履歴書でシャチハタを使用するのはマナー違反！ 作業のコツも解説

履歴書ではシャチハタではなく認印を使用すべき

こんにちは、キャリアアドバイザーの北原です。書類選考を控えた学生から

「シャチハタしか所有していませんが、履歴書に使用して良いのか分かりません」
「どんな印鑑で押印すべきなのでしょうか」

という声が寄せられています。印鑑にこだわったことがないと「何でも良いのでは？」と思うかもしれません。ただ、履歴書に押印する印鑑はシャチハタではなく、認印を使用すべきです。認印とは、実印として印鑑登録していないはんこ全般を指します。

シャチハタを使用するリスクを把握せず、押印した履歴書を送ってしまうとビジネスマナーを理解していない印象がつき、選考で不利になりやすいです。

ここでは履歴書でシャチハタを使用してはいけない理由やシャチハタ以外の履歴書に不向きな印鑑、印鑑を履歴書に綺麗に押すためのステップなどを解説します。履歴書で使用する印鑑を迷っている学生はぜひ最後まで読んでみてください。

履歴書でシャチハタを使用してはいけない理由

なぜ、履歴書でシャチハタを使用することがマナー違反になるのか疑問に思っている学生もいるのではないでしょうか。シャチハタはインクが経年劣化しやすいことが大きな要因になりますね。

企業に提出した履歴書の原本は保存されており、選考の際はコピーを使用するのです。原本は保存期間中に改変してはいけません。そこでインクが経年劣化してしまうと、履歴書の改変とみなされるため、書類の信用度が落ちてしまいます。

シャチハタ以外の履歴書に不向きな印鑑

「シャチハタ以外の印鑑を押印すれば良い」と覚えようとした学生もいますよね。ただ、シャチハタ以外にも履歴書に不向きな印鑑は存在し、それぞれ使用しない方が良い理由があるのです。そこでここでは、シャチハタ以外の履歴書に不向きな印鑑について解説します。

実印

実印とは市町村に印影を登録した印鑑のことです。実印は法的拘束力が強く、重要な契約などで使用されるものですが、履歴書には不向きとされています。実印にはさまざまな情報が詰まっており、個人情報漏洩のリスクがあるためですね。

郵送時の手違いで他の場所に届いたり、企業側の人為的なミスがあったりと流失のリスクはゼロではありません。実印の情報が漏れてしまった場合は、勝手に本人名義でローンを組まれるなど悪用されるリスクがあるため、念のために使用はやめておきましょう。

三文判

100ショップなどで購入できる三文判を使用するのはやめておきましょう。細い三文判は押した際の見栄えが悪く、普段から多くの履歴書を見ている採用担当者に適当な印鑑を使用していることが見抜かれてしまいます。

また、三文判は耐久性が低く、印面が変形しやすいです。履歴書に押印した際に印影の形が変形していると押し直す必要性があるため、推奨できません。

印鑑登録や銀行に登録している印鑑

以下のような重要な場面でも使用できる銀行印を使用するのは不自然だと採用担当者に思われる可能性もありますね。

実印と同様に悪用されるリスクがあるため、履歴書での使用は控えましょう。

履歴書で印鑑が必要な場合は限られている

現在の履歴書は押印欄がないものが主流です。事実、1997年に政府が制定した「押印見直しガイドライン」によると、押印を廃止しても差し支えない文書には記名でも良いという旨が記載されており、それから押印欄がない履歴書が増えていきました。

また、PCで作成した履歴書をデータで提出する場合も印鑑を押す必要はありません。

履歴書で印鑑が必要な場合は限られています。ただ、企業からの指定がある場合などは必要になる可能性もあるため、ここでチェックしておきましょう。

必要な場合①履歴書に押印欄がある

履歴書は市販されているものだけでも多くの種類が存在します。押印欄がある履歴書は少ないですが、基本的に書類の項目はすべて埋める必要があるため、押印欄がある場合はきちんと押印して提出しましょう。

履歴書の押印欄の有無は提出する前にきちんと確認してください。

必要な場合②企業側から指定された

企業から押印の指定があると事前に分かっている場合は押印欄の履歴書を使用しましょう。ただ、押印欄がない履歴書をすでに購入してから、押印の必要性を知った学生もいるかもしれません。その際は名前を記載する欄の右端に押印すれば問題ないですね。

指定がある場合に押印がない場合は履歴書の不備があると判断され、書類選考で評価が下がってしまったり、不採用になってしまったりすることもあります。

印鑑を履歴書に綺麗に押すための4つのステップ

インクが上手くつかなかったり、曲がったり、かすれたりと印鑑を押すのは意外と難しいです。印鑑の押印ミスで履歴書を書き直すのはやるせないですよね。そこでここでは、印鑑を履歴書に綺麗に押すための方法を4段階に分けて解説します。

①押印する前に履歴書の下に捺印マットを敷く

机に直置きで押印すると、硬すぎて上手く押せずにインクがかすれてしまうかもしれません。そこで印鑑の表面が履歴書と密着する捺印マットを使用しましょう。

捺印マットは100円ショップで購入するのをおすすめします。近くに100円ショップがない場合は分厚いノートや雑誌などクッション性の高いもので代用も可能ですね。

②朱肉は軽く叩くように付ける

印鑑に朱肉をつける前にティッシュで朱肉の表面を抑えて、インクが残っているかを確認してみてください。朱肉をしばらく使っていない場合は表面が乾燥して、印鑑にインクがきちんとつかない場合があります。

