確認ができるためです。またお礼状の場合は相手の手元に届くまで、場合によっては数日かかってしまうケースもあります。

会社訪問のお礼の気持ちはなるべくメールで伝えましょう。

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キャリアアドバイザー

会社訪問に対応してくれた社員の名刺には連絡先が記載されているので、そのメールアドレスに連絡しましょう。

会社訪問後に送信するお礼メールの基本的な構成

お礼メールは基本的には構成が決まっています。ただ、構成を無視したメールだったり、重要な部分が抜けていたりするとマイナスな評価につながってしまうケースもあります。

ここでは会社訪問後に送信するお礼メールの基本的な構成を解説しますね。

①件名:「会社訪問のお礼」などわかりやすい件名をつける

ビジネスメールでは「会社訪問のお礼」などわかりやすい件名をつけましょう。一目でわかる内容でないと担当者に見逃されてしまうためです

送っていたとしても担当者が気づかなけば、「お礼メールを送ってこなかった」という失礼な学生のイメージのままで選考に臨まなければなりません。

きちんと担当者の目に届くよう、メールを管理する際のことも考えて件名はなるべく簡潔にかつわかりやすいものにしましょう。

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キャリアアドバイザー

採用担当者が数日後にまとめてメールをチェックする可能性もあります。そこで「いつの会社訪問だったのか」が分かりやすいように日付を入れておきましょう。

②宛名:会社名・部署名・担当者名を記載する

会社訪問を担当してくれた社員は多くの人とメールをやり取りするでしょう。その際に会社訪問のお礼であると一目でわかるような内容でないと見逃されてしまうため、宛名には『会社名・部署名・担当者名』を記載しましょう。

会社名・部署名・担当者名は略さずに正式名称で記入します。担当者の名前がわからない場合は部署名まででも構いません。記載にミスがないよう、慎重に記入しましょう。

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敬称は会社や部署など組織の場合は『御中』、担当者など個人の場合は『様』を使用するので注意しましょう。

③本文:感謝の気持ちが伝わる内容にする

お礼メールの本文で、一番重要なのは感謝の気持ちが伝わる内容にすることです。お礼メールの本文の流れは以下の通りになります。

お礼メールの本文の流れ
  1. 書き出しに大学名と自分の名前を書く
  2. 忙しい中会社訪問をさせてくれたことへのお礼を述べる
  3. 会社訪問の感想を盛り込む
  4. 再度会社訪問をさせてくれたことへのお礼を述べる
  5. 締めの言葉と挨拶で締める

会社訪問の感想の部分では、実際にその場で感じたことや会社訪問で得られた情報を記載すると入社意欲が伝わりやすいです。選考への簡単な意気込みを述べるのもいいかもしれませんね。

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キャリアアドバイザー

前述した通り、会社訪問の担当者は通常の業務を抜けて対応しています。礼儀を欠いた内容は選考で不利になるかもしれません。

④署名:連絡先も忘れずに記載する

メールの末尾に署名を記載しましょう。署名がないと、特に大企業など全国に支店や営業所を持つ企業では、多くの学生が会社訪問を実施するので誰が送ったメールなのかわからなくなるかもしれません

署名の項目
  • 学校名・学部名・学科名
  • 名前
  • メールアドレス
  • 電話番号

ビジネスメールでは末尾に署名するのがほとんどです。

企業の担当者にとっては当たり前のマナーのため、署名がないと入社意欲が疑われたり、世間知らずだと思われたりするかもしれません。そのため、忘れずに署名を記載しましょう。

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キャリアアドバイザー

就活では企業とメールのやり取りが何度もあります。署名はメールのテンプレート保存しておくのがおすすめですね。

あなたが受けないほうがいい職業をチェックしよう

就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます

そんな時は「My Analytics」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。

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会社訪問でお礼メールを送る際の3つの注意点

会社訪問でお礼メールの基本的な作り方は理解できましたね。しかし、注意点をしらないまま会社訪問でお礼メールを送ってしまうと、相手に対して無意識に失礼な態度を取ってしまうかもしれません。ここでは、会社訪問でお礼メールを送る際の注意点を3つ紹介します。

誤字脱字や間違った表現に気をつける

会社訪問でお礼メールを送る際は、誤字脱字や間違った表現に気をつけましょう。せっかくのお礼メールでも誤字や脱字があると、「仕事でも些細なミスをしそう」という印象につながってしまうかもしれません。

避けた方が良い表現の例
  • 参考になりました:「相手の話は参考程度に聞いておく」というニュアンスがある。「勉強になりました」がベター。
  • なるほど:人によっては上から目線の言葉と受け取られてしまうケースも。シンプルに「はい」とあいづちをうつのが無難。

