履歴書のコピーしてない? 使い回さないほうが良い理由を徹底解説

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履歴書 コピー アイキャッチ

目次

  1. マナー違反! 履歴書はコピーではなく企業ごとに作成しよう
  2. 履歴書のコピーを提出すると不採用? コピーを避けたほうが良い理由を解説
  3. 手抜きな印象につながる
  4. 入社意欲が低いと思われる
  5. 企業に沿った志望動機や自己PRを作成できない
  6. 履歴書のコピーが商標権や著作権侵害にあたることもある!
  7. 履歴書の作成方法は? 手書き作成とパソコン作成のメリット・デメリットを解説
  8. 手書きで作成するメリット
  9. 手書きで作成するデメリット
  10. パソコンで作成するメリット
  11. パソコンで作成するデメリット
  12. 読みやすさを意識! 履歴書を手書きで作成するときの3つのコツ
  13. コツ①誤字脱字にとくに注意をする
  14. コツ②見やすい綺麗な字を意識する
  15. コツ③消せるボールペンは使用しないようにする
  16. 効率性と読みやすさが重要! 履歴書をパソコンで作成する4つのコツ
  17. コツ①住所や学歴などの基本情報は使い回してOK
  18. コツ②フォントは「明朝体」「ゴシック」に設定する
  19. コツ③志望動機や自己PRは企業ごとに作成する
  20. コツ④印刷するときは用紙サイズに注意する
  21. 履歴書は自分用にコピーをとっておこう! 2つの活用方法を解説
  22. ①面接前に確認することができる
  23. ②次回作成時の参考にできる
  24. 履歴書のコピーに関するよくある質問に回答!
  25. 履歴書のコピーは絶対NG! 企業ごとに作成することが内定獲得への近道

マナー違反! 履歴書はコピーではなく企業ごとに作成しよう

こんにちは、キャリアアドバイザーの北原です。就活を控えた学生から、

「履歴書を毎回書くのは面倒なのですが、コピーじゃだめですか?」
「履歴書をコピーして提出できたら楽なのに……。」

といった質問が多く寄せられています。何枚も履歴書を提出しなければならない場合、ついコピーしたものを活用したくなってしまいますよね。しかし、履歴書は企業ごとに作成するのがマナーであり、コピーを提出すると手抜きな印象を持たれることがあります。

今回は、履歴書を使い回してはいけない理由や効率的な履歴書作成のポイントを解説します。パソコンでの作成方法も紹介するので、履歴書を書くのが面倒だと感じている人はぜひ参考にしてくださいね。

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履歴書のコピーを提出すると不採用? コピーを避けたほうが良い理由を解説

履歴書のコピーがNGな理由
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就活生

履歴書のコピーが良くないのはわかりましたが、その理由は何なのでしょうか。コピーした方が効率的だと思うのですが……。

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キャリアアドバイザー

確かに、コピーを活用すればその分時間や手間を短縮できますよね。ですが、コピーを提出すると内定獲得が遠のいてしまうリスクがあります。

「コピーを提出した方が効率的なのになぜダメなのかな?」と腑に落ちない人もいるのではないでしょうか。納得できないまま就活を続けると、履歴書作成がさらに苦痛になってしまいますよね。

そこでまずは、コピーした履歴書を提出してはいけない理由を解説していきます。理由を知ることで、履歴書作成時のポイントも見えてきますよ。

手抜きな印象につながる

履歴書を手書きではなくコピーで提出してしまうと、「ほかの企業の使い回しでは?」と思われる可能性が高いです。どんなに素晴らしい内容であっても、非常識な印象になりかねません。
就活で手抜きをしていることが伝われば、「大変なことから逃げる人」「入社後もいい加減な仕事をするのでは?」という評価につながりやすいです。内定が遠のいてしまうリスクがあるため、履歴書はコピーではなく企業ごとに作成しましょう。

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キャリアアドバイザー

一から作成するよりもコピーした方が効率的なのは確かですが、履歴書に関しては印象やマナーを重視してくださいね。

入社意欲が低いと思われる

2つ目の理由は、入社意欲が低いと思われる可能性が高いからです。企業は、多くの応募者のなかからどうしても自社に入社したいと思っている意欲の高い人を選びたいと思っています。そんななかでコピーの履歴書の人がいると、「適当に応募しただけ」「熱意がない」と思われてしまうことがあるのです

