履歴書でシャチハタを使用するのはマナー違反! 作業のコツも解説

この記事のアドバイザー

目次

  1. 履歴書ではシャチハタではなく認印を使用すべき
  2. 履歴書でシャチハタを使用してはいけない理由
  3. シャチハタ以外の履歴書に不向きな印鑑
  4. 実印
  5. 三文判
  6. 印鑑登録や銀行に登録している印鑑
  7. 履歴書で印鑑が必要な場合は限られている
  8. 必要な場合①履歴書に押印欄がある
  9. 必要な場合②企業側から指定された
  10. 印鑑を履歴書に綺麗に押すための4つのステップ
  11. ①押印する前に履歴書の下に捺印マットを敷く
  12. ②朱肉は軽く叩くように付ける
  13. ③印鑑の印字面を確認する
  14. ④印字面全体を紙に垂直に押し付ける
  15. 履歴書の押印作業でミスをしてしまった場合の対処法
  16. 文字が歪んだ場合:大きなズレや歪みは押し直す
  17. 文字がかすれた場合:読める程度ならそのまま
  18. 履歴書にシャチハタを使用して応募してしまった場合はどうする?
  19. 気づいた時点で採用担当者に謝罪の連絡をする
  20. 電話が通じない場合はメールでも連絡しておく
  21. 選考で印鑑を持参しておくと良い場面
  22. 交通費を申請する場面
  23. 面接後の場面
  24. 内定獲得した後の場面
  25. 履歴書の印鑑に関するQ&A
  26. 印鑑のサイズや書体はどんなものが良い?
  27. 履歴書の送付状に印鑑を押す必要はある?
  28. 履歴書の印鑑でのミスをなくして選考で不利になるのを防ごう

履歴書ではシャチハタではなく認印を使用すべき

こんにちは、キャリアアドバイザーの北原です。書類選考を控えた学生から

「シャチハタしか所有していませんが、履歴書に使用して良いのか分かりません」
「どんな印鑑で押印すべきなのでしょうか」

という声が寄せられています。印鑑にこだわったことがないと「何でも良いのでは?」と思うかもしれません。ただ、履歴書に押印する印鑑はシャチハタではなく、認印を使用すべきです。認印とは、実印として印鑑登録していないはんこ全般を指します。

シャチハタを使用するリスクを把握せず、押印した履歴書を送ってしまうとビジネスマナーを理解していない印象がつき、選考で不利になりやすいです。

ここでは履歴書でシャチハタを使用してはいけない理由やシャチハタ以外の履歴書に不向きな印鑑、印鑑を履歴書に綺麗に押すためのステップなどを解説します。履歴書で使用する印鑑を迷っている学生はぜひ最後まで読んでみてください。

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履歴書でシャチハタを使用してはいけない理由

なぜ、履歴書でシャチハタを使用することがマナー違反になるのか疑問に思っている学生もいるのではないでしょうか。シャチハタはインクが経年劣化しやすいことが大きな要因になりますね

企業に提出した履歴書の原本は保存されており、選考の際はコピーを使用するのです。原本は保存期間中に改変してはいけません。そこでインクが経年劣化してしまうと、履歴書の改変とみなされるため、書類の信用度が落ちてしまいます。

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公的文書や重要書類に不向きなシャチハタを使用していると、「履歴書の重要性を理解していない」と判断され、マイナスな印象につながりやすいでしょう。

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シャチハタ以外の履歴書に不向きな印鑑

「シャチハタ以外の印鑑を押印すれば良い」と覚えようとした学生もいますよね。ただ、シャチハタ以外にも履歴書に不向きな印鑑は存在し、それぞれ使用しない方が良い理由があるのです。そこでここでは、シャチハタ以外の履歴書に不向きな印鑑について解説します。

実印

実印とは市町村に印影を登録した印鑑のことです。実印は法的拘束力が強く、重要な契約などで使用されるものですが、履歴書には不向きとされています。実印にはさまざまな情報が詰まっており、個人情報漏洩のリスクがあるためですね

郵送時の手違いで他の場所に届いたり、企業側の人為的なミスがあったりと流失のリスクはゼロではありません。実印の情報が漏れてしまった場合は、勝手に本人名義でローンを組まれるなど悪用されるリスクがあるため、念のために使用はやめておきましょう。

