会社訪問後のお礼メールの書き方｜基本的な構成と注意点を徹底解説

会社訪問後にお礼を伝えて好印象への第一歩を踏み出そう！

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。会社訪問を控えた学生から

「会社訪問後のお礼メールは送るべきでしょうか」
「会社訪問後のお礼メールで選考に悪い影響を与えたくありません」

という声が寄せられています。マナーがわからない状態でお礼メールを送ってしまうと、失礼な態度になってしまうのではないかと不安に思う学生もいますよね。

結論から言えば、会社訪問後にはお礼を伝えるべきです。マナーを守ってお礼を伝えることができれば丁寧な印象につながりやすく、選考突破に一歩近づきます。この記事では、会社訪問後のメールの書き方や送るタイミングを例文付きでご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

会社訪問とはどのようなものなのか詳しく知りたい学生は、まずはこちらの記事を確認しましょう。

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会社訪問のお礼を伝える際の2つのポイント

会社訪問の後、お礼の気持ちを伝えないと、失礼な印象がついてしまう可能性があります。お礼は確実にすべきです。

しかし、お礼を伝える姿勢が非常識だとせっかく感謝の気持ちを伝えようとしても悪い印象につながりかねません。ここでは会社訪問のお礼を伝える際のポイントを2つ紹介しますね。

①送るタイミングは会社訪問当日の就業時間内

会社訪問のお礼を伝えるタイミングは会社訪問当日の就業時間内にしましょう。夜中などにメールを送ってしまうと、選考前に非常識な印象を抱かれてしまう可能性もあります。

「メールを読むのは気づいたタイミングだからいつでも大丈夫では？」と思う学生もいるのではないでしょうか。しかし、相手への配慮は社会人として当たり前の心掛けです。

会社訪問のお礼メールも相手のことを考え、なるべく会社訪問当日の就業時間内にメールを送るようにしましょう。

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送信が遅れた場合は翌日にメールでお詫びする

もし会社訪問の当日中にメールを送れなかった場合は、翌日の就業時間内にメールするのがおすすめです。誠意を持って、謝罪することでマイナスな評価につながるリスクを少なくすることができます。

その際は「お礼のメールが遅れてしまい申し訳ございません」とお詫びの言葉をメールに記載しましょう。

②基本的にはお礼状ではなくお礼メールを送る

お礼を送るべきなのは理解したものの、お礼状かお礼メールのどちらを送ったら良いかを迷っている学生もいるのではないでしょうか。

基本的にはお礼状ではなくお礼メールを送った方が良いでしょう。メールであれば企業側も忙しいスケジュールの合間を縫って、簡単に確認ができるためです。またお礼状の場合は相手の手元に届くまで、場合によっては数日かかってしまうケースもあります。

会社訪問のお礼の気持ちはなるべくメールで伝えましょう。

メールの送る時間帯についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

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会社訪問後に送信するお礼メールの基本的な構成

お礼メールは基本的には構成が決まっています。ただ、構成を無視したメールだったり、重要な部分が抜けていたりするとマイナスな評価につながってしまうケースもあります。

ここでは会社訪問後に送信するお礼メールの基本的な構成を解説しますね。

①件名：「会社訪問のお礼」などわかりやすい件名をつける

ビジネスメールでは「会社訪問のお礼」などわかりやすい件名をつけましょう。一目でわかる内容でないと担当者に見逃されてしまうためです。

送っていたとしても担当者が気づかなけば、「お礼メールを送ってこなかった」という失礼な学生のイメージのままで選考に臨まなければなりません。

きちんと担当者の目に届くよう、メールを管理する際のことも考えて件名はなるべく簡潔にかつわかりやすいものにしましょう。

②宛名：会社名・部署名・担当者名を記載する

会社訪問を担当してくれた社員は多くの人とメールをやり取りするでしょう。その際に会社訪問のお礼であると一目でわかるような内容でないと見逃されてしまうため、宛名には『会社名・部署名・担当者名』を記載しましょう。

会社名・部署名・担当者名は略さずに正式名称で記入します。担当者の名前がわからない場合は部署名まででも構いません。記載にミスがないよう、慎重に記入しましょう。

③本文：感謝の気持ちが伝わる内容にする

お礼メールの本文で、一番重要なのは感謝の気持ちが伝わる内容にすることです。お礼メールの本文の流れは以下の通りになります。

会社訪問の感想の部分では、実際にその場で感じたことや会社訪問で得られた情報を記載すると入社意欲が伝わりやすいです。選考への簡単な意気込みを述べるのもいいかもしれませんね。

④署名：連絡先も忘れずに記載する

メールの末尾に署名を記載しましょう。署名がないと、特に大企業など全国に支店や営業所を持つ企業では、多くの学生が会社訪問を実施するので誰が送ったメールなのかわからなくなるかもしれません。