特に新卒採用は人柄や熱意を重視する傾向があるため、手抜きな印象を抱かれると、たとえ内容が良かったとしても採用候補から外されてしまう可能性もあります。コピーすれば自分の負担は減らせるかもしれませんが、不採用に直結する可能性があることを理解しておきましょう。

企業に沿った志望動機や自己PRを作成できない

履歴書をコピーすると、当然のことながら志望動機や自己PRも同じ内容になってしまい、企業に合わせたアピールができません。どの企業にも使えるように「企業理念に共感した」「多くの経験を積みたい」といった内容を書くと、ありきたりで浅い印象の履歴書になってしまいます。

志望動機や自己PRは、履歴書のなかで最も個性を発揮できる項目であり、企業が最も注目する項目でもあります。たとえ同じ業界であっても企業にはそれぞれ違いがあるため、同じ内容を使い回すのはおすすめできません。応募先企業に合わせた志望動機や自己PRを伝えるためにも、コピーを提出するのは避けましょう。

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長尾 美慧

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履歴書の使い回しは折り目や汚れでバレる可能性が高い

選考に落ちてしまい、履歴書が返送されてくることもまれにあると思います。その場合、使い回したい気持ちになるかもしれませんが、それはNGであることを覚えておきましょう。

使い回しの履歴書は、応募した企業の採用担当者が読んだことにより折り目や汚れが付き、何となく古さを感じさせるものになることがあります。その履歴書を受け取った採用担当者は使い回しに気づき、「自社は数多く選考を受ける中の一つ」という印象を持って、あなたの入社意欲が高くないと判断してしまうことがあるのです。

履歴書が返送されてきた場合は落ちた原因の振り返りに使おう

また、返送された履歴書は、「書類選考に通過できなかった」という事実から逆算すると、何らかの不備や至らなかった部分があるのかもしれません。書類選考を振り返るために使い、ほかの企業へ提出することには使わないようにしてくださいね。

特に、履歴書にある志望動機欄は、同じ業界だったとしても違う企業に使い回すのには無理があると思います。履歴書は鮮度を大切に、企業ごとに作成するようにしましょう。

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履歴書のコピーが商標権や著作権侵害にあたることもある!

そもそも市販の履歴書は、各メーカーが商標権や著作権を持っており、コピーが禁じられているケースが多いです。コピーした履歴書を提出すると、権利の侵害にあたる可能性が考えられます。

著作権や商標権が付与されている履歴書の場合、記入済みの履歴書をコピーするのはもちろん、白紙の状態でコピーして使用するのもやめましょう。何枚も履歴書を用意するのはコストがかかりますが、販売元が認めているルールに従って使いましょう。なお、自分用にコピーをとっておくのは問題ありません。

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キャリアアドバイザー

履歴書用紙が足りなくなってコピー用紙を使うことにならないよう、多めに用意しておいてくださいね。

履歴書の作成方法は? 手書き作成とパソコン作成のメリット・デメリットを解説

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就活生

履歴書はコピーするのではなく、それぞれの企業ごとに作成する必要があるのですね! 早速履歴書を作りたいのですが、そもそも手書きのほうがやっぱり印象が良いのでしょうか?

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キャリアアドバイザー

初めて履歴書を作るときは悩みますよね。手書きかパソコン作成かで、それぞれ印象が違います。企業によって変えるのが良いので、まずはそれぞれのメリットとデメリットを把握していきましょう。

手書きで1社ずつ履歴書を作成するのは面倒だと感じている人も多いのではないでしょうか。その際、選択肢に上がってくるのがパソコンでの作成です。しかし、「パソコンだと評価が悪くなるのでは?」と不安になりますよね。

まずは手書きとパソコン作成の特徴を整理していきましょう。作成のしやすさと企業に残す印象それぞれにメリット・デメリットがあるので、作成方法で迷ったときはぜひ参考にしてくださいね。