加えて、メールではミスタッチや誤変換もあるので注意が必要です。自分の力で誤字脱字に気づくことに不安がある学生は第三者にダブルチェックをしてもらいましょう

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社会人では一つの失言で企業間の信頼関係が崩れてしまうこともあるため、メールを送る前に念入りな確認をしましょう。

簡潔な文章を心がける

会社訪問でお礼メールを送る際は、簡潔な文章を心がけてみてください。冗長な文章は意味が伝わりにくいうえに、相手に余計な時間を取らせてしまいます。会社訪問のお礼メールの場合、シンプルに感謝を伝える内容に仕上げることが大切です。長々と余計なアピールを付け加えることは必要ありません。

メール問わず、ビジネスでは簡潔に要件をまとめるのは社会人の基本になります。普段の生活から要点はまとめて伝えることを心がけておきましょう。

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キャリアアドバイザー

簡潔な文章を書くには、最初に骨子を作るのがおすすめですよ。伝えたいことを1文ずつ書き出して、肉付けする方法なら文章が冗長にならず、大事な部分が際立ちます。

適切な位置で改行する

日常的なメールやLINEではほとんど改行しないという学生もいるのではないでしょうか。ただ、初対面の相手が目を通す可能性のあるビジネスメールでは、どんな人が見ても読みやすいように適正な位置で改行することは必須です。

読みにくい文章は内容が伝わりにくいので、相手にストレスを与えてしまうかもしれません

改行のポイント
  • 30文字前後で改行する
  • 類似した内容でブロック分けをする

上記のような改行のポイントを押さえておくと、内容が伝わりやすいです。メールを読む相手に配慮した改行を心がけましょう。

キャリアアドバイザーコメント

乾 花穂子

乾 花穂子プロフィール

お礼メールには一目であなたからだとわかる件名をつけよう

就職活動期間中は、企業の担当者宛にお礼のメールが殺到します。すると「〇月〇日会社訪問のお礼」という同じ件名が何十、何百と並ぶことになります。人気の企業ほど、もっと多い数になることでしょう。あなたからのメールだと一目で分かるように、「〇月〇日会社訪問のお礼」の件名の後に、大学名と氏名(フルネーム)を加えて、「〇月〇日会社訪問のお礼(〇〇大学・〇〇)」とするとより良いでしょう。

敬称の間違いには最新の注意を

また宛名に「〇〇人事課長様」と役職と敬称を重ねて書いている人が見受けられることがありますが、これは間違いです。課長、社長などの役職名は「様」と同様に敬称です。従って、「人事課 課長 〇〇様」や「人事課 〇〇課長」と書きましょう。また会社名は(株)(有)などと略さず、株式会社や有限会社と正式名を書きます。本文中に相手の名前を出す場合は、「〇〇さん」と「さん」づけで呼ばず「様」を使いましょう。

訪問した会社を志望する気持ちが強いようであれば、「お話を伺って、ぜひ貴社で働きたいという思いを一層強くいたしました」などと、入社意欲が高まったことを加えておくのも一案ですよ。

インターンのお礼メールの作成方法について知りたい学生はこちらの記事を参考にしてみてください。

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あなたが受けないほうがいい職業をチェックしよう

就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます

そんな時は「My Analytics」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。

適職診断で強み・弱みを理解し、自分がどんな職業に適性があるのか知りましょう。

会社訪問後に送信するお礼メールのOK例文とNG例文

会社訪問後に送信するお礼メールのOK例文とNG例文をまとめました。遅れて出す場合など状況別の内容もあるので、参考にしてみてくださいね。

お礼メールのOK例文

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

件名:〇月〇日会社訪問のお礼 (港太郎)

〇〇株式会社
人事部
〇〇〇〇(フルネーム)様

〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇〇〇と申します。
本日はお忙しい中、会社訪問の機会を設けていただき、誠にありがとうございました。

〇〇様から私の希望部署の具体的な業務内容や職場環境まで、ご丁寧に説明していただいたことで貴社で働きたい気持ちがより一層強くなりました。

お忙しいところ会社訪問のお時間を頂いたこと、改めてお礼申し上げます。
末筆ながら、今後の貴社のご繁栄とご発展をお祈りしております。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

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キャリアアドバイザー

実際に担当者から聞いた話を絡めることで志望度の高さが伝わる内容になっています。締めの言葉も忘れずに記載されており、減点されることはないでしょう。

お礼メールのNG例文

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

件名:〇月〇日会社訪問のお礼 (港太郎)

〇〇株式会社
人事部
〇〇様 御中

〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇〇〇と申します。
本日はお忙しい中、会社訪問の機会を設けていただき、誠にありがとうございました。