三文判

100ショップなどで購入できる三文判を使用するのはやめておきましょう。細い三文判は押した際の見栄えが悪く、普段から多くの履歴書を見ている採用担当者に適当な印鑑を使用していることが見抜かれてしまいます

また、三文判は耐久性が低く、印面が変形しやすいです。履歴書に押印した際に印影の形が変形していると押し直す必要性があるため、推奨できません。

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履歴書は信用度の高い書類なため、最低でも1,000円程度の見た目がしっかりしている印鑑を購入しましょう。就活後も長く使えるものを印鑑専門店や文具店で注文するのをおすすめします。

印鑑登録や銀行に登録している印鑑

以下のような重要な場面でも使用できる銀行印を使用するのは不自然だと採用担当者に思われる可能性もありますね。

  • 不動産取引
  • 保険の契約
  • 預金の引き出し

実印と同様に悪用されるリスクがあるため、履歴書での使用は控えましょう。

履歴書で印鑑が必要な場合は限られている

現在の履歴書は押印欄がないものが主流です。事実、1997年に政府が制定した「押印見直しガイドライン」によると、押印を廃止しても差し支えない文書には記名でも良いという旨が記載されており、それから押印欄がない履歴書が増えていきました。

また、PCで作成した履歴書をデータで提出する場合も印鑑を押す必要はありません。

履歴書で印鑑が必要な場合は限られています。ただ、企業からの指定がある場合などは必要になる可能性もあるため、ここでチェックしておきましょう。

必要な場合①履歴書に押印欄がある

履歴書は市販されているものだけでも多くの種類が存在します。押印欄がある履歴書は少ないですが、基本的に書類の項目はすべて埋める必要があるため、押印欄がある場合はきちんと押印して提出しましょう

履歴書の押印欄の有無は提出する前にきちんと確認してください。

必要な場合②企業側から指定された

企業から押印の指定があると事前に分かっている場合は押印欄の履歴書を使用しましょう。ただ、押印欄がない履歴書をすでに購入してから、押印の必要性を知った学生もいるかもしれません。その際は名前を記載する欄の右端に押印すれば問題ないですね。

指定がある場合に押印がない場合は履歴書の不備があると判断され、書類選考で評価が下がってしまったり、不採用になってしまったりすることもあります

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企業側から指定がある場合は守る必要があるため、応募要項をきちんと確認してみてはどうでしょうか。

印鑑を履歴書に綺麗に押すための4つのステップ

印鑑を履歴書に綺麗に押すための4つのステップ

インクが上手くつかなかったり、曲がったり、かすれたりと印鑑を押すのは意外と難しいです。印鑑の押印ミスで履歴書を書き直すのはやるせないですよね。そこでここでは、印鑑を履歴書に綺麗に押すための方法を4段階に分けて解説します。

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履歴書をすべて記載してから最後に印鑑を押して失敗すると、書き直しにより、時間が無駄になりやすいです。効率的に履歴書を作成するためにも、一番最初に押印するのをおすすめします。

①押印する前に履歴書の下に捺印マットを敷く

机に直置きで押印すると、硬すぎて上手く押せずにインクがかすれてしまうかもしれません。そこで印鑑の表面が履歴書と密着する捺印マットを使用しましょう。

捺印マットは100円ショップで購入するのをおすすめします。近くに100円ショップがない場合は分厚いノートや雑誌などクッション性の高いもので代用も可能ですね。

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押印する前にいらない紙に試しに押してみてください。捺印マットのズレで印鑑が曲がるなどのミスを未然に防ぐことができるでしょう。

②朱肉は軽く叩くように付ける

印鑑に朱肉をつける前にティッシュで朱肉の表面を抑えて、インクが残っているかを確認してみてください。朱肉をしばらく使っていない場合は表面が乾燥して、印鑑にインクがきちんとつかない場合があります

印鑑は強く押し付けず、朱肉に数回軽く叩くようにつけましょう。強くつけすぎると朱肉が多くつきすぎてしまい、にじみの原因になるのです。

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また、大きめの朱肉を使用するのをおすすめします。印鑑に付属している小さい朱肉ではインクが均等につかないなどトラブルが発生するかもしれません。

③印鑑の印字面を確認する

押印した際に印鑑の文字が逆さまになっていた経験をしたことがある学生は多いのではないでしょうか。押印する前には印鑑の印字面を確認する癖をつけましょう。上下が合っていても斜めになる可能性もあるため、押印する前まで気を抜かないでください。