手書きで作成するメリット

手書きのメリット
  • 人柄や個性が伝わる
  • 熱意のアピールにつながる
  • マイナス評価になるリスクがほぼない

手書きの履歴書は、人柄や個性のアピールにつながります。たとえば、「私は几帳面な性格です」というアピールが、丁寧で読みやすい文字で書いてあると、それだけで信ぴょう性が増しますよね。時間と手間のかかる手書きを選んだことに対して、熱意を感じる採用担当者もいるのです。

また、かつては手書きが一般的であったことから、手書き自体がマイナス評価になるリスクもほとんどありません。履歴書で重要なのは中身であり作成方法ではありませんが、迷ったときには手書きを選んだ方が無難です

手書きで作成するデメリット

手書きのデメリット
  • 手間と時間がかかる
  • 誤字脱字に気付いても修正できない
  • 字が汚いと印象が悪くなる

手書きの大きなデメリットは、やはり時間と手間がかかることです。パソコンのように住所や学歴をコピーすることができないうえ、途中で間違えると一から書き直さなければなりません。特に、最後の最後で書き損じてしまった場合、大きなロスが発生します。

また、字が汚いと雑な印象を残してしまい、かえってマイナス評価になる可能性もあります。良くも悪くも手書きは見た目の印象に左右されやすいため、丁寧に書くことが苦手な人や字の綺麗さに自信がない人はパソコン作成を検討しましょう

パソコンで作成するメリット

パソコンのメリット
  • 手間と時間を削減できる
  • 簡単に修正できる
  • パソコンスキルの証明につながる

パソコンでの作成は、手書きに比べて手間と時間を大幅に削減できます。「下書き→清書→消しゴムで消す」というプロセスが要らないうえ、住所や学歴などの基本情報はコピーできるので、素早く仕上げたいときに重宝します。書き間違えてしまったときも、後から簡単に修正が可能です。

また、パソコンで作成した履歴書を提出することで、一定のパソコンスキルを証明できるというメリットもあります。特にIT系や事務職などでは、パソコンで作成した体裁の整った書類を提出するとプラスの評価につながる可能性がありますよ。

パソコンで作成するデメリット

パソコンのデメリット
  • 手書きを好む企業もある
  • うっかりミスに注意が必要
  • 印刷しなければならないこともある

パソコンは少ない手間と時間で履歴書を作成できますが、企業によっては手書きの方が好まれることがあります。手書きの手紙や年賀状から丁寧な印象を受けやすいのと同じように、手書きの履歴書を見て「時間をかけて書いてくれた」「熱意がこもっている」と感じる採用担当者もいるからです。

また、手間なく作成できる分、変換ミスや脱字などのうっかりミスが起こりやすいのもデメリットのひとつです。手書きよりもミスに気付きにくいため、しっかりと見直しをおこないましょう。紙での提出を求められている場合は、印刷する手間も発生します。

エクセルで履歴書を作る方法を知りたい人は、こちらの記事も参考にしてくださいね。

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キャリアアドバイザーコメント

塩田 健斗

キャリアアドバイザーコメント塩田 健斗プロフィールをみる

外資系やIT系はパソコン作成の履歴書が好まれる傾向にある

手書きかパソコン作成かで迷う学生もいるかと思いますが、自分がどのような業界を受けたいのか、企業の体質はどうなのかを考えると選びやすくなると思います。

一般的に、外資系やIT系の企業はパソコン作成の履歴書を好む傾向にあるといわれています。それらの業界では、書類を作ることも保管することもパソコンでされていることがほとんどのため、パソコンで作った履歴書に違和感を持たれることが少ないのです。

また、ベンチャー企業は、管理職や採用担当者が20~30代と若いケースが多く、パソコンで文章を作成することに慣れていることから、特に指定がなければパソコンで作成しても問題ないでしょう。

行政や伝統を重んじる社風の企業などは手書きの方がおすすめ

逆に、行政や福祉関連の業界は手書きを好む傾向にあり、「パソコン可」の指示がなければ手書きが無難かもしれません。手書きの履歴書は、文字の丁寧さや一般常識が備わっているのかを判断するための材料として使われることも多いです。

