面接の当日キャンセルは「相手目線」の対応が重要｜2つの必須準備

面接当日のキャンセルは影響が大きい！ 誠意をもって対応しよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生から

「面接って当日にキャンセルしても大丈夫でしょうか？」
「面接を当日にキャンセルするときはどうしたら良いか知りたいです。」

といった質問や相談をよく受けます。

やむを得ない事情があり、面接を当日にキャンセルしたいけれどしても大丈夫なのか不安な人もいますよね。また、キャンセルする場合にどのように連絡したら良いのかわからない人もいるでしょう。

面接を当日にキャンセルすることは可能ですが、当日の時間を確保していた面接官や準備していた採用担当者に負担を掛けることになります。そのため、やむを得ずキャンセルする場合でも、企業側に迷惑を掛けてしまうことを理解しておき、誠意をもって対応することが重要です。

この記事では、面接当日にキャンセルした際の影響を説明したうえで、キャンセルする際の方法やポイントについて、連絡方法別の例文を用いながら解説していきます。自分の状況と照らし合わせながら確認してみてくださいね。

最初に把握しておこう！ 面接の当日にキャンセルした際の3つの影響

面接を当日にキャンセルすると少なからず企業側に迷惑と負担がかかるため、できるだけ避けるのが無難です。

とはいっても、やむを得ない事情でキャンセルしたい状況が発生することもあるでしょう。その際は、どのような影響があるのか知っておくことで対応の仕方も変わってきます。

まずは、当日キャンセルによる3つの影響を確認しておきましょう。

①直前のキャンセルは企業に迷惑がかかる可能性が高い

面接を当日にキャンセルする際でも、面接時間の直前になるほど企業側に迷惑がかかる可能性が高まります。

面接官は面接実施に向けて面接時間を確保しているだけでなく、その前後の時間や準備にも時間を割いています。面接をおこなうためにさまざまな準備がされていることを頭に入れておきましょう。

また、面接官が人事担当でない場合は、通常業務をおこないながら面接を担当する社員も少なくありません。調整した日程を直前にキャンセルになってしまうと、面接官との連携が必要になったり再度通常業務と照らし合わせて調整することになるため、迷惑が掛かる可能性が高いといえます。

②キャンセル理由だけの連絡は不信感につながりやすい

キャンセルする際にキャンセル理由をしっかり伝えることは重要です。しかし、キャンセル理由を伝えるだけの連絡では「うちの会社にかかる影響を理解できていないな」と、不信感をもたれてしまう可能性があります。

まず当日キャンセルすること自体で企業側に迷惑がかかっていることを理解しておきましょう。そのうえで、どのように迷惑がかかるのかを想像し、誠意をもって謝罪をすることが大切です。

③選考結果に影響することもある

面接の当日キャンセルは企業側に影響があることはもちろんですが、選考結果に影響することもあります。

やむを得ない事情があったとしても、当日にキャンセルする行為自体ですでに良い印象は持たれていない可能性が高く、その印象を次の選考にひきずってしまう場合もあります。また、面接日程が後になることで、その間に採用枠が埋まってしまうこともあるでしょう。

面接当日のキャンセルは基本NG！ 辞退する場合は慎重に検討しよう

面接の当日キャンセルを検討する状況として、当日のやむを得ない事情だけでなく、今後の選考自体を辞退したい場合もあるでしょう。面接の当日キャンセルは可能ですが、選考自体を辞退したい場合はより慎重に検討する必要があります。

たとえば、数日前に志望度の高い別の企業から内定が出たけれど、承諾するかどうかの判断がつかないまま面接当日になってしまったという状況もあるでしょう。面接当日に別の第一志望の企業から内定が出たことにより辞退したいという場合もあるかもしれません。

こんなときは当日のキャンセルも検討！ 面接への参加が難しい3つの状況

面接の当日キャンセルはできるだけ避けたいですが、やむを得ない事情でキャンセルしたい状況もありますよね。これから解説する3つの状況は企業側も理解してくれることが多いので、当日であってもキャンセルを検討しましょう。

①体調不良

日ごろから体調管理をしておくのは重要なことですが、自分ではコントロールしきれない部分もあります。たとえば、急な発熱や持病の発作が出てしまった場合や頭痛や腹痛などで動けそうにない場合などは、面接に参加するのは難しいでしょう。

