企業からの電話対応で好印象を残す方法｜折り返しの会話例文あり

電話の印象も大事！ スマートな対応で好印象を残そう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

「完璧な電話対応で採用担当者に好印象を残したい」
「普段はメールで済ませることが多いから電話対応が苦手」
「折り返し電話ってどのタイミングでどうかけたらいいのかわからない」

という声が学生からよく寄せられます。企業に対する電話対応は、就活生にとって悩みのタネになっているようです。電話対応は実際の仕事が始まってからも必要なスキルです。電話対応が丁寧で上手だと、周囲からの信頼獲得にもつながりますよね。

ここでは、企業からの電話に出る前の準備4ステップや企業からの電話で意識するべき6つのポイント、シチュエーション別の電話対応について説明します。例文も用意しているので、同じようなシチュエーションになったときにはぜひ活用してください。

企業からの電話に出る前の準備4ステップ

就活をしていると、企業から突然電話がかかってくることがありますよね。普段はメールやメッセージでのやり取りをメインにしている学生も、就活中は電話でのやり取りが増えるはず。

しかし、いつでも万全な体制で電話を待っているわけではありません。いざというときに慌てなくて済むように、企業からの電話に出る前の準備を4ステップに分けて説明します。当たり前のようなことですが、意外とできていない人も多いので確認しておきましょう。

①静かな環境に移動する

電話を外で受けたときは、お互いの音声が聞こえやすいように静かな場所に移動するようにしましょう。自分は聞こえるから大丈夫だと思っても、周りの雑音が多いと相手の電話にも雑音が入ってしまいます。

たとえば駅のホームで電話を受けた場合、最初は電車が来ていなくて静かでも、電車の到着や構内アナウンスによって音声が聞き取りづらくなることがあります。また、ビルの近くなどもビル風が起こって雑音が入りがちです。

雑音が原因で誤解や聞き間違いが起こることも考えられますので「静かな場所へ移動しますので少々お待ちください」と断りを入れてから静かな場所に移動しましょう。すぐに移動が難しい場合は電話に出ず、直後にメールで謝罪と折り返しする旨を伝えるのもひとつの手です。

②手元にメモ帳とペンを用意する

企業からの電話は、合否や次回の面接日程や場所の説明、持ち物など重要な内容ばかりです。「日にちと時間だけだから覚えられるだろう」とメモを取らなかった結果、覚え間違いをしてしまう場合もあります。

普段はスマホのアプリでスケジュールを管理している人も多いかもしれませんが、企業からの電話中にスケジュールのアプリを開いていると雑音が入ったり、相手を待たせてしまったりする原因になることもあります。

できれば自分のスケジュールがわかるものと一緒に手元にメモ帳とペンを用意して、記入した内容に間違いがないか復唱するように心がけましょう。

③呼吸を整える

電話だとつい早口になってしまう人や、息が荒くなってしまう人もいるでしょう。しかし、電話だと対面以上に早口は聞き取りづらくなってしまいます。

企業からの電話に慣れていなくて、緊張するのはわかります。電話に緊張してしまう人は、大きく一度深呼吸をして呼吸を整えてから電話に出るようにしましょう。

息が荒くなってしまう人も同様です。息が雑音になって聞こえてしまうとあまり印象がよくありません。呼吸を整える1秒があるかないかで電話の印象は大きく変わりますよ。

④3コール以内に出るのがベスト

企業からの電話は3コール以内に出るのがベストです。しかし、電話はいつ鳴るのかわかりません。いつでも出られるようにするのはとても難しいでしょう。

そのため基本的には3コール以内で出ることを心がけたうえで、もし遅れた場合には「お待たせいたしました」と言ってから出るようにすれば問題ありません。

あまり急いでしまうと息が上がってうまく話ができないかもしれません。3コールを逃してしまっても、焦ることなく丁寧に明るく対応するようにしましょう。

企業からの電話では6つのことを意識しよう

電話の印象は、就活において手が抜けないポイントです。実際に会社で働くようになったあとも電話対応は必要ですよね。入社後にも適切な振る舞いができるかどうかをイメージしながら、面接官は学生を見ていると言えるでしょう。

では、企業からの電話ではどのようなことを意識すればいいのでしょうか。ここでは電話対応で心がけてほしい6つのことをお伝えします。

いずれも一見すると当たり前とも思えることですが、明確な理由と大切なスキルがあります。いま一度、一つひとつ確認してみましょう。

①最初に大学名と名前を伝える

電話では「もしもし。〇〇です」と「もしもし」から始めるクセがついているかもしれませんが、就活ではベストではありません。「もしもし」は「申します。申します」を省略した言葉であるため、ビジネスの場では失礼に当たるからです。企業からの電話を取ったら「はい。〇〇大学の〇〇です」と最初に名乗るようにしましょう。