企業の体質としては、伝統を重んじるような社風の企業の場合は手書きで作成することをおすすめします。
パソコンで作成するか、手書きにするかを選ぶときは、自分本意ではなく、業界や企業を見て決めるようにしてくださいね。

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読みやすさを意識! 履歴書を手書きで作成するときの3つのコツ

履歴書を手書きで作成するコツ

履歴書で最も重要なのは内容ですが、見た目の印象が評価に影響を与える可能性もゼロではありません。特に手書きの場合、文字が汚いと読みにくくなり印象が悪くなる可能性があるため、細かいところにまで注意を払うことが大切です。

採用担当者に少しでも良い印象を残すための3つのコツを紹介していくので、履歴書を手書きで作成するときに意識しましょう。

コツ①誤字脱字にとくに注意をする

履歴書は個人情報が詰まった重要書類であるため、誤字脱字は厳禁です。いくら内容が素晴らしくても、1箇所誤字脱字があるだけで注意力散漫な印象につながるため、徹底的に防ぎましょう

誤字脱字を防ぐための方法
  • 声に出して読んでみる
  • 書いた翌日など時間を空けて確認する
  • ほかの人に見てもらう

また、修正液や修正テープは記載した本人でなくても修正できてしまうため、正式な書類としての信頼性が低くなってしまいます。もし書き損じてしまった場合は、修正するのではなく新しい用紙に書き直しましょう。

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キャリアアドバイザー

誤字脱字を防ぐためには、鉛筆などで下書きをしてミスがないか確認してから清書するのがおすすめです。加えて、万が一清書で書き損じてしまったときに備えて、予備の履歴書を準備しておきましょう。

履歴書の誤字脱字に気付いたときの対処法を知りたい人は、こちらの記事も参考にしてくださいね。

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コツ②見やすい綺麗な字を意識する

履歴書を書くときは、見やすい綺麗な字を意識しましょう。ただし、「上手な字を書かなければならない」というわけではありません。字の上手い・下手よりも大切なのは、丁寧に書いているかどうかです

たとえば、教科書のような整った字を書いていても、文章が斜めになっていたり字の大きさがバラバラだったりすると、雑な印象を残してしまいます。逆に、字を書くのが苦手な人でも、全体的なバランスを意識すれば見栄えの良い履歴書に仕上げることができます。

そのため、字の大きさや行間を意識し、一文字一文字丁寧に書きましょう。

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丁寧に書き上げることで、真面目で几帳面な人という印象につながりますよ。

見やすい綺麗な字を書くためのコツ
  • 集中できる空間で落ち着いて書く
  • 書く前に鉛筆で薄く罫線を引く

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コツ③消せるボールペンは使用しないようにする

手書きで履歴書を作成するにあたって、後から修正できるようにと消せるボールペンの使用を考えている人もいるかもしれません。しかし、履歴書を消せるボールペンで書くのは避けた方が無難です。というのも、消せるボールペンは本人以外が改ざんできてしまい、書類としての信頼度を損ねてしまうからです

履歴書のような重要書類に消せるボールペンを使用するのはマナー違反とみなされる可能性が高いため、従来のボールペンや万年筆を使用しましょう。

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また、消せるボールペンは、コピーを取ったりパソコンの近くに置いたりして熱が加わると字が消えるというリスクもあります。

効率性と読みやすさが重要! 履歴書をパソコンで作成する4つのコツ

履歴書をパソコンで作成するコツ

パソコンで履歴書を作ると、効率の良さに加え修正しやすいというメリットがあります。パソコンの場合は、読みやすさに加え、過去のデータを上手く活用して効率的に作成することが大切です。一方で、作成する時間を削減しようと使いまわしすぎると、企業ごとへのアピールができません。

履歴書で使いまわして良い情報と企業ごとに変えていくべき情報と、印象を悪くしないためのコツを知り、うまくパソコンで作成していきましょう。

コツ①住所や学歴などの基本情報は使い回してOK

履歴書は企業ごとに作成するのがおすすめだと説明しましたが、氏名や住所、学歴などの基本情報はパソコン上でコピー&ペーストしてもかまいません。これらの項目は企業によって変わるものではないからです。毎回一から作成していると時間がかかってしまうので、できるところは再利用して効率化を図りましょう