オフィス見学により先輩社員の働きぶりを見て、貴社で働きたい気持ちがより一層強くなりました。

お忙しいところ会社訪問のお時間を頂いたこと、改めてお礼申し上げます。
末筆ながら、今後の貴社のご繁栄とご発展をお祈りしております。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

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キャリアアドバイザー

個人名に『御中』はいりません。人事部までしかわからない場合は記載が必要です。また、担当者からの具体的な話が記載されていないので、アピールが弱いかもしれませんね。

遅れて出す場合のお礼メールのOK例文

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

〇月〇日会社訪問のお礼 (港太郎)

〇〇株式会社
人事部
〇〇様 

〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇〇〇と申します。
お礼が遅れてしまい、大変申し訳ございません。
先日はお忙しい中、会社訪問の機会を設けていただき、誠にありがとうございました。

貴社の今後の事業展開や活躍している社員のタイプなど、私の拙い質問にも丁寧にお答え頂きまして感謝しております。
今後は貴社にふさわしい人材となれるよう、精進して参ります。

お忙しいところ会社訪問のお時間を頂いたこと、改めてお礼申し上げます。
末筆ながら、今後の貴社のご繁栄とご発展をお祈りしております。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

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キャリアアドバイザー

冒頭にお詫びの言葉があるため、悪い印象がつく可能性は低いですね。日付も記載されており、いつ会社訪問にきた学生かが一目でわかる内容になっています。

遅れて出す場合のお礼メールのNG例文

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

〇月〇日会社訪問のお礼 (港太郎)

〇〇株式会社
人事部
〇〇様
 
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇〇〇と申します。
先日はお忙しい中、会社訪問の機会を設けていただき、誠にありがとうございました。

配属先部署の説明や業績の伸びについて、先輩に直接お話をお伺いできたことでより一層貴社への入社意欲が強くなりました。

お忙しいところ会社訪問のお時間を頂いたこと、改めてお礼申し上げます。
末筆ながら、今後の貴社のご繁栄とご発展をお祈りしております。

メールを送るのが遅れてしまい、申し訳ございません…。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

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キャリアアドバイザー

メールの送信が遅れてしまった詫びの言葉は最後では気持ちが伝わりません。また、三点リーダーもビジネスメールでは使用するのは避けましょう。

キャリアアドバイザーコメント

長尾 美慧

長尾 美慧プロフィール

お礼メールでは抽象的な感想は避けた方が良い

メールの本文中に「業務内容について丁寧にご説明いただき、大変勉強になりました」と抽象的でありきたりな感想だけを述べている学生も見受けられますが、これでは意欲も就活に対する真剣さも伝わりませんし、わざわざ多忙な時間を割いて会社訪問の機会を与えてくださった企業や担当者に対しても失礼です。

どんな内容がどう勉強になったのか、企業のHPでは知り得なかったどんなことを知ることができたのか、どんな気づきを得て今後にどう活かせるのかなど、会社訪問を通じて感じたあなたなりの思いを一言加えることで、熱意と感謝を示しましょう。

正しい敬語、謙譲語、尊敬語、丁寧語を使いこなせるにしておく

また意外と学生に多くあるのが敬語のミスです。正しい敬語、謙譲語、尊敬語、丁寧語も使いこなせるようにしておきましょう。丁寧な印象になるような気がするからと、ついやりがちな間違いが次のような言葉遣いです。

①言葉の最後に「れる」「られる」を何度でも使う
②「お」「ご」の付け過ぎ(過剰敬語)
③「させていただきます」の多用

最近は年齢問わず、「なので」を多用する人も多いようですが、「従いまして」「ですから」と言いかえるようにしましょう。正しい言葉遣いがあなたの印象のアップにもつながりますよ。

メールではなくお礼状を出す場合のマナー

繰り返しにはなりますが、基本的に会社訪問のお礼はメールで伝えた方が良いでしょう。しかし、例外としてお礼状がよい場合もあります。

オンラインでのやり取りが主流となっている昨今はあまり見られませんが、業務上PCを使ったやり取りがあまり浸透していない職場だったり、会社訪問までのやり取りが郵送だったりする企業などはメールよりもお礼状の方が感謝の気持ちが伝わりやすいかもしれません

またメールはすぐに思いを伝えられるメリットがありますが、年配の方などの中には機械的な印象を受ける人も一定数います。

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キャリアアドバイザー

一方、IT企業・ベンチャー企業・ペーパーレス化を掲げている企業などはメールの方が良いかもしれません。企業の社風や取り組みを調べて判断しましょう。

会社訪問でお礼状を出す際の注意点は?

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キャリアアドバイザー

お礼メールの書き方はマスターできそうです。お礼状も同じように書けば良いのでしょうか?

