面接の当日キャンセルは「相手目線」の対応が重要|2つの必須準備

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面接 当日 キャンセル アイキャッチ

目次

  1. 面接当日のキャンセルは影響が大きい! 誠意をもって対応しよう
  2. 最初に把握しておこう! 面接の当日にキャンセルした際の3つの影響
  3. ①直前のキャンセルは企業に迷惑がかかる可能性が高い
  4. ②キャンセル理由だけの連絡は不信感につながりやすい
  5. ③選考結果に影響することもある
  6. 面接当日のキャンセルは基本NG! 辞退する場合は慎重に検討しよう
  7. こんなときは当日のキャンセルも検討! 面接への参加が難しい3つの状況
  8. ①体調不良
  9. ②当日の突然のトラブル
  10. ③家庭のやむを得ない事情
  11. 誠意ある姿勢で対応しよう! 面接を当日キャンセルする際の4つの基本事項
  12. ①連絡せずに欠席をしない
  13. ②可能な限り早めに連絡する
  14. ③謝罪する対象を明確にする
  15. ④迷惑をかけて申し訳ない気持ちを示す
  16. 連絡する前に徹底準備! 面接を当日キャンセルする前にすべき2つのこと
  17. ①伝える内容をまとめる
  18. ②再調整を希望する日程を複数用意する
  19. 状況別に解説! 面接を当日キャンセルする場合の連絡例
  20. 体調不良の場合
  21. 当日突然のトラブルに遭った場合
  22. 家庭でやむを得ない事情があった場合
  23. 面接を当日キャンセルした後も抜かりなく! おこなうべき2つの対応
  24. ①電話の連絡で終わっている場合はメールでも連絡する
  25. ②面接時に当日キャンセルしたことを改めて謝罪する
  26. 面接の当日キャンセルに関してよくある質問に回答!
  27. 面接の当日キャンセルは企業への配慮を忘れずに! 誠実で抜かりない対応を心掛けよう

面接当日のキャンセルは影響が大きい! 誠意をもって対応しよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生から

「面接って当日にキャンセルしても大丈夫でしょうか?」
「面接を当日にキャンセルするときはどうしたら良いか知りたいです。」

といった質問や相談をよく受けます。

やむを得ない事情があり、面接を当日にキャンセルしたいけれどしても大丈夫なのか不安な人もいますよね。また、キャンセルする場合にどのように連絡したら良いのかわからない人もいるでしょう。

面接を当日にキャンセルすることは可能ですが、当日の時間を確保していた面接官や準備していた採用担当者に負担を掛けることになります。そのため、やむを得ずキャンセルする場合でも、企業側に迷惑を掛けてしまうことを理解しておき、誠意をもって対応することが重要です。

この記事では、面接当日にキャンセルした際の影響を説明したうえで、キャンセルする際の方法やポイントについて、連絡方法別の例文を用いながら解説していきます。自分の状況と照らし合わせながら確認してみてくださいね。

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最初に把握しておこう! 面接の当日にキャンセルした際の3つの影響

面接の当日にキャンセルした際の3つの影響
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就活生

明日面接があるのですが、実は今日の夕方から体調が優れずキャンセルしようか迷っています。でも、今日はもう夜になってしまい、連絡するタイミングを逃してしまいました。もし明日も体調が戻らなかったら、当日にキャンセルしても大丈夫なのでしょうか?

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キャリアアドバイザー

それは大変ですね……。当日に面接をキャンセルすることは可能です。ただし、選考に影響が出てしまうこともあるので、どのような影響が出る可能性があるのかを把握しておきましょう。

面接を当日にキャンセルすると少なからず企業側に迷惑と負担がかかるため、できるだけ避けるのが無難です。

とはいっても、やむを得ない事情でキャンセルしたい状況が発生することもあるでしょう。その際は、どのような影響があるのか知っておくことで対応の仕方も変わってきます。

まずは、当日キャンセルによる3つの影響を確認しておきましょう。

①直前のキャンセルは企業に迷惑がかかる可能性が高い

面接を当日にキャンセルする際でも、面接時間の直前になるほど企業側に迷惑がかかる可能性が高まります。

面接官は面接実施に向けて面接時間を確保しているだけでなく、その前後の時間や準備にも時間を割いています。面接をおこなうためにさまざまな準備がされていることを頭に入れておきましょう

また、面接官が人事担当でない場合は、通常業務をおこないながら面接を担当する社員も少なくありません。調整した日程を直前にキャンセルになってしまうと、面接官との連携が必要になったり再度通常業務と照らし合わせて調整することになるため、迷惑が掛かる可能性が高いといえます。

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キャリアアドバイザー

言いづらい状況もあるかと思いますが、キャンセルする場合はできるだけ早めに連絡するようにしましょう。

②キャンセル理由だけの連絡は不信感につながりやすい

キャンセルする際にキャンセル理由をしっかり伝えることは重要です。しかし、キャンセル理由を伝えるだけの連絡では「うちの会社にかかる影響を理解できていないな」と、不信感をもたれてしまう可能性があります

まず当日キャンセルすること自体で企業側に迷惑がかかっていることを理解しておきましょう。そのうえで、どのように迷惑がかかるのかを想像し、誠意をもって謝罪をすることが大切です。

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キャリアアドバイザー

企業側が「これなら当日キャンセルすることも仕方ない」とキャンセル理由に納得することも重要ですが、相手の気持ちを考えられ、素直に謝罪できる人であるとを示すことも大事ですね。