ただし、同じ情報を使い回すことにはリスクもあります。たとえば、最初に作成した学歴欄にミスがあった場合、後で作成した履歴書もすべて間違った内容になってしまいますよね。使い回すこと自体は問題ありませんが、原本にミスがないかしっかり確認しておきましょう。

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逆にいえば、原本を正しく作っておくとほかの履歴書を作成するときの手間を省略できるということです。

コツ②フォントは「明朝体」「ゴシック」に設定する

履歴書のフォントは、明朝体かゴシック体がベターです。これらのフォントはビジネスシーンでもよく使われるため、違和感なく目を通してもらえます。細かく言うと、フォーマルなシーンで最もベーシックとされる明朝体を基本とし、見出しや協調したい部分でアクセント程度にゴシック体を用いるのがおすすめです

履歴書に適したフォント
  • 基本は明朝体が無難
  • アクセント程度にゴシック体を使うのもおすすめ

「個性的なフォントを使った方が目立つのでは?」と思うかもしれませんが、履歴書のような重要書類には適していません。大切なのはおしゃれさよりも信頼性と読みやすさであるため、明朝体またはゴシック体で統一しましょう。個性を出すなら、志望動機や自己PRの内容を工夫してくださいね。

コツ③志望動機や自己PRは企業ごとに作成する

たとえ同じ業界であっても、すべての企業が同じ採用方針を持っているとは限りません。評価ポイントは企業によってまちまちです。そのため、基本情報は使い回しても良いですが、志望動機や自己PRといった自分をアピールする項目は、過去のデータを使い回さず企業ごとに作成しましょう

また、どの企業にも通用するような志望動機や自己PRを書くと、ありきたりで浅い内容になってしまいがちです。それを見た採用担当者は、「自社のことを理解していない」「熱意がない」と判断してしまうことがあります。志望動機や自己PRで手を抜くと、内定が遠のいてしまうため、必ず1社ずつ作成してくださいね。

コツ④印刷するときは用紙サイズに注意する

紙での提出が求められている場合、パソコンで作成した後に印刷しなければなりません。印刷方法は何でもかまいませんが、用紙サイズを間違えないよう注意しましょう。

用紙サイズは、企業から指定があればそれに合わせるのが基本です。サイズを守らなければ受け取ってもらえない可能性があるので、事前に確認しておきましょう。特に指定がなければ、見開きでA3かB4サイズにするのが無難です。

また、家庭用プリンターでの印刷が難しければ、コンビニやネットワークプリントサービス、大学のプリンターなどを利用するのがおすすめです。

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コンビニのプリンターは、SDカードやUSBメモリを使えば印刷できますよ。

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成瀬 遼

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パソコン作成の履歴書の方が採用担当者にとって読みやすいことが多い

企業によっては、パソコンで作成された履歴書の方が好まれることもあります。なぜなら、整った文字が誰にでも見やすく、採用担当者が負担に感じづらいためです。

採用担当者は、書類選考で多くの履歴書に目を通します。短時間で多くの履歴書に目を通すとなると、読みづらい文字や行間の不均一さなどがあった場合、読み進めるのにストレスを感じてしまうことがあるのです。その点、パソコンで作成された履歴書は、ストレスなく読めるというメリットがあります。

また、採用担当者はパソコンで作成された履歴書から、応募者が最低限のITスキルを持っていると判断することもできます。これらのことから、履歴書をパソコンで作るメリットは大きいということができるでしょう。

履歴書は自分用にコピーをとっておこう! 2つの活用方法を解説

コピーした履歴書を提出することはできませんが、自分用の控えとしてコピーをとっておくことはとても重要です。

特に手書きの場合は、提出すると履歴書の内容を見られなくなってしまうため、必ずコピーをとっておきましょう。自分用のコピーを上手に活用して、その後の選考対策に役立ててくださいね。

①面接前に確認することができる

複数の企業に履歴書を提出していると、どの企業でどのような内容を書いたのか忘れてしまうことがあります。

面接では履歴書の内容をもとに質問されることが多く、もし面接での回答と履歴書の内容に齟齬があれば、「どちらが本心なのだろう?」と企業は違和感を持ってしまいます。場合によっては、面接での発言に信ぴょう性がなくなってしまうかもしれません。