これは、自分から電話をするときはもちろん、企業からかかってきた電話にでるときもそうです。必ず大学名と名前を続けて伝えてください。

②明るくハキハキした声で答える

電話対応の印象を大きく左右するのが声です。電話だと表情が見えないため、落ち着いた声のトーンでは暗い印象になりがちです。明るくハキハキした発声を心がけましょう。

しかし、普段からそのような話し方をしていない人にはなかなか難しいことかもしれません。話し方トレーニングに通ったり、普段から滑舌に気をつけたりするといいのですが、なかなかそうはいきませんよね。

簡単に明るくハキハキとした声を出したいときにおすすめなのは「姿勢を正すこと」「少しアゴを下げてしゃべること」です。

電話だとどんな姿勢でも相手に伝わらない思うかもしれませんが、そんなことはありません。猫背だと声がこもったようになりますし、姿勢を正すことでハキハキとした通る声がでるようになります。

③言われたことはメモをとる

企業から電話がかかってきた場合、何か大切な伝達事項があるのでしょう。その際、意識しないといけないのは情報を正しく聞き取ることです。日にちや時間、場所などを聞き間違ってしまうと、せっかく一次面接に合格したとしても次の面談に進むことができません。

メモに残しておきたい内容はこちらです。

電話中は走り書きになってしまったり、詳細まで書けなかったりするので、電話を切ってから清書することがおすすめです。複数社を同時並行で受けているとどこの会社だったか分からなくなってしまう可能性もあるため、企業名もしっかり残しておきましょう。

メモを取るときには一言「メモを取りたいので、少々お待ちいただけますでしょうか」や「お待たせいたしました。もう一度よろしいでしょうか」と断りを入れると相手もゆっくり話をしてくれるはずです。

④適切な丁寧語で話す

就活の電話を受けるときに、「正しい敬語を使わないといけない」ということばかりに気を取られて、うまく話せなくなってしまう人がいます。

敬語には大きく分けて「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3種類があり、面接に行くことを伝えるだけでも、以下のようにさまざまな言い方ができます。

謙譲語は目上の相手に使う言葉のため、謙譲語で話せることがベストです。しかし、謙譲語に慣れていない上、緊張している状況ではパッと言葉が出ませんよね。その場合は無理に謙譲語を使いこなそうとしなくても、適切な丁寧語であれば問題ありません。

言いたいことをきちんと言えて、相手に失礼のない範囲での丁寧語が使えれば大きなマイナスにはならないでしょう。間違いのない正しい敬語を使うことよりも、落ち着いてきちんと話ができることの方が大切です。

以下の記事は面接の話し方の注意点を説明していますが、話し方のマナーなど参考になるので目を通してみてくださいね。

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⑤日程など大事なことは復唱する

企業からの電話ではメモを取ることを推奨しましたが、そのメモが間違っていたら意味がなくなってしまいます。内容に間違いがないよう、大事なことは復唱しましょう。

たとえば「◯月〇日の11時に当社ビル7階受付までお越しください」と言われたときは「かしこまりました。〇月〇日〇曜日 11時に御社にお伺いいたします。当日はよろしくお願いいたします」と復唱すると、スマートな印象を与えられます。「当日はよろしくお願いいたします」と挨拶までしっかりすることで、内容を理解できていることが相手に伝わるでしょう。

⑥最後は相手から電話を切るのを待つ

企業からの電話を終える際は、相手が電話を切るのを待つことをおすすめします。「お忙しいところ、お電話ありがとうございました。失礼いたします」と感謝を伝え、数秒待って相手の電話が切れることを確認してからこちら側も電話を切るようにしましょう。

しかし、企業側も礼儀をもって就活生が電話を切ってくれるのを待っている場合があります。そのときは最後の挨拶から数秒待ってそっと電話を切るようにしましょう。

せっかく丁寧な敬語で話をして好印象だったとしても「失礼いたします」と言ったあと、相手の返事も待たずにすぐに切ってしまうと、冷たい印象を与えてしまうかもしれません。終わりまで気を抜かず、相手に敬意を払って電話が切れるのを待ちましょう。

インターンシップの電話を掛けるときの方法は、こちらを見てみてくださいね。

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企業からの電話を受けるときの会話例文

それでは、ここまで説明したきたポイントを踏まえて、企業から電話を受けるときの会話の例を紹介します。

シチュエーション別！ 電話対応の注意点

企業から電話を受けるときはそれほど多くのバリエーションがあるわけではありません。シチュエーションを分けて例文として覚えておくと、どのようなときでも対応することができます。

ここでは「面接の選考結果の連絡」と「面接日程にまつわる連絡」「内定通知待ち」この3つのシチュエーションに分けて例文を使って企業から電話を受けるときの会話例文を紹介します。自分がいま対応しなければならないシチュエーションと照らし合わせながら読み進めてくださいね。

面接の選考結果の連絡：合否に関わらず感謝を伝える

面接の選考結果の連絡は合格の場合と不合格の場合はあります。合否に関わらず感謝を伝えることが大切です。もし、合格辞退者が多く出た場合は繰り上げで採用される可能性もあります。

そもそも不合格にも関わらず、電話がかかってくるなんてとても誠意のある対応ですよね。メールで不採用者全員にコピー＆ペーストで送れるものをわざわざ電話で伝えてくれているのですから、こちらからも感謝を伝えましょう。