③選考結果に影響することもある

面接の当日キャンセルは企業側に影響があることはもちろんですが、選考結果に影響することもあります。

やむを得ない事情があったとしても、当日にキャンセルする行為自体ですでに良い印象は持たれていない可能性が高く、その印象を次の選考にひきずってしまう場合もあります。また、面接日程が後になることで、その間に採用枠が埋まってしまうこともあるでしょう。

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キャリアアドバイザー

就活はタイミングも重要になるので、もともとの面接日に実施していたらつかめたチャンスを逃してしまう可能性があることも認識しておいてくださいね。

酒井 栞里

キャリアアドバイザーコメント酒井 栞里プロフィールをみる

どのような面接であっても当日キャンセルする場合は相手の立場を想像して動こう

たとえ想定外の突発的な事情によるものだとしても、面接を当日にキャンセルすることは、企業側に迷惑をかけてしまうことに変わりありません。これは面接が一次面接やオンライン面接であっても同様です。大きな影響はないだろうと軽く考えないようにしましょう。

たとえばもしあなたが、エアコンの設置を業者に依頼していたのに当日の約束の時間間際にキャンセルされたり、いくら待っても何の連絡もなかった場合、どのように感じるでしょうか。「予定を調整し準備をしていたのに……」ともどかしく思うかもしれません。このように考えると、どのような面接でも当日にキャンセルする場合は迅速かつ誠実に対応することが必要だとわかりますね。

採用担当者はあなたのために時間を確保してくれています。いかなる事情があったとしても、やむを得ず当日キャンセルする場合は、相手の立場に立ち謙虚な姿勢でお詫びをしましょう。あなたの対応に採用担当者がどのような印象を持つのかが大事です。当日に面接をキャンセルする際は、誠実な対応ができるか問われているということを頭に置いておいてくださいね。

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面接当日のキャンセルは基本NG! 辞退する場合は慎重に検討しよう

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就活生

やはり面接当日にキャンセルするのは、企業にも自分にも影響があるのですね……。

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キャリアアドバイザー

そうですね。今回のように体調不良などのときとは状況が異なるかと思いますが、特に今後の選考を辞退することを理由にした当日キャンセルは基本的にNGです。選考辞退が理由のときは慎重に判断しましょう。

面接の当日キャンセルを検討する状況として、当日のやむを得ない事情だけでなく、今後の選考自体を辞退したい場合もあるでしょう。面接の当日キャンセルは可能ですが、選考自体を辞退したい場合はより慎重に検討する必要があります

たとえば、数日前に志望度の高い別の企業から内定が出たけれど、承諾するかどうかの判断がつかないまま面接当日になってしまったという状況もあるでしょう。面接当日に別の第一志望の企業から内定が出たことにより辞退したいという場合もあるかもしれません。

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キャリアアドバイザー

企業としても、入社の可能性が低い人よりも入社の可能性がある人に時間を使いたいと思っているため、選考を辞退するのは絶対にいけないわけではありません。ただし、面接直前になるほど企業に迷惑がかかるので、できるだけ早めに伝えるようにしましょう。

長尾 美慧

キャリアアドバイザーコメント長尾 美慧プロフィールをみる

当日に選考を辞退する場合は正直な理由と悩んだ末に決めたことを伝えよう

選考を辞退することを理由に面接を当日キャンセルすることは、決して好ましいとは言えません。もちろん、人生にかかわる重要な選択であるため、間際まで判断に迷ってしまうこともあるかもしれません。しかし、できるだけ当日ではなく早い段階で連絡をするようにしましょう。

就活中は学生であっても、企業側は社会人としてのマナーがどの程度身に付いているかを見ています。また、「〇〇大学の学生」と母校の名前を背負って就活をしている限り、対応の良し悪しが大学のイメージにも影響を及ぼす可能性があるでしょう。選考を辞退する場合はできるだけ早めに誠実な対応をすることが大切です。

「お忙しい中面接の機会をいただいたにもかかわらず、当日にこのようなご連絡になり大変申し訳ございません」と丁重にお詫びをしたうえで、具体的な辞退理由を伝えてください。そして、面接当日に他社からの内定連絡があった場合は、ぎりぎりまで悩んでいたことと辞退の理由を正直に述べましょう。嘘をつかず誠実に対応することで企業側に納得してもらいやすくなりますよ。

こんなときは当日のキャンセルも検討! 面接への参加が難しい3つの状況

当日キャンセルも検討するやむを得ない3つの状況
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就活生

当日のキャンセルはあまりよくないということはわかりました。しかし、やはり体調が戻りそうになく面接への参加が難しそうです……。

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キャリアアドバイザー

体調不良はやむを得ない事情なので、体調を優先してキャンセルを検討してください。ほかにも当日キャンセルを検討するような状況があるので、あわせて確認しておきましょう。

面接の当日キャンセルはできるだけ避けたいですが、やむを得ない事情でキャンセルしたい状況もありますよね。これから解説する3つの状況は企業側も理解してくれることが多いので、当日であってもキャンセルを検討しましょう。

①体調不良

日ごろから体調管理をしておくのは重要なことですが、自分ではコントロールしきれない部分もあります。たとえば、急な発熱や持病の発作が出てしまった場合や頭痛や腹痛などで動けそうにない場合などは、面接に参加するのは難しいでしょう。