ビジネスメールでは末尾に署名するのがほとんどです。

企業の担当者にとっては当たり前のマナーのため、署名がないと入社意欲が疑われたり、世間知らずだと思われたりするかもしれません。そのため、忘れずに署名を記載しましょう。

会社訪問でお礼メールを送る際の3つの注意点

会社訪問でお礼メールの基本的な作り方は理解できましたね。しかし、注意点をしらないまま会社訪問でお礼メールを送ってしまうと、相手に対して無意識に失礼な態度を取ってしまうかもしれません。ここでは、会社訪問でお礼メールを送る際の注意点を3つ紹介します。

誤字脱字や間違った表現に気をつける

会社訪問でお礼メールを送る際は、誤字脱字や間違った表現に気をつけましょう。せっかくのお礼メールでも誤字や脱字があると、「仕事でも些細なミスをしそう」という印象につながってしまうかもしれません。

加えて、メールではミスタッチや誤変換もあるので注意が必要です。自分の力で誤字脱字に気づくことに不安がある学生は第三者にダブルチェックをしてもらいましょう。

簡潔な文章を心がける

会社訪問でお礼メールを送る際は、簡潔な文章を心がけてみてください。冗長な文章は意味が伝わりにくいうえに、相手に余計な時間を取らせてしまいます。会社訪問のお礼メールの場合、シンプルに感謝を伝える内容に仕上げることが大切です。長々と余計なアピールを付け加えることは必要ありません。

メール問わず、ビジネスでは簡潔に要件をまとめるのは社会人の基本になります。普段の生活から要点はまとめて伝えることを心がけておきましょう。

適切な位置で改行する

日常的なメールやLINEではほとんど改行しないという学生もいるのではないでしょうか。ただ、初対面の相手が目を通す可能性のあるビジネスメールでは、どんな人が見ても読みやすいように適正な位置で改行することは必須です。

読みにくい文章は内容が伝わりにくいので、相手にストレスを与えてしまうかもしれません。

上記のような改行のポイントを押さえておくと、内容が伝わりやすいです。メールを読む相手に配慮した改行を心がけましょう。

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お礼メールのNG例文

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遅れて出す場合のお礼メールのNG例文

メールではなくお礼状を出す場合のマナー

繰り返しにはなりますが、基本的に会社訪問のお礼はメールで伝えた方が良いでしょう。しかし、例外としてお礼状がよい場合もあります。

オンラインでのやり取りが主流となっている昨今はあまり見られませんが、業務上PCを使ったやり取りがあまり浸透していない職場だったり、会社訪問までのやり取りが郵送だったりする企業などはメールよりもお礼状の方が感謝の気持ちが伝わりやすいかもしれません。

またメールはすぐに思いを伝えられるメリットがありますが、年配の方などの中には機械的な印象を受ける人も一定数います。

会社訪問でお礼状を出す際の注意点は？

基本的にお礼状もお礼メールも記載する内容自体はほとんど変わりありません。ただ、お礼状には独自の書式やマナーがあるので、覚えておきましょう。

お礼状は書式を守って書く

お礼状の基本的な書式は「頭語・前文＋主文＋末文・結語」です。もう少し詳しく見てみましょう。

主文で「時間を割いてもらったお礼」と「訪問で得たこと」を伝える

主文で「時間を割いてもらったお礼」と「訪問で得たこと」を伝えましょう。長文だとマイナスな印象になりやすいので、簡潔に伝えてみてください。

たとえば、「エンジニア職の業務内容や職場環境など、貴社で働くイメージが湧くようなお話をしていただき、ありがとうございます」などがベターですね。

便箋・封筒の色は白で統一する

お礼状を出す際は便箋・封筒の色は白で統一しましょう。書き終えたお礼状を三つ折りにして、長形4号サイズの封筒に入れてください。

「このくらいならいいだろう」と薄く色が付いたものを選ぶ学生もいますが、一般的なビジネスマナーとしてはやはり白が主流です。面倒くさがらずに色までしっかりと気を配りましょう。

お礼状は黒いボールペンまたは万年筆で縦書きで記載しましょう。間違えた場合は修正液や修正テープは使わず、新しい紙に書き直すのがマナーです。

会社訪問後には丁寧なお礼メールを送信しよう

今回は会社訪問後のお礼メールの作成方法やマナーを説明しました。直接的な選考の場でのアピールだけでなく、会社訪問後のお礼メールが企業側へ良い印象を与える可能性も十分にあり得ます。

会社訪問後は当日中にマナーを守ったお礼メールやお礼状を出してみてください。注意点をしっかりと守って送ることができれば、あなたの企業への想いがきっと伝わりますよ。