履歴書のコピーしてない？ 使い回さないほうが良い理由を徹底解説

マナー違反！ 履歴書はコピーではなく企業ごとに作成しよう

こんにちは、キャリアアドバイザーの北原です。就活を控えた学生から、

「履歴書を毎回書くのは面倒なのですが、コピーじゃだめですか？」
「履歴書をコピーして提出できたら楽なのに……。」

といった質問が多く寄せられています。何枚も履歴書を提出しなければならない場合、ついコピーしたものを活用したくなってしまいますよね。しかし、履歴書は企業ごとに作成するのがマナーであり、コピーを提出すると手抜きな印象を持たれることがあります。

今回は、履歴書を使い回してはいけない理由や効率的な履歴書作成のポイントを解説します。パソコンでの作成方法も紹介するので、履歴書を書くのが面倒だと感じている人はぜひ参考にしてくださいね。

履歴書のコピーを提出すると不採用？ コピーを避けたほうが良い理由を解説

「コピーを提出した方が効率的なのになぜダメなのかな？」と腑に落ちない人もいるのではないでしょうか。納得できないまま就活を続けると、履歴書作成がさらに苦痛になってしまいますよね。

そこでまずは、コピーした履歴書を提出してはいけない理由を解説していきます。理由を知ることで、履歴書作成時のポイントも見えてきますよ。

手抜きな印象につながる

履歴書を手書きではなくコピーで提出してしまうと、「ほかの企業の使い回しでは？」と思われる可能性が高いです。どんなに素晴らしい内容であっても、非常識な印象になりかねません。
就活で手抜きをしていることが伝われば、「大変なことから逃げる人」「入社後もいい加減な仕事をするのでは？」という評価につながりやすいです。内定が遠のいてしまうリスクがあるため、履歴書はコピーではなく企業ごとに作成しましょう。

入社意欲が低いと思われる

2つ目の理由は、入社意欲が低いと思われる可能性が高いからです。企業は、多くの応募者のなかからどうしても自社に入社したいと思っている意欲の高い人を選びたいと思っています。そんななかでコピーの履歴書の人がいると、「適当に応募しただけ」「熱意がない」と思われてしまうことがあるのです。

特に新卒採用は人柄や熱意を重視する傾向があるため、手抜きな印象を抱かれると、たとえ内容が良かったとしても採用候補から外されてしまう可能性もあります。コピーすれば自分の負担は減らせるかもしれませんが、不採用に直結する可能性があることを理解しておきましょう。

企業に沿った志望動機や自己PRを作成できない

履歴書をコピーすると、当然のことながら志望動機や自己PRも同じ内容になってしまい、企業に合わせたアピールができません。どの企業にも使えるように「企業理念に共感した」「多くの経験を積みたい」といった内容を書くと、ありきたりで浅い印象の履歴書になってしまいます。

志望動機や自己PRは、履歴書のなかで最も個性を発揮できる項目であり、企業が最も注目する項目でもあります。たとえ同じ業界であっても企業にはそれぞれ違いがあるため、同じ内容を使い回すのはおすすめできません。応募先企業に合わせた志望動機や自己PRを伝えるためにも、コピーを提出するのは避けましょう。

履歴書のコピーが商標権や著作権侵害にあたることもある！

そもそも市販の履歴書は、各メーカーが商標権や著作権を持っており、コピーが禁じられているケースが多いです。コピーした履歴書を提出すると、権利の侵害にあたる可能性が考えられます。

著作権や商標権が付与されている履歴書の場合、記入済みの履歴書をコピーするのはもちろん、白紙の状態でコピーして使用するのもやめましょう。何枚も履歴書を用意するのはコストがかかりますが、販売元が認めているルールに従って使いましょう。なお、自分用にコピーをとっておくのは問題ありません。

履歴書の作成方法は？ 手書き作成とパソコン作成のメリット・デメリットを解説

手書きで1社ずつ履歴書を作成するのは面倒だと感じている人も多いのではないでしょうか。その際、選択肢に上がってくるのがパソコンでの作成です。しかし、「パソコンだと評価が悪くなるのでは？」と不安になりますよね。

まずは手書きとパソコン作成の特徴を整理していきましょう。作成のしやすさと企業に残す印象それぞれにメリット・デメリットがあるので、作成方法で迷ったときはぜひ参考にしてくださいね。

手書きで作成するメリット

手書きの履歴書は、人柄や個性のアピールにつながります。たとえば、「私は几帳面な性格です」というアピールが、丁寧で読みやすい文字で書いてあると、それだけで信ぴょう性が増しますよね。時間と手間のかかる手書きを選んだことに対して、熱意を感じる採用担当者もいるのです。

また、かつては手書きが一般的であったことから、手書き自体がマイナス評価になるリスクもほとんどありません。履歴書で重要なのは中身であり作成方法ではありませんが、迷ったときには手書きを選んだ方が無難です。