その日に無理をして症状が悪化したり、面接会場で倒れてしまうことがあれば一大事です。今後の人生にもかかわることなので、自分の身体を最優先しましょう。

また、体調が悪い状態だと万全の体制で面接に臨めず、選考結果に影響してしまう可能性もあるため、日程の再調整を検討すると良いでしょう

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キャリアアドバイザー

病状によっては、ほかの人への感染リスクがある場合もあります。この場合は企業の社員にも感染する恐れがあるため、休むことを優先するのが良いですね。

②当日の突然のトラブル

当日意図せずトラブルに巻き込まれることもあるかもしれません。たとえば、面接会場に向かう電車が運休してしまったり、事故などのトラブルが発生し面接に参加できる状態ではなくなってしまう可能性もあります。

このようなときは、自分ではコントロールできないやむを得ない事情になるため、キャンセルを検討しましょう。ただし、電車の遅延や突然のトラブルが起こる可能性も考えて、余裕をもって少し早めに家を出るように心掛けることは必要です。不測の事態が起こることを想像して備えておきましょう。

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キャリアアドバイザー

トラブルが起き、今後どうなるかすぐに状況判断できない場合もありますよね。その際は一度状況を説明し、欠席の可能性がある旨を伝えておくのも良いでしょう。企業側にとっても、早めに状況把握ができることで対応もスムーズになりますよ。

③家庭のやむを得ない事情

自分だけではなく、家族や親族が事故・事件に巻き込まれる場合もあります。この時、付き添いが必要であったり精神的につらい状況になることもあるでしょう。こういった場合は、状況をみて当日のキャンセルを検討しましょう。

事情を伝えるときはそのときに起きている状況と今後考えられる状況をセットで説明することが大事です。気持ちが落ち着いたら、なるべく早めに連絡を入れるようにしましょう。

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キャリアアドバイザー

身内に不幸があった場合は、その日だけでなくその後の数日間は時間を確保する必要があります。面接のスケジュールを調整する際はこの点も考慮しておくと良いでしょう。

誠意ある姿勢で対応しよう! 面接を当日キャンセルする際の4つの基本事項

面接を当日キャンセルする際の4つの基本事項
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就活生

しっかり説明すれば当日キャンセルすることを納得してもらえるのですね。少し安心しました。

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キャリアアドバイザー

はい、やむを得ない事情がある場合は状況をみて検討するようにしましょう。ただ、企業に連絡する際には意識すべきことがあるので、今から解説することは頭に入れておいてくださいね。

やむを得ず面接を当日キャンセルする場合には、企業へかける迷惑や負担を最小限にすることや、良くない印象を残さないためにも守るべき4つの基本事項があります。誠意ある姿勢を忘れずに、基本事項を押さえたうえで対応してくださいね。

①連絡せずに欠席をしない

大前提として、連絡を入れずに欠席するのはNGです。企業側が不安な状態のままになったり空いた時間のスケジュール調整ができなくなり、大きな迷惑をかけることになります。

また「相手の立場にあまり立てない人なのかもしれない」「もしかしてあまりマナーを守れない人なのかな」などという印象を持たれてしまう可能性もあります。たとえその企業の選考が面接を欠席した時点で終わったとしても、今後何かのタイミングでつながりを持つことがあるかもしれません。また、就活中に志望している同じ業界のほかの企業にも伝わる可能性もあります。

もしかしたら通っている大学のほかの学生にも影響が出てしまうかもしれません。自分以外への影響があることも頭に入れておき、欠席をする際は必ず連絡を入れましょう。

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キャリアアドバイザー

当日にキャンセルする場合は、この後に説明していることを意識して連絡してくださいね。

こちらの記事では面接を無断欠席した際のリスクについて詳しく解説しています。本記事とあわせて参考にしてみてください。

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基本的には電話で連絡する

当日に面接をキャンセルする際は、基本的に直接担当者に伝えることができる電話で連絡しましょう。

面接当日は面接開始までの時間があまりないため、メールなどの連絡方法だと気づくのが遅くなる場合があります。特に担当者が当日忙しいと、メールに気づけないかもしれません。

連絡する側としても電話であれば確実に伝わったことがわかり安心できるでしょう。メールだと担当者が確認したかどうかわからず不安にもなりますよね。

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キャリアアドバイザー

担当者によっては、ほかの学生や社内外の関係者と多くのメールをやりとりしていることも少なくありません。埋もれてしまうのを防ぐためにも電話で連絡するのが良いでしょう。

こちらの記事では就活で電話する際の方法や注意点を解説しています。面接を当日キャンセルするとき以外も電話する場面はあるので、この機会に基本を押さえておくことをおすすめします。

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やむを得ない場合はメールで連絡する

電話で連絡するのが基本だと説明しましたが、やむを得ない状況もありますよね。その際はメールを送りましょう。

やむを得ない状況の例
  • 企業や企業の担当者に電話したが、つながらない状況
  • 電車の中など電話ができない状況
  • 周りの騒音がひどく、声が伝わりにくい状況

メールでは、電話できなかった、あるいは電話がつながらなかったためメールで連絡したこと、そしてキャンセルする理由を記載します。また、メールを確認できたら返信してもらいたい旨も伝えておきましょう。もし担当者以外のアドレスを知っている場合は、CCに入れておくと伝わる可能性が高くなりますよ。

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キャリアアドバイザー

電話で連絡した場合も、電話で伝えた旨を残したり後で内容が確認できるようにするために、同じ内容をメールでも送っておきましょう。

こちらの記事ではメールでキャンセルするときのマナーについて解説しているので、あわせて参考にしてみてくださいね。

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根岸 佑莉子

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企業独自の連絡方法がある場合はまずは指定ツールで連絡しよう