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キャリアアドバイザー

お礼状の書き方はメールとは別です。ただ、記載する内容自体は変える必要はなく、書式やマナーを覚えるだけですね。

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就活生

そうなんですね!お礼状を作成するハードルが一気に下がった気がします……!

基本的にお礼状もお礼メールも記載する内容自体はほとんど変わりありません。ただ、お礼状には独自の書式やマナーがあるので、覚えておきましょう。

お礼状は書式を守って書く

お礼状の基本的な書式は「頭語・前文+主文+末文・結語」です。もう少し詳しく見てみましょう。

お礼状を構成する要素
  • 頭語:「拝啓」「謹啓」など
  • 前文:「貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます」など
  • 主文:「時間を割いてもらったお礼」と「訪問で得たこと」を伝える
  • 末文:「更なる貴社のご繁栄とご発展をお祈りしております」など
  • 結語:「敬具」「謹言」など
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キャリアアドバイザー

頭語と結語は決まった組み合わせがあります。たとえば、拝啓(頭語)+敬具(結語)などですね。一般的には謹啓+謹言の方が丁寧とされています。

主文で「時間を割いてもらったお礼」と「訪問で得たこと」を伝える

主文で「時間を割いてもらったお礼」と「訪問で得たこと」を伝えましょう。長文だとマイナスな印象になりやすいので、簡潔に伝えてみてください。

たとえば、「エンジニア職の業務内容や職場環境など、貴社で働くイメージが湧くようなお話をしていただき、ありがとうございます」などがベターですね

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キャリアアドバイザー

加えて、「貴社で働きたい気持ちがより一層強くなりました」など入社意欲をアピールすると、志望度の高さが伝わりやすいかもしれません。

便箋・封筒の色は白で統一する

お礼状を出す際は便箋・封筒の色は白で統一しましょう。書き終えたお礼状を三つ折りにして、長形4号サイズの封筒に入れてください

「このくらいならいいだろう」と薄く色が付いたものを選ぶ学生もいますが、一般的なビジネスマナーとしてはやはり白が主流です。面倒くさがらずに色までしっかりと気を配りましょう。


お礼状は黒いボールペンまたは万年筆で縦書きで記載しましょう。間違えた場合は修正液や修正テープは使わず、新しい紙に書き直すのがマナーです。

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キャリアアドバイザー

お礼状は黒いボールペンまたは万年筆で縦書きで記載しましょう。間違えた場合は修正液や修正テープは使わず、新しい紙に書き直すのがマナーです。

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柴崎 拓也

柴崎 拓也プロフィール

お礼状の書き方をきちんと把握しておこう

お礼のメールと手紙とでは、書く内容の順番が異なります。つまり、①頭語②本文③結語④日付⑤大学・学部・学科名⑥氏名⑦会社名⑧担当者名の順番で書きます。
 
お礼状の書き方についてもう少し詳しく説明しますね。まず本文の内容はメールと同様でかまいませんが、お礼状では縦書きが基本です。本文の冒頭に「謹啓」の頭語、最後に結語の「敬具」を付けます。本文の次の行の頭から2~3字分下げて「令和〇年〇月〇日」と日付を書きます。

次の行に〇〇大学〇〇学部〇〇学科を書き、さらに次の行に氏名の最後の字が便箋の下の位置になるように書きましょう。その前の大学名の書き始めは、氏名の書き位置とのバランスを見て配置するといいでしょう。そして最後に会社名と部署名、改行して担当者名を書きます。
 
極力便箋1枚に収まるように書きましょう。また、理由は諸説あるようですが、書き上がった便箋の2枚目に白紙の便箋を添えて送ると良いでしょう。封締めも×印ではなく、「〆」で忘れずにしておきましょう。就活は学校を代表している一人という意識を持ちつつ、きちんとしたマナーで企業に接することも大事ですよ。

会社訪問後には丁寧なお礼メールを送信しよう

今回は会社訪問後のお礼メールの作成方法やマナーを説明しました。直接的な選考の場でのアピールだけでなく、会社訪問後のお礼メールが企業側へ良い印象を与える可能性も十分にあり得ます。

会社訪問後は当日中にマナーを守ったお礼メールやお礼状を出してみてください。注意点をしっかりと守って送ることができれば、あなたの企業への想いがきっと伝わりますよ。

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就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます

そこで、適職診断ツール「My analytics」を活用して、志望する業界と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの業界を診断できます。

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記事の編集責任者

北原 瑞起きたはら みずき

新卒でポート株式会社へ入社。入社2年目に年間1億2千万円の売上を記録し、全社の年間MVPを獲得。現在は、リクルーティングアドバイザーグループの責任者として、年間300社の採用支援及び、年間2,000人の学生の就活相談に乗り、企業と学生の最良なマッチング機会の創出をおこなっている。プロフィール詳細

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