インターン辞退前に知っておくべき2つのこと｜連絡時のマナーを解説

インターン辞退は慎重にしないと選考に影響することも

こんにちは、キャリアアドバイザーの北原です。

「インターンって辞退できるんですか？」
「インターンを辞退したいのですが、本選考に影響しそうで不安です」

インターンシップを控えた学生からこのような声を聞くことがあります。インターンが重複してしまったり、大学やサークルの予定とかぶってしまったりと、インターンを辞退しなければならないときもあるものでしょう。でも、そもそも辞退はできるのか、辞退してしまうと本選考に影響が出てしまうのではないかと不安になる人も多くいますよね。

この記事では、そもそもインターンの辞退をしたいときに気を付けるべきことから辞退連絡の方法まですべて解説します。今インターンを辞退したいと考えている人、辞退しようか迷っている人はぜひ読んでみてくださいね。

インターンの辞退を検討している人は絶対に知っておくべき2つのこと

そもそも「インターンは辞退できるのか？」と悩む学生も多いのではないでしょうか。インターンを辞退することそのものは可能です。ただし、辞退する前に必ず知っておくべきことがあるので、それを把握したうえで本当に辞退するのか判断してくださいね。

本選考に影響する可能性がある

企業によってはインターンに参加した学生に選考への特別ルートが設けられていたり、インターンに参加した学生しか選考に参加させないという場合もあります。そのため、インターンを辞退することでその企業の選考を受けられなかったり、ほかの候補者と差がついてしまうことがあると知っておきましょう。

事前に、口コミサイトなどでその企業のこれまでのインターンの情報を確認しておきましょう。選考に影響するようなインターンであれば、その企業への志望度を加味して辞退するか再度検討したほうが良いかもしれません。

また、選考直結型のインターンではなくても辞退をすることで印象が悪く映ってしまったり、インターン参加者と比べて企業理解が進んでおらず、選考対策を十分におこなえていなかったりという理由で選考に落ちてしまうというケースも考えられます。選考直結型のインターンではないからといって本選考に影響しないというわけではないということは押さえておきましょう。

辞退連絡を必ずする必要がある

インターンを辞退する際は事前に必ず連絡を入れる必要があります。そもそも、社会人として連絡をするということは基本的なマナーです。連絡もせずに辞退をしてしまうと、「そのようなマナーも守れない人」とマイナスな印象を与えてしまうことも。

インターンと選考が結びついていない企業だとしても、そのような対応では本選考の際にも悪影響が出ることもないとは言い切れません。インターンを辞退する際は必ず一報を入れるようにしましょう。

プレエントリーの段階では不要

インターンに応募する際はリクナビやマイナビのようなインターン情報サイトからエントリーする学生が多いことでしょう。その際、あるインターンにプレエントリーだけしておいたものの、本エントリーはしないで辞退することもあるのではないでしょうか。その場合は辞退連絡は不要です。

エントリーが「このインターンに参加したいです」という意思表示なら、プレエントリーとはあくまで「このインターンに興味があります」という意思表示です。そのインターンに申し込みをしたわけではないので、辞退の連絡をする必要はありません。

辞退連絡で押さえておきたい3つのこと

インターンの辞退を決めたあとは企業に連絡をする必要がありますが、ここでも気を付けてほしいことが3つあります。

連絡の仕方次第では、逆に企業側にマイナスのイメージにつながってしまうことも。悪い印象を持たれないよう、しっかり確認しておきましょう。

①ばっくれはNG！ 辞退を決めたらすぐ連絡

先ほどもお伝えした通り、インターンの辞退をする際は必ず連絡が必要です。「いつまでに連絡をしたらいいの」という声を聞くことがありますが「いつまでに」ではなく辞退を決めたらすぐにするようにしましょう。

企業側も参加者のために書類を作成したり人員配置を考えるなど綿密なスケジュールを組んでいます。前日になって参加者が減ることを知るより、早く知って置いたほうが予定の変更も検討しやすいですよね。企業側の負担も考えたうえで、なるべく早い対応を心掛けましょう。