面接当日のキャンセルは電話で直接担当者に伝えることが基本ですが、大手企業や人気の企業では志望者が多く集まるため、電話での連絡を受け付けていない場合もあります。企業によっては、学生との連絡方法をメールや企業のマイページからの連絡、LINEや独自のチャットツールなどでやり取りするように指定するところもあるので、その際はまず企業から指定された方法で連絡するようにしましょう。

LINEなど既読機能があるツールの場合は採用担当者に伝わったことがわかるので安心ですね。その点、メールは目を通してもらえたかどうかがわからないので不安になるかもしれません。ただ、送信時間は表示されるため事前に連絡をした証拠が残ります。採用担当者はほかの学生の面接や通常業務で忙しいこともあるので、すぐに返信がない場合は何度も連絡せずに少し待ってみても良いでしょう。

ただし、面接の時間が迫ってきても返信がない場合は、企業の受付や企業に連絡を取れる部署に連絡を入れることも視野に入れておいてくださいね。

こちらの記事では就活でLINEでやりとりする際のマナーを解説しているので、やり取りする前に確認しておくと良いでしょう。

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②可能な限り早めに連絡する

先にも述べていますが、面接を当日にキャンセルする場合は可能な限り早めに連絡を入れましょう。直前になるほど企業側に迷惑や負担がかかってしまいます。

当日にやむを得ない事情がありキャンセルするのは仕方のないことですが、できるだけ早めに連絡することで企業側もスケジュールの調整がしやすくなります。企業への影響を最小限に抑えるために、誠意のある行動をしましょう。

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キャリアアドバイザー

ただし、伝える内容がまとまらないまま、焦ってとりあえず連絡してしまうのは避けたほうが良いでしょう。かえって重要なことが伝わらなくなってしまいます。連絡する前に準備すべきことは後ほど解説するので参考にしてくださいね。

③謝罪する対象を明確にする

面接当日にキャンセルすることに対して謝罪することが必要になりますが、ただ謝るだけでは企業側は誠意が不十分だと感じてしまう可能性があります。そのため、何に対して申し訳ないと思うのか、謝罪する対象をより明確にして具体的に伝えるようにしましょう

先に述べたように、当日キャンセルすることで、企業側は準備した時間が無駄になったり日程を再度調整する手間が発生します。特に役員クラスの人が面接官だった場合は、なおさら日程を確保するのは大変です。

このような企業側の状況を想像したうえで、何に迷惑を掛けてしまい申し訳ないと思っているのか、以下のように伝えると「私たちの立場になって考えてくれているな」と誠意が伝わりやすいでしょう。

謝る対象を明確にした伝え方の例
  • 日程を再調整するために、再度お手数をお掛けすることになり申し訳ございません。
  • お忙しいなかで準備をしてくださったにもかかわらず、直前のキャンセルとなり申し訳ございません。
  • 直前のキャンセルとなり、面接官の方のスケジュールを空けてしまい申し訳ございません。
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キャリアアドバイザー

当日キャンセルすることによりどのような迷惑がかかるのかを想像し、その対象に対して謝ることで企業側に誠意が伝わりやすくなるでしょう。

④迷惑をかけて申し訳ない気持ちを示す

面接を当日キャンセルすることにより、どのように迷惑がかかるのか謝罪の対象が明確になったら、誠意を持って申し訳ないという気持ちが伝わるようにお詫びしましょう。

申し訳ないという気持ちはさまざまな部分で現れます。たとえば電話では、言葉だけでなく声色や声のトーンで相手に伝わる温度感が変わります。本当に申し訳ないという気持ちがあれば自然と伝わるものなので、それを妨げるような周りに雑音が多い場所や騒がしい場所は避けて電話するようにしましょう。

またメールの場合は、誤字脱字や敬語表現などにも気を付けましょう。当日のキャンセル自体で企業側に迷惑がかかっているため、少しの違和感やミスが誠意のない印象につながる可能性もあります。

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キャリアアドバイザー

急いでいる状況でも確認を怠らず、申し訳ないという気持ちがストレートに伝わるように配慮してくださいね。

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連絡する前に徹底準備! 面接を当日キャンセルする前にすべき2つのこと

面接を当日キャンセルする前にすべき2つのこと
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キャリアアドバイザー

当日キャンセルする際の基本事項は理解できましたか?

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就活生

はい、しっかり把握できました。可能な限り早めに連絡することが大事なのですよね。

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キャリアアドバイザー

その通りです。ただし、何も準備せずに焦って連絡するのは良くありません。話がスムーズに進むように連絡する前の準備を徹底しましょう。

面接を当日にキャンセルする場合は可能な限り早めの連絡が大切ですが、何も考えずすぐに連絡してしまうと、かえって企業に手間や負担を掛けてしまう可能性もあります。連絡する前には最低限これから説明する2つを準備しておいてくださいね。

①伝える内容をまとめる

連絡する前に、今の状況と今後すべきことを整理して、伝えるべき内容をまとめておきましょう。伝えるべきことはおもに以下です。

キャンセルの連絡をするときに伝えるべき内容
  • 氏名(大学名・学部・学科などもあわせて伝える)
  • 面接の実施日時
  • 面接を当日キャンセルしたい旨・理由
  • 面接を当日キャンセルすることに対する謝罪
  • 面接日を再調整したい旨・候補日
  • 面接をおこないたい意志