その日に無理をして症状が悪化したり、面接会場で倒れてしまうことがあれば一大事です。今後の人生にもかかわることなので、自分の身体を最優先しましょう。

また、体調が悪い状態だと万全の体制で面接に臨めず、選考結果に影響してしまう可能性もあるため、日程の再調整を検討すると良いでしょう。

②当日の突然のトラブル

当日意図せずトラブルに巻き込まれることもあるかもしれません。たとえば、面接会場に向かう電車が運休してしまったり、事故などのトラブルが発生し面接に参加できる状態ではなくなってしまう可能性もあります。

このようなときは、自分ではコントロールできないやむを得ない事情になるため、キャンセルを検討しましょう。ただし、電車の遅延や突然のトラブルが起こる可能性も考えて、余裕をもって少し早めに家を出るように心掛けることは必要です。不測の事態が起こることを想像して備えておきましょう。

③家庭のやむを得ない事情

自分だけではなく、家族や親族が事故・事件に巻き込まれる場合もあります。この時、付き添いが必要であったり精神的につらい状況になることもあるでしょう。こういった場合は、状況をみて当日のキャンセルを検討しましょう。

事情を伝えるときはそのときに起きている状況と今後考えられる状況をセットで説明することが大事です。気持ちが落ち着いたら、なるべく早めに連絡を入れるようにしましょう。

誠意ある姿勢で対応しよう！ 面接を当日キャンセルする際の4つの基本事項

やむを得ず面接を当日キャンセルする場合には、企業へかける迷惑や負担を最小限にすることや、良くない印象を残さないためにも守るべき4つの基本事項があります。誠意ある姿勢を忘れずに、基本事項を押さえたうえで対応してくださいね。

①連絡せずに欠席をしない

大前提として、連絡を入れずに欠席するのはNGです。企業側が不安な状態のままになったり空いた時間のスケジュール調整ができなくなり、大きな迷惑をかけることになります。

また「相手の立場にあまり立てない人なのかもしれない」「もしかしてあまりマナーを守れない人なのかな」などという印象を持たれてしまう可能性もあります。たとえその企業の選考が面接を欠席した時点で終わったとしても、今後何かのタイミングでつながりを持つことがあるかもしれません。また、就活中に志望している同じ業界のほかの企業にも伝わる可能性もあります。

もしかしたら通っている大学のほかの学生にも影響が出てしまうかもしれません。自分以外への影響があることも頭に入れておき、欠席をする際は必ず連絡を入れましょう。

こちらの記事では面接を無断欠席した際のリスクについて詳しく解説しています。本記事とあわせて参考にしてみてください。

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基本的には電話で連絡する

当日に面接をキャンセルする際は、基本的に直接担当者に伝えることができる電話で連絡しましょう。

面接当日は面接開始までの時間があまりないため、メールなどの連絡方法だと気づくのが遅くなる場合があります。特に担当者が当日忙しいと、メールに気づけないかもしれません。

連絡する側としても電話であれば確実に伝わったことがわかり安心できるでしょう。メールだと担当者が確認したかどうかわからず不安にもなりますよね。

こちらの記事では就活で電話する際の方法や注意点を解説しています。面接を当日キャンセルするとき以外も電話する場面はあるので、この機会に基本を押さえておくことをおすすめします。

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やむを得ない場合はメールで連絡する

電話で連絡するのが基本だと説明しましたが、やむを得ない状況もありますよね。その際はメールを送りましょう。

メールでは、電話できなかった、あるいは電話がつながらなかったためメールで連絡したこと、そしてキャンセルする理由を記載します。また、メールを確認できたら返信してもらいたい旨も伝えておきましょう。もし担当者以外のアドレスを知っている場合は、CCに入れておくと伝わる可能性が高くなりますよ。

こちらの記事ではメールでキャンセルするときのマナーについて解説しているので、あわせて参考にしてみてくださいね。

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②可能な限り早めに連絡する

先にも述べていますが、面接を当日にキャンセルする場合は可能な限り早めに連絡を入れましょう。直前になるほど企業側に迷惑や負担がかかってしまいます。

当日にやむを得ない事情がありキャンセルするのは仕方のないことですが、できるだけ早めに連絡することで企業側もスケジュールの調整がしやすくなります。企業への影響を最小限に抑えるために、誠意のある行動をしましょう。