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全体のインクをしっかり拭き取っていない場合は印鑑の印字面に汚れが詰まっている可能性もあります。印字面が汚れているとかすれや文字がかける原因になるため、爪楊枝などで汚れを取り除いておいてみてはどうでしょうか。

④印字面全体を紙に垂直に押し付ける

印鑑の印字面をきちんと確認できたら、印字面全体を紙に垂直に押し付けましょう。コツとしてはぎゅっと強く力を入れて押し込み、小さくゆっくりひらがなの「の」の字を書くように重心をずらすことです。文字の欠けやぼやけを防ぎ、綺麗に押印できるでしょう。

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押印した後にすぐに折り畳んでしまうと印影がかすれてしまう可能性があるため、乾くまで待ちましょう。

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履歴書の押印作業でミスをしてしまった場合の対処法

履歴書の押印作業でミスをしてしまった場合の対処法

履歴書の押印作業で文字が歪んだり、滲んだりして履歴書を書き直すか迷っている学生もいますよね。実は必ず書き直す必要はありません。提出できる程度のミスもあるため、ここで書き直すレベルのミスを把握しておきましょう。

文字が歪んだ場合:大きなズレや歪みは押し直す

押印欄から大きくズレたり、文字が歪んだりした場合は印鑑を押し直しましょう

明らかな印鑑のミスの例
  • 印影が二重になった
  • 文字が逆さまになった
  • 全体的に滲んでいる

履歴書の印鑑のミスは誤字脱字と同じ扱いになるため、そのまま提出すると「仕事も適当にこなしそう」「自社は本命ではないのでは?」と判断されやすいです。選考で不利になることを防ぐためにも事前に別の用紙で何度か練習しておくのをおすすめします。

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キャリアアドバイザー

履歴書でミスをした箇所は二重線を引いて、訂正印を押せば問題ないと考えている学生もいますよね。実はビジネスマナーとしてはあまり良くないため、基本的に書類は1から作成し直しましょう。

文字がかすれた場合:読める程度ならそのまま

押印の目的はその書類を書いた本人であることを確認することなので、読める程度の印影なら気にせずに提出しても良いですね

押印は人の作業なので文字が多少かすれることがあります。採用担当者もそこまで神経質になってチェックしてはいません。軽いかすれ程度で不採用にする可能性は低いですね。

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キャリアアドバイザー

選考で不利になることを懸念している場合は、提出時や面接の際にお詫びの気持ちを伝えておくと、マイナスな印象にはなりにくいでしょう。

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長尾 美慧

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文字がしっかり分かる程度の傾き、にじみ、濃淡、欠けなどは許容範囲だと判断する

シャチハタは誰でも比較的きれいに押せますが、普段印鑑を使用することがほとんどない学生の皆さんにとっては、朱肉を使って印鑑を押すことはそう簡単ではありません。「印鑑を履歴書にきれいに押すための4つのステップ」を参考にして、事前に何度か紙に押印の練習をし、コツをつかむことが大事ですよ。

 印鑑の持ち方や力加減によっては、少し斜めになったり、にじんだり、朱肉の濃さが均一になっていなかったり、欠けてしまったりすることがあるでしょう。程度問題ではありますが、文字がしっかり分かる程度のほんのちょっとの傾き、にじみ、濃淡、欠けなどは許容範囲でしょう。

ただし、履歴書の黒インクで書かれた中で印鑑だけが朱色ですので、意外と目立ちます。締め切り間際に慌てて押印し、大きく斜めになったまま提出することなどがないように、履歴書は余裕を持って早めに用意することが大事ですよ。

履歴書にシャチハタを使用して応募してしまった場合はどうする?