手書きで作成するデメリット

手書きの大きなデメリットは、やはり時間と手間がかかることです。パソコンのように住所や学歴をコピーすることができないうえ、途中で間違えると一から書き直さなければなりません。特に、最後の最後で書き損じてしまった場合、大きなロスが発生します。

また、字が汚いと雑な印象を残してしまい、かえってマイナス評価になる可能性もあります。良くも悪くも手書きは見た目の印象に左右されやすいため、丁寧に書くことが苦手な人や字の綺麗さに自信がない人はパソコン作成を検討しましょう。

パソコンで作成するメリット

パソコンでの作成は、手書きに比べて手間と時間を大幅に削減できます。「下書き→清書→消しゴムで消す」というプロセスが要らないうえ、住所や学歴などの基本情報はコピーできるので、素早く仕上げたいときに重宝します。書き間違えてしまったときも、後から簡単に修正が可能です。

また、パソコンで作成した履歴書を提出することで、一定のパソコンスキルを証明できるというメリットもあります。特にIT系や事務職などでは、パソコンで作成した体裁の整った書類を提出するとプラスの評価につながる可能性がありますよ。

パソコンで作成するデメリット

パソコンは少ない手間と時間で履歴書を作成できますが、企業によっては手書きの方が好まれることがあります。手書きの手紙や年賀状から丁寧な印象を受けやすいのと同じように、手書きの履歴書を見て「時間をかけて書いてくれた」「熱意がこもっている」と感じる採用担当者もいるからです。

また、手間なく作成できる分、変換ミスや脱字などのうっかりミスが起こりやすいのもデメリットのひとつです。手書きよりもミスに気付きにくいため、しっかりと見直しをおこないましょう。紙での提出を求められている場合は、印刷する手間も発生します。

エクセルで履歴書を作る方法を知りたい人は、こちらの記事も参考にしてくださいね。

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読みやすさを意識！ 履歴書を手書きで作成するときの3つのコツ

履歴書で最も重要なのは内容ですが、見た目の印象が評価に影響を与える可能性もゼロではありません。特に手書きの場合、文字が汚いと読みにくくなり印象が悪くなる可能性があるため、細かいところにまで注意を払うことが大切です。

採用担当者に少しでも良い印象を残すための3つのコツを紹介していくので、履歴書を手書きで作成するときに意識しましょう。

コツ①誤字脱字にとくに注意をする

履歴書は個人情報が詰まった重要書類であるため、誤字脱字は厳禁です。いくら内容が素晴らしくても、1箇所誤字脱字があるだけで注意力散漫な印象につながるため、徹底的に防ぎましょう。

また、修正液や修正テープは記載した本人でなくても修正できてしまうため、正式な書類としての信頼性が低くなってしまいます。もし書き損じてしまった場合は、修正するのではなく新しい用紙に書き直しましょう。

履歴書の誤字脱字に気付いたときの対処法を知りたい人は、こちらの記事も参考にしてくださいね。

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コツ②見やすい綺麗な字を意識する

履歴書を書くときは、見やすい綺麗な字を意識しましょう。ただし、「上手な字を書かなければならない」というわけではありません。字の上手い・下手よりも大切なのは、丁寧に書いているかどうかです。

たとえば、教科書のような整った字を書いていても、文章が斜めになっていたり字の大きさがバラバラだったりすると、雑な印象を残してしまいます。逆に、字を書くのが苦手な人でも、全体的なバランスを意識すれば見栄えの良い履歴書に仕上げることができます。

そのため、字の大きさや行間を意識し、一文字一文字丁寧に書きましょう。

履歴書の適切な文字の大きさを知りたい人は、こちらの記事も読んでくださいね。

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コツ③消せるボールペンは使用しないようにする

手書きで履歴書を作成するにあたって、後から修正できるようにと消せるボールペンの使用を考えている人もいるかもしれません。しかし、履歴書を消せるボールペンで書くのは避けた方が無難です。というのも、消せるボールペンは本人以外が改ざんできてしまい、書類としての信頼度を損ねてしまうからです。

履歴書のような重要書類に消せるボールペンを使用するのはマナー違反とみなされる可能性が高いため、従来のボールペンや万年筆を使用しましょう。

効率性と読みやすさが重要！ 履歴書をパソコンで作成する4つのコツ

パソコンで履歴書を作ると、効率の良さに加え修正しやすいというメリットがあります。パソコンの場合は、読みやすさに加え、過去のデータを上手く活用して効率的に作成することが大切です。一方で、作成する時間を削減しようと使いまわしすぎると、企業ごとへのアピールができません。

履歴書で使いまわして良い情報と企業ごとに変えていくべき情報と、印象を悪くしないためのコツを知り、うまくパソコンで作成していきましょう。

コツ①住所や学歴などの基本情報は使い回してOK

履歴書は企業ごとに作成するのがおすすめだと説明しましたが、氏名や住所、学歴などの基本情報はパソコン上でコピー＆ペーストしてもかまいません。これらの項目は企業によって変わるものではないからです。毎回一から作成していると時間がかかってしまうので、できるところは再利用して効率化を図りましょう。

