【テンプレ付き】学生のメールの署名は簡潔さとシンプルさが重要！

就活では学生もメールの署名を忘れないようにしよう！

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。就活メールのマナーが不安な学生から

「メールの署名って学生でも付けるべきでしょうか？ 」
「メールの署名を作るときの注意点はありますか？ 」

とよく質問されます。

就活を本格的にはじめると、面接の日程調整やOB・OG訪問などで志望企業の社員とメールでやり取りをすることも増えていきますよね。その際に、学生でもメールの署名をつけたほうが良いのか不安に思った人も多いのではないでしょうか。

結論から言うと、学生であってもメールの署名は付けるべきです。なぜなら就活もある種のビジネスの場であり、社会人のメールマナーが適用されるためです。

この記事では、社会人としてのメールの署名の役割から、学生がメールの署名に入れるべき情報や作成の注意点まで、就活メールの署名に関する情報をまとめました。就活メールのマナーが不安な人は、ぜひ参考にしてください。

メールの署名は記載者を示すための重要な要素！

そもそもメールの署名とは、そのメールを自分が作成したことを示すサインのような役割を持っています。そのためビジネスの場におけるメールの署名は、電子版の「名刺」のようなイメージなのです。

社会人では名刺交換がビジネスマナーとして一般的なように、メールの署名を付けることも一般的なマナーとして認識されています。就活では実際に名刺交換をする場面はありませんが、自分がどこの誰なのかを企業側に知ってもらうためにも、メール上での名刺交換は必要だということを覚えておきましょうね。

学生がメールの署名で入れるべき3つの情報

メールの署名は名刺のような役割とお伝えしたように、署名だけで自分の名前や大学、連絡先がわかるように作成する必要があります。署名に入れるべき3つの情報を詳しく紹介するので、これらは必ず入れるようにしてくださいね。

①氏名・ふりがな

絶対に忘れてはいけないのが氏名です。当然ですが、氏名が書かれていないと誰からのメールなのかわからず署名の意味がなくなってしまうので、必ず入れましょう。

また、ふりがなも大切な情報です。めずらしい苗字や読み方が特殊な名前などの場合は特に必要ですね。ひらがなでもローマ字でも良いので、読み方も入れるようにしましょう。

②大学名・学部・学科

大学名・学部・学科に関する情報も必須です。学年の情報は必須ではありませんが、念のため署名に入れておくと親切ですね。

同じような所属の情報として部活動やサークル活動などもありますが、署名に入れる必要はありません。これらをアピールしたい場合は、エントリーシート（ES）や履歴書で書くようにしてくださいね。

③連絡先

最後に連絡先です。連絡先は、メールアドレスと電話番号のどちらも入れるようにしてください。

基本的にメールでやり取りをする企業だとしても、緊急の際は電話で連絡したい場合もあります。そのため、署名に記載する電話番号は日中連絡が取りやすい携帯番号などを記入するようにしてくださいね。

また、連絡先に住所を記載するか迷う人もいるかもしれませんが、住所は必須ではありません。記載していないことでマナー違反になることはないので、どちらでも大丈夫ですよ。

就活メールの署名は罫線がシンプルなものを選ぼう！

署名を作成する際は、メールの本文と署名を区切るためにも罫線を入れるのが無難です。この罫線はあくまで読みやすくするための役割なので、シンプルなものにしましょう。

署名を凝って印象を残したいと考えて、絵文字や顔文字などを罫線の装飾として使う人もいるかもしれませんが、ビジネスの場にふさわしくなくマイナスな印象になる可能性が高くなります。必要な情報を簡潔に伝えるためにも、署名はシンプルさとわかりやすさを重視しましょうね。

コピペして使おう！ 学生メールの署名テンプレート9選

署名の役割が理解できたところで、早速自分の署名を作成してみましょう。ここでは9種類のテンプレートを紹介するので、どのようなレイアウトが良いか、どのような罫線を使うべきか、ぜひ参考にしてみてくださいね。