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就活生

履歴書にシャチハタを使用して応募してしまいました…。

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キャリアアドバイザー

その場合はいち早く採用担当者に連絡しましょう。早めに対応すれば、悪い印象をリカバリーできるかもしれません。

履歴書にシャチハタを使用して応募してしまった場合は、いち早く採用担当者に連絡するしかありません。企業に連絡するのは緊張するかもしれませんが、黙っていると選考で不利になる可能性があります。ここでは謝罪の連絡方法を例文付きで解説します。

気づいた時点で採用担当者に謝罪の連絡をする

シャチハタを使用したことに気づいた時点で応募先企業の採用担当者に謝罪の連絡をしてください。履歴書の差し替えが必要な場合は、押印した履歴書を速やかに再送したり、面接時に持参したりするなど採用担当者の指示に従えば問題ありません

企業に連絡したことがない学生もいるのではないでしょうか。その際はこちらの記事で電話のかけ方を解説しているため、参考にしてみてください。

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電話の例文

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就活生

お忙しいところ恐れ入ります。御社の新卒採用選考を受けている〇〇大学の〇〇と申します。書類選考についてご相談がございます。採用担当者様に取り次いでいただけますでしょうか?

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受付

かしこまりました。少々お待ちくださいませ。

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担当者

お待たせしました。

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就活生

お世話になっています。〇〇大学の〇〇と申します。送付した履歴書にシャチハタで押印してしまいました。私の常識が足りないばかりにお手数をおかけして申し訳ございませんが、どういった対応を取れば良いでしょうか?

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担当者

なるほど…。では、差し替えが必要になるので認印で押印した履歴書を〇日までに再度送ってもらえますか?

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就活生

承知いたしました。お忙しい中お時間いただき、ありがとうございました。期日までに再送します。では、失礼します。

詳細は後ろの章でも解説をしますが、場合によっては電話がつながらなかったり、そもそも選考内容への問い合わせを一律で受け付けていないケースもあります。あくまで選考への問い合わせが可能なケースにはなりますが、電話で詳細を伝えるのも一つの手です。

電話が通じない場合はメールでも連絡しておく

採用担当者は選考以外の業務もおこなっているため、電話がつながらない場合もありますね。その際はメールでも連絡しておくと、即時対応したことが相手に伝わるため、印象の悪化を防げるかもしれません

メールの件名が分かりにくい内容だとチェックを後回しにされてしまう可能性があります。分かりやすいメールの件名の付け方はこちらの記事を参考にしてみてください。

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就活メールの件名には、メールの内容を要約して書くようにしましょう! 今回は就活メールの件名で気をつけたい5つの注意点や、件名をつける際の4つのルールを紹介していきます。キャリアアドバイザー監修のもと、シチュエーション別で具体例も紹介するので、就活メールを作成する際の参考にしてみてくださいね。

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就活メールの件名はコツを掴めば実は簡単! 具体例を交えて徹底解説

メールの例文

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

書類選考についてのご相談 〇〇大学 〇〇〇〇(氏名)

株式会社〇〇
採用担当者様

お世話になっています。
貴社の選考に応募している〇〇大学の〇〇と申します。

本日、送付した履歴書ですが、誤ってシャチハタで押印しておりました。
私の常識が足りないばかりにお手数をおかけして申し訳ございませんが、どういった対応を取れば良いかを教えていただけると幸いです。

お忙しい中大変申し訳ございませんが、ご返答のほどよろしくお願いします。

―――――――――――――――
○○○○(氏名)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

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キャリアアドバイザー

メールの件名に要件が分かりやすい内容+大学名と氏名を記載していますね。分かりやすい件名なら「何かトラブルかな?」と採用担当者も早めにチェックしてくれやすいです。

キャリアアドバイザーコメント

辻 華菜子

キャリアアドバイザーコメント辻 華菜子プロフィールをみる

すぐに管轄の郵便局に問い合わせれば、履歴書を回収することも可能性もある

履歴書を郵送した直後に押印忘れやシャチハタを使用してしまったことに気づいた場合は、すぐに管轄の郵便局に問い合わせ、就活用の履歴書であることを伝えて、配達をストップし回収することも可能な場合があります。しかし、それが不可能な場合は、この記事で紹介した電話とメールでの例文を参考にしつつ、採用担当者に連絡をし、指示に従いましょう。

ただし、志望者が多く集まる大手企業などの場合、応募から書類選考結果が出るまで、電話での問い合わせを受け付けておらず、採用のホームページ上で学生がマイページ登録した指定のフォーマットから問い合わせをするようになっている場合もあります。採用窓口の電話番号やメールアドレスを非公開にしているケースもあり、企業によって学生への対応は様々のようです。

シャチハタ使用や押印忘れがあったとしても、面接に進むことができた場合は、きちんと印鑑を押した履歴書を持参し、失礼をお詫びした上で差し替えをして頂くという方法もありますよ。ミスしたことよりもその後の対応が大事です。慌てずに企業の状況に応じた対応をしましょう。