ただし、同じ情報を使い回すことにはリスクもあります。たとえば、最初に作成した学歴欄にミスがあった場合、後で作成した履歴書もすべて間違った内容になってしまいますよね。使い回すこと自体は問題ありませんが、原本にミスがないかしっかり確認しておきましょう。

コツ②フォントは「明朝体」「ゴシック」に設定する

履歴書のフォントは、明朝体かゴシック体がベターです。これらのフォントはビジネスシーンでもよく使われるため、違和感なく目を通してもらえます。細かく言うと、フォーマルなシーンで最もベーシックとされる明朝体を基本とし、見出しや協調したい部分でアクセント程度にゴシック体を用いるのがおすすめです。

「個性的なフォントを使った方が目立つのでは？」と思うかもしれませんが、履歴書のような重要書類には適していません。大切なのはおしゃれさよりも信頼性と読みやすさであるため、明朝体またはゴシック体で統一しましょう。個性を出すなら、志望動機や自己PRの内容を工夫してくださいね。

コツ③志望動機や自己PRは企業ごとに作成する

たとえ同じ業界であっても、すべての企業が同じ採用方針を持っているとは限りません。評価ポイントは企業によってまちまちです。そのため、基本情報は使い回しても良いですが、志望動機や自己PRといった自分をアピールする項目は、過去のデータを使い回さず企業ごとに作成しましょう。

また、どの企業にも通用するような志望動機や自己PRを書くと、ありきたりで浅い内容になってしまいがちです。それを見た採用担当者は、「自社のことを理解していない」「熱意がない」と判断してしまうことがあります。志望動機や自己PRで手を抜くと、内定が遠のいてしまうため、必ず1社ずつ作成してくださいね。

コツ④印刷するときは用紙サイズに注意する

紙での提出が求められている場合、パソコンで作成した後に印刷しなければなりません。印刷方法は何でもかまいませんが、用紙サイズを間違えないよう注意しましょう。

用紙サイズは、企業から指定があればそれに合わせるのが基本です。サイズを守らなければ受け取ってもらえない可能性があるので、事前に確認しておきましょう。特に指定がなければ、見開きでA3かB4サイズにするのが無難です。

また、家庭用プリンターでの印刷が難しければ、コンビニやネットワークプリントサービス、大学のプリンターなどを利用するのがおすすめです。

履歴書は自分用にコピーをとっておこう！ 2つの活用方法を解説

コピーした履歴書を提出することはできませんが、自分用の控えとしてコピーをとっておくことはとても重要です。

特に手書きの場合は、提出すると履歴書の内容を見られなくなってしまうため、必ずコピーをとっておきましょう。自分用のコピーを上手に活用して、その後の選考対策に役立ててくださいね。

①面接前に確認することができる

複数の企業に履歴書を提出していると、どの企業でどのような内容を書いたのか忘れてしまうことがあります。

面接では履歴書の内容をもとに質問されることが多く、もし面接での回答と履歴書の内容に齟齬があれば、「どちらが本心なのだろう？」と企業は違和感を持ってしまいます。場合によっては、面接での発言に信ぴょう性がなくなってしまうかもしれません。

そのため、提出前に履歴書のコピーをとっておき、それをもとに面接のシミュレーションをおこないましょう。面接時に履歴書のコピーを持参すると、移動時間や待ち時間に確認して本番に備えることもできます。

②次回作成時の参考にできる

控えとしてコピーをとっておくと、次に履歴書を書くときの参考にすることもできます。たとえば、学歴や資格、趣味などの基本情報は企業によって変わるものではないため、コピーを残しておくと次回以降の確認の手間を減らせます。最初に正確な情報をまとめておけば、書き間違いの回避にもつながりますよ。

また、書類選考で不採用になった場合、企業に提出した履歴書を確認することで、志望動機や自己PR欄の改善点を見つけることができます。選考通過率アップを図るためにも、コピーをとって次回以降の履歴書作成に役立ててくださいね。

履歴書のコピーに関するよくある質問に回答！

履歴書を作成する際、「毎回同じことを書くのは面倒」「コピーでも良いのかな」と考える就活生も少なくありません。ここでは、そんな就活生の疑問にキャリアアドバイザーが回答します。履歴書の正しい提出方法を知って、選考突破を狙いましょう。

履歴書のコピーは絶対NG！ 企業ごとに作成することが内定獲得への近道

履歴書は原本を提出するのが最低限のマナーであるため、コピーの提出は避けましょう。コピーであることがわかると、評価は大きく下がってしまい不採用の可能性が高くなります。

また、どの企業でもいえるような浅い志望動機や自己PRでは、採用担当者の印象には残りません。結果として遠回りになってしまうため、少し面倒でも履歴書は1社ずつ作成しましょう。なるべく手間を省きたい人は、パソコンでの作成も検討してくださいね。