そのため、提出前に履歴書のコピーをとっておき、それをもとに面接のシミュレーションをおこないましょう。面接時に履歴書のコピーを持参すると、移動時間や待ち時間に確認して本番に備えることもできます。

②次回作成時の参考にできる

控えとしてコピーをとっておくと、次に履歴書を書くときの参考にすることもできます。たとえば、学歴や資格、趣味などの基本情報は企業によって変わるものではないため、コピーを残しておくと次回以降の確認の手間を減らせます。最初に正確な情報をまとめておけば、書き間違いの回避にもつながりますよ。

また、書類選考で不採用になった場合、企業に提出した履歴書を確認することで、志望動機や自己PR欄の改善点を見つけることができます。選考通過率アップを図るためにも、コピーをとって次回以降の履歴書作成に役立ててくださいね。

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川﨑 瑛久

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面接の準備を万全にするために履歴書のコピーは欠かせない

履歴書のコピーが手元にあると、選考に臨む前に自分が何を書いたのかを確認することができます。履歴書は「提出して終わり」とするのではなく、必ずコピーを取って面接に備えるようにしましょう。

面接は、履歴書に書いてあることをベースに、深掘りするような質問がされることが多いです。たとえば、履歴書の短所欄に「飽き性」と記載があれば、「短所は飽き性とあるが、そう感じたエピソードを教えてください」などと質問をされることが予想できます。

これらの深掘り質問を想定して面接の準備ができると、より実のある対策をすることができるのです。第三者に面接官役をしてもらうときも、「この履歴書の中から質問してほしい」と頼み、より実践に近い練習をしてみてくださいね。

履歴書のコピーに関するよくある質問に回答!

履歴書を作成する際、「毎回同じことを書くのは面倒」「コピーでも良いのかな」と考える就活生も少なくありません。ここでは、そんな就活生の疑問にキャリアアドバイザーが回答します。履歴書の正しい提出方法を知って、選考突破を狙いましょう。

  • 履歴書はコピーを提出しても大丈夫ですか?

    履歴書は、コピーしたものを提出しないようにしましょう。「バレなければ良いのでは?」と思うかもしれませんが、日々たくさんの応募書類に目を通している採用担当者はすぐに見抜かれてしまう場合のリスクがあります。学歴や住所など一部の欄だけをコピーして残りを手書きにする場合も、全体で見たときに不自然な仕上がりになりやすいです。

    コピーを提出することでかえって内定が遠のくリスクがあるため、一社ずつ作成してくださいね。

  • なぜ履歴書はコピーではいけないのですか?

    履歴書のコピーを提出してはいけない理由は、不採用に直結する可能性が高いからです。「使い回しているのでは?」「熱意がない」と手抜きな印象につながり、その時点で評価はぐっと下がってしまうリスクがあります。また、コピーをすると志望動機や自己PRなどの個性をアピールする欄も同じ内容になってしまい、企業に合わせたアピールができません。履歴書は原本を提出するのが最低限のマナーであるため、企業ごとに作成しましょう。

  • パソコンで作成した履歴書はコピーしても良いですか?

    パソコンで履歴書を作成した場合、手書きに比べてコピーか原本かの見分けがつきにくいですが、一度印刷した履歴書をコピーするのではなく新たに印刷しましょう。コピーすると、志望動機や自己PRを使い回すことになり、企業に合わせたアピールができません。

    氏名や住所、学歴などの基本情報はパソコン上でコピー&ペーストしてもかまいませんが、ほかの部分は企業ごとに作成し、都度印刷したものを提出しましょう。

履歴書のコピーは絶対NG! 企業ごとに作成することが内定獲得への近道

履歴書は原本を提出するのが最低限のマナーであるため、コピーの提出は避けましょう。コピーであることがわかると、評価は大きく下がってしまい不採用の可能性が高くなります。

また、どの企業でもいえるような浅い志望動機や自己PRでは、採用担当者の印象には残りません。結果として遠回りになってしまうため、少し面倒でも履歴書は1社ずつ作成しましょう。なるべく手間を省きたい人は、パソコンでの作成も検討してくださいね。

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