インターン先への電話マナーで必要な準備って？ 回答例付きで解説

インターン先への電話対応次第で礼儀正しい印象が与えらえる

こんにちは、キャリアアドバイザーの北原です。インターンを控えた学生から

「インターン先への正しい電話のマナーがわかりません」
「インターン先の電話対応で失礼な対応を取ってしまいそうで不安です」

という声がよく寄せられます。電話対応が慣れていない大学生にとってインターン先への電話は、悩ましい問題の一つですよね。インターン先からの印象を悪くしたくないと緊張するも多いのではないでしょうか。

一方で、礼儀正しく電話対応ができると印象がアップする可能性も。電話対応のマナーは社会人になってから使えるので、今覚えておくとお得かもしれません。

この記事では、インターン先への電話のかけ方の手順やインターン先からの電話を取る際のマナー、状況別の電話対応について説明します。例文も用意しているので、同じような状況になった際にはぜひ活用してみてください。

そもそもインターンシップとは

基本的にインターンシップは大学3年生の夏・春の長期休暇で開催されることが多く、企業側と就活生の双方にメリットがあります。

企業側：優秀な学生に目星をつけるための機会

インターンは企業側にとっても優秀な学生に目星をつけるための最適な機会です。企業が就活生にアピールできる場は会社説明会など限られています。

企業は優秀な学生に自社の魅力をアピールしたり、大学1〜3年生の早い段階で接点を持っておいたりするためにインターンを活用しています。

また、厚生労働省の新規大卒就職者の事業所規模別離職状況によると、入社3年以内の離職率は毎年3割を超えているのが現状です。選考だけでは入社後のミスマッチを防ぐのは難しいため、企業と学生がお互いを理解しあう場としてインターシップを開催しています。

就活生側：企業内部の実情を知るための機会

インターンシップは就活生側が企業内部の実情を知ることのできる貴重な機会です。

企業の実業を知ることで想像していた業務と実際の業務をギャップを防いだり、会社の風土が自分に合うかどうかが入社する前にわかったりするかもしれません。

また、インターン先企業が業務を体験すれば、同業他社や類似した業界・職種の実情も予想できる場合があり、企業選びの際には参考になりやすいです。

もう失敗しない！インターン先への電話のかけ方6ステップ

インターン先への電話のかけ方は手順通りで解釈すれば、そこまで難しいマナーではありません。一つ一つの手順で必要なマナーや言葉を解説していくので、ぜひ活用してみてくださいね。

①挨拶をする

普段の電話をする際は第一声に「もしもし」を使う場合が大半でしょう。

しかし、ビジネスシーンではもしもしを使うのはやめ、まずは「お世話になっております」と挨拶してみてください。

②大学名と名前を名乗る

インターン先に電話したら担当者ではなく、受付に電話がつながり、予定外の展開に緊張してしまった学生も多いのではないでしょうか。

基本的にインターン先の企業に電話をかけると、受付から担当者に取り次いでもらうことになります。電話がつながった場合は「〇〇大学の〇〇と申します」と最初に大学名と名前を名乗りましょう。

その後は「インターンシップのことでお聞きしたいことがあり、お電話させていただきました。インターンシップのご担当者様はいらっしゃいますでしょうか？」と要件を簡潔に伝えて、担当者に代わってもらうのがベターです。

③担当者が代わってから再度大学名と名前を名乗る

担当者が代わってから再度大学名と名前を名乗りましょう。

「〇〇大学の〇〇と申します。インターンシップの件でお聞きしたいことがあるのですが、お時間よろしいでしょうか？」と伝え、相手の都合を気遣えるようにしましょう。

また、担当者が不在の場合もあります。その場合は「〇〇様は何時頃であればご都合がよろしいでしょうか？」と戻る時間を尋ねておくべきです。

④要件を伝える

要件を伝える際に緊張して「しどろもどろになってしまいそう…。」と考える学生もいるのではないでしょうか。

事前に伝える要件を明確化しておきましょう。要件を箇条書きでメモに書き出しておき、それを見ながら話すのがおすすめです。

⑤お礼を伝える

要件を伝え終わったら、お礼を伝えましょう。

たとえば、「お忙しいところ、ご丁寧に対応いただきありがとうございました。失礼いたします。」というあいさつができるといいですね。

⑥相手が通話を終了した後に電話を切る

ビジネスシーンでは目上の人が先に電話を切るのがマナーです。インターン先に電話をかけた場合は学生より社員の方が目上の立場にあたります。

そのため、自分から電話をかけたとしても、相手が通話を終了したことを確認してから電話を切りましょう。

インターン先へ電話をかける前に確認すべき3つの要素

インターン先へ失礼のない電話をかけるには事前準備が必須です。マナーを守れていても、重要な箇所を聞き逃したり、間違えて覚えていたりしたら意味がありません。インターン先へ電話をかける前に確認すべき要素を3つ紹介します。

インターンの辞退連絡をする場合はこちらの記事を参考してみてくださいね。

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①時間帯：午前11時〜12時or午後14時～17時頃に電話をかける