特に電話で連絡する際は、緊張すると動揺して伝えたいことを忘れてしまうこともあります。そのため、必ず話さなければならないポイントを簡単にメモしてから電話しましょう

この際、一言一句詳細に書く必要はありません。そのメモを見れば自分が話すべき内容がわかり、安心できる状態にしておくことが重要です。

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キャリアアドバイザー

また、企業から何か対応をお願いされる場合もあるため、メモが取れるような状態にしておくと良いでしょう。聞き逃して、お願いされた対応ができない状態にならないように気を付けてくださいね。

②再調整を希望する日程を複数用意する

当日に面接をキャンセルした場合、その場で代わりの日程を再調整することもあるでしょう。その際に焦らないように、面接を希望する日程の候補を複数用意しておくと再調整がスムーズに進みます

候補日としては、できるだけ近い日にちを考えておきましょう。遠い日にちだとその期間にほかの人の面接がおこなわれやすく、採用枠が埋まってしまう可能性もあります。また、遠すぎる日程だと「それほどうちの会社への志望度は高くないのかな」や「またキャンセルされてしまうのでは」と、企業側が不安になる場合もありますよ。

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キャリアアドバイザー

企業が調整しやすいように、その週中もしくは次の週あたりで4〜5候補程度考えておくことをおすすめします。

状況別に解説! 面接を当日キャンセルする場合の連絡例

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就活生

ここまでに教えていただいたことを意識して準備をしたのですが、これで良いのか少し不安で……。当日キャンセルする際の連絡例があれば知りたいです。

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キャリアアドバイザー

そうですよね。それでは、状況別に電話での連絡例とメールでの連絡例の両方を解説していくので、一緒に確認していきましょう。

意識すべきことや事前に準備することがわかっても、いざ連絡しようとするとどのように伝えれば良いかわからないという人もいるでしょう。ここでは状況別に面接を当日キャンセルする場合の連絡例を紹介します。

先に説明した3つのやむを得ない状況別に連絡の仕方を解説するのでぜひ参考にしてくださいね。

体調不良の場合

まずは、体調不良が理由で面接を当日キャンセルする場合の連絡例を紹介します。

体調不良の場合は連絡するのがきつかったり頭がいつものように回らないときもあるかと思いますが、これから解説することを参考に伝えるべき土台を作ってみてください。本当に動けないときは、無理をせず一度状態が落ち着くのを待ってから連絡しましょう

電話での連絡例

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社員

はい、株式会社〇〇です。

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就活生

いつもお世話になっております。本日の〇時〇分から、御社で面接のお時間をいただいております、〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇〇〇と申します。今お時間よろしいでしょうか?

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社員

はい、大丈夫です。どうされましたか?

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就活生

ありがとうございます。本日面接に伺う予定だったのですが、本日の朝から体調不良が続いているため、欠席可能かどうかをご相談をさせていただきたくご連絡しました。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?

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社員

そうなのですね、承知いたしました。採用担当の〇〇に代わりますので、少々お待ちください。

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採用担当

はい、お電話変わりました、採用担当の〇〇です。

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就活生

お忙しいところ大変失礼いたします。本日〇時〇分から面接のお時間をいただいております、〇〇大学の〇〇〇〇です。当日のご連絡となり大変恐縮なのですが、本日の朝から発熱と頭痛がひどく本日御社にお伺いすることが難しい状況です。そのため、当日の連絡となってしまい大変恐れ入りますが、本日の面接を欠席させていただきたく思っております。

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採用担当

そうなのですね、承知いたしました。問題ありませんので、本日はゆっくり休んでください。

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就活生

いろいろとご調整とご準備をいただいたなかで、ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。もし可能でしたら、別日に改めて面接の機会をいただくことは可能でしょうか?

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採用担当

はい、大丈夫です。直近でいつ頃なら調整できそうですか?

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就活生

ありがとうございます。私としましては、〇日と〇日、また〇日の午後でしたらいつでも問題ありません。ご都合いかがでしょうか?

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採用担当

わかりました、それでは〇日15時~お願いできますか?

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就活生

ご調整いただき誠にありがとうございます。それでは、〇日の〇時に改めてお伺いします。改めまして、本日は私の体調管理が不足しており、御社にご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。万全の体制で御社の面接に臨めればと思うので、引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

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採用担当

いえ、ご連絡頂きありがとうございました。それでは、当日お会いできるのを楽しみにしています。よろしくお願いいたします。

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就活生

はい、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。それでは、失礼いたします。

担当者につながったら体調が優れない旨と面接に参加できず申し訳ないことを伝えます。可能であれば振替の日程調整ができると良いでしょう。もしその場で定まらなければ「それではまたメールにて改めてご連絡します」のように、後日改めて連絡する旨を伝えておくことをおすすめします。

メールでの連絡例

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

本日〇時〇分からの面接について/〇〇大学〇〇学部〇〇〇〇

〇〇株式会社
人事部人事課採用担当
〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇〇〇です。

先ほど貴社に電話致しましたが、〇〇様がご不在とのことでメールにて失礼いたします。

表題の件について、本日の朝から発熱と頭痛がひどく本日貴社にお伺いすることが難しい状況です。いろいろとご調整とご準備をいただいたなかで大変恐縮ですが、本日の面接を欠席させていただきたく連絡いたしました。

私の体調管理不足により貴社にご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。

もし可能であれば後日改めて面接の機会をいただきたく思っております。
取り急ぎ、以下に直近の候補日時を記載いたしますので、貴社のご都合のよろしい日程をお伺いできますと幸いです。
※下記以外でも面接の機会をいただけるのであれば、再度候補日を調整するのでお申しつけください。