③謝罪する対象を明確にする

面接当日にキャンセルすることに対して謝罪することが必要になりますが、ただ謝るだけでは企業側は誠意が不十分だと感じてしまう可能性があります。そのため、何に対して申し訳ないと思うのか、謝罪する対象をより明確にして具体的に伝えるようにしましょう。

先に述べたように、当日キャンセルすることで、企業側は準備した時間が無駄になったり日程を再度調整する手間が発生します。特に役員クラスの人が面接官だった場合は、なおさら日程を確保するのは大変です。

このような企業側の状況を想像したうえで、何に迷惑を掛けてしまい申し訳ないと思っているのか、以下のように伝えると「私たちの立場になって考えてくれているな」と誠意が伝わりやすいでしょう。

④迷惑をかけて申し訳ない気持ちを示す

面接を当日キャンセルすることにより、どのように迷惑がかかるのか謝罪の対象が明確になったら、誠意を持って申し訳ないという気持ちが伝わるようにお詫びしましょう。

申し訳ないという気持ちはさまざまな部分で現れます。たとえば電話では、言葉だけでなく声色や声のトーンで相手に伝わる温度感が変わります。本当に申し訳ないという気持ちがあれば自然と伝わるものなので、それを妨げるような周りに雑音が多い場所や騒がしい場所は避けて電話するようにしましょう。

またメールの場合は、誤字脱字や敬語表現などにも気を付けましょう。当日のキャンセル自体で企業側に迷惑がかかっているため、少しの違和感やミスが誠意のない印象につながる可能性もあります。

連絡する前に徹底準備！ 面接を当日キャンセルする前にすべき2つのこと

面接を当日にキャンセルする場合は可能な限り早めの連絡が大切ですが、何も考えずすぐに連絡してしまうと、かえって企業に手間や負担を掛けてしまう可能性もあります。連絡する前には最低限これから説明する2つを準備しておいてくださいね。

①伝える内容をまとめる

連絡する前に、今の状況と今後すべきことを整理して、伝えるべき内容をまとめておきましょう。伝えるべきことはおもに以下です。

特に電話で連絡する際は、緊張すると動揺して伝えたいことを忘れてしまうこともあります。そのため、必ず話さなければならないポイントを簡単にメモしてから電話しましょう。

この際、一言一句詳細に書く必要はありません。そのメモを見れば自分が話すべき内容がわかり、安心できる状態にしておくことが重要です。

②再調整を希望する日程を複数用意する

当日に面接をキャンセルした場合、その場で代わりの日程を再調整することもあるでしょう。その際に焦らないように、面接を希望する日程の候補を複数用意しておくと再調整がスムーズに進みます。

候補日としては、できるだけ近い日にちを考えておきましょう。遠い日にちだとその期間にほかの人の面接がおこなわれやすく、採用枠が埋まってしまう可能性もあります。また、遠すぎる日程だと「それほどうちの会社への志望度は高くないのかな」や「またキャンセルされてしまうのでは」と、企業側が不安になる場合もありますよ。

状況別に解説！ 面接を当日キャンセルする場合の連絡例

意識すべきことや事前に準備することがわかっても、いざ連絡しようとするとどのように伝えれば良いかわからないという人もいるでしょう。ここでは状況別に面接を当日キャンセルする場合の連絡例を紹介します。

先に説明した3つのやむを得ない状況別に連絡の仕方を解説するのでぜひ参考にしてくださいね。

体調不良の場合

まずは、体調不良が理由で面接を当日キャンセルする場合の連絡例を紹介します。

体調不良の場合は連絡するのがきつかったり頭がいつものように回らないときもあるかと思いますが、これから解説することを参考に伝えるべき土台を作ってみてください。本当に動けないときは、無理をせず一度状態が落ち着くのを待ってから連絡しましょう。

電話での連絡例

担当者につながったら体調が優れない旨と面接に参加できず申し訳ないことを伝えます。可能であれば振替の日程調整ができると良いでしょう。もしその場で定まらなければ「それではまたメールにて改めてご連絡します」のように、後日改めて連絡する旨を伝えておくことをおすすめします。