②電話で連絡するのがベター

電話とメールのどちらで連絡をすべきか迷う学生も多くいることでしょう。辞退連絡の際はまずは電話を使うことをおすすめしています。直接辞退の旨を伝えることができますし、謝罪の気持ちも伝わりやすいですよね。また、インターン前日や当日などギリギリのタイミングで辞退を決めた場合は必ず電話で連絡するようにしましょう。

一方、メールは送信履歴が残るので、担当者が見落としていた場合でもしっかり連絡をしていたことの証拠にもなります。また採用担当もあとで見返すことができるので、電話をしたあとは改めてメールで辞退の旨を伝えると良いでしょう。

また、企業の電話番号がわからない、電話をしても不在だった、という場合はメールのみで連絡をしてもかまいませんよ。状況に応じた対応をするようにしましょう。担当者が不在だった場合、折り返しかけると企業から言われることもありますが、丁寧にお断りしメールに切り替えましょう。

電話するときのマナーについてはこちらを確認してみてくださいね。

関連記事

インターン先への電話マナーで必要な準備って？ 回答例付きで解説

インターン先の電話対応では時間帯や場所、事前準備など、最低限のマナーを守ることが重要です。今回はインターン先への電話のかけ方を6ステップでキャリアアドバイザーが解説します。また、インターン先に電話を掛ける前に確認すべきことや、電話を受け取る際のマナーも紹介しているので、電話対応に自信がない人はぜひ参考にしてみてください。

記事を読む

③時間帯は営業時間

連絡をする際は時間帯にも注意をする必要があります。まずは必ず企業の営業時間内に連絡するようにしましょう。そのうえで、採用担当の都合も考えた時間帯にできると良いですね。

基本的に出社後1～2時間は残っているタスクの処理や関係各所への連絡などで忙しくしていることが考えられます。また12～14時頃は昼食の時間であることが多いです。これらの状況を加味して、午前中であれば11～12時、午後であれば14～16時頃に連絡するようにすると相手の負担も減らすことができます。

絶対に押さえたい！辞退連絡で守るべきマナー

ここからは、辞退連絡時に気を付けたいマナーを紹介します。せっかくきちんと連絡をしても、そのときの対応が悪ければ逆に印象が悪くなってしまうことも。しっかり確認しておきましょう。

謝罪の言葉を忘れない

まず大切なのは謝罪の言葉を必ず伝えること。企業もインターンの開催に向けて時間をかけて準備をしています。予定人数に合わせて準備を進めていた以上、辞退によって参加者が減るのならば、変更点も出てくるはずです。インターン前に選考があったのならば、企業はほかの候補者よりもあなたに参加してほしいと考えていたことでしょう。

辞退の際はそういった企業側の手間や状況も考えて「ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません」「貴重な機会を頂いたのにもかかわらず」など、謝罪の言葉を忘れずに伝えるようにしましょう。仮に志望度の低い企業だったとしても、「参加できなくなったことに対して申し訳ない」という気持ちを忘れないでください。

別日程で参加できる場合もある

そのインターンは辞退するとしても、企業によっては別日に開催されるインターンへ日程を変更できる場合があります。辞退連絡をした際に企業側から「○月×日のインターンに参加しませんか」などと聞かれることもありますが、ぜひとも参加したいインターンならば辞退ではなく日程変更を申し出てみましょう。

その際は、別日に参加希望という旨だけを伝えるのではなく、自分が参加できる日程をあらかじめ提示すると良いですね。ただし、企業側にも都合はあるので、必ずしも変更できるとは限らないことは覚えておいてください。

日程変更の依頼方法はこちらの方が詳しいです。併せて読んでおくとさらに安心ですね。

関連記事

就活での日程変更はマイナス印象？ 最適な伝え方を例文付きで解説

就活での日程変更はマイナスの印象を与えてしまうのでしょうか？ 今回は日程変更を伝える際に気をつけるべき注意点をキャリアアドバイザーが紹介していきます。印象が悪くならないメールや電話の例文も紹介しているので、日程変更を伝える際の参考にしてみてください。