<候補日程>
〇月〇日(月)終日
〇月〇日(火)11:00~18:00
〇月〇日(木)15:00~19:00
〇月〇日(金)10:00~13:00

改めまして、当日の連絡となり大変申し訳ございません。
お手数をおかけしてしまい恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

また、こちらのメールを確認されましたらご一報いただけますと幸いです。
引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
携帯電話:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール:minato@〇〇〇〇.ab.jp
――――――――――――――――――――

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キャリアアドバイザー

メールでは一度電話したけれど不在だったことをまず伝えましょう。そして、お詫びの気持ちを持ちながら状況と要件を伝えていきます。また、ここで再調整するための候補日時をあわせて伝えておくと次の面接までの流れがスムーズになりますよ。最後にメールを確認したら返信してもらい旨を残し、返信を待ちましょう。

当日突然のトラブルに遭った場合

次に、当日突然のトラブルに遭った際の連絡例文を紹介します。

トラブルに遭った際は慌ててしまうことも多いかもしれません。しかし、一度落ち着いて今起きている状況を整理しましょう。自分が状況を把握できていないと企業に適切に伝えることもできません。面接時間に間に合わない可能性があると判断した際は、速やかに連絡しましょう

電話での連絡例

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社員

はい、株式会社〇〇です。

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就活生

いつもお世話になっております。本日の〇時〇分から、御社で面接のお時間をいただいております、〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇〇〇と申します。今お時間よろしいでしょうか?

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社員

はい、大丈夫です。どうされましたか?

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就活生

本日面接に伺う予定だったのですが、御社に向かう道中で交通トラブルがあったため欠席可能かどうかをご相談をさせていただきたく連絡しました。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?

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社員

それは大変でしたね、承知いたしました。採用担当の〇〇に代わりますので、少々お待ちください。

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採用担当

はい、お電話変わりました、採用担当の〇〇です。

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就活生

お忙しいところ大変失礼いたします。本日〇時〇分から面接のお時間をいただいております、〇〇大学の〇〇〇〇です。只今御社の面接会場に向かっているところなのですが、乗車している〇〇線で事故があり、長時間運休する予定とのアナウンスがありました。〇〇線で向かうことも検討しましたが、調べたところそちらでも間に合いそうになく、本日御社に伺うことが難しい状況です。そのため、直前の連絡となってしまい大変申し訳ないのですが、本日の面接を欠席させていただきたく思っております。

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採用担当

それは大変ですね、承知しました。面接はキャンセルということで問題ありませんので、今日は気を付けて帰ってくださいね。

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就活生

いろいろとご調整とご準備をいただいたなかで、ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。もし可能でしたら、別日に改めて面接の機会をいただくことは可能でしょうか?

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採用担当

はい、大丈夫です。直近でいつ頃なら調整できそうですか?

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就活生

ありがとうございます。私としましては、〇日と〇日、また〇日の午後でしたらいつでも問題ありません。ご都合いかがでしょうか?

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採用担当

わかりました、それでは〇日15時~お願いできますか?

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就活生

ご調整いただきありがとうございます、それでは〇日の15時に伺います。改めまして、本日は御社にご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。ぜひ御社の面接を受けさせていただきたいと思っておりますので、引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

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採用担当

いえ、ご連絡頂きありがとうございました。それでは、当日お会いできるのを楽しみにしています。よろしくお願いいたします。

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就活生

はい、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。それでは、失礼いたします。

当日の突然のトラブルの場合は、連絡も面接直前になることが多いので状況を把握でき次第すぐに連絡しましょう。また、電話する際は駅のホームや人が混雑した場所であると声が聞こえにくい場合があるため、なるべく静かな場所に移動することをおすすめします。騒がしい場所の場合は「声は届いておりますでしょうか」と確認すると良いですね。

メールでの連絡例

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

本日〇時〇分からの面接について/〇〇大学〇〇学部〇〇〇〇

〇〇株式会社
人事部人事課採用担当
〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇〇〇です。

先ほど貴社に電話致しましたが、〇〇様がご不在とのことでメールにて失礼いたします。

当日の連絡となり大変恐縮なのですが、貴社の面接会場に向かう道中にて使用している〇〇線で事故があり、現在復旧の目途がまだ立っておりません。駅での放送によると長時間運休する予定とのことで、〇〇線で向かうことも検討したのですがそれでも間に合いそうになく、本日貴社で面接をおこなうのが難しい状況です。

そのため、直前の連絡となってしまい大変恐れ入りますが、本日の面接を欠席させていただきたく思っております。ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。

もし可能であれば後日改めて面接の機会をいただきたく思っております。
取り急ぎ、以下に直近の候補日時を記載するので、貴社のご都合のよろしい日程をお伺いできますと幸いです。
※下記以外でも面接の機会をいただけるのであれば、再度候補日を調整するのでお申しつけください。

<候補日程>
〇月〇日(月)終日
〇月〇日(火)11:00~18:00
〇月〇日(木)15:00~19:00
〇月〇日(金)10:00~13:00

改めまして、直前の連絡となり大変申し訳ございません。
お手数をおかけしてしまい恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

また、こちらのメールを確認されましたらご一報いただけますと幸いです。
引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
携帯電話:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール:minato@〇〇〇〇.ab.jp
――――――――――――――――――――

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キャリアアドバイザー

電車のトラブルの場合はどの線で起きたのかを明記しましょう。また、電車遅延などであればその日中に面接できることもあるかもしれませんが、いつ到着できるかが不正確ならば、企業側もなかなかスケジュールを決めきれないため、後日改めての実施にするほうが賢明です。

家庭でやむを得ない事情があった場合

最後に、当日家庭でやむを得ない事情があった場合の連絡例文を紹介します。

家庭でやむを得ない事情があった際は、本人の事情ではないものの精神的に動揺してしまう場合も多いです。親戚や家族が離れた場所にいる場合は、企業だけでなく病院などのほかの機関とも連絡を取る必要も出てくるかもしれません。落ち着いて状況を確認し、整理でき次第企業に連絡しましょう

電話での連絡例

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社員

はい、株式会社〇〇です。

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就活生

いつもお世話になっております。本日の〇時〇分から、御社で面接のお時間をいただいております、〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇〇〇と申します。今お時間よろしいでしょうか?