メールでの連絡例

当日突然のトラブルに遭った場合

次に、当日突然のトラブルに遭った際の連絡例文を紹介します。

トラブルに遭った際は慌ててしまうことも多いかもしれません。しかし、一度落ち着いて今起きている状況を整理しましょう。自分が状況を把握できていないと企業に適切に伝えることもできません。面接時間に間に合わない可能性があると判断した際は、速やかに連絡しましょう。

電話での連絡例

当日の突然のトラブルの場合は、連絡も面接直前になることが多いので状況を把握でき次第すぐに連絡しましょう。また、電話する際は駅のホームや人が混雑した場所であると声が聞こえにくい場合があるため、なるべく静かな場所に移動することをおすすめします。騒がしい場所の場合は「声は届いておりますでしょうか」と確認すると良いですね。

メールでの連絡例

家庭でやむを得ない事情があった場合

最後に、当日家庭でやむを得ない事情があった場合の連絡例文を紹介します。

家庭でやむを得ない事情があった際は、本人の事情ではないものの精神的に動揺してしまう場合も多いです。親戚や家族が離れた場所にいる場合は、企業だけでなく病院などのほかの機関とも連絡を取る必要も出てくるかもしれません。落ち着いて状況を確認し、整理でき次第企業に連絡しましょう。

電話での連絡例

親族や家族が急病になった際もわかる範囲で具体的な状況を伝えましょう。もし、今後の状況が読めない場合は、日程調整は後日連絡する形でも問題ありません。その際は「今後どのような状況になるかまだわからず、御社にご迷惑をおかけする可能性があるため、後日改めてご連絡してもよろしいでしょうか」と聞いてみると良いでしょう。

メールでの連絡例

こちらの記事ではメールを送る時間帯について解説しているので、あわせて参考にしてみてください。

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面接を当日キャンセルした後も抜かりなく！ おこなうべき2つの対応

面接を当日にキャンセルできると安心して「これでもう大丈夫」と思ってしまうかもしれません。しかし、今後選考を進めるにあたっては、キャンセル後の対応も抜かりなくおこなうことが大事です。するべき対応が2つあるので、一緒に確認していきましょう。

①電話の連絡で終わっている場合はメールでも連絡する

もし電話の連絡だけで終わっている場合は、後からメールでも再度連絡を入れましょう。重ねてお詫びすることで申し訳ないという気持ちが伝わりやすくなります。

この際に面接日程の再調整もおこなうと良いでしょう。電話でキャンセルした際は、体調不良や予期せぬトラブルなどで状況によっては落ち着いて考えることが難しい場合もありますよね。あるいは企業の担当者の事情で再調整できていない場合もあるでしょう。

また、企業では多くの関係者とやり取りが発生しています。電話連絡だけだと誰から連絡をもらったのか忘れてしまう可能性もあるため、メールで文章として残しておくことが重要です。

②面接時に当日キャンセルしたことを改めて謝罪する

日程を調整してもらったあとの面接では、当日キャンセルをして迷惑をかけたことを改めてお詫びし、再調整してもらったお礼も伝えてください。

再調整後の日程が離れているほど、当日キャンセルした日の記憶が薄れてしまいやすいですが、企業側は当日関係者に連絡したりスケジュールを再調整するなど、いろいろと動いています。忙しいなか自分のために動いてもらっていることを忘れないようにしましょう。

面接の当日キャンセルに関してよくある質問に回答！

面接を当日にキャンセルすることに関して疑問に思うことやよくわからないと感じることもあるでしょう。ここでは、面接当日のキャンセルにおける学生からの疑問や相談にキャリアアドバイザーが回答していくので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

面接の当日キャンセルは企業への配慮を忘れずに！ 誠実で抜かりない対応を心掛けよう

面接の当日にキャンセルすることは基本的には避けたいですが、キャンセルができないわけではありません。体調不良や突然のトラブルなどやむを得ない事情が発生してしまうこともあるため、そのときは当日のキャンセルを検討しましょう。

ただし、当日に面接をキャンセルすると少なからず企業に迷惑や負担をかけてしまうことは避けられません。そのため、企業がその日の面接のためにどのような調整や準備をしているか想像して、企業への配慮を忘れずに誠実な対応を心掛けましょう。

謝罪する際は、申し訳ないという気持ちをしっかりと示せるように準備しておくことが重要です。この記事を見返しながら抜かりない対応を心掛けてくださいね。