記事を読む

丁寧な口調・文言を心掛ける

連絡時は必ず丁寧な口調や文言を心掛け、ビジネスマナーに則った社会人として基本的な言葉遣いや敬語を使うようにしましょう。

メールの場合は打ち込んでから何度か見直すことができますが、電話は直接担当者と話すため、特に注意が必要です。緊張や焦りからつい友達と話すような口調になってしまうこともよくあるものです。不安な人はメモ帳などに伝えるべき内容を書き起こしておき、事前に練習をしてから電話をかけると良いですね。

辞退理由を端的に伝える

辞退理由を伝えるべきか迷ってしまう学生もいることでしょう。基本的に辞退理由は必ず伝えるようにしましょう。大学や部活の予定とかぶってしまった場合は、素直に「大学のゼミが入った」「部活の大会が決まった」などと伝えてかまいません。

また、このときは端的に理由を述べることを意識することが大切です。「本来は参加したかったのですが～」や「大学生活最後の大会で～」など、前置きや不要な情報は省きましょう。伝えるべきは辞退の理由です。相手がすぐにわかるということを心掛けましょう。

他社がかかわる辞退理由は明言しない

辞退の理由が「他社のインターンシップに参加するから」など、他社がかかわる理由の場合はその理由を正直に伝えることは避けたほうが良いでしょう。ほかの企業を優先するということは「この学生はうちへの志望度が高くないな」と判断されかねません。

もしその後に選考を受けたとしても、選考では入社熱意が重視されるため、志望度が低いと考えられると選考を突破することは難しくなります。実際に他社がかかわる理由でインターンを辞退する場合は当たり障りない理由を伝えておくと良いでしょう。

辞退理由で多少あいまいな表現をしても、基本的には企業から理由の詳細を求められることはほぼありません。そのため正直な理由を述べにくい場合は、「諸事情で」「一身上の理由で」などという理由を伝えておくと良いですね。

【電話編】意識したい4つのポイント

実際に企業へ連絡するときは誰しも緊張してしまうものですよね。ここからは電話とメールそれぞれ、辞退連絡をする場合に気を付けたいポイントについて説明していきます。

辞退連絡時に落ち着いて誠意のある対応ができるよう、一つずつ確認していきましょう。

①最初に大学名と名前を伝える

相手が電話に出たら、まずは大学名と名前を伝えます。電話の際は初めに「もしもし」と言いがちですが、ビジネスの場にはそぐわないので使わないようにしましょう。

②明るくハキハキとした声で話す

相手が聞き取りやすいよう、明るくはきはきと話すのはもちろんですが電話の際はさらに意識しておくべきでしょう。自分ではっきりと話しているつもりでも、電話を通すと意外と聞こえづらいときもあるものです。通常よりも1トーンほど声を高くすることを心掛けましょう。

また、電話をかける場所にも注意したいところ。騒がしい場所を割けるのはもちろんですが、マスクをしていると聞こえづらくなる場合があるので、できるだけ自宅や周りに人がいない場所を選ぶようにしましょう。

③最後は自分から電話を切る

基本的にビジネスの場においては、電話はかけたほうから切ることがマナーとされています。そのため、終話後は自分から電話を切るようにしましょう。話し終わってから2、3秒待ってから切るのがおすすめです。

そのほかに電話をかける際のマナーなどについてはこちらの記事で解説しています。

関連記事

失敗しない就活時の企業への電話のかけ方｜マナーとシーン別の例文

電話だけで企業からマイナスの印象を持たれることもある こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。就活生から 「企業への電話のかけ方がわかりません」「電話のマナーって何に気を付けたらいいんですか？」 という相談をよく受け […]