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社員

はい、大丈夫です。どうされましたか?

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就活生

本日面接に伺う予定だったのですが、先ほど病院から母親が倒れたとの知らせが入ったため、欠席可能かどうかご相談をさせていただきたく連絡しました。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?

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社員

それは大変な事態ですね、承知いたしました。採用担当の〇〇に代わりますので、少々お待ちください。

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採用担当

はい、お電話変わりました、採用担当の〇〇です。

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就活生

お忙しいところ大変失礼します。本日〇時〇分から面接のお時間をいただいております、〇〇大学の〇〇〇〇です。実は先ほど実家にいる母親が倒れ、救急車で運ばれたと病院から連絡がありました。今自分しか対応できる者がおらず、急遽病院で母親の看病をすることとなったため、本日御社にうかがうことが難しい状況です。そのため、直前の連絡となってしまい大変申し訳ないのですが、本日の面接を欠席させていただきたく思っております。

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採用担当

それは早く行かれたほうが良いですね、承知しました。面接はキャンセルということで問題ありませんので、今日はお母様に付き添ってあげてください。

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就活生

いろいろとご調整とご準備をいただいたなかで、ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。もし可能でしたら、別日に改めて面接の機会をいただくことは可能でしょうか?

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採用担当

はい、大丈夫です。直近でいつ頃なら調整できそうですか?

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就活生

ありがとうございます。私としましては、〇日と〇日、また〇日の午後でしたらいつでも問題ありません。ご都合いかがでしょうか?

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採用担当

わかりました、それでは〇日15時~お願いできますか?

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就活生

改めまして、本日は御社にご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。ぜひ御社の面接を受けさせていただきたいと思っておりますので、引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

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採用担当

いえ、ご連絡頂きありがとうございました。それでは、当日お会いできるのを楽しみにしています。よろしくお願いいたします。

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就活生

はい、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。それでは、失礼いたします。

親族や家族が急病になった際もわかる範囲で具体的な状況を伝えましょう。もし、今後の状況が読めない場合は、日程調整は後日連絡する形でも問題ありません。その際は「今後どのような状況になるかまだわからず、御社にご迷惑をおかけする可能性があるため、後日改めてご連絡してもよろしいでしょうか」と聞いてみると良いでしょう。

メールでの連絡例

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

本日〇時〇分からの面接について/〇〇大学〇〇学部〇〇〇〇

〇〇株式会社
人事部人事課採用担当
〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇〇〇です。

先ほど貴社に電話致しましたが、〇〇様がご不在とのことでメールにて失礼いたします。

当日の連絡となり大変恐縮なのですが、先ほど実家にいる母親が倒れて救急車で運ばれたと病院から連絡があり、急遽病院で看病することとなったため本日貴社に伺うのが難しい状況となりました。

そのため、直前の連絡となってしまい大変恐れ入りますが、本日の面接を欠席させていただきたく思っております。ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。

もし可能であれば後日改めて面接の機会をいただきたく思っております。
取り急ぎ、以下に直近の候補日時を記載するので、貴社のご都合のよろしい日程をお伺いできますと幸いです。
※下記以外でも面接の機会をいただけるのであれば、再度候補日を調整するのでお申しつけください。

<候補日程>
〇月〇日(月)終日
〇月〇日(火)11:00~18:00
〇月〇日(木)15:00~19:00
〇月〇日(金)10:00~13:00

改めまして、直前の連絡となり大変申し訳ございません。
お手数をおかけしてしまい恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

また、こちらのメールを確認されましたらご一報いただけますと幸いです。
引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
携帯電話:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール:minato@〇〇〇〇.ab.jp
――――――――――――――――――――

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キャリアアドバイザー

親族や家族が倒れた場合は一刻を争う場合もあるでしょう。上記では日程調整まで含めてメールを送っていますが、状況によっては今の状況と面接をキャンセルしたい旨だけ取り急ぎ送り、後で改めてやりとりしたほうが良い場合もあります。自分の家族や親族の状況に合わせて変えてみましょう。

吉川 智也

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担当者に連絡がつかない場合は知っている連絡手段を駆使しよう

面接を当日キャンセルする場合の連絡は、採用担当者に直接電話で伝えるのが基本的なマナーですが、担当者が不在の場合や連絡がつかない場合もあるでしょう。その際は、企業の受付や窓口、ほかの人事担当者などに連絡し、用件と改めて連絡する旨の伝言をお願いすることをおすすめします。

また、伝言を依頼した方の名前を聞くことを忘れないようにしましょう。また、採用担当者に連絡がつきやすい時間帯を確認しておくことも大事ですね。

そして、このときに採用担当者にメールでも電話と同じ内容を伝えることも重要です。メールを見たら返事をもらいたい旨も記載しておくと良いですね。もし、それでもなかなか連絡がつかない場合は、企業のマイページやLINE、チャット機能などほかに知っている連絡ツールを利用するという手もあります。ただし、あまりに何度も連絡をすると自分本位な人だと思われる可能性もあるため、焦らずに待つことも必要です。状況をみて判断しましょう。