履歴書に時間がかかっている人は、「履歴書マニュアル」を活用しよう

履歴書に何を書けばいいか困っていませんか?就活は限られた時間の中で準備する必要があるので、履歴書だけに時間をかけてはいけません。

そんな時は履歴書のポイントを網羅した履歴書完全マニュアル」を参考にしましょう。この資料を見れば、選考を突破できる履歴書をすぐに書くことができます。

実際に利用できるテンプレートもついているので、書き方を参考にしながら志望企業の選考を突破しましょう。

               

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選考で印鑑を持参しておくと良い場面

選考でも印鑑を持参しておいた方が良い場面はあり、忘れてしまうと企業側に迷惑がかかる可能性もあります。選考に関係ない場面でも忘れ物は印象が悪いため、ここで把握して持参しましょう。

交通費を申請する場面

就活での交通費を支給してくれる企業の選考に参加した学生もいるのではないでしょうか。選考後に交通費を申請する場面があります。交通費の申請には印鑑が必要になるため、用意しておきましょう。

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キャリアアドバイザー

また、公共交通機関を利用したことが分かるように公共交通機関の証明書が必要になる場合もあります。余裕を持った時間に家を出て、駅で証明書を発行してみてはどうでしょうか。

面接後の場面

面接後、履歴書など個人情報に関する取り扱いや選考中に知った情報の漏洩を防ぐため、秘密保持・個人情報に関する書類に押印が必要な場合がありますね。企業側から事前に印鑑の持参がアナウンスされる可能性が高いため、忘れないように注意してください。

内定獲得した後の場面

内定後は契約に関するさまざまな書類に押印する場合が多いため、企業に出向く際は印鑑を持っていく癖を付けましょう

また、履歴書に押印を指示されていなかった企業でも改めて、履歴書の押印を指示される場面があります。社内稟議を通したり、社内で正式な書類として保管したりするためですね。

キャリアアドバイザーコメント

清水 沙也香

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特に企業からの指示がなかったとしても印鑑は必ず持参するようにする

企業によっては、「健康に関する告知書」や「健康診断の取り扱いに関する同意書」への記名捺印を求める場合があります。これは、入社後すぐに、長期休職したり、健康上の理由で早々に退職することがなく、問題なく働けることを証明するためであったり、健康状態に配慮した配置を行うためです。

 健康に関する告知書には、最近の入院や通院歴、持病などを告知しますが、強制ではなく、任意ですので、書きたくない内容を書かない人がいるかもしれませんが、入社前に企業側から健康診断を受けるように求められることが少なくありません。これは「労働安全衛生法」によって企業は労働者に対する健康診断を実施することが義務付けられており、労働者側も企業が行う健康診断を受ける義務があります。入社後にも毎年健康診断がありますので、告知書には正直に書くことが大事ですよ。

 選考が進むにつれ、様々な書類への記名・捺印が必要になってきますので、特に企業からの指示がなかったとしても、印鑑は必ず持参するようにしましょう。

履歴書の印鑑に関するQ&A

ここでは、履歴書の印鑑に関するQ&Aをまとめました。気になるところがあれば、チェックしてみてください。

印鑑のサイズや書体はどんなものが良い?

印鑑のサイズや書体に決まりはなく、文字がしっかり読み取れるものなら問題ありません。ただ、過度に大きいものや小さいものは悪目立ちしやすいですね。目安としては直径1.5cm程度の印鑑を使用しましょう

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キャリアアドバイザー

新しく印鑑を作るなら文字が読み取りやすい行書体や楷書体などをおすすめします。

履歴書の送付状に印鑑を押す必要はある?

履歴書の送付状に印鑑を押す必要はありません。押印した方が見栄えが良くなり、丁寧な印象になると考える学生もいるのではないでしょうか。送付状はあくまでも送付資料なので押印はしないようにしてください

履歴書の印鑑でのミスをなくして選考で不利になるのを防ごう

押印を求める企業は減っていますが、必要な場面でミスをしてしまうと悪い印象につながりやすいです。きちんとした認印を使用したり、印鑑の押し方をマスターしたりして履歴書の印鑑でのミスをなくし、選考で不利になるのを防ぎましょう。

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