内容別の署名テンプレート

まずは、シンプルな罫線で内容が異なるテンプレートを紹介します。入れる情報自体は同じですが、ひらがなとローマ字でも少し印象が変わるので、好きな方を選んでみてくださいね。

①ふりがな（ひらがな）のテンプレート

②ふりがな（ローマ字）のテンプレート

③住所を記入したテンプレート

住所は署名に必須な情報ではありませんが、もし入れる場合は、見やすいように適宜改行をすることを意識しましょうね。

装飾別の署名テンプレート

次は、少し罫線の装飾を工夫したテンプレートです。派手な装飾はすべきではないとお伝えしましたが、ワンポイント程度なら問題ないので、少し工夫したい人はこれらのテンプレートを参考にしてみてくださいね。

①シンプルな罫線のテンプレート

①

②

➂

②ワンポイント加えた罫線のテンプレート

➀

➁

➂

メールの署名を作る際に気を付けるべき3つのポイント

先ほど紹介したテンプレートを参考に署名を作成できたかと思いますが、あらためて作成の際の注意点を紹介します。実際に就活で使う前に、この3点は見直ししておきましょう。

①どのデバイスでも対応できるような署名にする

署名は、送る相手がどのようなデバイスで見たとしても、情報が確認できることが大切です。そのため、パソコンで作成した場合は、携帯やタブレットなど複数のデバイスで確かめておくと安全です。

よくあるのは、環境依存文字（機種依存文字）を使ってしまい、文字化けしてしまうパターンです。氏名や大学名などの情報に支障がなくても、罫線や装飾が文字化けしていたら見栄えは良くないですよね。きちんと表示されるかも含めて、どのデバイスでも対応できるかは特に気をつけましょう。

②見やすいように情報ごとに改行する

署名を作る際は、相手が見やすいように情報ごとに改行しましょう。改行をしないと情報が区切れるポイントがわかりにくく、連絡先を探すときも手間がかかってしまいます。

このように改行を入れれば情報が整理され、自分も相手も見やすい署名になります。小さな気遣いですが、このような点からビジネスマナーが身に付いているのか判断されることもあるのでぜひ意識してくださいね。

③余計な情報は書かないようにする

メールの署名は名刺のような役割なので、自分の基本的な情報を簡潔に伝えるためにあります。そのため、余計な情報を書くと必要な情報が埋もれてしまい、名刺としての意味がなくなってしまいます。

署名はあくまで情報を提示するためのものだと考えて、自己PRや強みなどは書かないように注意してくださいね。

就活のメールで署名を付け忘れても再送はしなくてOK

自分用の署名を作成しても、いつもの癖で署名を付けずに送ってしまったということもあるでしょう。しかし、署名を付け忘れたことに対するお詫びや、署名付きで同じメールを再送することはしなくても問題ありません。

就活でメールのマナーは大切ですが、署名を付け忘れたことが合否にかかわることはほとんどありません。もし心配であれば、次にメールを送る際に「前回は署名を付け忘れてしまい申し訳ありませんでした。」などの文言を添えると良いでしょう。

署名はビジネスメールで大切な要素の1つですが、付け忘れたからといってあまり気にしすぎなくても大丈夫ということは覚えておいてくださいね。

メールの署名は自動入力の設定をしておくと便利！

署名を作っても、付ける習慣がないと忘れてしまうこともありますよね。署名を忘れることをなくすためにも、作成したら早めに自動入力設定をしましょう。就活メールで良く使われる3種類のメールでのやり方を紹介します。

Gmailの設定方法

Gmailは多くの学生が利用しているパソコンメールですが、5ステップで簡単に署名の自動入力が設定できます。

Gmailでは署名を入力した後に保存ボタンをクリックしないと変更が反映されないので、忘れないように注意しましょう。もし反映されているか不安な人は、一度新規で作成してみて反映を確認してみてくださいね。