まずはインターン先の企業の始業時間と就業時間を調べましょう。なぜなら、基本的に営業時間外で電話をかけるのはマナー違反なためです。

ただ、午前中・昼休みの時間・終業時間前後は避けた方が良いかもしれません。

そのため、電話に出てもらいやすい＋忙しい時間帯ではない午前11時〜12時or午後14時～17時頃に電話をかけるのがおすすめですね。

②場所：周囲が騒がしくない静かな場所で電話する

お店の中や教室内など騒がしい場所で電話に出てしまった場合、重要な項目を聞き逃したり、相手にストレスを与えてしまったりするかもしれません。

そのため、電話をかけるなら周囲が騒がしくない静かな場所が良いです。電波の届きやすい静かな場所に移動して、落ち着いた環境で電話をしましょう。

③事前準備：メモを取れる＋スケジュールを確認できるようにしておく

常にメモが取れるスケジュール帳を携帯しておくと、急なインターン先からの電話にも対応できるかもしれません。

インターンの担当者は他にも業務を抱えており、対応できる時間も限られています。できるだけ手短に済ませてくださいね。

また、電話で日程調整をおこなう場合もあります。スケジュールを聞かれた際に、スマホのアプリやスケジュール帳ですぐに確認できるようにしましょう。

重要な情報は復唱して確認する

重要な情報はメモを取って復唱して確認しましょう。なぜなら、間違いがあると重大なミスにつながる可能性があるためです。

上記のような内容は確実に復唱して、間違いないように注意しましょう。

インターン先からの電話を取る際の3つのマナー

インターン先から電話がかかってきた際に適切な対応が取れるか不安な学生も多いのではないでしょうか。電話をかける際と違い、企業から電話がかかってきた場合は事前準備ができません。

ただ、最低限のマナーを知っておけば、イレギュラーにも対応できる好印象につながる可能性もありますよ。

企業からの電話対応で好印象を与える方法について知りたい学生はこちらの記事を参考にしてみてください。

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騒がしい場所にいる場合は事情を話してから折り返す

騒がしい場所にいる場合は事情を話してから折り返してください。

とにかく人気のない場所に移動しましょう。学校内なら使用されていない教室や授業中の廊下がおすすめです。もちろん、家に帰ってから連絡しても問題ありませんよ。

不在着信に気付いたらすぐに折り返す

授業中などでインターン先からの着信に出られなかった経験がある学生もいますよね。不在着信に気付いたら、スケジュール帳と人気のない静かな場所を確保してから折り返しましょう。

たとえば、「お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。先ほどお電話をいただいたのですが、〇〇課の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」などですね。

企業担当者の電話番号を事前に登録しておく

知らない番号から連絡が来て、無視してしまった経験がある学生もいるのではないでしょうか。それが企業の担当者の場合は何度も連絡させることになります。

無視をしないように企業担当者の電話番号を事前に登録しておきましょう。電話を出る前に心の準備ができたり、最初からきちんとした対応を取れたりするメリットがありますよ。

電話に出られなかった場合は最初に謝罪する

担当者に代わったら電話に出られなかったことに対して、最初に謝罪してください。

「先ほどお電話いただきました〇〇大学の〇〇です。お電話に出られず申し訳ございませんでした。」と一言謝れば問題ありません。

状況別のインターン先へ電話をかける際の例文

それではここまで説明してきたポイントを踏まえて、状況別のインターン先へ電話をかける際の例を紹介します。

インターンに申し込む場合

担当者に代わった際にも大学名と名前をきちんと名乗れています。「お時間よろしいでしょうか？」と配慮の一言も添えてあり、完璧ですね。

企業からの電話に折り返す場合

忘れずに担当者への謝罪をおこなっていますね。企業からの電話に折り返して良い時間帯は当日の営業時間内までです。それ以降に気づいた場合は明日かけ直しましょう。

企業の担当者が不在の場合

企業からの折り返しの連絡を断り、自分から再度連絡する約束を取り付けています。なるべく相手の手を煩わせないような配慮はビジネスの基本ですね。

インターンの日程を調整する場合

日程調整の場合は事前にメモを用意してから連絡してください。提示された日程で参加できない場合もあるので、いくつか候補日として都合の良い日をメモしておきましょう。

インターンを参加を断る場合

キャンセルの場合は少し話が長くなるかもしれないので、「ただいまお時間よろしいでしょうか？」と相手の都合を伺います。辞退の旨・理由、謝罪をきちんと伝えましょう。

インターン当日に遅刻する場合

遅刻する旨・理由、謝罪を確実に伝えましょう。当日のカリキュラムの都合もあるため、何時までには参加できるかの見通しを立てて連絡すると、担当者の負担を軽減できるかもしれません。

インターンの電話に関するQ&A

インターンの電話ではイレギュラーな対応を求められる場面もあります。その際に状況を知っているかどうかで取れる行動が異なり、選考結果が変わるかもしれないのです。インターンの電話に関するQ&Aを紹介します。

インターン先から折り返しの電話がこない場合はどう対応すべき？

インターン先から折り返しの電話がこない場合はこちらから連絡しましょう。なぜなら、「またかけ直します」という言葉が社交辞令の場合もあるためです。

もしくは担当者は多くの学生と連絡を取っているので、単純に忘れているかもしれません。そのため、確実にかかってくる保証はないので、自分から折り返した方が無難ですね。そのまま放置しておくと、主体性のない学生だと判断される可能性もあるので注意しましょう。

インターン先の電話を無視してしまったけど選考を受けられる？

インターン先の電話を無視してしまった場合は選考に影響する可能性が高いかもしれませんん。

リクナビが人事担当者に実施した「インターンシップのキャンセルが、その後の選考に影響するか？」というアンケートでは以下のような結果が出ました。

「無連絡の場合は影響する可能性もある」というコメントもありました。やはり、採用担当者からの印象は悪くなってしまうのです。選考自体は受けられるかもしれませんが、合否に悪い影響を及ぼす可能性は十分にありますね。

インターン先への電話対応を完璧にして不安要素を減らそう

インターン先への電話対応は手順通りにマナーを学んでいけば、難しくありません。電話対応の基礎はインターン以降も使えるので、今のうちに覚えおくべきですね。インターン先への電話対応を完璧にして、今後の就活の不安要素を減らしましょう。