記事を読む

電話をするときのポイントはこちらでも紹介しているので、確認してみてくださいね。

関連記事

インターン先への電話マナーで必要な準備って？ 回答例付きで解説

インターン先の電話対応では時間帯や場所、事前準備など、最低限のマナーを守ることが重要です。今回はインターン先への電話のかけ方を6ステップでキャリアアドバイザーが解説します。また、インターン先に電話を掛ける前に確認すべきことや、電話を受け取る際のマナーも紹介しているので、電話対応に自信がない人はぜひ参考にしてみてください。

記事を読む

【電話編】例文

それでは、実際の電話で話すべき内容を説明します。その際に想定できる流れについても説明しますので、実際に連絡をする前に自分でイメージしてみてくださいね。

電話の流れ

電話の場合、基本的には以下のような流れで話が進みます。

電話口がインターン担当者でないことも十分考えられます。まずは担当者につないでもらうようにしましょう。採用担当者が変わったらまずは「ただいま少しお時間いただいてもよろしいでしょうか」などと相手の都合を伺います。そのうえで辞退する旨とその理由を述べるようにしましょう。

電話例文

【メール編】意識したい4つのポイント

次に、メールを送る際に意識するべきポイントについて解説します。メールは、採用担当者が忙しくてもしっかり目を通せるようにわかりやすさを意識するのがポイントです。

①わかりやすい件名を心がける

企業で働くと、一日に何通もメールが届くこともよくあります。ほかのメールに埋もれて見逃されないよう、件名だけでメールの内容がわかるようにすると良いでしょう。

文字のみを件名に入れるのでは目に留まりにくいです。【】などを付けて目立つようにしましょう。また、もし短期インターンなどで数日開催日があるのであれば、いつのインターン参加者かわかるよう日付も入れておくと良いですね。

②伝わる構成を心がける

せっかく辞退連絡をしても、相手にしっかりと内容が伝わらなければ意味がありません。人に物事を伝えるときの基本的な話の構成方法を理解しておきましょう。

この順番で話をまとめると非常にわかりやすくなります。また、社会人になるとメールの文末に締めの言葉を付けることは欠かせません。しかしどのように締めればいいかわからない学生もいることでしょう。そんな学生に向けて締めとして使われやすい言葉を用意したので参考にしてみてください。

今後、選考があった場合に参加したいと考えている場合は「今後とも何卒よろしくお願いいたします」と伝えるほうが印象が良いですよ。

③メールでの連絡になったことを謝罪する

本来、辞退連絡は電話でおこなうべきものです。もちろん、電話をかけてもつながらなかった、電話番号がわからなかったなどメールで連絡をせざるを得ない理由はあります。それでも、メールでの連絡になってしまったことについて一言お詫びの言葉を添えましょう。

④誤字脱字をないか確認する

メールを作り終えたら最後に誤字脱字や間違った敬語はないかしっかり確認しましょう。誤字脱字がないことは社会人として押さえておきたい基本のマナーです。企業名や担当者名が誤っていると失礼にあたりますし、謝罪の気持ちも伝わりづらくなります。また、辞退したいインターンの日付や時間などが間違っていないかも併せて注意しましょう。

こういった誤字脱字は、少し時間をおいてから見返したほうが見つかりやすくなります。辞退が決まったらすぐとはいったものの、書き上げたあと一息入れてから改めて見返すようにしましょう。

【メール編】例文

辞退をしないために！ インターンの選び方のコツを押さえよう

インターンシップは企業の詳しい情報を知れたり、実際の業務に触れることができる非常に貴重な機会です。辞退をするのはできれば避けたいところ。とはいえ特に人気企業ではインターンに参加できる倍率も高いため、複数企業に同時にエントリーする人が多いでしょう。そのため、選考を通過したインターンの日程が偶然かぶっていた、ということも十分ありえます。

ここからは、インターンを辞退しないために選ぶときのコツについて紹介します。なるべく多くインターンに参加できるよう、参考にしてくださいね。

インターンの重要性やインターンでできることなど、改めてこちらの記事を確認しておきましょう。

関連記事

インターンとは？ 就活への活かし方や種類・目的を徹底解説

インターン経験で就活が有利になる こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。 「インターンに参加すると就活に有利なの？」 「何のためにインターンに参加するの？」 インターンシップに参加するか迷っている学生の中には、この […]

