就活メールの返信はどこまで続く？ 返信必須メールを例文付きで解説

就活メールの返信をどこまで続けるかも大切なマナーの1つ

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

「就活メールをやり取りしているけど、いつ終わればいいのかわかりません」
「返信した方がいいメールと、返信不要のメールの違いをどうやって見分けるのでしょうか？」

就活の過程で、企業とのメールの返信についてビジネスマナーがわからず困っている学生も多いでしょう。基本的に企業とのメールはすべて返信するのが良いですが、どこまで続けるべきかを把握しておくのも大切なマナーといえます。

この記事では就活メールの返信について、具体的なメール例を交えて解説していきます。企業とのメールのやり取りについていつまで続ければ良いか困っている学生は、この記事を読んで参考にしてみてくださいね。

就活メールはどこまで返信するべき？

就活メールをどこまで返信したほうがいいのか、悩む学生は少なくありませんが、企業から送られてきたメールには基本的にすべて返信するようにしましょう。

就活におけるメールのやり取りは、ビジネスマナー・レスポンスの早さ・就業意欲などを確認する判断材料となります。企業に好印象を残すためにも、就活メールの返信ルールを覚えておきましょう。

就活メール全般のマナーはこちらを参考にしてみてください。

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企業からのメールにはすべて返信するのが基本

ビジネスマナーとして企業からのメールはすべて返信しておくことが基本になります。企業からメールが送られてくるということは、何かあなたに伝えておきたい要件があるからです。

面談日程の確認、当日の案内、選考結果など、企業からのメールは全て学生に伝えておきたい大事な内容です。メールが届いているのに返信しないと、企業からすると「ちゃんと届いていないのかな」「メールを確認していないのかな」と学生が内容を確認できたか不安に感じてしまいます。

企業からのメールを無視すると印象も良くないので、基本的にメールにはすべて返信するように心掛けましょう。

メールは自分から終わらせるようにしよう

企業とのメールのやり取りでは、すべて返信して自分から終わらせるようにすることがポイントです。「企業から送られてきたメールをすべて返していたら、やり取りがずっと続いてしまうのでは？」と心配になるかもしれませんが、企業側は「これ以上伝える要件もなくなった」場合に企業から返信が来なくなります。

そのため、やり取りの目的が達成できているのであれば自分のターンでメールが終えられるようにメールの締め方を工夫してこれ以上返信が不要な締め方を心掛けましょう。

具体的には、メールを自分から終わらせるためのフレーズを入れることで、相手からの返信を避けられるので以下のフレーズを参考にして実践してみてくださいね。

返信不要と書かれたメールには返信しなくてよい

返信不要とわざわざ記載しているということは「返信が無くても問題ない、一方的に要件を伝えておきたい」という主旨のメールです。

また、一斉送信で送っている可能性もあり、企業からすると返信があることでタスクが増えてしまうことを避けるために「返信不要」と記載しているのかもしれません。そのため、返信不要と書かれているメールに返信はしないようにしましょう。

無理に中身の薄い返信をすることは避ける

企業からのメールには基本的に返信が必要だからといって無理に中身の薄い返信をすることは避けた方が良いです。

就活メールには返信するのが基本ですが、メールを返すことだけが目的となってしまい、肝心の内容が薄いものだとかえって企業に与える印象も悪くなる可能性があります。

そのため、返信する内容が無いのであれば無理に返信するのではなく、返信しないという選択肢もあるということを理解しておきましょう。

返信が必須の就活メールの種類と例文

就活のメールは返信をした方が良いケースが多いですが、特に返信が必須のメールもあります。

こうした返信必須のメールで返信ができてないと、それだけであなたの印象がマイナスになってしまうかもしれません。また、返信がないことで内定承諾や選考参加などの意図が伝わらない場合もあります。

返信必須のメールの種類と、返信メールの例文について見ていきましょう。

採用・内定通知メール

採用・内定通知メールは学生に選考結果を伝える役割と、学生の入社意思を確認するために送られるメールです。返信がないと、メールが確認できていないだけなのか、それとも入社意思がないのか、と採用担当者も困ってしまいます。