不合格の場合

不合格の場合の電話でも、ふてくされた態度はとらず真摯に相手の言葉に耳を傾けましょう。担当者が要件を話し終わり、電話を切るまで感じよく対応しましょう。

内定連絡の場合

合格連絡の場合、複数の企業の結果待ちなどでその場で返事が返せないときは、正直にその旨を企業に伝えましょう。また内定の書類や注意事項について説明がある場合もあるので、内定が確定した段階でメモの準備をしましょう。

面接日程にまつわる連絡：日程を復唱しメモに残す

続いて、面接日程について連絡を受けたときの例文を紹介します。丁寧な言葉遣いを意識しながら、日程を復唱し、内容をメモに残すことがポイントです。

もし、その日の都合が悪い場合は日にちの変更をお願いすれば大丈夫です。無理なスケジュールを組んで当日相手に迷惑をかけるよりも、あらかじめ日程の変更をした方が良いでしょう。

内定通知待ち：内定時の返答を考えておく

大学生の就活の時期はある程度決まっています。卒業までに進路を決定するため複数の企業の試験や面接を並行して受けていて、内定通知が出るタイミングが同時期になることが少なくありません。

内定が出る時期には、内定時の返答を考えておく必要があります。

いざ、内定の電話が来たときに「承諾」「保留」「辞退」の3つを想定しておく必要があります。

【承諾】

【保留】

保留の内容としては2種類あります。【例文1】のようにほかの企業との兼ね合いがあることを正直に話すケースと【例文2】のように家族と話をするので時間がほしいというケースです。

保留する場合は1週間以内、かつ明確な日にちを企業に伝えるようにしましょう。

【辞退】

内定通知の電話対応については、こちらの記事も参考にしてみてください。

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企業からの電話に出られないときは？

「企業からの電話に出られませんでした」と不安に思う就活生も多くいますが、その後の対処法が正しければ何も問題はありません。焦ってしまい、間違った行動やマナー違反をしてしまう方がよっぽどマイナスになってしまいます。

就活をしていると必ずといっていいほど出会う2パターンを紹介するので、両方とも押さえておきましょう。

できるだけ早く折り返しの電話をかける

企業から電話がかかってきたときに出られない場合もあるでしょう。当日中の折り返し連絡をマナーとしては、できるだけ早く折り返しの電話をかけることが大切です。折り返しの電話がないと人事としての仕事が滞ってしまうことがあります。

ただし、留守電やメールで次の指示があった場合、その指示に従うようにしましょう。そのような連絡がない場合はできるだけ早く折り返し電話をするようにしてください。

早く折り返すことは大切ですが、営業時間外に電話をかけることはNGです。相手の迷惑にならない時間に電話をするとベストです。始業時間が始まってから少し時間が経った「10時半から11時半」や、昼休みと就業時間前を避けた「13時から17時」なら、人事担当者も電話に出やすいでしょう。

すぐに折り返せない場合はメールする

電車に乗っているときなどですぐに電話をかけることができない場合、電話に出られないことへの謝罪と電話に出られるタイミングをメールでの連絡・報告をするようにしましょう。

このようにメールをしておいたうえで、できるだけ早く連絡が取れるように努力します。

企業からの電話に折り返すときのポイント

企業からの電話を折り返すときのポイントは2つです。

具体的なポイントを説明します。

折り返しの電話であることを伝える

企業に折り返しの電話をかけた際、直通の携帯番号でない場合は、人事担当者にすぐつながることはほぼありません。そのため、まず受付でスムーズに話が伝わるように折り返しの電話であることをまず伝えましょう。

必ず伝えるべきことは「折り返しの電話であること」「大学名とあなたの名前」「先方の部署と担当者名」です。

電話に出られなかった謝罪を伝える

あなたが電話に出られなかったことはしょうがないことではありますが、企業や人事担当者からすると時間や手間が取られたことになります。

電話に出られなかったからといって査定に関わるなんてことはありません。電話に出られなかったことを素直に謝罪し丁寧な対応を心がけましょう。

「先ほどはお電話をいただきましたのに、電話に出ることができず申し訳ありませんでした」と謝罪を入れることで人間関係がスムーズになります。

企業に折り返しの電話をかけるときの会話例文

企業に折り返しの電話をかけるときは、電話に出られなかった謝罪の意を込めてとくに丁寧な対応を心がけましょう。相手が仕事中の可能性もあるので、気遣いの一言も忘れずに。

企業へ電話をかける際はこちらの記事を参考にすると良いでしょう。

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この記事で紹介したポイントは社会人にとっては常識であり、難しいことは何ひとつありません。しかし、この当たり前の対応がうまくできない就活生は意外と多いのです。だからこそ、スマートな対応をすることでほかの就活生と一歩差をつけることができます。

「完璧な電話対応で担当者に好印象を残したい」と思うのであれば、自分の電話対応を録音するなどして見直してみてもいいですね。意外な改善点が見つかるかもしれません。例文を参考にしたうえで、自分らしい言い回しにブラッシュアップしていきましょう。