印鑑は強く押し付けず、朱肉に数回軽く叩くようにつけましょう。強くつけすぎると朱肉が多くつきすぎてしまい、にじみの原因になるのです。

③印鑑の印字面を確認する

押印した際に印鑑の文字が逆さまになっていた経験をしたことがある学生は多いのではないでしょうか。押印する前には印鑑の印字面を確認する癖をつけましょう。上下が合っていても斜めになる可能性もあるため、押印する前まで気を抜かないでください。

④印字面全体を紙に垂直に押し付ける

印鑑の印字面をきちんと確認できたら、印字面全体を紙に垂直に押し付けましょう。コツとしてはぎゅっと強く力を入れて押し込み、小さくゆっくりひらがなの「の」の字を書くように重心をずらすことです。文字の欠けやぼやけを防ぎ、綺麗に押印できるでしょう。

履歴書の押印作業でミスをしてしまった場合の対処法

履歴書の押印作業で文字が歪んだり、滲んだりして履歴書を書き直すか迷っている学生もいますよね。実は必ず書き直す必要はありません。提出できる程度のミスもあるため、ここで書き直すレベルのミスを把握しておきましょう。

文字が歪んだ場合：大きなズレや歪みは押し直す

押印欄から大きくズレたり、文字が歪んだりした場合は印鑑を押し直しましょう。

履歴書の印鑑のミスは誤字脱字と同じ扱いになるため、そのまま提出すると「仕事も適当にこなしそう」「自社は本命ではないのでは？」と判断されやすいです。選考で不利になることを防ぐためにも事前に別の用紙で何度か練習しておくのをおすすめします。

文字がかすれた場合：読める程度ならそのまま

押印の目的はその書類を書いた本人であることを確認することなので、読める程度の印影なら気にせずに提出しても良いですね。

押印は人の作業なので文字が多少かすれることがあります。採用担当者もそこまで神経質になってチェックしてはいません。軽いかすれ程度で不採用にする可能性は低いですね。

履歴書にシャチハタを使用して応募してしまった場合はどうする？

履歴書にシャチハタを使用して応募してしまった場合は、いち早く採用担当者に連絡するしかありません。企業に連絡するのは緊張するかもしれませんが、黙っていると選考で不利になる可能性があります。ここでは謝罪の連絡方法を例文付きで解説します。

気づいた時点で採用担当者に謝罪の連絡をする

シャチハタを使用したことに気づいた時点で応募先企業の採用担当者に謝罪の連絡をしてください。履歴書の差し替えが必要な場合は、押印した履歴書を速やかに再送したり、面接時に持参したりするなど採用担当者の指示に従えば問題ありません。

企業に連絡したことがない学生もいるのではないでしょうか。その際はこちらの記事で電話のかけ方を解説しているため、参考にしてみてください。

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電話の例文

詳細は後ろの章でも解説をしますが、場合によっては電話がつながらなかったり、そもそも選考内容への問い合わせを一律で受け付けていないケースもあります。あくまで選考への問い合わせが可能なケースにはなりますが、電話で詳細を伝えるのも一つの手です。

電話が通じない場合はメールでも連絡しておく

採用担当者は選考以外の業務もおこなっているため、電話がつながらない場合もありますね。その際はメールでも連絡しておくと、即時対応したことが相手に伝わるため、印象の悪化を防げるかもしれません。

メールの件名が分かりにくい内容だとチェックを後回しにされてしまう可能性があります。分かりやすいメールの件名の付け方はこちらの記事を参考にしてみてください。

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メールの例文

選考で印鑑を持参しておくと良い場面

選考でも印鑑を持参しておいた方が良い場面はあり、忘れてしまうと企業側に迷惑がかかる可能性もあります。選考に関係ない場面でも忘れ物は印象が悪いため、ここで把握して持参しましょう。

交通費を申請する場面

就活での交通費を支給してくれる企業の選考に参加した学生もいるのではないでしょうか。選考後に交通費を申請する場面があります。交通費の申請には印鑑が必要になるため、用意しておきましょう。

面接後の場面

面接後、履歴書など個人情報に関する取り扱いや選考中に知った情報の漏洩を防ぐため、秘密保持・個人情報に関する書類に押印が必要な場合がありますね。企業側から事前に印鑑の持参がアナウンスされる可能性が高いため、忘れないように注意してください。

内定獲得した後の場面

内定後は契約に関するさまざまな書類に押印する場合が多いため、企業に出向く際は印鑑を持っていく癖を付けましょう。

また、履歴書に押印を指示されていなかった企業でも改めて、履歴書の押印を指示される場面があります。社内稟議を通したり、社内で正式な書類として保管したりするためですね。

履歴書の印鑑に関するQ&A

ここでは、履歴書の印鑑に関するQ&Aをまとめました。気になるところがあれば、チェックしてみてください。

印鑑のサイズや書体はどんなものが良い？

印鑑のサイズや書体に決まりはなく、文字がしっかり読み取れるものなら問題ありません。ただ、過度に大きいものや小さいものは悪目立ちしやすいですね。目安としては直径1.5cm程度の印鑑を使用しましょう。

履歴書の送付状に印鑑を押す必要はある？

履歴書の送付状に印鑑を押す必要はありません。押印した方が見栄えが良くなり、丁寧な印象になると考える学生もいるのではないでしょうか。送付状はあくまでも送付資料なので押印はしないようにしてください。

履歴書の印鑑でのミスをなくして選考で不利になるのを防ごう

押印を求める企業は減っていますが、必要な場面でミスをしてしまうと悪い印象につながりやすいです。きちんとした認印を使用したり、印鑑の押し方をマスターしたりして履歴書の印鑑でのミスをなくし、選考で不利になるのを防ぎましょう。