せっかく内定をもらっているのに、メールの確認が疎かになってしまい入社ができなくなるような事態は避けたいですよね。

採用・内定通知のメールに対する返信例を紹介するので参考にしてみてください。

内定承諾の際のメールの送り方はこちらでも解説しています。

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例文

日程調整のメール

企業側から提示された日程が合わない場合は日程調整の連絡をする必要があります。日程調整を要する場合は、まず、提示された日程では参加できないことを明記しましょう。

そのうえで、採用担当者に自分の都合の良い日を最低3つは提示しましょう。

くれぐれも、日程調整してもらうことを当たり前だと思わず、日程調整をお願いする姿勢で返信してくださいね。

日程変更メールのポイントはこちらでも解説しています。

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例文

自分から連絡した場合の返信メール

就活中のメールは何も企業からのメールに対する返信だけではありません。自分から企業にメールを送ることもあるでしょう。

学生からメールを送る場合、選考に関する質問や日程変更など質問やお願いにあたる内容が多いと思います。返信を貰った場合にはお礼のメールを送ることも忘れずにおこないましょう。

例文

返信不要の就活メールの種類

基本的には、すべてのメールに返信する心構えで問題ありませんが、返信必須のメールがある一方で、返信不要のメールもあります。

「返信不要」と丁寧に記載されているメールに対して返信がいらないのは理解しやすいと思いますが、その他どのようなメールであれば返信不要なのかを確認していきましょう。

お祈りメール

不採用通知のメールであるお祈りメールが送られてきた場合は、返信は不要です。企業としても、基本的にお祈りメールに対して返信があることを想定していません。

むしろ採用候補者となる応募者とのメールやり取りでも手一杯の状態で、不採用通知を送った相手からの返信を確認していく手間は避けたい場合も考えられます。

お祈りメールには返信しなくても失礼に当たりませんので、返信はせずに、もらった内容の通り今後違う場所で活躍ができるように切り替えていきましょう。

お祈りメールに返信が必要な場合についてはこちらを参考にしてみてください。

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一斉送信しているメール

一斉送信で送られてくるメールは返信をしなくても問題ありません。一斉送信のメールのほとんどは「お知らせ」を通知するメールとなっているため、こちらも企業側としては返信を想定していません。

何かあなたに伝えたい要件、確認した旨が欲しい場合は一斉送信であっても「返信してください」や「ご確認のうえ、返信よろしくお願いいたします」といった内容が含まれています。

送信専用アドレスからのメール

送信専用アドレスからのメールにも返信は不要です。送信専用アドレスとは名の通り、企業から自動送信で送られてくる送信専用のメールアドレスです。

この送信専用アドレスから送られてくるメールに返信があっても、企業側としては確認できませんし、なかには返信ができないようになっているアドレスも多く、返信をしてもエラーとなって返ってきてしまいます。

送信専用アドレスからのメールには返信をせずに、要件がある場合は、やり取りを続けている担当者へのアドレスか問い合せ窓口に連絡しましょう。

返信が遅れた場合の対処法

就活メールは、送られてきてからできるだけ早く返信することが大切ですが、場合によってはメールの確認が遅くなることもあるでしょう。

遅れた場合は「印象が悪くなるのではないか」と不安になるかもしれませんが、マイナスの印象になってしまうかどうかはその後の対応が影響します。誠実に対処したうえでメールの返信をしましょう。

返信が遅れたお詫びの気持ちを表現する

ビジネスにおいてレスポンスの早さは大切ですし、メールも基本的にはすぐに返すのがビジネスマナーと言えます。

しかし実際にメールの返信が遅れてしまった場合は、遅れたお詫びをしっかりと気持ちを込めて表現することが大切です。「返信が遅くなってしまい、誠に申し訳ございません」と冒頭にお詫びの文面を追記して返信しましょう。

企業への前向きな姿勢をアピールする

返信が遅れたときこそ挽回することを心掛けましょう。場合によっては、返信が遅いと志望度や企業への熱意を疑われてしまうかもしれません。そのため全力で前向きな姿勢や熱意をアピールしてください。

このように謝罪だけではなく志望度の高さを一文添えるだけで企業としても抱く印象は大きく変わります。全力でその企業に就職したい姿勢をアピールしましょうね。

就活メールは適切に返信して好印象を残そう！

就活中の企業からのメールは基本的にすべて返信するのが良いですが、適切に終わらせるタイミングを理解しておかなければ、どこまで続けるべきか悩んでしまうでしょう。

今回解説した通り、どこまで返信するかを把握するだけでなく返信が不要なケースも理解しておくことで迷うことなくメールのやり取りを終えられますね。

就活メールには適切に返信することで、採用担当者に好印象を残して内定を勝ちとりましょう。