Outlookの設定方法

Outlookも学生が良く利用しているメールツールの1つです。Gmailとは少し異なりますが、Outlookでも簡単に設定することができます。

Yahooメールの設定方法

最後はYahooメールです。今までのやり方と似ていますが、少し異なる操作が必要なので、1つずつ確認してみましょう。

「すべてのメールで署名を利用する」にチェックを付けないと、自動で反映されないので気を付けてください。就活専用のアドレスの場合はすべて同じ署名で問題ないので、ぜひチェックをして付け忘れを防ぎましょうね。

併せて確認！ 署名以外にも気を付けるべき就活メールのマナー

就活メールのマナーは署名以外にもいくつかあります。署名の作成のように、知ればすぐに対応できるものばかりなので、マナーをアピールするためにも併せて確認しておきましょう。

①就活用メールアドレスはわかりやすい文字列に設定する

プライベートで使っているメールアドレスをそのまま就活用に使っている学生もいるかもしれませんが、企業からのメールを見落としてしまう危険性もあるため、就活用に新たに作成するのがおすすめです。

就活用のメールアドレスを作成するときは、ID（＠より前の文字列）はわかりやすいものに設定しましょう。名前のローマ字をIDに設定すれば、企業側も誰からのメールなのかがわかりやすいのでおすすめですよ。

就活用メールアドレスについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

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②件名は内容を要約した文章にする

就活メールでは件名も大切です。

メールの件名を考える際に重要なのは、件名だけでどのようなメールなのかがわかること。なぜなら、企業側は多くの学生からメールを受信していて、件名だけで内容がわからないと確認の手間がかかってしまうためです。

また、内容の要約だけでなく、自分の名前と大学名も忘れずに入れましょう。件名だけで、送り主と内容が伝わるような文章がベストですよ。

就活メールの件名についての注意点についてもっと知りたい人は、この記事も参考にしてみてくださいね。

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③要件だけを伝えるだけでなく締めの言葉にも気を付ける

企業へメールを送る際に、なぜかそっけない文章になってしまうと悩んだことがある人もいるでしょう。要件だけを伝えると、簡潔すぎて不愛想な印象になってしまうこともありますよね。

そんなときに使ってほしいのが、締めのクッション言葉です。たとえば「ご確認のほどよろしくお願いします」や「お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます」などが挙げられます。

これらの言葉を文末に付けるだけでやわらかい印象になるので、ただ要件だけを伝えるのではなく少し工夫をするとマナーをアピールできますよ。

このようなメールの締めの言葉を知りたい人は、この記事で紹介しています。

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④メールの返信は企業の営業時間内にする

企業からのメールはなるべく早く返信をすべきですが、大学の授業やアルバイトですぐに返信できない場合もありますよね。気が付いたときには、企業の営業時間が過ぎていたという経験をした人もいるでしょう。

そのようなときは、夜に返信をするのではなく、次の日の朝、企業の営業時間になってから返信をするようにしてください。もし金曜日に返信ができず土日を挟んでしまう場合も、休日に返信をするのではなく、週明けの平日に返信をしてくださいね。

ほかにもこのような企業への返信に関するマナーがいくつかあるので、こちらの記事から確認してみましょう。

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⑤返信が遅れた場合はお詫びの言葉を追記する

就活メールのマナーとして「遅くとも24時間以内には返信をしたほうが良い」というものがありますが、もし過ぎてしまった場合はメールの冒頭に「返信が遅くなってしまい、誠に申し訳ございません。」と一言添えるようにしましょう。

企業の営業時間の関係で24時間を超えてしまう場合もあるので、その際も丁寧にお詫びの言葉を入れるようにしてください。一言があるだけで印象は大きく変わるので、忘れないようにしてくださいね。

企業からのメールの返信をどこまでしたら良いか迷ってしまう人は、この記事も参考にしてください。

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署名は簡潔さとシンプルさが重要ですが、少し罫線に工夫をしておしゃれにする方法もあります。派手な装飾はマイナス評価につながる可能性があるので避けるべきですが、この記事で紹介したテンプレを参考に、自分なりの署名を作成して就活マナーをアピールしましょう。