こちらの記事ではメールを送る時間帯について解説しているので、あわせて参考にしてみてください。

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面接を当日キャンセルした後も抜かりなく! おこなうべき2つの対応

面接を当日キャンセルした後にすべき2つのこと
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就活生

例文で解説いただいたことで、自分の場合どのように連絡すれば良いのかよくわかりました! さっそく準備をして連絡したいと思います。

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キャリアアドバイザー

それは良かったです。ただ、キャンセルの連絡をしたら終わりではありません。キャンセル後も必要な対応があるので確認しておきましょう。

面接を当日にキャンセルできると安心して「これでもう大丈夫」と思ってしまうかもしれません。しかし、今後選考を進めるにあたっては、キャンセル後の対応も抜かりなくおこなうことが大事です。するべき対応が2つあるので、一緒に確認していきましょう。

①電話の連絡で終わっている場合はメールでも連絡する

もし電話の連絡だけで終わっている場合は、後からメールでも再度連絡を入れましょう。重ねてお詫びすることで申し訳ないという気持ちが伝わりやすくなります。

この際に面接日程の再調整もおこなうと良いでしょう。電話でキャンセルした際は、体調不良や予期せぬトラブルなどで状況によっては落ち着いて考えることが難しい場合もありますよね。あるいは企業の担当者の事情で再調整できていない場合もあるでしょう。

また、企業では多くの関係者とやり取りが発生しています。電話連絡だけだと誰から連絡をもらったのか忘れてしまう可能性もあるため、メールで文章として残しておくことが重要です

②面接時に当日キャンセルしたことを改めて謝罪する

日程を調整してもらったあとの面接では、当日キャンセルをして迷惑をかけたことを改めてお詫びし、再調整してもらったお礼も伝えてください。

再調整後の日程が離れているほど、当日キャンセルした日の記憶が薄れてしまいやすいですが、企業側は当日関係者に連絡したりスケジュールを再調整するなど、いろいろと動いています。忙しいなか自分のために動いてもらっていることを忘れないようにしましょう

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キャリアアドバイザー

伝えるタイミングは面接が始まる前、もしくは始まってすぐが良いです。先に企業側から質問があった際でも「その前に改めてお詫びさせてください」というように、自分から謝罪したい旨を伝えましょう。

面接の当日キャンセルに関してよくある質問に回答!

面接を当日にキャンセルすることに関して疑問に思うことやよくわからないと感じることもあるでしょう。ここでは、面接当日のキャンセルにおける学生からの疑問や相談にキャリアアドバイザーが回答していくので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

  • 面接の当日キャンセルは可能ですか?

    面接を当日にキャンセルすることは可能です。しかし、少なからず影響があることも認識しておきましょう。キャンセルが面接時間の直前になるほど企業に迷惑がかかります。企業側は通常業務も忙しいなかスケジュールを調整して面接時間を確保しているため、突然のキャンセルは企業側も予定を調整しづらくなってしまうでしょう。なるべく早めに連絡することを意識できると良いですね。

    また選考結果に影響が出ないとは言い切れません。当日キャンセルとなったこと自体の印象に加え、再調整後の面接までに多くの面接がおこなわれ、採用枠が埋まってしまう可能性もあります。そのため、できるだけ早めに日程を組めるように心掛けましょう。

    また、体調不良や突然のトラブル、家庭のやむを得ない事情などはしっかりと説明すれば仕方ないと納得してもらえますが、前もって調節したり連絡できることがキャンセル理由の場合は、良くない印象が残ってしまう可能性が高いです。キャンセルする場合は慎重に検討しましょう。

  • 面接を当日キャンセルする際の方法を教えてください。

    面接を当日キャンセルする際は、企業の担当者に直接つながる電話で連絡するのが基本です。面接当日となると面接までの時間があまりなく、メールなど電話以外の連絡方法は担当者の確認が遅くなったり、ほかからの連絡に埋もれてしまい気づかれない場合もあります。

    電話でもしほかの社員が出た場合は伝言を頼み、担当者がいつ頃戻るのかも聞いておきましょう。そうすることで、担当者が戻りそうな時間帯にもう一度電話を掛けてみることもできますよ。

    電話がすぐにつながらない場合は、メールで連絡を入れましょう。メールでは一度電話で連絡を入れている旨やメールを確認したら返信してもらいたい旨を残しておくと良いですね。担当者も今の状況がわかるうえ、自分もメールが確認されているかどうかを把握できるので不安が和らぐでしょう。

面接の当日キャンセルは企業への配慮を忘れずに! 誠実で抜かりない対応を心掛けよう

面接の当日にキャンセルすることは基本的には避けたいですが、キャンセルができないわけではありません。体調不良や突然のトラブルなどやむを得ない事情が発生してしまうこともあるため、そのときは当日のキャンセルを検討しましょう。

ただし、当日に面接をキャンセルすると少なからず企業に迷惑や負担をかけてしまうことは避けられません。そのため、企業がその日の面接のためにどのような調整や準備をしているか想像して、企業への配慮を忘れずに誠実な対応を心掛けましょう。

謝罪する際は、申し訳ないという気持ちをしっかりと示せるように準備しておくことが重要です。この記事を見返しながら抜かりない対応を心掛けてくださいね。

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