記事を読む

インターンの日程を確認したうえで応募する

まずはインターンに応募する前に事前に日程を確認しておくことが重要です。試験がありそうな日程や部活の大会がありそうな日程に目星をつけておき、それと近い日程で開催されるインターンは応募しないようにしても良いでしょう。

また、先に応募しているインターンがある日には別のインターンは応募しないようにするのも一つの手です。応募時点から重複を避けておけば、インターンの日程がかぶるということもありませんよね。

事前にインターンに優先順位を付けておく

インターンに応募する際は複数の企業に応募する人が多いでしょう。その場合、一社だけ選考を通過する場合もあれば複数のインターンに参加できる場合もありますよね。

どのインターンに参加するか、近くなってから迷ってしまわないよう、事前にインターンに優先順位をつけておきましょう。インターンの形式や業界など、インターンの内容を照らし合わせてみると良いですよ。

たとえば、複数の業界に触れてみたいなら業界に重複がないことを意識すると良いですね。インターンを選考対策として使いたいなら、グループワーク形式のインターンを優先すると良いでしょう。また、長期インターンの場合は1ヶ月以上その企業に通うことが考えられます。アクセスやシフトの柔軟さも頭に入れて考えると良いですね。

短期：「とりあえず」で参加してみるのもアリ

短期インターンは1日数時間～1週間など所要時間が短いため、さまざまな企業に触れられ、企業同士の比較がしやすいことがメリットです。そのため、できるだけ多くのインターンに参加することをおすすめしています。

もし興味がない業界であっても、参加してみたことで知らなかった魅力に気づけることもよくあるものです。「興味がないから」で辞退を決めずに、自分の可能性を広げると考えて「とりあえず」でも参加してみましょう。

短期インターンへ参加するメリットなどはこちらの記事で詳しく解説しています。

関連記事

短期インターンを最大限生かす秘訣｜時期や参加方法・注意点を紹介

短期インターンは場数を踏むことで業界・職種理解は深まりますよ。 この記事では、短期インターンの特徴、メリット・デメリット、探し方、就活への活かし方などをキャリアアドバイザーが解説します。 解説動画もあるので効率的な企業研究に役立ててくださいね！

記事を読む

長期：複数のインターンに同時参加するのもOK

長期インターンの場合、シフト時間や参加期間に融通が利くのであれば、複数企業のインターンに同時に参加しても良いでしょう。選考を通過した企業に、複数のインターンに参加したい旨を伝えてみましょう。シフトの変更も柔軟に対応してもらえるかもしれません。

ただし、そもそも長期インターンは期間が長いので、学業との両立が難しいとも言えます。複数の長期インターンに参加するならそれはなおさら。インターンに気合を入れすぎて学業がおろそかになり、単位が足りずに卒業できないということにならないよう、無理のない範囲で取り組むようにしましょう。

長期インターンについてはこちらを読んでみてくださいね。

関連記事

なんとなく参加はNG！ 長期インターンで就活を成功させる方法

インターンの種類とそれぞれの特徴

記事を読む

インターンシップの辞退についてよくある質問に回答！

インターンシップを辞退したいけれど選考に影響があるのか不安を感じていたり、辞退の連絡の仕方に迷う人もいますよね。ここでは、そのような疑問や悩みをもつ学生からの質問にキャリアアドバイザーが回答していくのでぜひ参考にしてくださいね。

インターンシップの辞退はマナーを守って誠意を見せよう

インターンは基本的に辞退をすることそのものに問題はありませんが、しっかりと連絡をすることが重要です。インターンが本選考にかかわらない企業であっても、辞退後の対応次第でマイナスのイメージになってしまうことも十分考えられます。辞退をするときはしっかりと相手に感謝と謝罪の気持ちを伝え、誠意を持った対応を心掛けましょう。